LEY 594 DE 2000

POR MEDIO DE LA CUAL SE DICTA LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS Y SE

DICTAN OTRAS DISPOSICIONES
EL CONGRESO DE COLOMBIA
DECRETA:
TITULO I
OBJETO, MBITO DE APLICACIN, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y
PRINCIPIOS GENERALES.
Artculo -1. Objeto. La presente Ley tiene por objeto establecer las reglas y
principios generales que regulan la funcin archivstica del Estado.
Artculo 2. mbito de aplicacin. La presente Ley comprende a la Administracin
Pblica en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones
pblicas y los dems organismos regulados por la presente Ley.
Artculo 3. Definiciones. Para los efectos de esta Ley se definen los siguientes
conceptos, as:
ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o
privada, en el transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para
servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a
los
ciudadanos,
o
como
fuentes
de
la
historia.
Tambin se puede entender como la institucin que est al servicio de la gestin
administrativa, la informacin, la investigacin y la cultura.
ARCHIVO PUBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales
y aquellos que se derivan de la prestacin de un servicio pblico por entidades
privadas.
ARCHIVO PRIVADO DE INTERS PUBLICO: Aquel que por su valor para la
historia, la investigacin, la ciencia o la cultura es de inters pblico y declarado
como tal por el legislador.
ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los
documentos en su ciclo vital.
DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de informacin producida o recibida por una
entidad pblica o privada en razn de sus actividades o funciones.
FUNCIN ARCHIVSTICA: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer
archivstico, que comprende desde la elaboracin del documento hasta su
eliminacin o conservacin permanente.
GESTIN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas
tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida
y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de
facilitar su utilizacin y conservacin.
PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor
histrico o cultural.

SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los cuales se contiene la informacin, segn

los materiales empleados. Adems de los archivos en papel existen los archivos
audiovisuales, fotogrficos, flmicos, informticos, orales y sonoros.
TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL: Listado de series con sus
correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de informacin con todos los
rasgos y caractersticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
Artculo 4. Principios Generales. Los Principios Generales que rigen la funcin
archivstica son los siguientes:
Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer
de la documentacin organizada, en tal forma que la informacin
institucional sea recuperable para su uso de la Administracin en el servicio
al ciudadano y como fuente de la Historia.
Por lo mismo, los archivos harn suyos los fines esenciales del Estado, en
particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los
principios, derechos y deberes consagrados en la Constitucin y los de
facilitar la participacin de la comunidad y el control del ciudadano en las
decisiones que los afecten, en los trminos previstos por la Ley.
Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la
Administracin y la Cultura, porque los documentos que los conforman son
imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes.
Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del
patrimonio cultural y de la identidad nacional.
Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan las
decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta
indispensable para la gestin administrativa, econmica, poltica y cultural
del Estado y la administracin de justicia; son testimonio de los hechos y de
las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como
centros de informacin institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y
secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano.
Responsabilidad. Los servidores pblicos son responsables de la
organizacin, conservacin, uso y manejo de los documentos.
Los particulares son responsables ante la autoridades por el uso de los
mismos.
Direccin y coordinacin de la funcin archivstica. El Archivo General de la
Nacin es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la funcin
archivstica para coadyuvar a la eficacia de la gestin del Estado y
salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la riqueza
cultural de la Nacin, cuya proteccin es obligacin del Estado, segn lo
dispone el Ttulo I de los Principios Fundamentales de la Constitucin
Poltica.
Administracin y acceso. Es una obligacin del Estado la administracin de
los archivos pblicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos,
salvo las excepciones que establezca la Ley.
Racionalidad. Los archivos actan como elementos fundamentales de la
racionalidad de la administracin pblica y como agentes dinamizadores de

