TRABAJO FINAL

LINA FERNANDA PATIO CASTAO

REINALDO LIZCANO OLIVEROS
GRUPO 3

Docente
ANGELICA MARIA RAMREZ AGUDELO

UNIVERSIDAD DEL QUINDO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN,
BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVSTICA
PAQUETES ESPECIALIZADOS EN C.I.D.B.A
BOGOT D.C.
2016
1

1. PRCTICA ORFEO
Orfeo: https://orfeo.uqvirtual.edu.co/orfeo
login: ADMON
password: Aoc/2016!

En el MDULO de ADMINISTRACIN, se pueden encontrar las opciones para la

parametrizacin del sistema. En ellas, podrn agregarse nuevos registros en la base de
datos, tales como usuarios, pases y departamentos, o simplemente hacer consultas al
respecto.

 En la opcin 1. USUARIOS Y PERFILES podr crear, editar y consultar los

usuarios del sistema.

CREAR USUARIO:
Seleccione la opcin Usuarios y perfiles y luego Crear Usuario.
Seleccione el perfil (si es Jefe o Normal), seleccione la dependencia a la que
pertenece e ingrese los dems datos. El nmero de cdula, el login de usuario, los
nombres, apellidos y el e-Mail son campos obligatorios. Haga Click en continuar una
vez llene los espacios

Editar usuario:
Seleccione la opcin Usuarios y perfiles y luego Editar Usuario.

 Elija una dependencia y de esta forma ver el listado de los usuarios inscritos en
ella.

Habilite la opcin al final del nombre del usuario que desea editar y haga click en
Editar.

 Revise los datos del usuario creado con anterioridad, rectifique los datos bsicos.
click en continuar.

Cambie los permisos al usuario, dependiendo del perfil o asigne nuevos. A

continuacin, d click en Grabar.
El sistema le informar si la edicin de usuario tuvo xito.

 El sistema le informar si la edicin de usuario tuvo xito.

Consultar:
Seleccione la opcin Usuarios y perfiles y luego Consultar Usuario.

Elija una dependencia y de esta forma vera el listado de los usuarios inscritos en
ella.

En la opcin 2. DEPENDENCIAS, se usa para alistar, agregar, modificar o eliminar

dependencias.

Agregar:
Para agregar una dependencia, ingrese todos los datos en los espacios vacos:
Cdigo, Nombre, Estado, ubicacin, dependencia padre y dependencia territorial son
obligatorios.

10

 En la pestaa Consecutivos, seleccione la dependencia desde la cual se tomar el

consecutivo. Se recomienda que todas las dependencias tomen el consecutivo de una
nica dependencia, de tal forma que los consecutivos no se repitan.

Haga click en el botn Agregar.

El sistema le indicar si la creacin tuvo xito.
En la opcin 3 DAS NO HBILES, en esta opcin podr ingresar, consultar o borrar
los das no hbiles (ej.: festivos) dentro del sistema.

11

Procedimiento:
Seleccionar la fecha

Seleccionar el ao en el campo del Filtro.

12

 Por ultimo click en el botn de Agregar. Si todo sali bien, debe aparecer la nueva
fecha en el campo Fechas registradas y un mensaje notificando que: Se agreg
correctamente el registro.

En la opcin 4. ENVO DE CORRESPONDENCIA, permite agregar, modificar,

eliminar y listar las formas de envos que se usarn en el mdulo de envos.

13

 En el NOMBRE ingrese el nombre de la forma.

14

 Seleccione activa =SI

Seleccione una opcin para generar planilla si-no.

15

 Click en el botn Agregar.

Procedimiento para eliminar una forma:

Selecciones la forma de envo.

16

 Click en el botn eliminar.

En la opcin 5. TABLAS SENCILLAS, use esta opcin para Listar, Agregar,
Modificar o Eliminar motivos de devolucin.

En la opcin 6. TIPOS DE RADICACIN

17

Listado:
Al hacer click sobre esta opcin, se abrir una ventana emergente con los nombres
de los tipos de radicados creados en el sistema.

18

Agregar:
Para agregar un nuevo tipo de radicado, seleccione el cdigo que desea ingresar y
digite el Nombre del T.R y seleccione si el radicado requiere plantilla y combinacin
de correspondencia.

Haga click en el botn Agregar.

19

 El sistema le indicar si la creacin tuvo xito.

Modificar:
Seleccione el tipo de radicado que desea modificar, haciendo click en el radio de
chequeo.

Cambie los datos que desea modificar; haga click en el botn Modificar.
El sistema le confirmar si tuvo xito en la modificacin

20

Eliminar:
Seleccione el tipo de radicado que desea eliminar.

Haga click en el botn eliminar.

Tenga en cuenta que el tipo de radicado no podr tener ningn documento radicado.
El sistema le confirmar si tuvo xito en la eliminacin

21

En la opcin 7.PASES, sirve para Listar, Agregar, Modificar o Eliminar pases.

22

Listar:
Seleccione un Continente y Haga click en Listado.

Se abrir una ventana emergente con el listado de los pases pertenecientes al

continente seleccionado.

Si no escoge ningn continente, aparecer el listado de todos los pases en los

continentes existentes en la base de datos.

Agregar:
23

 Seleccione un continente.

Ingrese el cdigo y el nombre del pas que desea agregar.

Haga clic en Agregar.

