EVENTOS

Evento viene de eventualidad, actividad especial

que se realiza fuera de la rutina regular para
celebrar un acontecimiento, lo que implica
concertación, planeación, organización y
ejecución. Entre los eventos más usuales y
frecuentes están: la celebración de los 15 años,
matrimonios, congresos, conferencias, reuniones
anuales de médicos, arquitectos, banquete del
millón.
El manejo y organización de eventos es parte
integral y significativa de la actividad turística
mundial.
 DE ACUERDO A SU CUBRIMIENTO

LOCAL
REGIONAL
NACIONAL
INTERNACIONAL POR SUS EXPOSITORES
DE ACUERDO A LA CONVOCATORIA
/ ABIERTO
/CERRADO
DE ACUERDO A LOS ORGANISMOS QUE LO PROMUEVEN

• PUBLICOS
• PRIVADOS
• DE ACUERDO CON LA RESPONSABILIDAD
ECONOMICA
• EVENTOS PATROCINADOS
• AUTOFINANCIADOS
• EVENTOS PAGADOS
CLASIFICACION DE LOS EVENTOS

EVENTOS EMPRESARIALES
EVENTOS SOCIALES
EVENTOS ACADEMICOS
EVENTOS DEPORTIVOS Y
CULTURALES
 EVENTOS EMPRESARIALES O LABORALES

Son aquellos eventos relacionados con el ambiente laboral y de trabajo.

Reunión Corporativa
Es una reunión periódica de carácter obligatorio para todos los
funcionarios de una institución, donde se plantea todo el quehacer de
la empresa para una puesta en común.
De Ventas
Reunión para establecer políticas, estrategias, compromisos y
entrenamiento a los trabajadores con respecto a los productos y
servicios que ofrece la organización.
De Capacitación
desarrollo laboral, social y personal en pro de la empresa.

De Accionistas
Reunión de socios accionistas de una empresa con el ánimo
de
definir políticas de inversión que le garanticen la rentabilidad
de su
capital.

Presentación de Productos
Exposición con objetivo de formular un proyecto, cuya
metodología
es el análisis, estudio de factibilidades, objetivos, metas,
estrategias y
recursos necesarios para el desarrollo del mismo.
Conferencias

Exposición oral en publico, que consiste en disertar durante cierto

tiempo sobre un tema especifico con un objetivo y forma definida,
previamente preparado, con el propósito de ilustrar suficientemente a
un determinado auditorio.

Viajes de Premios Es un estímulo o premio a los empleados de una

organización por el
cumplimiento de metas propuestas por un período determinado.

Reunión De Juntas Directivas

Reunión de juntas directivas quienes reciben información de gerencia

y dirección de la empresa para que con base en esta se tomen
decisiones sobre políticas, administración y operación de la institución
que representan.
 EVENTOS ACADEMICOS
•convenciones
•Convocatoria a una población homogénea para determinar intereses comunes
•donde se plantean tesis y argumentos propios de su gremio, se toman
•decisiones y se establecen estrategias frente al fenómeno objeto del evento.

•Congresos
•Intercambio de experiencias y opiniones entre un grupo de personas muy
•calificadas en determinada especialidad, o entre miembros de diversos grupos
•y de instituciones del mismo ramo, capaces de analizar un problema común
•basados en los datos informativos que todos ellos aportan.
Foros
Participación grupal para intercambiar ideas sobre un tema de interés
general, cuya finalidad es: permitir la libre expresión de ideas,
fomentar el interés hacia el tema, estimular la reflexión y la critica,
desarrollar el compañerismo, llegar a conclusiones y acuerdos,
analizar ideas y puntos de vista.
Simposios

Reunión grupal en la que intervienen de 3 a 6 expertos expositores

quienes
disertan e intercambian opiniones por 15 o 20 minutos sobre diversos
aspectos de un mismo tema para llegar a una conclusión.

Paneles

En el panel varios expertos se reúnen a dialogar sobre su especialidad

y desde
su particular punto de vista; cada uno es experto en una parte del
tema general.
Seminarios
Dinámica en la que grupos de 5 a 15 personas planifican
reuniones de trabajo
para investigar un tema desde fuentes originales en forma
exhaustiva. Se
reúnen por varios días entre 2 y 4 horas diarias, concluyendo
cada día con un
resumen de trabajo a fin de contribuir con proyectos,
recomendaciones y
sugerencias..
Mesa Redonda
Se trata de un grupo, por lo general de 3 a 6 expertos, que
intervienen ante un
auditorio. Sin embargo los expertos no son simples expositores
sino personas
que entablan entre ellos una discusión informal, parecida a una
conversación
agitada con posiciones divergentes sobre el tema.
Rueda de Prensa

Convocatoria a un personaje por parte de los medios masivos de

comunicación (radio,.Prensa y Tv.) con el propósito de formularle una
serie de preguntas de interés general sobre temas específicos. Hay un
moderador que organiza las intervenciones de los periodistas en forma
ordenada e imparcial.

Coloquios
Conferencia o plática entre dos o más personas para intercambiar
opiniones y experiencias sobre problemas comunes, con el fin de
contribuir a la solución de los mismos.

Asambleas
Reunión numerosa de personas convocadas para algún fin y dirigida
por un coordinador o presidente, quien orientará y estimulará la
participación de los asambleístas.
3. DEPORTIVOS Y CULTURALES

Son los eventos que congregan a deportistas activos y

aficionados en campeonatos, torneos y competencias.
Los eventos culturales más comunes son las exposiciones,
presentaciones culturales, ferias y espectáculos.

