UNIVERSIDAD ESTATAL A DISTANCIA

VICERRECTORÍA ACADÉMICA
ESCUELA CIENCIAS EXACTAS Y NATURALES

Tarea 1
“Impacto del talento humano:
liderazgo de reuniones”

Nombre del Curso: Métodos analíticos y métricas de

calidad
Grupo No. 1
Nombre del Tutor: Maricela Rodriguez Arauz

Nombre Completo: Serrano Rojas Luis Eduardo

Número de cédula: 1-0626-0993

Centro Universitario San José

5 de julio
II CUATRIMESTRE 2010.
Índice
Introducción................................................................................................................................................3
Desarrollo....................................................................................................................................................4
Objetivo...................................................................................................................................................4
Estudio de la situación actual..................................................................................................................5
Generalidades......................................................................................................................................5
Lineamientos utilizados.......................................................................................................................6
Los mejores consejos para conducir reuniones efectivas........................................................................7
Determine el objetivo de la reunión....................................................................................................7
Planifique la reunión............................................................................................................................7
Evite las actividades y actitudes improductivas...................................................................................8
Documente apropiadamente..............................................................................................................8
Recuerde su papel de líder, no de monarca........................................................................................9
Recomendaciones finales......................................................................................................................10
Anexos.......................................................................................................................................................11
Anexo 1: F03-1.1 Acta de Reunión.........................................................................................................11
Conclusiones y recomendaciones..............................................................................................................12
Bibliografía................................................................................................................................................13

2
Introducción
El presente trabajo tiene como objetivo investigar como impacta el talento

humano en el desarrollo y desenvolvimiento de las reuniones de trabajo, ante todo el

liderazgo de los encargados de proyecto.

En el marco de las métricas de calidad – fundamento de este curso – espero me

permita descubrir la importancia de la preparación de los miembros de un equipo de

proyectos en un ambiente tan decisorio para el éxito de un proyecto como lo son las

reuniones de trabajo, y el papel de utilizar mediciones y métodos para mejorar su

efectividad.

Al estar mi función alejada de los equipos de desarrollo, llevo a cabo esta

investigación como agente externo, utilizando las opiniones de miembros que participan

en los proyectos. Igualmente, utilizo mi experiencia en otros lugares de trabajo, así

como mi conocimiento acerca del tema y, por supuesto, el material investigado para el

desarrollo de esta tarea.

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Desarrollo

Objetivo
Determinar el impacto del talento humano que percibe en su lugar de trabajo.
Que tan efectivos son los encargados de proyectos en cuanto a liderar reuniones.

 El estudiante debe analizar e investigar los grupos de trabajo con los que
se relaciona en su lugar de trabajo. Catalogar el talento humano percibido
con el fin de encontrar y documentar posibles mejoras.
 Investigue y comente métodos para mejorar la efectividad de reuniones,
sugiera. Que estatutos o reglas desarrollaría en su empresa a fin de
mejorar el talento humano.
 Desarrollo los puntos principales de la metodología que se utiliza
actualmente en su lugar de trabajo, si no existe solicite un modelo de
investigación a su tutor o al encargado de cátedra (PMI o Six Sigma). Es
su responsabilidad iniciar su trabajo sin el correo de aprobación
respectivo.
 Genere las mejoras que pueden aplicarse después de la investigación que
realizo.

4
Estudio de la situación actual
Generalidades
Debido a la naturaleza de mis funciones como consultor, he escogido mi cliente

principal – el ICE – para realizar este trabajo.

Aunque no doy mis servicios para el área de desarrollo de aplicaciones (mi

especialidad es el Soporte Técnico de “mainframes” UNISYS™ dentro de la empresa),

si tengo relaciones eventuales con ésta área, así como con los administradores de

proyectos y con el área que está fomentando la incorporación de las tareas de calidad

dentro de la División de Información Corporativa (DIC).

El ambiente dentro del ICE no puede ser más heterogéneo: personal de planilla trabaja

a diario con personal de proveedores y consultores, los mantenimientos sobre sistemas

legados conviven con los desarrollos sobre las nuevas filosofías y herramientas de

desarrollo, las aplicaciones desarrolladas a la medida interactúan con paquetes y

soluciones de negocio adquiridas en el mercado.

