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Factores Criticos de Exito en TICS
Factores Criticos de Exito en TICS
Actualmente es impensable concebir una empresa que no use las Tecnologas de la Informacin
y Comunicaciones TICS, para el desarrollo y gestin de sus actividades inherentes, es ms las TICS han
dejado de ser una herramienta de soporte y/o un rea accesoria para convertirse en un activo
estratgico de cualquier organizacin coadyuvando activamente a su competividad. Pero es innegable
que son muchos los problemas que se presentan al gestionar estas tecnologas de la Informacin y
Comunicaciones. Las Instituciones de Educacin Superior IES no escapan a esta difcil situacin.
Cmo lograr que las TICS sean una inversin con retorno y no solamente un gasto necesario, y mejor
an, conlleven a una ventaja competitiva para la organizacin?.
Hoy en da existen una diversidad de modelos, mtodos o conjuntos de buenas prcticas (que en
adelante nos referiremos a ellos de manera genrica como estndares para la gestin de TICS), tales
como ITIL, ISO 20000, COBIT, ISO 38500, CMMI, Six Sigma, ISO 25000, ISO 27000, etc.
Mas los problemas en la gestin de TICS, son muchos y de variada naturaleza y se presentan en
distintas instancias del ciclo de vida de la implementacin de las TICS en una organizacin. Para cada uno
de los problemas hay ms de un estndar aplicable para gestionar dichas problemticas, es decisin de
cada institucin u organizacin determinar el estndar o una combinacin de ellos, que mejor se adapte
a sus necesidades, polticas empresariales y particularmente a su misin institucional.
La identificacin de los Factores Crticos de xito FCE para la gestin de TICS, ayuda
significativamente a estos propsitos. El presente artculo es el primero de un pequeo grupo, que
ayudarn a definir algunos elementos para determinar el estndar o como ya se dijo una combinacin de
los mismos, que sea el o los ms adecuados para una organizacin.
Este primer artculo en particular, pretende ser un aporte para la adecuada identificacin de
criterios que faciliten la determinacin de los FCE en la gestin de TICS
PROCEDIMIENTO PROPUESTO
CONCEPTUALIZACIN
o
o
o
o
o
o
o
o
Prospectiva
Misin
Visin
Diagnstico de la situacin actual FODA
Factores crticos de xito FCE
reas claves de desempeo ACD
Indicadores clave de meta KGI
Indicadores Clave de desempeo KPI
CONCEPTUALIZACIN
INTRODUCCIN
Lo que viene a continuacin bajo trmino de CONCEPTUALIZACIN, no trata de ninguna manera de ser
una introduccin a la teora de la planificacin estratgica, sino ms bien de puntualizar algunos
conceptos que se usarn en este artculo en la metodologa para la determinacin de los Factores
Crticos de xito en la Gestin de TICS.
Por otro lado, dado el acelerado cambio de las Tecnologas de Informacin y Comunicaciones en este
mundo globalizado, lo ms lgico es partir con un enfoque de prospectiva, que permita alinear
anticipadamente la gestin de las TICS con los procesos institucionales.
PROSPECTIVA
Qu es la planeacin prospectiva?
Es un proceso sistemtico y participativo
para recopilar conocimientos sobre el
futuro y construir visiones a largo y medio
plazo, con el objetivo de informar las
decisiones que han de tomarse en el
presente y movilizar acciones conjuntas.
Se parte de la caracterizacin de los
caminos
posibles
para
despus
seleccionar el futuro ms deseable.
Figura: Prospectiva Mtodo de Escenarios1
La Prospectiva nos da la posibilidad de
elegir un camino a seguir dentro de los
posibles futuros, se observa que no slo es factible conocer de modo inteligente el futuro, sino que
tambin lo es concebir futuros alternativos, medirlos y compararlos entre s (disear), para luego
seleccionar el mejor y construirlo estratgicamente. ( (Miklos))
MISIN VISIN
La MISIN Define la razn de ser y los
objetivos esenciales de la organizacin,
responde a la pregunta para que
existimos?, y establece como alcanzar la
visin.
