Conferencia

La Contabilidad
en la Propiedad Horizontal

15/08/2006 Bogotá, Agosto de 2006 1

 Temas de la Conferencia
¾ Particularidades de la Propiedad
Horizontal
¾Analizar la información a suministrar
por la contabilidad de la propiedad
horizontal.
¾ Describir los documentos de
información contable necesarios en la PH
¾Comentar los aspectos que afectan a la
contabilidad de la PH
¾Comentar los aspectos de las Normas
Tributarias que afectan la PH.
¾
15/08/2006 2
 Particularidades de la
Propiedad Horizontal que afectan su
contabilidad y la diferencian de la
empresa de negocios
Patrimonio denominado No es propiedad de
Fondo Social agentes interesados en
su rentabilidad

Misión básica consiste La comprobación perió

en la conversión de recursos
en servicios sociales
Junto con las actividades
de interés general, también
suelen realizarse actividades
mercantiles
15/08/2006
dica del grado de
cumplimiento de los
objetivos operacionales
Una adecuada separación
de partidas contables
relacionadas con unas y
otras actividades 3
 Particularidades de la
Propiedad Horizontal que afectan su
contabilidad

Dada la ausencia de ánimo Los informes contables

de lucro y la naturaleza de deberían incidir en la
sus actividades, el excedente posición financiera de la
no es un buen indicador de los entidad más que en su
logros de la entidad resultado económico.

15/08/2006 4
 Naturaleza y Caracteristicas
de la Propiedad Horizontal
De acuerdo con la ley la persona jurídica originada en
la constitución de la propiedad horizontal es de
naturaleza civil, sin ánimo de lucro, conformada por
los propietarios de los bienes de dominio particular.

La propiedad horizontal fue considerada de carácter

civil debido a que en su objeto social no se contemplan
actos mercantiles. Sin embargo la ley 222/95 por la
cual se modifica el Libro II del código de comercio
estableció que las sociedades civiles estarán sujetas,
para todos los efectos, a la legislación mercantil.

15/08/2006 5
 Marco conceptual
Reglamenta la profesión de
Contador Público.
Ley 145 de 1960

Actualiza la ley anterior y

fija los derechos y
obligaciones de los
Ley 43 de 1990 contadores, requisitos,
inscripción, entre otros.

Constituye la regulación
integral de los principios de
Decreto 2649 de 1993 contabilidad generalmente
aceptados de acuerdo con
la anterior ley

15/08/2006 6
 Obligación de llevar contabilidad
en la Propiedad Horizontal
Todas las personas jurídicas
y las naturales que cumplan
Ley 190/95 Art. 45 los requisitos deberán llevar
contabilidad de acuerdo con
los PCGA.
Las entidades sin ánimo de
Est. Tributario Art. 364 lucro deberán llevar libros
de contabilidad, en la forma
que indique el gobierno.
A partir de Enero 1/87 las
entidades sin ánimo de lucro
D.R. 2500/86 deberán llevar libros de
contabilidad registrados.
El administrador de la
Ley 675/01 Art. 51 copropiedad debe llevar
bajo su responsabilidad la
contabilidad.
15/08/2006 7
 Ambito de aplicación de los PCGA

Todas las personas que

D.R. 2649/93 Art. 2 de acuerdo con la ley
estén obligadas a
llevar contabilidad y
para quienes sin estar
obligados pretendan
hacerla valer como
medio de prueba,
deben aplicar los
PCGA.

15/08/2006 8
 Objetivo de la contabilidad
como sistema de información
Reportar la situación financiera real de la
copropiedad. Cuanto tiene (recursos y
drechos )y cuanto debe. El informe es el
Balance General.

Reportar el excedente o déficit de un

período. El informe es el Estado de
Resultados.

Reportar como obtiene sus recursos y la

destinación de los mismos. El informe es
el Estado de Cambios en el Flujo de
Efectivo.
15/08/2006 9
 Principios de contabilidad
en la propiedad horizontal (1)

Principio de Principio de
Registro Uniformidad

Principio de Principio de
Prudencia Precio de adquisición

15/08/2006 10
 Principios de contabilidad
en la propiedad horizontal (3)

Principio de
Principio de
Empresa en
Causación
funcionamiento

Principio de
Principio de
Correlación
No compensación
de ingresos y gastos

15/08/2006 11
 Principios de contabilidad
en la propiedad horizontal (3)
Principio de
Registro

Las operaciones económicas se

registran cuando surgen los derechos y
obligaciones que de ellas se derivan.
Ejemplo: El registro mensual de las
cuotas de administración se realiza
cuando han sido aprobadas por la
asamblea y no antes de este hecho.
15/08/2006 12
 Principios de contabilidad
en la propiedad horizontal (4)
Principio de
Uniformidad

Adoptado un criterio contable se mantendrá

en los ejercicios sucesivos.

