PROCEDIMIENTO

AUDITORAS INTERNAS
FECHA: JULIO 15 DE 2015

VERSIN: 5

MACROPROCESO: ESTRATEGIA

CDIGO: ES-PC-069

PGINAS: 1 DE 5

PROCESO: GARANTA DE LA CALIDAD

1. OBJETIVO:
Verificar el buen desempeo de los procesos en la Universidad segn los requisitos de norma, las polticas institucionales y procedimientos
internos, con el fin de detectar desviaciones y riesgos y proponer acciones de mejora y autocontrol.
2. ALCANCE:
Aplica para la realizacin de auditoras internas de procesos y auditorias de control interno de la Universidad.
3. DEFINICIONES:
Auditora: Procesos sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de las auditoras y evaluarlas de forma objetiva,
con el fin de determinar la extensin en que se cumplen los criterios de auditora.
En la universidad se desarrollan 2 tipos de auditoras:

Auditora interna de procesos: herramienta para evaluar el desempeo de los procesos e identificar fortalezas y debilidades que
conduzcan a emprender disear e implementar planes de mejoramiento.

Auditora de control interno: mecanismo para verificar y evaluar que las actividades, operaciones y actuaciones se realicen bajo
los lineamientos institucionales, con el fin de minimizar los riesgos en los procesos.

Programa de auditora: Detalles acordados para un conjunto de una o ms auditoras planificadas para un perodo de tiempo determinado
y dirigidas hacia un propsito especfico.
Alcance de la auditora: extensin y lmites de una auditora. Incluye generalmente una descripcin de las ubicaciones, las unidades de la
organizacin, las actividades y los procesos.
Plan de auditora: Descripcin de las actividades y de los detalles acordados de una auditora.
Hallazgos de auditora: Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditora recopilada, frente a los criterios de auditora.
Los hallazgos pueden ser:

REVIS:
NOMBRE: CLAUDIA MARA MEJA MONTOYA
CARGO: DIRECTORA ADMISNISTRATIVA

APROBO:
NOMBRE: ALVARO GMEZ FERNNDEZ
CARGO: DIRECTOR DE PLANEACIN

Cualquier impresin o copia tomada de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA
El contenido de este documento es de propiedad y de uso exclusivo de la Universidad Pontificia Bolivariana

PROCEDIMIENTO AUDITORAS INTERNAS

Fortalezas: aspectos identificados en la auditora que agregan valor al proceso.

Aspectos por mejorar: riesgos que presenta el proceso.

No conformidades: incumplimiento de los criterios de auditora.

Conclusiones de la auditora: Resultados de una auditora, tras considerar los objetivos y los hallazgos de la auditora.
4. PROCEDIMIENTO

No.

ACTIVIDAD
ANALIZAR
DISPONIBILIDAD Y
COMPETENCIA DE
LOS AUDITORES

RESPONSABLE

Administrador de
Auditoras

PROCEDIMIENTO

REGISTROS

Se evala la planta de auditores disponible en la universidad,

confirmando su disponibilidad para participar en el proceso.

Listado de auditores

PUNTOS DE
CONTROL

Listado de asistencia
En caso de identificar la necesidad de formar auditores, se realiza
convocatoria abierta a todo el personal y se realiza la formacin de
Certificados de
auditores internos de procesos para aquellos que no cumplan con
formacin de auditores
las competencias.
Se elabora el Programa de Auditoras especificando:

ELABORAR EL
PROGRAMA DE
AUDITORAS

Administrador de
Auditoras

Objetivo general y alcance.

Fechas y responsables de cada etapa de los ciclos.
Procesos, temas, auditados, auditores, objetivo especfico de
la auditora, muestra recomendada y mtodo de auditora
recomendado.
Programa de Auditora
(ES-FO-012)
Algunos criterios a tener en cuenta para hacer el programa de
auditora son: riesgos de los procesos, resultados de auditoras
previas, resultados del desempeo de los procesos, cambios en
los procesos, diseo de nuevos procesos, implementacin de
nuevas metodologas y solicitudes particulares.

