CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA

RESOLUCION N 759
2003
FIJA NORMAS DE PROCEDIMIENTO SOBRE RENDICION DE CUENTAS

CONSIDERANDO:
Las facultades de la Contralora General de la Repblica para ejercer el
control financiero del Estado y efectuar el examen y juzgamiento de las cuentas de los
organismos del Sector Pblico, contenidas en la Constitucin Poltica de la Repblica,
en la ley N 10.336, de este organismo, y en el decreto ley N 1.263, de 1975, sobre
Administracin Financiera del Estado;
La ley N 18.575, Orgnica Constitucional de Bases Generales de la
Administracin del Estado -cuyo texto refundido, coordinado y sistematizado fue
fijado por el decreto con fuerza de ley N 1/19.653, de 2000, del Ministerio Secretara
General de la Presidencia-, en lo relativo a la eficiencia y eficacia en la utilizacin de los
recursos pblicos y, por ende, la necesaria transparencia en los actos que disponen su
uso atendidas las normas sobre probidad administrativa;
Los permanentes avances tecnolgicos que inciden en los sistemas
tradicionales de informacin de las Entidades del Sector Pblico;
La necesidad de fijar criterios comunes y uniformes a nivel nacional,
sobre rendicin de cuentas y actualizar las instrucciones contenidas en los oficios
circulares Ns. 70.490 y 10.728, de 1976 y 1997, respectivamente;
VISTO:
Lo dispuesto en la ley N10.336, de Organizacin y Atribuciones de la
Contralora General de la Repblica;
Lo dispuesto en la ley N19.799, sobre Documentos Electrnicos, Firma
Electrnica y Servicios de Certificacin de dicha Firma, y su reglamento, contenido en
el decreto N181, de 2002, del Ministerio de Economa, Fomento y Reconstruccin:

RESUELVO:
Fjanse las siguientes normas de procedimiento sobre rendicin de
cuentas de los organismos o entidades que administren fondos pblicos:

1. CONSIDERACIONES PREVIAS
De conformidad con la ley N10.336, todo funcionario, como asimismo
toda persona o entidad que reciba, custodie, administre o pague fondos del Fisco, de
las Municipalidades, de la Beneficencia Pblica y de otros Servicios o Entidades
sometidos a la fiscalizacin de la Contralora General, estn obligados a rendir a sta
las cuentas comprobadas de su manejo en la forma y plazos legales, y en caso de no
presentar el estado de la cuenta de los valores que tenga a su cargo debidamente
documentado, a requerimiento de este Organo de Control, se presumir que ha
cometido sustraccin de tales valores.
Dicha rendicin ser examinada por la Contralora General, para
comprobar la veracidad y fidelidad de las cuentas, la autenticidad de la documentacin
respectiva y la exactitud de las operaciones aritmticas y de contabilidad, con el objeto
de fiscalizar la percepcin de las rentas del Fisco, de las personas y de las dems
entidades sometidas a la fiscalizacin del Ente Contralor y la inversin de sus fondos,
comprobando si se ha dado cumplimiento a las disposiciones legales y reglamentarias
que rigen su ingreso y su aplicacin o gasto.
En relacin con lo anterior, cabe sealar que las normas legales vigentes
sobre la base de los avances en las tcnicas de control han orientado la accin del
Organismo Contralor hacia la fiscalizacin de las operaciones en la sede de los
Servicios e Instituciones controlados, atendido que de esta forma es posible verificar en
terreno e inmediatamente la efectividad de las operaciones que respaldan los
documentos, cualquiera sea su soporte, permitiendo efectuar las pruebas de auditora
que se consideren pertinentes, disponiendo corregir las omisiones o errores que se
adviertan, junto con requerir los antecedentes necesarios para esclarecer las dudas que
se susciten sobre la materializacin de la ejecucin de ingresos y gastos, con la
consiguiente economa de tiempo para el servicio fiscalizado y para el Ente de Control.