Ejemplo: Si la copropiedad decide depreciar

sus equipos en 5 años, tendrá que hacerlo así
en los ejercicios siguientes. Lo que no podría
hacer es unas veces depreciar a 5 años y otras
en 3 años

15/08/2006 13
 Principios de contabilidad
en la propiedad horizontal (5)
Principio de
Prudencia

Mientras los beneficios se registran solo

cuando son firmes, las pérdidas cuando
son previsibles y se puden cuantificar.
Ejemplo: La copropiedad tiene un computador
registrado en tres millones y el valor de
mercado es dos millones, deberá registrar la
pérdida. Pero si en mercado vale cuatro, solo
registrará este beneficio cuando lo venda.
15/08/2006 14
 Principios de contabilidad
en la propiedad horizontal (6)
Principio de
Precio de adquisición

Los bienes y derechos se registran por

su precio de adquisición o su costo de
producción.
Ejemplo: Si la copropiedad adquiere un
sistema de alarma por diez millones, el registro
será por este valor, así en el mercado pueda
valer el doble de la cifra pagada.

15/08/2006 15
 Principios de contabilidad
en la propiedad horizontal (7)
Principio de
Causación

Los ingresos y gastos se contabilizan en el

momento en que tiene lugar la operación
comercial que los origina, independientemente
del ingreso o cobro.
Ejemplo: La vigilancia de junio de 2006 se
registra en dicho mes y año, así no se haya
realizado el pago o que el proveedor no haya
entregado la factura.

15/08/2006 16
 Principios de contabilidad
en la propiedad horizontal (8)
Principio de
Empresa en funcionamiento

Cuando se elaboran los estados financieros se

presume que la copropiedad va a seguir en
funcionamiento por lo que al valorar sus bienes
no se utiliza el valor de liquidación.
Ejemplo: Unicamente en caso de extinción de
la propiedad horizontal se tomaría el valor de
liquidación de los bienes.

15/08/2006 17
 Principios de contabilidad
en la propiedad horizontal (9)
Principio de
No compensación

Las cuentas de activo y pasivo ni las de

ingresos y egresos se compensan entre si, sino
que cada una de ellas se presenta con la
acumulación de sus operaciones y saldos.
Ejemplo: Si una copropiedad tiene en una
entidad bancaria una cuenta corriente y su vez
cuenta con un prestamo, La cuenta aparecerá
dentro del activo y el prestamo será un pasivo.

15/08/2006 18
 Principios de contabilidad
en la propiedad horizontal (10)
Principio de
Correlación de ingresos y gastos

El resultado de un ejercicio se establece

tomando la diferencia entre los ingresos y los
gastos correspondientes al mismo período.

Ejemplo: Si una copropiedad tiene un seguro

tomado de julio a junio del siguiente año,
dentro del estado de resultados para el año
corriente, solo se tienen en cuenta las primas
de los meses de julio a diciembre.
15/08/2006 19
 Normas que se deben observar
en la contabilidad
Son el conjunto de postulados,
conceptos y limitaciones que
Normas Básicas fundamentan y circunscriben la
información contable, con el fin
de que ésta goce de las
cualidades (Comprensible, útil,).

Constituyen una serie de reglas

y procedimientos que regulan el
Normas Técnicas
ciclo contable y la revelación de
la información.

15/08/2006 20
 REGISTROS Y LIBROS DE
CONTABILIDAD EN LA PROPIEDAD
HORIZONTAL

Soportes Comprobantes
Contables de Contabilidad

Libros
Contables

15/08/2006 21
 REGISTROS Y LIBROS DE
CONTABILIDAD EN LA PROPIEDAD
HORIZONTAL

Interno
Soportes
Contables Origen
Fechados
Autorizados
Externo Archivados

DR 2649/93 Art.123
15/08/2006 22
 REGISTROS Y LIBROS DE
CONTABILIDAD EN LA PROPIEDAD
HORIZONTAL

Numero
Fecha
Comprobantes
Comprobantes Origen
De
DeContabilidad
Contabilidad Descripción
Cuantía de la Operación
Cuentas afectadas

