QUE ES UN PROYECTO?

Es una secuencia bien definida de eventos con un principio y un final, dirigidos

a alcanzar un objetivo claro y realizados por personas dentro deunos
parmetros establecidos, tales como tiempo, costo, recursos ycalidad.

GESTION DE PROYECTOS
La gestin de proyectos es la disciplina del planeamiento, la organizacin, la
motivacin, y el control de los recursos con el propsito de alcanzar uno o
varios objetivos. Un proyecto es un emprendimiento temporal diseado a
producir un nico producto, servicio o resultado con un principio y un final
definidos (normalmente limitado en tiempo, en costos y/o entregables que es
emprendido para alcanzar objetivos nicos y que dar lugar a un cambio
positivo o agregar valor.
La naturaleza temporal de los proyectos se contrapone con las operaciones
normales de cualquier organizacin, las cuales son actividades funcionales
repetitivas, permanentes o semi-permantentes que hacen a los productos o al
servicio. En la prctica, la gestin de estos dos sistemas suelen ser muy
distintos, y requieren el desarrollo de habilidades tcnicas y gestin de
estrategias diferentes.
El primer desafo para la gestin de proyectos es alcanzar la meta del proyecto,
y los objetivos dentro de las limitantes conocidas. Las limitantes o restricciones
primarias son el alcance, el tiempo, la calidad y el presupuesto. El desafo
secundario, y el ms ambicioso de todos, es optimizar la asignacin de
recursos de las entradas necesarias e integrarlas para alcanzar los objetivos
predefinidos. Existen muchos ms limitantes que dependen de la naturaleza del
proyecto, de seguridad, relacionadas con el medio ambiente, relacionados con
la oportunidad de negocio y otras muchas de tipo estratgico de compaa.
El xito de un proyecto se corresponde con la consecucin de los objetivos de
plazos, coste, tiempo, calidad o alcance y otros dentro de la estrategia de la
compaa.

EVALUACION DE PROYECTOS
La evaluacin de proyectos es un proceso por el cual se determina el
establecimiento de cambios generados por un proyecto a partir de la

comparacin entre el estado actual y el estado previsto en su planificacin. Es

decir, se intenta conocer qu tanto un proyecto ha logrado cumplir sus objetivos
o bien qu tanta capacidad poseera para cumplirlos.
En una evaluacin de proyectos siempre se produce informacin para la toma
de decisiones, por lo cual tambin se le puede considerar como una actividad
orientada a mejorar la eficacia de los proyectos en relacin con sus fines,
adems de promover mayor eficiencia en la asignacin de recursos.2 En este
sentido, cabe precisar que la evaluacin no es un fin en s misma, ms bien es
un medio para optimizar la gestin de los proyectos.

INTRODUCCIN A LA GERENCIA DE PROYECTOS CARACTERSTICAS

ORGANIZACIONALES
Estructura
Jerarquas
Toma de Decisiones Niveles de Autoridad
Cultura Corporativa Valores
Grado de Madurez OrganizacionalGrado de Globalizacin
EQUIPO HUMANO DEL PROYECTO
Gerente
Patrocinador
Usuarios
Lideres funcionales
Equipo tcnicoContratistas
ASPECTOS FUNDAMENTALES DE LA METODOLOGA
Gerencia de proyectos es la aplicacin de conocimiento, habilidades,
herramientas y tcnicas a las actividades de un proyecto para alcanzar los
requerimientos del mismo Ya sean econmico o beneficios para una
comunidad en general
REAS DE CONOCIMIENTO DE LA GESTIN DE PROYECTOS Y LOS
Gestin de Integracin
Proyecto
1. Desarrollo del Plan del Proyecto
2. Ejecucin del Plan de Proyecto
3. Control General del Cambio ro Gestin de Alcance de Gestin de Alcance
del
Alcance d PROCESO DE GESTIN DE PROYECTOS el
1. Iniciacin
2. Planeacin del Alcance
3. Definicin del Alcance
4. Verificacin del Alcance
5. Control del cambio del Alcance

