Guía Usuario Básica Programación y Control de Proyectos MSPP 2010

Gua Usuario Bsica para
Programacin y Control de Proyectos

con software MS Project Professional
2010
Funciones bsicas para programacin, seguimiento y control de actividades (tiempos) y recursos
(costos) de un proyecto a travs del uso de un software potente y gil. Opciones bsicas para
generacin automtica de reportes.
Autor: Luis Edgardo Gaete Bascour

(Ingeniero Aeronutico, MSc.), Profesor EP - PUC
Preparado para alumnos de la Educacin Profesional en la Escuela
de Ingeniera de la Pontificia Universidad Catlica de Chile
Gua Usuario Bsica para Programacin y Control de

Proyectos con software MS PROJECT 2010
Objetivo del manual: Permitir al usuario ocupar las funciones bsicas de programacin,
seguimiento y control de proyectos haciendo uso del software MS Project Professional 2010
(en adelante MSPP 2010), pudiendo crear los proyectos con sus actividades, asignar recursos y
costos, a fin de obtener la informacin necesaria y suficiente para l a p r o g r a m a c i n , y e l
p o s te r i o r seguimiento y control de cada proyecto.
I PARTE: PROGRAMACIN DE ACTIVIDADES Y TIEMPOS DEL PROYECTO
1. Presentacin del software (pantalla de inicio)
La siguiente lmina presenta las principales componentes de la pantalla inicial del software
MSPP 2010 para poder generar un principio de acuerdo entre los usuarios y facilitar la
navegacin y ubicacin de sus partes. En la figura se muestra un proyecto ejemplo para mejor
visualizar. (ver figura N1)
Barra Acceso
Rpido
Fichas o Pestaas
del Men
Cintas de Opciones o
Herramientas
Escala Temporal
rea de Grfico
Barra de
Vistas
Tabla de
Trabajo
Barras de desplazamiento
Vr/Hz
Figura 1: Componentes de Pantalla de Inicio en MSPP 2010
2
2. Creacin de un nuevo proyecto:
Una vez que tenga instalado el MS Project Professional 2010 (en adelante MSPP 2010), ingrese
al programa; para crear un proyecto se debe acceder a MSPP 2010, seleccionar el men de
la parte superior izquierda denominado Archivo y en las opciones de la parte izquierda
Gua Usuario Bsica Programacin y Control de Proyectos MSPP 2010
Autor: Edgardo Gaete Bascour, Ingeniero Aeronutico, MSc.
seleccionar Nuevo y dentro de este la opcin Proyecto en blanco, presione el botn

Crear. (Figura N2)
Archivo
Sub opciones
Opciones
Crear
Figura 2: Creacin de un nuevo proyecto en MSPP 2010
3. Configuracin general del nuevo proyecto:

A continuacin se procede a parametrizar los elementos bsicos del proyecto en el men
Archivo, submen opciones. Para ello se entra al siguiente cuadro de dilogo (ver figuras
N3a, 3b, 3c y 3d), y se pasa secuencialmente por algunas de las opciones del lado izquierdo
(General Mostrar Programacin etc.) para determinar valores por defecto.
GENERAL: Definir formato de fecha corta (28-01-09), Usuario e Iniciales
Figura 3a: Cuadro de Dilogo Opciones del Proyecto (General)

MOSTRAR: Definir formato de Moneda CLP, $, $ 1, 0 decimales
Figura 3b: Cuadro de Dilogo Opciones del Proyecto (Mostrar)
PROGRAMACIN: Revisar y ajustar parmetros de acuerdo a figura N 5c y 5d
Figura 3c: Cuadro de Dilogo Opciones del Proyecto (Programacin)

Figura 3d: Cuadro de Dilogo Opciones del Proyecto (Programacin)
4. Definicin de Calendario del Proyecto:

A continuacin se define el o los calendarios laborales del proyecto; dependiendo de las
circunstancias pueden crearse calendarios para el proyecto en general, para un recurso en
particular o para una tarea que puntualmente requiera de horarios de trabajo diferidos. Este
manual de opciones bsicas solo contempla el del proyecto. Men Proyecto Opcin
Cambiar Tiempo de Trabajo Seleccionar Fecha relevante y definir feriado. (Figura N4).
Figura 4: Cuadro de Dilogo Cambiar Calendario Laboral

5. Definicin modalidad de programacin, asignacin de calendario, y determinacin de fechas

relevantes del proyecto:
Una vez creado y configurado el proyecto (seteo), se puede definir para el proyecto algunas
propiedades, seleccionando en el men Proyecto y en la parte izquierda de la barra de
herramientas Informacin del Proyecto (ver figura N5):
Figura 5: Men "Proyecto" en MSPP 2010
Se abre un cuadro de dilogo en que se define entre otros (ver figura N6): la modalidad de
programacin (A partir de fecha de inicio o trmino), la fecha de inicio (o trmino) del proyecto,
el calendario, las fechas de hoy (para determinar hasta donde se ha ejecutado el proyecto)
y estado (para poder evaluar los parmetros EVA (Valor Acumulado o Ganado), la prioridad
del proyecto (500=neutro) y revisar los campos personalizados del mismo.
Figura 6: Cuadro de dilogo Informacin del Proyecto
6. Creacin de actividades en la Carta Gantt y Creacin de EDT (WBS):