Por otra parte, la educación formal, la experiencia y el conocimiento del negocio de los

miembros de proyecto pueden ser muy disímiles.

Adicional a esto, las presiones propias que generan la inserción en un mercado de

competencia, se intentan abrir paso en un ambiente permeado por un monopolio

estatal de muchos años.

Puedo decir sin temor a equivocarme, que convivo en un ambiente donde la

implementación de las políticas de calidad se encuentra ante retos de un gran nivel de

complejidad y dificultad.

5
Por todo lo anterior, un administrador de proyectos en el ICE debe aprender a lidiar con

muchos elementos. Es más, si se quiere muchas veces se pueden identificar varias

“subculturas”, definidas por alguna o varias de las características que enumeré

anteriormente, que hacen más difícil hablar de un solo tipo de “comportamiento

organizacional” dentro de la empresa. Esto no es ajeno al tema de las reuniones.

Dentro del trabajo que llevé a cabo entrevistando 1 a varios líderes de proyecto, o

líderes de actividades para hablar en términos generales, la idea prevaleciente era una:

cada uno(a) lidera sus reuniones de acuerdo a sus habilidades y conocimientos

personales. Esto me llevó al siguiente tema.

Lineamientos utilizados
En la planificación y desarrollo de reuniones, los diferentes equipos de trabajo están

orientados por el documento “GUIA-PRO04-01 Guía para completar la plantilla F03

acta de reuniones”. En el Anexo 1 se muestra un ejemplo de la plantilla F03-1.1 Acta

de Reunión completado con dicha guía.

En general, los lineamientos utilizados por la PMO (Project Management Office) del ICE

son los del PMI (Project Management Institute), tal y como los especifica el PMBOK

(cuerpo de conocimientos de la PMI), en su tercera edición.

Como he mencionado, aunque la documentación de la reunión se encuentra

normalizada, no así la planeación y la dirección de las mismas. Tal como se apunta en

el libro de apoyo de este curso “dirigir reuniones eficaces de equipos requiere ciertas

habilidades que, francamente, muchas personas no poseen” (pp.73).

1
De manera informal, pues quisieron mantener su anonimato
6
Los mejores consejos para conducir reuniones efectivas
Quise utilizar este título porque, en realidad, en este tema de liderar una reunión

exitosa, puede aplicar aquel viejo dicho que reza “quien no oye consejo no llega a

viejo”. Voy a presentar un resumen de lo que me pareció digno de rescatar.

Determine el objetivo de la reunión

La convocatoria a una reunión debe contestar primero a las siguientes preguntas ¿es

realmente necesaria esta reunión? ¿hay una forma alternativa (un correo, un

memorándum,etc.) que logre el mismo objetivo? Generalmente una reunión obedece

a tres propósitos primarios: comunicar, administrar y decidir. En cualquier caso, es

necesaria la reunión si dichas acciones necesitan hacerse en conjunto con otras

personas.

También es útil conocer a qué tipo de reunión se estaría citando (planeación

estratégica, toma de decisiones, informativa, revisión de planes, generación de nuevas

ideas, etc.).

Una reunión cuesta dinero y tiempo, y debe llevarse a cabo solo si el objetivo y el costo

lo justifican.

Planifique la reunión
La reunión debe estar calendarizada, contar con una agenda y con los recursos (sala,

proyector, etc.) necesarios.

La agenda debe incluir, entre otros, nombre y fecha de la reunión, objetivos y propósito,

organizador, participantes (si son menos de diez), lugar de reunión, horas de inicio y

finalización y prerrequisitos. Es muy importante que la agenda esté disponible con

suficiente antelación, para que los participantes puedan prepararse adecuadamente.

Esté seguro de invitar a las personas estrictamente necesarias. La agenda también

7
permite dar un orden a los temas que se van a discutir. Es por eso que la misma debe

respetarse durante el desarrollo de la reunión. La agenda debe contar con una

apertura, un desarrollo y un cierre. Es muy importante que haya análisis y

conclusiones de los resultados de la reunión.

El organizador debe garantizar además que los recursos necesarios para el normal

desenvolvimiento de la reunión estén disponibles oportunamente.

