EDI

(Electronic Data Interchange)

Que es y en que consiste ?
En trminos generales EDI (Electronic Data Interchange) es la transferencia por medios
electrnicos de informacin comercial o de negocios en un formato estndar de carcter
publico entre agentes del mercado.
En un principio EDI naci como sistema de intercambio electrnico de los documentos
necesarios para las operaciones comerciales. As, en vez de enviar una carta o un fax con
una orden de compra, se enva por correo electrnico dicha orden al distribuidor, con
esto se logra una mayor rapidez y es difcil que la informacin se degrade o desaparezca.
El distribuidor, con los datos contenidos en la orden de compra, puede generar la factura
sin tener que volver a introducir los datos en su sistema, evitando la posibilidad de
errores. Inmediatamente ste despacha la mercanca, recibiendo un pago va transferencia
electrnica.
El enfoque originario de sistema de transmisin de documentos comerciales se ha
quedado pequeo y hoy en da EDI sirve para transmitir todo tipo de informacin tcnica
y/o comercial, de tal manera que EDI es una parte fundamental del comercio electrnico.
Un poco de historia.
La historia del EDI comienza en el puente areo sobre Berln en 1948. La intendencia del
ejercito de los Estados Unidos tenia un problema para mantener un inventario
actualizado de la gran cantidad de suministros que descargaban los aviones. El sistema
tradicional utilizando documentos en papel era demasiado lento. En ese momento
Edward A. Guilbert (considerado el padre del EDI) invento una combinacin de telex,
telfono y telgrafo para mantener el inventario bajo control que fue llamada BUSAP
(Business System Application). Este fue el germen de la primera aplicacin para negocios
de la historia.
Un ejemplo bsico.
1. Un distribuidor necesita determinadas piezas de recambio para un coche. Mediante un
ordenador y un software EDI, enva un mensaje al ordenador de la fabrica solicitando
las mismas.
2. El ordenador de la fabrica toma nota de la cantidad y referencias de los repuestos. Si
estn disponibles, genera una factura con todos los datos de la peticin y despacha el
pedido.

Este es el proceso mas simple pero se puede ir un paso mas all. Por ejemplo si al
solicitar unas piezas, el stock de las mismas queda por debajo de un mnimo deseable, el
ordenador puede generar automticamente un mensaje al departamento de produccin
para que produzcan mas a fin de mantener el inventario en el nivel deseado. Con las
peticiones se pueden generar informes que sirven al departamento de marketing para
elaborar estudios de mercado, etc.
Estndares EDI
Los mensajes EDI son mensajes e-mail con un determinado formato que permite que los
programas de contabilidad y gestin procesen los datos enviados. No existe un solo
estndar siendo algunos de los mas difundidos : ANSI X12 que solo se utiliza en Estados
Unidos, SCC/JTC EDI en Canad SITPRO en Gran Bretaa, DIN en Alemania.
Naciones Unidas ha propuesto un estndar internacional bajo la autoridad de United
Nations EDIFACT (EDI for Administration, Commerce, and Transport). Existen tambin
otros estndares (tanto pblicos como privados) de menor difusin en general, pero que
en determinados nichos de mercado pueden ser los mas utilizados.
Los dos sistemas principales (ANSI X12 y EDIFACT) tienen gran flexibilidad y los
protocolos permiten definir gran cantidad de las situaciones que se dan en el comercio
del mundo real. Esta previsto que a corto/medio plazo los dos estndares se fusionen en
uno solo. Los estndares EDI no eliminan las negociaciones y los pactos entre las partes,
simplemente definen un marco para la comunicacin entre los interesados.
Problemas del EDI.
EDI esta muy implantado en las grandes compaas, sin embargo para su difusin en las
pequeas y medianas empresas existen una serie de inconvenientes. El primero de ellos
es la falta de un estndar de firma digital equivalente a la del mundo del papel que sea
aceptada por todos los integrantes del mercado. Los sistemas de firmas digitales tienen
como propsito fundamental la identificacin fehaciente de los integrantes del negocio
mercantil.
Otro problema es la falta del notario digital, en el mundo real cuando queremos que
exista prueba fehaciente de la existencia de un documento lo llevamos a un notario para
que lo inscriba en su protocolo, esto da fe de la existencia del documento y lo protege de

manipulaciones. En el comercio electrnico se esta empezando a utilizar marcas digitales

invisibles (equivalentes a las marcas de agua) que forman parte del documento
electrnico para impedir su modificacin por personas ajenas, (sin embargo no existe
tampoco un estndar aceptado), y la figura del notario digital como un servicio
fundamental para el comercio electrnico esta empezando a cobrar fuerza.
La tercera dificultad es el coste de implantacin de un sistema EDI, que para una
empresa de pequea o mediana dimensin puede ser muy oneroso. Sin embargo la
tendencia es hacia una reduccin del precio de los sistemas, de tal manera que este
inconveniente va desapareciendo da a da.
Beneficios del EDI.
1. Incremento sustancial en la capacidad de respuesta de un negocio.
2. Eficacia al eliminarse la necesidad de reintroducir los datos, se ahorra tiempo y se
evitan errores.
3. Reduce el coste de creacin, almacenaje y mantenimiento de archivos de papel.
4. Reduccin de los inventarios.
5. Reduccin de los costes administrativos.
6. Es una fuente muy valiosa de informacin para la toma de decisiones empresariales.
Conclusin.
EDI es una herramienta para la agilizacin de las transacciones comerciales de todo tipo
mediante mtodos electrnicos. Su fuerte implantacin hoy en da por las grandes
compaas, y el potencial de crecimiento entre los pequeos negocios y particulares
hacen que el conocimiento de esta tecnologa sea imprescindible para el directivo de hoy
en da.