24

Modificar:
Seleccione un continente.

Seleccione un pas. Modifique el nombre o cdigo del mismo.

25

 Haga click en Modificar.

Eliminar:
Seleccione un continente.

26

 Seleccione un pas.

En la opcin 8.DEPARTAMENTOS sirve para Listar, Agregar, Modificar o Eliminar

Departamentos.

27

Listar:
Seleccione un Continente y un pas.

28

 Haga click en Listado.

Se abrir una ventana emergente con el listado de los departamentos pertenecientes

al pas seleccionado.
Si no escoge ningn pas o ningn continente, aparecer el listado de todos los
Departamentos en los pases existentes en la base de datos.
Agregar:
Seleccione un continente y un pas.

29

 Ingrese el cdigo y el nombre del departamento que desea agregar.

Haga click en Agregar.

Modificar:
Seleccione un continente y un pas.

30

 Seleccione un departamento. Modifique el nombre o cdigo del mismo.

Haga click en Modificar.

31

Eliminar:
Seleccione un continente y un pas.

Seleccione un departamento.

Haga click en Eliminar. Al hacer esto, eliminar de forma automtica los municipios
que pertenecen al departamento.

En la opcin 9. MUNICIPIOS, al igual que las dos opciones anteriores, se pueden

listar, agregar, modificar y borrar los municipios que estn inscritos en el sistema.
32

Adems se podr homologar los precios de envo con otra ciudad, para la cual ya se
han asignado. Realice los pasos de las opciones anteriores, teniendo en cuenta que
debe escoger un continente, un pas y un departamento para todas las opciones.

En la opcin 10 TARIFAS, permite asignar los valores de precios y pesos en una

forma de envo. Por defecto, el sistema tiene 9 formas de envo: Certificado,
Servientrega , Entrega personal, fax, Postexpress, Correo electrnico, Corra, Normal,
Certificado con acuse. En cualquiera de ellos, se debe crear al menos una tarifa para
que pueda.
33

Listar:
Seleccione una forma de envo.

34

 Haga click en Listado.

Se abrir una ventana emergente con el listado de las tarifas pertenecientes a la

forma de envo seleccionada.
Si no escoge ninguna forma de envo, aparecer el listado general de todas las
tarifas.
Agregar:
Seleccione una forma de envo y una localizacin

35

 Ingrese los valores para cdigo, peso, descripcin, y valor de envo para la tarifa
que desea agregar.

Haga click en Agregar.

36

Modificar:
Seleccione una forma de envo y una localizacin

Seleccione una tarifa. Modifique los valores de la misma.

37

 Haga click en Modificar.

Eliminar:
Seleccione una forma de envo y una localizacin

38

 Seleccione una tarifa.

Haga click en Eliminar.

39

 Tenga en cuenta que no podr eliminar tarifas las cuales hayan sido usadas en algn
envo de correspondencia, por el mdulo de envos.

En la opcin 11 CONTACTOS, se podrn agregar contactos a Entidades u otras

empresas, es decir, a un empresa o entidad, se pueden agregar las personas que
trabajan all como contactos. Las entidades, pueden ser ingresadas en el mdulo de
Administracin de Entidades. Para este mdulo se tienen las opciones de: Listar,
Agregar, Modificar y Eliminar.

40

Listar:
Seleccione Tipo de contacto y la empresa

Haga click en Listado.

41

 Se abrir una ventana emergente con el listado de las empresas.

Si no escoge ningn tipo de contacto, aparecer el listado general de todas las
empresas.
Agregar:
Seleccione un Tipo de contacto y la empresa

Ingrese los valores para cargo, Nombre y telfono de contacto.

42

 Haga click en Agregar.

Modificar:
Seleccione un Tipo de contacto y la empresa

43

 Seleccione un contacto. Modifique los valores deseados.

Haga click en Modificar.

44

Eliminar:
Seleccione un Tipo de contacto y la empresa.

45

En la opcin 12. TERCEROS, Para cada empresa o entidad se debe parametrizar el

remitente de tipo tercero de acuerdo a sus necesidades. Estos remitentes se pueden
crear, editar o eliminar. En este caso, se encuentran, cuatro botones que realizan las
operaciones de Listar, agregar, modificar y eliminar.

46

En la opcin 13. SEGURIDAD DE DEPENDENCIAS, permite restringir el mdulo

de consultas, de tal manera que, los documentos que se encuentran actualmente en las
dependencias seleccionadas, solo podrn ser vistos por los usuarios de dichas
dependencias. selo para restringir documentos de la alta gerencia u otras como
Talento Humano y/o Control Interno.

47

 Seleccione la dependencia que desea modificar

Active la caja de chequeo si desea restringir o desactvela en caso contrario

48

 Haga click en Actualizar.

En la opcin 14. MIGRACIN, sirve en caso que desee generar radicados de forma
masiva basado en un archivo csv. Primero verifique el ejemplo para construir su
archivo. Se puede seleccionar el ao de radicacin, el tipo de radicacin que desea, la
dependencia a la cual se cargaran los archivos, si desea que el consecutivo sea
automtico o usted ingresara el nmero en el archivo plano.

49

Una vez haya diligenciado el archivo plano, ingrese nuevamente al mdulo de

administracin y seleccione la opcin Migracin. Busque el archivo y haga click en
cargar.