DESTREZAS CLAVES PARA GERENCIAR UN PROYECTO

Destrezas de Gerencia en General
Liderazgo
Comunicacin
Negociacin
Solucin de Problemas
Influenciar la Organizacin
INVOLUCRADOS DEL PROYECTO
Administrar las expectativas de los involucrados puede ser muy difcil ya que
ellos a menudo tienen objetivos muy diferentes que pueden estar en conflicto
Encontrar una solucin apropiada a tales diferencias puede ser uno de los
mayores retos de la gerencia de proyectos
INFLUENCIAS ORGANIZACIONALES
La cultura de las organizaciones a menudo tiene una influencia directa en el
proyecto. La estructura de las organizaciones a menudo limita la
disponibilidad o los trminos bajo los cuales los recursos se facilitan al proyecto
CONCLUSIN
Las competencias que deben reunir los lderes y los equipos, para gerencia
proyectos, se deben enmarcar dentro del contexto de cada organizacin y son
nicas en cuanto a cultura, valores, relaciones, formas de trabajo en equipo y
madurez corporativa. Fijando siempre los siguientes parmetros
Fijacin del objetivo del proyecto
Definicin de tareas y tiempo requerido para su desarrollo
Definicin de hitos
Definicin de recursos
Ruta crtica
FIJACIN DEL OBJETIVO DEL PROYECTO
Cuando se encuentre a punto de comenzar un proyecto, empiece sus
preparativos con la determinacin del objetivo del proyecto. Sea tan especfico
como pueda. Clarifique el alcance o extensin, las personas o grupos
afectados y el marco temporal
DEFINICIN DE TAREAS Y TIEMPO
Pasos requeridos para completar un proyecto Las tareas se llevan a cabo en
una secuencia determinada por la naturaleza del proyecto, algunas
secuencialmente otras en forma paralela Cada tarea requiere un tiempo
duracin

DEFINICIN DE TAREAS Y TIEMPO

La lista de tareas y el tiempo necesario para su realizacin es denominada
EL PLAN DEL PROYECTO

DEFINICIN DE HITOS
Los HITOS representan un evento o condicin que marcan la finalizacin de un
grupo de tareas relacionadas o la finalizacin de una fase del proyecto
DEFINICIN DE RECURSOS
Para llevar a cabo las tareas se necesitan Recursos los cuales pueden incluir
personas, equipos y facilidades especiales. Considere la disponibilidad de los
recursos y su costo, para ser cargados al proyecto Ahora que ya tiene definidas
las tareas, los hitos y los recursos debe determinar las tareas crticas
DEFINICIN DE RUTA CRTICA
Las tareas crticas son aquellas, que si se retrasan, harn que se retrase la
finalizacin del proyecto. Por ello determine claramente cules son Los
cambios en las tareas que no pertenezcan a la ruta crtica no provocaran un
cambio en la fecha de finalizacin del proyecto
REFINAMIENTO DEL PLAN
Determine informacin adicional de los recursos y tareas En cuanto al proyecto
responda:
1. Tiene su proyecto un presupuesto u otras restricciones que deban ser
controladas
2. Quien necesita conocer el estado del proyecto
3. Que tan flexibles son los plazos y cuales las consecuencias de retrasarse en
ellos
Metodologa General Ajustada, MGA
Los proyectos son documentos que simulan las condiciones de la produccin
de bienes y servicios; por lo tanto para llevarlo a cabo, es preciso realizar la
totalidad de las actividades previstas, dado que ejecutar solo una parte de ellas
implica la no generacin de los beneficios planteados inicialmente en el
proyecto, lo que en consecuencia significa que se han desperdiciado recursos.
As, un proyecto inconcluso presenta un gran costo para el pas pues implica
por un lado la prdida del uso racional del recurso, adicionalmente no genera
beneficios y finalmente significa un retraso sustancial de la rentabilidad
financiera, econmica y social de los proyectos. La formulacin de un proyecto,
parte de la identificacin de un problema o necesidad, donde se establece qu

