METODOLOGIA PARA LA ELABORACION DE MANUALES ADMINISTRATIVOS

Lic. Fidel Herrera Beltrn Gobernador del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave Lic. Susana Torres Hernndez Contralora General

Lic. Ciro Salomn Gmez Director General de Control y Evaluacin Lic. Alfredo Algarn Vega Director General de Responsabilidades y Situacin Patrimonial Lic. Carlos Gustavo Delgadillo Prez Director Jurdico

C.P. Angel Adolfo Espinoza Hernndez Director General de Auditora Gubernamental Lic. Luis Manuel Brito Gmez Director General de Desarrollo Administrativo Lic. Hctor Rodrguez Salas Jefe de la Unidad Administrativa

Metodologa para la Elaboracin de Manuales Administrativos

INDICE
Presentacin.................................................................................... 1. Generalidades de los Manuales Administrativos................................. 1.1 Clasificacin de Manuales....................................................... 1.2 Objetivos............................................................................. 1.3 Etapas para la Elaboracin de Manuales................................... 2. Manual de Organizacin............................................................... 2.1 Contenido del Manual de Organizacin..................................... 2.2 Descripcin del Contenido...................................................... 3. Manual de Procedimientos............................................................ 3.1 Contenido del Manual de Procedimientos.................................. 3.2 Descripcin de Procedimientos................................................ 3.3 Diagrama de Flujo................................................................. 4. Manual de Servicios al Pblico...................................................... 4.1 Objetivos del Manual............................................................. 4.2 Contenido del Manual de Servicios al Pblico............................. 5. Anexos...................................................................................... Anexo I Cuestionario................................................................... Anexo II Manual de Organizacin.................................................. 1 3 3 4 4 11 12 12 21 21 22 26 32 32 33 37 39 43

Metodologa para la Elaboracin de Manuales Administrativos

Anexo III Verbos Comunes para Describir Funciones Especficas....... Anexo IV Manual de Procedimientos.............................................. Anexo V Simbologa para la Elaboracin de Diagramas..................... Anexo VI Cdula de Servicios al Pblico......................................... 55 57 60 63

Metodologa para la Elaboracin de Manuales Administrativos

PRESENTACION La Ley Orgnica del Poder Ejecutivo, el Cdigo de Procedimientos Administrativos para el Estado de Veracruz y el Reglamento Interior de la Contralora General, respectivamente, sealan la obligatoriedad a las Dependencias y Entidades de expedir y mantener actualizados los Manuales Administrativos que normen su actuacin. En este sentido y en el marco del apartado correspondiente a la Reingeniera de Gobierno contemplado en el Plan Veracruzano de Desarrollo, la Contralora General se ha dado a la tarea de disear el documento Metodologa para la Elaboracin de Manuales Administrativos . Los Manuales de Organizacin, Procedimientos y Servicios, adems de su naturaleza reguladora de la estructura y del ejercicio de la funcin pblica, son elementos valiosos para el reclutamiento, seleccin y promocin del personal; permiten detectar reas de oportunidad para el perfeccionamiento del quehacer gubernamental y son instrumentos tiles en la realizacin de tareas de evaluacin y fiscalizacin. La presente gua es resultado de una investigacin bibliogrfica exhaustiva, as como de la experiencia acumulada en la imparticin de cursos sobre la materia, y pretende constituirse en una herramienta de apoyo a la labor de quienes tienen encomendada la realizacin de estos importantes documentos normativos en las diferentes reas gubernamentales y, por lo tanto, al cabal y oportuno cumplimiento de esta obligacin legal.

Metodologa para la Elaboracin de Manuales Administrativos

1. GENERALIDADES DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS Los Manuales Administrativos son instrumentos que apoyan el funcionamiento de la institucin; concentran informacin amplia y detallada acerca de su quehacer, bases jurdicas, atribuciones, estructura orgnica, objetivos, polticas, grado de autoridad y responsabilidad, funciones, actividades, operaciones o puestos en general, sin duplicar los ordenamientos legales emanados del poder Legislativo o Ejecutivo, tales como leyes, decretos, acuerdos, reglamentos, etc. 1.1 CLASIFICACION DE MANUALES

Los Manuales Administrativos reflejan en general la organizacin de la Dependencia o Entidad, y de acuerdo a su alcance pueden ser: Manual de Organizacin. Manual de Procedimientos. Manual de Servicios al Pblico.

Metodologa para la Elaboracin de Manuales Administrativos

1.2 OBJETIVOS Dependiendo del tipo de manual los objetivos pueden ser: Presentar una visin en conjunto de la institucin. Precisar las funciones que se han encomendado a cada rea, a fin de deslindar responsabilidades, evitar duplicidades y detectar omisiones. Coadyuvar a la correcta ejecucin de las labores encomendadas al personal y propiciar uniformidad en el trabajo. Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnolgicos disponibles. Orientar al personal de nuevo ingreso. Informar a la ciudadana sobre los trmites que proporciona el Gobierno del Estado. 1.3 ETAPAS PARA LA ELABORACION DE MANUALES Para la elaboracin o actualizacin de los Manuales Administrativos de una Dependencia o Entidad se pueden considerar las siguientes etapas: a) Planeacin del Trabajo b) Aplicacin de Tcnicas de Investigacin c) Anlisis de la Informacin d) Estructuracin del Manual e) Validacin de la Informacin f) Autorizacin del Manual g) Distribucin y Difusin h) Revisin y Actualizacin

Metodologa para la Elaboracin de Manuales Administrativos

a) Planeacin del Trabajo Para establecer un programa de trabajo es necesario designar al grupo de personas que elaborarn los manuales, de las cuales se nombrar un coordinador como responsable de conducir las acciones para homogeneizar el contenido y la presentacin de la informacin. Debe hacerse un estudio preliminar que permita conocer las funciones y actividades que se realizan en las reas a trabajar, para definir la estrategia general de levantamiento de informacin, a travs de fuentes ms representativas como son: Los documentos jurdicos y administrativos de la institucin, que son base para la realizacin de las funciones de la Dependencia o Entidad. Archivos documentales de la Dependencia o Entidad. Los Manuales Administrativos existentes. Los directivos y empleados, por el conocimiento de las actividades y las limitaciones o divergencias en cuanto a la documentacin existente. Una vez recabados los elementos preliminares, se debe elaborar un programa de trabajo para establecer las estimaciones de tiempo para la recopilacin de informacin, el orden de las actividades, revisin e impresin y todos los dems aspectos para la elaboracin de los Manuales Administrativos, comprendiendo desde la integracin del equipo de trabajo hasta la aprobacin y distribucin.

Metodologa para la Elaboracin de Manuales Administrativos

b) Aplicacin de Tcnicas de Investigacin Simultneamente a la elaboracin del programa de trabajo, se establecern y disearn las tcnicas de investigacin a utilizarse, entre las principales se encuentran las documentales, la entrevista, el cuestionario y la observacin directa. Investigacin documental.- Consiste en seleccionar y analizar los documentos que contienen datos importantes relacionados con la estructura orgnica, procedimientos o trmites y servicios, estos pueden ser: leyes, reglamentos, decretos, gacetas oficiales, disposiciones normativas, manuales anteriores y todos aquellos que contengan informacin relevante. Entrevista.- Se refiere a obtener informacin verbal del personal que realiza directamente las actividades a analizar. Este medio proporciona informacin completa y precisa, debido a la interaccin que se da con el personal entrevistado, permitiendo la percepcin de actitudes. Es conveniente que la entrevista se realice en el lugar de trabajo del entrevistado, con el fin de que pueda dar explicaciones que faciliten la comprensin. Para que esta tcnica se desarrolle con xito es conveniente observar lo siguiente: Utilizar la entrevista libre, dirigida o ambas. Tener claro el objetivo de la entrevista. Concertar previamente cita con el servidor pblico.

