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Normas Generales de Control Interno Gubernamental1
Normas Generales de Control Interno Gubernamental1
PRESENTACIN
La Ley orgnica de la Contralora General de Cuentas, seala que es el rgano rector del
control gubernamental; y que en ese contexto, es el responsable de normar el Control Interno
y Externo Gubernamental.
Congruente con esa funcin y responsabilidad institucionales, tanto el Decreto 101-97 del
Congreso de la Repblica, Ley Orgnica del Presupuesto, en el artculo 1, inciso f, numeral II,
como el Decreto 114-97, tambin del Congreso de la Repblica, Ley del Organismo ejecutivo,
en el artculo 24, se responsabiliza a la autoridad superior de todos los entes pblicos, de
promover, organizar y fortalecer el control interno, con base en las normas generales,
emitidas por la Contralora General de Cuentas.
La aplicacin cuidadosa del presente documento, contribuir a que los entes pblicos
organicen sus procedimientos de trabajo para que se ejecute un proceso administrativo
adecuado, y un mejor control e informacin de los resultados de las operaciones, en un
contexto moderno y bajo estndares exigidos por el ambiente cambiante de la administracin
pblica, as como de los sistemas integrados de administracin y finanzas, y otros medios que
utilizan las instituciones en su diario ejercicio operacional, en procura de alcanzar sus
objetivos en forma eficiente, efectiva y econmica.
1.2
Son el elemento bsico que fija los criterios tcnicos y metodolgicos para disear,
desarrollar e implementar los procedimientos para el control, registro, direccin, ejecucin e
informacin de las operaciones financieras, tcnicas y administrativas del sector pblico.
1.3
1.
1.4
1.5
SEPARACIN DE FUNCIONES
1.6
TIPOS DE CONTROLES
1.9
1.8
1.11
ARCHIVOS
Es responsabilidad de la mxima autoridad de cada entidad pblica, emitir,
con base en las regulaciones legales respectivas, las polticas
administrativas para que en todas las unidades administrativas de la
organizacin, creen y mantengan archivos ordenados en forma lgica,
definiendo su contenido, de manera que sea fcil localizar la informacin.
los rganos rectores, siguiendo un orden lgico, de fcil acceso y consulta, de tal
manera que facilite la rendicin de cuentas.
LNEAS DE COMUNICACIN
Se establecern y mantendrn lneas definidas y recprocas de comunicacin
en todos los niveles y entre las diferentes unidades administrativas, evitando la
concentracin de informacin en una persona o unidad administrativa.
SUPERVISIN
2.2
Cada nivel ejecutivo deber decidir sobre asuntos que no se puedan resolver
en los niveles inferiores, de tal manera que su atencin se oriente al anlisis y
2.6
2.3
2.5
2.4
DOCUMENTOS DE RESPALDO
2.8
2.9
3.1
DETERMINACIN DE PUESTOS
La mxima autoridad de cada ente pblico, debe dictar las polticas que le
permitan determinar la cantidad de puestos de trabajo necesarios.
La cantidad de puestos de trabajo necesarios se determina en funcin del Plan
Operativo Anual -POA-como base para la formulacin de su presupuesto.
3.2
CLASIFICACIN DE PUESTOS
La mxima autoridad de cada ente pblico, debe dictar las polticas que le
permitan clasificar los puestos de acuerdo a las disposiciones legales
correspondientes.
Todo informe tanto interno como externo, debe formar parte del sistema de
informacin gerencial que ayude a la toma de decisiones oportunas, y guarden
relacin con las necesidades y los requerimientos de los diferentes niveles
ejecutivos institucionales y otras entidades.
2.12
10
Cada ente pblico para clasificar los puestos debe observar las disposiciones
legales que le apliquen (Manual de Clasificacin de Puestos y Salarios, Manual
de Clasificaciones Presupuestarias, Circulares, etc.)
3.3
SELECCIN Y CONTRATACIN
La mxima autoridad de cada ente pblico, debe dictar las polticas para
la seleccin y contratacin de personal, teniendo en cuenta los requisitos
legales y normativas aplicables.
Cada ente pblico para seleccionar y contratar personal, debe observar las
disposiciones legales que le apliquen (Leyes especificas de Servicio Civil y
Reglamento, Manual de Clasificacin de Puestos y Salarios, Manual de
Clasificaciones Presupuestarias, Ley de Contrataciones del Estado y su
Reglamento, otras leyes aplicables, circulares, etc.)
11
3.4
3.8
La mxima autoridad de cada ente pblico, debe dictar las polticas que
provean de una adecuada induccin al personal de nuevo ingreso, as
como al que ha sido promocionado.
3.9
3.5
La mxima autoridad de cada ente pblico, debe dictar las polticas que
permitan establecer los procedimientos para una adecuada rotacin de
personal.
