FONATUR-BMO S.A. DE C.V.

SUCURSAL CUENCA DE MXICO

PROCEDIMIENTOS PARA RECEPCIN,

GUARDA, SALIDA Y REINGRESO DE
BIENES Y MATERIALES DEL
ALMACEN

Agosto, 2003.

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SUCURSAL CUENCA DE MXICO

NDICE
PGINA
I.

RECEPCIN Y GUARDA DE BIENES EN EL ALMACEN

II.

SALIDA DE BIENES DEL ALMACEN

III.

DEVOLUCIN DE BIENES AL ALMACN

IV.

RECEPCIN Y GUARDA EN OBRA

V.

FORMATOS

10

VI.

FIRMAS DE AUTORIZACIN

11

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1. RECEPCIN Y GUARDA DE BIENES EN EL ALMACEN

INICIO: Cuando se finca un pedido y la Coordinacin de Recursos Materiales enva al
almacn, copia del mismo, para que coteje lo solicitado contra lo que recibir, y para que de
acuerdo con la fecha de entrega y caractersticas del bien, prepare el lugar de almacenaje.
RESPONSABLE DEL ALMACEN
1. Recibe del proveedor los bienes, y la remisin o factura en original y 2 copias.
2. Verifica que los bienes cumplan con las especificaciones que se indican en el pedido.
En el caso de que los bienes adquiridos tengan especificaciones especiales, se requiere al
rea solicitante de los mismos, que los revise y d su conformidad para su recepcin.
3. Verifica que la cantidad corresponda a la del pedido.
4. De no corresponder las especificaciones y cantidades que entrega el proveedor con lo que
se indica en el pedido, se rechaza el bien y se notifica a la Coordinacin de Recursos
Materiales.
5. De cumplir los bienes con las especificaciones que se indican en el pedido y/o remisin, se
aceptan.
6. Asigna nmero de folio, firma y sella de recibido la remisin y/o factura en todos sus tantos.
7. Devuelve la remisin y/o factura al proveedor, para que la presente en el rea de Control de
Pagos para su trmite correspondiente, y conserva copia de la misma para su registro y
control.
En caso de tratarse de un bien de activo fijo, informa a la Gerencia de Administracin,
responsable de generar el alta en el Sistema Central de Inventarios.
8. En el caso de entregas parciales, lleva el seguimiento hasta la recepcin total de los bienes.
9. Turna al capturista la remisin y/o factura, para su registro y emisin del vale de entrada al
almacn.
10. Gira instrucciones al encargado de la guarda para que coloque los bienes en el rea o
seccin correspondiente.
11. Identifica si se trata de un bien de consumo o de activo fijo y lo ubica en el rea o seccin
correspondiente.

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CAPTURISTA DEL ALMACEN

12. Identifica el bien contenido en la copia de la remisin y/o factura, para asignarle su clave.
13. Verifica la existencia del bien en el catlogo de Krdex.
14. Si no lo localiza, revisa el catlogo de claves canceladas.
15. De no existir en el catlogo, se asigna una nueva clave.
16. Comprueba en el Sistema del almacn, que la clave no est asignada a otro artculo.
17. Genera el alta asignando la clave del artculo en el Sistema del almacn.
18. Registra los datos de la remisin y/o factura, y procesa el vale de entrada al almacn en
original y copia.
19. Entrega al responsable del almacn para su firma, el vale de entrada al almacn,
anexndole la copia de la remisin y/o factura.
RESPONSABLE DEL ALMACEN
20. Coteja los datos del vale de entrada al almacn contra la remisin y/o factura.
21. Entrega el vale de entrada al almacn al encargado de la recepcin de solicitudes.
ENCARGADO DE LA RECEPCION DE SOLICITUDES Y ENTREGA
22. Recibe el vale de entrada al almacn y en el caso de bienes de trfico, se comunica al
rea solicitante para que acuda a la proveedura a retirarlos.
23. Integra en el Archivo consecutivo respectivo, el original del vale de entrada al almacn,
anexando la copia de la remisin y/o factura.
24. Enva a la Coordinacin de Recursos Materiales, la copia de la remisin y/o de la factura
para su conocimiento de la recepcin de los bienes.
FIN DEL PROCEDIMIENTO