Metodologa para la Elaboracin de Manuales Administrativos

Escuchar con atencin y objetividad para evitar el desvo del enfoque de la entrevista. Realizar las preguntas necesarias a efecto de entender completamente las actividades que desarrolla el personal o esclarecer toda duda.

Cuestionario.- Disear una serie de preguntas escritas, predefinidas, procurando que sean claras y concisas, con un orden lgico, redaccin comprensible y facilidad de respuesta. (Anexo I) Observacin Directa.- Examinar visualmente las actividades especficas que realiza una persona y anotar todas las acciones en la secuencia correcta con la finalidad de completar, confrontar y verificar datos obtenidos en la investigacin documental. c) Anlisis de la Informacin Despus de reunir todos los datos, el siguiente paso es organizarlos en forma lgica mediante el desarrollo de un esquema de trabajo, es decir, el proyecto del manual. Lo primero que se debe hacer es un anlisis de la informacin, con la finalidad de facilitar el manejo y ordenamiento de lo que debe incluirse en el contenido del manual, para lo cual es necesario establecer la secuencia: Conocer el hecho o situacin que se analiza. Describir ese hecho o situacin.

Metodologa para la Elaboracin de Manuales Administrativos

Descomponerlo en todos sus detalles y elementos. Examinarlos criticamente para comprender mejor cada elemento. Ordenar cada elemento de acuerdo a criterios previamente establecidos. Identificar y explicar su comportamiento con el fin de entender las causas que lo originaron y el camino para su atencin. Precisar las relaciones entre cada elemento. Para facilitar el anlisis de la informacin podemos apoyarnos con los cuestionamientos siguientes: Qu trabajo se hace? Quin lo hace? Con que se hace? Para qu se hace? Cmo se hace? Cundo se hace?

Para obtener la informacin que dar la pauta para formular el manual, es necesario que despus de obtener las respuestas claras y precisas a las preguntas anteriores, se someta a un nuevo interrogatorio planteando la pregunta porqu?. Una vez obtenidos los resultados del anlisis de la informacin se puede continuar con las etapas de: d) Estructuracin del Manual En esta etapa se establece el diseo y la presentacin que se utilizar para la elaboracin de los Manuales Administrativos, es importante considerar lo siguiente:

Metodologa para la Elaboracin de Manuales Administrativos

1.- Redaccin. Se debe tomar en cuenta a quienes se va a dirigir el manual, de manera que el vocabulario utilizado sea claro, sencillo, preciso y comprensible, procurando no utilizar siglas ni abreviaturas. 2.- Elaboracin de diagramas. Se utilizan los siguientes: estructura orgnica y diagrama de flujo. Su elaboracin deber hacerse empleando las ms sencillas y conocidas en el medio, uniformando su presentacin a fin de facilitar la comprensin de los mismos. 3.- Formato. Debe tomarse en cuenta que el manual presentado sea fcil de leer, consultar, estudiar y conservar. e) Validacin de la Informacin Es necesario que la validacin la lleven a cabo los responsables de las reas a las que corresponden los manuales, con la finalidad de que la informacin que se presenta en ellos, sea acorde con las atribuciones y las actividades que realizan. f) Autorizacin del Manual Una vez llevada a cabo la validacin, debemos darle la formalidad al documento solicitando la autorizacin del titular de la Dependencia o Entidad, o bien del rea a la que corresponda el documento, con el propsito de poder iniciar la reproduccin del mismo y posteriormente su distribucin.

Metodologa para la Elaboracin de Manuales Administrativos

g) Distribucin y Difusin Obtenida la autorizacin se procede a la distribucin en las reas correspondientes, con la finalidad de que el personal conozca y haga uso de esta herramienta administrativa. h) Revisin y Actualizacin La utilidad de los Manuales Administrativos radica en la veracidad de la informacin que contiene, por lo que se recomienda mantenerlos permanentemente actualizados por medio de revisiones peridicas con el propsito de que sean apegados a la realidad.

10

Metodologa para la Elaboracin de Manuales Administrativos

2. MANUAL DE ORGANIZACIN

El Manual de Organizacin es un documento normativo que permite conocer la estructura orgnica de la Dependencia o Entidad en su conjunto o parte de ella, y est integrado por la portada, ndice, presentacin, antecedentes, marco jurdico, atribuciones, estructura orgnica, descripciones de puestos, funciones y responsabilidades, relaciones de coordinacin, directorio y firmas. Adems, define concretamente las funciones encomendadas a cada una de las reas que integran la institucin. Los Manuales de Organizacin por el alcance de su informacin se clasifican en: Manual General de Organizacin.- Refleja la estructura orgnica de la Dependencia o Entidad, a partir de la descripcin del primer nivel. Manual Especfico de Organizacin.- Comprende las funciones y responsabilidades de un rea en especial, de acuerdo a la divisin administrativa que se tenga en la Dependencia o Entidad, por ejemplo: Subsecretara, Direccin General, Direccin, Subdireccin, Departamento, etc.

11

Metodologa para la Elaboracin de Manuales Administrativos

2.1 CONTENIDO DEL MANUAL DE ORGANIZACIN La informacin que deber contener el Manual de Organizacin depender de lo que se quiere mostrar o dar a conocer con este documento, sin embargo pueden considerarse los siguientes puntos: (Anexo II) Portada Indice Presentacin Antecedentes Marco Jurdico Atribuciones Estructura Orgnica Descripcin de Puestos Directorio Firmas de Autorizacin

2.2 DESCRIPCION DEL CONTENIDO Portada Es la cara exterior del Manual, que tiene como objetivo su identificacin a travs de los siguientes datos: Nombre de la Dependencia o Entidad. Logotipo oficial. Ttulo y alcance del documento (manual general o especfico). Area responsable de su elaboracin. Lugar y fecha de elaboracin.

12

Metodologa para la Elaboracin de Manuales Administrativos

Indice Incluye la relacin de las partes que conforman el documento aplicndose las siguientes indicaciones: Dar una referencia numrica o alfanumrica a cada concepto. Colocar las referencias a la izquierda de los temas y conceptos incluidos. Enunciar cada captulo con sus secciones, temas y nmeros de pgina. Presentacin Es el texto que encabeza el manual y puede contener lo siguiente: Importancia de contar con un manual. Metodologa utilizada en el desarrollo del trabajo. Contenido del documento y una breve descripcin o propsitos bsicos que se pretenden alcanzar. Antecedentes Comprende una breve descripcin de cmo se origin la Dependencia o Entidad, la Ley o Decreto que le da sustento y los principales aspectos de su evolucin histrica hasta la actualidad.

