CÓMO DIRIGIR

REUNIONES
PRODUCTIVAS

Un programa de liderazgo
estandarizado de la
American Society of
Mechanical Engineers

1
© ASME International
 Este módulo cubre
 Lo que hace que una reunión sea buena
 Los principales tipos de reuniones
 Atributos de una buena reunión
– Comenzar rápido
– Ceñirse al asunto tratado y a la agenda
– Liderazgo
 Aptitudes, tácticas, reglas
– Escuchar
– Conclusión adecuada
 Ideas para reuniones creativas
2
 ¿POR QUÉ CELEBRAR
REUNIONES?
¿Es esta su reunión?
“¡Cuando se ha terminado de decir
y hacer todo, es mucho más lo
dicho que lo hecho!”
Will Rogers, en el Congreso

3
 Eficacia de las reuniones

¿Ha
tenido
alguien
alguna
vez una
MALA
reunión?
4
 ¿QUE HACE QUE LAS
REUNIONES SEAN BUENAS?
 ATRIBUTOS DE UNA
MALA REUNIÓN

 ATRIBUTOS DE UNA
BUENA REUNIÓN

5
 Dos “Secretos”...
 Preparación
– Declaración del propósito (¿puede formularlo
por escrito?)

 Determinación de la finalidad correcta

– Tres tipos diferentes de reuniones
 Para proporcionar información
 Para recibir información

 Para solucionar un problema

6
 Preparación
 Ubicación, ubicación, ubicación…
– Lugar, hora, instalaciones, configuración, disposición
 Participantes
– ¿Personas adecuadas?
– ¿Suficiente tiempo requerido para el inicio de la
reunión?
– ¿Están preparados? (preparación previa)
 Agenda
– Clara, hecha pública, en anuncio
– Definición de objetivos/funciones

7
 Reunión tipo 1: REUNIÓN PARA
PROPORCIONAR INFORMACIÓN
 EL LÍDER ES QUIEN HABLA LA MAYOR
PARTE

 EL PROPÓSITO RESIDE EN
PROPORCIONAR INFORMACIÓN
CLARA Y COMPLETA

8
 Reunión tipo 2: REUNIÓN PARA
OBTENER INFORMACIÓN
 ES ESENCIAL QUE LA CONVERSACIÓN
SEA ABIERTA Y HONESTA

 FOMENTE EL DEBATE

 HAGA PREGUNTAS ABIERTAS

9
 Reunión tipo 3: REUNIÓN PARA
SOLUCIONAR UN PROBLEMA

 COMUNICACIÓN ENTRE EL GRUPO Y

EL LÍDER

 EL LÍDER PROPORCIONA
INFORMACIÓN

10
 ATRIBUTOS DE UNA BUENA
REUNIÓN
 COMENZAR RÁPIDO
 CEÑIRSE AL ASUNTO Y A LA AGENDA
 LIDERAZGO
 ESCUCHAR
 CERRAR DE FORMA DECIDIDA

11
 COMENZAR RÁPIDO
 ESTABLECER UNA ATMÓSFERA
CORDIAL
 COMENZAR A TIEMPO
 ABRIR CON ALGO “QUE CAPTE LA
ATENCIÓN” DE LOS ASISTENTES
 DAR LA BIENVENIDA AL GRUPO
 PONER AL DÍA A TODO EL MUNDO
 INDICAR CLARAMENTE EL PROPÓSITO
DE LA REUNIÓN
12
 CEÑIRSE AL ASUNTO Y A LA
AGENDA
 ESTABLECER UN PLAN Y HACER UN
SEGUIMIENTO DEL MISMO
– Agendas, materiales visuales
 OBTENER PARTICIPACIÓN
– Indicar su necesidad
– Hacer uso de los conocimientos y la
experiencia
– Felicitar a una persona
– Pedir ayuda
– Dar continuidad a información previa 13
 Aptitudes de liderazgo
 Iniciar  Informar
 Orientar  Integrar

 Aclarar  Probar posibles

soluciones

14
Tácticas relativas a aptitudes
 Hacer que los participantes se sientan
aceptados
 Fomentar una atmósfera abierta
 Hacer preguntas productivas
 Mantener informado al grupo
 Trabajar para alcanzar el consenso
 Planificar acciones futuras
 Crear un plan de evaluación

15
Reglas relativas al liderazgo
 Unir a los participantes
 Centrar al grupo
 Conseguir que el grupo se
mueva

16
 Liderazgo en reuniones
UNIR A LOS PARTICIPANTES
 El principal escollo es la
AGRESIÓN
 Eliminar mediante
1) La reducción de la
tensión
2) No ponerse del lado
de nadie
3) Incluir a todos los
participantes
4) Ceñirse a los
hechos
17
Liderazgo en reuniones
CENTRAR AL GRUPO
El principal escollo es
Salirse del tema
 Eliminar:
1) Permaneciendo
alerta
2) Manteniendo el
control
3) Poniendo a prueba
la comprensión
4) Parafraseando y
luego preguntando. 18
 Liderazgo en reuniones
CONSEGUIR QUE EL GRUPO SE MUEVA
 El principal escollo es
la
Represión
 Eliminar:
1) Protegiendo a los
débiles
2) Haciendo
preguntas a todos
3) Registrando
sugerencias
4) Creando ideas 19
 ESCUCHAR
 ESCUCHAR DE FORMA ACTIVA
 MANTENER LA OBJETIVIDAD
 PRESTAR ATENCIÓN A LO QUE “NO”
SE DICE
 ESCUCHAR PARA VER SI EXISTE
CONSENSO
 SER UNA PERSONA QUE ESCUCHA DE
FORMA COMPLETA

20
CERRAR DE FORMA DECIDIDA
 Indicar que el final está próximo
 Revisar el problema brevemente
 Resumir el progreso alcanzado
 Hacer hincapié en los principales acuerdos
 Dar instrucciones relativas a acciones
– Quién hace qué - el “equipo” NO es una persona
recomendable a la que se le pueda asignar y
responsabilizar de la ejecución de actividades
 Cerrar con “algo positivo”

21
 Video de demostración
 El breve video resume
– los tipos de reuniones
– técnicas de liderazgo
– tácticas para el éxito

22
 FORMA DE PENSAR CREATIVA
Reglas generales
 No deje que nadie critique ninguna idea.
 Fomente la diversidad.
 Plasme por escrito las ideas.
 Proporcione sonidos positivos - “Bien”,
“¿Algún otro?”, “¿Quieren añadir algo?”
 No evalúe hasta el final.
 Cree alternativas antes de cerrar.

23
 Usted ha aprendido
 Lo que hace que una reunión sea buena
 Los tipos principales de reuniones
 Los atributos de una buena reunión
– Comenzar rápido
– Ceñirse al asunto y a la agenda
– Liderazgo
 Aptitudes, tácticas, reglas
– Escuchar
– Buen cierre
 Ideas para reuniones creativas
24