Cómo organizar una reunión de equipo

Cómo hacer una reunión de equipo y no morir en el intento

Una forma rápida y efectiva de acabar

con un equipo es no preparar y organizar
de forma eficiente una reunión de un
equipo de trabajo. En la empresa suelen
darse muchas situaciones y no podemos
referirnos en tan breve espacio de
tiempo a todas. No obstante, vamos a
dar algunos consejos y recomendaciones
generales sobre situaciones muy
comunes hoy en día.

Consejos para organizar una eficiente reunión de equipo o como

hacer "otras reuniones de equipo"

1. No organice una reunión entorno "al jefe". Este tipo de

reuniones suelen deshacer a medio plazo a los equipos. Quizás le
resultes familiares planteamientos tales como: El jefe tiene poco
tiempo y el que tiene "es oro". Lo importante es que el jefe dé
mensajes. Al super jefe hay que impresionarle, ser brillante
(mensajes frecuentes de otros subjefes). El jefe no quiere oir
parlamentos largos e intervenciones no solicitadas, etc. etc. Sí,
esto está muy bien. Pero si se organiza y prepara una reunión de
equipo de forma eficiente, probablemente, es posible
compatibilizar estas reuniones con tales planteamientos. Por
tanto, primer consejo: no se limite a organizar una reunión para el
jefe: emplee su tiempo en preparar y organizar una buena
reunión.
2. Establezca un buen orden del día. Piense bien en los objetivos
de la reunión, las personas que deben intervenir, los espacios de
tiempo, el qué, cuándo y porqué de las diferentes intervenciones y
protagonismos. Olvídese del regate a corto, con el que tan
familiarizados y seguros se sienten algunos, hasta el punto de
despreciar preparar una reunión. Tales regates están bien para
situaciones improvisadas, pero a largo plazo destrozan a las
personas más valiosa de los diferentes equipos. Envíe el orden
del día con anterioridad a todos los asistentes a la reunión.
3. Dele importancia y estatus a la reunión de equipo.
Establezca de forma simpática alguna reglas sencillas. Si establece
que las reuniones de equipo son "sagradas", su gente las tomará
en serio. El primer paso es que sean importantes para el jefe. No
interrupciones de las secretarias, móviles apagados, uso limitado
de portátiles, moderar las reuniones y establecer que las

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 interrupciones están prohibidas... Los miembros de un equipo
deben percibir que la reunión de equipo es importante. Asegúrese
previamente la asistencia de todas las personas que deban asistir
a la misma. Cuide el horario de celebración de la misma.
4. Prepare bien con antelación la sala de la reunión de
equipo. ¿Cuántas veces ha asistido a una pérdida colectiva de
tiempo porque no está preparado el proyector, las fotocopias no se
han realizado a tiempo, no funciona el aire acondicionado, o no se
ha previsto un corte de electricidad por mantenimiento. Empiece
dando una imagen impecable ante su equipo, cuidando estos
pequeños detalles, o asignando a una persona responsable que lo
tenga todo preparado.
5. Utilice los recursos necesarios para la reunión. No improvise
cualquier sitio y no escatime en los medios necesarios. Las
reuniones pueden ser más eficientes si hay un buen proyector, se
permite la audición de un buen vídeo, los miembros pueden hacer
fácilmente uso de un power point, etc. Sea innovador. Hoy existen
software especializados para hacer presentaciones
espectaculares. Observe, por ejemplo, este vídeo de un profesor
sueco ¿se la imagina con la proyección de resultados de su
empresa?
6. Haga una buena moderación de la reunión. En las empresas
hay personas introvertidas, extrovertidas, con facilidad para
comunicar y hasta reservadas y tímidas cuyo sentido de la
educación les lleva a no interrumpir o dejar de hablar si otro le
interrumpe. Si deja "barra libre" en las intervenciones
probablemente le dará un protagonismo a personas que ya de por
sí lo tienen. Anime a hablar a aquellos que tienen cosas
potencialmente que decir. Desanime y corte en seco a los
oportunistas, aduladores, venderores de mantas en verano... El
protagonismo de estos sujetos puede desanimar a los miembros
más valiosos de su equipo. Una buena moderación de una reunión
de equipo puede ser la manifestación más clara del carisma y
capacidad de un jefe para ejercer el liderazgo. Sugerencia de
lectura complementaria: saber escuchar en la empresa.
7. Diferenciar tipos de reuniones. No confunda reuniones sobre
temas específicos, con reuniones ordinarias y periódicas. Las
intervenciones, mensajes, tiempos, medios deben ser bien
distintos... No mezcle excesivamente temas en reuniones de
equipo.
8. No permita polémicas absurdas, improvisadas o debates
estériles de tipo personal. Suele ser una tentación para algún
jefe "enfrentar" opiniones en una reunión de equipo con vistas a
aclarar en dicho entorno la vía más conveniente para la empresa.
No lo haga, sin antes haber sugerido que las personas con

