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PRESENTACIN
En el desarrollo de las Organizaciones, se ha logrado mejorar los procesos de gestin,
en cuanto a la forma y los mtodos de archivar la documentacin en las empresas
pblicas y privadas. De tal manera que los procedimientos sean ms eficientes para la
valoracin documental, segn el uso y la aplicacin de herramientas de tipo archivstico.
Para facilitar el proceso archivstico en la organizacin de los archivos se deben
implementar las series (documentos de un mismo tema), subseries (Divisin de tipos
de documentos o series diferentes) y tipos documentales (Registro de informacin),
para su adecuada clasificacin.
Por lo tanto, en este contenido se presentan los conceptos de series, subseries, tipos
de documentos, uso y aplicacin, criterios tcnicos para la organizacin de archivos de
gestin, concepto, uso e importancia de las transferencias documentales, para llevar
acabo la Organizacin Documental.

Resultado de Aprendizaje: Preparar y recibir las transferencias documentales de

acuerdo con lo establecido en las tablas de retencin documental.
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TABLA DE CONTENIDO

PRESENTACIN ........................................................................................................................ 2
TABLA DE CONTENIDO............................................................................................................. 3
NDICE DE FIGURAS ................................................................................................................. 4
NDICE DE TABLAS ................................................................................................................... 4
1.

SERIE DOCUMENTAL......................................................................................................... 5

2.

IMPORTANCIA Y USO DE LAS SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES ...................... 7

3.

TIPOS DOCUMENTALES .................................................................................................... 8

4.

CRITERIOS TCNICOS PARA LA ORGANIZACIN DE ARCHIVOS DE GESTIN .......... 9

5. FOLIACIN ........................................................................................................................... 11
6. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES ............................................................................... 12
6.1. Requisitos para Efectuar Transferencias ........................................................................ 14
6.2. Preparacin para Transferir la Documentacin ............................................................... 14
GLOSARIO ............................................................................................................................... 16
BIBLIOGRAFA ......................................................................................................................... 17
WEB GRAFA ............................................................................................................................ 18
IMGENES ............................................................................................................................... 19
CRDITOS................................................................................................................................ 20

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NDICE DE FIGURAS
Figura 1. Tipos documentales en la Organizacin Documental....................................... 8
Figura 2. Criterios tcnicos para la organizacin de archivos........................................ 10
Figura 3. Procesos en la Transferencia documental ..................................................... 12
Figura 4. Preparacin para transferir documentacin .................................................... 15

NDICE DE TABLAS
Tabla 1. Transferencia de documentacin a los diferentes Archivos ............................. 13

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1. SERIE DOCUMENTAL
Se entiende por serie, al conjunto de unidades documentales de tipo homogneo, que
tratan de un mismo asunto o tema, y as ser reunidos y mantenidos por las
dependencias que correspondan. Dichas unidades pueden ser de clase simple (un slo
tipo documental) o compleja (tipos documentales diferentes).
Los escritos se relacionan en las Tablas de Retencin Documental porque:
Se vinculan con las mismas funciones y actividades.
Son los artculos de funciones y actividades.
Las series se caracterizan segn los siguientes elementos:

Es decir que para establecer una serie documental es fundamental tener en cuenta
los siguientes aspectos:

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Imagen 1. Ejemplo de registro de documentos en las

Tablas de Retencin Documental.

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2. IMPORTANCIA Y USO DE LAS SERIES Y SUBSERIES

DOCUMENTALES
En el Archivo de gestin es importante tener en cuenta que deben quedar las series y
subseries documentales reflejadas y codificadas en las Tablas de Retencin
Documental, de acuerdo al sistema que utilice la organizacin.
La principal clase de series se conoce como subserie documental, que es una
distribucin que se le realiza a algunas series segn el volumen de escritos y por tener
tipos documentales con material diferente a su estructura original.
Es entonces que las subseries documentales constituyen la asociacin de unidades
documentales que conforman una serie, el grado de escalafn y el reconocimiento de la
serie segn los tipos documentales. Por ejemplo el Expediente de contratacin,
contratos de gestin administrativa, expedientes de contratacin de suministros, entre
otros.