Permite conjuntamente con la visin
identificar los propsitos, fines y lmites
de la organizacin
La VISIN es una imagen del futuro que
deseamos para la organizacin, describe
la situacin ideal a la que podra llegar la
empresa en el largo plazo.
Bajo el enfoque de prospectiva, se define primero el futuro deseado (VISIN) y luego se realiza el
diagnostico de la situacin actual (FODA), a partir de estos dos insumos se establecern los OBJETIVOS
ESTRATGICOS los mismos que constituyen propsitos de cambio radical hacia los cuales debe estar
enfocada la institucin para lograr su desarrollo, son coherentes con la MISIN institucional, propsitos
o nortes muy especficos a donde se debe llegar, la definicin de los objetivos estratgicos es el primer
paso en la formulacin del plan o mapa de estrategias.
Una fortaleza de la organizacin es alguna funcin que sta realiza de manera correcta, como son ciertas
habilidades y capacidades del personal con atributos psicolgicos y su evidencia de competencias
Las oportunidades constituyen aquellas fuerzas ambientales de carcter externo no controlables por la
organizacin, pero que representan elementos potenciales de crecimiento o mejora.
Una debilidad de una organizacin se define como un factor considerado vulnerable en cuanto a su
organizacin o simplemente una actividad que la empresa realiza en forma deficiente, colocndola en
una situacin considerada dbil.
Las amenazas son lo contrario de las oportunidades, y representan la suma de las fuerzas ambientales
no controlables por la organizacin, representan fuerzas o aspectos negativos y problemas potenciales.
Anlisis de aprovechabilidad
El anlisis de aprovechabilidad es una herramienta de anlisis estratgico, que en un proceso de
planificacin, permite identificar la forma en que las fortalezas pueden permitir tomar las oportunidades
del ambiente para beneficio de los procesos de la institucin.
Para esto se usa frecuentemente la matriz de aprovechabilidad, contrastando las fortalezas con las
oportunidades, el grado de la relacin se establece como 3 = fuerte, 2= media y 1 = dbil. A
continuacin se totalizan los valores tanto horizontalmente como verticalmente y se ubican los valores
ms altos, para las intersecciones se establecern posteriormente las acciones estratgicas ofensivas y
los factores crticos de xito.
Matriz de Aprovechabilidad
Oportunida
des
O1
O2
O3
O4
Fortalezas
F1
F2
Total
es
3
2
1
1
2
1
2
3
8
7
F3
F4
F5
Totales
3
1
1
10
1
1
1
5
2
1
1
7
3
1
1
10
9
5
4
Anlisis de vulnerabilidad
El anlisis de vulnerabilidad es una herramienta de anlisis estratgico, que en un proceso de
planificacin, permite identificar la forma en que las debilidades pueden ser superadas tal que permitan
sortear las amenazas del ambiente o es ms, convertir las amenazas en oportunidades para beneficio de
los procesos de la institucin.
Matriz de Vulnerabilidad
Amenazas
Debilidades
D1
D2
D3
D4
D5
Totales
A1
A2
A3
A4
Total
es
3
2
2
1
3
1
1
1
1
1
1
1
2
1
2
1
1
1
3
3
6
5
6
6
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Rockart, 1982
Grant,1996
Aquellas pocas variables que afectan a un administrador para alcanzar sus metas en su actual o futuras
reas de actividad4.
Existen reas claves dentro de las Pequeas y Medianas Empresas para poder entregar un resultado
exitoso. La metodologa de factores crticos de xito se basa en identificar estas reas cruciales para
tener xito en una empresa. Rockart (1979) menciona que este mtodo se enfoca en las necesidades
individuales de informacin de los administradores y de cada una de sus necesidades actuales de
informacin, ya sean duras o suaves.
Los Factores de xito representan las condiciones externas e internas que necesitan ser atendidas
frecuente y cautelosamente por parte de los altos ejecutivos. Estos factores fijan las mtricas del uso en
el control operacional y la planeacin estratgica5.
