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Como y Porque Hacer Un Analisis Costo-Beneficio
Como y Porque Hacer Un Analisis Costo-Beneficio
Qu es un anlisis costo-beneficio?
Un anlisis costo-beneficio es un proceso que contesta esta pregunta: vale la pena
hacer esto? La idea bsica del anlisis costo-beneficio es que no importa que tan
buena sea una solucin a un problema, sta jams es gratis. Entonces, la pregunta es
si el costo de la solucin sobrepasa el costo del problema. Si la solucin es ms cara
que el problema, obviamente no se debe implementar la solucin.
De muchas buenas soluciones, encontrar la solucin que dar el ptimo beneficio neto
es la clave. El beneficio neto de la solucin es el costo del problema menos el costo de
la solucin. La razn porque es importante calcular el beneficio neto de la solucin y no
solamente el costo de la solucin es la siguiente: puede que haya diez soluciones, y hay
una que slo cuesta $100 para implementarla durante seis meses. Pero slo producir
unos ahorros de $500, por la parte del problema que atacar. Por otro lado, hay una
solucin que cuesta $10,000, pero que producir unos ahorros de $20,000. En este
caso, el costo de solucin B es cien veces l de la solucin A ($10,000 vs. $100.) Pero
el beneficio neto de la solucin B ($10,000) es mucho ms que el beneficio de la
solucin A ($400.) Sin ver el beneficio neto, la Gerencia en este caso hubiera optado
por la solucin que slo cuesta $100se hubiera equivocado, si no se hubieran visto
los beneficios netos de cada solucin. Es muy importante destacar el beneficio neto
cuando Uds. presentan sus soluciones a la alta gerencia de sus empresas.
Por qu hacer un anlisis costo-beneficio
El objetivo de la gerencia de cualquier organizacin es cumplir la misin de la
organizacin en la forma ms impresionante y asombrosa posible, con un mnimo de
recursos y de forma que coincida con las valores y principios fundamentales de la vida
humana. La parte relevante de este objetivo acerca del anlisis costo-beneficio es
La funcin de la gerencia es producir los resultados mximos con
los recursos mnimos.
El anlisis costo-beneficio nos dice de las siguientes soluciones, sta es la que nos
dar el beneficio neto ms grande.
Diferencias entre un anlisis costo-beneficio para un proyecto de produccin y un
proyecto de servicio al cliente
Para analizar los costos y beneficios de una solucin propuesta, hay que poder estimar
el costo del problema. En proyectos que buscan mejorar la eficiencia de produccin, los
costos y beneficios obvios del problema son fciles de medir. Cuntas unidades de
nuestro producto se rompen en la lnea de produccin cada semana? Cul es el costo
que pagamos como empresa por cada unidad que hemos tratado de producir pero que
no podemos vender? Estos costos son fciles de medir.
3 7%
35%
28%
30%
26 %
25%
20%
15%
9%
10%
5%
0%
P roc e s o s
P r o d u c tiv o s
S e r v ic io a l C lie n te
P ro c e s o s
A d m in is tr a tiv o s
O tr o
Larga e ineficiente
De ser este resultado el caso, tendramos
que indagar sobre cmo proceder de
modo que se cumplan los objetivos
establecidos.
Tal vez la forma ms adecuada de mover
para adelante sera encontrar la manera
de hacer el plan de accin B.
Segn nuestro anlsis realizado
recientemente, hemos deducido que el
costo de lo que proponemos andar
alrededor de $40 y tamben hemos
vislumbrado que parece que es probable
que el beneficio sea ms o menos uno de
$40.
Pienso que quizs esta no sea la forma
ms indicada de proceder para lograr las
metas que se han propuesto.
1) Estudiar el problema
Problema
Ustedes trabajan en un restaurante. Muchas veces el proceso de cancelar la factura de
los clientes dura demasiado tiempo. La definicin operativa del problema es la
siguiente:
Reducir el tiempo promedio de cancelacin de la factura de los clientes
de un promedio de 12 minutos a un promedio de 4 minutos
Causas races
En el Paso III, se estableci que cuando se usan tarjetas de crdito, el tiempo para
cancelar la factura se incrementa. Ver la tabla abajo:
Crdito
Efectivo
Total
< 10 min
14
65
> 10 min
116
12
Total
130
77
79
128
207
% de > 10 min
% de < 10 min
Crdito
90.63%
Crdito
17.72%
Efectivo
9.38%
Efectivo
82.28%
100.00%
Ambos
100.00%
Ambos
Entonces, dedujeron que hay algo en el proceso de pago con tarjetas de crdito que
est contribuyendo en una manera significativa al problema. Al estudiarlo ms, se
dieron cuenta que cuando se quiere pagar con tarjeta de crdito, muchas veces el
mesero tiene que esperar hasta que la mquina que llame a la compaa de la tarjeta
de crdito est disponible. Cuando no est disponible, es porque otro mesero la est
usando para cancelar la factura de otro cliente.
