CARTAS GANTT Y GRAFICO PERT

La ejecución de un proyecto cualquiera, es una actividad compleja, que

requiere de un acabado estudio previo para que su desarrollo sea exitoso. Si
acotamos el espectro de proyectos, a los referidos a la ejecución de obras de
administración, el problema es aún mayor, en donde el principal recurso es el
ser humano. Lo impredecible de este recurso hace que sea difícil pronosticar
resultados. Sin embargo, un estudio acucioso previo a la ejecución de las
actividades, reduce considerablemente esta incertidumbre, y uno de los
elementos fundamentales de este estudio, es la Planificación y Programación
de actividades.
La Planificación al ocuparse de elementos como el tipo de recursos, el
presupuesto disponible, la organización de faenas, etc., anticipa y predice el
comportamiento que tendrá la ejecución de los trabajos, para así poder estimar
la forma mas correcta y eficiente de lograr los objetivos y metas de la empresa
en la ejecución del proyecto. Luego, corresponde asignar fechas calendario a
nuestra Planificación, a modo de cumplir con lo establecido en ella; a ésta
etapa la denominamos Programación.
Dentro de las diferentes técnicas de Planificación existentes, el de la Carta
Gantt, es el mas ampliamente conocido en diferentes niveles de organización y
en diferentes tipos de proyectos. Su adaptabilidad y sus diferentes grados de
desagregación (según requerimientos específicos), hacen que este método sea
ampliamente utilizado.
En el presente trabajo, se presentará y analizará el método, para luego poder
determinar sus aplicaciones y sus desventajas. Así, en el futuro, se podrá
determinar que método es el más apropiado para una obra determinada y
cuando es conveniente utilizar sistemas mixtos.

MARCO TEÓRICO.
La finalidad de la utilización de cualquier método de Planificación, es identificar
las variables claves de un proyecto, para así poder realizar la mejor estimación
posible del proyecto y su ejecución. De ésta manera se podrá cumplir con los
plazos establecidos y con el costo presupuestado.
La idea es que el sistema escogido permita visualizar claramente las
actividades necesarias para la materialización del proyecto, prever los posibles
recursos necesarios, estimar la duración del proyecto, considerar aspectos de
la organización del proyecto, entre otros.
En términos generales, la Carta Gantt, representa las actividades en término
de unidades de tiempo, a través de una barra horizontal que dimensiona la
duración de la actividad y fijando fechas de inicio y de término para éstas, a
través de las columnas que son las escalas de tiempo. Ésta representación
puede realizarse en diferentes niveles de agrupación, así se pueden visualizar
etapas, grupos de actividades, actividades y subactividades.
Es importante destacar que en la gráfica también se puede obtener más
información, dependiendo de la simbología que se emplee. Así, las barras se
pueden ver complementadas por números que indiquen la cantidad de obra a
ejecutar, por símbolos que indican algún hito, colores que indican actividades
criticas, entre otros. Lo importante radica que al escoger cualquier tipo de
representación, sea de acuerdo a las necesidades de Planificación,
Programación y Control que requiera el proyecto.

UTILIZACIÓN DE LA CARTA GANTT.

Como ya es sabido, la utilización de métodos de programación en cualquier
ámbito o quehacer industrial, puede ayudar de muy buena forma a alcanzar los
objetivos propuestos, si es que esta herramienta es bien aplicada. Tanto es así,
que si no utilizáramos este tipo de instrumentos no podríamos saber con
exactitud en que lugar estamos durante la ejecución de nuestro proyecto, y no
podríamos saber la incidencia de una determinada actividad en un momento
dado.
Los inventores de esta herramienta específica para programar, fueron los
señores Henry Gantt y Taylor, que en su principio lo hicieron pensando en la
administración en general. Es decir la utilización aplicada a la industria de
producción moderna. El mayor aporte fue la creación de un grafico de barras
que ayudo a observar cronológicamente las actividades y ver su ejecución
teórica en el tiempo. En definitiva es un esquema que representa el tiempo
requerido para la realización de una tarea. Son seis etapas que se deben de
llevar a cabo:
• Listado de actividades
• Orden cronológico de las actividades
• Determinación de tiempos
• Elaboración del esquema
• Colocación de barras en el esquema
• Determinación de tiempos totales
En este tipo de gráficos también es posible ver las duraciones esperadas y los
posibles traslapos (relaciones de precedencia modificada).
También es importante destacar que es posible ver las fechas calendario y es
factible efectuar una comparación del avance programado teórico con el
avance real y realizar una comparación del inicio de una tarea y el fin de la
misma.
Básicamente la carta Gantt puede identificar partidas, dimensionando en
unidades temporales, para la ejecución de cada actividad en lo que se refiere a
su inicio y termino programado.
Una característica importante es que se puede hacer también una
desagregación de la carta, agrupándola en diferentes tipos según quien la
necesite, por ejemplo si la carta es solicitada por el gerente de la empresa, a el
le va a interesar revisar el lineamento general del proyecto por cuanto es
posible resumir la carta en términos de que solo se vean las actividades más
incidentes. Ahora si la carta es presentada al jefe de proyecto a los jefes
respectivos, será posible entonces hacer una carta con un mayor detalle y mas
extensa, viendo gráficamente todas y cada una de las actividades a ejecutar
según el plan propuesto.
Finalmente se puede decir que la carta Gantt puede utilizarse para marcar o
señalar ciertas fechas importantes o hitos, en otras palabras el momento en
que deben cumplirse estas fechas, y que pueden ser relevantes en la ejecución
de un proyecto; como pueden ser el inicio de una determinada actividad, el
inicio de los trabajos en general.

