FUNCIONES

ADMINISTRATIVAS

PLANIFICACIÓN
ORGANIZACIÓN
DIRECCIÓN
CONTROL

Cra.A.Patricia Guzzo
FUNCIONES
ADMINISTRATIVAS

 PLANIFICACIÓN
 ORGANIZACIÓN
 DIRECCIÓN
 CONTROL

Cra.A.Patricia Guzzo
PLANIFICACIÓN

 Función de la administración en la que

se definen los objetivos, se fijan las
estrategias para alcanzarlas, y se trazan
planes para integrar y coordinar las
actividades.

Cra.A.Patricia Guzzo
PRINCIPIOS de la
PLANIFICACIÓN

 CONTRIBUCIÓN A LOS OBJETIVOS

(coherencia entre planes)

 PRIMACÍA DE LA PLANEACIÓN (precede a

las demás funciones)

 EXTENSIÓN DE LA PLANEACIÓN (a todos

en la organización le compete)

 EFICACIA DE LOS PLANES (objetivos a

menores costos)
Cra.A.Patricia Guzzo
ELEMENTOS de la
PLANIFICACIÓN

 OBJETIVOS
 PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
 ESTRATEGIAS

 POLÍTICAS

 PLANIFICACIÓN OPERATIVA
 PROCEDIMIENTOS

 PRESUPUESTOS

 PROGRAMAS

Cra.A.Patricia Guzzo
ELEMENTOS de la
PLANIFICACIÓN
 OBJETIVOS

 FINES HACIA LOS CUALES SE

DIRIGE LA ACTIVIDAD DE LA
ORGANIZACIÓN.
 RED DE OBJETIVOS

 CARACTERÍSTICAS OBJETIVOS:
 VERIFICABLES

 RAZONABLES

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ELEMENTOS de la
PLANIFICACIÓN

 EJEMPLOS DE OBJETIVOS (pág.7)

 Elementos que los diferencian de un deseo

 ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS (APO)

 Se basa en la participación de los

subordinados en la fijación de los objetivos.

 Promueve la autoevaluación y el
autodesarrollo, llevando a mayor
motivación.

Cra.A.Patricia Guzzo
ELEMENTOS de la
PLANIFICACIÓN
 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA:
 ESTRATEGIAS

 POLÍTICAS

 ESTRATEGIAS:Colocar a la organización
en una relación ventajosa ante el medio
ambiente.
 La planeación estratégica es el proceso
de desarrollar estrategias.
 Estas implican establecer objetivos,
utilizando recursos para el logro de los
mismos y definir políticas para el uso de
esos recursos.

Cra.A.Patricia Guzzo
ELEMENTOS de la
PLANIFICACIÓN
 CARACTERÍSTICA DE LA
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

 Estudio del medio ambiente

 Estudio del interior de la
organización
 Análisis a largo plazo

 Responsabilidad de la alta
dirección
Cra.A.Patricia Guzzo
ELEMENTOS de la
PLANIFICACIÓN
 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA:

 POLÍTICAS

 Son líneas de acción para la toma de

decisiones.
 Busca unificar decisiones de distintas
personas frente a situaciones
similares.

Cra.A.Patricia Guzzo
ELEMENTOS de la
PLANIFICACIÓN
 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA:

 POLÍTICAS

 EXPRESAS: Enunciados orales o

escritos que especifican intenciones y
preferencias a tener en cuenta a la hora
de la toma de decisiones.
 IMPLÍCITAS: No tienen un enunciado
formal sino que se originan en la
práctica usual dentro de la organización.

Cra.A.Patricia Guzzo
ELEMENTOS de la
PLANIFICACIÓN
 PLANEACIÓN OPERATIVA:
 PROCEDIMIENTOS

 PRESUPUESTOS

 PROGRAMAS

 PROCEDIMIENTOS: Son guías para

la acción. Son métodos para llevar a
cabo actividades.

 El procedimiento brinda una solución

predeterminada.
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ELEMENTOS de la
PLANIFICACIÓN
 PRESUPUESTOS: Son planes que
anticipan la cantidad de ingresos y
egresos para un período
determinado.

 MANERAS DE PREPARARLOS:
 A partir presupuesto año anterior.
 Presupuesto Base cero (partir de cero
evaluando a un mismo nivel todos los
programas de acuerdo a los objetivos
de la organización)
Cra.A.Patricia Guzzo
ELEMENTOS de la
PLANIFICACIÓN
 PROGRAMAS: Es un plan que
determina períodos de tiempo para la
realización de actividades específicas.