Cambiando a la barra de Men a Tarea, se encuentra bajo l la barra de herramientas con
las opciones de uso ms comn. Bajo este men est el rea de trabajo donde se crean y
modifican las tareas o actividades de un proyecto con sus atributos; y, por ltimo en la parte
inferior est la barra de estado, que es donde se informa el estado de alguna actividad.
Para crear la tarea resumen del proyecto (lnea 0), debe seleccionar Men Formato
Opcin Tarea resumen del proyecto (figura N7), en la que se resumen los datos a nivel
global de todo el proyecto. Ms adelante veremos cmo se parametriza cada actividad
(duracin, relaciones de precedencia, fechas comienzo-fin, etc.)
Figura 7: Seleccin tarea resumen del proyecto (resumen de datos)
En la figura N8 se pueden ver los componentes que deben observarse en el proceso de

creacin de actividades de la WBS y la subordinacin dentro de cada uno de sus niveles.
Men
Tarea
Barra de
Opciones
Tarea
Herramientas de
jerarquizacin de EDT
Campos o
Atributos
Fases y
Tareas
Barra de
Estado
Figura 8: Vista de Gantt con Tareas
Para ingresar una tarea o actividad, se debe ubicar en el rea de trabajo y digitar el nombre
de la tarea en el campo nombre de la tarea, de acuerdo al listado de actividades que deben
realizarse para satisfacer el alcance total del proyecto (totalidad de entregables).
Para subordinar o promover tareas de acuerdo a la estructura jerrquica deseada (WBS),
utilizar los iconos de flecha hacia la derecha e izquierda (respectivamente), ubicados en la
barra de herramientas (ver crculo rojo en figura N8)
Nota 1: se recomienda utilizar letras maysculas para los ttulos de mayor nivel, combinacin
de maysculas y minsculas para los niveles intermedios y de minsculas para los niveles
inferiores. Esto NO TIENE ningn efecto en la programacin. Se recomienda slo para
facilitar la lectura de la EDT, para una mejor y ms rpida diferenciacin.
Nota 2: una vez ingresadas todas las tareas, salvar el programa antes de continuar.
Nota 3: Obsrvese que en figura N8 se incluye el campo del cdigo EDT en la columna a la
izquierda de las tareas, para verificar que el lugar jerrquico de cada tarea sea el deseado
(para personalizar dicho cdigo, ver punto N7 a continuacin). De no corresponder a lo
deseado, utilizar las flechas de subordinacin/promocin para corregir la posicin jerrquica
de la tarea.
Luego se crear cada actividad puede completar la informacin relativa a la misma. La forma
ms conveniente de hacerlo es en el cuadro de dilogo Informacin de la Tarea, al que
accede haciendo doble clic en el nombre de la actividad.
Figura 9: Cuadro de Dilogo Informacin de la tarea
A partir de este cuadro de dilogo se definirn posteriormente, en forma sistmica y segura,

la duracin de la actividad, las relaciones de precedencia, los recursos asignados y opciones
avanzadas de programacin.
En todos los tabuladores de este cuadro de dilogo, en la parte inferior de la ventana, se
tiene: un botn de ayuda, uno para Aceptar los cambios y otro para Cancelar.
7. Definicin de mscara de Cdigos de EDT (WBS):

Para personalizar el cdigo de la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT), se debe seleccionar
Men Proyecto, opcin EDT y sub opcin Definir cdigo. Esa serie de comando da paso
a un men que permite definir el cdigo por modelos y en forma estructurada y nica para
cada proyecto.
Figura 10: Cuadro de Dilogo Definicin cdigo EDT
Se puede aprovechar la capacidad de MSPP 2010 para personalizar los niveles de la EDT
(marcada en *** en la mscara de la figura N10), dando valores especficos e individuales a
cada fase, especialidad o rea del proyecto que han sido clasificados como caracteres
desordenados.
Esta funcionalidad es gravitante en la administracin posterior del proyecto durante la
ejecucin de mltiples proyectos y la asignacin de costos a los centros de costos correctos y
evitar errores de imputacin graves.
8. Definicin de Relaciones de Precedencia entre actividades:
Para definir la secuencia lgica del proyecto es necesario definir las relaciones de precedencia
de las actividades del proyecto. Este trabajo definir automticamente las fechas de
comienzo y Fin de cada actividad, en funcin de la duracin que se asignar ms adelante.
Volviendo al cuadro de dilogo Informacin de la tarea, en el siguiente tabulador
denominado Predecesoras, se tendr informacin de que tarea antecede y el tipo de
relacin (si debe terminar la otra para esta empezar (FC), si comienzan juntas (CC), si deben
terminar juntas (FF) y con cuntos das de diferencia deben hacerlo (Posposicin o Desfase).

Figura 11: Cuadro de Dilogo Informacin de la tareas - Predecesoras
La definicin de la totalidad de las relaciones de precedencia de las actividades del proyecto

requiere de anlisis, experiencia y trabajo colaborativo de mltiples disciplinas dentro del
proyecto. Al final de este proceso, habremos construido la malla lgica del proyecto, que en
estado puro es independiente de la duracin de las actividades y obedece estrictamente a la
lgica del proyecto.
9. Definicin de duracin de las actividades:
A diferencia de versiones anteriores de MS Project Professional (2003 y 2007), esta versin no
tiene incorporada las herramientas de anlisis PERT (modelos probabilsticos), por lo que slo
es posible trabajar con tiempos determinsticos asociados al modelo CPM.
Para lo anterior es necesario determinar la duracin estimada de cada actividad e incorporar
ese valor por alguna de las distintas formas en que puede hacerse en MSPP 2010. La ms
habitual es incorporar el valor estimado en el campo Duracin de la tabla de entrada de cada
proyecto. Ver tercera columna en Figura N8 precedente.
Otra opcin es hacerlo por medio del cuadro de dilogo Informacin de la tarea (ver figura
N12) que ya hemos presentado, en la vieta General. La casilla estimada, normalmente
activada, es la causante de smbolo ? al lado de la duracin de cada actividad. Esta activacin
o desactivacin de esta opcin no representa ningn efecto sobre la programacin y sus
resultados. Tiene por objeto mantener el status de estimada de la duracin, recordando al
programador que an existen datos que no hemos confirmado (de recursos, de costos, etc.) y
que son necesarios para dar un status de definitivo al programa.
El ingreso de la duracin de cada actividad permite al programador determinar, basado
siempre en la secuencia lgica definida en el punto anterior, la duracin total del proyecto y
la obtencin de aquellas tareas que pertenecen a la ruta crtica del mismo, lo que puede
observarse tanto en la vista Gantt de Seguimiento (Figura N 13), como en la Vista Diagrama
de Red (Figura N14).
Si a alguna actividad se le define una duracin cero, el software automticamente lo refleja
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como un hito dentro de la programacin y toma la forma de un rombo, aunque esta puede ser
modificada a su gusto.
Figura 12: Cuadro de Dilogo Informacin de la tareas General (Duracin)
Figura 13: Vista Gantt de Seguimiento (con ruta Crtica)