DR 2649/93 Art.124

15/08/2006 23
 REGISTROS Y LIBROS DE
CONTABILIDAD EN LA PROPIEDAD
HORIZONTAL

Contabilidad

Libros Actas

De propósito
Especial
DR
DR2649/93
2649/93
Requerimientos
Requerimientosde
delalaLey
LeyPH.
PH.
15/08/2006 24
 REGISTROS Y LIBROS DE
CONTABILIDAD EN LA PROPIEDAD
HORIZONTAL
Libros de Contabilidad

Mayor y Inventario y Auxiliares

Diario
Balances Balances

Inventario Descripción
Asientos Resumen
Y Balance De las
Contables por Cuenta
15/08/2006 General Transacciones25
 REGISTROS Y LIBROS DE
CONTABILIDAD EN LA PROPIEDAD
HORIZONTAL
Libros de Contabilidad

Auxiliar de
Presupuesto Articulo 38 y 51
Ley 675 de 2001

Presupuesto
De Ingresos y
15/08/2006 egresos 26
 REGISTROS Y LIBROS DE
CONTABILIDAD EN LA PROPIEDAD
HORIZONTAL

Libros de Actas

Asamblea Consejo de Comité de

General Administración Convivencia

Decisiones
Firma del Presidente y Secretario
15/08/2006 27
 REGISTROS Y LIBROS DE CONTABILIDAD EN
LA PROPIEDAD HORIZONTAL

•Nombre del titular del bien y

Libros Propósito del residente.
Especial •Número de la unidad privada.
•Coeficiente de copropiedad.
•Dirección y teléfono donde
labora el propietario o de un
familiar.
•Firma del titular.
Registro de •Número de matrícula
Propietarios •Inmobiliaria y de la ficha catastral.
•Número de la escritura pública y
notaría.
•Metraje de la unidad privada.
•Naturaleza del bien (bien privado,
15/08/2006 28
común de uso exclusivo.)
 REGISTROS Y LIBROS DE
CONTABILIDAD EN LA PROPIEDAD
HORIZONTAL
Libros Propósito
Especial

•Registro de la correspondencia
Libro de enviada y recibida.
Correspondencia •Fecha de Recibida
•Fecha de Respuesta

15/08/2006 29
 REGISTROS Y LIBROS DE
CONTABILIDAD EN LA PROPIEDAD
HORIZONTAL

Correspondencia

La Correspondencia ES PARTE INTEGRAL DE LA

CONTABILIDAD (Código de Comercio Art.53).

Es función del administrador atender la correspondencia

para el cual debe conservarse la correspondencia enviada y
recibida con la indicación de la fecha y sentido de
respuesta

15/08/2006 30
 REGISTROS Y LIBROS DE
CONTABILIDAD EN LA PROPIEDAD
HORIZONTAL
Requisitos
Correspondencia

Imprimirse o indicarse,
junto con el nombre
de la entidad el
En la correspondencia, facturas, correspondiente al
recibos y demás documentos de toda Número de Identificación
entidad de cualquier naturaleza que Tributaria
reciba pagos en razón de su objeto, Estatuto Tributario
actividad o profesión deberá: Art. 619
15/08/2006 31
 REGISTROS DE LOS LIBROS DE
CONTABILIDAD EN LA PROPIEDAD
HORIZONTAL

Para que los libros

Artículo 126 sirvan de prueba deben
DR 2649/93 haberse registrado previa-
mente a su diligenciamiento

Artículo 2 Entidades sin ánimo

D.R. 2500 de 1986 de lucro con excepción de las
entidades de derecho público
Juntas de acción Comunal

15/08/2006 32
 REGISTROS DE LOS LIBROS DE
CONTABILIDAD EN LA PROPIEDAD
HORIZONTAL

Administración Libro Diario

De Impuestos Libro Mayor y Balances
Libro de Inventario y Balances

Cámara de
Comercio
Libro de Actas

15/08/2006 33
 SANCIONES POR NO REGISTRAR
LIBROS

• El estatuto tributario en su artículo 654

literal b) establece como hecho irregular
en la contabilidad el hecho de que no
se tengan registrados los libros
principales de contabilidad, habiendo
lugar a ello. Esta situación origina sanción
por libros de contabilidad, contemplada en
el artículo 655 del E.T.
15/08/2006 34
SANCIONES POR IRREGULARIDADES
EN LA CONTABILIDAD
Hechos irregulares que dan lugar a
Sanción por libros de contabilidad