DESVENTAJAS.
A pesar de la gran utilidad que otorga la programación por medio de la carta
Gantt, cuenta con desventajas muy claras.
Manejo de un número muy limitado de actividades, pudiendo hacerlo
ventajosamente para no más de 35 a 40. Si se considera que para el mejor
control se programa diariamente, se hace engorroso tratar de analizar una
actividad cuando lleva la mitad del plazo del proyecto. Los proyectos complejos
pueden incorporar cientos y hasta miles de actividades, y a su vez durar años.
Sin embargo, la utilización de sistemas computacionales que se emplean en la
actualidad, ha resuelto de alguna manera esta limitación, pudiéndose
manipular una mayor cantidad de actividades y por consiguiente se puede
planificar y programar proyectos de más larga duración.
Ejemplo: Si se cuenta con 300 actividades y se deben cumplir en un plazo de
300 días, lo complicado que seria ver si estamos atrasados en la actividad 159
en el día 243.
Además no permite trabajar fácilmente las interrelaciones de secuencia entre
diferentes actividades, como tampoco buscar opciones para comprimir unas o
descomprimir otras.
La trayectoria critica y las trayectorias subcriticas no se encuentran claramente
representadas, ni presentan ventajas para su análisis.
La reprogramación manual o computacional, producto de cambios en las
previsiones originales o de atraso o adelantos en los avances reales, es
dificultosa debido a que se debería cambiar todas las actividades en adelante
dependiendo de la fecha calendario.

CÓMO CREAR UN DIAGRAMA DE GANTT.

En un diagrama de GANTT, cada tarea es representada por una línea, mientras

que las columnas representan los días, semanas, o meses del programa,
dependiendo de la duración del proyecto. El tiempo estimado para cada tarea
se muestra a través de una barra horizontal cuyo extremo izquierdo determina
la fecha de inicio prevista y el extremo derecho determina la fecha de
finalización estimada. Las tareas se pueden colocar en cadenas secuenciales o
se pueden realizar simultáneamente.
USO DE LAS GRAFICAS PERT.

La Técnica de Revisión y Evaluación de Programas (en Inglés Program

Evaluation and Review Technique), comúnmente abreviada como PERT, es
representado por una red de nodos y flechas, y es luego evaluado para
determinar las actividades criticas, mejorar la calendarización, si es necesario,
y revisar el avance una vez que el proyecto se realiza. EL PERT fue desarrollado
a finales de los años cincuenta para ser usado en el proyecto del Submarino
Nuclear Polaris de la Armada Estadounidense. Según se reporta, ahorro a la
armada de Estados Unidos, dos años de tiempo de desarrollo.
El PERT es útil cuando las actividades pueden ser realizadas en paralelo en vez
de en secuencia el analista de sistemas puede beneficiarse del PERT
aplicándolo a los proyectos de sistemas a una escala mas pequeña,
especialmente cuando algunos miembros del equipo pueden estar trabajando
en determinadas actividades al mismo tiempo que los compañeros pueden
estar trabajando en otras.

PRESUPUESTO.

Qué es un presupuesto?

Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en

valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y
bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de
responsabilidad de la organización.

Funciones de los presupuestos:

1. La principal función de los presupuestos se relaciona con el Control

financiero de la organización.
2. El control presupuestario es el proceso de descubrir qué es lo que se
está haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados
correspondientes para verificar los logros o remediar las diferencias.
3. Los presupuestos pueden desempeñar tanto roles preventivos como
correctivos dentro de la organización.

Importancia de los presupuestos

1. Presupuestos: Son útiles en la mayoría de las organizaciones como:

Utilitaristas (compañías de negocios), no-utilitaristas (agencias
gubernamentales), grandes (multinacionales, conglomerados) y
pequeñas empresas.
 2. Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo
en las operaciones de la organización.
3. Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la
empresa en unos límites razonables.
4. Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la
empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.
5. Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su plan
total de acción.
6. Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de
programas de personal en un determinado periodo de tiempo, y sirven
como norma de comparación una vez que se hayan completado los
planes y programas.
7. Los procedimientos inducen a los especialistas de asesoría a pensar en
las necesidades totales de las compañías, y a dedicarse a planear de
modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la
importancia necesaria
8. Los presupuestos sirven como medios de comunicación entre unidades a
determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro.
Una red de estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a través
de niveles sucesivos para su ulterior análisis.
9. Las lagunas, duplicaciones o sobreposiciones pueden ser detectadas y
tratadas al momento en que los gerentes observan su comportamiento
en relación con el desenvolvimiento del presupuesto.

Objetivos de los presupuestos.

