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Ttulo: Compras

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1.

OBJETIVO Y ALCANCE

Describir los lineamientos a seguir, para asegurar la compra de insumos y diferentes carnes para la preparacin de alimentos , as como los artculos y servicios para el comedor, artculos y servicios generales, con el fin de asegurar la calidad y continuidad tanto del abastecimiento como de los procesos de la empresa. Abarca desde la solicitud de pedido hasta la recepcin. 2. RESPONSABILIDADES

Los encargados de las compras son los responsables de verificar y cumplir lo establecido en el presente procedimiento. Los Gerentes son responsables de la justificacin razonable de las solicitudes de compra. Todos los trabajadores son responsables de cumplir lo establecido en el presente procedimiento. 3. REFERENCIAS

Seleccin y Evaluacin de Proveedores Grupos de Compra Ad I 001, Almacenamiento en cocina 4. DEFINICIONES

Cotizacin: Proceso de recepcin y evaluacin de cotizaciones de los proveedores, que se realiza con la finalidad de determinar la opcin de compra ms conveniente, teniendo en cuenta las variables que intervienen: Precio, calidad, consideraciones ambientales y oportunidad. Orden de Compra/Servicio/Caja Chica: Documento que formaliza un convenio con el proveedor para obtencin de un determinado bien o servicio. En el se establece las cantidades, artculos a adquirir, tipo de servicio, precio, condiciones de pago, condiciones de entrega y alguna indicacin especial que se considere necesaria.

Nombre Revisado por: Aprobado por: Antonio Barrena Oscar Barrena

Cargo Administrador Gerente

Firma

Fecha

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5. DESCRIPCION 5.1. Compras


5.1.1.

Los Gerentes se encargan de gestionar las adquisiciones de insumos y diferentes carnes para la preparacin de los alimentos, as como los artculos y servicios para el comedor, artculos y servicios generales y otros. De acuerdo a la naturaleza de los distintos requerimientos se han dividido en 5 grupos estableciendo para cada uno un procedimiento adecuado y un responsable que permita el correcto control. Las descripciones genricas de los artculos y servicios incluidos se pueden visualizar en el documento Grupos de Compra. En caso el proveedor seleccionado no se encuentre registrado se evaluar y calificar tal como se indica en el procedimiento , Seleccin y Evaluacin de Proveedores. Se podr sugerir un posible proveedor cuyas condiciones sern evaluadas junto con las dems propuestas que el Administrador considere convenientes.

5.1.2.

5.1.3.

5.1.4.

5.1.5.

5.2

Grupo Economato y artculos para atencin en saln: (ejemplo: tiles de escritorio, servilletas, etc.) La cajera verifica los stocks existentes para determinar si son suficientes. Si no existe stock suficiente, solicita al administrador mediante el formato Orden de compra (economato), para que este gestione la compra. La cajera se encarga del seguimiento de la solicitud y recibe la mercadera verificando que el material entregado corresponda a lo solicitado, informndole posteriormente al administrador o Gerentes quienes firmarn la solicitud como cargo. La cajera almacenar los artculos adquiridos en los lugares establecidos y archivar las rdenes respectivas.

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5.3

Productos y servicios del Comedor: El Gerente, Administrador o el Jefe de Cocina, planifican los requerimientos segn los mens aprobados y los registros de control de stocks controlados de acuerdo al instructivo Ad I 001, Almacenamiento en Cocina, por el Jefe de Cocina, para la atencin de los distintos servicios ( almuerzos, eventos, etc.) verificando los stocks disponibles. Los requerimientos son tanto de insumos para la preparacin de alimentos como de menaje, ollas y enseres para la cocina. El Administrador procede a solicitar las cotizaciones a los proveedores inscritos en el maestro de proveedores y a evaluar las mismas. En caso requiera la inclusin de un proveedor nuevo seguir el procedimiento descrito en Seleccin y Evaluacin de proveedores. Luego, emitir las rdenes de compra correspondientes, mediante el formato Orden de compra (Productos y servicios del comedor). Las compras de algunos artculos perecibles se solicitarn por delivery a mercados peruanos, llenando y haciendo firmar por el administrador o Gerente la respectiva orden de compra, en original y copia. La copia se entregar al Jefe de Cocina, la cual le servir para verificar la mercadera entregada. El Gerente se encargar directamente de la compra de carnes, tubrculos y verduras. El Jefe de Cocina recepcionar la mercadera verificando que sea la cantidad y lo solicitado, comparndolo con la orden de compra e informar de cualquier diferencia a la cajera. La copia verificada se retornar a la cajera, quin archivar la misma junto con el original, para el control de inventarios.