• No llevar libros de contabilidad si hubiere

obligación a llevarlos.
• No tener registrados los libros principales de
contabilidad
• No exhibirlos cuando las autoridades
tributarias lo exigen.
• Llevar los libros de forma inadecuada
•15/08/2006
Atraso mayor de cuatro meses. 35
CONSERVACION Y DESTRUCCION DE
LIBROS

• Los documentos que deben conservarse

pueden destruirse después de diez (10) años
contados desde el cierre de aquéllos o la
fecha del último asiento, documento o
comprobante. No obstante, cuando se
garantice su reproducción por cualquier
medio técnico, pueden destruirse antes de
(10) años.
15/08/2006 36
 PERDIDA Y RECONSTRUCCION DE
LIBROS

• El art.135 del D.R. 2649/93 establece que el ente económico debe

denunciar ante las autoridades competentes la pérdida,
extravío o destrucción de sus libros y papeles. Tal circunstancia
debe acreditarse en caso de exhibición de los libros, junto con la
constancia de que los mismos se hallaban registrados, si fuere del
caso.
• Los registros en los libros deben reconstruirse dentro de los
seis (6) meses siguientes a su pérdida, extravío o destrucción,
tomando como base los comprobantes de contabilidad, las
declaraciones tributarias, los estados financieros certificados,
informes de terceros y los demás documentos que se consideren
pertinentes.

15/08/2006 37
 PERDIDA Y RECONSTRUCCION DE
LIBROS
• Cuando no se obtengan los documentos necesarios para
reconstruir la contabilidad, el ente económico debe
hacer un inventario general a la fecha de ocurrencia de
los hechos para elaborar los respectivos estados
financieros.

• Se pueden remplazar los papeles extraviados, perdidos

o destruidos, a través de copia de los mismos que
reposen en poder de terceros. En ella se debe dejar nota
de tal circunstancia, indicando el motivo de la
reposición.

15/08/2006 38
 Documentos que forman
las cuentas anuales de la PH
Decreto 2649 de 1993

• Balance General
• Estado de Resultados
• Estado de cambios en el patrimonio
• Estado de cambios en la situación financiera
• Estado de flujos de efectivo
• Notas a los estados financieros
• Informe de Gestión

Ley 675 de 2001

• Ejecución presupuestal
• Presupuesto detallado de ingresos y egresos del nuevo ejercicio anual.
15/08/2006 39
 EL INVENTARIO

• Descripción del elemento.

• Fecha de adquisición
• Valor contable.
• Depreciaciones
• Cualquier otra circunstancia tales como gravámenes, o
afectaciones.

15/08/2006 40
 Responsabilidad de los
Estados Financieros

• La preparación de los Estados

financieros son responsabilidad del
administrador de la copropiedad (Art.
19 D.R 2649/93)

15/08/2006 41
 Clases de Estados Financieros
Propósito General y Básicos

• Estados financieros • Balance General

básicos • Estado de Resultados
• Estados Financieros
• Cambios en la
Consolidados
Situación Financiera
• Estados de Propósito
• Cambios en el
• Especial
Patrimonio
• Estados Financieros
Comparativos • Flujo de Efectivo
• Estados Certificados
y Dictaminados
15/08/2006 42
 Estados Financieros de Propósito
Especial
• Se preparan para
satisfacer
necesidades • Estado de Resultado
especificas de presupuestal
algunos usuarios
de la información
contable

15/08/2006 43
 Estados Financieros
Comparativos
• Estados que
presentan las • Los Estados de Propósito
cifras General deben
correspondientes presentarse en forma
comparativa
a más de una
fecha

15/08/2006 44
 Estados Financieros
Certificados
• Deberán ir
• Firmados por el certificados aquellos
Administrador y el
que se pongan a
Contador Público
bajo cuya disposición de los
responsabilidad se propietarios o de
hubiesen preparado terceros

15/08/2006 45
 Estados Financieros
Certificados

Certifican los Estados

Financieros

La certificación consiste
en declarar
que se han verificado las
afirmaciones contenidas
en ellos y que se han
15/08/2006
tomado fielmente de los libros 46
 Estados Financieros
Dictaminados
Acompañados por
la opinión del Revisor
Fiscal

Son Estados Financieros

dictaminados aquellos
previamente
certificados que se
acompañan de la
15/08/2006
opinión del Revisor 47
 Clases de Estados Financieros
Propósito General y Básicos

PRADOS ESTADOS
FINANCIEROS

15/08/2006 48
 Notas a los estados financieros

Las notas a los estados financieros se utilizan para presentar

a los usuarios de la información las prácticas contables y
revelar los hechos significativos que las cifras por sí solas
no dan a conocer .