Asegurar la
independencia
de los auditores
con el proceso
a auditar.

Cada subproceso deber ser auditado al menos cada 2 aos.

REALIZAR
REUNIN
GENERAL DE
APERTURA
ASIGNAR
AUDITORAS

PGINA 2 DE 5

Administrador de
Auditorias
Auditores
Auditados
Administrador de
Auditoras

Se realiza reunin con los auditores y auditados para socializar el

programa de auditoras y dar las instrucciones para su adecuado
desarrollo.

Lista de Asistencia
(AF-FO-054)

La reunin se puede realizar de forma grupal o individual.

Se enva a cada equipo de auditores el programa de auditora
especfico.

Asignacin de
Auditora

Verificar
que
los
auditores

VERSIN: 5 CDIGO: AF-PC-069

El contenido de este documento es de propiedad y de uso exclusivo de la Universidad Pontificia Bolivariana

PROCEDIMIENTO AUDITORAS INTERNAS

No.

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

PROCEDIMIENTO

REGISTROS
(ES-FO-013)

PREPARAR LA
AUDITORA

Auditores
asignados

El auditor debe conocer el proceso a auditar y estudiar la

informacin necesaria para la realizacin de la auditora, esta
informacin puede ser: Normas ISO, procedimientos, formatos
asociados y documentos generales del SGC, as como los
lineamientos institucionales.
El equipo auditor al conocer el proceso, debe definir la metodologa
a utilizar para el desarrollo de la auditoria, segn las
recomendaciones dadas en la asignacin. Ver ES-IN-234
Instructivo para Auditor Interno de Procesos.

DILIGENCIAR EL
PLAN DE
AUDITORA

Auditores

Se diligencia el Plan de Auditora asignando los tiempos segn la

metodologa y personas a entrevistar y se enva al responsable del
proceso a auditar y al administrador de la auditora, como mnimo
con una semana de anticipacin.

PUNTOS DE
CONTROL
reciban
la
informacin
adecuada para
la auditora.

Lista de Verificacin
(ES-FO-015)
Opcional

Plan de Auditora
(ES-FO-014)

El responsable puede decidir qu otras personas deben ser

auditadas, teniendo en cuenta su incidencia en el alcance de la
auditora y debe convocarlos.

Asegurar
la
coordinacin de
fechas
y
horarios entre
el auditor y el
auditado.

Se ejecuta la auditora segn los siguientes mtodos de auditora:

EJECUTAR LA
AUDITORA

Auditores
Auditados

PGINA 3 DE 5

En sitio con interaccin humana: incluye la realizacin de

entrevistas, aplicacin de las listas de verificacin, revisin de
la documentacin con la participacin del auditado y muestreo.
En sitio sin interaccin humana: incluye la revisin de
documentacin, observacin del trabajo desempeado,
realizacin de visitas en sitio, aplicacin de listas de
verificacin y muestreo.
Remota con interaccin humana: incluye realizacin de
entrevistas a travs de medios de comunicacin interactivos,
aplicacin de listas de verificacin y revisin de la
documentacin con la participacin del auditado.
Remota sin interaccin humana: incluye la revisin de la
documentacin, observacin del trabajo desempeado a
travs de medios de seguimiento, considerando requisitos
sociales y legales y anlisis de datos.

Lista de Verificacin
(ES-FO-015)
Opcional

VERSIN: 5 CDIGO: AF-PC-069

El contenido de este documento es de propiedad y de uso exclusivo de la Universidad Pontificia Bolivariana

PROCEDIMIENTO AUDITORAS INTERNAS

No.

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

PROCEDIMIENTO

REGISTROS

PUNTOS DE
CONTROL

Informe de Auditora
(ES-FO-010)

Verificar
la
aceptacin de
los
hallazgos
por parte de los
auditados.

Ver ES-IN-234 Instructivo para Auditor Interno de Procesos

Se revisan y clasifican los hallazgos y la informacin recopilada

durante la auditora y se redactan de forma objetiva, clara y
precisa.