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2. SALIDA DE BIENES DEL ALMACEN

INICIO: Cuando una Unidad administrativa de FONATUR-BMO requiere bienes de consumo
para la realizacin de sus actividades, o bien cuando la Gerencia de Administracin, en el
caso del Corporativo, o las Gerencias de Administracin, requieran bienes de activo fijo para
el suministro y asignacin, o en el caso de que una Unidad administrativa reciba de la
proveedura, la notificacin de la llegada de bienes en trfico.
AREA SOLICITANTE
BIENES DE CONSUMO
1. Elabora solicitud de bienes de consumo al almacn anotando las claves, descripcin y
unidades, de acuerdo al Catlogo de Artculos.
BIENES MUEBLES
2. Elabora solicitud de bienes de uso duradero, anotando la descripcin del bien que requiere.
3. Firma la solicitud de bienes de uso duradero y recaba la firma de autorizacin de la persona
facultada para ello.
4. Entrega la solicitud en la ventanilla de recepcin del almacn.
ENCARGADO DE LA RECEPCION DE SOLICITUDES Y ENTREGA DE BIENES
BIENES DE USO DURADERO
5. Recibe y verifica que la solicitud de bienes de uso duradero est debidamente requisitada,
de no ser as, la devuelve al rea solicitante indicndole la correccin que se debe de hacer.
6. Si procede, verifica las especificaciones y cantidades solicitadas.
7. De no contar con la cantidad requerida de algn bien, la corrige en la solicitud de bienes de
uso duradero .
8. Asigna nmero de folio consecutivo a la solicitud de bienes de uso duradero y devuelve la
copia al solicitante.
9. Entrega la solicitud de bienes de uso duradero al encargado de la guarda de bienes.
RESPONSABLE DEL ALMACEN
10. La solicitud de bienes de uso duradero, la turna al rea de control de bienes de activo fijo
para su atencin (contina procedimiento Asignacin y Alta de Bienes Muebles.

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ENCARGADO DE LA RECEPCIN DE SOLICITUD Y ENTREGA DE BIENES

BIENES DE CONSUMO
11. Localiza en cada seccin los bienes que sern entregados y lo coloca en la seccin de
entrega.
12. Proporciona al capturista la solicitud de bienes de consumo al almacn para que genere el
vale de salida del almacn.
CAPTURISTA
13. Captura los datos de la solicitud de bienes de consumo al almacn, en caso de existir
claves errneas, las corrige.
14. Procesa y obtiene del Sistema del almacn, el vale de salida del almacn, en original y
copia, y lo turna al encargado de la recepcin de solicitudes y entrega de bienes.
15. Procesa el resumen diario de movimientos de entrada y salida, turn ndolo al responsable
de la proveedura para su validacin.
RESPONSABLE DEL ALMACN
16. Recibe el vale de salida del almacn, lo coteja contra la solicitud de bienes de consumo al
almacn y lo firma.
17. Coloca el vale de salida del almacn y la solicitud de bienes de consumo al almacn en
los artculos que sern entregados.
ENCARGADO DE LA RECEPCIN DE SOLICITUD Y ENTREGA DE BIENES
18. Entrega al solicitante los bienes de consumo y recaba su firma de recibido en el vale de
salida del almacn.
19. Integra en el archivo consecutivo el original del vale de salida del almacn, anexando la
solicitud de bienes de consumo al almacn.
20. Integra al archivo por Unidad administrativa, la copia del vale de salida del almacn.
FIN DEL PROCEDIMIENTO

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3. DEVOLUCIN DE BIENES AL ALMACN