Ahora bien, la consolidacin de los sistemas de informacin y de

comunicacin para el intercambio de informacin electrnica y de datos, coadyuva
eficazmente a las labores de fiscalizacin y control que corresponden a la Contralora
General, para garantizar el cumplimiento del ordenamiento jurdico por parte de la
Administracin del Estado y la proteccin y el correcto uso del patrimonio pblico.

Adems, cabe tener presente que ante el surgimiento de nuevas

modalidades de actos y contratos otorgados o celebrados por personas naturales o
jurdicas, suscritos por medio de firma electrnica y la utilizacin de documentos
tributarios electrnicos, los servicios e instituciones del Sector Pblico y otras entidades
sujetas a la fiscalizacin de esta Contralora General no slo emiten y reciben
documentacin en soporte de papel, sino tambin en soporte electrnico, debiendo

precisar que en este ltimo caso, y para los efectos de esta resolucin, dicho documento
en soporte electrnico podr corresponder a su formato digital o bien a su
representacin impresa, sin que por ello deje de ser concebido como documento
electrnico, en la medida en que se ajuste a las reglas generales.
En consecuencia, con todas estas alternativas es posible que las cuentas
sean rendidas y/o examinadas directamente en la sede de la Unidad Operativa o
accediendo a la documentacin en forma remota por va electrnica, por el personal
autorizado de esta Contralora General, sin perjuicio de verificar en terreno la
materializacin y correspondencia de las operaciones reflejadas en los documentos
puestos a disposicin, cualquiera sea su soporte, y si los hechos econmicos guardan
armona con la naturaleza de las funciones que cabe desarrollar al ente fiscalizado,
dentro de su competencia.
2. COBERTURA
El cumplimiento de las normas de procedimiento que se establecen se
har exigible a todos los Servicios e Instituciones a que se refiere el artculo 2 del
decreto ley N1.263, de 1975, y a los dems servicios y entidades sujetos a la
fiscalizacin de esta Contralora General, de conformidad con las reglas generales.

Lo anterior, sin perjuicio de las normas especiales aplicables a las

organizaciones no gubernamentales receptoras de aportes o transferencias
contempladas en leyes de Presupuestos.
3. RENDICION DE CUENTAS
La rendicin de cuentas, cualquiera sea la modalidad de soporte y
presentacin que se adopte al efecto de conformidad con estas normas, deber
comprender la totalidad de las operaciones que se efecten en las Unidades Operativas
de los Servicios Pblicos, tanto en moneda nacional como extranjera expresada en
dlares estadounidenses.
Las referidas Unidades debern preparar mensualmente una rendicin de
cuentas de sus operaciones, dentro de los cinco (5) das hbiles siguientes al mes que
corresponda, entendindose, para estos efectos, das hbiles de lunes a viernes, o en las
fechas que la ley excepcionalmente contemple.
Toda rendicin de cuentas estar constituida por los comprobantes de
ingreso, egreso y traspaso, acompaados de la documentacin en que se fundamentan,
los que constituyen el reflejo de las transacciones realizadas en el desarrollo de su
gestin en dicho perodo y, consecuentemente, se derivan de sus sistemas de
informacin.

La rendicin de cuentas as constituida deber permanecer en la sede de

la Unidad Operativa correspondiente, a disposicin del Organismo Contralor para su
ulterior examen y juzgamiento, conforme lo dispone la ley N10.336 y el decreto ley
N1.263, antes citados, independiente del soporte en que se encuentre.
En el mbito municipal, la rendicin de cuentas la efectuar la respectiva
Unidad de Administracin y Finanzas, de conformidad con el artculo 27, letra b), N 6,
de la ley N18.695, Orgnica Constitucional de Municipalidades.
3.1. Documentacin de la rendicin de cuentas
La documentacin constitutiva de la rendicin de cuentas deber
comprender:
a)
Los comprobantes de ingresos con la documentacin autntica o la
relacin y ubicacin de sta cuando proceda, que justifique los ingresos percibidos por
cualquier concepto;
b)
Los comprobantes de egresos con la documentacin autntica o la
relacin y ubicacin de sta cuando proceda, que acredite todos los pagos realizados;