la accin estatal. As mismo, constituyen el referente natural de los procesos

informativos de aqulla.
Modernizacin. El Estado propugnar por el fortalecimiento de la
infraestructura y la organizacin de sus sistemas de informacin,
estableciendo programas eficientes y actualizados de administracin de
documentos y archivos.
Funcin de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una
funcin probatoria, garantizadora y perpetuadora.
Manejo y aprovechamiento de los archivos. El manejo y aprovechamiento de
los recursos informativos de archivo responden a la naturaleza de la
administracin pblica y a los fines del Estado y de la sociedad, siendo
contraria cualquier otra prctica sustitutiva.
Interpretacin. Las disposiciones de la presente Ley y sus decretos
reglamentarios se interpretarn de conformidad con la Constitucin Poltica y
los tratados o convenios internacionales que sobre la materia celebre el
Estado Colombiano.
TITULO II
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
RGANOS ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORES
Artculo 5. El Sistema Nacional de Archivos:
Es un conjunto de instituciones archivstica articuladas entre s, que
posibilitan la homogenizacin y normalizacin de los procesos archivsticos,
promueven el desarrollo de estos centros de informacin, la salvaguarda del
patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la informacin y a los
documentos.
integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la Nacin,
los archivos de las entidades del estado en sus diferentes niveles de la
organizacin administrativa, territorial y por servicios. Los archivos privados
podrn hacer parte del Sistema Nacional de Archivos. Las entidades del
Sistema actuarn de conformidad con la polticas y planes generales que
para el efecto adopte el Ministerio de Cultura.
El Sistema Nacional de Archivos se desarrollar bajo los principios de unidad
normativa, descentralizacin administrativa y operativa, coordinacin,
concurrencia y subsidiariedad.
El Sistema Nacional de Archivos buscar esencialmente la modernizacin y
homogenizacin metodolgica de la funcin archivstica y propiciar la
cooperacin e integracin de los archivos. As mismo, promover la
sensibilizacin de la Administracin Pblica y de los ciudadanos en general
acerca de la importancia de los archivos activos, como centros de
informacin esenciales para la misma, y de los histricos, como partes
fundamentales de la memoria colectiva.
Los proyectos y programas archivsticos de las instituciones que conformen
el Sistema Nacional de Archivos se acordarn, ejecutarn y regularn
siguiendo los principios de participacin, cooperacin, descentralizacin y
autonoma.
El Archivo General de la Nacin orientar y coordinar el Sistema Nacional
de Archivos.
Artculo 6. De los planes y programas. Las entidades integrantes del Sistema
Nacional de Archivos, de acuerdo con sus funciones, llevarn a cabo los procesos de
planeacin y programacin y desarrollarn acciones de asistencia tcnica,
ejecucin, control, seguimiento y coordinacin, as:

La planeacin y programacin la formularn las instituciones archivstica de

acuerdo con el Plan Nacional de Desarrollo y los planes sectoriales del
respectivo ministerio y de las entidades territoriales.
La asistencia tcnica estar a cargo del Archivo General de la Nacin, los
Consejos territoriales de archivos, los Comits Tcnicos, las entidades de
formacin del recurso humano, las asociaciones y las entidades pblicas y
privadas que presten este servicio.
La ejecucin, seguimiento y control de los planes y programas de desarrollo
ser responsabilidad de los archivos del orden nacional, territorial y de las
entidades descentralizadas directas e indirectas del Estado.
La coordinacin corresponde al Archivo General de la Nacin, de
conformidad con lo dispuesto en la presente Ley y sus normas
reglamentarias.
TITULO III
CATEGORIZACIN DE LOS ARCHIVOS PBLICOS

Artculo 7. Archivos desde el punto de vista de su jurisdiccin y competencia. Los

archivos, desde el punto de vista de su jurisdiccin y competencia se clasifican en:
Archivo
Archivo
Archivo
Archivo

General
General
General
General

de la Nacin
del Departamento
del Municipio
del Distrito

PARGRAFO: El Archivo General de la Nacin tendr las funciones sealadas en la

Ley 80 de 1989, en el Decreto 1777 de 1990 y las incorporadas en la presente Ley.
Artculo 8. Archivos Territoriales. Los archivos, desde el punto de vista territorial, se
clasifican en:
Archivos de Entidades del Orden Nacional
Archivos de Entidades del Orden Departamental
Archivos de Entidades del Orden Distrital
Archivos de Entidades del Orden Metropolitano
Archivos de Entidades del Orden Municipal
Archivos de Entidades de Orden Local
Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por Ley.
Archivos de los territorios indgenas, que se crearn cuando la Ley los
desarrolle.
Artculo 9. Los Archivos segn la organizacin del Estado.
Archivos
Archivos
Archivos
Archivos
Archivos

de
de
de
de
de

la Rama Ejecutiva
la Rama Legislativa
la Rama Judicial
los Organismos de Control
los Organismos Autnomos