tipos de bienes y servicios son necesarios producir e implementar para

solucionarlo. La identificacin debe incluir un estudio de oferta y/o demanda del
bien o servicio que se desea producir, con el fin de determinar la cantidad que
se demanda actualmente y que no se est produciendo. Paso seguido, los
proyectos entran en los perodos de inversin y operacin o vida til del
proyecto. El primero se desarrolla en un lapso de tiempo determinado de
antemano y generalmente concluye con un producto o con los elementos
necesarios para la prestacin de un servicio.
La operacin del proyecto, inicia con la obtencin de los beneficios, objeto
mismo del proyecto; esta fase est asociada con costos anuales que permiten
su funcionamiento. En algunos casos el perodo de inversin puede coincidir
con la operacin del proyecto, por ejemplo: proyectos de medio ambiente,
investigacin, estudios, capacitacin, etc.
Teniendo en cuenta lo anterior, la Metodologa General Ajustada es una
herramienta patrn para la adecuada formulacin, evaluacin y programacin
de todo tipo de proyectos, desde los menos exigentes en informacin a nivel de
perfil hasta los ms elaborados a nivel de factibilidad.
DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIN SUBDIRECCIN DE
PROYECTOS E INFORMACIN PARA LA INVERSIN PBLICA MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS 8 Convenciones:
C = Completo

I = Incompleto

V = Vaco

La Metodologa de identificacin, preparacin y evaluacin de proyectos es

necesaria para evaluar aquellos proyectos que compitan por fondos del
Presupuesto de Inversin Pblica
La Metodologa estudia las diferentes alternativas planteadas frente a un
mismo problema para finalmente elegir la mejor. Este anlisis se centra en
estudiar, entre otros: la generacin de empleo, la conveniencia de una u otra
tecnologa, el tamao del proyecto, la localizacin ptima, poblacin
beneficiada, impacto ambiental.
Para alejar la mejor alternativa se deben calcular los ingresos y/o beneficios y
el costo total de cada una de ellas; los primeros estn asociados a la etapa de
operacin del proyecto, mientras que dentro de los segundos se deben incluir
los costos: de pre inversin, inversin y operacin y mantenimiento, adems de
los costos de reinversiones futuras necesarias para obtener los resultados
previstos con el proyecto.
La informacin requerida corresponde al nivel de perfil, la cual es de origen
secundario sustentada en estudios y documentos. Los proyectos de los
programas de inversin pblica deben ser registrados, formulados y evaluados
en el Manual Metodolgico General para la Identificacin, Preparacin y
Evaluacin de Proyectos. Es importante sealar que esta metodologa est
estructurada por patrones uniformes de Identificacin, Preparacin y
Evaluacin, al igual que la Metodologa General Ajustada, para permitir una
homogeneizacin de los conceptos y criterios necesarios tanto para la
elaboracin y evaluacin de proyectos como para la de proyectos madre

Cmo se formula un proyecto

de inversin?

Una va sencilla pero cuidadosa para formular un proyecto de inversin considera los siguientes aspectos:
1. Anlisis de actores. Consiste en identificar a los actores involucrados, los
intereses y expectativas, con el propsito de aprovechar y potenciar el apoyo
de stos cuando sus intereses son coincidentes o complementarios al proyecto
y disminuir la oposicin de personas y grupos con intereses opuestos al
proyecto.
2. Anlisis del problema. Incluye la identificacin del problema, sus efectos,
las causas que lo generan y los medios que contribuirn a su solucin.
3. Cmo se formulan las alternativas? Un problema puede solucionarse de
diversas maneras. Es necesario identificar las alternativas y valorarlas de
acuerdo a su factibilidad tcnica, econmica, social y ambiental.
4. Evaluacin de las alternativas y seleccin de la opcin ptima. Una vez
identificadas las alternativas de solucin se deben evaluar los costos y
beneficios que generan, adems de su viabilidad tcnica, poltico social,
ambiental y econmica a fin de determinar cul de ellas es ptima.
1. Anlisis de actores.
Al formular un proyecto es indispensable identificar y analizar los intereses y
expectativas de los actores y grupos afectados, involucrados o interesados en
ste. Sus intereses pueden ser coincidentes, complementarios o antagnicos.
Aprovechar y potenciar el apoyo de los involucrados con intereses coincidentes
o complementarios al proyecto es fundamental. Adems, conocer a detalle a
los involucrados/interesados, ayuda a disminuir la oposicin y conseguir el
apoyo de los indiferentes
2. Anlisis del problema
El punto ms importante para formular, preparar y evaluar un proyecto es
identificar correctamente el problema. Ello constituye el primer paso para
mejorar la situacin actual. Lo ms comn es que se conozcan los efectos de
un problema (sntomas), pero rara vez existe un diagnstico que identifique sus
causas.
El error ms comn es aqul en que confundimos un problema con la ausencia de infraestructura, equipamiento o servicios; no es lo mismo decir falta
un hospital, que existen altas tasas de mujeres con problemas ginecoobsttricos en un lugar especfico (problema). En este caso, no se propone
directamente construir un hospital, sino encontrar y valorar diversas estrategias
para disminuir las altas tasas de problemas gineco-obsttricos.
Un proyecto que se disee enfocndose en las causas directas e indirectas de
un problema, tendr mayores impactos y de ms largo plazo. Para la
identificacin del problema central, sus causas y efectos existen distintas
herramientas o mtodos. La presente Gua propone usar las herramientas del
Marco Lgico, entre ellas, el rbol de problemas.