Imagen 2. Las series y subseries contribuyen a optimizar

procesos en una empresa.

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3. TIPOS DOCUMENTALES
Los tipos documentales son la unidad mnima donde se registra informacin, la cual
hace parte de una serie o subserie de una oficina o dependencia.
stos hacen mencin al tema que trata y a su estructura fsica. Algunos tipos
documentales que se utilizan son: actas, contratos y facturas.
Al establecer las series de documentos es importante crear categoras documentales
diferentes. La gran parte de los organismos disean una extensa variedad de
documentos, pero existen algunas clases comunes generales, que son las siguientes:

Figura 1. Tipos documentales en la Organizacin

Documental

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4.

CRITERIOS TCNICOS PARA LA ORGANIZACIN DE

ARCHIVOS DE GESTIN

Para la organizacin de los expedientes es importante que se realice en carpetas,

donde debe encontrarse el primer y el ltimo documento que se gener.
Para ello se debe conocer el proceso para ordenar las series, con el fin de un fcil
acceso a la documentacin.

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10

Figura 2. Criterios tcnicos para la organizacin de

archivos

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5. FOLIACIN
La foliacin es una tarea previa a cualquier empaste y proceso de descripcin, en
donde los documentos se deben clasificar, ordenar y depurar, para poder foliar todas
las unidades documentales de una serie, dentro de una unidad de conservacin o
carpeta, numerndola de manera consecutiva al extremo superior derecho de la hoja,
con un lpiz de mina negra y sin tachaduras.
La foliacin es importante realizarla a medida que se va creando y alimentando el
expediente, para as poder demostrar el desarrollo de los trmites.

Imagen 3. La Foliacin es una de los procesos

fundamentales en la Organizacin Documental.

Este proceso permite acceder de manera precisa a la informacin, como a diversos

instrumentos de control como formatos de control de prstamos, inventarios, TRD, as
como de consulta como guas o catlogos. Su aplicacin es esencial para las
transferencias.
Cabe anotar que no se deben foliar documentos en soportes distintos al papel
(casetes, discos digitales CDs, disquetes, videos, etc), pero s dejar constancia de su
existencia y de la Unidad documental a la que pertenecen.

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6. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Es el desplazamiento de documentos desde el Archivo de gestin central (o intermedio)
al permanente (o histrico), de acuerdo con las Tablas de Retencin Documental
aprobadas. Pues es all donde se destaca la responsabilidad del Archivo central en
liderar la administracin de documentos en cada entidad.
El proceso de Transferencia documental es importante porque permite desarrollar
varios procesos como:

Figura 3. Procesos en la Transferencia documental

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Este proceso se realiza teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, con la
periodicidad que establezcan las Tablas de Retencin Documental (T.R.D.) en cada
entidad, como se explica a continuacin:

Tabla 1. Transferencia de documentacin a los diferentes Archivos

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6.1. Requisitos para Efectuar Transferencias

Con el objetivo de realizar una transferencia de documentos de manera adecuada se
deben tener en cuenta los siguientes requisitos:
Comprobar que las carpetas estn identificadas, es decir, que indique la
dependencia, el cdigo y el nombre de la serie o subserie, fechas extremas y
empresa.
Recopilar las carpetas en cajas para transferencias, segn el orden de
inventario.
Reconocer las cajas.
Identificar que el embalaje se haga perfectamente.

