Metodologa BPM

Jeston y Nelis
Etapas de la Fase Innovar
1. Comunicaciones.- Es importante mantener informados a los interesados
sobre el alcance de
la fase de Innovar, las opciones que se barajan, y su estado. Las
comunicaciones deben asegurarse de que aportaciones de los interesados no
se pierda en el detalle, y que los interesados estn siempre informados sobre el
estado de su entrada.
2. Taller de comienzo ejecutivo.- Es necesario iniciar esta fase con un taller
con el promotor del proyecto y otros lderes empresariales de alto nivel, para
determinar y entender la estrategia de la organizacin y objetivos de los
procesos asociados con el proyecto, y el rea de la empresa siendo rediseado.
Se debe pensar en la posibilidad de realizar este taller hacia el final de la fase
de entender, para asegurarse de que no hay ningn retraso en el inicio de la
fase de Innovar. Los aspectos a ser considerados son:
- Los periodos de tiempo
- Los objetivos de los procesos
- La automatizacin de los procesos
- La estrategia de la gestin de cambio de personal
- xito de lista de tareas
- Preparacin del taller de gestin
- Resultados
3. Puesta en marcha del proyecto.- Es necesario asegurarse de que todos
el requisitos del proyecto, como se indica en el plan del proyecto (calendario),
que puede encontrarse en el Apndice C, son consistentes con el estrategia de
la organizacin y las metas de proceso consideradas necesarias como
resultado del taller ejecutivo. Los plazos convenidos y el enfoque
(opciones) para la fase de Innovar tambin pueden tener un impacto en el plan
del proyecto.
4. Grupos de enfoque de stakeholders externos.- Antes de realizar los
talleres innovar iniciales, a menudo es til reunir las partes interesadas
externas adecuadas para formar un grupo de enfoque (s) para informarles de
los planes propuestos y su participacin en el proceso de espera.
El propsito, en este momento, es obtener la direccin de ellos y para que se
sientan implicados. Es parte de la gestin de interesados (vase el captulo 24).
5. Talleres iniciales de innovar.- Aqu es donde los cambios en el proyecto

de anlisis (tal como se hizo en la fase Entender) para creativos (sntesis de

ideas nuevas, y ser innovador).
Sin embargo, tenga cuidado: el enfoque que se comprometen en la fase de
innovar mucho depender de los resultados que ha establecido.
Las opciones de innovar no debe basarse en la situacin fase Entender o
procesos individuales. Si usted desea mejorar o redisear su proceso (s),
entonces la sntesis de nuevo ideas creativas es importante.
El nmero de iteraciones u opciones desarrolladas para cada proceso
depender
sobre los plazos, restricciones y ancho acordado en el taller ejecutivo.
Se debe tambin considerar lo siguiente:
- El planeamiento del taller.
- Los resultados potenciales.
6. Las futuras proyecciones de mtricas del proceso.- Este anlisis de las
mtricas no se trata del caso de negocio anlisis costo-beneficio, o el clculo
del coste de ejecucin los nuevos procesos. Esto se trata la proyeccin de los
potenciales costes en curso de operacin para el negocio. Esto se trata de
revisar el proceso actual y el momento de la fase Entender y, en su caso,
comparndolo con el nuevo proceso para ayudar en la determinacin de los
tiempos de proceso esperados.
El nivel de modelado de procesos y el nuevo clculo de los volmenes de
transaccin y los tiempos disponibles determinarn la precisin de las
asignaciones de costos. Por lo tanto, un nuevo pronstico de presupuesto se
deriva y se utiliza en el anlisis de mtricas del proceso de clculo del coste
futuro.
7. Simulacin.- La simulacin es un mtodo de determinar la viabilidad y la
eficiencia de las opciones propuestas de proceso rediseados. La simulacin
tambin se puede utilizar para probar la lgica y la consistencia de los
procesos antes de su aplicacin. Se requiere un cantidad significativa de
esfuerzo, y no debe ser subestimado o realizadas ligeramente. La simulacin
es un buen mtodo para poner a prueba los diferentes escenarios - Y si
nuestra demanda se duplica o cuadruplica? Qu pasa si aumentamos el
nmero de personas en un rea del proceso? Diversos escenarios se deben
ejecutar para poner a prueba los indicadores y supuestos.
8. Estrategia de Gestin de cambio de personas.- La terminacin de esta
etapa influir significativamente o directa el resultado de la etapa 9, al igual
que el resultado de la etapa 9 influir en la etapa 8. Si hay oportunidades
identificadas, entonces se revisa las restricciones de la gestin inicial de
cambio de personas.
9. Actualizacin de la matriz capacidad de personas.- La matriz debe ser
revisado, o creado, para el futuro proceso nuevo. Esta informacin se utilizar
en la fase personas, que se compara con la matriz de las capacidades de las
personas actual desarrollados en la fase de entender.

