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CONTENIDO
pg.
1. PRESENTACIN
2. OBJETIVO GENERAL
3. ALCANCE DEL PLAN ESTRATGICO DE COMUNICACIONES
4. ANTECEDENTES
4.2. OBJETIVO
4.3. PROPSITO Y FINALIDAD
5. GENERALIDADES
5.1. ENLACES
5.2. COMITS A LOS QUE ASISTE LA DIRECCIN DE LA OFICINA
DE COMUNICACIONES O SU DELEGADO.
6. PLAN ESTRATGICO DE COMUNICACIN
6.1 DIAGNSTICO
6.2. POLTICA GENERAL DE COMUNICACIN
6.2.1. Poltica de direccin. la informacin es un bien colectivo
6.2.2. Poltica de direccin el carcter de la comunicacin organizacional
6.2.3. Poltica de direccin. apertura y visibilidad en la comunicacin
con la ciudadana
6.2.4. Poltica de direccin. voceras institucionales
6.2.5. Poltica de direccin. relaciones con los medios de comunicacin
6.2.6. Poltica de direccin. interaccin informativa con los organismos
de control
6.2.7. Poltica de direccin. interaccin con los entes auditados sujetos
de control
6.3. PROCESO DE COMUNICACIN PBLICA
6.3.1. Comunicacin Organizacional
6.3.2. Comunicacin informativa
6.4. OPCIONES COMPLEMENTARIAS
6.5. MATRIZ DE DISEO DE MENSAJES
6.5.1. Procedimiento
6.5.2. Pblicos
6.5.3. Red de reedicin
6.6. REA DE COMUNICACIN
6.7. ESTRATEGIAS
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1. PRESENTACIN
El Plan Estratgico 2012-2015 de la Contralora General de Medelln tiene una
clara definicin en lo que respecta al fortalecimiento de la imagen corporativa y el
posicionamiento de la misma en el medio local y nacional.
En este orden de ideas la Oficina Asesora de Prensa y Comunicaciones de la
Contralora General de Medelln debe asumir un rol importante que, mediante
acciones efectivas de estrategia comunicacional, le permitan a la entidad dar a
conocer sus ejecutorias, lograr que los diferentes pblicos y partes interesadas la
identifiquen, entiendan claramente su actividad y den cuenta de la percepcin real
que tienen de ella.
Tambin es importante destacar la relevancia del fortalecimiento de los procesos
de comunicacin interna que permitan generar interaccin y fluidez en la
informacin corporativa para lograr procesos de pertenencia, identidad y
dinamismo en la actividad diaria de los servidores de la entidad a ms de facilitar
los procesos laborales y de atencin a los diversos pblicos.
Este plan estratgico busca dar a conocer las acciones mediante las cuales, en
materia de comunicacin, la Contralora General de Medelln, buscar en forma
coordinada la materializacin de sus objetivos misionales, considerando la
transversalidad del proceso que desarrolla esta dependencia en la entidad.
Con la implementacin de las estrategias comunicacionales se busca consolidar,
adems, un proceso de empoderamiento de los funcionarios y cercana con los
diversos pblicos que genere comportamientos de compromiso individual y
colectivo para avanzar en el posicionamiento de la entidad.
La comunicacin en la Contralora General de Medelln, adoptar un enfoque
integral, que permee todas las reas de trabajo para generar una cultura de
informacin oportuna, eficiente y efectiva, tanto interna como externamente
2. OBJETIVO GENERAL
El presente Plan de Comunicacin, tiene como objetivo institucionalizar la
comunicacin en la Contralora General de Medelln como un proceso estratgico
transversal a su estructura organizacional, a sus prcticas informativas, orientadas
al cumplimiento de principios como la publicidad, la transparencia y la participacin
ciudadana.
Objetivos especficos
Hacer de las estrategias de comunicacin un elemento relevante en el proceso de
consolidacin de la imagen institucional y de acercamiento con los diversos
pblicos y partes interesadas.
Definir las directrices y estrategias que permitan materializar las polticas de
comunicacin interna y externa, promoviendo procesos de informacin en todas
sus manifestaciones para generar cultura, confiabilidad y reconocimiento.