50

MDULO DE ENVIOS, este es el proceso final correspondiente al envo de los

documentos de salida que son entregados a las diferentes agencias de correo para su
reparto. Este perfil (el de Mdulo de Envos) lo tienen los funcionarios del Grupo de
Correspondencia. Se debe ingresar por la opcin ENVIOS de la parte superior del
mdulo de Radicacin.

51

En la opcin 1. ENVO NORMAL

, aqu se registran todos los parmetros
necesarios para realizar el envo, se selecciona la dependencia que lo realiza, los
radicados que sern enviados, la agencia de correo y dems datos generales para cada
documento. En este mdulo aparecern los radicados que ya han sido marcados como
impresos en las dependencias y por lo tanto estn listos para realizar el envo.

En la opcin 2.MODIFICACIONES REGISTRO DE ENVO para modificar los

datos de envo realizados por el usuario de correspondencia.
Ingresar por el mdulo Envos
Dar click en la opcin Modificacin Registro de Envo
Seleccionar el nmero del radicado
Dar click en el botn Modificar Envo
52

En la opcin 3. GENERACIN DE PLANILLAS Y GUAS, consiste en generar las

planillas y/o guas respectivas al envo diario para ser entregado a la agencia de
correo correspondiente.

1. Ingresar por el icono Envos.

2. Dar click en la opcin Generacin de Planillas y Guas
3. Se deben seleccionar los parmetros necesarios para la generacin de cada planilla
de acuerdo al envo que se va a realizar:

53

En la opcin 4.DEVOLUCIN DE RADICADOS, se realiza por parte del Grupo de

Correspondencia, para indicarle a la dependencia los radicados que son devueltos por
los tres motivos principales que son: Devoluciones por tiempo de espera,
devoluciones de correo y devolucin de radicados que se encuentran mal registrados
y no se pueden enviar.

54

*DEVOLUCIONES POR TIEMPO DE ESPERA

, Una vez radicados los
documentos por cada dependencia y Marcar Documentos como Impresos por el
mdulo de Impresin, estos deben ser entregados dentro de las siguientes 24 horas
al rea de Correspondencia para su envo; pasado este trmino, el sistema actualizar
la carpeta de impresin del rea, desmarcando la validacin de impresin de los
documentos, lo cual obligar a realizar nuevamente el procedimiento de envo de
dichos documentos.

*DEVOLUCIONES DE LA AGENCIA DE CORREO, permiten controlar los

documentos radicados de salida que han sido enviados a su destinatario por parte del
grupo de correspondencia, pero que a vuelta de correo son devueltos por la misma

55

agencia de correo por encontrar diferentes causales de devolucin ya establecidas

como:
1 CASA DESOCUPADA
2 CAMBIO DE DOMICILIO
3 CERRADO
4 DESCONOCIDO
Estos motivos los puede modificar en la Administracin, opcin Tablas sencillas.

5. ANULACIN DE RADICADOS

MDULO DE EDITOR DE FLUJOS, se pueden crear y editar los flujos de

proceso, dichos flujos deben estar ligados a un conjunto serie-subserie. Por ejemplo:
Proceso Identificacin de la Necesidad y Elaboracin del requerimiento de la empresa

56

Para la creacin de este flujograma en Orfeo, es posible seleccionar dos opciones:

Modo Manual: Crear el Proceso y editarlo
Modo grfico: Crear el flujo y guardar el proceso. Ambos mtodos se describen a
continuacin:
En la opcin 1.MODO MANUAL
*Creacin del proceso

A continuacin seleccione la serie, la subserie e ingrese el nombre del proceso. Haga

click en el botn Crear. El sistema le informar si la creacin fue exitosa.

57

*Edicin del flujo

58

En la opcin 2.MODO GRFICO

MDULO DE ARCHIVO, el usuario del rea de archivo podr organizar y

almacenar los documentos en el archivo de gestin y central de la entidad. De
acuerdo a los permisos asignados, el usuario tendr varias opciones, primero haga
click en el men Archivo.

59

En la opcin 1.BUSQUEDA BSICA

En la opcin 2 .BUSQUEDA AVANZADA , encontrar los documentos radicados

que han sido previamente archivados fsicamente mediante la bsqueda bsica.

60

En la opcin 3.REPORTE POR RADICADOS ARCHIVADOS

En la opcin 4. CAMBIO DE COLECCIN

61

En la opcin 5. INVENTARIO CONSOLIDADO CAPACIDAD

En la opcin 7. RADICADOS ARCHIVADO SIN EXPEDIENTE, este reporte

muestra la estadstica de los radicados que no se encuentran en expediente.

62

En la opcin 8. ALERTA DE TRASLADO DE ARCHIVOS, se podrn buscar los

radicados que estn prximos a cambiar de estado en archivo y necesitan ser
transferidos.

En la opcin 9. BUSQUEDA DE ARCHIVO CENTRAL

63

En la opcin 10. INSERTAR ARCHIVO CENTRAL

En la opcin 11. ADMINISTRACIN DE EDIFICIOS, se deben insertar los edificios

y las bodegas creadas para el almacenamiento del archivo de gestin.