15/08/2006 49
 Notas a los estados financieros
NOTA 6. GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO

La agrupación Prados del Country, adquirió la póliza No. 1020000021101 cuya vigencia va desde Mayo 01 del 2005

hasta Mayo 01 de 2006, la prima correspondiente fue de $ 41.208.137 la cual se encuentra totalmente pagada, los

bienes y coberturas aseguradas son los siguientes :

Valor asegurado Prima

Edificios ( Bienes comunes y privados ) 17.887.982.640 29.872.931

Muebles y Enseres 20.574.700 34.360
Maquinaria y Equipo 355.143.560 593.090
Equipo Electrónico 98.841.819 165.066
Indice Variable 1.836.254.272 1.533.272

Total valor asegurado de los bienes ...............................................$ 20.198.796.991 32.198.719

Sustracción con violencia 108.726.001 726.487

Responsabilidad civil Extracontractual 250.000.000 414.050

Responsabilidad civil para Hurto

Vehículos en garajes y parqueaderos 50.000.000 2.180.000

408.726.001 3.320.537

Gastos de Expedición 5.000

Iva 5.683.881

TOTAL POLIZA DE LA AGRUPACION ...............................................$ 20.607.522.992 41.208.137

Adicionalmente la agrupación adquirio un anexo que incluye asistencia domiciliaria para las áreas privadas y para

las áreas comunes cancelando una prima de $ 1.919.414.

El saldo en Gastos Pagados por anticipado se discrimina así:

Total prima ........................................................................................$ 43.127.551

Amortización de mayo 01 a diciembre de 2004 ...............................$ -28.751.713

15/08/2006 50
Saldo de gastos pagados por anticipado a Dic. 31 de 2004 ....$ 14.375.838
 PLAN UNICO DE CUENTAS

• El plan único de cuentas (PUC) es un

instrumento diseñado para unificar el sistema
contable de los principales sectores de la
economía colombiana, cuyo fundamento legal
se basa en la norma técnica de clasificación de
los hechos económicos, establecida en el
artículo 53 del D.R. 2649/93, actual reglamento
de la contabilidad en Colombia.

15/08/2006 51
 PLAN UNICO DE CUENTAS

• La adopción de un plan único de cuentas busca

mejorar la calidad y comparabilidad de la
información contable y generar beneficios para los
usuarios de la información. En la actualidad existen
(17) PLANES ÚNICOS DE CUENTAS, sin embargo
para la propiedad horizontal no se ha desarrollado
un PUC a la medida, lo cual ha originado que en las
copropiedades no se pueda comparar el desempeño
de la misma de un año a otro, debido a los cambios
frecuentes del administrador, contador o revisor
fiscal que al tener criterios diferentes hacen que
las transacciones de igual naturaleza se registren
en forma diferente.

15/08/2006 52
 PLAN UNICO DE CUENTAS
CAMPO DE APLICACION
El PUC debe ser aplicado
• Art.5 del D.R por las personas naturales o
2650/93 Jurídicas que estén obligadas
a llevar contabilidad

Sector financiero, asegurador,

cooperativo y para quienes
• No están obligadas se hayan expedido planes
de cuenta en virtud de la
legislación especial.

15/08/2006 Al no estar excluida expresamente la PH 53

, ésta está obligada a aplicar el PUC para comerciantes.
 PLAN UNICO DE CUENTAS
ESTRUCTURA
• Clase: 5. Gastos
• Grupo: 51.Operacionales de Admon
• Cuenta: 5145.Mantenimiento y
reparaciones
• Subcuenta: 514510. Construcciones y
edificaciones

15/08/2006 54
 PLAN UNICO DE CUENTAS
NORMAS DE APLICACION
• El plan único de cuentas debe aplicarse con
sujeción a las siguientes normas:
• El catálogo de cuentas y su estructura, serán
de aplicación obligatoria y en la contabilidad
no podrán utilizarse clases, grupos, cuentas
o subcuentas diferentes a las previstas en él.