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Figura 14: Vista Diagrama de Red (con ruta Crtica Parcial)
10. Otras opciones de configuracin avanzada de las tablas, grficos y actividades:

Para complementar el uso de MSPP 2010 veremos algunas opciones de configuracin del
software que pueden ser de utilidad general para la programacin de las actividades.
a) Formateo de Carta GANTT, incluyendo ruta crtica, holguras, desfases,

etc.
Para modificar la vista Carta Gantt, hay muchas opciones. Puede hacer clic con botn
derecho del mouse (con el puntero posicionado en el rea del grfico) para ver
algunas de ellas. La figura N15 muestra la activacin de algunos mens y las
herramientas de formato disponibles.
Figura 15: Opciones de formato de Carta Gantt y Barras de Herramientas

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A modo de ejemplo, en la vista Carta Gantt, con botn derecho de mouse,

mostramos en la figura N16 el cuadro Estilo de Barras en el que, al final de la vista,
creamos una configuracin especial para Tareas Crticas y que determinamos que
la barra sea de color rojo.
De igual forma, podemos insertar lneas de progreso (men de botn derecho de
mouse en carta Gantt) para mostrar el estado de avance del proyecto a una fecha
dada. (ver figura N17).
Al aceptar estos cambios, la vista Carta Gantt, que originalmente no lo considera,
tambin puede mostrar la ruta crtica del proyecto. El resultado se muestra en la
figura N18.
Figura 16: Cuadro de dilogo Estilo de Barras con agregacin de Tareas Crticas

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Figura 17: Insertar Lneas de Progreso (fecha de Hoyo Estado)
Figura 18: Carta Gantt con ruta crtica
b) Arreglo de Columnas en tablas (Mostrar/Ocultar Cambiar Orden).

Por defecto MSPP 2010 trae pre configuradas un conjunto de tablas. Ellas estn
diseadas para facilitar la programacin, seguimiento y control de proyectos y
estructuradas en base a distintas temticas (tabla de entrada de datos, tabla de costos,
tabla de seguimiento, tabla de valor acumulado, etc.)
Independiente de lo anterior se pueden crear y/o modificar tablas de acuerdo a su
inters o necesidad. En MSPP 2010 no se pueden crear o eliminar columnas, pues se
trata de una base de datos fija y que slo puede mostrar/ocultar los campos.
MSPP 2010 ofrece una ayuda para entender en que consiste cada columna o campo
de la base de datos (el nmero total de campos disponibles excede los 400, lo que
hace muy difcil su administracin). Al hacer clic con botn derecho en la fila donde
estn detallados los nombres de las columnas (color gris), aparece una serie de
opciones, entre ellas mostrar u ocultar columnas (figura N 19)

14
Figura 19: Men para insertar/ocultar columnas
c) Opciones Avanzadas de Programacin de actividades

En el men Tareas, opcin Informacin de la tarea, tabulador Avanzado, se han
desplegado las opciones permitidas para Tipo de Restriccin: Debe comenzar a la fecha
dada, Debe finalizar a una fecha, Lo antes posible (se realiza apenas se pueda), Lo ms
tarde posible es decir que tiene holgura, No comenzar antes del que restringe el inicio
a la fecha dada, No comenzar despus del que restringe a que ya no debe empezar
despus de la fecha, No finalizar antes del que indica que la finalizacin debe ser
posterior a la fecha y la de No finalizar despus del que indica que debe terminarse
antes de la fecha. (Ver figura N20)
Figura 20: Cuadro de dilogo Informacin de la tarea Avanzado Tipo restriccin
De igual manera, existen opciones de Tipo de Tarea, donde se indica cmo se mide la
tarea si es por Duracin fija (independiente del nmero de recursos), Unidades fijas
(fija fechas y recursos) o Trabajo fijo (el trabajo es el mismo aun que se aumente
recursos o plazo), se puede marcar adems si est condicionada al esfuerzo. (ver figura
N21)
Figura 21: Cuadro de dilogo Informacin de la tarea Avanzado Tipo tareas

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En este cuadro de dilogo podr asignar un calendario distinto o particular

(previamente creado) a una actividad especfica.
II PARTE: PROGRAMACIN DE RECURSOS Y COSTOS DEL PROYECTO