ELABORAR
INFORME DE
HALLAZGOS

Auditores

Teniendo en cuenta esta informacin se define el nivel de cultura y

de conformidad del proceso, para as identificar el nivel de
madurez en que se encuentra y poder enfocar las acciones de
mejora.
Ver ES-IN-234 Instructivo para Auditor Interno de Procesos.
Una vez finalizado el informe se hace entrega a los auditados para
que lo analicen y acepten los resultados obtenidos.
En caso que no sean aceptados, las partes justifican su posicin y
el administrador de la auditora resuelve las diferencias.

DEFINIR Y
EJECUTAR
PLANES DE
ACCIN

Auditados

Se define con base en el informe de auditora las acciones a

emprender para resolver las no conformidades y aspectos por
mejorar a partir del anlisis de sus causas y dando cumplimiento a Acciones Correctivas y
los plazos establecidos en el programa de auditoras.
Preventivas
(ES-FO-019)
Dicho plan de accin deber formularse antes de que se cumpla
un mes despus de la entrega del informe de auditora, en el
Plan de accin
Formato ES-FO-864 Plan de accin.
(DA-FO-864)
Ver Procedimiento de Mejoramiento.

Auditados
10

REALIZAR
SEGUIMIENTO AL
PLAN DE ACCIN

PGINA 4 DE 5

Auditores
Administrador de
auditoras

Se realiza seguimiento a los planes de accin de las auditoras

para verificar que se estn llevando a cabo y estn siendo eficaces
al eliminar la no conformidad o prevenir el riesgo del aspecto por
mejorar.

Acciones Correctivas y
Preventivas
(ES-FO-019)
Plan de accin
(DA-FO-864)

VERSIN: 5 CDIGO: AF-PC-069

El contenido de este documento es de propiedad y de uso exclusivo de la Universidad Pontificia Bolivariana

PROCEDIMIENTO AUDITORAS INTERNAS

No.

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

11

GESTIONAR EL
PROGRAMA DE
AUDITORAS

Administrador de
Auditorias

PROCEDIMIENTO

REGISTROS

PUNTOS DE
CONTROL

Se verifica que se ejecuten todas auditoras de cada ciclo Programa de Auditoria

programado y se ajusta de acuerdo con los cambios y necesidades
(ES-FO-012)
identificadas en su desarrollo.
Una vez finalizado el ciclo de las auditoras y con el nimo de
brindar un servicio de alta calidad en el proceso de Auditoras
Internas se realizan las siguientes evaluaciones:

12

EVALUAR EL
DESEMPEO DEL
PROCESO DE
AUDITORAS

Auditado
Administrador de
Auditora

Evaluacin del auditado al auditor

Evaluacin del administrador de auditoras a auditor
Evaluacin entre compaeros de auditora
Evaluacin del auditado al proceso de auditoras
Evaluacin del auditor al proceso de auditoras

Evaluacin del
desempeo de
auditoras

A partir de los resultados obtenidos, se retroalimentar el siguiente

ciclo y programa de auditora.
Nota: estas evaluaciones slo aplican para las auditoras internas
de procesos, para el caso de las auditoras de control, es el Rector
el que evala el desempeo de stas y toma acciones.
Se elabora un informe que consolide todos los resultados por ciclo
de auditora y programa de auditora.

13

ELABORAR
INFORME
CONSOLIDADO DE
AUDITORAS

Administrador de
auditoras

14

SOCIALIZAR
RESULTADOS DE
AUDITORAS

Administrador de
auditoras

PGINA 5 DE 5

Este informe incluye las conclusiones en relacin con la

conveniencia, adecuacin y eficacia de los procesos y del sistema
de gestin por procesos.

Utilizando los diferentes medios institucionales, de se divulgan los

resultados de los ciclos de auditora y las mejoras desarrolladas.

Informe consolidado
de auditoras internas

Comunicaciones

VERSIN: 5 CDIGO: AF-PC-069

El contenido de este documento es de propiedad y de uso exclusivo de la Universidad Pontificia Bolivariana