Cada entidad pblica establecer, en forma sistemtica, la rotacin de los
servidores vinculados con las reas de administracin, registro y custodia de
bienes y recursos de la entidad, para lo cual deber contar con la informacin
necesaria sobre la capacitacin de los servidores, que puedan ocupar los
puestos de aquellos que se encuentran de vacaciones o se han retirado de la
institucin, con el fin de que stos, garanticen un buen desempeo en los
nuevos cargos.
EVALUACIN Y PROMOCIN
La mxima autoridad de cada ente pblico debe dictar las polticas para
evaluar el desempeo del personal, cuyo resultado permita su promocin.
3.10
Las prestaciones por retiro o en servicio que conforme la ley deben pagarse al
personal, se efectuarn por las unidades administrativas responsables
ejerciendo el debido control para que las mismas se hagan efectivas en los
plazos y montos que correspondan, sustentados con la documentacin
pertinente, previa aprobacin y autorizacin de los niveles correspondientes.
CONTROL DE ASISTENCIA
La mxima autoridad de cada ente pblico, debe dictar la poltica que
permita establecer un adecuado control de asistencia para el personal.
3.11
En cada ente pblico, se establecern procedimientos para el control de
asistencia, que aseguren la puntualidad y permanencia en los sitios de trabajo
de todos los servidores.
El control se ejercer por el jefe inmediato superior y por la unidad de personal,
en concordancia con los sistemas diseados para el efecto.
12
PRESTACIONES
La mxima autoridad de cada ente pblico debe dictar las polticas que
permitan el cumplimiento de las prestaciones establecidas en las
disposiciones legales aplicables.
3.7
ROTACIN DE PERSONAL
CAPACITACIN Y DESARROLLO
La mxima autoridad de cada ente pblico es responsable de promover y
respaldar la ejecucin de programas de capacitacin continua para
desarrollar las capacidades y aptitudes de su personal.
3.6
VACACIONES
MOTIVACIN
La mxima autoridad de cada ente pblico, debe dictar las polticas que
propicien la estabilidad laboral y el bienestar de sus trabajadores, a travs
de programas motivacionales.
Cada ente pblico, debe propiciar la elaboracin de programas motivacionales,
13
4.1
los recursos financieros que harn posible alcanzar las metas propuestas, por
lo que deber existir interrelacin entre ambos.
4.3
FORMULACIN
4.5
14
INDICADORES DE GESTIN
La mxima autoridad de cada ente pblico es responsable porque la
unidad especializada elabore los indicadores aplicables a cada nivel que
permitan medir la gestin institucional.
15
4.6
4.7
4.11
4.9
PROGRAMACIN PRESUPUESTARIA
El ente rector u rgano competente debe emitir e informar oportunamente
a los entes pblicos las polticas para efectuar la programacin de la
ejecucin presupuestaria.
4.8
16
17
4.13
4.16
4.14
4.17
4.15
EJECUCIN PRESUPUESTARIA
La mxima autoridad de cada ente pblico, con base en la programacin
fsica y financiera, dictar las polticas administrativas para lograr la
calidad del gasto, con criterios de probidad, eficacia, eficiencia,
transparencia, economa y equidad.
CONTROL DE CUOTAS
4.18
REGISTROS PRESUPUESTARIOS
La mxima autoridad de cada ente pblico, a travs de la unidad
especializada debe velar porque se lleve un sistema de registro
presupuestario eficiente, oportuno y real.
COMUNICACIN DE CUOTAS
La unidad especializada debe crear los procedimientos que permitan el registro
eficiente, oportuno y real de las transacciones de ingresos (devengado y
percibido), y de egresos (compromiso, devengado y pagado), apoyados en un
adecuado sistema, sea este manual o computarizado, de tal manera que
permita proporcionar informacin para la toma de decisiones.
18
4.19
MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS
La mxima autoridad de cada ente pblico, debe dictar polticas y
19
4.23
4.21
4.24
Las unidades especializadas del ente rector y de cada ente pblico, a travs de
las polticas y procedimientos emitidos, deben evaluar la ejecucin de los
presupuestos con base a los indicadores de gestin, para determinar el
comportamiento e impacto de los mismos, durante el ejercicio fiscal (informes
cuatrimestrales) y al cierre del mismo. Del resultado de las evaluaciones, las
unidades especializadas, deben dejar evidencia escrita del anlisis realizado y
emitir los informes correspondientes.
4.22
20
4.25
21
INFORMES DE GESTIN
La mxima autoridad de cada ente pblico, debe dictar polticas y
procedimientos que permitan elaborar y remitir los informes con enfoque
gerencial al ente rector y autoridad competente, sobre la ejecucin
presupuestaria y de su gestin.
5.1
Estos informes deben formar parte del proceso de rendicin de cuentas a todo
nivel.