Artculo 10. Obligatoriedad de la creacin de archivos. La creacin de los archivos

contemplados en los artculos 8 y 9 de la presente ley, as como los archivos de los
organismos de control y de los organismos autnomos ser de carcter obligatorio.

TITULO IV
ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS
Artculo 11. Obligatoriedad de la conformacin de los archivos pblicos. El Estado
est obligado a la creacin, organizacin, preservacin y control de los archivos,
teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de
los documentos y la normatividad archivstica.
Artculo 12. Responsabilidad. La Administracin Pblica ser responsable de la
gestin de documentos y de la administracin de sus archivos.
Artculo 13. Instalaciones para los Archivos: La administracin pblica deber
garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto
funcionamiento de sus archivos. En los casos de construccin de edificios pblicos,
adecuacin de espacios, adquisicin o arriendo, debern tenerse en cuenta las
especificaciones tcnicas existentes sobre reas de archivos.
Artculo 14. Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos pblicos. La
documentacin de la administracin pblica es producto y propiedad del Estado y
ste ejercer el pleno control de sus recursos informativos. Los archivos pblicos,
por ser un bien de uso pblico, no son susceptibles de enajenacin.

PARGRAFO 1: La administracin pblica podr contratar con personas naturales

o jurdicas los servicios de custodia, organizacin, reprografa y conservacin de
documentos de archivo.

PARGRAFO 2: Se podr contratar la administracin de archivos histricos con

instituciones de reconocida solvencia acadmica e idoneidad.

PARGRAFO 3: El Archivo General de la Nacin establecer los requisitos y

condiciones que debern cumplir las personas naturales o jurdicas que presten
servicios de depsito, custodia, organizacin, reprografa y conservacin de
documentos de archivo o administracin de archivos histricos.
Artculo 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores pblicos. Los
servidores pblicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarn los
documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las
normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nacin, sin que
ello implique exoneracin de la responsabilidad a que haya lugar en caso de
irregularidades.
Artculo 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estn los archivos de las
Entidades Pblicas. Los Secretarios Generales o los funcionarios administrativos de
igual o superior jerarqua, pertenecientes a las entidades pblicas, a cuyo cargo
estn los archivos pblicos, tendrn la obligacin de velar por la integridad,
autenticidad, veracidad y fidelidad de la informacin de los documentos de archivo
y sern responsables de su organizacin y conservacin, as como de la prestacin
de los servicios archivsticos.

Artculo 17. Responsabilidad General de los funcionarios de archivo. Los

funcionarios de archivo trabajarn sujetos a los ms rigurosos principios de tica
profesional, a lo dispuesto en la Constitucin Poltica de Colombia, especialmente
en lo previsto en su artculo 15, a las leyes y disposiciones que regulen su labor.
Actuarn siempre guiados por los valores de una sociedad democrtica que les
confa la misin de organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad la
documentacin de la administracin del Estado y aqulla que forme parte del
patrimonio documental de la Nacin.
Artculo 18. Capacitacin para los funcionarios de Archivo. Las entidades tiene la
obligacin de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo en programas y
reas relacionadas con su labor.

PARGRAFO. El Archivo General de la Nacin propiciar y apoyar programas de

formacin profesional y de especializacin en archivstica, as como programas de
capacitacin formal y no formal, desarrollados por instituciones educativas.
Artculo 19. Soporte Documental. Las entidades del Estado podrn incorporar
tecnologas de avanzada en la administracin y conservacin de sus archivos,
empleando cualquier medio tcnico, electrnico, informtico, ptico o telemtico,
siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos:
Organizacin archivstica de los documentos.
Realizacin de estudios tcnicos para la adecuada decisin, teniendo en
cuenta aspectos corno la conservacin fsica, las condiciones ambientales y
operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproduccin de la informacin
contenida en estos soportes, as como el funcionamiento razonable del
sistema.
PARGRAFO 1. Los documentos reproducidos por los citados medios, gozarn de
la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos
exigidos por la leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e
inalterabilidad de la informacin.