64

* Diligencie los datos requeridos en la ventana INGRESO DE EDIFICIOS:

Se procede a editar cada uno de los edificios creados para crear los estantes, entrepaos y
cajas. En la ventana ADMINISTRACION DE EDIFICIOS, seleccionar el edificio en la
columna editar por medio del botn de radio

65

66

MDULO TRD
Todos los radicados que se generen dentro del sistema, sin importar el tipo de radicacin,
debern ser clasificados en su Tabla de Retencin Documental respectiva. Si esta operacin
no es realizada, no se podr dar como finalizado un documento, es decir no se podr
Archivar, lo que convierte a este mdulo en la columna vertebral del Sistema de Gestin
Documental y de Procesos ORFEO.

En la opcin 1. SERIES DOCUMENTALES

67

Una vez haya ingresado los datos haga click en el botn ingresar. El sistema le informar si la
insercin fue exitosa y el registro se agregar en la parte inferior de la pantalla. Realice este
proceso hasta ingresar todas las series documentales de su entidad.
Buscar series

68

Modificar series

En la opcin 2. SUBSERIES DOCUMENTALES

Buscar sub-serie

69

Insertar
subserie

70

Modificar sub-serie

En la opcin 3. TIPOS DOCUMENTALES

71

Buscar tipos documentales

Insertar tipos documentales

72

Modificar tipos documentales

En la opcin 4. MATRIZ DE RELACIN, luego de insertar las Series, las Sub-series y los
Tipos Documentales, el usuario debe asignar las Tablas de Retencin Documental a cada
dependencia.

73

En la opcin 5. MODIFICACIN RELACIN TRD, se puede activar o desactivar la TRD

En la opcin 6. LISTADOS TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL, servir para

verificar la matriz de TRD asignada a una o todas las Dependencias.

74

*MEN OPCIONES GENERALES DEL SISTEMA

AYUDA: (Manual de usuario) Mediante este vnculo se puede ingresar al manual donde se
puede consultar los diferentes procedimientos y la manera fcil de realizarlos en el sistema.
INFO: Se encuentran los datos generales de cada usuario como documento de identificacin,
fecha de nacimiento, No. de extensin, correo electrnico, No. de AT (equipo), piso. Se
recomienda tener actualizado sus datos en el sistema.
CREDITOS: Se reconoce el esfuerzo de los desarrolladores que ha colaborado para que la
herramienta crezca y se mantenga.
CONTRASEA: Al ingresar a este vnculo se puede cambiar la contrasea del usuario para
el ingreso al sistema. Cuando se realice un cambio de contrasea, se debe cerrar la sesin y
volver a ingresar con la nueva clave.
ESTADSTICAS: Permite generar diferentes reportes de los documentos que entran y salen
de la entidad.

75

CERRAR SESIN: En el momento que no se desea continuar en el aplicativo. Es importante

que siempre la sesin quede completamente cerrada en el sistema, por este motivo al querer
terminar la sesin se debe realizar por esta opcin.

ESTRUCTURA DE CARPETAS

Entrada ( ): En esta carpeta ingresan todos los documentos que han sido asignados a un
usuario y a los cuales se les debe hacer algn tipo de trmite. Cuando se radica un documento
76

en el rea de correspondencia para una dependencia determinada, el radicado llega a la

carpeta de "ENTRADA" del Jefe de la dependencia a la cual se radic.
Salida ( ): A esta carpeta llegan todos los registros de radicacin de salida que han sido
generados por el usuario como una Radicacin Nueva, y a la cual, se le anexar un
documento para generar la respuesta de salida. Cuando se radica un documento como nuevo,
el radicado llega directamente a la carpeta "SALIDA" del usuario que lo radic.
Vo.Bo( ): En esta carpeta se encuentran los radicados que un usuario ha enviado para revisin
y aprobacin a su Jefe de Grupo. Si se encuentra en un usuario JEFE, tendr toda la lista de
los radicados que sus funcionarios le hayan enviado para Vo.Bo. Tambin podr realizar
todas las transacciones al radicado como reasignar, devolver y radicar; pero si es un
USUARIO normal, solo podr visualizar los documentos que l mismo ha enviado a su jefe
pero no podr realizar ninguna transaccin con los documentos.
Devueltos ( ): A esta carpeta llegan los documentos que le han sido devueltos por parte de los
usuarios a quienes le envi un documento.
Agendado No Vencido ( ): En esta carpeta se irn trasladando automticamente los
documentos que tienen programada una agenda con fecha del da actual, o fecha anterior a
esta.
Agendado Vencido ( ): En esta carpeta se irn trasladando automticamente los documentos
que tienen programada una agenda con fecha superior del da actual.
Informados ( ): A esta carpeta llegaran las copias informativas que los funcionarios pueden
enviarse unos a otros.
Carpetas personales: Son las carpetas creadas por los usuarios mediante el vnculo
PERSONALES/Nueva Carpeta para la organizacin de sus documentos.

En el mdulo de RADICACIN encontramos:

Salida, permite registrar las comunicaciones externas, tales como respuestas o

documentos nuevos, que deben salir de la entidad o empresa, en cumplimiento de las
funciones de cada rea. Este permiso se debe asignar a los usuarios de todas las reas
que proyecten oficios o realicen la generacin de correspondencia para ser enviada a
un destinatario externo.

77

*Entrada

MDULO DE IMPRESIN, luego de imprimir el documento fsico, en el sistema se debe

marcar el radicado de salida como impreso. Este procedimiento se realiza para que el
funcionario de correspondencia encargado de efectuar el envo a su destino final pueda
realizarlo.

