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Analisis de Sistemas
Analisis de Sistemas
En el presente trabajo trata de dar una visin ms cercana sobre todas las actividades que
se toman en cuenta para el desarrollo de un sistema de informacin.
Para lograr este fin se deben de tomar en cuenta varios aspectos que son muy esenciales
para que el sistema que se vaya a realizar estas tcnicas son los hallazgos de los hechos
utilizar varias tcnicas para recopilar informacin ya sea basndose en preguntas en
encuestas o cuestionarios y tambin por la observacin.
No solamente se emplea esa tcnica, otra forma de ver la forma de elaborar un sistema es el
anlisis ya sea de manuales, de reportes, de guas, de reglamentos, de diccionario de
campos, etc.
La utilizacin de rboles y tablas de decisin ayuda a observar las condiciones y acciones
que producir el proceso de la creacin de un nuevo sistema.
Un aspecto que tambin se toma en cuenta es el flujo de datos, es decir, hay que examinar
de donde viene, hacia donde se dirigen y donde se almacenan los datos.
2. Hallazgos de los hechos.
Los analistas utilizan mtodos especficos, tcnicas para encontrar hechos, con el objeto de
reunir datos relacionados con los requerimientos. Entre stos se incluyen la entrevista, el
cuestionario, la revisin de los registros (en el sitio donde se encuentran estos) y la
observacin. En general los analistas emplean ms de una de estas tcnicas para estar
seguros de llevar a cabo una investigacin amplia y exacta.
Entrevista.
Los analistas emplean una entrevista para reunir informacin proveniente de personas o de
grupos. Por lo comn, los entrevistados son usuarios de los sistemas existentes o usuarios
en potencia del sistema propuesto. En algunos casos, los entrevistados son gerentes o
empleados que proporcionan los datos para el sistema propuesto por qu sern afectados
por l. Aunque algunos analistas prefieren la entrevista sobre otras tcnicas, esta no
siempre es la mejor fuente de datos sobre la aplicacin. Dado que la entrevista requiere de
tiempo, es necesario utilizar otros mtodos para obtener la informacin necesaria para
conducir una investigacin.
Entrevista estructurada.
Ventajas.
Desventajas.
Entrevista
no
estructurada.
Ventajas.
Las entrevistas dan a los analistas de oportunidades para reunir informacin de las
personas que han seleccionado debido a sus conocimientos del sistema que est bajo
estudio. A menudo este mtodo es la mejor fuente de informacin cualitativa, otros
mtodos para recolectar hechos son ms tiles para recoger datos cuantitativos.
La entrevista puede clasificarse como estructurada y no estructurada. Las entrevistas no
estructuradas utilizan un formato pregunta- respuesta que es apropiada cuando el analista
desea adquirir informacin general acerca del sistema. Este formato anima a los
entrevistados a compartir sus sentimientos, ideas y creencias. Las entrevistas estructuradas
utilizan preguntas estndar en un formato de respuesta abierta o cerrada. El primero
permite que el entrevistado de respuesta a las preguntas con sus propias palabras; el otro
utiliza un conjunto anticipado de respuestas.
El xito de una entrevista depende de la habilidad del entrevistador y de su preparacin
para la misma. Los analistas necesitan ser sensibles a las dificultades que algunos
entrevistados crean durante el entrevista sino tambin su significado.
Cuestionarios.
Esta tcnica permite los analistas reunir informacin proveniente relacionada con varios
aspectos de un sistema de un grupo grande de personas. El empleo de formatos
estandarizados para las preguntas puede proporcionar datos ms confiables que otras
tcnicas; por otra parte, su amplia distribucin asegura el anonimato de los encuestados,
situacin que puede conducir a respuestas ms honestas. Sin embargo, este mtodo no
permita al analista observar las expresiones correcciones de los encuestados. As misma, la
respuesta puede ser limitada ya que es posible que no tenga mucha importancia para los
encuestados llenar el cuestionario.
El alto costo asociado con el desarrollo y distribucin de cuestionarios demanda del analista
la consideracin cuidadosa del objetivo de estos as como de la estructura que ser ms til
para el estudio y ms fcil de entender para los encuestados. As mismo, es necesario
realizar pruebas con el cuestionario y, si es necesario, modificarlos antes de su impresin y
distribucin.
Revisin
de
registro.
Varios tipos de reportes y de registros pueden proporcionar al analista informacin valiosa
con respecto a las organizaciones y a sus operaciones. Al revisar los registros, el analista
examina la informacin asentada en ellos relacionada con el sistema y los usuarios. La
revisin puede efectuarse el comienzo del estudio, como introduccin o despus, esto sirve
para comparar las operaciones actuales, por lo tanto los registros pueden indicar que est
sucediendo.