PARGRAFO 2. Los documentos originales que posean valores histricos no

podrn ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados
mediante cualquier medio.
Artculo 20. Supresin, fusin o privatizacin de entidades pblicas. Las entidades
pblicas que se supriman o fusionen debern entregar sus archivos a las entidades
que asuman sus funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas
o vinculadas.

PARGRAFO: Las entidades pblicas que se privaticen debern transferir su

documentacin histrica al ministerio o entidad territorial a la cual hayan estado
adscritas o vinculadas.
TITULO V
GESTIN DE DOCUMENTOS

Artculo 21. Programas de Gestin Documental. Las entidades pblicas debern

elaborar programas de gestin de documentos, pudiendo contemplar el uso de
nuevas tecnologas y soportes, en cuya aplicacin debern observarse los principios
y procesos archivsticos.

PARGRAFO: Los documentos emitidos por los citados medios gozarn de la

validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su
autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes
procesales.
Artculo 22. Procesos Archivsticos. La gestin de documentos dentro del concepto
de Archivo Total, comprende procesos tales como la produccin o recepcin, la
distribucin, la consulta, la organizacin, la recuperacin y la disposicin final de los
documentos.
Artculo 23. Formacin de archivos: Teniendo en cuenta el ciclo vital de los
documentos los archivos se clasifican en:
ARCHIVO DE GESTIN: Comprende toda la documentacin que es sometida
a continua utilizacin y consulta administrativa por las oficinas productoras u
otras que la soliciten. Su circulacin o trmite se realiza para dar respuesta
o solucin a los asuntos iniciados.
ARCHIVO CENTRAL: En el que se agrupan documentos transferidos por los
distintos archivos de gestin de la entidad respectiva, cuya consulta no es
tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta
por las propias oficinas y particulares en general.
ARCHIVO HISTRICO: Es aquel al que se transfieren desde el archivo
central los documentos de archivo de conservacin permanente.
Artculo 24. Obligatoriedad de las tablas de retencin. Ser obligatorio para las
entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retencin
documental.
Artculo 25. De los documentos contables, notariales y otros. El Ministerio de la
Cultura, a travs del Archivo General de la Nacin y el del sector correspondiente,
de conformidad con las normas aplicables, reglamentarn lo relacionado con los
tiempos de retencin documental, organizacin y conservacin de las historias
clnicas, historias laborales, documentos contables y documentos notariales. As
mismo, se reglamentar lo atinente a los documentos producidos por las entidades
privadas que presten servicios pblicos.
Artculo 26. Inventario Documental. Es obligacin de las entidades de la
Administracin Pblica elaborar inventarios de los documentos que produzcan en
ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos
en sus diferentes fases.
TITULO VI
ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS
Artculo 27. Acceso y consulta de los documentos. Todas las personas tienen
derecho a consultar los documentos de archivos pblicos y a que se les expida
copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carcter reservado
conforme a la Constitucin o a la Ley.

