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Laboratorio Dirigidido Unico Auditoria en Sistema 2016
Laboratorio Dirigidido Unico Auditoria en Sistema 2016
LABORATORIO DIRIGIDO I
CASO: LA TUNERA, S. A.
DESCRIPCION DEL CASO
La Compaa La Tunera, S. A., cuya actividad comercial y mercantil es la fabricacin de muebles finos de maderas
exticas. Durante todo este tiempo ha evolucionado desde la industria fabricante de muebles para hoteles,
propiedad de una sola familia hasta llegar a construir una empresa de mucha importancia dentro del ramo de
mueblera de hoteles de lujo.
Durante los ltimos aos la direccin ha tenido un giro diferente como resultado del retiro del ltimo accionista
mayoritario. La nueva direccin decidi llevar a cabo una auditora de procesos y controles, por lo que decidieron
contratarlo a usted como auditor independiente experto en riesgos. La administracin actual le brinda algunos
datos como parte del proceso de familiarizacin inicial del trabajo a ejecutar:
a) Las ventas se efectan de manera detallista en forma directa (60%) y a travs de vendedores externos
(40%).
b) Muchos vendedores externos manejan lneas competidoras.
c) El tiempo de entrega no constituye un elemento de primordial importancia de una venta de detalle, pero si
en el caso de ventas al por mayor.
d) La mercadera de los competidores talves sea exhibida por ventaja en la sala de exposicin de los
detallistas.
Se tom la decisicin de que la oportuna adquisicin, manejo, control de toda clase de informacin administrativa,
era indispensable para una eficaz penetracin en el mercado, por lo que esperaban implementar los procedimientos,
y controles adecuados en cada departamento para el buen funcionamiento de la fbrica.
Durante del proceso de auditora se entrevist y cambi las impresiones con los gerentes de ventas, produccin y
finanzas.
Con el propsito de llevar a cabo la labor de auditora, los auditores decidieron investigar los sistemas y procesos
principales vigentes en la empresa, con el propsito de documentar y con base a ellos determinar los riesgos de
negocio, y preparar sus programas de trabajo. A continuacin brindamos un resumen del resultado que se obtuvo
en la evaluacin de controles vigentes por cada proceso:
GESTIN DE PEDIDOS
Los pedidos ingresaban a la fbrica por va fax, telfono, email y facebook (100 mil anulaes)
La secretaria de ventas era la encargada de recibir, clasificar y enviar las rdenes de compra a los
facturadores, quienes verificaban el estatus del cliente con el departamento de crditos y cobros, para dar
si el procedimiento adecuado en cada caso. Si era un cliente nuevo, el departamento de crditos y cobros
AUDITORIA V
CUNORI--
conlleva a cabo el proceso para ver si el cliente calificaba para el crdito o no. Si el cliente estaba dentro de la
lista morosa, no se daba trmite al pedido hasta que el cliente cancelaba su cuenta, y se le notificaba
envindole una carta, sin embargo el encargado del rea de crditos poda autorizar algunos casos si el
gerente de ventas se lo requera, aunque su jefe inmediato era el gerente de finanzas.
Las rdenes de compra se presentaban al bodeguero, quien verificaba en el sistema de existencia los
artculos solicitados. En el caso que algunos de los artculos solicitados no estuvieran en existencia, se
haca la indicacin correspondiente en el perodo y se retornaba a los facturadores, quienes deban
corroborar con el gerente de produccin o al jefe de importaciones la fecha en que iba a estar disponible
los artculos solicitados por el cliente.
ALMACEN
Una vez facturado los artculos, el facturador llevaba las copias al encargado de exportaciones, quienes
procedan a separar las dos copias superiores de la factura y la colocaba en sobre marcado contiene
factura, y una con una grapa el sobre por detrs del grupo de papales de facturacin. La fecha y hora se
estampaban en la copia de embarque superior; la ruta se escriba en esta copia empleando una gua
estndar de ruta como referencia. Los embarques se hacen con base al nmero correlativo de la factura y
no por razones de zona geogrfica para facilitar el control de los envos.
Todos los documentos de embarque se entregaban al encargado de exportaciones y la lista de empaque
se dejaba pendiente para entregar al transportista (el flete era pre-pagados por la Compaa)
El bodeguero proceda a despachar los pedidos y llevarlos hasta la plataforma de embarque (todos los
paquetes o bultos grandes eran atados). Cada artculo era identificado y dado de baja en el sistema. La
lista de empaque era entonces firmada y sellada de recibido. El sobre con la factura original era
desprendido y engrapado al paquete ms grande de la orden. Si la compaa no poda surtir todo el
pedido, se tachaba el rengln correspondiente en lista de empaque y el sobre con la factura no
acompaaba el envi, sino que se quedaba adjunto al legajo.
Todas las listas de empaque eran
recolectadas peridicamente por el encargado de control. El sistema actual no permite llevar el detalle de
los saldos pendientes de embarcar pero informacin que estn trabajando en ello fuertemente.