4. ANTECEDENTES
4.1. MODELO DE COMUNICACIN PBLICA ORGANIZACIONAL E
INFORMATIVA PARA ENTIDADES DEL ESTADO (MCPOI)
4.2. OBJETIVO
entre
las
diferentes
El cuadro siguiente presenta los campos, las categoras y los ejes temticos
definidos por el MCPOI:
Cuadro 1. Campos, ejes temticos y categoras del MCPOI
CAMPO
EJE TEMTICO
Receptividad
Comunicacin
organizacional
Actitud de servicio
Apertura
Visin compartida
Trabajo colaborativo
Comunicacin
informativa
CATEGORA
Sistematizacin de la informacin
Interlocucin
Socializacin de la informacin
Visibilidad
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5. GENERALIDADES
5.1. ENLACES:
OFICINA DE
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MATRIZ ESTRATGICA
Temas crticos
Objetivos
Ideas reguladoras
MODELACIN DE
PROCESOS
Y SUBPROCESOS
Actividades
Tareas
Pasos
DIAGNSTICO
MATRIZ DE
CONSTRUCCIN
DE MENSAJES
PBLICOS
PLAN DE MEDIOS
Y DE ACCIONES
COMUNICATIVAS
Informativas
Pedaggicas
Movilizadoras
RED DE REEDICIN
6.1 DIAGNSTICO
Fortalezas:
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Oportunidades:
Debilidades
Amenazas
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- Sitio web
Esta una solucin que permite a la Entidad fortalecer informacin, criterios,
eventos y los diferentes estados en los que la institucin se proyecta, es una
herramienta virtual que permite el contacto permanente con los clientes internos y
externos.
En el sitio web se publica toda la informacin corporativa, la de obligacin legal, se
implementan las fases de gobierno en lnea y se facilitan recursos para la
interactividad con la comunidad y se optimiza el proceso de participacin
ciudadana con la posibilidad de radicar y hacer seguimiento a quejas y reclamos.
El control de contenidos y de imagen est a cargo de la Oficina Asesora de prensa
y Comunicaciones. En lo que respecta a contenidos algunas dependencias
tendrn autonoma y responsabilidad para subir contenidos pero Prensa ejercer
el control pertinente para que se informe adecuadamente.
- Boletines de Prensa
Un Boletn de prensa es la forma escrita, oficial y autorizada, que se entrega a los
periodistas.
De acuerdo con la informacin que se genera por efectos de la accin
fiscalizadora de la entidad, el Contralor y el Jefe de la Oficina Asesora de prensa
determinan la relevancia de la misma y la pertinencia de que sea enviada a los
medios.
El Jefe de la oficina Asesora de Prensa escribe el boletn y una vez es aprobado
por el Contralor, es enviado a los medios por el correo institucional
prensacontraloria.
- Rueda de Prensa
Acto informativo convocado por la entidad, al que se invitan los medios de
comunicacin masiva, a travs de correo electrnico, en el cual se entrega
informacin de impacto para la ciudadana respecto de la gestin de control
ejercida por la entidad o por la ocurrencia de un hecho inesperado que amerite la
convocatoria.
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Receptividad
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CATEGOR
A
CPO
EJE
TEMATICO
APERTURA
Receptividad
Actitud de
servicio
INTERLOCUCIN
OORGANIZACIONAL
Visin
compartida
Trabajo
colaborativo
IDEAS
REGULADORAS
RUTA DE
TEMAS CRITICOS
Cultura del servicio y receptividad Institucional
El cumplimiento de la misin fiscalizadora de la CGM requiere de una cultura del servicio soportada en el ejercicio
permanente de receptividad institucional.
Objetivos:
Desarrollar Programa de entrenamiento en competencias comunicativas para mejorar el servicio a la comunidad
Implementar una estrategia comunicativa para hacer ms eficaces los mecanismos de contacto con la comunidad
Ejecutar una estrategia comunicativa que establezca y ponga en marcha mecanismos eficaces de administracin de la
informacin proveniente de los servidores pblicos
Visin compartida
Lograr la asimilacin del planteamiento estratgico por parte de los servidores pblicos fortalece una visin compartida
por los servidores pblicos, lo cual mejora la gestin de la Contralora.
Objetivos:
Participar en las jornadas de induccin y reinduccin con una agenda que informe y forme a los funcionarios respecto de
la visin de la entidad.
Implementar campaas en los diversos medios de comunicacin interna que con creatividad y constancia generen
sentido de pertenencia.
Hacer seguimiento a las sugerencias de los funcionarios, planteadas en los diferentes espacios de disertacin para que
sean tenidas en cuenta en los procesos de mejoramiento y toma de decisiones.
Trabajo colaborativo
La interrelacin entre los procesos institucionales, caracterizada por el trabajo colaborativo y la interdisciplinariedad
favorece la sinergia entre las dependencias y la calidad de los servicios de la gestin fiscalizadora
Objetivos:
Apoyar a todas las dependencias en el proceso de diseo y difusin de informacin.
Disear e implementar una campaa para los funcionarios de la entidad con el tema del trabajo colaborativo y las
maneras de hacerlo prctico.