78

MDULO MODIFICACIN, necesita modificar la informacin del documento inicial

porque faltan datos o estn errados.

79

2. PRACTICA Koha

Koha: http://intranet.bywatersolutions.com/cgi-bin/koha/mainpage.pl
login: bywater
password: bywater

Al ingresar nos muestra esta interfaz para ingresar al software

80

Koha es un sistema integrado de gestin bibliotecaria profesional.

Eso significa que permite administrar una biblioteca, tanto pequea, mediana o grande.
Cuenta con 13 mdulos clsicos que se ocupan de una tarea especfica de la biblioteca, por
ejemplo el mdulo de catalogacin o el mdulo de adquisiciones.

En el mdulo de CIRCULACIN

81

Permite efectuar prstamos, devoluciones y renovaciones con una pistola lectora de

cdigos de barras o manualmente.

82

En los prstamos se puede detallar que hay opciones para buscar reservas, renovar
usuarios y renovar permisos.

83

Dentro del men de Prstamos tambin encontramos un men donde se registran las
multas o el historial de circulacin y prestamos en lote.

84

Gesti
n de devoluciones y sanciones: incorpora la funcin de buzn de devolucin para
hacer devoluciones atrasadas y permite perdonar multas o suspensiones de ser
necesario. Adems permite fijar reglas de circulacin y sanciones por sedes.

85

Bibliotecas con sedes: se puede marcar en transferencia libros recibidos en

devolucin que sean de otra sede o asimismo para prestarlos en otras sedes de esta
forma encontramos opciones de seleccionar biblioteca y catalogacin rpida a travs
de la incorporacin del formato MARC

86

Dentro del proceso de CIRCULACIN encontramos tambin la opcin o modo de

circulacin fuera de lnea como la interfaz integrada de circulacin fuera de lnea en donde
encontramos nuevamente las opciones de prstamo y devolucin que solo pueden ser
efectuadas si el usuario se encuentra conectado en lnea.

87

Gestin de reservas: seguimiento sencillo de las reservas que han hecho los
usuarios. Las cuales se evidencian por medio del informe de circulacin donde
encontramos: cola de reservas, reservas a preparar , reservas en espera de
retiro , proporcin de reservas , transferencias a recibir, retrasos, retrasos con
multas, prstamos in situ pendientes.

88

89

90

El mdulo de usuarios permite cargar imgenes de los usuarios, almacenar

datos de contacto, gestionar las cuentas de los lectores y otorgar permisos de
uso a los bibliotecarios.

91

92

El mismo mdulo de usuarios gestiona los permisos de los bibliotecarios.

Koha permite configurar permisos granulares, es decir por cada mdulo por
separad y dentro de algunos mdulos por sub-mdulos. De esta manera es
posible dar acceso a mdulos especficos del sistema a personal transitorio o
voluntario.

93

Koha permite gestionar cuentas de usuarios para administrar cobro de

inscripcin y cuotas, cobro por prstamo (por ejemplo ciertos tipos de
materiales, tales como pelculas), cobro por reserva o por un libro extraviado.

En el mdulo de bsqueda avanzada se maneja por Z39.50 para importar

registros bibliogrficos de otros catlogos de bibliotecas (catalogacin por
copia).
94

Se puede seleccionar y limitar la bsqueda seleccionando el soporte especfico en el que

Se busca que aparezca la informacin.

95

Encontramos los Listados de lectura de los usuarios en el mdulo de LISTAS

96

Luego encontramos el mdulo de RSERVAS PARA CURSOS

97

Luego se evidencia el mdulo de CATALOGACIN, en el cual la Importacin de

registros se hace usando protocolo Z39.50. Permite capturar registros desde diferentes
bibliotecas optimizando tiempo de catalogacin.

98

Integracin con formato MARC: al catalogar el sistema muestra el nombre y los

cdigos de los campos MARC que estn siendo ingresados, adems en caso de dudas
entrega enlaces al sitio de la Library of Congress con la descripcin completa del
formato.

99

El mdulo permite agregar registros de forma masiva, usando carga en lote. Tambin
es posible realizar modificaciones y borrado de registros en forma masiva. o Creacin
de registros originales se facilita usando la funcin duplicar registros.

Plantillas de catalogacin: el sistema viene con una serie de plantillas que ayudan a
describir de forma ms precisa los materiales de acuerdo a su naturaleza. Adems
desde la administracin del sistema el catalogador puede crear de forma fcil nuevas
plantillas de acuerdo a sus necesidades.
100

Encontramos ahora el mdulo de AUTORIDADES o Gestin de autoridades:

el mdulo permite crear entradas de autoridad de modo de poder validar y dar
consistencia a los campos que se recuperan desde el OPAC.

La creacin de registros permite crear marbetes e incluso cdigos de barras

para los tems.

101

Cuenta tambin con un mdulo para PUBLICACIONES PERIDICAS, el

cual es un Sistema de seriales para diarios y revistas.

Permite crear registros para llevar el seguimiento de suscripcin de la coleccin de

seriadas creando patrones de prediccin que facilitan la recepcin y el control de
ejemplares faltantes. Adems se generan automticamente informes y avisos por
correos de ejemplares atrasados en su recepcin.