Las autoridades responsables de los archivos pblicos y privados garantizarn el

derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y
dems derechos consagrados en la Constitucin y las leyes.
Artculo 28. Modificacin de la Ley 57 de 1985. Modificase el inciso segundo del
artculo 13 de la Ley 57 de 1985, el cual quedar as: "La reserva legal sobre
cualquier documento cesar a los treinta aos de su expedicin. Cumplidos stos, el
documento por este slo hecho no adquiere el carcter histrico y podr ser
consultado por cualquier ciudadano, y la autoridad que est en su posesin
adquiere la obligacin de expedir a quien lo demande copias o fotocopias del
mismo".
Artculo 29. Restricciones por razones de conservacin. Cuando los documentos
histricos presenten deterioro fsico manifiesto tal que su estado de conservacin
impida su acceso directo, las instituciones suministrarn la informacin contenida
en estos mediante un sistema de reproduccin que no afecte la conservacin del
documento, certificando su autenticidad cuando fuere del caso.
TITULO VII
SALIDA DE DOCUMENTOS
Artculo 30. Documentos Administrativos. Slo por motivos legales las entidades del
Estado podrn autorizar la salida temporal de los documentos de archivo.
Artculo 31. Documentos Histricos. En los archivos pblicos de carcter histrico se
podr autorizar de manera excepcional la salida temporal de los documentos que
conservan y en tal evento el jefe del archivo deber tomar todas las medidas que
garanticen la integridad, la seguridad, la conservacin o el reintegro de los mismos.
Proceder dicha autorizacin en los siguientes trminos:
Motivos legales
Procesos tcnicos
Exposiciones Culturales
PARGRAFO: Slo el Archivo General de la Nacin autorizar, por motivos legales,
procesos tcnicos especiales o para exposiciones culturales, la salida temporal de
documentos de una archivo fuera del territorio nacional.

TITULO VIII
CONTROL Y VIGILANCIA
Artculo 32. Visitas de Inspeccin. El Archivo General de la Nacin podr, de oficio o
a solicitud de parte, adelantar en cualquier momento visitas de inspeccin a los
archivos de las entidades del Estado con el fin de verificar el cumplimiento de lo
dispuesto en la presente Ley y sus normas reglamentarias. Advertida alguna
situacin irregular, requerir a la respectiva entidad para que adelante los
correctivos a que haya lugar o dar traslado, segn el caso, a los rganos
competentes con el fin de establecer las responsabilidades administrativas y
ordenar las medidas pertinentes.

Artculo 33. rgano Competente. El Estado, a travs del Archivo General de la

Nacin, ejercer control y vigilancia sobre los documentos declarados de inters
cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o
jurdicas de carcter privado.
Artculo 34. Normalizacin. En desarrollo de lo dispuesto en el artculo 8 de la
Constitucin Poltica, El Archivo General de la Nacin fijar los criterios y normas
tcnicas y jurdicas para hacer efectiva la creacin, organizacin, transferencia,
conservacin y servicios de los archivos pblicos, teniendo en cuenta lo establecido
en esta Ley y sus disposiciones.
Artculo 35. Prevencin y sancin. El Gobierno Nacional, a travs del Archivo
General de la Nacin, y las entidades territoriales, a travs de sus respectivos
Consejos de Archivos, tendrn a prevencin facultades dirigidas a prevenir y
sancionar el incumplimiento de lo sealado en la presente ley y sus normas
reglamentarias, as:
Emitir las rdenes necesarias para que se suspendan de inmediato las
prcticas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos pblicos y
se adopten las correspondientes medidas preventivas y correctivas.
Cuando no se encuentre prevista norma especial, el incumplimiento de las
rdenes impartidas conforme al presente literal ser sancionado por la
autoridad que las profiera, con multas semanales sucesivas a favor del
tesoro nacional, departamental, distrital o municipal, segn el caso, de hasta
veinte (20) salarios mnimos legales mensuales, impuestas por el tiempo
que persista el incumplimiento.
Las faltas contra el patrimonio documental sern tenidas como faltas
gravsimas cuando fueren realizadas por servidores pblicos, de conformidad
con el artculo 25 de la Ley 200 de 1995.
Si la falta constituye hecho punible por la destruccin o dao del patrimonio
documental o por su explotacin ilegal, de conformidad con lo establecido en
los artculos 218 a 226, 349, 370, 371, y 372 del Cdigo Penal, es obligacin
instaurar la respectiva denuncia y, si hubiere flagrancia, poner
inmediatamente el retenido a rdenes de la autoridad de polica ms
cercana, sin prejuicio de las sanciones patrimoniales previstas.
Cuando se exporten o se sustraigan ilegalmente documentos y archivos
histricos pblicos, stos sern decomisados y puestos a rdenes del
Ministerio de la Cultura. El Estado realizar todos los esfuerzos tendientes a
repatriar los documentos y archivos que hayan sido extrados ilegalmente
del territorio colombiano.