13

Metodologa para la Elaboracin de Manuales Administrativos

Marco Jurdico Este apartado contiene una relacin de los ordenamientos o disposiciones legales que norman las actividades de la Dependencia o Entidad, de los cuales se derivan sus atribuciones o facultades. Es recomendable mencionar la fecha de publicacin en el Diario Oficial de la Federacin o en la Gaceta Oficial segn sea el caso, su vigencia y que sigan un orden jerrquico, como se indica: Constitucin Tratados Ley Orgnica del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz-de Ignacio de la Llave Leyes Cdigos Decretos Reglamentos Convenios Acuerdos Otros (lineamientos, polticas, normas, programas, etc.) Asimismo, es importante mencionar que se debe hacer una clasificacin de las disposiciones legales en federales y estatales. Atribuciones Se transcriben de manera completa y textual las facultades otorgadas a la Dependencia o Entidad incluidas en la Ley Orgnica del Poder Ejecutivo o en el Reglamento Interior. Para tal efecto, sealar el ttulo completo del ordenamiento, captulo, artculo, inciso y texto de la misma.

14

Metodologa para la Elaboracin de Manuales Administrativos

Estructura Orgnica Es la representacin grfica de la estructura orgnica de la Dependencia o Entidad autorizada por las instancias correspondientes, misma que muestra de manera general los puestos o reas que la integran y establece los niveles jerrquicos, canales formales de comunicacin, lneas de autoridad y asesora. Descripcin de Puestos Contempla las actividades inherentes a cada uno de los puestos contenidos en la estructura orgnica autorizada, que le permiten a la Dependencia o Entidad cumplir con sus atribuciones legales. La descripcin del puesto se integra con los siguientes elementos: 1. Identificacin.- Indica el nombre del puesto, su unidad de mando y su tramo de control (nombre del puesto, jefe inmediato, subordinados inmediatos, suplencia en caso de ausencia temporal). 2. Descripcin General.- Muestra brevemente las funciones generales que se realizan en el puesto para el logro de los objetivos. 3. Ubicacin en la Estructura Orgnica.- Presenta un organigrama que incluye el puesto inmediato superior, similares jerrquicos y los puestos subordinados, remarcando aquel que se describe.

15

Metodologa para la Elaboracin de Manuales Administrativos

4. Descripcin de Funciones.- Enuncia funciones que corresponden al puesto. concretamente las

Las funciones incluidas en el manual de organizacin debern denotar actividades de direccin, programacin, operacin, supervisin, asesora, etc. Todas sern presentadas inicialmente en verbo infinitivo y debern corresponder al mbito de competencia de cada puesto y a la responsabilidad de ste, de acuerdo a su nivel jerrquico. (Anexo III) Las funciones especficas de los puestos debern describirse de acuerdo a la importancia de las mismas, es decir, en primer trmino las sustantivas y posteriormente las adjetivas; adems omitir aquellas que son implcitas a todo puesto, como consultar o acordar con el jefe inmediato. Con el propsito de dar claridad a la descripcin de las funciones, es recomendable adoptar el siguiente esquema: Verbo-Objeto-Condicin En donde: El verbo, expresa la actividad; el objeto, es aquello por lo que se lleva a cabo la funcin; y la condicin el motivo por el cual se lleva a cabo esa accin.

16

Metodologa para la Elaboracin de Manuales Administrativos

Ejemplo: v Asesorar en la elaboracin de estudios y establecimiento de acciones de modernizacin y desarrollo administrativo para eficientar el desempeo de los servidores pblicos. Verbo.- Asesorar, Objeto.- en la elaboracin de estudios y establecimiento de acciones de modernizacin y desarrollo administrativo, Condicin.- para eficientar el desempeo de los servidores pblicos. Para precisar y definir adecuadamente las funciones de un puesto, se deben tomar en cuenta los siguientes conceptos: Atribucin.- Es la competencia de las Dependencias y Entidades. Funcin.- Conjunto de actividades afines y coordinadas que corresponde realizar a un rea determinada, se pueden clasificar en: Funciones sustantivas.- Aquellas relacionadas directamente con el objeto de la Dependencia o Entidad. Funciones adjetivas.- Estn relacionadas con campos de conocimientos especficos y experiencia tcnica especializada (de asesora) o aquellas que son auxiliares o de servicio (complementarias); son actividades que apoyan el cumplimiento de las funciones sustantivas.

17

Metodologa para la Elaboracin de Manuales Administrativos

Al finalizar las funciones sustantivas del puesto descrito, es conveniente agregar de manera genrica las funciones adjetivas que no se hayan enunciado con anterioridad: Realizar las actividades inherentes al puesto y todas aquellas que le sean encomendadas por instancias superiores . Actividad.- Conjunto de actos u operaciones con los que se lleva a cabo una funcin. Puesto.- Unidad de trabajo especfica e impersonal, constituida por un conjunto de operaciones que debe realizar un servidor pblico y aptitudes que debe asumir en determinadas condiciones de trabajo para la Dependencia o Entidad. 5. Niveles de Coordinacin.- Seala la relacin que existe entre un puesto con las reas internas de la Dependencia o Entidad, o en su caso, con organismos externos a la misma, considerando lo siguiente:
COORDINACION INTERNA
CON: Este apartado deber: Iniciar con un artculo. Considerar la coordinacin con: El jefe inmediato (nombre del puesto). Los titulares de las Direcciones Generales, Direccin, Coordinaciones, Subdireccin y dems reas administrativas. El personal subordinado. PARA: Este apartado deber: Ajustar la redaccin a fin de indicar en forma general para qu se coordina y no transcribir textualmente las funciones, esto es repetitivo. Recibir instrucciones, proporcionar informacin y coordinar actividades. Solicitar y proporcionar informacin, as como coordinar actividades relativas a sus funciones. Transmitir instrucciones, solicitar y proporcionar informacin, as como coordinar actividades.

18

Metodologa para la Elaboracin de Manuales Administrativos

Ejemplo de coordinacin interna: CON: El Director General de Auditora Gubernamental. PARA: Recibir instrucciones, proporcionar informacin y coordinar actividades.
COORDINACION EXTERNA
CON: Este apartado deber: Iniciar con un artculo. Escribir el nombre completo de Secretaras, Entidades, Organismos o Instituciones sin abreviar. La Contralora Interna coordinacin externa. se considera como PARA: Este apartado deber: Iniciar con verbo en infinitivo. Ajustar la redaccin a fin de indicar en forma general para qu se coordina y no transcribir textualmente las funciones, esto es repetitivo.

Ejemplo de coordinacin externa: CON: Las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Estatal. PARA: Solicitar y recibir informacin, as como coordinar actividades.

Directorio: Relacin de los principales funcionarios del rea descrita en el manual y los cargos que ocupan dentro de la estructura de la Dependencia o Entidad. Es conveniente que la secuencia de presentacin sea acorde a la estructura orgnica.

19

Metodologa para la Elaboracin de Manuales Administrativos

Firmas de Autorizacin: Indica el nombre, cargo y firma de los titulares de la Dependencia o entidad que autorizan el manual, as como de las reas que los elaboran y revisan. En el caso de las Entidades, los manuales debern ser autorizados por su Organo de Gobierno, con fundamento en el artculo No. 40 de la Ley Orgnica del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.