Los registros incluyen manuales de polticas, reglamentos y procedimientos estndares de
operacin utilizados por la mayor parte de las organizaciones como guas. Los registros no
indican la forma en la que se desarrollan las actividades, donde se encuentra todo el poder
en la toma de decisiones, o como se realizan todas las tareas.
Observacin.
Este mtodo de recopilacin de formacin permite al analista ganar informacin que no se
puede obtener por otras tcnicas. Por medio de la observacin se obtienen formacin de
primera mano sobre la forma en que se efectan las actividades, este mtodo es ms til
para ver la forma en que se maneja los documentos y se llevan acab los procesos y si se
siguen todo los pasos especificados.
Anlisis
estructurado.
Esta fase es donde el analista que examina una situacin en forma independiente sin
lineamientos o herramientas o tcnicas recopilan informacin para describir el sistema.
El objetivo del anlisis estructurado es el de organizar las tareas asociadas con la
determinacin de requerimientos para obtener la comprensin exacta de una situacin
dada.
Para el anlisis estructurado se utilizan varios componentes para la observacin y obtener
datos importantes para el desarrollo del sistema, como lo puede ser el examinar smbolos
grficos, diccionarios de datos, descripcin de procesos y procedimientos y las reglas.
3. Herramientas para documentar procesos y decisiones.
Seguir procedimientos y tomar decisiones son muy importantes en cualquier empresa, sin
embargo, las decisiones y procedimientos son de importancia para el analista cuando ste
conduce una investigacin de sistemas dentro de una empresa.
Una herramienta es cualquier dispositivo, objeto u operacin utilizada para ejecutar una
tarea especfica. El analista de sistemas depende de las herramientas para realizar su
trabajo de la misma manera que otras personas de sus actividades cotidianas. Es
importante conocer que herramientas existen, pero ms an saber utilizarlas
adecuadamente.
Cuando se analizan procedimientos y decisiones que el primer paso es identificar
condiciones y acciones, conceptos comunes a todas las de actividades.
Condiciones
y
variables
de
decisin.
Cuando se observa un sistema y se pregunta por las condiciones, un ejemplo de condiciones
es "bueno" y "malo", sin embargo, las condiciones cambian y por esto el analista que se
refiere a ellas como variables de decisin.
Al documentar la decisin el investigador de identificar tanto las condiciones permisibles
como las relevantes que pueden presentarse en determinada situacin. Slo deben incluirse
en el estudio aquellas condiciones que son relevantes.
Tener diferentes formas de decir la misma cosa puede crear dificultades de comunicacin
durante los estudios de sistemas. Por consiguiente, el analista busca evitar los ms las
interpretaciones. Asimismo, necesita organizar la informacin recopilada con respecto a la
toma de decisiones y evita dificultades en la comunicacin.
4. rboles de decisin.
Caractersticas
de
los
rboles
de
decisin.
El rbol de decisin es un diagrama que representan en forma secuencial condiciones y
acciones; muestra qu condiciones se consideran en primer lugar, en segundo lugar y as
sucesivamente. Este mtodo permite mostrar la relacin que existe entre cada condicin y
el grupo de acciones permisibles asociado con ella.
La raz del rbol, aparece en la parte izquierda del diagrama y est es el punto donde
comienza la secuencia de decisin. La rama a seguir depende de las condiciones existentes y
de la decisin que debe tomarse. Al avanzar de izquierda a derecha por una rama particular,
se entiende una serie de toma de decisiones. Despus de cada punto de decisin, se
encuentra el siguiente conjunto de decisiones a considerar. De tal forma que los nodos del
rbol representan condiciones y sealan la necesidad de tomar una determinacin
relacionada con la existencia de alguna de estas, antes de seleccionar la siguiente
trayectoria. La parte que se encuentra en la parte derecha del rbol indican las acciones que
deben realizarse, las que su vez dependen de la secuencia de condiciones que les preceden.
Us de rboles decisiones.
El desarrollo de rboles de decisin beneficiado analista en dos formas. Primero que todo,
la necesidad de describir condiciones y acciones llevan a los analistas a identificar de
manera formal las decisiones que actualmente deben tomarse. De esta forma, es difcil para
ellos pasar por alto cualquier etapa del proceso de decisin, sin importar que este dependa
de variables cuantitativas o cualitativas. Los rboles tambin obligan a los analistas a
considerar la consecuencia de las decisiones.