TITULO IX
ARCHIVOS PRIVADOS
Artculo 36. Archivo Privado. Conjunto de documentos pertenecientes a personas
naturales o jurdicas de derecho privado y aquellos que se deriven de la prestacin
de sus servicios.
Artculo 37. Asistencia a los archivos privados. El Estado estimular la organizacin,
conservacin y consulta de los archivos histricos privados de inters econmico,
social, tcnico, cientfico y cultural. En consecuencia, el Archivo General de la

Nacin brindar especial proteccin y asistencia a los archivos de las instituciones y

centros de investigacin y enseanza cientfica y tcnica, empresariales y del
mundo del trabajo, de las iglesias, las asociaciones y los partidos polticos, as como
a los archivos familiares y de personalidades destacadas en el campo del arte, la
ciencia, la literatura y la poltica.
Artculo 38. Registro de Archivos. Las personas naturales o jurdicas propietarias,
poseedoras o tenedoras de documentos o archivos de cierta significacin histrica,
debern inscribirlos en el registro que para tal efecto abrir el Archivo General de la
Nacin. Los propietarios, poseedores o tenedores de los archivos privados
declarados de inters cultural, continuarn con la propiedad, posesin o tenencia de
los mismos y debern facilitar las copias que el Archivo General de la Nacin
solicite.
Artculo 39. Declaracin de inters cultural de documentos privados. La Junta
Directiva del Archivo General de la Nacin, sin perjuicio del derecho de propiedad y
siguiendo el procedimiento que se establezca para el efecto, podr declarar de
inters cultural los documentos privados de carcter histrico. Estos formarn parte
del patrimonio documental colombiano y en consecuencia sern de libre acceso.
Artculo 40. Rgimen de estmulos. El Gobierno Nacional establecer y
reglamentar un rgimen de estmulos no tributarios para los archivos privados
declarados de inters cultural, tales como: premios anuales, asistencia tcnica,
divulgacin y pasantas.
Artculo 41. Prohibiciones. Se prohbe a los organismos privados y a las personas
naturales o jurdicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos
declarados de inters cultural:
Trasladarlos fuera del territorio nacional, sin la previa autorizacin del
Archivo General de la Nacin. Esta falta dar lugar a la imposicin de una
multa de cien salarios mnimos legales mensuales vigentes.
Los documentos y archivos histricos privados declarados de inters
cultural, objeto de la exportacin o sustraccin ilegal, sern decomisados y
puestos a orden del Ministerio de la Cultura. El Estado realizar todos los
esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan sido
extrados ilegalmente del territorio colombiano.
Transferir -a ttulo oneroso o gratuito- la propiedad, posesin o tenencia de
documentos histricos, sin previa informacin al Archivo General de la
Nacin. Esta falta dar lugar a la imposicin de una multa de cincuenta
salarios mnimos legales mensuales vigentes.
PARGRAFO: El desconocimiento de estas prohibiciones dar lugar a la
investigacin correspondiente y a la imposicin de las sanciones establecidas en la
Ley.
Artculo 42. Obligatoriedad de la clusula contractual. Cuando las entidades
pblicas celebren contratos con personas naturales o jurdicas, nacionales o
extranjeras, para desarrollar proyectos de investigacin cultural, cientfica, tcnica
o industrial, incluirn en los contratos una clusula donde se establezca la
obligacin de aqullas entregar copias de los archivos producidos en desarrollo de
dichos proyectos, siempre y cuando no contraren las normas sobre propiedad
intelectual y no se vulneren los derechos otorgados a dichas personas por el
artculo 15 de la Constitucin Poltica.