20

Metodologa para la Elaboracin de Manuales Administrativos

3. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS El Manual de Procedimientos es un documento que describe en forma lgica, sistemtica y detallada las actividades del rea de acuerdo a sus atribuciones para la ejecucin eficiente de las mismas, sealando generalmente quin, cmo, cundo, dnde y para qu han de realizarse. Los Manuales de Procedimientos por el alcance de su informacin se clasifican en: Manual General de Procedimientos.- Contiene la descripcin de los procedimientos de toda Dependencia o Entidad. Manual Especfico de Procedimientos.- Comprende las actividades a realizarse en un rea en especial de la Dependencia o Entidad, por ejemplo: Subsecretara, Direccin General, Direccin, Subdireccin, Departamento, etc. 3.1 CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS La informacin que integrar el Manual de Procedimientos depender de lo que se pretenda mostrar o dar a conocer con este documento, sin embargo, pueden considerarse los siguientes puntos: Portada Indice Presentacin

21

Metodologa para la Elaboracin de Manuales Administrativos

Estructura Orgnica Simbologa Descripcin de Procedimientos Diagramas de Flujo Directorio Firmas de Autorizacin

El contenido del Manual de Procedimientos vara de acuerdo al objetivo de la Dependencia o Entidad y es muy similar al de Organizacin, por lo que slo se definir la descripcin de procedimientos y los diagramas de flujo. (Anexo IV) 3.2 DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS Es la presentacin por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qu consiste, cundo, cmo, dnde, con qu y en cuanto tiempo se hacen; sealando a los responsables de llevarlo a cabo. Cuando la descripcin del procedimiento es general y comprende varias reas, deber sealarse el nombre de la que tiene a su cargo cada operacin. La identificacin del procedimiento se presenta mediante: 1. Nombre.- Es el que se le asigna para distinguirlo, de acuerdo con la funcin o actividad que se describa, debe iniciar en sustantivo, ejemplo: Integracin de la bitcora del suministro de combustible y lubricantes de los vehculos oficiales .

22

Metodologa para la Elaboracin de Manuales Administrativos

Cabe mencionar que las actividades inherentes al puesto, no se deben desarrollar como procedimientos. 2. Objetivo.- Expresa claramente el resultado que se busca obtener al realizar las actividades y operaciones que integran el procedimiento e inicia con verbo en infinitivo. 3. Normas.- Describen los lineamientos especficos a los que se sujeta la realizacin de una actividad o procedimiento y deben redactarse en afirmativo e iniciar con sujeto y verbo en futuro. En la redaccin de los objetivos y normas es necesario considerar lo siguiente: Evitar el uso de palabras que puedan entenderse en dos o ms sentidos. Excluir adverbios de tiempo, lugar o modo, que denoten imprecisiones, por ejemplo: mucho, poco o de gran responsabilidad.

Ejemplo: La documentacin comprobatoria se recibir siempre y cuando cumpla con los requisitos fiscales y de control interno establecidos. 4. Frecuencia.- Se detalla la periodicidad con que se realiza el procedimiento (anual, mensual, semanal, diaria, peridica, eventual, etc.) Es importante sealar que la frecuencia indicada como peridica se utiliza para denotar que el procedimiento no tiene periodicidad definida pero se realiza con cierta regularidad.

23

Metodologa para la Elaboracin de Manuales Administrativos

Asimismo, la frecuencia identificada como eventual se utiliza para indicar que el procedimiento no tiene una frecuencia definida y que se realiza cuando se presente el evento. 5. Descripcin narrativa.- Es la explicacin escrita, en forma lgica y secuencial, de cada una de las actividades u operaciones a realizar dentro de un procedimiento, expresa el orden en que se desempea el trabajo y seala quienes son los responsables de su ejecucin. Para su redaccin y presentacin: Cada actividad inicia con un verbo conjugado en tercera persona del singular en tiempo presente (entrega, recibe, revisa). La redaccin de cada actividad ser clara, precisa y responder a las preguntas quin lo hace?, qu hace?, cmo? Y con qu se realiza la actividad? Todas las actividades descritas debern ser numeradas de manera secuencial; en el caso de la pregunta se escribe sin nmero, posteriormente la numeracin contina en las opciones derivadas de esa pregunta. Cuando una actividad indique la toma de decisiones derivada de las operaciones de revisin, verificacin y anlisis, se deben sealar las diferentes alternativas o cursos que puede tomar un procedimiento. La palabra VERIFICA se utiliza antes de una decisin y se considera sinnimo de: coteja, revisa, analiza, etc. Siempre que existan alternativas de decisin debe formularse la pregunta que dar respuesta a las decisiones.

24

Metodologa para la Elaboracin de Manuales Administrativos

Asimismo, cuando se redacten se utilizarn trminos como si , cuando , en caso , etc. Ejemplo: Estn completos los datos del trabajador? En caso de no estar completos: Informa al trabajador y devuelve el Formato de datos bsicos del trabajador para su afiliacin al Instituto Mexicano del Seguro Social y la fotocopia de su Acta de nacimiento. Pasa el tiempo. Contina con la actividad nmero 1. En caso de estar completos: Integra un paquete de los Formatos de datos bsicos del trabajador para su afiliacin al Instituto Mexicano del Seguro Social en original, recibidos durante los primeros cuatro das del mes con el Acta de nacimiento y ambos documentos los fotocopia. Indicar el origen de los documentos (recibe, obtiene o elabora) y su destino o trayectoria (enva, turna, archiva o desecha). El uso del trmino TURNA, se utiliza cuando envan documentos internamente y el de ENVIA es para los casos en que se manda la documentacin fuera de la organizacin.

25

Metodologa para la Elaboracin de Manuales Administrativos

Cuando en la descripcin narrativa se mencione el nombre de un documento, la primera letra del nombre deber ir en mayscula y en caso de que tenga clave, sta se colocar entre parntesis, asimismo deber remarcarse en letras negritas el nombre del documento. Cuando una actividad implique utilizar un formato, se anotar su nombre, se har referencia a la trayectoria de su trmite y al nmero de copias.

La descripcin del procedimiento se presenta en tres columnas, la primera seala al responsable de su ejecucin, la segunda el nmero de actividad y la tercera, la actividad a desarrollar. Al finalizar la descripcin narrativa de los procedimientos es conveniente agregar la frase: Fin del procedimiento.

3.3 DIAGRAMA DE FLUJO Es la representacin grfica de un procedimiento, el cual refleja el desarrollo de las actividades, indicando a los responsables de su ejecucin. En los procedimientos que integran el Manual deber existir congruencia entre la parte narrativa y los diagramas de flujo, es decir, que una actividad se vea reflejada en ambos apartados.

