Una de las excusas que comnmente escuchamos como razn por la cual las

organizaciones de mantenimiento no pasan de un ambiente reactivo a uno

planificado es el agobiante trabajo que tiene su personal da a da. De hecho, muchas
iniciativas de Planificacin y Programacin de mantenimiento generalmente fracasan
por no tener la capacidad ni la voluntad de poder balancear efectivamente la carga
de trabajo de su personal, convirtindose en iniciativas que se dedican a endosar
promesas de ejecucin que nunca se cumplen.

El manejo de la carga de trabajo (Works Management) a travs del uso eficiente del
personal para completar a tiempo las tareas que aportan valor a la organizacin es
uno de los principales objetivos de un sistema de planificacin y programacin de
mantenimiento. Mantener un balance perfecto entre la carga de trabajo y los
recursos disponibles que eviten que los trabajos diferidos se incrementen
progresivamente y generen situaciones de deterioro, desorden y frustracin en el
interior de las plantas debe ser su enfoque principal.

Una eficiente estimacin de los recursos (mano de obra, herramientas, materiales y

repuestos) unido a un CMMS que soporte esta actividad debera ser suficiente para
dar una respuesta a este reto, sin embargo la realidad del manejo de la carga de
trabajo va mucho ms all de esto, factores como: capacitacin del personal, edad
de los equipos, programas de mantenimientos mal diseados, cambio en los procesos
productivos, ineficiente sistema de asignacin de prioridades, cultura organizacional
y hasta factores ambientales, pueden echar al bote de la basura estas iniciativas.

Hoy da podemos encontrar una serie de indicadores que permiten hacer un

seguimiento y evaluar la eficiencia en el manejo de la carga de trabajo. Entre ellos
el Backlog es uno de los ms importes y es la clave para poder manejar cualquier
iniciativa de este tipo.

Backlog en ingles significa Acumulacin de trabajo no completado, y es la ms

clara definicin de lo que significa este trmino en el mbito de la planificacin y
programacin de mantenimiento. El Backlog no es ms que el trabajo que ha sido
planificado pero que no se ha programado, el trabajo planificado y programado pero
que no se ha ejecutado o aquel que se ha iniciado pero no se ha completado. En
funcin de esto el backlog puede categorizarse en:

Atrasado (Overdue): Lo conforman aquellas ordenes de trabajos (ODT) planificadas,

programadas (o no) y no completadas, con atrasos de ms de 14 das despus de su
fecha de requerimiento.

Actual (Current): Lo conforman aquellas ordenes de trabajos planificadas,

programadas (o no) y no completadas con exactamente 14 das de haber sido
requeridas.

Futuro (Future): Lo conforman aquellas ordenes de trabajos planificadas,

programadas (o no) y no completadas con menos de 14 das de la fecha de
requerimiento. Quiere decir que son ODT que eventualmente se convertirn en
backlog actual o atrasado.

El parmetro de los 14 das puede variar +/- uno o dos das dependiendo de las
polticas de cada empresa y en funcin del periodo de planificacin que se utilice.

El Backlog es un ndice que permite evaluar la utilizacin del personal en trminos de

Horas Hombre (HH) en jornadas de trabajo estndar (generalmente jornadas de ocho
horas al da). Sin embargo en la mayora de los casos es medido en das o semanas
con el objetivo de generar programas de trabajo que permita controlarlo. Para
calcular el backlog requerimos determinar la capacidad laboral de nuestra
organizacin y estimar los tiempos de ejecucin de las ODT planificadas.

La

capacidad

labora

puede

ser

calculada

de

dos

formas:

Capacidad laboral Bruta: Es el tiempo laboral disponible en un periodo de tiempo

dado (por ejemplo anual: 8 Hrs. x 5 das x 52 semanas) multiplicado por la fuerza
laboral en condiciones estndar (sin tomar en cuenta el sobre tiempo ni cualquier
otra herramienta de ajuste de la fuerza laboral).

Capacidad laboral Neta: es la capacidad laboral bruta menos los compromiso

indirectos del personal de mantenimiento, es decir el tiempo promedio perdido
estimado en semanas por: tiempo de comidas, vacaciones, entrenamiento,
suspensiones medicas, trabajos de emergencia, tiempo en reuniones, asignaciones
especiales, etc.

Las estimaciones de los tiempos de las actividades pueden ser determinadas a travs
de las experiencias de expertos y base de datos genricas, lo cual permite cierta
exactitud en la estimacin. En el caso de las Actividades de tipo mantenimiento
preventivo (PM) o predictivo (PdM) la estimacin se hace mucho ms fcil, ya que,
por ser trabajos rutinarios y especficos, es fcil hacer ajustes rpidamente.

Una vez estimado la capacidad laboral y el tiempo estimado para la ejecucin y

completacion de cada tarea de mantenimiento planificada, podremos calcular el
backlog en trminos de das o semanas, por ejemplo:

Asumamos que nuestra fuerza laboral es de 50 tcnicos de mantenimiento y que el

tiempo disponibles a la semana es de 40 Horas (5 das x 8 Horas = 40) es decir
tenemos una capacidad laboral bruta de 2000 HH/semana. Supongamos tambin que
tenemos 500 ODT en overdue o atrasadas que acumulan un tiempo estimado de
ejecucin
de
4000
HH.
Entonces el backlog ser:

Backlog = (4000 HH)/(2000 HH/semana) = 2 semanas

En pocas palabras, significa que se necesitan dos semanas de trabajo para poder
ejecutar y completar las 500 ODT atrasadas, con una fuerza de trabajo de 50
tcnicos de mantenimiento en condiciones estndar. Con este valor en mano se
pueden entonces hacer programas de trabajos y los ajustes necesarios en la fuerza
de trabajo para controlar el backlog.

Estos mismos clculos se pueden hacer para las ODT en Backlog actuales y futuro,
igualmente es recomendable hacerlo por especialidad (mecnicos, electricistas,
instrumentistas, etc.) y por reas de trabajo y representarlos grficamente para una
mejor visualizacin, anlisis y control.

La referencia o target para el backlog en organizaciones de clase mundial

normalmente est entre 15 a 30 das (de 3 a 6 semanas). Si el backlog est por
encima de estos valores de referencias debe considerarse un ajuste de la fuerza de
trabajo, estos ajustes pueden ser: ms sobretiempo (es lo ms fcil de ajustar, pero
no debera superar el 15% del tiempo de la nomina normal), incorporacin de
cuadrillas temporales y/o ajustar la planificacin a travs de un sistema de
prioridades ms estricto. Por otro lado si el valor del backlog est por debajo de los
valores de referencias, podra ser indicativo de que los recursos (labor) y los tiempos
estimados para la ejecucin de las ODT han sido sobre estimados.

Las causas del backlog es tambin un factor importante a seguir y evaluar,

especialmente en los casos en que el backlog aumenta continuamente y se escapa de
control. Falta de materiales, disposiciones operacionales y de seguridad,
obsolescencias de equipos, falta de capacitacin del personal etc. deben ser
registrados para su evaluacin, control y correccin.