10. Capacidad de planificacin.- En primer lugar, se trata de planificacin

para asegurar que el nmero adecuado de personal calificado acertadamente
est disponible en el momento adecuado para cumplir con las necesidades del
cliente y de la organizacin. En segundo lugar, proporcionar entrada en el
establecimiento de la medida de rendimiento de objetivos que se establezcan
en la fase personas para personas, equipos y gestin.
11. Taller de soluciones propuestas.- El equipo del proyecto debera haber
reducido las opciones de proceso a un menor nmero, y el propsito del
siguiente conjunto de talleres es reunir toda los partes interesadas para
determinar si las opciones propuestas satisfacer todas las necesidades de los
interesados. Aqu es donde las opciones de procesos documentados, que se
acompaan con
los resultados de las corridas de simulacin de diversos escenarios, los basados
en la actividad de costeo y otras pruebas de apoyo. Los resultados de estos
talleres son el acuerdo y el cierre de sesin de las opciones de nuevos procesos
para sacar adelante a la etapa de factibilidad.
12. Demostrar y validar la factibilidad de soluciones propuestas.- Un
anlisis ms detallado es necesario para asegurar que las opciones
rediseadas son operacionalmente viable (o factible). Recuerde siempre que
volver atrs y evaluar las nuevas opciones en contra de los objetivos del
proceso acordado en el taller ejecutivo inicial.
Puede ser necesario, como resultado de esta etapa, para volver a la etapa
taller Innovar, si usted encuentra que algunos aspectos del proceso no son
factibles o no puede ser implementado.
13. Proceso de anlisis de brechas.- Es extremadamente til para
desarrollar un anlisis de brecha entre los procesos Entender y nuevos
procesos de innovar.
El propsito de completar este paso es proporcionar una comparacin entre los
nuevos y los antiguos procesos de la empresa, el departamento de TI y
desarrolladores del material de capacitacin. Este anlisis tambin proporciona
una indicacin de la magnitud del cambio.
14. Identificar los beneficios y actualizacin de caso de negocios.Durante la fase de Innovar del proyecto, despus de que las opciones de
rediseo ha sido finalizado, habr ms detallada
informacin disponible para permitir los re-pronstico de los beneficios de una
manera ms definida.
El caso de negocio debera ser capaz de ser mucho ms definitivo en esta
etapa por el trabajo realizado durante la simulacin, costeo basado en
actividades y las mtricas pasos: los beneficios (por ejemplo, los procesos de
mejora) y los costos (por ejemplo, costes de ejecucin) son mucho ms claras.
15. Informe y presentaciones.- Aqu es donde los informes y / o
presentaciones se desarrollan para apoyar el caso de negocio, para su entrega
a la alta direccin para su aprobacin.
El propsito del informe es proporcionar el estado del proyecto, los resultados y
recomendaciones de la fase Innovar, y debe ser apoyada por una presentacin
profesional.

16. Aprobaciones.- Esta es la etapa en la que la organizacin aprueba las

opciones recomendadas.
Cada organizacin tendr su propio proceso a seguir para la aprobacin de un
caso de negocio, y esto debera haber sido aclarado y tener en cuenta durante
la fase plataforma de lanzamiento.
17. Los requerimientos del negocio.- La redaccin de los requerimientos
del negocio es simplemente el desarrollo de la documentacin que acredite los
modelos de procesos. Esto es para ser proporcionado a la fase Desarrollo. La
creacin de nuevos modelos procesos puede ser muy divertido, pero hasta que
no se traducen en implementadas, procesos eficientes, efectivas y pertinentes,
agregando valor a la estrategia de la organizacin, los objetivos y todos los
interesados, son slo modelos "interesantes".

Riesgos en la Fase innovar

Riesgos
1. Inseguro donde iniciar.
2. La organizacin es muy ambiciosa
e intenta pruebas difciles.

3. Demasiadas opciones de
innovacin son seleccionadas.

4. La organizacin no tiene visin para

la fase innovacin y no puede
establecer los objetivos de los
procesos.
5. El alcance para la fase innovacin

Estrategia de mitigacin
Seguir esta metodologa.
La etapa 2 el taller ejecutivo inicial,
necesita proveer objetivos prcticos
de procesos y escenarios del proyecto
BPM, se requiere de facilitadores
externos con experiencia.
La etapa 2 el taller ejecutivo inicial,
necesita proveer objetivos prcticos
de procesos del proyecto BPM, se
requiere de facilitadores externos con
experiencia.
La fase estrategia organizacional
provee la direccin necesaria y la
etapa 2 provee el detalle, un
facilitador con experiencia puede
ayudar a superar este riesgo.
El alcance se define en la fase de

es muy pequea.

6. Las expectativas y necesidades de

los stakeholders no son considerados.

7. La herramienta BPM dirige la fase

innovar, conduciendo a la empresa no
ser apoyado ptimamente.

lanzamiento y refinado en la fase

innovar etapa 2, se debe proporcionar
un nivel de beneficios empresariales
para que valga la pena completar el
proyecto
La etapa 4 establece las expectativas
y necesidades de los stakeholders y
las etapas 10 y 11 deben revisar estas
expectativas.
La empresa debe dirigir el proceso de
innovacin, tal vez siendo inspirado
por las oportunidades que la
herramienta BPM provee.