c)
Los comprobantes de traspasos con la documentacin autntica o la
relacin y ubicacin de sta cuando proceda, que demuestre las operaciones contables
que no corresponden a ingresos y gastos efectivos;
d)
Los informes mensuales de Variaciones de la Gestin Financiera
remitidos al nivel institucional respectivo y/o a la Contralora General, segn
corresponda, esto es, el informe "Agregado de Variaciones de la Gestin Financiera", el
"Analtico de Variaciones de la Ejecucin Presupuestaria", el "Analtico de Variaciones
de la Deuda Pblica", y los estados presupuestarios y financieros, cuando proceda, a lo
menos una vez al ao, en los plazos legales que en cada caso corresponda;
e) Los registros a que se refiere la ley N19.862, que establece Registros
de las Personas Jurdicas Receptoras de Fondos Pblicos.
Lo anterior, sin perjuicio de toda otra documentacin que el funcionario,
persona o entidad responsable de la rendicin estime necesario incluir para justificar
los ingresos o inversin de los fondos respectivos.
3.2. Soporte de la documentacin de la rendicin de cuentas
3.2.1. Documentacin autntica de cuentas en soporte de papel

Para efectos de la documentacin de cuentas en soporte de papel se

considerar autntico slo el documento original, de acuerdo con lo dispuesto en el
artculo 95 de la ley N10.336 y en el artculo 55 del decreto ley N1.263, de 1975.
En el caso que los documentos en soporte de papel se conviertan a
formato digital, ste se considerar copia de aqullos.
3.2.2. Documentacin autntica de cuentas en soporte electrnico
Los servicios pblicos y toda persona o entidad que est obligada a rendir
cuentas ante la Contralora General, podrn hacerlo, previa autorizacin de este
Organismo, con documentacin electrnica en formato digital, en cuyo caso debern
asegurar el acceso a sus sistemas automatizados de tratamiento de informacin.
Dicha autorizacin tiene por objeto verificar que las tcnicas y medios
electrnicos del servicio, persona o entidad fiscalizado sean compatibles con los que
utilice la Contralora General, y que los sistemas automatizados de tratamiento de
informacin en que se almacena la documentacin electrnica pertinente, cuentan con
algn nivel de resguardo y seguridad para garantizar la autenticidad, integridad y
disponibilidad de la informacin.
Para tales efectos, la compatibilidad y la seguridad sern evaluadas
considerando, entre otras, las normas tcnicas que se fijen a instancia del Comit de
Normas para el Documento Electrnico, creado por el artculo 47, del decreto N181, de
2002, del Ministerio de Economa, Fomento y Reconstruccin, reglamento de la ley
N19.799.
Si la autenticidad de alguno de los documentos en soporte electrnico no
resulta suficientemente acreditada, por no disponer de firma electrnica, carecer sta
de valor o no garantizar tcnicamente tal aspecto de conformidad con las reglas
generales, la situacin ser observada con el objeto que se presente o ponga a
disposicin de la Contralora General, la representacin impresa del documento
electrnico, debidamente autenticada, o un soporte electrnico del documento que
posea los resguardos que garanticen su autenticidad e integridad.
Cuando se trate de representaciones impresas de documentos
electrnicos, stas debern contener un mecanismo que permita verificar su integridad
y autenticidad.
3.3. Expediente de documentacin de cuentas
Se entender por expediente de documentacin de cuentas la serie
ordenada de documentos en soporte de papel o electrnico, que comprueban las
cuentas correspondientes a una rendicin especfica, requerido por el fiscalizador de la
Contralora General al cuentadante, para su examen y el correspondiente informe, de
acuerdo con lo dispuesto en la ley N10.336.