26

Metodologa para la Elaboracin de Manuales Administrativos

Para su diseo y redaccin: Se utiliza una simbologa especial (Anexo V). Es necesario establecer claramente las actividades que integran el curso normal del procedimiento, sin incluir situaciones espordicas. Las actividades de los procedimientos se muestran de izquierda a derecha, desde la parte superior de la hoja. Se indican los responsables de ejecutar las actividades; as como su secuencia a travs de flechas. Las actividades se expresarn en forma breve y precisa, e iniciarn con un verbo en tiempo presente, conjugado en tercera persona del singular (recibe, archiva, turna, etc.) Notas para el diseo de los diagramas de flujo: Cada diagrama tendr un encabezado con el nombre de la Dependencia o Entidad, del Area Responsable y del Procedimiento. El inicio del procedimiento y el final del mismo se representa con el siguiente smbolo:
INICIO FIN

Es conveniente no mezclar en un mismo lado del smbolo varias lneas de entrada y salida. Ejemplo:
Incorrecto Correcto

27

Metodologa para la Elaboracin de Manuales Administrativos

Por claridad, no debe haber ms de una lnea de unin entre dos smbolos. Ejemplo:
Incorrecto Correcto
UNIDAD ADMINISTRATIVA UNIDAD ADMINISTRATIVA

RECIBE Y REALIZA

RECIBE , REALIZA Y TURNA

OFICIO DE NOTIFICACION

DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

OFICIO DE NOTIFICACION

DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

ELABORA Y TURNA

ELABORA Y TURNA

OFICIO

OFICIO

Las lneas de unin se deben representar mediante lneas rectas; en caso necesario se utilizan ngulos rectos. Ejemplo:
Incorrecto Correcto

28

Metodologa para la Elaboracin de Manuales Administrativos

Para efectos de presentacin, es recomendable que los smbolos tengan tamao uniforme, salvo el caso que se requiera hacer resaltar alguna situacin especial. Ejemplo:
Incorrecto Correcto

En cuanto a su contenido y/o uso: La redaccin del contenido del smbolo de operacin debe ser como sigue: Recibe de la Unidad Administrativa el Oficio de notificacin en original, analiza, y determina su procedencia.
UNIDAD ADMINISTRATIVA RECIBE, ANALIZA Y DETERMINA OFICIO DE NOTIFICACION

29

Metodologa para la Elaboracin de Manuales Administrativos

Si existen varios tantos de un documento, el original se tiene que identificar con la letra y las copias mediante dgitos , , , etctera. Es recomendable hacer esta anotacin en el extremo inferior derecho del smbolo: Ejemplo:
FACTURA OFICIO DE NOTIFICACION 0 0-1 NOMINA

0-2

Para el caso de utilizar varios documentos originales, estos se denominarn tantos y se indicarn con una letra en el extremo inferior de cada documento. En caso de utilizar varios documentos y que estos tengan el mismo origen y destino, se le podr denominar Paquete de documentos y en el apartado de normas se especificar su contenido. El contenido del smbolo conector puede ser alfabtico o numrico, y debe ser igual en los conectores de entrada y salida. Ejemplo: Conector de entrada Conector de salida
UNIDAD ADMINISTRATIVA UNIDAD ADMINISTRATIVA

RECIBE Y ANALIZA 2 OFICIO DE NOTIFICACION

RECIBE Y ENVIA

OFICIO DE NOTIFICACION 0

30

Metodologa para la Elaboracin de Manuales Administrativos

Cuando se archive o se obtenga un documento del archivo, la lnea de flujo saldr del documento, no de la actividad. Ejemplo:
UNIDAD ADMINISTRATIVA UNIDAD ADMINISTRATIVA

RECIBE Y ANALIZA

OBTIENE

OFICIO DE NOTIFICACION

OFICIO DE NOTIFICACION

ACTA

ACTA

SOLICITUD

SOLICITUD

Si la diagramacin de un procedimiento requiere de 2 o ms pginas, es recomendable utilizar el conector de pgina, poniendo un conector de salida para la pgina que termina y uno de entrada para la que inicia. Ejemplo:

31

Metodologa para la Elaboracin de Manuales Administrativos

4. MANUAL DE SERVICIOS AL PUBLICO El Manual de Servicios al Pblico integra informacin real y concisa acerca de los servicios que una Dependencia o Entidad proporciona al pblico y de los trmites y la forma en que se desahogan. Este Manual debe ser un documento de fcil consulta con informacin clara, redaccin sencilla y evitar usar trminos tcnicos que dificulten la comprensin de los usuarios. Los servicios al pblico pueden considerarse como aquellos que las Dependencias o Entidades prestan o producen, en el desarrollo de sus funciones, para atender las demandas de los usuarios que acuden a las oficinas pblicas a ejercer sus derechos o a cumplir con sus obligaciones. 4.1 OBJETIVOS DEL MANUAL Examinar en un documento informacin real, referente a los diversos servicios que la Dependencia o Entidad proporciona, as como de los requisitos y trmites que el pblico solicitante debe realizar para obtenerlos. Proporcionar a las reas encargadas de atender al pblico un documento que sirva de gua para orientar e informar correctamente a los usuarios de los servicios.

32

Metodologa para la Elaboracin de Manuales Administrativos

Contribuir en la relacin que existe entre las Dependencias, Entidades y el usuario, ya sea en el ejercicio de sus derechos o en el cumplimiento de sus deberes. Difundir entre la poblacin en general, los servicios que se proporcionan a las diferentes Dependencias o Entidades. 4.2 CONTENIDO DEL MANUAL DE SERVICIOS AL PUBLICO El Manual de Servicios al Pblico vara de acuerdo con la naturaleza y los objetivos de cada Dependencia o Entidad, por lo que se aconseja observar las siguientes recomendaciones respecto a su contenido: Portada Indice Presentacin Marco Jurdico Estructura Orgnica Cdulas de Trmites o Servicios al Pblico Directorio Firmas de Autorizacin

En este apartado se desarrollar la descripcin de los servicios que proporcionan las diferentes reas de atencin como parte central o sustancial de este manual. Para su descripcin se recomienda utilizar el formato de Cdula de Trmites y Servicios (Anexo VI), considerando lo siguiente:

33

Metodologa para la Elaboracin de Manuales Administrativos

Nombre del trmite o servicio.- Corresponde a la identificacin del servicio proporcionado, deber iniciar con sustantivo y sealarse de acuerdo con la accin que desarrolla el usuario, por ejemplo: Solicitud de copia certificada de acta de nacimiento, Obtencin de beca a la excelencia educativa, etc. Tiempo de Respuesta.- Es el lapso de tiempo que requiere la oficina responsable para atender la solicitud del interesado y realizar el trmite o prestar el servicio, es decir, el proceso total del trmite. Este deber ser expresado en meses, semanas, das, horas, minutos, etc. Objetivo del Trmite.- Indica la finalidad de la ejecucin del trmite o servicio. Debe ser una explicacin clara y no tcnica, que contiene una breve descripcin de la situacin de las conductas o acciones que el gobierno a travs de este trmite, trata de controlar o normar. Ejemplo: En el trmite de Solicitud de copia certificada del acta de nacimiento, la finalidad de este trmite es tener certeza jurdica de la nacionalidad del interesado. Area Responsable.- Es el rea a la cual est adscrita la oficina que proporciona el servicio o realiza el trmite, de acuerdo a la estructura orgnica vigente de la Dependencia o Entidad. Oficina que realiza el Trmite o Servicio.- El nombre del rea en donde se lleva a cabo el trmite o servicio, de acuerdo a la estructura orgnica vigente de la Dependencia o Entidad. Costo.- Indica el importe que debe cubrir el usuario para que se le otorgue el servicio y realizar el trmite. Este puede ser expresado en salarios mnimos cuando as lo seale el Cdigo