Para hacer un uso avanzado de este software y sacarle rendimiento efectivo durante la etapa de
ejecucin, cuando lo usaremos para el seguimiento y control, es fundamental traspasar esta suerte
de barrera del sonido que muy pocos usuarios se atreven a cruzar. La gran potencialidad de este
software no est en graficar cartas Gantt ni rutas crticas; la funcionalidad ms sobresaliente es
aquella relacionada con el manejo de recursos y los costos asociados a los mismos. En las pginas
que siguen mostraremos algunas operaciones bsicas (insistimos en este concepto, para que
recuerde profundizar sus conocimientos con manuales de usuario, estudio profundo y mucha,
mucha prctica).
11. Creacin de recursos en Vista Hoja de Recursos
El proceso parte con la creacin de los recursos necesarios para implementar el proyecto (de
acuerdo a un plan previamente establecido) y sus principales parmetros. En la figura N22
mostramos la configuracin de 4 recursos para un proyecto.
Para crear un recurso basta con digitar su nombre en el campo nombre del recurso, a
continuacin se le configura adecuadamente (ver pasos siguientes) y recin ah est en
condiciones de ser asignado a alguna actividad.
Figura 22: Vista Hoja de Recursos (Creacin y Configuracin)
Como puede observarse, hay recurso destacado en color rojo; eso busca realzar que ese
recurso se encuentra en condicin de sobreasignado (conflicto que se produce normalmente
en la programacin cuando se asigna un recurso ms all de sus capacidades fsicas y/o legales;
para resolver dicho conflicto ser necesario un proceso conocido normalmente como
nivelacin de recursos y que en MSPP 2010 se conoce como redistribucin de recursos
12. Definir el TIPO de recurso (de trabajo, material o costo)
En la columna Tipo de la HOJA DE RECURSOS, seleccionar el tipo de recurso al que
corresponde el recurso. Seleccione TRABAJO para personas y equipamiento. Selecciones
MATERIAL para materiales consumibles y suministros. Seleccione COSTO cuando se trate
de un recurso de dinero que deba ser asignado a una actividad y que son eminentemente
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variables en cada caso (pasajes, viticos, etc.)

NOTA: esta definicin permitir posteriormente filtrar informacin de recursos por tipo.
13. Definir ETIQUETA de Material

En la columna Etiqueta de Material de la HOJA DE RECURSOS, estar disponible (slo para
los recursos del tipo Material) esta funcin que permite definir la mtrica de asignacin del
recurso (ejemplos de etiquetas: m3, m2, kg, ud, etc.). La tasa estndar de costo que definiremos
ms adelante hace referencia al costo unitario por esta mtrica.
14. Definir GRUPOS de recursos
En la columna Grupo de la HOJA DE RECURSOS, ingresar el nombre del grupo al cual se asigna
cada recurso. Esta separacin de recursos en grupos depender de las disciplinas o reas de la
empresa o agentes externos que se involucren en el proyecto (contratistas, proveedores,
cliente, autoridad, etc.). Esto permite crear una RBS (Resource Breakdown Structure) que ser
til a la hora de definir roles y responsabilidad es dentro del proyecto y sus actividades.
IMPORTANTE: al asignar un recurso a un grupo especfico se podr posteriormente filtrar la
informacin por grupos de recursos y por las tareas a las cuales estn asignados. Se puede
agrupar por Departamento dentro de la organizacin, Centro de Costo, Tipo o Ttulo de los
trabajos, etc.
15. Especificar CAPACIDAD MAXIMA del recurso
En la columna Capacidad Mxima de la HOJA DE RECURSOS ingresar la cantidad mxima
disponible de cada recurso.
NOTA: esto puede hacerse en % en unidades, donde 100% equivale a 1 unidad. La opcin
deseada se establece como parte de las opciones por defecto en
ARCHIVO/OPCIONES/PROGRAMACION/Programacin/Mostrar unidades de asignacin como
porcentaje o unidades decimales.
16. Definir TASA ESTANDAR del recurso (costo por hora en recursos Trabajo y Costo x mtrica o
glosa en recursos trabajo)
En la columna Tasa estndar de la HOJA DE RECURSOS, ingresar el costo unitario por cada
tipo de recurso. Para recursos TRABAJO, la mtrica es el costo por h/h. Para los recursos
MATERIAL, este costo unitario corresponde al costo por unidad de mtrica definida.
Nota 1: Este costo por unidad es utilizado por el software para obtener el costo variable de
una tarea, al multiplicarlo por la cantidad de horas de trabajo durante la jornada estndar de
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cada recurso TRABAJO (tpicamente definida entre 9:00 y 19:00 hrs.), por tarea o al
multiplicarlo por la cantidad de material asignado de cada recurso MATERIAL.
Nota 2: Los recursos de tipo COSTO no tienen habilitado esta opcin, pues se definen caso a
caso al momento de asignarlo a cada actividad.
17. Definir TASA HORAS EXTRA del recurso (costo por hora de trabajo fuera del horario
estndar)
En la columna Tasa horas extra de la HOJA DE RECURSOS, ingresar el costo por hora de
trabajo extraordinario de cada recurso /$/h)
NOTA 1: este costo por hora extra es utilizado por el software para obtener el costo variable
de una tarea en horario extraordinario de los recursos del tipo TRABAJO, es decir, fuera de la
jornada laboral estndar (tpicamente de 9:00 a 19:0 hrs.), al multiplicarlo por la cantidad de
horas de trabajo en horario extraordinario, por tarea.
Nota 2: Los recursos de tipo MATERIAL y COSTO no tienen habilitado esta opcin por no
corresponder a una funcin real.
18. Definir COSTO POR USO de cada recurso
En la columna Costo por uso de la HOJA DE RECURSOS, ingresar el costo por uso de cada
recurso ($) si correspondiese.
NOTA: Para un recurso de trabajo (personas o equipamiento), el campo Costo por uso muestra
el costo que se acumula cada vez que se utiliza un recurso. Se suma cada vez que una unidad
de un recurso de trabajo se asigna a una tarea. No vara segn la cantidad de tiempo que se
utilice un recurso. Para un recurso material, el campo Costo por uso muestra el costo que se
acumula cada vez, independientemente del nmero de unidades.
19. Definir forma de IMPUTAR o ACUMULAR un costo (comienzo, prorrateo, final)
En la columna Acumular de la HOJA DE RECURSOS, seleccionar el modo de imputar el costo
de un recurso a cada actividad (comienzo, prorrateo, fin)
NOTA: el modo de imputar (acumular) el costo de un recurso es FIJO para todas las
asignaciones del recurso. Esto quiere decir que el recurso siempre se imputar del mismo
modo para distintas tareas y adems NO est permitido seleccionar ms de una opcin de
imputacin (50% al comienzo y 50% al final, ni tampoco asignar el costo fuera de los lmites de
la asignacin (crdito proveedor o anticipos).
20. Asignar CALENDARIO BASE a cada recurso
En la columna Calendario base de la HOJA DE RECURSOS seleccionar el calendario aplicable
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al recurso. Lo normal ser aplicar el calendario estndar del proyecto (otras opciones son: 24
horas y turno de noche). El calendario del proyecto, con sus feriados y excepciones, fue
previamente creado de acuerdo a instrucciones desplegadas en numeral 4 de este misma Gua.
21. Asignacin de Recursos a Actividades
Ir a Vista Carta Gantt, seleccionar Men Recursos y presionar cono Asignar Recursos (o
bien ingresar al cuadro de dilogo de Informacin de la Tarea, carpeta Recursos y
seleccionar el recurso). Ver figura N23.
Definir la cantidad del recurso contemplada. (Si la asignacin del recurso es al 100% no es
necesaria la definicin de cantidad y haga clic en Asignar directamente; el programa le
mostrar automticamente la asignacin de 100%.
Presionar Asignar
Observe con atencin la pregunta que le formula el software al costado izquierdo de la
actividad. ESTA DEBE SER CONTESTADA ANTES DE PASAR A LA SIGUIENTE ASIGNACIN. El
resultado esperado de la asignacin puede variar si esta pregunta no es contestada
oportunamente. Ver figura N 23
Figura 23: Men, herramientas y opciones para asignacin de recursos mltiples
22. Visualizar HISTOGRAMA DE RECURSOS (Vista Grficos de Recursos)
En la barra de Vistas, seleccionar Grfico de recursos y en la barra de opciones, mantener

