Administración de Operaciones

EL SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA

ADQUISICIONES Y ABASTECIMIENTOS
OBJETIVO E INTRODUCCIÓN
 El alumno deberá evaluar el sistema de
información necesaria para la función de compras
y abastecimientos, así como sus relaciones con
las demás funciones de la organización. Se
expondrá la importancia de establecer un sistema
de información describiendo los elementos que
deben de componer al mismo.
RELACIONES DE LA FUNCIÓN DE COMPRAS Y
ABASTECIMIENTOS CON LA ORGANIZACIÓN

Operaciones
Contabilidad

Ingeniería Adquisiciones Proveedores

Almacén
Ventas

Compras como sistema de información requiere por ejemplo de los siguientes

insumos : computadoras, tarjetas de crédito, vendedor, teléfono, línea telefónica,
conocimientos de internet, idioma, requisición, etc.
CONTROL DE CALIDAD DE LAS COMPRAS
 La calidad es el conjunto de atributos que le confieren a un
bien o servicio la capacidad de satisfacer necesidades implícita
y explicitas que el consumidor esta dispuesto a pagar por ello.
 Un programa efectivo de control de calidad tiene los siguientes
objetivos:
• Calidad consistente
• Costo mas bajo posible
• La responsabilidad tanto de comprador como de vendedor
• La delimitación de las responsabilidades (variaran de
organización a organización)
CONTROL DE CALIDAD DE LAS COMPRAS
 Así mismo los aspectos legales de un programa de control de calidad son
importantes, puesto a que sin una declaración inteligible de las necesidades
en el acuerdo de compras y sin un entendimiento total de las necesidades por
parte del proveedor, puede haber una responsabilidad legal de parte del
comprador si el vendedor embarco bajo un malentendido de buena fe.
 La responsabilidad se delega en distintos departamentos de los cuales
destacan:
• De compras
• De ingeniería
• De ingeniería de producción
• De producción
• De calidad
• De recibo
IMPORTANCIA DE LA CLARIDAD EN LA INFORMACIÓN DE LA
REQUISICIÓN

 La calidad y la especificación de la calidad de la compra

pueden ser expresadas en varias formas, es importante que
una expresión clara e inequívoca de las necesidades del
comprador sea parte de cada orden de compra.
Marca o
Especificación
nombres física o química
comerciales
Estándares
de la Ejecución
industria

Planos o Muestras
dibujos

Dibujos u
hojas de Calidad Rechazo
dimensión
DIVULGACIÓN DE ACTUALIDADES TECNOLÓGICAS Y
APROVECHAMIENTO DE OPORTUNIDADES

 El comprador debe de estar permanentemente

actualizado y en forma constante informar a las aéreas o
departamentos a los que les presta servicio de los
nuevos materiales, productos y/o procesos, así mismo el
comprador se asegurara de que el proveedor tenga esta
educación también.
 Las ofertas que realizamos o que nos realizan deben
estar completamente especificadas, de otra manera nos
enfrentaremos a: Problemas de compra incorrecta,
perdidas en costo (dinero), trabajo innecesario.
PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE COMPRAS

 La programación de compras y abastecimientos se

basa es las necesidades de los departamentos áreas
a las que se les presta el servicio, por lo que en la
requisición se debe de establecer claramente la
fecha en que es requerido el insumo o el producto.
 En el caso de un abastecimiento, debemos de
tomar en consideración los niveles establecidos
por planeación y control de inventarios, para así
mantener los noveles óptimos.
INFORME DE SURTIMIENTO Y REVISIÓN DEL MATERIAL
ENTREGADO

 En el dpto. de compras debe existir una persona encargada del

seguimiento de las compras. Deben tener un procedimiento claro:
• Comparar requisición con mercancía, revisar antes de bajar la
merc., bajarla en área de recepción, calidad verifica y aprueba,
almacén realiza informe y sella de recibido, se manda a compras el
recibo para tramite de pago.
 Los problemas a los cuales se puede enfrentar si no se realizan
estos pasos:
• Recepción de materiales no requeridos, cantidades diferentes, en
mal estado o no cumplen estándares de calidad, perdida de tiempo,
malos manejos, retraso en procesos productivos, afectación en la
relación con proveedor, problemas de honestidad o corrupción.
• La verdadera automatización implica la colocación de dispositivos de compras
(mecánicos y/o tecnológicos) que regulan el proceso a través de un proceso
de retroalimentación.
Automatización del proceso
• Red de calidad
proceder al análisis
• Tiempo de entrega Establecer metodología para
• ISO: Normas relativas a procesos y métodos
• ASTM: Sociedad Americana para la Prueba de Materiales establece normas
Normas
relacionadas con la resistencia de materiales.
• Requisición
• Hoja de especificaciones técnicas
Calidad
• Adicionar las especificaciones particulares
transacciones, el cual debe incluir los siguientes elementos:
El departamento de compras debe tener un archivo con todas sus 
ABASTECIMIENTOS
ARCHIVO HISTÓRICO DE COMPRAS Y
ARCHIVO HISTÓRICO DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS

 El departamento de compras desarrollara un sistema de información,

siendo el mas común el KARDEX (sistema de almacenamiento de
información) por:
• Producto
• Código de producto
• Orden alfabético
• Código de barras
 Trae consigo los siguientes beneficios:
• Nos da como resultado una adecuada compra
• Posibilidad de ahorros en compras
• Evita conflictos que pueden llegar a extremos de ruptura (violación de
política de nunca pelear con un proveedor)
ARCHIVO HISTÓRICO DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS

 Se contemplaran diversos factores tales como:

• Control de compras
• Ordenes de compra
• Análisis de precios
• Punto de vista del mercado
• Confabulación de proveedores
• Curva de aprendizaje
• Descuentos (por pronto pago, por volúmenes,
acumulado y comercial)