34

Metodologa para la Elaboracin de Manuales Administrativos

Financiero del Estado de relacionadas con el trmite. Veracruz o las leyes aplicables

Comprobante a Obtener.- Es el (los) documento(s) final(es) que recibir el usuario al realizar el trmite o servicio solicitado, por ejemplo: Ttulo Profesional, Acta de Examen Profesional, Acta de Nacimiento, etc. Vigencia.- Es el periodo o duracin en que tendr validez oficial el trmite con respecto a su comprobante; puede ser permanente, por ejemplo: Carta de no inhabilitacin (20 das), Certificado de Estudios (permanente). Usuarios.- Se refiere a las dependencias, entidades, personas fsicas o morales, etc., que pueden solicitar el trmite o servicio. Horario de Atencin al Pblico.- Es el lapso de tiempo en que puede presentarse el usuario a realizar el trmite o servicio. Este deber indicar los das y en su caso los turnos de atencin, si hubiera mas de uno. Ubicacin del rea de atencin.- Seala el domicilio completo del rea (calle, nmero, colonia, cdigo postal, telfono de la oficina) a donde acudir el usuario para realizar el trmite o servicio. Requisitos.- Seala la documentacin o condiciones que debe cumplir el interesado para realizar el trmite. Es importante especificar el tipo de documento que se solicita y la cantidad, es

35

Metodologa para la Elaboracin de Manuales Administrativos

decir, originales, fotocopias sencillas, copias certificadas, etc. En el caso de las fotografas deber especificarse el tamao, cantidad y las caractersticas necesarias. Por ejemplo: Tamao infantil, blanco y negro, etc. Fundamento Jurdico.- Es la base legal especfica que le atribuye al rea responsable la prestacin del trmite o servicio. Este deber considerar toda la normatividad jurdica que faculta para tal fin desde la Constitucin, en su caso, hasta los lineamientos y polticas administrativas aplicables. Formatos a utilizar.- Se refiere a enunciar el nombre y clave de los formatos necesarios para realizar el trmite. Es importante que las Dependencias y Entidades que cuenten con pgina Web, pongan a disposicin de los usuarios dichos formatos, a fin de facilitar y agilizar su atencin. Fecha de Elaboracin y Autorizacin.- Seala el da, mes y ao en que se elabor y autoriz el manual. Validacin.- Consiste en asignar el nombre completo y firma del titular del rea responsable, dando visto bueno a la informacin contenida en la cdula de trmites y servicios. En caso de tratarse de trmites para la instalacin y operacin de actividad empresarial se agregar la siguiente informacin: Actividad empresarial sujeta a este trmite (industrial, comercial o de servicios), tipo de empresa (micro, pequea, mediana o grande), propsito (instalacin u operacin).

36

Metodologa para la Elaboracin de Manuales Administrativos

ANEXOS

Metodologa para la Elaboracin de Manuales Administrativos ANEXO I CUESTIONARIO

1.- Nombre del servidor pblico_______________________________________________ 2.- Nombre del puesto_______________________________________________________ 3.- Ubicacin fsica en la estructura orgnica ____________________________________ 4.- rea de adscripcin ______________________________________________________ 5.- Nombre y puesto del jefe inmediato _________________________________________ 6.- Nombre y puesto de los subordinados inmediatos_______________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ 7.- Descripcin general del puesto (en qu consiste su trabajo; qu funciones realiza en general; qu fin tiene, etc.) _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ 8.- Describa las actividades que realiza diariamente y el objetivo de stas: _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ 9.- Describa las actividades de periodicidad definida, ya sea semanal, quincenal, mensual, etc. y para qu se realizan _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________
39

Metodologa para la Elaboracin de Manuales Administrativos

10.- Describa las relaciones de coordinacin que requiere el puesto con otras reas de su Direccin y otras reas de la Dependencia y para qu se realizan? _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ 11.- Describa las relaciones de coordinacin con otras Dependencias o Entidades y para qu se realizan? _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ 12.- Especifique la informacin documental (reportes, listados, resmenes, etc.) que elabora en su trabajo:
DOCUMENTO
N. DE COPIAS OBJETIVO DE SU ELABORACIN LO ENVIA A (DEPTO. OBJETIVO DEL ENVIO OFNA. ETC.)

40

Metodologa para la Elaboracin de Manuales Administrativos

13.- Especifique la informacin documental (reportes, listados, resmenes, etc.) que recibe en su trabajo:
DOCUMENTO N DE RECIBE DE DEPTO. COPIAS OFNA., ETC. CON OBJETO DE LO TURNA A:

14.- Sugerencias y comentarios: _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________

41

Metodologa para la Elaboracin de Manuales Administrativos ANEXO II MANUAL DE ORGANIZACION PORTADA

GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE

Manual General de Organizacin

CONTRALORIA GENERAL

Xalapa,Ver.

Fecha: mes/ao

43

Metodologa para la Elaboracin de Manuales Administrativos INDICE CONTRALORIA GENERAL

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACION

INDICE Presentacin......................................................................................... Antecedentes........................................................................................ Marco Jurdico..................................................................................... Atribuciones........................................................................................ Estructura Orgnica............................................................................. Descripcin de Puestos........................................................................ Contralor General.............................................................................. Jefe de la Unidad Administrativa................................................ Director Jurdico............................................................................. Director General de Control y Evaluacin..................................... I II III IV V VI 1 4 7 10

Subdirector de Normatividad y Evaluacin de la Gestin Pblica......................................................................... 13

44

Metodologa para la Elaboracin de Manuales Administrativos

Subdirector de Seguimiento a Programas Sectoriales y Federalizados........................................................................... Subdirector de Seguimiento a Contrataciones Gubernamentales..................................................................... Director General de Auditora Gubernamental............................. Directorio............................................................................................. Firmas de Autorizacin.......................................................................

16

19 22 89 90

45

Metodologa para la Elaboracin de Manuales Administrativos PRESENTACION CONTRALORIA GENERAL

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACION

PRESENTACION La disposicin y contenido de los apartados que integran este documento, tienen como propsito resolver las necesidades de consulta, difusin y apoyo a las actividades de las reas, por lo cual se hace referencia de cada uno de ellos. Antecedentes: describe las modificaciones de la estructura de la Dependencia a travs de las diferentes administraciones gubernamentales. Estructura Orgnica: cumple con lo estipulado en el Reglamento Interior de la Dependencia, en donde se indican las reas bsicas para el ejercicio de las funciones que le competen. Marco Jurdico: enuncia los documentos que fundamentan y norman las atribuciones y responsabilidades, as como la creacin de las reas bsicas de la Dependencia. Atribuciones: con fundamento en la Ley Orgnica del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz...

46

Metodologa para la Elaboracin de Manuales Administrativos ANTECEDENTES CONTRALORIA GENERAL

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIN

ANTECEDENTES La Ley Orgnica de la Administracin Pblica del Estado de fecha 17 de agosto de 1985, cre la Direccin General de la Contralora, dependiendo jerrquicamente del C. Gobernador del Estado, y estableci para ella atribuciones de fiscalizacin, control y evaluacin de la Administracin Pblica Estatal. A partir de diciembre de 1989 de nueva cuenta se modifica la Ley Orgnica y se crea la Contralora General del Estado de Veracruz a nivel de Dependencia, y se replantea como objetivo fortalecer la relacin entre el gobierno y la ciudadana, mediante una atencin de calidad, la prevencin de conductas contrarias al marco de actuacin de los servidores pblicos y una comunicacin permanente con la sociedad. En trminos generales las acciones que actualmente realiza la Contralora General son muy similares a las establecidas en la Ley Orgnica de 1985 para la Direccin General de Contralora.