102

Seguimiento y generacin de avisos por ruteo de reservas de suscripciones.

Gestin de suscripciones permite duplicarlas en el caso de varias sedes.

103

104

Sistema completo de adquisiciones, incluyendo presupuestos e informacin de

tasacin.

105

Permite configurar presupuestos anuales y fondos temporales; en el caso de los

presupuestos estos pueden ser duplicados para ser modificados y usados al prximo
ao.

106

107

Creacin de fichas con datos de proveedores. La comunicacin con proveedores se

hace ms expedita. La gestin permite hacer un seguimiento sencillo de cada orden de
compra puesta a travs del sistema lo que facilita la ejecucin de presupuestos. El
seguimiento se potencia adems con la integracin con el mdulo de informes que
permite hacer listados por estado de las rdenes emitidas. Tambin se generan
comunicaciones (cartas, correos) automticamente para libros que no han sido
recibidos.

108

109

Si se habilita la funcin para permitir a los usuarios hacer sugerencias de compra,

estos podrn monitorear cada etapa del proceso de adquisicin e incluso poner
reservas para los libros que estn en proceso de compra.

110

Koha maneja un vasto repertorio de Informes, Reportes y Estadsticas favorecidas por

el uso de una base de datos relacional. Es decir se cuenta con un Acceso completo a
toda la informacin almacenada en Koha; de esta manera hay una gran flexibilidad
para generar reportes personalizados de acuerdo a necesidades especficas.
111

Esquema de base de datos de Koha

112

Uso de filtros para ejecutar los informes permite especificar en los resultados por
sede, tipos de tems, tipos de usuarios, rangos horarios, etc.

Posibilidad de guardar informes creados para poder ejecutarlos nuevamente en el

futuro.

113

114

115

 Cuenta tambin con un mdulo de HERRAMIENTAS que relaciona los

mdulos mencionados anteriormente y sus herramientas de trabajo respectivas
por ejemplo para el mdulo de usuarios y circulacin podemos ver: carga de
imgenes de usuarios, creador de carns de usuarios.
116

117

En el Catlogo encontramos herramientas como: Plantillas de modificacin

MARC, administracin de registros MARC importados, etc.

118

Por ltimo se puede evidenciar un mdulo de HERRAMIENTAS

ADICIONALES donde tiene un calendario, noticias, un planificador de tareas.

119

120

Noticias

Por ltimo encontramos los mdulos de ADMINISTRACIN y ACERCA DE

KOHA donde se puede evidenciar informacin del servidor, informacin del
sistema, licencias, etc.

121

122

a. Realizar conclusiones sobre el uso de estos dos sistemas

CONCLUSIONES KOHA
1. Koha es el primer Software libre de automatizacin de bibliotecas .En uso del
mundo entero, su desarrollo es llevado a cabo por una creciente comunidad de
usuarios que colaboran para lograr sus objetivos tecnolgicos.

123

2. Las caractersticas de koha siguen procesando y aumentando para tratar de

satisfacer las demandas de los usuarios por esta razn cuenta con servicios
soportados para usuarios, los cuales permiten que el mismo pueda entrar a su
cuenta a travs del OPAC y revisar sus prstamos y poner reservas en lnea.
3. Koha incluye la posibilidad de bsqueda simple y avanzada mediante el
OPAC, el cual tiene como soporte la importacin de registros usando
protocolo Z39.50, que permite capturar registros desde diferentes bibliotecas
optimizando el tiempo de catalogacin, adems Koha tambin brinda la
posibilidad de restringir bsquedas por tipo de material, rango de publicacin,
idioma haciendo de est una bsqueda ms exacta y personalizada.
4. Koha es un sistema integrado de gestin bibliotecaria profesional. Eso
significa que permite administrar una biblioteca, tanto pequea, mediana o
grande. Cuenta con mdulos que se ocupan de una tarea especfica de la
biblioteca, por ejemplo el mdulo de catalogacin incluye las funcionalidades
necesarias para administrar el catlogo de la biblioteca, el mdulo de
adquisiciones prov los procedimientos para adquirir materiales; encontrando
as una gestin de bibliotecas seriadas, gestin de prstamos, renovaciones y
devoluciones con una pistola lectora de cdigos de barras correspondiente al
mdulo de circulacin y permite la elaboracin de estadsticas e informes
sobre su utilizacin.
5. Koha Integra elementos de web social, la cual permite etiquetar registros
(folksonomia), agregar comentarios, rankear ttulos del catlogo y compartir
desde OPAC a redes sociales.
6. La herramienta facilita la confeccin de informes ms personalizados
mediante un asistente para informes, desde que el usuario selecciona qu datos
quiere, cmo quiere que se visualicen, adicional posibilita guardar estos
informes creados para poder ejecutarlos luego.
CONCLUSIONES ORFEO
1. Orfeo es un sistema de Gestin Documental y de procesos, la cual permite
incorporar la gestin de los documentos a los procesos de cualquier
organizacin, automatizando procedimientos, posibilitando as optimizacin
de tiempo, costos y recursos as como el control sobre los documentos. De
esta manera este sistema est siendo implementado por un sin nmero de
entidades tanto pblicas, privadas y de otros pases.