seleccionada la opcin Recursos
Cada vez que se crea un nuevo recurso y este es asignado a actividades, MSPP2010 genera
automticamente un histograma del recurso (uso de ste en el tiempo). Sobre esos
histogramas es posible ver el nivel ocupacional de los recursos de TRABAJO (no aplica a
los recursos del tipo MATERIAL).
19
Cuando el recurso ha sido asignado a ms de una actividad al mismo tiempo y superando

el nivel ocupacional mximo disponible, el histograma mostrar un conflicto en la
asignacin, conocido popularmente como sobreasignacin. Todas esas
sobreasignaciones son mostradas en color rojo cuando excedan la capacidad mxima
definida para el recurso en la Hoja de recurso y de acuerdo al numeral 15 de esta gua. En
el numeral siguiente veremos cmo solucionar este conflicto.
MSPP 2010 tiene la capacidad de mostrar otros grficos en forma de histograma. Por
defecto muestra el histograma de trabajo en h/h, pero como vemos en la figura N 24,
es posible definir que el histograma muestre: disponibilidad, trabajo acumulado, costos,
etc. Para activar esas opciones debe hacer clic en el botn derecho del mouse con el
puntero en el sector del histograma.
Figura 24: Histograma de Asignacin de recursos (con sobreasignaciones y mltiples opciones de grfica)
23. Nivelar SOBREASIGNACIONES de recursos
Mantngase en la vista Grfico de recursos y en men Recursos seleccione en la barra

de opciones Opciones de Redistribucin

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Figura 25: Histograma de Asignacin de recursos con men de Redistribucin de Recursos (Nivelacin)
Se desplegar el cuadro de dilogo que se puede observar el la figura N25 y que permite
al software eliminar en forma automtica las sobreasignaciones de un recurso en particular
o para todos los recursos del proyecto.
Habilitar la primera opcin redistribuir solo conforme al margen de demora
(destacada en valo rojo) si se desea solo una nivelacin parcial utilizando las holguras,
pero sin retrasar el trmino del proyecto. Esta modalidad no asegura solucionar todos los
problemas de sobreasignacin. Luego presione Redistribuir todo.
Si la redistribucin slo con margen de demora no soluciona la sobreasignacin,
deshabilitar dicha casilla y seleccionar nuevamente Redistribuir todo si se desea hacer
una nivelacin total del proyecto y solucionar todos los problemas de sobreasignacin.
Esto normalmente significa retrasar el trmino programado del proyecto, por lo que se
requiere de un anlisis costo beneficio en trminos de mayor duracin del proyecto (gastos
generales, multas, etc.).
Habilitar la opcin la redistribucin puede crear divisiones en el trabajo restante si se
desea que durante la nivelacin el sistema detenga algunas tareas no crticas para
privilegiar el trmino de aquellas que si son crticas.
24. Utilizar FILTROS para ver informacin de recursos
Seleccionar la Vista Hoja de Recursos e ir al men Vistas y seleccionar (abrir) la opcin

filtros. Se desplegar en la pantalla un completo sub men filtrado de recursos para
mostrar la informacin que estime necesaria. Ver figura N 26.
Seleccionar la opcin deseada (por grupos, por tipo de material, etc.)
Para volver a visualizar toda la informacin (sin filtros), seleccionar la opcin TODOS LOS
RECURSOS.

