COLEGIO MILITAR “ELOY ALFARO”

David Naranjo

CAMPOS CALCULADOS EN INFORMES DE ACCESS 2007

Los campos calculados son campos obtenidos del resultado de una expresión o de una función

La mayoría de las veces estará representada por un cuadro de texto y una etiqueta asociada.

Las etiquetas se utilizan para representar valores fijos como los encabezados de los campos y los
títulos, mientras que el cuadro de texto se utiliza para representar un valor que va cambiando,
normalmente será el contenido de un campo del origen de datos.

 La propiedad que indica el contenido de la etiqueta es la propiedad Título.

 La propiedad que le indica a Access qué valor tiene que aparecer en el cuadro de texto, es la
propiedad Origen del control.

Si en esta propiedad tenemos el nombre de un campo del origen de datos, cuando el usuario
escriba un valor en el control, estará modificando el valor almacenado en la tabla, en el campo
correspondiente del registro activo.

Cuando queremos utilizar el control para que el usuario introduzca un valor que luego
utilizaremos, entonces no pondremos nada en el origen del control y el cuadro de texto se
convertirá en independiente.

Para presentar campos calculados, en este caso debemos escribir en la propiedad Origen del
control la expresión que permitirá a Access calcular el valor a visualizar, precedida del signo igual
=.

Por ejemplo para calcular el importe si dentro de la tabla sólo tenemos precio unitario y cantidad.

En el ejemplo anterior hemos creado un campo calculado utilizando valores que extraíamos de
otros campos (en el ejemplo los campos precio y cantidad). También es posible realizar cálculos
con constantes, por lo que nuestro origen de datos podría ser = [precio]*0.1 para calcular el 10%
de un campo o incluso escribir =2+2 para que se muestre en el campo el resultado de la operación.
1) En el menú ver seleccionamos la opción Encabezado o pie de página del informe.

2) En el editor de reportes se abren dos opciones.

3) Nos situamos en pie de informe

4) De la lista de campos insertamos el campo que consideremos que nos sirva como referencia
para hacer el conteo de registros (como ejemplo supongamos que necesito sacar un total por Folio
y por eso selecciono el campo FOLIO)

5) Damos clic derecho al campo, selecciona propiedades y en origen de control tecleamos =Cuenta
([FOLIO])

6) Y listo ya tenemos el total de folios, le podemos anteponer una etiqueta que diga TOTAL DE
FOLIOS: 9999.

Nota: También se puede hacer de la misma forma sumatorias con = (suma), se recomiendo que
también se defina el campo FOLIO (es un ejemplo) en ordenar y agrupar

CONCLUSIONES

1.-Los campos calculados son campos obtenidos del resultado de una expresión o de una función
2.-Para representar campos calculados, debemos escribir en la propiedad Origen del control la
expresión que permitirá a Access calcular el valor a visualizar, precedida del signo igual =.
3.- También es posible realizar cálculos con constantes, por lo que nuestro origen de datos podría
ser = [precio]*0.1 para calcular el 10% de un campo
RECOMENDACIONES

1.-Se debe tener mucho cuidado con la elaboración de las tablas, informes para la correcta
realización del campo calculado que deseamos obtener

2.-Si no se tiene cuidado con los pasos para la elaboración de campos calculados en informes de
Access 2007, no se obtendrá los resultados deseados

Bibliografía
http://www.lawebdelprogramador.com/news/1084738/Crear_campo_calculado_en_informe.htm
l

http://www.aulaclic.es/access2007/t_13_3.htm

http://www.wikilearning.com/curso_gratis/tablas_en_access-informes/3766-5