 TÉCNICAS PROGRAMACIÓN:

 Gráfica de GANTT (tareas/tiempo)

 Redes PERT(diagramas que muestran la

interrelación entre actividades y sucesos)

Cra.A.Patricia Guzzo
ELEMENTOS de la
PLANIFICACIÓN
 TOMA DE DECISIONES
 ES LA SELECCIÓN DE UN CURSO
DE ACCIÓN ENTRE VARIAS
ALTERNATIVAS.

 ETAPAS:
 DEFINIR EL PROBLEMA
 OBTENER TODA LA INFORMACIÓN
 FORMULAR OPCIONES
 EVALUAR y DECIDIR
Cra.A.Patricia Guzzo
ELEMENTOS de la
PLANIFICACIÓN
 TOMA DE DECISIONES

 ETAPA: DEFINIR EL PROBLEMA

 VISUALIZAR CLARAMENTE EL
PROBLEMA y ANALIZARLO CON
CRITERIO INDEPENDIENTE

Cra.A.Patricia Guzzo
ELEMENTOS de la
PLANIFICACIÓN
 TOMA DE DECISIONES

 ETAPA:OBTENER TODA LA
INFORMACIÓN

 NO PODEMOS CONTAR CON TODA

LA INFORMACIÓN PARA TOMAR
UNA DECISIÓN RACIONAL.
 APRENDER A TOLERAR LA
AMBIGÜEDAD, INFORMACIÓN
INCOMPLETA,INCERTIDUMBRE.

Cra.A.Patricia Guzzo
 ELEMENTOS de la
PLANIFICACIÓN
 TOMA DE DECISIONES

 ETAPA: FORMULAR OPCIONES

 SE FORMULAN POCAS OPCIONES

FRENTE A UN PROBLEMA POR DOS
CAUSAS:

 FALTA DE INFORMACIÓN
 ACEPTAR LA PRIMERA IMPRESIÓN
DEL PROBLEMA
Cra.A.Patricia Guzzo
ELEMENTOS de la
PLANIFICACIÓN
 TOMA DE DECISIONES

 ETAPA:EVALUAR y DECIDIR

 SE EVALÚA y SE DECIDE.
 EN LA TOMA RACIONAL DE
DECISIONES LOS OBJETIVOS DE LA
ORGANIZACIÓN SERÁN LOS QUE
APORTARÁN LOS CRITERIOS PARA
DECIDIR POR LAS ALTERNATIVAS
QUE MÁS LO SATISFAGA.

Cra.A.Patricia Guzzo
ELEMENTOS de la
PLANIFICACIÓN
 ERRORES MÁS COMUNES DE LA
PLANEACIÓN

 FALTA DE COMPROMISO PARA

PLANEAR (resolver problemas del
momento y postergan la planeación)
 CONFUSIÓN DE PLANEACIÓN con
PLANES
 FALLAS EN DESARROLLO e
IMPLANTACIÓN DE ESTRATEGIAS
(definición clara e implantación mediante
planes de acción)
Cra.A.Patricia Guzzo
ELEMENTOS de la
PLANIFICACIÓN
 ERRORES MÁS COMUNES DE
LA PLANEACIÓN

 FALTA de OBJETIVOS o METAS

SIGNIFICATIVAS (objetivos bien
definidos y alcanzables)
 FALTA DE VISIÓN para CONSIDERAR
LA PLANEACIÓN COMO UN
PROCESO RACIONAL (objetivos
claros, alternativas, sistema información
suficiente,etc)
Cra.A.Patricia Guzzo
ELEMENTOS de la
PLANIFICACIÓN
 ERRORES MÁS COMUNES DE
LA PLANEACIÓN

 DEPENDENCIA EXCESIVA DE LA
EXPERIENCIA (tomar la experiencia
como dato básico)
 RESISTENCIA AL CAMBIO (el
administrador deberá tomar las medidas
necesarias para minimizar los efectos de
esta resistencia)

Cra.A.Patricia Guzzo
ORGANIZACIÓN

 Función de la administración que

consiste en determinar qué tareas hay
que hacer, quién las hace, cómo se
agrupan, quién rinde cuenta a quién y
dónde se toman las decisiones.

 ¿Cómo debe dividirse el trabajo dentro

de un departamento?
 ¿Cómo deben coordinarse los esfuerzos
para lograr un esfuerzo general
unificado?
Cra.A.Patricia Guzzo
ORGANIZACIÓN
NATURALEZA y PROPÓSITO

 ORGANIZACIÓN FORMAL
 Cuando las actividades de dos o mas

personas están explicitamente

coordinadas para el logro de ciertos
objetivos.
 PRINCIPIOS ORG.FORMAL:
 Principio unidad de objetivo (una
estructura es efectiva si permite
contribución de cada individuo al objetivo
de la organización)
 Principio de eficiencia (si facilita la

obtención de objetivos a un costo mínimo)

Cra.A.Patricia Guzzo
ORGANIZACIÓN
NATURALEZA y PROPÓSITO

 ORGANIZACIÓN INFORMAL
 El propósito de las organizaciones

informales es cubrir necesidades

humanas.
 Necesidad de información

 Es importante integrar la
organización informal.