21
Figura 26: Vista Hoja de recursos con Tabla de entrada y con opciones de Filtro estndares
Si desea visualizar otros campos de informacin podr cambiar la Tabla (en el mismo
men de Vistas); en la figura N 27 se observa la Tabla de Costos que aporta informacin
de costos de cada recurso y activa un men de filtrado ms avanzado (Definicin de Filtro)
que permite personalizar los criterios de segregacin de recursos.
27: Vista Hoja de recursos con Tabla de Costos y con opciones de Filtro avanzadas
25. Ingresar Costo Fijo a cada Actividad
Ir a Vista Carta Gantt y en men Vistas seleccionar opcin Tablas y de entre la lista de
22
despliegue elegir Tabla de Costos. Ver figura N28
Figura 28: Vista Carta Gantt con Tabla de Costos y con asignacin de costos fijos y su prorrateo
En la tabla de costos, columna Costo fijo podr digitar los costos fijos asociados a cada
una delas actividad que, segn se desprenda de su programacin, deben imputrsele
valores de esa ndole.
En la columna Acumulacin de costos fijos seleccionar la forma de imputar (acumular) el
costo fijo a cada tarea (comienzo, prorrateo, fin)
26. Visualizar COSTO TOTAL de actividades y del proyecto
En la tabla de costos, columna Costo Total podr visualizar el costo total, suma de los
costos variable (que se obtiene de precio unitario del recurso por la cantidad asignada) +
costos fijos de cada actividad. Tambin podr hacer los mismo a nivel proyecto, en la fila
cero o tarea de resumen del proyecto (para activarla ver numeral 6 de esta gua).
En la misma tabla de costos podr observar otros campos disponibles (ver figura N29):
Figura 29: Tabla de Costos con Campos de Costos
Costo Previsto: originalmente le aparecer en valor 0, pero en ese campo se

23
o
o
despliegan los costos relativos a la programacin Lnea de Base cuando esta

es definida y guardada en el archivo (lo veremos ms adelante). Al comienzo
del proyecto los Costos Totales Programados (conocidos como Costo Total)
son iguales a los previstos, pero en la medida que varan las estimaciones o los
costos reales empiezan a aparecer diferencias entre ambas columnas. El costo
previsto es el que representa al costo programado en la versin inicial del
programa, conocido como lnea de base.
Variacin: muestra la diferencia entre el costo de lnea base y el costo total
de una tarea, recurso o asignacin.
Real: corresponde al costo real de cada actividad. Para poder digitar el costo
real en ese campo, deber estar desactivada la opcin Project siempre
calcula los costos reales del men Archivo Opciones Programacin (ver la
Figura N 3d, en la antepenltima opcin). Si esa opcin esta activada, MSPP
2010 calcular automticamente el costo real en funcin de la duracin real
multiplicado por la tasa estndar de cada recurso.
Restante: corresponde al costo restante que queda para cada actividad en
funcin del avance real que se le asigne. Si la tarea est terminada, el costo
restante ser 0. Para el costo restante del proyecto, se define como el costo
programado para lo que, de acuerdo al programa falta por ejecutar al precio
estimado inicialmente, sin considerar las desviaciones del rendimiento de los
recursos, que le proyecto haya presentado hasta la fecha. Cuando el proyecto
ya tiene avance real, el costo total es la estimacin actual de costos en base a
los costos reales y los costos restantes.
27. Guardar Planificacin Inicial o Lnea Base (Baseline)
Una vez que la programacin del proyecto est concluida (observando los 26 pasos
anteriores) y dicho programa se encuadra dentro del plazo y presupuesto asignado,
podemos entonces acordar con el sponsor del proyecto una programacin base sobre la
cual mediremos el proyecto en los sucesivos controles. A esa programacin acordada con
el cliente o sponsor, se le conoce como Lnea de Base que est sujeta a un determinado
alcance (IMPORTANTE: cambios al mismo pueden generar modificaciones a la lnea de
base)
Para guardar la lnea de base no basta con guardar el archivo, hay que seguir una secuencia
de comandos que, adems de grabar los datos, llenar de informacin todos los campos
de la base de datos rotulados con el nombre de previstos (costos previstos, fechas
previstas, etc.). Una forma de visualizar el impacto de los cambios al grabar la lnea de base
es configurar la Vista Carta Gantt de Seguimiento con la Tabla de Costos. Antes de guardar
la lnea de base, en el grfico slo aparecern las barras en color azul y rojo y en la tabla el
campo costo previsto estar en blanco. Luego de guardar la lnea de base, el grfico
mostrar una barra delgada de color gris que muestra las fechas previstas y la columna
costos previstos se igualar a la de costo total (programados).
En Men Proyecto, opcin Establecer Lnea de Base, desplegar el men de la figura N30 y
definir la Lnea de Base inicial para el proyecto completo y hacer clic en Aceptar.
24
Figura 30: Comandos para Establecer Lnea de Base
III PARTE: SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PROYECTO

FUNCIONES DE ACTUALIZACIN DE TAREAS (SEGUIMIENTO)
28. Actualizacin Automtica: Calculo de fechas reales de las tareas
Esta modalidad de actualizacin se utiliza slo cuando el comportamiento real de las

actividades se ha comportado exactamente igual a como estaba programado, hasta la
fecha del control (levantamiento de informacin), conocida como fecha de hoy (no
confundir con fecha de estado utilizada para calcular los parmetros del modelo EVA
(Tabla de Valor Acumulado o Ganado).
En este caso y dada la restriccin anterior, MSPP 2010 ofrece la opcin de Actualizar
Proyecto (ver figura N31) en men Proyecto.
Seleccione la fecha en que se desea determinar automticamente el estado de avance del
proyecto (fecha de hoy).
En el cuadro de dilogo Actualizar proyecto puede parametrizar para actualizar solo las
tareas terminadas o permitir actualizaciones parciales. Tambin puede reprogramar
actividades y actualizar algunas o todas las tareas.
Figura 31: Tabla de Costos y Funcin Actualizar proyecto (automtica)

