2.

PROPUESTA DE CREACIN DE LA PMO

2.1 DEFINICIN DEL MODELO DE LA PMO

Para la definicin de la PMO depende del tipo de organizacin, existen varios

factores que la condicionan:

Nivel de Madurez en Gestin de Proyectos

Apoyo organizacional y de la alta gerencia

Presupuesto y Recursos

Complejidad de los Proyectos

Existen varios modelos y tipos de PMO, se debe seleccionar o adaptar la que

mejor se ajuste a la cultura organizacional y al diagnstico realizado.

A continuacin se ilustran algunos de los modelos de PMO:

21

Imagen 2.1 Modelos de PMO (Casey Perck)

Fuente: Adaptacin realizada por Rodriguez, Sbragia, Gonzales. En Revista

Espacio, Vol 23, ao 2002

Imagen 2.2 Modelos de PMO (Handbook, Gerard Hill)

22

Imagen 2.3 Modelos de PMO (P. Dinsmore & J. Cabannis-Brewin)

Fuente: The AMA handbook of Project Management, Second Edition

Imagen 2.4 Modelos de PMO (Harold Kezner)

Fuente: Project Management Best Practices Achieving Global Excellence, Harold

Kezner, PhD, PMP

23

La siguiente propuesta de modelo o ruta a seguir de la PMO para la Corporacin

Centro de Ciencia y Tecnologa de Antioquia, fue construida basada en
fundamentos tericos acerca de la PMO y con la percepcin que se tiene de la
organizacin.

2.1.1 Qu es la PMO en la Corporacin Centro de Ciencia y Tecnologa de

Antioquia?

Es un rea transversal que apoya la gestin de programas y proyectos de la

Corporacin Centro de Ciencia y Tecnologa de Antioquia, en busca del
mejoramiento

continuo

contribucin

al

cumplimiento

de

los

objetivos

institucionales.

2.1.2 Misin

Garantizar que los programas y proyectos que ejecuta la Corporacin Centro de

Ciencia y Tecnologa de Antioquia para sus clientes o patrocinadores se

24

planifiquen, ejecuten y cierren siguiendo los lineamientos organizacionales y el

cumplimiento de estndares de oportunidad, calidad y eficiencia.

2.1.3 Visin

En ao y medio contar con una PMO establecida, acoplada a la organizacin que

agregue valor a la efectiva planificacin y ejecucin de los proyectos.

2.1.4 Objetivo General

Establecer una PMO como un rea transversal que a travs de diferentes

estrategias y mecanismos aporte al mejoramiento del desempeo de programas y
proyectos de la Corporacin Centro de Ciencia y Tecnologa de Antioquia.

25

2.1.5 Objetivos Especficos

Generar polticas, procedimientos, instructivos, formatos y dems que sean

necesarios para la normalizacin de la gestin de los programas y proyectos.

Capacitar al personal en gestin de proyectos (Gua PMBOK del PMI,

normalizacin, lecciones aprendidas y software, entre otros).

Medir el desempeo de los proyectos.

Velar por la generacin y proteccin de la informacin de los proyectos

siguiendo los estndares establecidos.

Identificar las buenas prcticas registradas en la gestin de proyectos que

contribuyan a la mejora continua.

Establecer

canales

protocolos

de

comunicacin

que

faciliten

la

coordinacin entre los programas y proyectos y las reas transversales de la

Corporacin Centro de Ciencia y Tecnologa de Antioquia.

Identificar plataformas, herramientas y aplicativos que contribuyan a mejorar

la gestin de programas y proyectos en la Corporacin Centro de Ciencia y
Tecnologa de Antioquia.

Fomentar la cultura en torno a la gestin de proyectos.

26

2.1.6 Beneficios Esperados

Polticas definidas y apropiadas

Procesos claros y documentados.

Personal con cultura hacia la gestin de proyectos.

Seguimiento y control adecuado y veraz.

Suministro de informacin oportuna para toma de decisiones.

Mejora en comunicacin entre reas y proyectos.

Utilizacin de mejores prcticas.

Aumento en la satisfaccin de los interesados.

2.1.7 Factores claves de xito

Institucionalizacin de la PMO.

Apoyo del Comit de Direccin.

Seguimiento y control de resultados concretos de la PMO (Cuantitativos y

cualitativos).

Generacin de metodologas y procesos formales de gestin de proyectos.

Creacin de cultura de gestin de proyectos.