6.2. Preparacin para Transferir la Documentacin

En esta etapa se debe procurar que los documentos de archivo queden libres de
grapas, clips, gomas, carpetas de plstico o cualquier otro elemento que pueda afectar
a su preservacin y conservacin. Es por eso que cada entidad, empresa u oficina
transferente debe cuadrar la documentacin siguiendo los siguientes pasos:

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15

Figura 4. Preparacin para transferir documentacin

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GLOSARIO
Casetes: Es un formato o medio donde se logra realizar grabaciones de sonido o video
de cinta magntica, permitiendo guardar informacin documental. Actualmente, se
encuentra sustituido por formatos de cinta de audio digital o compacto digital.
Disquetes: Es un disco flexible con un formato de almacenamiento antiguo para la
coyuntura, pues su escaso volumen de acumulacin en informacin han sido sustituidos
por las memorias USB que son pequeas y porttiles.
Los disquetes se encuentran constituidos por una fraccin circular de material
magntico, fino y elstico (de ah su denominacin) encerrada en una carcasa de
plstico, cuadrada o rectangular. Los disquetes se leen y se escriben mediante un
dispositivo llamado disquetera.
Foliar: Es el proceso de numerar ordenadamente las pginas de un documento.
Inventario: Es el registro documental de los estrictos, actas, expedientes y dems
documentos pertenecientes a una organizacin.
Referencia Cruzada: Es una tcnica de uso archivstico que permite archivar
documentos de acuerdo a varios denominaciones, logrando hacer alusin a un
elemento que se encuentra en otra parte o lugar de un documento o escrito.
Sistema de control: Es aquel sistema utilizado para el rastreo y control de la
documentacin que se manipule, segn las funciones de revisin deseadas. Adems,
Permite seleccionar una opcin de almacenamiento de documentos estableciendo un
tipo de interfaz de usuario para un mejor manejo de la documentacin.
Tramite: Es la tarea que se efecta para conseguir un resultado.
Unidades de conservacin: Es el lugar en donde se desarrolla la gestin,
administracin y ejecucin de los diversos procesos de conservacin que se deben
implementar en el archivo documental, para la preservacin en el tiempo de los
documentos.

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17

BIBLIOGRAFA
Congreso Nacional de la Repblica de Colombia. (2000, 14 de Julio). Ley General de
Archivos.

Men

18

WEB GRAFA
Universidad de la Republica, Uruguay (s.a.) Organizacin y Control de Documentos
Administrativos.
Series
y
tipos
de
documentos.
http://www.irmt.org/documents/educ_training/spanish/IRMT_Perspectiva_Archivistica_II.
pdf, Consultado el 18 de Diciembre de 2013.

Universidad
de
la
Salle.
(2008)
Transferencias
documentales.
http://www.slideshare.net/archivossenacdb/transferencias-documentales-13476122,
consultado el 20 de Diciembre de 2013

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IMGENES
Imagen
1.
(s.n.)
Serie
documental.
http://www.unisalle.edu.co/archivo/images/cuadro_clas_doc.gif

Tomada

Imagen
2.
(s.n.)
Series
y
sudseries
documentales.
http://www.unisalle.edu.co/archivo/images/cuadro_clas_doc_2.gif

de

Tomada

Imagen 3. (s.n.) Foliacin en Unidad documental. Tomada de http://4.bp.blogspot.com/Bb7XQppxu90/UQ8eKOg8m0I/AAAAAAAAABU/ergj-Zlcn9M/s1600/FOLIACION2.png

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CRDITOS
Lderes del Proyecto
Carlos Fernando Cometa Horta
Juan Pablo Vale Echeverry
Lder de Lnea
Julin Andrs Mora Gmez

Expertos Temticos
Sandra Milena Montoya Lpez
Eliana Del Pilar Ospina Castaeda
Asesora Pedaggica
Yiced Pulido Cabezas

Editora
Luisa Fernanda Boada Tllez

Equipo de Diseo
Lina Marcela Garca Lpez
Dalys Ortegn Caicedo
Nazly Mara Victoria Daz Vera
Yisell Noraya Buitrago Rodrguez
Liam Pamela Hermida Garca

Equipo de Programacin
Luis Fernando Amrtegui Garca
Charles Richar Torres Moreno
Carlos Andrs Orjuela Lasso
Sergio Alejandro Camacho Hernndez

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