4.27
LIQUIDACIN PRESUPUESTARIA
La normatividad debe ajustarse a las Normas Internacionales de Contabilidad
Gubernamental, para el registro contable, elaboracin y presentacin de los
estados financieros a niveles institucionales y consolidados del sector pblico,
incluyendo la presentacin de informacin complementaria.
5.2
22
5.
FUNCIN NORMATIVA
5.3
23
5.4
La autoridad superior de cada ente rector, debe velar porque se cumplan las
normas relativas a la actualizacin e intercambio de informacin
oportunamente, para que la Direccin del Contabilidad Estado, cuente con
informacin suficiente para elaborar y presentar los Estados Financieros,
incluyendo informacin complementaria, que facilite la interpretacin adecuada
por parte de los usuarios y que stos constituyan instrumentos gerenciales para
la toma de decisiones.
5.5
5.7
5.8
5.6
24
CONCILIACIN DE SALDOS
5.9
25
5.10
RENDICIN DE CUENTAS
6.1
El medio para rendir cuentas pblicamente, deben ser los informes oficiales
establecidos en el reglamento de la Ley Orgnica del Presupuesto y su
informacin complementaria, que incluya el anlisis del impacto econmico
social de la gestin institucional con base en las normas emitidas por la
Direccin de Contabilidad del Estado, en su carcter de ente rector del Sistema
de Contabilidad Integrada Gubernamental.
5.11
Las empresas pblicas y otros entes del sector pblico no financiero, por
disposiciones legales o tcnicas, podrn utilizar otras polticas y
normativa aprobada por la autoridad competente.
Los entes pblicos, que por razones internas deban aplicar otras polticas y
normas en la administracin del efectivo y su equivalente, estas deben
adaptarse en lo que sea aplicable a la normativa emitida por el Ministerio de
Finanzas Pblicas, mismas que deben ser comunicadas a dicho Ministerio.
6.
NORMATIVA INTERNA
6.3
5.12
FUNCIN NORMATIVA
6.4
26
27
6.5
presupuestaria.
los ingresos.
FLUJO DE CAJA
6.6
6.7
6.8
28
29
6.12
FINALES
DE
CAJA
Las autoridades superiores de las entidades del sector pblico, velarn porque
las unidades ejecutoras reporten a la unidad especializada en las fechas y
forma establecidas en la normativa interna, las cuentas bancarias que utilizan
para la administracin de la disponibilidad de efectivo. Adems deben velar
porque las unidades especializadascumplan con la normativa y los
procedimientos establecidos por la Tesorera Nacional, en lo relativo al estatus
y movimiento de las cuentas bancarias entre otros.
6.13
6.16
6.17
6.15
6.18
30
31
las
un
las
las
7.2
FUNCIN NORMATIVA
32
CONTROL DE COLOCACIONES
La autoridad superior del Ministerio de Finanzas Pblicas, a travs de la
Direccin de Crdito Pblico, debe disear e implementar los
procedimientos que garanticen el adecuado control en la administracin
de las colocaciones.
EVALUACIN Y SEGUIMIENTO
La autoridad superior del Ministerio de Finanzas Pblicas, a travs de la
Direccin de Crdito Pblico, es la responsable de disear e implementar
procedimientos de evaluacin y seguimiento para el cumplimiento de la
poltica de Crdito Pblico.
7.1
CONTROL DE PRSTAMOS
La autoridad superior del Ministerio de Finanzas Pblicas, a travs de la
Direccin de Crdito Pblico, debe disear e implementar los
procedimientos que garanticen el adecuado control en la administracin
de los prstamos.
33
7.6
CONTROL DE DONACIONES
La autoridad superior del Ministerio de Finanzas Pblicas, a travs de la
Direccin de Crdito Pblico, debe disear e implementar los
procedimientos que garanticen el control adecuado en la administracin
de las donaciones.
7.9
SISTEMA DE INFORMACIN
El Ministerio de Finanzas Pblicas como ente rector del Sistema de
Crdito Pblico, a travs de la Direccin de Crdito Pblico, es el
responsable de implementar un sistema de informacin, relacionado con
su gestin y administracin.
7.7
CONTROL DE FIDEICOMISOS
La autoridad superior del Ministerio de Finanzas Pblicas, a travs de la
Direccin de Crdito Pblico, debe disear e implementar los
procedimientos que garanticen el adecuado control en la administracin
de los fideicomisos.
La Direccin de Crdito Pblico, debe establecer procedimientos de control
interno en el proceso de constitucin, formulacin, programacin, colocacin de
fondos, solicitud de fondos, autorizacin de fondos, ejecucin y registro y
evaluacin peridica de los fondos en fideicomiso, observando los criterios de
economa, eficiencia, eficacia y transparencia.
7.8
CONCILIACIN DE OPERACIONES
La autoridad superior del Ministerio de Finanzas Pblicas, a travs de la
Direccin de Crdito Pblico, debe disear e implementar los
procedimientos que permitan conciliar todos los resultados de las
operaciones de crdito pblico.
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