Director de la PMO con experiencia y conocimiento en gestin de proyectos.

27

Respetar la asignacin de los recursos de la PMO.

Gobernabilidad y estrategia organizacional.

2.1.8 Exclusiones

No participa en la seleccin de los proyectos a desarrollar.

No asigna recursos a los proyectos.

No gestiona ni aprueba cambios en los proyectos (Alcance, tiempo, costos).

No participa en el proceso de gestin de propuestas.

2.1.9 Supuestos

Se garantiza la sostenibilidad de la PMO, siendo un rea transversal de la

Corporacin Centro de Ciencia y Tecnologa de Antioquia.

La PMO depende del nmero de proyectos y programas que se gestionan y

ejecutan en la Corporacin Centro de Ciencia y Tecnologa de Antioquia.

28

2.1.10 Restricciones

Tipo de contratos del personal que ejecuta proyectos.

Experiencia del personal de programas y proyectos en gestin de proyectos.

Capacidad de desarrollo de herramientas TICs5

Tiempo de dedicacin en la gestin de los proyectos.

2.1.11 Responsabilidades de la PMO

Imagen 2.5 Responsabilidades de la PMO

PMO

Normalizacin
de GDP

Monitoreo y
seguimiento

Capacitacin

Identificacin de
indicadores.
Seguimiento al

cumplimiento
de
los indicadores.
Seguimiento y
evaluacin de
desempeo del
proyecto
(Presupuesto,
hitos y holgura).
Auditora a
proyectos.

Tecnologas de la informacin y comunicacin

29

Metodologas de
formacin.
Manuales
y

tutoriales.
Entrenamiento
Induccin
Orientacin y
asesora en
aplicacin de
normalizacin.

Incorporacin de
la cultura de
gestin de

proyectos en
todos los niveles
de la Corporacin
Centro de
Ciencia y
Tecnologa de
Antioquia.

Gestin del
conocimiento

Definicin de
polticas.
Definicin de

procedimientos
manuales y
formatos.
Definicin de
procedimiento de
auditoras a
proyectos de
cumplimiento de la
normalizacin.

Fomento a GDP

Empaquetamiento
de lecciones
aprendidas en la
de
gestin
proyectos.
Coordinacin de
la indexacin y
manejo de la
informacin de
los proyectos.

2.1.12
2
Ubicacin en el organig
grama de la Corporracin Cen
ntro de Cie
encia y
Tecnologa
T
a de Antioq
quia

Se
S toma pa
arte del org
ganigrama de
d la Corpo
oracin Centro de Cie
encia y Teccnologa
de
d Antioquia, en el cual se visu
ualizan los niveles superiores y se adiciona como
rea

transv
versal la PM
MO.

Imagen
I
2.6
6 Organigrrama de la Corporaciin Centro
o de Ciencia y Tecnolloga
de
d Antioqu
uia

Junta Dirrectiva

Rev
visor Fiscal

Direcccin

Su
ubdirector
Adm
ministrativo

Direccin
Educacin

Direccin
Productivida
ad

Dire
eccin
Plata
aformas

Administracin
n

30

Comunicaciones

PMO

2.1.13 Roles y responsabilidades de la PMO

Parte de la configuracin de la PMO es la definicin del personal que asuma los

siguientes roles y responsabilidades:

Tabla 2.1 Roles y responsabilidades

Rol

Responsabilidades
- Desarrollar las estrategias para la puesta en marcha de la PMO.
- Planear, dirigir y evaluar las estrategias y actividades de la PMO.
- Proponer acciones de mejora a los procesos y plataformas de gestin
de proyectos.
- Atender consultas, brindar asesora y soporte a los coordinadores y

Direccin
asistentes de proyectos.
- Evaluar el cumplimiento de los objetivos de la PMO.
- Analizar los indicadores de desempeo de los proyectos.
- Trazar y desarrollar la trayectoria de desarrollo de la PMO.

31

Tabla 2.1 (Continuacin)

Rol

Responsabilidades
- Apoyar a la Direccin de la PMO en la atencin y soporte a los
coordinadores y asistentes de proyectos.
- Ejecutar y proponer las acciones necesarias para mejorar los

Apoyo

procesos de gestin de proyectos.

- Apoyar en los procesos de capacitacin de gestin de proyectos.
- Llevar a cabo auditoras a los procesos de gestin de proyectos.