VENTAS
Diariamente se revisaban las facturas de ventas como de fletes del da anterior para verificar si los
cdigos, precios y cantidades de artculos coincidan con las rdenes de compra y las salidas de bodega.
En caso de haber algn error se pasaba al departamento correspondiente para que rectificaran el error.
Las facturas de fletes que requeran de una re-facturacin se tramitaban como ya se dijo, salvo que todas
las copias, excepto la principal se destruan.
Luego se imprima un
haba encomendado por delegacin de la misma Gerencia General y que no poda realizar con mucha
efectividad debido a que sus negocios personales le ocupan parte del tiempo de trabajo, labor personal
con la que estaba de acuerdo el Gerente Financiero.
Los compradores reciban un reporte semanal de las existencias de materias primas y semi-terminadas
por el sistema de cmputo.
Dicho reporte era estudiado por el encargado de control (2,800 artculos) para ver si reunan las
condiciones del saldo mnimo, e informaba lo correspondiente al comprador respectivo para que
procediera a comprar.
Adems se presentaban requisiciones para renglones especiales o bien si se hacan notificaciones
telefnicas o por via correo electrnico, en el caso de una falta total de existencia. Si el comprador
estimaba que por el momento no era necesario reponer existencia, detena la orden de compra a efecto de
asegurarse mediante una revisin fsica o una mejor evaluacin de las necesidades.
Si el pedido era menor de Q 30 mil, proceda a aprobar la requisicin (si es que haba sido expedida) a
tomar la nota de la cantidad, descripcin, vendedor y precio en una hoja de papel que pasaba a las
secretarias que redactaban las rdenes de compras.
Si se sealaba ms de un vendedor, la secretaria preparaba una forma de requisicin que constaba de
cuatro copias, las hojas uno, dos y tres eran despachadas por correo electrnico a los proveedores (solo
un proveedor figuraba en cada una de dichas copias), y las otras dos hojas se dejaban pendientes. Las
cotizaciones recibidas en contestacin se anexaban a la quinta copia (archivo) y la cotizacin aprobada (o
requisicin o nota del comprador) se empleaba para redactar una orden de compra compuesta de original
y cinco copias (original para el proveedor, una receptora, una a contabilidad, una al generador y otra al
archivo). Las copias de cotizaciones se anexaban a la copia de la orden de compra en el archivo y se
dejaban pendiente, por nombre de proveedor, en espera del acuse de recibido y la factura.
Al recibir la factura del proveedor, se comparaba con la copia pendiente de la orden de compra, y en su
caso se firmaba de aprobado, pasando el original de dicha factura a cuentas por pagar con la copia
nmero cuatro de la cotizacin (el duplicado de la factura se conservaba en el departamento de compras).
Cualquier discrepancia en el precio aclaraba antes de pasar al documento o cuentas por pagar.
Los artculos de oficina se compraban con bases a una requisicin de compras debidamente firmada (dos
copias a compras, una al archivo). El comprador de artculos de oficina aprobada la requisicin, sealaba
el precio (despus de consultarlo por telfono cuando fuese necesario) y el proveedor. La redaccin y
trmite de las rdenes de compra (cien por semana) era la misma que hemos descrito para materias
primas y semi-terminadas, salvo que se enviaba una copia al proveedor (no se requera una para acuse de
recibido).
CUENTAS POR PAGAR
Las copias de las rdenes de compra se ingresaban diariamente al sistema. Al recibir la factura aprobada
por el departamento de compras, se comparaba con las rden de compra pendiente.
Si el recibo y la fecha fuesen por un motivo parcial a la orden, un duplicado de la orden de compra (y la
requisicin en caso de haberla) serva de documentacin de respaldo, quedndose los originales al
archivo. Si la factura fuese por la cantidad total y el recibo solo por una cantidad parcial, la cantidad real
pagada se anotaba en la factura. Si la factura no pudiese ser aprobada a su recibo, tena que pasar al
departamento de origen antes de pasar adelante. En caso que hubiera varios pagos a efectuarse a un
proveedor, todos se procesaban juntos.
Para validar un pago era necesario que cumpliese con los siguientes requisitos:
i.
ii.
iii.
iv.
La seccin de egresos separaba el original del cheque del comprobante de pago aprobado y proceda a
recabar la firma autorizada, que en este caso tena el gerente general, el contador general y el tesorero.
Todos los documentos de respaldo se cancelaban y retornaban a la seccin de pagos para ser archivados.
Se llevaba un registro diario de los cheques firmados o transferencias directas va on line. Los originales
de los cheques cancelados eran archivados en la seccin de egresos con posterioridad a su cancelacin.
Trimestralmente la seccin de pagos desprenda de los documentos cancelados comprobatorios de pagos,
con ms de dos aos de antigedad y nicamente quedaba un reporte en el sistema. Los registros se
devolvern para ser archivados y eventualmente destruidos despus de haber sido conservados por un
perodo de tres aos sin tener en cuenta los aos que establece la ley tributaria en cuanto a la prescripcin
de documentos. El tesorero era responsable del mas alto nivel de los egresos, as como de las mas
actividades de crdito.