47

Metodologa para la Elaboracin de Manuales Administrativos MARCO JURIDICO CONTRALORIA GENERAL

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACION

MARCO JURIDICO

Constitucin Poltica del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.

Ley de Responsabilidades de los Servidores Pblicos para el Estado Libre y Soberano de Veracruz de Ignacio de la Llave.

Ley de Obras Pblicas para el Estado Libre...

48

Metodologa para la Elaboracin de Manuales Administrativos ATRIBUCIONES CONTRALORIA GENERAL

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACION

ATRIBUCIONES

De acuerdo con el artculo 34 de la Ley Orgnica del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz-Llave, a la Contralora General le corresponde el despacho de los siguientes asuntos: Planear, organizar y coordinar el sistema de control y evaluacin gubernamental. Participar en la evaluacin peridica de la relacin que guardan los programas y presupuestos de las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica, con los objetivos y prioridades del Plan Veracruzano de Desarrollo, as como los resultados de su ejecucin, a fin de recomendar la adopcin de las medidas necesarias para corregir las desviaciones detectadas y proponer la adecuacin, en su caso, del Plan y los Programas respectivos. Evaluar los programas de inversin de las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica, conforme a los objetivos del Plan Veracruzano de Desarrollo......

49

Metodologa para la Elaboracin de Manuales Administrativos ESTRUCTURA ORGANICA CONTRALORIA GENERAL

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIN

ESTRUCTURA ORGANICA

50

Metodologa para la Elaboracin de Manuales Administrativos DESCRIPCION DE PUESTOS CONTRALORIA GENERAL

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACION

Nombre del Puesto: Jefe Inmediato: Subordinados Inmediatos: Suplencia en caso de ausencia temporal:

Identificacin Analista Administrativo Jefe de la Oficina de Control Presupuestal Ninguno El servidor pblico que designe el Jefe del Departamento de Recursos Financieros, previo acuerdo con el Jefe de la Unidad Administrativa. Descripcin General

El titular de este puesto, es responsable de verificar que los documentos presentados para solicitar y comprobar que los recursos cumplan con los requisitos establecidos; de capturar las afectaciones, transferencias y recalendarizaciones en el SIAFEV, as como emitir los reportes que correspondan y de mantener actualizado el archivo de los avances del programa operativo anual y de los documentos generados en el rea de trabajo. Ubicacin en la Estructura Orgnica
OFICINA DE CONTROL PRESUPUESTAL ANALISTA PRESUPUESTAL ANALISTA ADMINISTRATIVO

ELABORO:

REVISO:

AUTORIZO:

FECHA:

51

Metodologa para la Elaboracin de Manuales Administrativos

CONTRALORIA GENERAL
MANUAL GENERAL DE ORGANIZACION

Funciones 1.Revisar que las solicitudes-comprobacin de recursos y la documentacin soporte cumplan con los requisitos y normatividad vigente para realizar las afectaciones al presupuesto. 2.Registrar en el Sistema Integral de Administracin Financiera del Estado de Veracruz (SIAFEV) las afectaciones, transferencias y recalendarizaciones para emitir los reportes presupuestales correspondientes. 3.Registrar en el SIAFEV los movimientos de cheques emitidos y entregados en la Oficina de Caja para actualizar los egresos realizados por la Dependencia. 4.Mantener, actualizar y conservar el archivo contable de la Dependencia de acuerdo con la normatividad emitida en la materia. 5.Registrar y controlar los documentos generados y recibidos en la Oficina para mantener actualizado el archivo administrativo con informacin oportuna y completa para anlisis y toma de decisiones. 6.Resguardar las formas valoradas de gasto corriente y preparar la comprobacin de las mismas, a fin de efectuar los pagos de manera oportuna. 7.Realizar todas aquellas actividades que coadyuven al desempeo correcto de sus funciones.

52

Metodologa para la Elaboracin de Manuales Administrativos CONTRALORIA GENERAL

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACION

Coordinacin Interna CON PARA

1.- El Jefe de la Oficina de Control 1.Recibir instrucciones, proporcionar Presupuestal. informacin y coordinar actividades. 2.- El Jefe de la Oficina de Control 2.- Recibir, analizar y revisar las solicitudes Financiero. comprobacin de recursos para realizar las afectaciones correspondientes. 3.- El encargado de Caja. 3.- Validar los cheques emitidos y entregados a sus beneficiarios.

Coordinacin Externa CON

1.- La Secretara de Finanzas y Planeacin

PARA
1.- Tratar asuntos relacionados con la declaracin de impuestos, afectacin presupuestal, la realizacin de transferencias, recalendarizaciones y aplicaciones, as como los cierres contables mensuales y anuales.

53

Metodologa para la Elaboracin de Manuales Administrativos

ANEXO III VERBOS COMUNES PARA DESCRIBIR FUNCIONES ESPECIFICAS

Acreditar Actualizar Adecuar Administrar Analizar Aplicar Apoyar Asegurar Asignar Atender Autorizar Canalizar Capacitar Captar Capturar Certificar Clasificar Coadyuvar Codificar Colaborar Compatibilizar Compilar Comprobar Comunicar Concentrar Conciliar Conducir Conformar

Conservar Consolidar Contratar Contribuir Controlar Convocar Cuantificar Definir Depurar Desahogar Desarrollar Designar Detectar Determinar Diagnosticar Dictaminar Dictar Difundir Disear Disponer Distribuir Divulgar Documentar Efectuar Ejecutar Ejercer Elaborar Emitir

Emplazar Entablar Enterar Enviar Establecer Estimar Estudiar Expedir Fijar Fincar Fomentar Formular Fundamentar Generar Gestionar Globalizar Grabar Hacer Identificar Impartir Implantar Informar Inscribir Inspeccionar Instruir Instrumentar Integrar Interpretar

Intervenir Investigar Jerarquizar Manejar Mantener Marcar Notificar Observar Obtener Operar Opinar Orientar Otorgar Participar Planear Practicar Preparar Prestar Prever Procesar Producir Programar Promover Proponer Proporcionar Proteger Proveer Proyectar

Publicar Realizar Recabar Recibir Recopilar Registrar Regular Rehabilitar Remitir Rendir Representar Requerir Resolver Reunir Revisar Sancionar Seleccionar Sistematizar Solicitar Sugerir Suministrar Tramitar Turnar Validar Valorar Verificar Vigilar Vincular

55

Metodologa para la Elaboracin de Manuales Administrativos

VERBOS COMUNES PARA INDICAR FUNCIONES

DIRECCIONES Planear Organizar Dirigir Controlar Autorizar Evaluar Definir Establecer

SUBDIRECCIONES Organizar Integrar Dirigir Controlar Supervisar Desarrollar Formular Instrumentar

DEPARTAMENTOS Organizar Integrar Operar Programar Informar Proponer Sistematizar Participar

56

Metodologa para la Elaboracin de Manuales Administrativos ANEXO IV MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTRALORIA GENERAL
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Procedimiento Nombre: Objetivo: Frecuencia: Emisin de Nmina. Procesar y verificar la informacin de percepciones para la emisin de la nmina. Quincenal. Normas El sistema de registro y emisin de nmina comprender el personal de base, interino, confianza, de contrato por tiempo y obra determinada. El rea de Caja deber entregar al rea de Registro y Control de Nmina las Formas valoradas ordenadas progresivamente, as como el Vale de Formas Valoradas, el cual detallar el nmero inicial y final de folio. El Oficio de solicitud de formas valoradas deber firmarlo el titular de la Subdireccin de Recursos Humanos.