Enseguida se presenta un ejemplo que muestra cmo formular un proyecto de

inversin pblica, a partir de la identificacin de un problema, sus causas y
efectos.

rbol de problemas

Este mtodo se conoce as ya que asemeja a un rbol donde las races son las
causas, el tronco es el problema central y las ramas son los efectos del
problema. Para elaborar el rbol de problemas se requiere:

1. Identificar los principales problemas de la situacin actual (lluvia de

ideas)
2. Identificacin del problema central
3. Anotar las causas del problema central (races)
4. Anotar los efectos provocados por el problema central (ramas)
5. Elaborar un esquema que muestre las relaciones causa - efecto en forma
de un rbol.
6. Formular en pocas palabras el problema central (tronco)
7. Verificar la lgica causal del esquema completo (direccionalidad

Entes de Control en Colombia

Control fiscal
"Contralora General de la Repblica (CGR): es el mximo rgano de control
fiscal del Estado. Como tal, tiene la misin de procurar el buen uso de los
recursos y bienes pblicos y contribuir a la modernizacin del Estado, mediante
acciones de mejoramiento continuo en las distintas entidades pblicas.
La Constitucin Poltica de 1991, en su artculo 267, establece que: "El control
fiscal es una funcin pblica que ejercer la Contralora General de la
Repblica, la cual vigila la gestin fiscal de la administracin y de los
particulares o entidades que manejan fondos o bienes de la Nacin".
En la Carta Poltica, el control fiscal a la gestin pblica pas de ser previo y
perceptivo, a posterior y selectivo. No obstante, el nuevo enfoque del control
permite la aplicacin de un control de advertencia o de prevencin, para que el
administrador pblico conozca en tiempo real las inconsistencias detectadas
por la Contralora y, mediante la aplicacin de un control de correccin, proceda
a subsanarlas, con lo cual lograremos entidades ms eficientes y eficaces,
cumpliendo con el fin ltimo del control que es el mejoramiento continuo de las
entidades pblicas"

Control disciplinario
Procuradura General de la Nacin (PGN): La Procuradura General de la
Nacin es la Entidad que representa a los ciudadanos ante el Estado.
Su obligacin velar por el correcto ejercicio de las funciones encomendadas en
la Constitucin y la Ley a servidores pblicos y lo hace a travs de sus tres
funciones misionales principales:

Control penal

Fiscala General de la Nacin: ejercer el control ante las acciones u

omisiones por parte de los funcionarios del estado, y cuya conducta adems a
lo disciplinario, infrinja al Cdigo Penal.
Conductas relacionadas con la funcin pblica tales como el enriquecimiento
ilcito, irregularidades en contratacin, abusos de autoridad, trfico de

influencias, apropiacin indebida de bienes del estado, solicitud de ddivas por

omitir o hacer un acto propio de sus funciones entre otras.

Contadura General de la Nacin: Unidad Administrativa Especial adscrita al

Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico, y encargada de "Llevar la
Contabilidad General de la Nacin, para lo cual expedir las normas de
reconocimiento, registro y revelacin de la informacin de los organismos del
sector central nacional" como una de sus funciones.