Se ha demostrado que los rboles de decisin son eficaces cuando es necesario describir
problemas con ms de una dimensin o condicin. Tambin son tiles para identificar los
requerimientos de datos crticos que rodean al proceso de decisin, es decir, los rboles
indican los conjuntos de datos que la gerencia requiere para formular decisiones o tomar
acciones. El analista debe identificar y elaborar una lista de todos los datos utilizados en el
proceso de decisin, aunque el rbol de decisin no muestra todo los datos.
Si los rboles de decisin se construyen despus de completar el anlisis de flujo de datos,
entonces es posible que los datos crticos se encuentren definidos en el diccionario de datos
(el cual describe los datos utilizados por el sistema y donde se emplean). Si nicamente se
usan rboles de decisiones, entonces el analista debe tener la certeza de identificar con
precisin cada dato necesario para tomar la decisin.
Los rboles de decisin no siempre son la mejor herramienta para el anlisis de decisiones.
El rbol de decisiones de un sistema complejo con muchas secuencias de pasos y
combinaciones de condiciones puede tener un tamao considerable. El gran nmero de
ramas que pertenecen a varias trayectorias constituye ms un problema que una ayuda para
el anlisis. En estos casos los analistas corren el riesgo de no determinar qu polticas o
estrategias de la empresa son la gua para la toma de decisiones especficas. Cuando
aparecen estos problemas, entonces es momento de considerar las tablas de decisin.
5. Tablas de decisin.
La tabla de decisin es una matriz de renglones y columnas que indican condiciones y
acciones. Las reglas de decisiones, incluidas en una tabla de decisin establecen el
procedimiento a seguir cuando existen ciertas condiciones. Este mtodo se emplea desde
mediados de la dcada de los 50, cuando fue desarrollado por General Electric para el
anlisis de funciones de la empresa como control de inventarios, anlisis de ventas, anlisis
de crditos y control de transporte y rutas.
Caractersticas
de
las
tablas
de
decisin.
Las tablas estn integradas por cuatro secciones: identificacin de condiciones, entradas de
condiciones, identificacin de acciones y entrada de acciones. La identificacin de
condiciones seala aquellas que son relevantes. La entrada de condiciones indican qu
valor, as es que lo hay, se debe asociar para una determinada condicin. La identificacin
de acciones enlista el conjunto de todos los pasos que se deben segua cuando se presenta
cierta condicin. La entrada de acciones muestra las acciones especficas del conjunto que
deben emprenderse cuando ciertas condiciones o combinaciones de estas son verdaderas.
Las columnas de lado derecho de la tabla enlazan condiciones y acciones, forman reglas de
decisin que establecen las condiciones que debe satisfacerse para emprender un
determinado conjunto de acciones. El orden de la secuencia se omite, cosa que no sucede
con los rboles de decisin. La regla de decisin incorpora todas las condiciones que deben
ser ciertas y no slo una a la vez.
Como
construir
tablas
de
decisin.
Para desarrollar tablas de decisin, los analistas deben emprender los siguientes pasos:
1.
2.
Determinar los pasos o actividades ms factibles bajo condiciones que cambian (no
slo las condiciones actuales). Esto permite identificar las acciones.
3.
4.
Llenar la tabla con reglas de decisiones. Existen dos formas para hacerlo.
5.
Marcar las entradas correspondientes a las acciones con una X para indicar que
stas se emprenden; dejar las celdas vacas o marcadas con un guin para sealar que
en ese rengln no emprende ninguna accin.
6.
Estos sencillos lineamientos no slo ahorran tiempo al construir una tabla de decisiones a
partir de informacin recopilada durante la investigacin sino que tambin es de ayuda
para sealar donde falta informacin, donde no importan las condiciones en un proceso, o
donde existen relaciones o resultados importantes que otros no detectaron o consideraron.
En otras palabras, el empleo de las tablas de decisin produce un anlisis ms completo y
exacto.
Verificacin
de
tablas
de
decisin.
Despus de construir una tabla, los analistas verifica que sea correcta y completa con la
finalidad de asegurar que la tabla incluye todas las condiciones junto con las reglas de
decisin que las relacionan con las acciones. Asimismo, los analistas tambin deben
examinar la tabla para encontrar redundancias y contradicciones.
Eliminacin de la redundancia. Las tablas de decisin pueden volverse muy grandes y
difciles de manejar si se permite que crezcan sin ningn control. Remover las entradas
redundantes puede ser de ayuda para manejar el tamao de la tabla. La redundancia se
presenta cuando las siguientes condiciones son verdaderas al mismo tiempo: 1) dos reglas
de decisin son idnticas salvo para una condicin del rengln y 2)las acciones para las dos
reglas son idnticas.