Cra.A.Patricia Guzzo
ORGANIZACIÓN

 RELACIÓN SUBORDINADO-SUPERIOR

 CADENA DE MANDO:Conjunto de
relaciones de dependencia desde cúpula
a base.

 UNIDAD DE MANDO:Sólo supervisor.

 TRAMO DE CONTROL:Número de
personas que supervisa un superior.
Cuanto más ascendemos menos
personas se supervisa.
Cra.A.Patricia Guzzo
ORGANIZACIÓN

 RELACIÓN SUBORDINADO-SUPERIOR

 TRAMO DE CONTROL: Elementos que

influyen en el número de personas
supervisadas por un mismo jefe:
 Número de actividades es un mismo sector
 Grado de incertidumbre en el trabajo
 Mayor responsabilidad y complejidad en los
puestos de los subordinados
 Mayor capacitación de los subordinados.
 Procedimientos estandarizados
 Tipo de trabajo del supervisor (rutinario o no)

Cra.A.Patricia Guzzo
ORGANIZACIÓN

 COORDINACIÓN INTERSECTORIAL

 INTERRELACIÓN QUE EXISTE

ENTRE DEPARTAMENTOS.

 INDICADOR DEL GRADO DE

COORDINACIÓN:NIVEL DE
INCERTIDUMBRE CON RESPECTO A
LA TAREA QUE COMPARTEN LOS
SECTORES.

Cra.A.Patricia Guzzo
ORGANIZACIÓN

 MECANISMOS DE COORDINACIÓN

 PLANES y REGLAS (proc.estandariz)

 CANALES VERTICALES DE
AUTORIDAD (uso cadena mando)
 REUNIONES IMPROVISADAS
 REUNIONES PROGRAMADAS
 RESPONSABILIDADES
DEPARTAMENTALES de COORD.
 INTERMEDIARIOS
 DISEÑO MATRICIAL
Cra.A.Patricia Guzzo
ORGANIZACIÓN

 DESCENTRALIZACIÓN DE LA
AUTORIDAD

 CENTRALIZACIÓN: Concentración de
la autoridad y decisiones en la parte
más alta de la organización.

 DESCENTRALIZACIÓN: Cantidad de
autoridad y toma de decisiones a
DELEGAR.

Cra.A.Patricia Guzzo
ORGANIZACIÓN

 DELEGAR: Proceso mediante el cual los

administradores asignan tareas, autoridad y
responsabilidad.

 DELEGACIÓN EFECTIVA:
 COMPLETA (se asigna TODA tarea
necesaria para objetivo/responsab.)

 CLARA (comprendan con claridad

tareas,responsab.y autoridad )

 SUFICIENTE (autoridad suficiente)

Cra.A.Patricia Guzzo
ORGANIZACIÓN
 GRADO DE DELEGACIÓN:

 Se delega responsabilidad y autoridad, pero los

superiores nunca se desprenden de la
responsabilidad.
 EJEMPLOS:

 “Analiza este problema dame los hechos y

decidiré que hacer”
 “Analiza este problema y recomienda acciones
alternativas y recomienda solución”
 “Analiza este problema y hazme saber lo que
harás”
 “Emprende acciones, y no necesito ningún
contacto posterior”

Cra.A.Patricia Guzzo
ORGANIZACIÓN
 ERRORES de ORGANIZACIÓN

 PLANEACIÓN INAPROPIADA (cambio de

planificación manteniendo estructura
 NO ESPECIFICAR CON CLARIDAD LAS
RELACIONES (autorid.y respons.)
 NO DELEGAR AUTORIDAD
 NO EQUILIBRAR LA DELEGACIÓN
 CONFUSIÓN DE LÍNEAS DE
AUTORIDAD e INFORMACIÓN
 OTORGAMIENTO DE AUTORIDAD sin
RESPONSABILIDAD

Cra.A.Patricia Guzzo
ORGANIZACIÓN
 ERRORES de ORGANIZACIÓN

 RESPONSABILIDAD SIN AUTORIDAD

 MALA COMPRENSIÓN DE LOS
DEPARTAMENTOS DE SERVICIO
(departamentos que son apoyo y se
consideran un fin en sí mismo)
 EXCESO DE ORGANIZACIÓN
(procedimientos excesivamente
complejos)

Cra.A.Patricia Guzzo
DIRECCIÓN

 Función de la administración que

consiste en motivar a los
subordinados, influir en los individuos
y los equipos mientras hacen su
trabajo, elegir el mejor canal de
comunicación y ocuparse de
cualquier otra manera del
comportamiento de los empleados
resolviendo los conflictos.

