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PRESENTACIN
La Organizacin Documental es un proceso que busca mejorar la calidad dentro de las
empresas. Por ende, se encuentra inmersa tanto la comunicacin interna como la
externa, siendo stas una parte fundamental para llegar a generar informacin
elemental en la competitividad de la institucin.
Resultado de Aprendizaje:
Clasificar los documentos de archivo aplicando los principios archivsticos y la
legislacin vigente.
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TABLA DE CONTENIDO
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TABLA DE FIGURAS
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1. DEFINICIN DE ORGANIZACIN
Se puede entender por organizacin como el proceso donde se desarrolla un conjunto
de gestiones orientadas hacia la clasificacin y descripcin de documentos en una
empresa o institucin, sea pblica o privada; siendo ste el eje fundamental de los
mtodos archivsticos.
Por consiguiente, dicho proceso permite la integracin de la gestin documental, la
cual se encarga de ubicar de manera fsica los documentos segn las relativas series y
subseries, a partir del orden preliminarmente establecido.
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2.1. Archivo
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3.2.3. Foliacin
Es el proceso de marcar o enumerar cada uno de los documentos de las series y
subseries documentales, advirtiendo para ello la numeracin de los folios en la parte
superior derecha. La Ordenacin de documentos en sus expedientes o folios, sirven de
antecedente y fundamento en la gestin administrativa.
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Revisar las relaciones entre las unidades documentales (series, subseries y tipos
documentales).
Conformar y abrir expedientes
Reconocer los expedientes
Aplicar el sistema de ordenamiento acordado, ubicando los expedientes en el
orden respectivo.
Foliacin
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stos pueden ser creados por la misma entidad o de otra, pero no forman parte de
las series documentales de las instituciones ni se trasladan al Archivo Central, por ser
de carcter externo.
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Aunque los documentos son organizados por reas, podran surgir algunos documentos
que no se logran colocar dentro de las series y subseries. Estos son los que forman los
documentos de apoyo de forma general, teniendo como finalidad de servir de soporte a
la gestin.
Los documentos de apoyo se organizan en orden alfabtico y luego de efectuar su
funcin, el encargado del rea los elimina, apoyado por personal delegado, dejando
constancia soportada.
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4. DESCRIPCIN DOCUMENTAL
Es el proceso de investigacin y estudio de los documentos de archivo para realizar su
identificacin, delimitacin y recuperacin, para algn trmite posterior.
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5. PRINCIPIOS ARCHIVSTICOS
Segn lo establecido por la Ley General de Archivo, en la conformacin de carcter
fundamental de los archivos pblicos y privados, el Estado est encargado de la
creacin, preservacin, organizacin y control de los documentos y registros, segn los
principios de procedencia, orden original y normatividad archivstica.
Por lo tanto, una clasificacin perfectamente fundamentada, debe apoyarse en la
implementacin del principio de orden original y de procedencia para reconocer las
categoras y grupos que evidencia la estructura jerrquica del fondo; as como el
reconocimiento de las funciones delegadas a las oficinas y los asuntos que stas
tramitan.
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GLOSARIO
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BIBLIOGRAFA
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WEB GRAFA
Universidad Surcolombiana. (s.a.) Gua para la Organizacin de los Archivos de
Gestin. Tomado de
http://www.usco.edu.co/archivosUsuarios/12/archivo_central/3.%20GUIA%20PARA%20
LA%20ORGANIZACION%20DE%20LOS%20ARCHIVOS%20DE%20GESTION.pdf
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IMGENES
Imagen 1. (s.n.) Aplicacin de la Organizacin Documental.
http://www.cycnetwork.com/images/cabeceradocumental.jpg
Tomada
de
Tomada
de
Imagen
4.
(s.n.)
La
clasificacin
documental.
Tomada
de
http://www.safetydoc.es/blog/wp-content/uploads/2011/08/digitalizacion-de-archivos.jpg
Imagen 5. SENA. 2014. Documentos de Archivo.
Imagen 6. (s.n.) Ordenar los documentos en series y subseries.
http://www.archivonorma.com/files/distinguir-series-documentales.jpg
Tomada de
Tomada
de
Tomada
de
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Imagen
15.
(s.n.)
Principio
de
Orden
original.
http://casus.usal.es/blog/sociocom/files/2013/03/Archivo.png
Tomada
de:
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CRDITOS
Lderes del Proyecto
Carlos Fernando Cometa Horta
Juan Pablo Vale Echeverry
Lder de Lnea
Julin Andrs Mora Gmez
Expertos Temticos
Sandra Milena Montoya Lpez
Eliana Del Pilar Ospina Castaeda
Asesora Pedaggica
Yiced Pulido Cabezas
Editora
Luisa Fernanda Boada Tllez
Equipo de Diseo
Lina Marcela Garca Lpez
Dalys Ortegn Caicedo
Nazly Mara Victoria Daz Vera
Yisell Noraya Buitrago Rodrguez
Liam Pamela Hermida Garca
Equipo de Programacin
Luis Fernando Amrtegui Garca
Charles Richar Torres Moreno
Carlos Andrs Orjuela Lasso
Sergio Alejandro Camacho Hernndez
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