Supresin de contradicciones. Las reglas de decisin son contradictorias entre s cuando
dos o ms reglas tienen el mismo conjunto de condiciones pero sus acciones son diferentes.
Las contradicciones indican que la informacin que tiene el analista es incorrecta o bien
que existe un error en la construccin de la tabla. Sin embargo, muchas veces la
contradiccin es resultado de las discrepancias en la informacin que recibe el analista de
diferentes personas con respecto a la forma en que estas toman decisiones. Se puede tomar
una decisin especfica utilizando diferentes reglas. Encontrar tales discrepancias puede ser
de gran utilidad para el analista que trabaja con la finalidad de mejorar una situacin de
decisin.
En las tablas de decisiones se manejan varios tipos que a continuacin se describirn:
Forma
de
entrada
limitada:
La estructura bsica de una tabla consiste en S, N y entradas en blanco, es una forma de
entrada limitada. Este es uno de los formatos ms comunes. Existen otros dos que tambin
se usan o se emplean de manera limitada.
Forma
de
entrada
extendida:
En esta forma se remplazan las S y N con acciones que indican al lector cmo decidir. En
este formato los identificadores de condicin y accin no estn completos y es la razn por
la que las entradas contienen mas detalles que una S y N.
Muchas personas favorecen este formato sobre el mtodo de entradas limitadas porque es
mas explicito para sealar las acciones.
Forma
de
entrada
mixta:
En ocasiones el analista prefiere combinar en la misma tabla las caractersticas de los dos
mtodos anteriores. En general debe utilizarse una sola forma en cada seccin de la tabla,
pero entre las secciones de condiciones y acciones se pueden de cualquier forma.
Forma
else:
Esta es una variante en las tablas de decisin esta tiene como finalidad omitir la recepcin
por medio de reglas ELSE. Para construir una tabla de decisiones en la forma ELSE, se
especifican las reglas junto con las entradas de condicin, que cubren todo el conjunto de
acciones con excepcin de una que se convierte en la regla a seguir cuando ninguna de las
dems condiciones explicitas es verdadera. Esta regla se encuentra en la columna final en el
margen derecho, que es columna ELSE si ninguna de las otras condiciones es valida, se
siguen las reglas de condicin ELSE. Esta regla elimina la necesidad de repetir condiciones
que conducen a las mismas acciones.
Tablas
mltiples:
La forma ELSE es una alternativa para controlar el tamao de las tablas de decisin. Otra
El anlisis de flujo de datos estudia el empleo de los datos en cada actividad. Documenta los
hallazgos con diagramas de flujos de datos que muestran en forma grafica la relacin entre
procesos y datos y en los diccionarios de datos que describen de manera formal los datos
del sistema y los sitios donde son utilizados.
Caractersticas
de
la
estrategia
de
flujo
de
datos
Examina el empleo de los datos para llevar a cabo procesos especficos de la empresa dentro
del mbito de una investigacin de sistemas. El anlisis puede pensarse de tal manera que
se estudien actividades del sistema desde el punto de vista de los datos; donde se originan,
como se utilizan o cambian, hacia donde van, incluyendo las paradas a lo largo del camino
que se siguen desde su origen hasta su destino.
Herramientas
de
la
estrategia
del
flujo
de
datos.
La estrategia de flujo de datos muestra el empleo de estos en forma grafica. Las
herramientas utilizadas para seguir esta estrategia muestran todas las caractersticas
esenciales del sistema y la forma en que se ajustan entre s. Puede ser difcil comprender en
su totalidad un proceso de la empresa si se emplea por ello solo una descripcin verbal; las
herramientas para el flujo de datos ayudan a ilustrar los componentes esenciales de un
sistema junto con sus interacciones.
El
anlisis
de
flujo
de
datos
utilizan
las
siguientes
herramientas:
Diagrama
de
flujo
de
datos:
Una herramienta grafica se emplea para describir y analizar el movimiento de datos a
travs de un sistema. Ya sea manual o automatizada, incluyendo procesos, lugares para
almacenar datos y retrasos en el sistema. Los diagramas de flujo son las ms importantes
herramientas y la base sobre la cual se desarrollan otros componentes.
La transformacin de datos de entrada en salida por medio de procesos puede describirse
en forma lgica e independiente en los componentes fsicos (computadoras unidades de
disco etc.)Asociadas con el sistema. Estos diagramas reciben el nombre de "diagramas
lgicos de flujo de datos. Estos muestran la implantacin y movimiento real de datos entre
las personas, departamentos y estaciones de trabajo.
Diccionario
de
datos:
El diccionario contiene las caractersticas lgicas de los sitios donde son almacenados los
datos del sistema, incluyendo nombre, descripcin, alias, contenidos y organizacin.