4
5
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Eberhagen y Naseroladl(1992)
Eberhagen y Naseroladl(1992)
Caractersticas de los Factores Crticos de xito. Daniel y Rockart [1979] y Murillo [2004].
Si en los FCE podemos encontrar su utilizacin, indistintamente, en el anlisis hacia fuera y hacia
adentro de la empresa, en las ARC, al parecer, existe una convencin ms definida sobre su utilizacin
como instrumento de anlisis hacia adentro de la empresa. Dos razones que pueden explicar esto son:
primero, se trata de un concepto ms antiguo y; segundo, por formar parte de la DPO, que ha ejercido
una influencia notable en los modelos y la prctica gerenciales en las ltimas dcadas. (Diaz Crespo, 072005)
PLANES DE ACCIN
En general, los planes se estructuran principalmente mediante proyectos de inversin, sin
embargo, un plan debe contener tambin, el desarrollo de las Tareas especficas.
La formulacin de un Plan de Accin que priorice las iniciativas ms relevantes para cumplir con
los objetivos y metas de gestin requiere estructurar adecuadamente su financiamiento y enlace
con el presupuesto institucional.
El Plan de Accin compromete el trabajo de una gran parte del personal de la institucin,
estableciendo plazos y responsables y un sistema de seguimiento y monitoreo de todas las
acciones diseadas. (Duron Esquivel, 06 / 2004)
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las
necesidades
del
(COBIT 4.0)
Revisar que la visin sea factible, inspiradora, compartida, motivadora, sencilla y clara; y que la
misin represente la singularidad de la institucin, es decir que sea enfocada, especfica e
inspiradora.
Actividades:
Revisar que la visin y misin de la organizacin estn acorde a los objetivos y polticas
institucionales.
Tomar decisiones administrativas basadas en el Plan Estratgico y en las mtricas
institucionales.
Mantener actualizadas y dar visibilidad a las mtricas institucionales.
Mantener actualizado el Plan Estratgico Institucional.
Recursos:
Recurso humano
Computador
Plan estratgico institucional.
Entregables:
Objetivo:
Identificar los factores dominantes que influyen dentro de la organizacin, tanto a nivel interno
como externo de manera positiva o negativa.
Actividades:
Recursos:
Recurso humano
Computador
Plan estratgico institucional, diagnostico FODA.
Entregables:
Para cada objetivo se obtendr una lista de Factores de xito, contemplando factores externos e
internos.
Objetivo
Identificar los FCE dela organizacin en trminos generales, para luego depurarlos
Actividades
Recursos:
Entregables:
Identificar las actividades o tareas necesarias a realizar para poder alcanzar con xito los FCE, en
los que fue desglosada la misin.
Actividades:
Recursos:
Recurso humano
Computador
Cuadro FODA
Cuadro de FCE.
Plan estratgico institucional.
Entregables:
BIBLIOGRAFIA. WEBGRAFIA
Centro de Investigacin en Sistemas de Informacin del Instituto Tecnolgico de Massachusetts. (1987).
COBIT 4.0. (s.f.). SCRIBD.
Diaz Crespo, J. R. (07-2005). ESTRATEGIA Y DIRECCIN ESTRATGICA. GestioPolis.com.
Miklos, T. (s.f.). CMO CONSTRUIR EL FUTURO? ACERCAMIENTO A LA PROSPECTIVA. Internet.
Sixtina Consulting Group, M. p. (13-03-2008). El diseo del Dashboard: cmo incluir los KPI (indicadores
clave de desempeo) y sus mtricas. GestioPolis.
GLOSARIO DE TRMINOS
TICS: Tecnologas de Informacin y Comunicaciones, en la mayora de las veces se usa
indiferentemente tambin el acrnimo TI o IT.
TI: Tecnologas de Informacin
FCE: Factores claves de xito.
KGI: Indicadores claves de meta.
KPI: Indicadores claves de desempeo.
IES: Instituto(s) de Educacin Superior.
SI/TIC: Sistemas de informacin (SI) basados en las tecnologas de informacin y las
comunicaciones (TIC.
SI: sistemas de informacin, este concepto es ms amplio que el de sistema de informacin
computarizado o basado en TIC