INICIO: Cuando un empleado del FONATUR-BMO posee artculos de consumo que no
utiliza y desea devolverlos al almacn, o bien cuando el rea de Control del Activo Fijo,
necesita ingresar al mismo, bienes de uso duradero para su guarda.
SOLICITANTE
1. Elabora y firma el formato de devolucin de bienes al almacn y/o formato de solicitud de
baja de asignacin de bienes muebles, en original y copia.
2. Entrega en el almacn los bienes de consumo, junto con el formato de devolucin de
bienes al almacn.
3. Entrega al rea responsable del control del activo fijo, los bienes junto con el formato de
solicitud de baja de asignacin de bienes muebles(contina procedimiento Ingreso y salida de
mobiliario y equipo del almacn ).
ENCARGADO DE LA RECEPCION DE SOLICITUDES Y ENTREGA DE BIENES
BIENES DE CONSUMO
4. Verifica que el formato de devolucin de bienes al almacn contenga las claves,
descripciones y cantidades de los artculos.
5. Verifica que los artculos se encuentren en buenas condiciones.
6. Sella de recibido el formato de devolucin de bienes al almacn y entrega copia al
solicitante.
7. Asigna nmero de folio consecutivo al formato de devolucin de bienes al almacn.
8. Obtiene precio unitario y total por cada tipo de bien de consumo, de acuerdo a los precios
promedio contenidos en el archivo del Sistema del almacn.
9. Entrega al capturista el formato de devolucin de bienes al almacn, para su registro en el
Sistema del almacn.
10. Entrega los bienes al encargado de la guarda para que los coloque en el estante o seccin
correspondiente.
11. Captura los datos de los bienes en el registro de existencias.
12. Procesa y obtiene el vale de entrada al almacn, en original y copia.
13. Rubrica y obtiene la firma del responsable del almacn en el vale de entrada al almacn.
6

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14. Integra en el archivo consecutivo el original del vale de entrada al almacn, anexando el
formato de devolucin de bienes al almacn.
15. Integra al expediente de devoluciones, la copia del vale de entrada al almacn.
FIN DEL PROCEDIMIENTO

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4. RECEPCIN Y GUARDA DE BIENES EN OBRA

NOMBRE:

4. RECEPCION Y GUARDO DE BIENES EN OBRA

INICIO: Cuando el residente de obra realiza su requisicin a la Coordinacin de Recursos Materiales y

sta elabora el pedido correspondiente al proveedor.
RESPONSABLE: SUPERINTENDENTE DE OBRA
1. Recibe del proveedor los bienes en obra, y la remisin o factura en original y copia.
2. Verifica que los bienes cumplan con las especificaciones que se indican en el pedido.
3. Verifica que la cantidad corresponda a la del pedido.
4. De no corresponder las especificaciones y cantidades que entrega el proveedor con lo que se
indica en el pedido, se rechaza el bien y se notifica a la Coordinacin de Recursos Materiales.
5. De cumplir los bienes con las especificaciones que se indican en el pedido y/o remisin, se
aceptan, firmando en factura de conformidad.
6. Devuelve la remisin y/o factura al proveedor, para que la presente en el rea de Control de Pagos
para su trmite correspondiente, y conserva copia de la misma para su registro y control.
En caso de tratarse de un bien de activo fijo, informa a la Gerencia de Administracin, responsable de
generar el alta en el Sistema Central de Inventarios.
7. En el caso de entregas parciales, lleva el seguimiento hasta la recepcin total de los bienes.
8. Turna el coordinador de recursos materiales al capturista del almacn la remisin y/o factura, para su
registro en almacn.

CAPTURISTA DEL ALMACEN

9. Identifica el bien contenido en la copia de la remisin y/o factura, para asignarle su clave.
10. Comprueba en el Sistema del almacn, que la clave no est asignada a otro artculo.
11. Genera el alta asignando la clave del artculo en el Sistema del almacn.
12. Registra los datos de la remisin y/o factura, y procesa el vale de entrada al almacn en original y
copia.

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ENTRADAS DE ALMACN

PROVEEDOR:
CODIGO

DESCRIPCION DEL BIEN

REQUISICION N:

FECHA:

PEDIDO N:

FACTURA N:

CANTIDAD

UNIDAD

P.U.

TOTAL

SUB-TOTAL
I.V.A.
TOTAL
RECIBE: ALMACENISTA

REVISO: COORDINADOR ADMINISTRATIVO

Formato para registrar Entradas a Almacn

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5. FORMATOS

SALIDA DE ALMACN
AREA U OBRA DE DESTINO:

FECHA:

CONTRATO N:
CODIGO

SOLICITA:

DESCRIPCION DEL MATERIAL

CANTIDAD

CANTIDAD

SOLICITADA

SURTIDA

AUTORIZA:

UNIDAD

COSTO

INPORTE

UNITARIO

TOTAL

ALMACEN

Formato para Salida de Almacn

10