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CATEGOR
A
Sistematizacin
informacin
Socializacin
informacin
RUTA DE
TEMAS CRITICOS
Sistematizacin y socializacin de la informacin
La adecuada sistematizacin y la oportuna socializacin de la informacin fundamentan una cultura de la comunicacin
informativa acorde con la misin institucional.
Objetivos:
Adoptar un modelo de socializacin de la informacin producida por los diferentes sistemas de informacin de que
dispone la entidad como medio de generacin de conocimiento.
Implementar un programa de difusin, a los pblicos internos y externos, de las actividades ms relevantes tanto
misionales como administrativas.
Rendicin de cuentas interna y externa
Un Sistema de Rendicin de Cuentas soportado en un programa de difusin a los pblicos internos y externos mejorar
el posicionamiento institucional y la percepcin de la calidad de los servicios de fiscalizacin.
Publicidad
Objetivos:
INTERLOCUCIN
CPO
RENDICIN DE CUENTAS A LA
INFORMATIVO
SOCIEDAD
EJE
TEMATICO
IDEAS
REGULADORAS
Posicionamiento
Difundir y promocionar el acto principal del programa de Rendicin de Cuentas interno y externo y generar otros medios
para publicitarlo.
Dinamizar la pauta pedaggica para que el mensaje sea ms amplio.
Establecer mecanismos de medicin de la percepcin que tiene la ciudadana respecto del quehacer de la Contralora y
de su reconocimiento en la comunidad.
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y El servidor pblico
construye confianza
cuando acta con
responsabilidad
Receptividad
Las
demandas
y Quien sabe escuchar,
necesidades
de
la genera confianza
ciudadana son nuestra
prioridad
Actitud
de El servicio no es un El servicio es slo una
servicio
valor agregado, es parte de las formas de
de nuestro deber
agradecer el voto de
confianza
Visin
Trabajamos por un fin Nuestro compromiso
compartida
comn: contribuir con el con los ciudadanos es
mejoramiento de la el valuarte de una
Lograr
la
misin
institucional es asunto
de todos
Contralora y comunidad,
unidas por el desarrollo
de Medelln
El buen servicio es tarea
de todos
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Trabajamos por
para el ciudadano
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que le cree y que confa en l y del cual se espera que, en la medida en que
comparta el sentido que se quiere comunicar, re-edite los mensajes y contenidos
en su propio lenguaje y de la manera ms eficiente para movilizar su propio
pblico (Toro, 1991)
La red de reedicin es la herramienta a travs de la cual la Contralora General de
Medelln va a poner en circulacin directa y particular mensajes y contenidos en
cada uno de sus pblicos, una vez los haya hecho colectivos de manera indirecta
y general a travs de medios de comunicacin, lo cual significa que est
conformada por una enorme cantidad de personas e instituciones que tienen
nexos con alguna rea de la entidad o que pueden cumplir esta funcin en virtud
del rol social que desempean.
La red de reedicin ser manejada a travs de una base de datos administrada
por la Oficina Asesora de Prensa y Comunicaciones y alimentada por todas las
reas que deben tener acceso a ella para poner en circulacin sus mensajes y
contenidos siguiendo las pautas establecidas. La siguiente es la estructura de la
base de datos a travs de la cual se administrar la red, incluidas las pautas de
manejo para usuarios.
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6.7. ESTRATEGIAS
Las estrategias determinan la intencin con que deben definirse las acciones que
se realizarn para mantener y soportar el logro de los objetivos y hacer realidad
los resultados esperados y, por consiguiente, permiten concretar y ejecutar las
acciones comunicativas. Estas estrategias son de tres tipos: masivas,
organizativas y/o de lobbyin.
Las siguientes son las estrategias trazadas para el logro de los objetivos
formulados en la ruta crtica temtica:
Alianzas estratgicas con entidades pblicas para el posicionamiento de marca.
Ubicacin de la imagen y el mensaje corporativo en las Terminales de Transporte,
los vagones, carteleras y espacios posibles del Metro y en las instituciones
educativas donde hay contraloras escolares.
Modernizacin y uso de la tecnologa para la difusin de mensajes:
Dinamizacin del sitio web con actualizacin permanente, interaccin y la
adopcin de todo el sistema de Gobierno en Lnea.
Implementacin del sistema de sonido interno para la transmisin de mensajes
permanentes y la promocin de campaas institucionales.
Implementacin de monitores digitales para la promocin de informacin de
inters general, campaas institucionales y mensajes especiales.
Utilizacin de la intranet como mecanismo de informacin de carcter
administrativo, creando la cultura de la informacin en lnea y aportando al manejo
de cero papel.
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