PROCESAMIENTO DE INFORMACIN Y RESULTADOS
Por medio del contador general quien es la persona de elaborar estados financieros mensuales, el pago de
impuestos correspondientes. Este reportaba al contador y tenia bajo su cargo al facturador, bodeguero y
auxiliares de contabilidad. El contralor era responsable de la preparacin de informes financieros as
como de las cuentas por pagar, cuentas por cobrar, procesamiento de datos y seccin de corre electrnico.
Los anlisis no repetitivos se preparaban segn fuese necesario. Esta clase de informes sola analizar el
rendimiento sobre las inversiones en equipo e instalaciones, as como de la utilidad de fabricar
determinados productos. Se efectuaban tambin comparaciones de rendimientos y posibles utilidades
sobre nuevos desembolsos de importancia.
Naturalmente los escenarios brindados y todos los elementos de los diferentes procesos de la Compaa, responde
a la evidencia recopilada y el funcionamiento del ciclo de transacciones y operacional de la misma. Evidentemente
existen situaciones de riesgo potenciales que pudieran afectar la situacin financiera de la Compaa y mostrar
incidencias de errores e irregularidades e incluso asuntos de fraude.
Adicionalmente se evidencian los estados financieros que prepara la Compaa previo a la ejecucin de su trabajo,
siendo estos los siguientes:
LA TUNERA, S. A.
ESTADO DE SITUACIN FINANCIERA
AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014
En Quetzales
DESCRIPCIN
PARCIAL
SUB-TOTAL
TOTAL
ACTIVO
CORRIENTE
Caja y bancos
Documentos por cobrar comerciales
761,180.00
35,000.00
750,000.00
(23,550.00)
Deudores empleados
761,450.00
15,000.00
115,000.00
Inventarios
2,120,000.00
145,000.00
200,000.00
75,000.00
15,000.00
120,000.00
4,327,630.00
NO CORRIENTE
Invesriones
400,000.00
Terrenos
Edificiios
2,000,000.00
3,000,000.00
Vehiculos
300,000.00
Maquinaria
600,000.00
Mobiliario y equipo
240,000.00
Depreciacin acumulada
(920,000.00)
Gastos de organizacin
115,000.00
Amortizacin acumulada
(68,000.00)
3,220,000.00
47,000.00
5,667,000.00
9,994,630.00
PASIVO
CORRIENTE
Cuentas por pagar comerciales
2,759,762.00
377,664.00
103,965.12
20,000.00
3,261,391.12
NO CORRIENTE
Provisin para indemnizaciones
Prstamos bancarios
360,050.00
2,900,000.00
3,260,050.00
PATRIMONIO
Capital autorizado y pagado
Utilidades por distribuir
100,000.00
2,600,000.00
Reserva legal
176,409.44
596,779.44
3,473,188.88
9,994,630.00
LA TUNERA, S.
A.
EST ADO DE RESULT ADOS I NT
EGRAL
POR EL PER ODO T ERMI NADO EL 31 DE DI CI EMBRE DE
2014
En Quetzales
DESCRI PCI N
PARCI AL
SUB-T OT AL
T OT AL
I NGRESOS
V ent as l ocal
es
V ent as del ext eri or
4,040,000.00
600,000.00
360,000.00
1,520,000.00
6,520,000.00
COST O DE VENT AS
Inv ent ari o i ni ci al de mercaderi as
100,000.00
Compras
380,000.00
200,000.00
5,000,000.00
(2,120,000.00)
2,880,000.00
3,640,000.00
900,000.00
45,000.00
87,480.00
74,970.00
74,970.00
98,826.00
378,000.00
23,000.00
40,000.00
50,000.00
376,000.00
Regal i as
225,750.00
50,000.00
72,000.00
Donaci ones
404,750.00
V i at i cos
245,850.00
Gast os de v ent as
369,000.00
3,515,596.00
124,404.00
Ganancia en operacin
OT ROS PRODUCT OS Y GAST OS
Productos
Gananci a en di ferenci al cambi ari o
150,000.00
200,000.00
Di v i dendos
Ot ros i ngresos
Gananci a en v ent a de act i v os
75,000.00
20,000.00
630,000.00
1,075,000.00
Gastos
Prdi da por di ferenci al cambi ari o
170,000.00
130,000.00
51,500.00
115,750.00
467,250.00
732,154.00
103,965.12
628,188.88
628,188.88
31,409.44
596,779.44
Documentar los procedimientos realizados con las pruebas de control a ejecutar muestran las
conclusiones obtenidas;
j)
Propuesta de creacin de nuevos controles para la salvaguarda de las operaciones en funcin del rea de
informtica
CHIQUIMULA, 9 DE MAYO DE 2016
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