En el caso de un expediente de documentacin de cuentas electrnico, la

autenticidad e integridad de ste, como asimismo el no repudio de estas caractersticas,
debern estar garantizadas por la firma electrnica del funcionario, persona o entidad
responsable de dicha rendicin, de conformidad con las reglas generales.
4. DISPONIBILIDAD DE RENDICIONES
Como regla general, las rendiciones de cuentas debern conformarse y
mantenerse a disposicin de la Contralora General, en la sede central del servicio
respectivo o en las sedes de las Unidades Operativas de stos, en la medida que tales
dependencias perciban, administren o apliquen recursos pblicos.
Si el servicio externaliza actividades a partir de las cuales se custodien o
administren fondos por cuenta suya que generan documentacin necesaria para la
rendicin y examen de cuentas, ello no podr ser obstculo a la labor fiscalizadora de
esta Contralora General.
En tal sentido, los servicios mantendrn la obligacin de rendir dichas
cuentas a la Contralora General, debiendo adoptar los resguardos contractuales o de
otro tipo que garanticen un completo examen debidamente documentado de las
cuentas.
Toda dificultad al examen del Ente Contralor impuesta por terceros en
quienes se externalizan actividades del servicio fiscalizado, podr ser considerada
como fundamento para el correspondiente reparo de dicha cuenta.
5. FONDOS ENTREGADOS A TERCEROS
5.1. Remesas entre Unidades Operativas
La inversin de estos valores ser examinada por esta Contralora General
en la sede de la Unidad receptora o mediante el acceso a los sistemas de tratamiento
automatizado de informacin en donde se almacene la documentacin pertinente.

5.2. Transferencias a otros Servicios Pblicos

La Unidad Operativa otorgante rendir cuenta de la transferencia con el
comprobante de ingreso emitido por el Organismo receptor, el que deber especificar
el origen del aporte. La inversin de la transferencia ser examinada por la Contralora
General en la sede del Servicio Receptor o mediante el acceso a los sistemas de
tratamiento automatizado de informacin en donde se almacene la documentacin
pertinente.

La inversin de las transferencias que no deban ser incorporadas a los

presupuestos de los organismos receptores, ser examinada por el Organismo
Contralor en la sede del Servicio Receptor o mediante el acceso a los sistemas de
tratamiento automatizado de informacin en donde se almacene la documentacin
pertinente.
Sin perjuicio de lo anterior, el Organismo Pblico receptor estar obligado
a enviar a la Unidad otorgante un comprobante de ingreso por los recursos percibidos
y un informe mensual de su inversin, que deber sealar, a lo menos, el monto de los
recursos recibidos en el mes, el monto detallado de la inversin realizada y el saldo
disponible para el mes siguiente. Dicho informe servir de base para la contabilizacin
del devengamiento y del pago que importa la ejecucin presupuestaria del gasto por
parte de la unidad otorgante.
5.3. Transferencias al sector privado
Se refiere a las transferencias efectuadas a personas o instituciones del
sector privado, estn obligadas o no a rendir cuenta a la Contralora General, y
efectuadas en conformidad a la ley.
En estos casos la transferencia efectuada se acreditar con el comprobante
de ingreso de la entidad que recibe el aporte firmado por la persona que la percibe.

Las unidades operativas otorgantes sern responsables de:

- Exigir rendicin de cuentas de los fondos entregados a las personas o
instituciones del sector privado.
Proceder a su revisin para determinar la correcta inversin de los
fondos concedidos y el cumplimiento de los objetivos pactados.
Mantener a disposicin de esta Contralora General, los antecedentes
relativos a la rendicin de cuentas de las sealadas transferencias.
5.4. Entrega de nuevos fondos
Los Servicios no entregarn nuevos fondos a rendir, sea a disposicin de
unidades internas o a la administracin de terceros, mientras la persona o institucin
que debe recibirlos no haya cumplido con la obligacin de rendir cuenta de la
inversin de los fondos ya concedidos.
6. NORMAS APLICABLES A ORGANIZACIONES NO GUBERNAMENTALES
RECEPTORAS DE TRANSFERENCIAS DE FONDOS PUBLICOS