15/08/2006 55
 Bienes Comunes
Uso General
• Necesario realizar cierto
• No deben ser tipo de registro que
registrados como permita su
activos de la identificación,control
copropiedad por no ser debido a:
propiedad de la • El objeto social de la PH
persona jurídica es la administración de
los bienes comunes y
como tal se debe tener
control sobre ellos
15/08/2006 56
 Bienes Comunes
Uso General
• No deben ser • Los administradores son
registrados como responsables por los
activos de la daños que se presenten
copropiedad por no ser sobre esos bienes por su
propiedad de la negligencia y dolo
persona jurídica

15/08/2006 57
 Bienes Desafectados

• Surgen de la • Los bienes desafectados

transferencia de la por pasar a ser propiedad
propiedad de los de la persona jurídica
BIENES COMUNES DEBEN ACTIVARSE y
NO ESENCIALES de como tal mostrarse en los
los copropietarios a la estados financieros
persona jurídica de la
PH

15/08/2006 58
 Bienes Comunes

• Ver Ejemplo de Nota

sobre Bienes Comunes

15/08/2006 59
 Fondo de Imprevistos
• El fondo se conforma • El carácter de obligatorio
con un porcentaje no hará que se tenga en
inferior al 1% del cuenta y diferencie
presupuesto anual de CONTABLEMENTE Y
gastos comunes para PRESUPUESTALMENTE
atender expensas el valor de la cuota de
imprevistas y que se administración en la parte
salen de los gastos destinada a sufragar
normales expensas y el fondo de
imprevistos
15/08/2006 60
 NORMAS TRIBUTARIAS

• Los edificios , conjuntos y unidades

inmobiliarias cerradas sometidas al
régimen de propiedad horizontal tienen
una NORMATIVIDAD ESPECIAL EN EL
CAMPO TRIBUTARIO, que se analizarán
dentro de los siguientes rubros:

15/08/2006 61
 NORMAS TRIBUTARIAS
¾ El Registro Unico Tributario (RUT).
¾ El Número de Identificación Tributario (NIT).
¾ Impuesto de Renta.
¾ Retención en la Fuente.
¾ Facturación.
¾ Impuesto al Valor Agregado (IVA).
¾ Impuesto Predial.
¾ Impuesto de Industria y Comercio.
¾ Impuesto de Timbre.
¾ Impuesto a los Movimientos Financieros o 4Xmil

15/08/2006 62
 NORMAS TRIBUTARIAS

Registro que lleva la DIAN

Registro Único de los contribuyentes con
Tributario (RUT) su información general
(Nombres,identificación etc)

Número asignado por la

Numero de DIAN para efectos tributarios
Identificación Tributaria

15/08/2006 63
 NORMAS TRIBUTARIAS

Artículo 33 de la ley 675 de 2001

La persona jurídica que se origina por constitución
de la horizontal no es contribuyente del impuesto
de renta, por tal razón, NO SE LE PODRÁ HACER
RETENCIÓN EN LA FUENTE a título de
impuesto de renta.

15/08/2006 64
 NORMAS TRIBUTARIAS

Artículo 33 de la ley 675 de 2001

estableció la CALIDAD DE NO CONTRIBUYENTE
DE IMPUESTOS NACIONALES,
así como del IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO,
en relación con las actividades propias de su
objeto social , de conformidad con lo establecido
en el artículo 195 de decreto 1333 de 1986.

15/08/2006 65
 DECLARACIÓN ANUAL DE
INGRESOS Y PATRIMONIO

En concordancia con el D.R. 2300 DE 1996

no deben presentar declaración de Ingresos y
Patrimonio las Juntas de Copropietarios,
Administradoras de Edificios organizados
en Propiedad Horizontal o de Copropietarios
de Conjuntos Residenciales.

15/08/2006 66
 RETENCION EN LA
FUENTE

La retención en la fuente es un mecanismo mediante el

cual el gobierno recauda en forma anticipada el Impuesto
sobre la renta.
Para la copropiedad la retención en la fuente es una
obligación de naturaleza pasiva, pues debe trasladar
los dineros retenidos por éste concepto al Estado.
El periodo fiscal de las declaraciones de retención
es mensual.

15/08/2006 67
 SANCIONES RETENCION EN LA
FUENTE

Sanciones por extemporaneidad, más los intereses

de mora.
La no cancelación de los valores retenidos
da lugar a responsabilidad penal por apropiación
indebida de fondos públicos.