Cra.A.Patricia Guzzo
DIRECCIÓN DE EMPRESAS

 GESTIONAR RECURSOS

 DIRIGIR PERSONAS

Cra.A.Patricia Guzzo
DIRECCIÓN
 Elementos del proceso de dirección:
 Personas tienen diferentes roles

 No existen personas promedio

 Dignidad personal (p/logro objetivo)

 Totalidad de las personas

 LIDERAZGO
 Proceso interpersonal mediante el

cual los administradores tratan de

influir sobre sus empleados

Cra.A.Patricia Guzzo
DIRECCIÓN
 ESTILOS DE LIDERAZGO
 LÍDER CENTRADO EN
PERSONAS (sensibilidad,
satisfacción personal)
 LÍDER CENTRADO EN TAREAS

 COMUNICACIÓN
 Es la transferencia de información del
emisor al receptor
 Es importante en lo interno y en la
relación con el medio.

Cra.A.Patricia Guzzo
DIRECCIÓN
DIRECCIONES de la COMUNICACIÓN
 DESCENDENTE (O.autocráticas)

 ASCENDENTE (O.participativas)

 CRUZADA (horizontal y diagonal)

COMUNICACIÓN ORAL y ESCRITA

 ESCRITA: Antelación, más personas.

 ORAL: Retroalimentación inmediata

Cra.A.Patricia Guzzo
DIRECCIÓN
PROCESO DE COMUNICACIÓN

 EMISOR
 CANAL DE TRASMISIÓN
(ej:teléfono)
 RECEPTOR
 RETROALIMENTACIÓN

Cra.A.Patricia Guzzo
DIRECCIÓN
BARRERAS EN LA COMUNICACIÓN

 BARRERAS EN EL EMISOR
(claridad)
 BARRERAS EN LA TRASMISIÓN
(intermediarios)
 BARRERAS EN EL RECEPTOR
(actitud)

 Aún superando estas barreras se

podrá dar la mala interpretación por
parte del receptor.
Cra.A.Patricia Guzzo
DIRECCIÓN
MEJORA DE LA COMUNICACIÓN

 Aclarar ideas antes de comunicar

 Comprender condiciones del ambiente
físico y humano
 Disponer de toda la información
necesaria al momento de comunicar
 Ser cuidadoso en el tono
 Seguimiento de la comunicación
 Comunicar mensajes con importancia
 Acciones coherentes con comunic.
 Ser buen oyente
Cra.A.Patricia Guzzo
CONTROL

 Función de la administración que

consiste en vigilar el desempeño actual,
compararlo con una norma y emprender
las acciones que hicieran falta.
 Reunir y retroalimentar información
acerca del desempeño de forma de
poder comparar resultados.
 Relación con planificación.
 Función de todos los niveles que
ejecuten planes.

Cra.A.Patricia Guzzo
PROCESO DE CONTROL

 ESTABLECER ESTÁNDARES

 MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO EN

COMPARACIÓN CON ESOS
ESTÁNDARES

 CORRECCIÓN DE DESVIACIONES
CON RESPECTO A ESTÁNDARES y
PLANES (relación con las otras
funciones)
Cra.A.Patricia Guzzo
REQUISITOS DE CONTROL
 LOS CONTROLES DEBEN HACERSE A
LA MEDIDA DE PLANES y PUESTOS.
 HACERSE A LA MEDIDA DE
ADMINISTRADORES ESPECÍFICOS y
SUS PERSONALIDADES.
 SEÑALAR LAS EXCEPCIONES EN
PUNTOS PRINCIPALES.
 OBJETIVIDAD
 FLEXIBILIDAD
 AJUSTARSE AL CLIMA DE LA ORG.
 ECONÓMICOS
 CONDUCIR A ACCIONES
CORRECTIVAS

Cra.A.Patricia Guzzo
SISTEMAS de ADMINISTRACIÓN

 CONJUNTO DE PRÁCTICAS DE
PLANIFICACIÓN, ORGANIZACIÓN,
DIRECCIÓN y CONTROL.

 SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN
 BUROCRACIA (Administr.a través

de dptos.dirigidos por funcionario

con una rutina inflexible)
 ADHOCRACIA (menos formal,
centrado en personas, equipos)
 ENFOQUE CONTINGENCIA “Todo

depende” (tareas y personas)

Cra.A.Patricia Guzzo
CAMBIO ORGANIZACIONAL

 CONDICIONES INTERNAS y
EXTERNAS VARÍAN
RÁPIDAMENTE .

 RESISTENCIA al CAMBIO (Causas)

 Interés en la posición actual

 Malentendidos y falta confianza

 Diferentes apreciaciones

 Poca tolerancia al cambio

Cra.A.Patricia Guzzo