124

2. Esta herramienta de gestin documental, permite la administracin y

parametrizacin de tipos de radicacin de documentos tanto de entrada como
de salida.
3. Este SGD emplea las normas tcnicas y prcticas para la administracin de los
flujos documntales y archivsticos con el fin de garantizar la calidad de los
procesos documentales dentro de una organizacin.
4. Es una herramienta multiplataforma que permite ser instalada en cualquier
sistema operativo (Linux, Windows, Unix), con conexin a diferentes bases de
datos (PostgreSQL, Oracle, MsSQL) y en entornos como Internet o Intranet.
5. Orfeo permite la facilidad de llevar paralelamente el archivo fsico vs la
sistematizacin de la generacin de los expedientes virtuales a travs de la
trazabilidad de la gestin realizada sobre los documentos, por medio del
mdulo de expedientes virtuales y de gestin del documento.
6. Orfeo permite a los trabajadores el fcil acceso y trmite de tareas desde
cualquier lugar donde haya conexin a Internet, ya que es una herramienta
web de fcil acceso mediante cualquier navegador.

b. Realice un cuadro comparativo Orfeo LogicalDoc (diferencias y semejanzas)

Orfeo
SGD emplea las normas tcnicas y
prcticas para la administracin de los
flujos documntales y archivsticos con el
fin de garantizar la calidad de los
procesos documentales dentro de una
organizacin.

LogicalDoc
SGD libre que fue diseado para
gestionar y compartir documentos en el
interior de una organizacin.

licenciado como software libre bajo

licencia GNU/GPL para compartir el
conocimiento y mantener la creacin
colectiva
Es una herramienta web de fcil acceso
mediante cualquier navegador.

El cdigo fuente de LogicalDOC se

distribuye bajo licencia GNU LGPLv3.4

Aplicacin de gestin documental

basada en la web, por lo que es necesario
un navegador web para usarla. Los
navegadores que han sido probados para
125

la compatibilidad con LogicalDOC

incluyen: Firefox, Internet Explorer,
Safari, Google Chrome.
Interfaz Web intuitiva al usuario, similar
al manejo de un correo electrnico.

a interfaz fue constituida usando Google

Web Toolkit

Es una herramienta multiplataforma que

permite ser instalada en cualquier sistema
operativo (Linux, Windows, Unix), con
conexin a diferentes bases de datos
(PostgreSQL, Oracle, MsSQL) y en
entornos como Internet o Intranet.

LogicalDOC fue desarrollado utilizando

las tecnologas Java basadas en
estndares J2SE y el servidor de
aplicacin Tomcat. Por esta razn puede
ser instalado y ejecutado en plataformas
varias, (GNU/Linux, Windows, Mac OS
X)
Men principal

Mdulos :

Radicacin
Modificacin
Anulacin
Estadsticas
Tablas de Retencin Documental
(TRD)
Consultas
Mdulo de Archivo
Prstamo de documentos
Expedientes virtuales
Administracin

Panel de Control: el lugar donde se

pueden apreciar diversas alertas y
estadsticas acerca de su usuario
Mdulo de Documentos: aqu usted
puede navegar por las carpetas y
gestionar sus documentos
Mdulo SEARCH
Bsqueda: aqu vas a realizar bsquedas
usando una de las diversas herramientas
de bsqueda (texto completo,
etiquetas...)
Mdulo de Administracin: la zona
administrativa donde slo pueden entrar
los administradores

Administracin y parametrizacin
de tipos de radicacin de documentos.
Aplicabilidad del cumplimiento de
las tcnicas y prcticas de la
administracin de los flujos
documntales y archivsticos.
Facilidad para llevar
paralelamente el archivo fsico vs la
sistematizacin de la generacin de
los expedientes virtuales.

*Almacenamiento y control de versiones

de las practicas
*Bsqueda de prcticas Witten por los
usuarios a travs de especificaciones
tcnicas
*Creacin y utilizacin de las prcticas
*Fcil acceso a la documentacin de
cada demanda
*Prcticas de enlace para crear un
126

Trazabilidad de la gestin
realizada sobre los documentos.
Generacin de reportes
estadsticos e indicadores de gestin.
Permite a los trabajadores el fcil
acceso y trmite de tareas desde
cualquier lugar donde haya conexin
a Internet.

archivo
*Convertir documentos en papel en los
electrnicos utilizando un escner y las
capacidades de OCR LogicalDOC

d. Realice un cuadro comparativo PMB Koha (diferencias y semejanzas)

PMB
Software francs de cdigo
abierto desarrollado y actualizado
por PMB Services. Est
conformado por varios mdulos
que ayudan al responsable de la
unidad de informacin en el control
de la coleccin y en la interaccin
con sus usuarios.