32

2.1.14 Esquema de trabajo en el tiempo

La meta de evolucin en el tiempo de la PMO es en dos aos y medio estar

ejecutando procesos de mejora continua.

Imagen 2.7 Esquema de Trabajo en el Tiempo

33

2.2 ESTRATEGIAS DE PUESTA EN MARCHA

La primera actividad que se debe desarrollar es la institucionalizacin de la PMO,

a travs de la firma del acta de constitucin y la socializacin al personal. Anexo B
Acta de constitucin de la PMO.

Para la puesta en marcha de la PMO estn previstas en cinco responsabilidades:

Normalizacin de gestin de proyectos.

Capacitacin.

Monitoreo y Seguimiento.

Fomento a la gestin de proyectos

Gestin del conocimiento.

Cabe anotar que las responsabilidades se retroalimentan entre s y se pueden

gestionar en paralelo, a cada una de ellas se les asignan metas a corto, mediano y
largo plazo. Las metas a corto plazo estn previstas para un ao y medio, a
mediano plazo hasta 2 aos y a largo plazo hasta 2.5 aos.

A continuacin se describen las metas para cada una de las responsabilidades:

34

2.2.1 Normalizacin de gestin de proyectos

Tabla 2.2 Metas de normalizacin

Tiempo

Descripcin de las metas

Modelo de la PMO.
Proceso fase cero o gestin de propuestas, procesos de iniciacin,
planificacin (alcance, tiempo, costos y adquisiciones), ejecucin,
seguimiento y control y cierre
Auditoras al cumplimiento de procesos de gestin de proyecto.

Corto

Lecciones aprendidas.
Bases de datos.
Material de apoyo para las capacitaciones en gestin de proyectos.
Contenido de gestin de proyectos para la induccin.
Manuales de procesos vrs share point 2010.
Diseo y configuracin del sitio de trabajo de la PMO.
Procesos de planificacin (integracin, calidad, recursos humanos y
riesgos).

Mediano
Protocolo de comunicacin entre proyectos y reas.
Actualizacin de los procedimientos con la gua PMBOK versin 5.
Largo

Mejoramiento contino.

35

2.2.2 Capacitacin

Tabla 2.3 Metas de capacitacin

Tiempo

Descripcin de las metas

Socializacin de la PMO y el modelo de trabajo a seguir.
Proceso fase cero o gestin de propuestas, proceso de iniciacin de
proyectos, planificacin (alcance, tiempo, costos y adquisiciones),

Corto

seguimiento y control y cierre.

Preparacin de grupo de auditores.
Difusin de resultados de lecciones aprendidas.
Herramientas tecnolgicas.
Procesos de planificacin (integracin, calidad, recursos humanos y
riesgos).

Mediano
Actualizacin de los procedimientos con la gua PMBOK versin 5.
Semilleros de PMP`s.
Largo

Mejoramiento contino.

36

2.2.3 Monitoreo y Seguimiento

Tabla 2.4 Metas de monitoreo y seguimiento

Tiempo

Descripcin de las metas

Seguimiento al desempeo de los proyectos en cuanto a cumplimiento de
hitos y presupuesto

Corto

Informe mensual para la Direccin del estado de los proyectos y de la

gestin de la PMO
Aplicacin de auditoras de los procesos de gestin de proyectos.

Mediano

Validacin del plan para la direccin del proyecto vrs la ejecucin.

Evaluacin Expost de los proyectos.

Largo

Gestin de calidad de los proyectos para garantizar que cumplan con los
estndares requeridos por los patrocinadores.

37

2.2.4 Fomento a la gestin de proyectos

Tabla 2.5 Metas de fomento a la gestin de proyectos

Tiempo

Descripcin de las metas

Campaa de promocin de la PMO y a la gestin de proyectos.

Corto

Participacin en las reuniones de lneas con el objeto de mejorar los

procesos y las comunicaciones.
Cambio de cultura organizacional y lenguaje comn en torno a los

Mediano
proyectos.
Largo

Mejoramiento contino.

2.2.5 Gestin del conocimiento

Tabla 2.6 Metas de gestin del conocimiento

Tiempo
Corto

Descripcin de las metas

Levantamiento de lecciones aprendidas.
Empaquetar las lecciones aprendidas y comunicarlas oportunamente.

Mediano
Aplicacin de las buenas prcticas que se obtengan en los proyectos.
Largo

Mejoramiento contino.

38