4. SOCIAL
Es uno de los eventos más usuales que congrega a familias,
amigos y empresas en celebraciones como los matrimonios,
primeras comuniones, bautizos, grados, despedidas,
recibimientos, nombramientos, quince años,
fiestas infantiles. San Silvestre y Navidad son otros de los
muchos motivos de celebración.
 COMO HACER UN EVENTO
Lo primero y principal es constituir una empresa
temporal, con su junta directiva, su junta
coordinadora que deben cumplir
todas la etapas que permitan establecer:
- Un ordenamiento lógico de funciones
- Un ordenamiento de actividades
- Un ordenamiento de recursos en pro de las
metas propuestas.
 FASES DE UN EVENTO

• PRE- EVENTO
• A- ETAPA DE PREVISION: Debemos determinar el tipo de
evento.
• - Elección del tema
• - Determinación del cubrimiento
• - Determinación del tipo de participantes
B.- SEDE DEL EVENTO: Ubicación de sede con fácil acceso,
comunicación no muy lejos de los centros urbanos, con
equipos mobiliarios y utensilios necesarios.
C- FECHA Y DURACION
 ETAPA DE PLANEACION
• Debemos establecer: Programa oficial o académico:
• Introducción, presentación, objetivos,
actividades( académicas, sociales, Culturales)
• B.- CAMPAÑA PROMOCIONAL: Selección de los medios
adecuados que permitan llegar al publico objetivo
teniendo en cuenta el listado de participantes potenciales
• C.- PRESUPUESTO: Plan como se obtendrán y se gastaran
los fondos. Debemos tener en cuenta :
• Gatos participantes, sede, promoción instalación
clausura.
 OPCIONES DE FINANCIAMIENTO

• Apoyo oficial
• Empresas patrocinadoras oficiales del evento
• Ferias
• Cuotas de inscripción ( según los asistentes esperados)
• E- PROGRAMACION DE SALONES
• Requerimientos de equipos ayudas audiovisuales,
mobiliario, utensilios de los salones, montaje y
adecuación de los salones de acuerdo a las diferentes
actividades a realizar.
 SISTEMATIZACION DEL EVENTO
• Cuando se trata de eventos académicos
debemos organizar una base de datos de toda
la información para el manejo de las
memorias del evento, de las inscripciones,
escarapelas y diplomas.
 ETAPA DE ORGANIZACIÓN

• Se establece una estructura que permita dar sentido a las actividades de

las anteriores etapas de previsión y planeación. Se debe establecer las
responsabilidades a través de la organización de los comités asesorados
por la junta directiva o coordinadora.
• Comité académico
• Comité de finanzas
• Comité de promoción
• Comité logística
• Comité de servicio turísticos
• FINALIZANDO LA FASE DEL PRE-EVENTO EN SU ETAPA DE
ORGANIZACIÓN Y ANTES DEDAR INICIO AL DESARROLLO Y
EJECUCION DEL EVENTO SE HACE NECESARIO DEFINIR LOS
TERMINOS DE LOS SERVICOS A UTILIZAR EN EL EVENTO LOS
CUALES DEBEN QUEDAR INCLUIDOS Y ESPECIFICADOS EN
CALIDAD Y PRECIO EN UN CONTRATO DE EVENTOS
 ASPECTOS QUE SE DEBEN TENER EN CUENTA PARA LA
ELABORACION DE UN CONTRATO

• GENERO O TIPO DE EVENTO

• Se refiere a que según la necesidad plantada por el cliente,
teniendo en cuenta sus gustos y presupuesto; se dará
respuesta a esta necesidad presentando una oferta ideal y
adecuada. Se establece de esta forma un convenio y se
determina con el cliente el tipo de evento ej: un coctel, una
cena, un bufete etc.
• NOMBRE DEL CLIENTE:
• Identificación de la persona que contrata el servicio,
puesto que puede tratarse de una empresa representada
por alguien sobre el cual recae toda la responsabilidad
del contrato en todos sus aspectos.
 DATOS IMPORTATES
• Nombre del cliente ( persona que firmará el
contrato.
• Nombre de la empresa (identificación
Comercial)
• Localidad(Ubicación o dirección comercial, o
residencial si es el caso
• Teléfonos de la empresa y residencia para caso
de comunicación
Fecha
• Se determina la fecha exacta para cual esta prevista la
reunión, el día y la hora en que debe realizarse, además
el tiempo estimado en horas para tener en cuenta
aspectos que de este dependan.
• PARTICIPANTES
• Es el numero de personas invitadas al evento,
discriminado las personas de atención especial.
• LOCAL.
• Se determina con el cliente el salón a utilizar dada la
capacidad del mismo, para proveer los aspectos mas
importantes del servicio.
PROGRAMA
• Se refiere a los aspectos o actividades que se van a
desarrollar durante el servicio, la recepción los discursos, el
brindis, deberán discriminase para que el personal de
servicio sepa en que momento deberá actuar, según lo
previsto para cada caso.
• PERSONAL DE SERVICIO
• El maître o capitán de meseros se encargara de organizar el
servicio, además de supervisar su ejecución.
• El barman sirve las bebidas, se calculan 60 a 80 personas
por barman.
• Los meseros atenderán el servicio, se calcula 25 a 30
personas por mesero.
DECORACION
• Esta por lo general es escogida por el cliente,
con una persona experta en decoración y deberá
ser estricta en cuanto gustos y exigencias del
cliente. Es normal elaborar un croquis.
• VARIOS
• En este punto se deberá tener en cuenta
pedidos especiales por el cliente, tales como
conjuntos musicales, alquiler de material de
servicio, muebles, transporte, otros.