ELABORO:

REVISO:

AUTORIZO:

FECHA:

57

Metodologa para la Elaboracin de Manuales Administrativos DESCRIPCION NARRATIVA

AREA
CAJA

ACTIVIDAD
1

DESCRIPCION
Obtiene del archivo cronolgico permanente el Contrato de prestacin de servicios profesionales un tanto, y elabora el Cuadro de control de pagos en original, en el cual registra la Dependencia o Entidad auditada y el nmero de pagos convenidos y archiva de manera cronolgica permanente ambos documentos. Pasa el tiempo.

Recibe del Auditor Externo el Oficio de envo original y la Factura de honorarios original; obtiene el Cuadro de control de pagos del archivo cronolgico permanente y verifica si la Factura de honorarios es correcta. Esta correcta la factura?

En caso de no estar correcta: Devuelve al Auditor Externo la Factura de honorarios original y archiva de manera cronolgica permanente el Cuadro de control de pagos original y el Oficio de envo original. Pasa el tiempo. Contina con la actividad nmero 2.

En caso de estar correcta: Elabora el Oficio de solicitud original y copia, dirigido al titular de la Dependencia o al Director General de la Entidad, y en su caso, al Jefe de la Unidad Administrativa de la Contralora General, a fin de que tramite el pago de los honorarios del Auditor Externo y recaba en ste la firma del Director General de Auditoria Gubernamental. Enva el Oficio de solicitud y la Factura de honorarios originales al titular de la Dependencia o al Director General de la Entidad, y en su caso al Jefe de la Unidad Administrativa de la Contralora General y archiva de manera cronolgica permanente la copia del Oficio de solicitud como acuse de recibo, en el Expediente de control de la auditora. Registra en el Cuadro control de pagos original, el pago tramitado y lo archiva de manera cronolgica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO

58

Metodologa para la Elaboracin de Manuales Administrativos

CONTRALORIA GENERAL UNIDAD ADMINISTRATIVA EMISION DE NOMINA
INICIO 1 OBTIENE, ELABORA Y REGISTRA CONTR. DE PREST. SERV. T PROFES. CUADRO CONTROL O DE PAGOS DIR. GRAL. DE AUD. GUBERN. SI ESTA CORRECTA LA FACTURA? NO DEVUELVE

ELABORA Y RECABA FIRMA

C

AUDITOR EXTERNO FACTURA DE O HONORARIOS CUADRO DE CONTROL O DE PAGOS OFICIO O DE ENVIO C

OFICIO DE SOLICITUD
C

O-1

AUDITOR EXTERNO RECIBE , OBTIENE Y VERIFICA OFICIO DE ENVIO

2 ENVIA TITULAR DE LA DEPENDENCIA

OFICIO DE SOLICITUD

FACTURA O DE HONORA RIOS CUADRO DE O CONTROL DE PAGOS

FACTURA DE O HONORA OFICIO DE RIOS SOLICITUD 1

C C

EXPEDIENTE DE CONTROL DE LA AUDITORIA

REGISTRA 1

CUADRO DE CONTROL DE PAGOS

O
C

FIN

59

Metodologa para la Elaboracin de Manuales Administrativos ANEXO V SIMBOLOGIA PARA LA ELABORACION DE DIAGRAMAS DE FLUJO Terminal
Indica el inicio del procedimiento y el final del mismo.

Operacin
Representa la ejecucin de una actividad operativa o acciones a realizar con excepcin de decisiones o alternativas.

Decisin y/o alternativa

Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos o alternativas (preguntas o verificacin de condiciones).

Documento
Representa cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se genere o salga del procedimiento, los cuales pueden identificarse anotando en el interior del smbolo la clave o nombre correspondiente; as como el nmero de copias.

Archivo definitivo
Indica que se guarda un documento en forma permanente. Se usa generalmente combinado con el smbolo Documento y se le pueden agregar en su interior las siguientes instrucciones:

A Alfabtico N Numrico C Cronolgico Archivo Provisional

Indica que el documento se guarda en forma eventual o provisional. Se rige por las mismas condiciones del archivo permanente.
60

Metodologa para la Elaboracin de Manuales Administrativos Conector

Representa una conexin o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.

Conector de pgina
Representa una conexin o enlace con otra hoja diferente, en la que contina el diagrama de flujo.

Direccin de flujo o Lneas de unin

Conecta los smbolos sealando el orden en que deben realizarse las distintas operaciones.

Preparacin o Conector de procedimiento

Indica conexin del procedimiento con otro que se realiza de principio a fin para poder continuar con el descrito.

Pasa el tiempo
Representa una interrupcin del proceso.

Sistema Informtico
Indica el uso de un sistema informtico en el procedimiento.

Efectivo o Cheque
Representa el efectivo o cheque que se reciba, genere o salga del procedimiento

Aclaracin
Se utiliza para hacer una aclaracin correspondiente a una actividad del procedimiento.

Disquete
Representa la accin de respaldar la informacin generada en el procedimiento en una unidad magntica.

61

Metodologa para la Elaboracin de Manuales Administrativos

Direccin de flujo de actividades simultneas

Conecta los smbolos sealando el orden simultneo de dos o ms actividades que se desarrollan en diferente direccin de flujo.

Disco compacto
Representa la accin de respaldar la informacin generada en el procedimiento en una unidad de lectura ptica.

Objeto
Es la representacin grfica de un objeto tangible descrito dentro del procedimiento.

62

Metodologa para la Elaboracin de Manuales Administrativos ANEXO VI

MANUAL DE SERVICIOS AL PBLICO DEL GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE CONTRALORA GENERAL NOMBRE DEL TRMITE O SERVICIO TIEMPO DE RESPUESTA

OBJETIVO DEL TRMITE

REA RESPONSABLE

OFICINA EN LA QUE SE REALIZA EL TRMITE O SERVICIO

COSTO

COMPROBANTE A OBTENER

VIGENCIA

USUARIOS

HORARIO DE ATENCIN AL PBLICO

TELFONO

UBICACIN DE LA OFICINA REQUISITOS FUNDAMENTO JURDICO

FORMATOS A UTILIZAR FECHA

ELABORACIN AUTORIZACIN

ELABORACIN

REVISIN

AUTORIZACIN

63

Responsable de la elaboracin: Direccin General de Desarrollo Administrativo Contralora General, Carrillo Puerto No. 20, primer piso, zona centro, Xalapa, Ver. Tel. 8-12-07-06. Impreso en la Editora de Gobierno del Estado de Veracruz-Llave. Xalapa, Ver. Mxico. Primera edicin noviembre del 2005. El tiraje consta de 500 ejemplares.