PARGRAFO: Las personas jurdicas internacionales con sedes o filiales en

Colombia, en relacin con sus documentos de archivo, se regularn por las
convenciones internacionales y los contratos suscritos. En todo caso, el Archivo
General de la Nacin podr recibir los documentos y archivos que deseen transferir.
Artculo 43. Protocolos Notariales. Los protocolos notariales pertenecen a la Nacin.
Los que tengan ms de treinta aos debern ser transferidos por la correspondiente
notara al Archivo General Notarial del respectivo crculo. Para tal efecto el Gobierno
Nacional, con asesora del Archivo General de la Nacin, tomar las medidas
pertinentes.
TITULO X
DONACIN, ADQUISICIN Y EXPROPIACIN
Artculo 44. Donaciones. El Archivo General de la Nacin y los archivos histricos
pblicos podrn recibir donaciones, depsitos y legados de documentos histricos.
Artculo 45. Adquisicin y/o expropiacin. Los archivos privados de carcter
histrico declarados de inters pblico, podrn ser adquiridos por la Nacin cuando
el propietario los ofreciere en venta.
Declarase de inters pblico o de inters social, para efectos de la expropiacin por
va administrativa a la que de refiere la Constitucin Poltica, la adquisicin de
archivos privados de carcter histrico-cultural que se encuentren en peligro de
destruccin, desaparicin, deterioro o prdida.

TITULO XI
CONSERVACIN DE DOCUMENTOS
Artculo 46. Conservacin de documentos. Los archivos de la Administracin Pblica
debern implementar un sistema integrado de conservacin en cada una de las
fases del ciclo vital de los documentos.
Artculo 47. Calidad de los soportes. Los documentos de archivo, sean originales o
copias, debern elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad, de
acuerdo con las normas nacionales o internacionales que para el efecto sean
acogidas por el Archivo General de la Nacin.
PARGRAFO: Los documentos de archivo de conservacin permanente podrn ser
copiados en nuevos soportes. En tal caso deber preverse un programa de
transferencia de informacin para garantizar la preservacin y conservacin de la
misma.
Artculo 48. Conservacin de documentos en nuevos soportes. El Archivo General
de la Nacin dar pautas y normas tcnicas generales sobre conservacin de
archivos, incluyendo lo relativo a los documentos en nuevos soportes.
Artculo 49. Reproduccin de documentos. El pargrafo del artculo 2 de la Ley 80
de 1989 quedar as: "En ningn caso los documentos de carcter histrico podrn
ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio".

TITULO XII
ESTMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSIN O INCREMENTO DEL
PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA NACIN
Artculo 50. Estmulos. El Gobierno Nacional establecer premios y estmulos no
tributarios para las personas o instituciones que con sus acciones y trabajos
tcnicos, culturales o cientficos contribuyan a la salvaguarda, difusin o incremento
del patrimonio documental del pas, as como a los autores de estudios histricos
significativos para la historiografa nacional elaborados con base en fuentes
primarias. Tales premios y estmulos podrn consistir en: becas, concursos,
publicaciones, pasantas, capacitacin y distinciones honorficas.

TITULO XIII
DISPOSICIONES FINALES
Artculo 51. Apoyo de los organismos de control. La Procuradura General de la
Nacin y la Contralora General de la Repblica prestarn todo el apoyo en lo de su
competencia al Archivo General del Nacin, para el cumplimiento de lo preceptuado
en esta Ley.
Artculo 52. Vigencias y Derogatorias. Esta Ley rige a partir de la fecha de su
publicacin y deroga en lo pertinente todas las disposiciones que le sean contrarias.
EL PRESIDENTE DEL H. SENADO DE LA REPBLICA,
MIGUEL PINEDO VIDAL
EL SECRETARIO GENERAL DEL H. SENADO DE LA REPBLICA,
MANUEL ENRQUEZ ROSERO
LA PRESIDENTA DE LA H. CMARA DE REPRESENTANTES,
NANCY PATRICIA GUTIRREZ CASTAEDA
EL SECRETARIO GENERAL DE LA H. CMARA DE REPRESENTANTES,
GUSTAVO BUSTAMANTE MORATTO
REPBLICA DE COLOMBIA - GOBIERNO NACIONAL
PUBLQUESE Y EJECTESE
Dada en Santaf de Bogot D.C., a los 14 JUL. 2000
EL PRESIDENTE DE LA REPBLICA
ANDRES PASTRANA ARANGO
EL MINISTRO DE HACIENDA Y CRDITO PUBLICO,
JUAN CAMILO RESTREPO SALAZAR
EL MINISTRO DE CULTURA,
JUAN LUIS MEJA ARANGO