25
29. Actualizacin Manual: Ingresar fechas reales de las tareas
Seleccione la Vista Gantt de Seguimiento y en men Vista, opcin Tablas, seleccionar

opcin Seguimiento
En las columnas Comienzo real y Fin real ingresar las fechas de inicio y trmino real de
cada tarea, segn corresponda. Ver figura N32.
En la columna % completado, ingresar el % de avance de cada tarea que solo tenga fecha
real de inicio, es decir que an se encuentre en ejecucin.
IMPORTANTE: el % completado en una tarea se calcula como sigue:
% completado = (duracin real/duracin planificada) x 100
Figura 32: Tabla de Costos y Funcin Actualizar proyecto (manual)
30. Recalcular la programacin despus del ingreso de fechas y % de completacin reales
Seleccionar men Proyecto y hacer clic en opcin Calcular proyecto; esto permite
recalcular la nueva fecha de trmino del proyecto despus de actualizar fechas reales.
Esta opcin suele estar activada automticamente, tal cual lo muestra la figura N 3d o
seleccionar men Archivo Opciones Programacin Clculo, con lo cual, cada vez que
se definen cambios al programa, recalcula automticamente las nuevas de inicio y trmino
de cada actividad. Ver figura N33.
Observar la nueva fecha de trmino del proyecto, calculada a partir del trabajo real a la
fecha, ms la duracin del trabajo restante para completar el proyecto

26
Figura 33: Tabla de Costos y Funcin Calcular proyecto (automtica o manual)
31. Visualizar ESTADISTICAS del proyecto
Seleccionar men Proyecto, opcin Informacin del Proyecto y en cuadro de dilogo

seleccionar la opcin Estadsticas
Visualizar las fechas previstas (lnea base), las reales y las programadas para terminar el
proyecto. Se est an dentro del plazo previsto?. Ver figura N34.
Figura 34: Estadsticas del proyecto (tiempos)
32. Opciones para personalizar CARTA GANTT
Ir a Vista Carta Gantt y seleccionar men Formato y hacer clic opcin Formato para
configurar las barras de la carta Gantt y el estilo (colores, textos y otras). Ver figura N35.

27
Figura 35: Opciones para personalizar Carta Gantt
FUNCIONES DE ACTUALIZACION DE COSTOS (SEGUIMIENTO)

33. Ingresar costos reales de las tareas
28
Abrir vista Gantt de Seguimiento y seleccionar men Vista y opcin Tablas y elegir
opcin Costos de la lista desplegada.
En la columna Real (costo real) ingresar los costos reales de cada tarea, segn
corresponda.
IMPORTANTE: el costo real de una tarea se calcula como sigue:
Costo real = (trabajo real x tasa estndar) + (trabajo real de horas extra x tasa de horas
extra) + (costos por uso del recurso) + (costo fijo de la tarea)
34. RECALCULAR la programacin despus del ingreso de costos reales
Abrir vista Gantt de Seguimiento y seleccionar men Archivo - Opciones y elejir

vieta Programacin - opciones de clculo para este proyecto y deshabilitar el cuadro
PROJECT SIEMPRE CALCULA LOS COSTOS REALES.
IMPORTANTE: si esta opcin se encuentra habilitada, MSPP 2010 calcular
automticamente los costos reales, en funcin del trabajo realizado y los valores costo
previstos en el plan inicial (previsto o lnea base)
35. Visualizar ESTADISTICAS del proyecto
Seleccionar men Proyecto, opcin Informacin del Proyecto y en cuadro de dilogo

seleccionar la opcin Estadsticas
Visualizar los costos previstos (lnea base), los reales y los programados para terminar el
proyecto. Se est an dentro del presupuesto?. Ver figura N36
Figura 36: Estadsticas del proyecto (costos)
36. Visualizar VARIACION DE COSTOS entre el costo previsto en plan inicial (lnea base) y el costo
total real
29
En la vista Gantt de Seguimiento, combinada con Tabla de Costos, posicionarse en la

columna Variacin
Observar la diferencia entre el COSTO TOTAL PREVISTO (Lnea de Base) y el COSTO TOTAL
(Programado)
IMPORTANTE: el costo total real de una tarea es la estimacin actual de costos realizada
a partir de los indicados en las columnas costos reales y costos restantes.
IV PARTE: GENERACIN DE REPORTES ESCRITOS Y GRFICOS

37. Visualizar distintas curvas elaboradas automticamente por MS PROJECT 2010 en Excel
Ir a men Proyecto opcin Informes Visuales. Se despliega el men de la figura N37

y a partir de l se pueden emitir informes grficos a MS Excel, modificar informes
preexistentes o crear nuevos formatos.
Figura 37: Men de Informes Visuales (Escala Temporal)
La exportacin de datos a MS Excel se hace a travs de tablas dinmicas que permiten

redefinir los campos y valores a graficar. Se propone hacer pruebas para exportar los
campos de trabajo y trabajo real para, luego de tratarlos adecuadamente en la planilla,
construir las curvas de avance fsico del proyecto.
As tambin, es posible exportar todos los datos que estn relacionados con la escala
temporal y construir en base a parmetros diarios, semanales, mensuales, etc.
A continuacin, algunas opciones de grficos automticos de MSPP 2010. Ver figuras N
38, 38b y 38c.