Entonces, una causa raz es la falta de disponibilidad de la mquina que llama para
obtener autorizacin para cobrar la cuenta en la tarjeta de crdito del cliente.
A primera vista, el equipo sugiri que se permitiera que un slo mesero se encargara de
operar esta mquina. Pero luego, se dieron cuenta que esto no reducira el tiempo
promedio de esperaporque aunque no hubiera tanta confusin y cos no estaban
erradicando la causa raz la mquina no estaba disponible.
Despus, se sugiri que se comprara una mquina nueva. Y luego, alguien se dio
cuenta de que se necesitara otra lnea telefnica porque de nada sirve tener otra
mquina si solo hay una lnea telefnica. Entonces, se propuso comprar una nueva
mquina de autorizacin de tarjetas de crdito y solicitar otra lnea telefnica de la
empresa telefnica.
Solucin propuesta
Comprar una nueva mquina de autorizacin de tarjetas de crdito
Solicitar otra lnea telefnica a la empresa telefnica
Disear y convocar una capacitacin y examen de todo el personal del restaurante
para asegurar que todos entiendan cmo usar la mquina
Escribir un protocolo para usar las dos mquinas y entregrselo al supervisor del
rea
Monitorear el desempeo de las dos mquinas, las lneas telefnicas y los meseros
durante un perodo de prueba de cuatro semanas (el Paso V)
Para usar el formato para estimar los costos y los beneficios, tienen que saber lo
siguiente:
Costos de trabajo directo
El tipo de empleado involucrado en la solucin (meseros)
Su salario por hora ($2/hora ms propinas)
El # de empleados y horas que se necesitarn para realizar la solucin a una escala
de prueba por un mes
Costos de materiales directos
El costo de una mquina de autorizacin de tarjetas de crdito
Costos de instalacin y mantenimiento de una lnea telefnica
Costos indirectos
Con este problema y solucin, no vemos la necesidad de incluir costos indirectos. Se
puede hablar de esto en costos y beneficios intangibles.
Costos intangibles
Piensen y comenten sobre los costos y beneficios intangibles de la solucin. Pista: con
un problema y solucin as, lo ms probable es que los beneficios sean netamente
intangibles. Cul es el valor del tiempo al cliente? Del buen servicio?
Para llevar a cabo la solucin, piensen en cunto tiempo cada mesero tendr que
dedicar a las actividades de la solucin. Por ejemplo, se puede solicitar una nueva
lnea telefnica directamente a la empresa telefnica?, o hay que hablar con otra
persona en el restaurante a quien se designa como el contacto con la empresa
telefnica? Para pedir una nueva lnea telefnica, se puede hacer por telfono? Por
Internet? O hay que programar una visita con la empresa e ir a donde ellos en
persona? Con cunta anticipacin?
Estos son los tipos de preguntas que deberan contestar en la explicacin de su anlisis
costo-beneficio. Ustedes como equipo de trabajo pueden y deben inventar toda la
informacin que se especifca en las pginas anteriorespor ejemplo, el costo de una
mquina de autorizacin de tarjeta de crdito, cunto tiempo tardar el proveedor en
hacrselo llegar, si hay que pagar costos de envo desde los EE.UU., etc.
Buena suerte. Hagan preguntas al equipo nacional para aclarar cualquier cosa.
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This publication was made possible through support provided by the LAC, U.S. Agency for
International Development, under the terms of Grant No LAC-0661-A-00-0039-00. All rights
reserved. No part of this document may be reproduced in any form.
Esta publicacin fue hecha gracias al apoyo de la LAC, U.S. Agency for International Development, bajo
las condiciones de Grant No. LAC-0661-A-00-0039-00. Reservados todos los derechos, incluso el de
reproducccin total o parcial, en cualquier forma.
Apndice
Estimacin de los costos tangibles del problema y la solucin, y anlisis de los
costos intangibles y supuestos tomados en cuenta.
1) Estimacin del costo tangible del problema
Descripcin del Problema:
Tipo de
empleado
Salario del
# de Empleados # de horas
empleado por hora
Total
Nmero de
unidades
Total
Trabajo Directo
0
Costo total directo del trabajo
Descripcin
de la unidad
de material
Materiales Directos
Costo por
unidad
# de unidades Total
Costo por
unidad
# de unidades Total
Ahora que tienes los datos de los costos tangibles del problema, usa la siguiente tabla
para aadirlos al costo estimado total del problema:
Perodo de tiempo
3.
Comentarios sobre los supuestos del equipo acerca del costo del problema
Por favor, incluye aqu cualquier supuesto que hagas. Por ejemplo: un cliente
insatisfecho ser una venta menos en el prximo mes, o las condiciones del mercado
permanecern estticas en el siguiente ao, etc.
4.
Descripcin de la Solucin:
Tipo de empleado Salario del empleado # de
por hora
Empleados
# de horas
Total
Trabajo
Directo
Total
Materiales
Directos
# de unidades Total
Costo por
unidad
# de unidades Total
10
5.
(Por ejemplo, mejorar la moral de los empleados, mejor servicio al cliente, etc.)
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