15/08/2006 68
 OBLIGACIONES COMO
AGENTE RETENEDOR

• Retener.
• Consignar el valor retenido.
• Expedir certificados.
• Presentar la declaración mensual así
no haya hecho retenciones
• Presentar medios magnéticos

15/08/2006 69
 RETENCION EN LA FUENTE
SOBRE LOS SERVICIOS PRESTADOS POR
EL ADMINISTRADOR
Se entiende por servicios para efectos de retención
en la fuente ordenada por el Decreto 2026 de 1983,
toda actividad, labor o trabajo prestado
por una persona jurídica o por una persona natural
sin relación laboral con quien contrata la ejecución y que
se concreta en una obligación de hacer en la cual
NO PREDOMINA EL FACTOR INTELECTUAL
y genera una contraprestación en dinero o en especie.
En este orden de ideas, los trabajos simples
en los cuales el factor intelectual no tiene relevancia,
tales como latonería, pintura, etc quedan comprendidos
dentro de la noción de servicios .
15/08/2006 70
 SANCION A LAS ENTIDADES NO
CONTRIBUYENTES POR NO EFECTUAR
RETENCION

Las entidades sin ánimo de lucro que no efectúen

retención en la fuente estando obligadas a hacerlo, o lo
hagan en cuantía inferior a la exigida, incurrirán
en las siguientes sanciones:

Responderán, solidariamente con el contribuyente,

por la suma que ha debido ser retenida.
Pagarán los correspondientes intereses moratorios.

15/08/2006 71
 SANCION A LOS ADMINISTRADORES POR
NO EFECTUAR RETENCION

Ley 788 de 2002, consagró una sanción tributaria

para los administradores y/o representantes legales
que deban cumplir los deberes formales tributarios
y que hayan ordenado y/o aprobado conductas
irregulares en la contabilidad.

La sanción consiste en una multa equivalente

al veinte (20%) de la sanción impuesta
al contribuyente, sin exceder de la suma de
doscientos (200) salarios mínimos legales
mensuales vigentes, la cual no podrá ser sufragada
por su representada.
15/08/2006 72
 SANCION A LOS ADMINISTRADORES POR
NO EFECTUAR RETENCION

Ley 599 del 24 de Julio de 2000 por la cual

se expide el código penal según artículo 402 expresa:

El agente retenedor o autorretenedor que no consigne las

sumas retenidas por concepto de retención en la fuente
dentro de los (2) meses siguientes a la fecha fijada por el
Gobierno Nacional incurrirá en prisión de tres (3) a seis
(6) años y multa equivalente al doble de lo
no consignado sin que supere el equivalente a
cincuenta mil (50.000) salarios mínimos legales
mensuales vigentes.
15/08/2006 73
 FIRMAS EN LAS DECLARACIONES

Registrado en la Alcaldía
Administrador Municipal o en la Distrital del lugar de ubicación
del edificio o conjunto.

Donde exista la obligación

Revisor Fiscal

15/08/2006 74
 OBLIGACION DE FACTURAR

Facturar es una obligación formal en materia tributaria

y consiste en expedir un documento denominado factura
o un documento equivalente por cada una de las
transacciones que se realicen ya sea por prestación de
servicios o venta. Su expedición se concreta con la
entrega del original de la factura con el lleno de los
requisitos legales a quien se vende o presta el servicio.
La Propiedad Horizontal, por no estar exceptuadas del
deber de facturar deberán hacerlo por los servicios que
presten, de conformidad con lo dispuesto en los artículos
57 y 58 del Decreto 2117 de 1997.

15/08/2006 75
 AUTORIZACION DE NUMERACION EN
LAS FACTURAS

NO..se requiere Porque el emisor es un

no contribuyente

Resoluciones 3878
Y 5709 de 1996

15/08/2006 76
 IMPUESTO AL VALOR AGREGADO (IVA)
En la actualidad existe la siguiente normatividad respecto
al IVA en las copropiedades:
De acuerdo con el artículo 7 del Decreto 1372 de 1992,
las cuotas de administración que sufragan los propietarios
de las unidades privadas de los edificios o conjuntos
sometidos a la propiedad horizontal, al ser aportes de
capital no están sometidas al IVA.
El servicio de administración de propiedad horizontal que
se contrate con una sociedad responsable del IVA causa
el impuesto sobre el valor de los honorarios de quien presta
el servicio.
Las copropiedades pueden estar obligadas a presentar
declaración de ventas cuando realicen actos generadores
de tal impuesto, tales como la venta de bienes gravados o
la prestación de servicios no excluidos del IVA. En tal caso,
se presentará la declaración indicando como actividad
económica la que generó el impuesto.
15/08/2006 77
 IVA EN EL SERVICIO DE VIGILANCIA
Y ASEO