30
Figura 38a: Informe Visual Flujo de Caja
Figura 38b: Informe Visual Costo de recursos
Figura 38c: Informe Visual Resumen de trabajo de recursos

31
38. Elaborar/Imprimir informes del proyecto
Ir a men Proyecto opcin Informes. Se despliega el men de la figura N39 y a partir

de l se pueden emitir informes preexistentes o crear nuevos formatos, para ser
presentados en pantalla y ser impresos directamente, previamente formateados.
Figura 39: Men de Informes (Para visualizar o imprimir)
Hacer UN clic sobre el informe que se desea imprimir. Ejemplo, informes de costos. Ver
figura N40.
Figura 40: Informes de Costos (Para visualizar o imprimir)
Presionar MODIFICAR si se desea cambiar o personalizar el formato del informe. Ver figura
N41.
32
Figura 41: Informes de Costos (Opcin Modificar)
Efectuar las modificaciones que se desee en la ventana que aparece para tal efecto. Hacer
clic en ACEPTAR una vez hechas las modificaciones
Hacer clic en SELECCIONAR para visualizar el informe antes de imprimirlo. Configurar la
pgina antes de imprimir, tal cual lo hace en otros utilitarios de MS Office 2010. Ver figura
N 42.
Figura 42: Personalizacin de Informes escritos (Configuracin pgina en preview)
Hacer clic en IMPRIMIR para imprimir el informe o en CERRAR para volver atrs.
Fin del documento

33

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Programacin y Control de Proyectos

Autor: Luis Edgardo Gaete Bascour

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Figura 1: Componentes de Pantalla de Inicio en MSPP 2010

seleccionar Nuevo y dentro de este la opcin Proyecto en blanco, presione el botn

Figura 2: Creacin de un nuevo proyecto en MSPP 2010

3. Configuracin general del nuevo proyecto:

Figura 3a: Cuadro de Dilogo Opciones del Proyecto (General)

Gua Usuario Bsica Programacin y Control de Proyectos MSPP 2010

MOSTRAR: Definir formato de Moneda CLP, $, $ 1, 0 decimales

Figura 3b: Cuadro de Dilogo Opciones del Proyecto (Mostrar)

PROGRAMACIN: Revisar y ajustar parmetros de acuerdo a figura N 5c y 5d

Figura 3c: Cuadro de Dilogo Opciones del Proyecto (Programacin)

Figura 3d: Cuadro de Dilogo Opciones del Proyecto (Programacin)

4. Definicin de Calendario del Proyecto:

Figura 4: Cuadro de Dilogo Cambiar Calendario Laboral

5. Definicin modalidad de programacin, asignacin de calendario, y determinacin de fechas

Figura 5: Men "Proyecto" en MSPP 2010

Figura 6: Cuadro de dilogo Informacin del Proyecto

6. Creacin de actividades en la Carta Gantt y Creacin de EDT (WBS):

Figura 7: Seleccin tarea resumen del proyecto (resumen de datos)

En la figura N8 se pueden ver los componentes que deben observarse en el proceso de

Figura 8: Vista de Gantt con Tareas

Figura 9: Cuadro de Dilogo Informacin de la tarea

A partir de este cuadro de dilogo se definirn posteriormente, en forma sistmica y segura,

7. Definicin de mscara de Cdigos de EDT (WBS):

Figura 10: Cuadro de Dilogo Definicin cdigo EDT

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Figura 11: Cuadro de Dilogo Informacin de la tareas - Predecesoras

La definicin de la totalidad de las relaciones de precedencia de las actividades del proyecto

Figura 12: Cuadro de Dilogo Informacin de la tareas General (Duracin)

Figura 13: Vista Gantt de Seguimiento (con ruta Crtica)

Gua Usuario Bsica Programacin y Control de Proyectos MSPP 2010

Figura 14: Vista Diagrama de Red (con ruta Crtica Parcial)

10. Otras opciones de configuracin avanzada de las tablas, grficos y actividades:

a) Formateo de Carta GANTT, incluyendo ruta crtica, holguras, desfases,

Figura 15: Opciones de formato de Carta Gantt y Barras de Herramientas

A modo de ejemplo, en la vista Carta Gantt, con botn derecho de mouse,

Gua Usuario Bsica Programacin y Control de Proyectos MSPP 2010

Figura 17: Insertar Lneas de Progreso (fecha de Hoyo Estado)

Figura 18: Carta Gantt con ruta crtica

b) Arreglo de Columnas en tablas (Mostrar/Ocultar Cambiar Orden).

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Figura 19: Men para insertar/ocultar columnas

c) Opciones Avanzadas de Programacin de actividades

Figura 20: Cuadro de dilogo Informacin de la tarea Avanzado Tipo restriccin

Figura 21: Cuadro de dilogo Informacin de la tarea Avanzado Tipo tareas

En este cuadro de dilogo podr asignar un calendario distinto o particular

II PARTE: PROGRAMACIN DE RECURSOS Y COSTOS DEL PROYECTO

Figura 22: Vista Hoja de Recursos (Creacin y Configuracin)

variables en cada caso (pasajes, viticos, etc.)

13. Definir ETIQUETA de Material

21. Asignacin de Recursos a Actividades

Figura 23: Men, herramientas y opciones para asignacin de recursos mltiples

22. Visualizar HISTOGRAMA DE RECURSOS (Vista Grficos de Recursos)

En la barra de Vistas, seleccionar Grfico de recursos y en la barra de opciones, mantener

Cuando el recurso ha sido asignado a ms de una actividad al mismo tiempo y superando

23. Nivelar SOBREASIGNACIONES de recursos

Mantngase en la vista Grfico de recursos y en men Recursos seleccione en la barra

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24. Utilizar FILTROS para ver informacin de recursos

Seleccionar la Vista Hoja de Recursos e ir al men Vistas y seleccionar (abrir) la opcin

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