Tambin identifican los procesos donde se emplean los datos y los sitios donde se necesitan
el acceso inmediato a la informacin. Sirve como punto de partida para identificar los
requerimientos de las bases de datos durante el diseo del sistema.
Diagrama
de
estructura
de
datos:
Es una descripcin de la relacin entre entidades, personas, lugares, etc. De un sistema y el
conjunto de informacin relacionado con la entidad. No considera el almacenamiento fsico
de datos.
Grfica
de
estructura:
Herramienta de diseo que muestra con smbolos la relacin entre los mdulos del
procesamiento y el software de las computadoras. Describen la jerarqua de los mdulos
componentes y los datos que sern transmitidos entre ellos. Incluyen anlisis de las
transformaciones entrada-salida y el anlisis de transacciones.
Herramientas
para
flujos
de
datos:
mas
haya
del
anlisis
El mtodo de desarrollo para anlisis estructurado a menudo se interpreta como til solo
para la parte de anlisis de sistemas de la actividad de desarrollo. Algunos analistas lo
emplean solo de esta manera pero su uso no se limita necesariamente a estas fases.
El nombre es tal vez un poco afortunado ya que sugiere solo el anlisis de sistema. Sin
embargo, las herramientas que forman parte del mtodo proporcionan la base para
soportar todo el proceso de desarrollo. Dado que la gran parte del trabajo de desarrollo de
una aplicacin se centra sobre el manejo adecuado de los datos, el diccionario de datos y las
graficas estructuradas de datos se convierten en herramientas muy importantes.
Notacin.
Los mtodos para el anlisis de flujo de datos fueron desarrollados y promovidos al mismo
tiempo
por
dos
organizaciones.
Los diagramas lgicos de flujos de datos se pueden dibujar con solo cuatro notaciones
sencillas. Es decir con smbolos especiales o iconos y anotaciones que los asocian con un
sistema
especifico:
1.- el flujo de datos: movimiento de datos en determinada direccin desde un origen hacia
un destino en forma de documentos, cartas, llamadas telefnicas o virtuales por cualquier
otro
medio:
2.- procesos: personas, procedimientos, o dispositivos que utilizan o producen
(transforman)
datos.
No
se
identifica
el
componente
fsico.
3.- fuente o destino de los datos: fuentes o destinos externos de datos que pueden ser
personas, preguntas, organizaciones u otras entidades que interactan con el sistema pero
se encuentran fuera de su frontera. Los trminos fuente y poza son intercambiables con
origen
y
destino.
4.- almacenamiento de datos: en el lugar donde se guardan los datos o a los que hacen
referencia los procesos en el sistema. El almacenamiento de datos puede representar
dispositivos tanto computarizados como no computarizados.
Cada componente de un diagrama de flujo de datos tiene una etiqueta con un nombre
descriptivo. Los nombres de los procesos tambin reciben un numero que es utilizado con
fines de identificacin. l numera asignado a cada proceso no tiene que ver con la secuencia
de procesos. Sirve estrictamente para la identificacin y tiene un valor adicional cuando se
estudian los componentes que integran unos procesos especifico.
Ventajas
del
anlisis
de
flujo
de
datos:
Los usuarios y otras personas de la empresa que forman parte del proceso bajo estudio
comprenden con facilidad anotaciones sencillas. Por consiguiente, los anlisis pueden
trabajar con los usuarios y lograr que participen en el estudio de los diagramas de flujo de
datos. Los usuarios pueden hacer sugerencias para modificar los diagramas con la finalidad
de describir la actividad con mayor exactitud. Asimismo pueden examinar las grficas y
reconocer con rapidez los problemas; esto permite efectuar las correcciones necesarias
antes que comiencen otras tareas relacionadas con el diseo. Si los problemas no son
detectados en la primera fase del proceso de desarrollo, entonces ser difcil corregirlos
cuando aparezcan ms adelante.
Una extensa investigacin de sistemas produce muchos conjuntos de diagramas de flujos de
datos. Algunos brindan panoramas de procesos importantes mientras que otros nos
muestren con bastante detalle elementos dato, almacenes de datos y pasos de
procesamiento para componentes especficos de un sistema grande. Si los analistas desean
revisar todo el sistema primero utilizan los diagramas de alto nivel, aquellos que muestren
la visin panormica de todo el sistema. Pero sientan interesados en estudiar un proceso en
especial entonces emplean el diagrama de flujo de datos de bajo nivel correspondiente a ese
proceso.
7. Conclusiones.
de
informacin.
Seen.
Edicin.
Anlisis de sistemas
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