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 opiniones divergentes sobre el tema en cuestión se hayan reunido
antes y a solas para acercar o clarificar sus opiniones. El tiempo
que "pierden" dos no lo multiplique por "n veces". En las reuniones
de equipo no se debe confundir el verbo "contrastar" con
"enfrentar". Destierre el segundo. Intente evitar que haya
perdedores en una reunión de equipo. Fomente la cohesión, el
trabajo ordenado y coordinado en las propias reuniones.
9. Provoque que se lleguen a conclusiones y compromisos
relevantes. Levante un acta y ejerza que se haga un seguimiento
de las conclusiones y compromisos. De esta forma le dará estatus
e importancia a las reuniones de equipo. Para el seguimiento ver
el tema: la secretaria perfecta.
10. Dedique tiempo a nivel personal, si percibe, reserva,
retraimiento o desgana en algún miembro de su equipo.
Quizás esto le evite problemas mayores. De entrada una baja
productividad de su capital humano más valioso. No escatime una
reunión personal con algún miembro de su equipo, un almuerzo,
un desplazamiento...

FORMA DE HACER REUNIONES QUE TIENEN EN GOOGLE.

Las 6 claves de Marissa Mayer para hacer reuniones efectivas son:

1. Define una agenda en firme

Mayer siempre exige una agenda de la reunión por adelantado, de manera que cuando los
participantes llegan a la sala, van directos al grano, aprovechando mejor el tiempo y
aumentando la productividad.

2. Déjalo todo por escrito

Las reuniones en Google son muy interactivas, con pantallas por todos lados e información
que llega a través de muchos dispositivos. Por tanto, se hace necesario tomar nota de todo
ello y enviarla a cada participante. Así, cuando más adelante se esté revisando los puntos
acordados, se podrá saber con exactitud qué fue lo que se acordó.

3. Haz micro-reuniones
Divide el tiempo que vas a dedicar a un asunto en segmentos más pequeños, centrados en el
asunto en cuestión. De esta manera consigues focalizarte mejor en un asunto hasta que esté
resuelto.

4. Reúnete en horas de oficina

Mayer dice: “La mayoría de nuestros productos más interesantes se han visto durante las

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horas de oficina”. Durante las horas de oficina, Mayer puede tener más de 15 reuniones,
con una media de 7 minutos por persona.

5. Olvídate de la política, usa los datos

Esta idea debería se usarse en las empresas en las que los empleados crean que el OK a un
determinado proyecto se da por la persona que lo realiza y no por la calidad de la propia
idea. Mayer piensa que esto desmoraliza al empleado. Google selecciona diseños en
función de una métrica determinada, exclusivamente de datos, nada de personas. Se mide el
diseño y se elige el que mejor resulte, independientemente de que te guste más o menos.
Los diseños no se eligen en función de las relaciones personales.

6. Controla el tiempo
Para añadir un poco de presión a la hora de focalizar las reuniones e ir al grano, en Google
acostumbran a proyectar en una de las paredes un reloj con cuenta atrás. Todos saben que la
reunión acaba cuando el reloj llega a 0.

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