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5.4

Grupo Bebidas y cerveza La cajera verifica los stocks existentes para determinar si son suficientes. Si no existe stock suficiente, emite la correspondiente Orden de compra (bebidas y cerveza), para gestionar la compra. La cajera se encarga del seguimiento de la solicitud y recibe la mercadera verificando que corresponda a lo solicitado, informndole posteriormente al administrador o Gerentes quienes firmarn la solicitud como cargo. La cajera solicitar al encargado del almacenamiento de bebidas y cerveza que proceda a colocarlos en sus lugares correspondientes y registrar las cantidades recibidas en el formato Control de stock de bebidas y cerveza y archivar las rdenes respectivas.

5.5 Grupo Servicios Generales: De requerirse un servicio no mencionado anteriormente debern solicitarlo al administrador o Gerentes, quienes evaluarn la implicancia y disponibilidad de recursos internos para atender el requerimiento. De no poder atenderse de manera interna parcial o totalmente, se proceder a solicitar la contratacin de servicios externos. Para ello, llenarn el respectivo formato de solicitud de servicio, especificando los detalles del requerimiento. El Administrador evaluar las ofertas y/o contratos y se enviarn a la Gerencia para su aprobacin. Una vez aprobados se proceder a emitir la orden de compra (servicios generales) respectiva y se programarn los trabajos para su ejecucin. La supervisin de la ejecucin y cumplimiento peridico es responsabilidad de la cajera, debiendo comunicar oportunamente al Administrador cualquier desviacin o necesidad de modificacin para los reclamos y coordinaciones respectivas, sobre todo cuando afecten los presupuestos o condiciones pactadas En el caso de contratos o convenios, el Administrador pondr a disposicin de la cajera, telfonos o e-mails de contacto con el proveedor para las coordinaciones pertinentes. Culminados los servicios, la cajera informar a la administracin o Gerencia, mediante el formato Conformidad de servicio o el Informe en formato del proveedor debidamente firmado. Este formato ser el sustento para proceder al pago correspondiente y proceder a archivar este documento junto con las rdenes de compras respectivas.

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5.6

Casos Especiales:

En el caso de adquisiciones no ordinarias (muebles, equipos, electrodomsticos,etc.) los Gerentes podrn solicitar directamente al administrador que se realicen las gestiones correspondientes. Las solicitudes sern registradas por el Administrador en el formato Registro de solicitudes especiales, como solicitudes especiales. Estos casos no generarn rdenes de compra. 5.7 Adquisiciones sin emisin de Orden de compra

Con el VB de los Gerentes o el Administrador se podrn adquirir artculos sin necesidad de generar previamente la respectiva orden de compra debido a su naturaleza particular y/o bajo costo (llamadas compras al frente). La cajera registrar estas compras en el cuaderno Compras del da, las que sern tomadas en cuenta para el cierre del da. 5.8 Devoluciones y servicios no conformes En caso de encontrar no conformidades, los responsables de las compras, segn sea el caso, coordinan con el proveedor la devolucin de los productos o la no aceptacin de los servicios. Si la falla es detectada en la recepcin, el almacenero deber rechazar la entrega en la cantidad no conforme y dejar evidencia en la gua de remisin del proveedor. Si la falla es detectada por el usuario antes de utilizar el producto, deber devolverlo al almacn en su empaque original indicando el motivo de la devolucin. El almacenero informar a la cajera para proceder al reclamo respectivo. . 6.

REGISTROS

Orden de Compra/Servicio Compras del da (cuaderno) Solicitud de servicio Conformidad de Servicio Registro de solicitudes especiales-proyectos Control de stock de bebidas y cerveza Control de stock de carnes Control de stock de Insumos