TARIFA DEL 7% sobre

el AIU Aprobados

Superintendencia
VIGILANCIA de vigilancia privada

Ministerio de protección
ASEO y seguridad social

15/08/2006 78
 IVA EN EL SERVICIO DE VIGILANCIA
Y ASEO

AIU Expresarse en cada

contrato

A-Administración
Valor total del contrato

Menos:
I-Imprevistos Costos y gastos
directos imputables al
contrato discriminados
y comprobables (Mano de Obra,
suministros e insumos, seguros
U- Utilidad Obligatorios)
15/08/2006 79
 IMPUESTO PREDIAL

Hacen parte de la unidad

Zonas Comunes privada

El impuesto que paga cada

unidad privada incorpora
el impuesto de los bienes
comunes

15/08/2006 80
 IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO

El impuesto de industria y comercio es un tributo de carácter

municipal, directo que grava a las personas naturales o jurídicas
en desarrollo de se sus actividades industriales, comerciales y de
servicios, cuyo producto se destina a atender los servicios.
De acuerdo con el concepto No. 477 del 29 de mayo de 1996
emitido por la Secretaría de Hacienda de Bogotá, las juntas
administradoras de propiedad horizontal no realizan actividades
gravadas por el impuesto de industria y comercio, pues los
aportes que reciben se destinan exclusivamente a gastos de
mantenimiento o mejoras del edificio y por ello no corresponden
a contraprestación.
La persona jurídica originada en la propiedad horizontal no es
contribuyente de este impuesto y no se le puede practicar
retención por este concepto en virtud del artículo 33 de la Ley
675 de 2001.

15/08/2006 81
 IMPUESTO A LOS MOVIMIENTOS
FINANCIEROS O CUATRO POR MIL

El impuesto a los movimientos financieros es un gravamen sobre

los movimientos de los recursos depositados en cuentas
corrientes o de ahorros.
En los movimientos se incluyen transacciones tales como retiro
en efectivo, cheque, cheque de gerencia, talonario, a través de
tarjeta débito, cajero electrónico, puntos de pago o cualquier
modalidad que implique la disposición de recursos de cuentas de
depósito, corriente o de ahorros, sin importar la denominación.
La persona jurídica de la propiedad horizontal no es
contribuyente del gravamen del CUATRO por mil a los
Movimientos financieros, en virtud del artículo 33 de la Ley
675 de 2001.
Por tal razón no se le practicará retención por este concepto,
siempre y cuando las cuentas de ahorro y/o corrientes de la
propiedad
15/08/2006 horizontal estén abiertas a nombre de la copropiedad. 82
 Rendición de cuentas

¾ En el numeral 4 del Artículo 51 y dentro del texto del

Artículo 50 se establece claramente que el
administrador como representante legal de la
copropiedad debe presentar un informe de su gestión y
los estados financieros.
¾ Por la naturaleza de la contratación del administrador
adquiere el compromiso y obligación de rendir cuentas
formalmente ante la Asamblea de propietarios.
¾ Por analogía de las normas el administrador tiene las
mismas responsabilidades y sanciones aplicables a los
representantes legales incorporadas en la Ley 222/95

15/08/2006 83
 Contabilidad y Presupuestos
En los artículos 38 y 51 de la Ley 675 de 2001
se establece que la Asamblea debe estudiar y
aprobar el presupuesto anual, preparado por el
administrador.
La elaboración del presupuesto debe guardar
consistencia con la contabilidad, ya que es
necesario preparar el informe de ejecución
presupuestal.
Debe tenerse en cuenta que en algunas
copropiedades es conveniente preparar
adicionalmente un presupuesto de inversión.
15/08/2006 84
 Bibliografía
Guía Contable para la Propiedad Horizontal

15/08/2006 85
 Gracias por su atención !

Por: Maria Sonia Barrientos

Estrada

sonia_barrientos@yahoo.com
Sonia_barrientos@oice.org
Bogotá, D.C. – Agosto del 2006
15/08/2006 86