La inversin de las transferencias ser examinada por la Contralora

General en la sede del organismo no gubernamental receptor o mediante el acceso a
sus sistemas automatizados de tratamiento de informacin, de conformidad con las
reglas precedentemente sealadas y lo dispuesto en las correspondientes leyes. En
casos calificados, la Contralora General podr disponer un procedimiento distinto al
sealado.
Las organizaciones no gubernamentales estarn obligadas a llevar un
registro de los ingresos y egresos de fondos provenientes de las transferencias, el que
deber consignar, en orden cronolgico, el monto detallado de los recursos recibidos, el
monto detallado de los egresos, sealando su objetivo, uso y destino, con
individualizacin del medio de pago utilizado y de los comprobantes de contabilidad
que registren los giros realizados cuando correspondan, y el saldo disponible.
La documentacin constitutiva de la rendicin de cuentas se conservar
en la organizacin no gubernamental en el mismo orden del registro de ingresos y
egresos.
La organizacin beneficiaria de la transferencia enviar a la unidad
otorgante un informe mensual que deber sealar, a lo menos, el saldo inicial de los
fondos disponibles; el monto de los recursos recibidos en el mes; el monto de los
egresos realizados; y el saldo disponible para el mes siguiente.
El citado informe servir de base para las contabilizaciones que procedan
en el organismo otorgante.
Las organizaciones no gubernamentales que reciban fondos provenientes
de la Ley de Presupuestos para el Sector Pblico, a travs de las Municipalidades,
debern rendir cuenta de la inversin de dichos recursos en los mismos trminos
sealados precedentemente.
Con todo, tanto las entidades pblicas otorgantes como las
organizaciones no gubernamentales beneficiarias debern considerar para los efectos
de las rendiciones de cuentas el cumplimiento de los requisitos establecidos para la
recepcin y utilizacin de los fondos pblicos y, con posterioridad, informar acerca de
la aplicacin de los mismos.
7. RESPONSABILIDADES
Los Jefes de Servicio y de las Unidades Operativas sern directamente
responsables de la correcta administracin de los fondos recibidos, gastados e
invertidos en su unidad, as como tambin de la oportuna rendicin de cuentas.
8. SANCIONES

La falta de oportunidad en la rendicin de cuentas ser sancionada en la

forma prevista en los artculos 89 de la ley N 10.336, y 60 del decreto ley N 1.263, de
1975.
9. DISPOSICION TRANSITORIA
Para efectos de la verificacin de medidas de seguridad adoptadas
respecto de los sistemas automatizados de tratamiento de informacin de cada Servicio
que solicite la autorizacin de esta Contralora General para que se efecte la rendicin
y el examen de cuentas con documentacin en soporte electrnico, y mientras no est
vigente una norma especfica sobre seguridad y confidencialidad de los documentos
electrnicos aplicable al sector pblico, en conformidad con la ley N 19.799, se
atender, en lo general, a los criterios establecidos en la norma chilena N 2777, Of2003
Tecnologa de la Informacin-Cdigo de prctica para la gestin de seguridad de la
informacin, declarada norma oficial de la Repblica por resolucin exenta N 92, de
2003, del Ministerio de Economa, Fomento y Reconstruccin, o en otras normas de
buenas prcticas de auditora, de general aceptacin sobre la materia.
10. VIGENCIA
La presente resolucin empezar a regir a contar del da 1 del mes
siguiente a su publicacin, entendindose derogadas, desde ese momento, las
instrucciones anteriores impartidas por este Organismo Contralor en materia de
rendiciones de cuentas.
Antese, tmese razn y publquese.- Gustavo Sciolla Avendao,
Contralor General de la Repblica.- Pedro Snchez Pavez, Secretario General,
Contralora General de la Repblica.