Evite las actividades y actitudes improductivas

El líder de una reunión debe promover el dinamismo en el desenvolvimiento de la

misma. Cada asistente debe estar en capacidad de aportar ideas, y de ser respetado

y motivado a que las presente. Evite los juicios. Si un miembro no está interesado en

participar, o su participación cesó, debería abandonar la reunión. La conducción de la

reunión debe promover el cumplimiento de los objetivos. Por esta razón, también

deben evitarse las distracciones. Utilice la tecnología como un apoyo, no como una

distracción. El uso de computadores portátiles, aunque puede interpretarse como una

herramienta, también es una potencial fuente de distracción para los asistentes (acceso

a internet, a correos electrónicos, etc.). El respeto a la hora de inicio y finalización de

las reuniones debe ser mandatorio. Se debe desarrollar una reunión en el menor

tiempo posible para evitar el aburrimiento y el cansancio, y con ello la falta de interés y

motivación. Si es necesario, planifique descansos.

Documente apropiadamente
Antes de la reunión, como dije, es vital que haya una agenda.

De la misma manera, durante la reunión, se debe recopilar las opiniones emitidas por

los participantes, así como las conclusiones, compromisos obtenidos y fecha de la

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próxima reunión, si la hubiere. Para esto debe haber sido asignado de antemano un rol

de secretario a alguno de los participantes.

De igual manera, el documento debe ser puesto a disposición de los interesados

(participantes o no en la reunión) para dar visibilidad al avance del proyecto.

Recuerde su papel de líder, no de monarca

El líder de una reunión debe promover armonía, participación, resultados. De ninguna

manera debe promover críticas, malentendidos, juegos de poder. La habilidad de

guiar dentro de parámetros que pueden entenderse como de “sentido común” es muy

importante. Mantener la cohesión del equipo en pos del logro de los objetivos es aun

mas valioso que el seguir recetas. Un líder en una reunión necesita más de sus

habilidades para resolver conflictos que de su poder para dar órdenes.

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Recomendaciones finales
Tomando en cuenta las características observadas en el recurso humano que participa

y, sobre todo, que dirige las reuniones, yo me atrevería a hacer las siguientes

recomendaciones:

1. Normalicen: Es vital que los líderes de proyecto utilicen normas similares para

conducir las reuniones, sobre todo en lo que se refiere a la puntualidad y uso de

documentación. Eso debe aplicarse tanto al recurso propio de la empresa como

al “outsourcing”.

2. Preparen una agenda con los temas a tratar : Es importante conocer de

antemano los temas que se tratarán en una reunión. Si alguno de los asistentes

necesita ser retroalimentado, debe proporcionársele la información que le

permita estar enterado de la temática de la reunión. Esto también mejora la

posibilidad de que cada asistente sea productivo en cuanto a los objetivos de la

reunión.

3. Hagan un cierre de la reunión: Algunas veces el objetivo de la reunión se pierde,

dando como resultado una reunión sin conclusiones y, peor aún, sin acuerdos.

4. Apliquen métricas sobre la efectividad de las reuniones : Sería bueno efectuar un

poco de autocrítica sobre lo bueno y lo malo de las reuniones. Hay cosas que

se suelen hacer “porque siempre se han hecho así”. Aplicar reingeniería sobre

el concepto de la reunión puede ser muy valioso, pero antes se necesita tener

datos que permitan ver que se necesita cambiar.

5. Utilicen casos de éxito de otras instituciones : Inventar el agua tibia no siempre

funciona, sobre todo si se tiene acceso a experiencias similares en otras

instituciones.

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Anexos

Anexo 1: F03-1.1 Acta de Reunión

11
Conclusiones y recomendaciones
La aplicación de normas de calidad es un tema complejo y delicado, sobre todo en

una institución con las particularidades del ICE. Sin embargo, considero que representa

un reto muy valioso para los que nos gusta este tema.

Con este trabajo he podido apreciar que en un tema tan “pequeño” como lo es el

liderar una reunión, se puede hacer un aporte significativo en la mejora de calidad de la

empresa.

Como bien dice nuestro libro de estudio para este curso, la transformación hacia un

ambiente de calidad es un “proceso de cambio sistemático” hasta lograr un “cambio

radical”.

Realmente espero que este sea un pequeño gran aporte para la institución.

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Bibliografía

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http://es.kioskea.net/contents/projet/conduite-reunion.php3 [2010, 29 de junio].
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 Team Meetings: How to Ensure Efficiency and Effectiveness (2010, enero), [en
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