Koha
Software libre de automatizacin
de bibliotecas .En uso del mundo
entero, su desarrollo es llevado a
cabo por una creciente comunidad
de usuarios que colaboran para
lograr sus objetivos tecnolgicos

Su licencia CeCILL , compatible

con GNU/GPL y que permite
libertad de uso del programa , de su
distribucin y de modificacin
Su interfaz es de fcil uso,
mediante una estructura tipo Web
permite el acceso tanto al rea
administrativa como a la parte
pblica.

cdigo abierto liberado bajo

licencia GPL

Mdulos
Circulacin: Su cmoda interfaz
hace de este servicio una tarea gil
y eficaz. Permite el control de los

Cuenta con dos accesos separados:

la interfaz de administracin para
los bibliotecarios, protegida por una
contrasea, y el catlogo de la
biblioteca (OPAC) de uso pblico.
Ambos sub-sistemas
(administracin y catlogo) se
pueden acceder desde un navegador
con conexin a Internet.
Mdulos :
Circulacin: Permite efectuar
prstamos, devoluciones y
127

prstamos, la identificacin,
ubicacin y estado de cualquier
publicacin o usuario.
Catlogo: Un sistema de registro
flexible hace de la catalogacin de
documentos un trabajo sencillo y
rpido. Cumple con el estndar
UNIMARC.
Autoridades: Posee control
estricto ayudado por el sistema que
permite monitorear cualquier
detalle en la normalizacin de su
informacin.
OPAC: Sistema de bsqueda en
plataforma Web que permite de
manera dinmica recuperar la
informacin, reservar libros y
renovar prstamos.
D.S.I: Este mdulo agiliza su
servicio de alerta, para incrementar
las consultas al sistema.
Informes: Cuenta con un conjunto
completo de estadsticas y reportes
personalizables.

renovaciones con una pistola

lectora de cdigos de barras o
manualmente.
Gestin de devoluciones y
sanciones: incorpora la
funcin de buzn de
devolucin para hacer
devoluciones atrasadas y
permite perdonar multas o
suspensiones de ser
necesario. Adems permite
fijar reglas de circulacin y
sanciones por sedes.
Listados de lectura de los
usuarios.
Gestin de reservas:
seguimiento sencillo de las
reservas que han hecho los
usuarios.
Modo de circulacin offline.
Catalogacin :
Integracin con formato MARC: al
catalogar el sistema muestra el
nombre y los cdigos de los
campos MARC que estn siendo
ingresados, adems en caso de
dudas entrega enlaces al sitio de la
Library of Congress con la
descripcin completa del formato.
Publicaciones seriadas :
Sistema de seriales para diarios y
revistas
Permite crear registros para llevar
el seguimiento de suscripcin de la
coleccin de seriadas creando
patrones de prediccin que facilitan
la recepcin y el control de
ejemplares faltantes.

128

Informes:
Koha maneja un vasto repertorio de
Informes, Reportes y Estadsticas
favorecidas por el uso de una base
de datos relacional.
Acceso completo a toda la
informacin almacenada en Koha;
de esta manera hay una gran
flexibilidad para generar reportes
personalizados de acuerdo a
necesidades especficas.
Uso de filtros para ejecutar los
informes permite especificar en los
resultados por sede, tipos de tems,
tipos de usuarios, rangos horarios,
etc.
Posibilidad de guardar informes
creados para poder ejecutarlos
nuevamente en el futuro
Adquisiciones: sistema completo
de
adquisiciones,
incluyendo
presupuestos e informacin de
tasacin.
Creacin de fichas con datos de
proveedores para permitir a los
usuarios hacer sugerencias de
compra, estos podrn monitorear
cada etapa del proceso de
adquisicin e incluso poner
reservas para los libros que estn en
proceso de compra.

Permite la consulta y la
recuperacin de registros
bibliogrficos por medio del
protocolo Z29.50

Importacin de registros usando

protocolo Z39.50. Permite capturar
registros desde diferentes
bibliotecas optimizando tiempo de
catalogacin.

Conservacin digital : permite la

utilizacin del formato XML lo que
garantiza la disponibilidad de los
129

datos en el futuro
Instalacin bsica y no requiere
instalaciones independientes para
cada uno de ellos.

Este sistema gestiona un mdulo

especial de DSI ( Diseminacin
Selectiva de Informacin )
Usa formato UNIMARC , lo que en
un principio pareca ser una
importante contra, pero la
disponibilidad de conversiones a
MARC en la misma aplicacin
disminuyo su relevancia.
La interfaz grfica de usuario es
totalmente configurable.

El servicio de Koha en la nube de

PuntoBiblio le permite utilizar el
sistema sin pasar por el proceso de
instalacin en una computadora
local. No requiere instalacin
alguna en la computadora desde la
que se va a manejar el sistema, slo
un navegador y una conexin a
Internet.
Diseminacin selectiva de
informacin de acuerdo al perfil de
los usuarios.
Es compatible con el formato
MARC

La interfaz grfica es ergonmica y

accesible.
Ventajas del software PMB
Ventajas del software Koha
Se instala en un solo computador

Permite realizar un amplio

(servidor) y se accede desde
nmero de reportes
cualquier equipo a travs de
Internet
o
intranet
para

Los resultados pueden ser

administrarlo.
exportados en archivo Excel
Debido a su arquitectura abierta, el
(Office) o en Calc
software libre se adapta a las
(OpenOffice.org).
necesidades de cada institucin y
no viceversa.

Tanto el sistema como la

El soporte tcnico colombiano
interfaz son personalizables a
garantiza su efectividad dado que
las caractersticas de las
est avalado por biblioteclogos e
Unidades de Informacin.
ingenieros nacionales.
La plataforma es tipo Web flexible

Se puede ingresar al sistema

y cmoda de manejar.
va web o va intranet.
Nuestro modelo de negocio tipo
cloud o nube permite que la

Garantiza seguridad en la
institucin no requiera servidores o
integridad de los registros
mquinas de gran tamao.

130

Permite el acceso
concurrente e ilimitado de
usuarios.

131