 1. Planear integral y sistemáticamente todas las actividades que la
empresa debe desarrollar en un periodo determinado.
2. Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y, fijar
responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa para
logar el cumplimiento de las metas previstas.

Finalidades de los presupuestos.

1. Coordinar los diferentes centros de costo para que se asegure la marcha

de la empresa en forma integral.
2. Planear los resultados de la organización en dinero y volúmenes.
3. Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa.
4. Coordinar y relacionar las actividades de la organización.
5. Lograr los resultados de las operaciones periódicas.

Clasificación de los presupuestos.

Los presupuestos se pueden clasificar desde diversos puntos de vista a saber:

• Según la flexibilidad,
• Según el periodo de tiempo que cubren
• Según el campo de aplicabilidad de la empresas
• Según el sector en el cual se utilicen.

_Según la flexibilidad: Rígidos, estáticos, fijos o asignados.

Son aquellos que se elaboran para un único nivel de actividad y no permiten

realizar ajustes necesarios por la variación que ocurre en la realidad. Dejan de
lado el entorno de la empresa (económico, político, cultural etc.). Este tipo de
presupuestos se utilizaban anteriormente en el sector público.
_Flexibles o variables: Son los que se elaboran para diferentes niveles de
actividad y se pueden adaptar a las circunstancias cambiantes del entorno. Son
de gran aceptación en el campo de la presupuestación moderna. Son
dinámicos adaptativos, pero complicados y costosos.

_Según el periodo de tiempo:

A corto plazo: Son los que se realizan para cubrir la planeación de la

organización en el ciclo de operaciones de un año. Este sistema se adapta a los
países con economías inflacionarias.

A largo plazo: Este tipo de presupuestos corresponden a los planes de

desarrollo que, generalmente, adoptan los estados y grandes empresas.

_Según el campo de aplicación en la empresa

• De operación o económicos: Tienen en cuenta la planeación detallada de

las actividades que se desarrollarán en el periodo siguiente al cual se
elaboran y, su contenido se resume en un Estado de Ganancias y
Pérdidas. Entre estos presupuestos se pueden destacar:
• Presupuestos de Ventas: Generalmente son preparados por meses, áreas
geográficas y productos.
• Presupuestos de Producción: Comúnmente se expresan en unidades
físicas. La información necesaria para preparar este presupuesto incluye
tipos y capacidades de máquinas, cantidades económicas a producir y
disponibilidad de los materiales.
• Presupuesto de Compras: Es el presupuesto que prevé las compras de
materias primas y/o mercancías que se harán durante determinado
periodo. Generalmente se hacen en unidades y costos.
• Presupuesto de Costo-Producción: Algunas veces esta información se
incluye en el presupuesto de producción. Al comparar el costo de
producción con el precio de venta, muestra si los márgenes de utilidad
son adecuados.
 • Presupuesto de flujo de efectivo: Es esencial en cualquier compañía.
Debe ser preparado luego de que todas los demás presupuestos hayan
sido completados. El presupuesto de flujo muestra los recibos
anticipados y los gastos, la cantidad de capital de trabajo.
• Presupuesto Maestro: Este presupuesto incluye las principales
actividades de la empresa. Conjunta y coordina todas las actividades de
los otros presupuestos y puede ser concebido como el "presupuesto de
presupuestos".
• Financieros: En estos presupuestos se incluyen los rubros y/o partidas
que inciden en el balance. Hay dos tipos, el de Caja o Tesorería y el de
Capital o erogaciones capitalizables.

1. Presupuesto de Tesorería: Tiene en cuenta las estimaciones previstas de

fondos disponibles en caja, bancos y valores de fáciles de realizar. Se
puede llamar también presupuesto de caja o de flujo de fondos porque
se utiliza para prever los recursos monetarios que la organización
necesita para desarrollar sus operaciones. Se formula por cortos
periodos mensual o trimestralmente.
2. Presupuesto de erogaciones capitalizables: Es el que controla,
básicamente todas las inversiones en activos fijos. Permite evaluar las
diferentes alternativas de inversión y el monto de recursos financieros
que se requieren para llevarlas a cabo.

_Según el sector de la economía en el cual se utilizan

1. Presupuestos del Sector Público: son los que involucran los planes,
políticas, programas, proyectos, estrategias y objetivos del Estado. Son
el medio más efectivo de control del gasto público y en ellos se
contempla las diferentes alternativas de asignación de recursos para
gastos e inversiones.
2. Presupuestos del Sector Privado: Son los usados por las empresas
particulares,. Se conocen también como presupuestos empresariales.
Buscan planificar todas las actividades de una empresa.
Bibliografia.

“Planificación y Programación de Proyectos de Construcción”, Juan

Huidobro Arabia, Edit. Universidad Católica del Norte, 2000, Pág. 102.

BURBANO, Jorge y ORTIZ, Alberto. Presupuestos: Enfoque Moderno de

Planeación y Control de Recursos. Mc Graw Hill Bogotá. Segunda
Edición.

Wikipedia: wikipedia.org/wiki/Presupuesto.

Imágenes google: Publicado por Los Yedys del Servicio