Gelmema 004 Versi N 3.0

GELMEMA-004 MANUAL DE PARAMETRIZACIN DOCUMENTAL
SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD

MONITOREO Y EVALUACIN
Repblica de Colombia - Derechos Reservados
Bogot, D.C., Octubre de 2008
GELMEMA-004 MANUAL DE
PARAMETRIZACIN DOCUMENTAL
FORMATO PRELIMINAR AL DOCUMENTO

Ttulo:
MANUAL DE PARAMETRIZACIN DOCUMENTAL.
Fecha elaboracin
aaaa-mm-dd:
2007-10-21
Sumario:
Conjunto de criterios o parmetros para la elaboracin de documentos

generados por procesos y actividades del Programa Agenda de Conectividad,
en el marco del Sistema de Gestin de Calidad.
Palabras Claves:
Documento, Plantillas, Formatos, Comunicaciones Internas.
Formato:
DOC
Dependencia:
Ministerio de Comunicaciones: Programa Agenda de Conectividad. Estrategia

de Gobierno en lnea.
Cdigo:
GELMEMA-004
Categora:
Estndares
Autor (es):
Carmen Cecilia Henao Espinosa
Revis:
Eliecer Vanegas Murcia
Aprob:
Eliecer Vanegas Murcia
Informacin
Adicional:
No disponible.
Ubicacin:
Lenguaje:
Versin:
Espaol
3.0
Estado:
Generado.
Firmas:
El archivo magntico asociado al documento est localizado en est

localizado en la pgina del Programa Agenda de Conectividad:
programa.gobiernoenlinea.gov.co/Documentos/SistemadeGestiondeCalidad/Monitoreo
yEvaluacin/GELMEMA-004.
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSI
N
1.0
2.0
3.0
FECHA
RESPONSABLE
2007-10-21
2008-04-07
Elicer Vanegas Murcia

2008-10-07
DESCRIPCIN
Creacin del documento.
Elaboracin de ajustes al documento y plantillas.
Ajustes a las plantillas de acuerdo con el Manual de
Identidad Institucional del Programa
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TABLA DE CONTENIDO
DERECHOS DE AUTOR....................................................................................................8
CRDITOS.......................................................................................................................9
1.
AUDIENCIA...........................................................................................................10
2.
INTRODUCCIN...................................................................................................11
3.
ESPECIFICACIONES GENERALES DOCUMENTOS FSICOS..................................12
3.1 PAPEL
12
3.2. FUENTE
12
3.3. ENCABEZADO Y PI DE PGINA
12
3.4. REDACCIN
13
3.5. PUNTUACIN
13
3.6. MRGENES
13
3.7. NUMERACIN
14
3.8. OTRAS ESPECIFICACIONES
14
3.9. CODIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS
15
3.10. MATRIZ DE RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES EN LA DOCUMENTACIN DEL
16
3.11. PIRMIDE DE ESTRUCTURA DOCUMENTAL
16
3.11.1.
Manual
17
3.11.2.
Procedimiento
17
3.11.3.
Registro
17
3.11.4.
Formato
17
3.11.5.
Documentos
17
4.
4.1
4.1.1
4.1.2
ESPECIFICACIONES GENERALES DOCUMENTOS DIGITALES..............................19

DILIGENCIAMIENTO DE LOS MENSAJES POR CORREO ELECTRNICO
19
Asunto
19
Firma en correos electrnicos
19
5.
DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DE APOYO......................................................20
5.1. CARTA U OFICIO
20
5.1.1. Definicin
21
5.1.2. rea de Difusin
21
5.1.3. Facultad para firmar Oficios o Cartas
21
5.1.4. Partes de la Carta u Oficio
21
5.2. CUBIERTA DE FAX
23
5.2.1. Definicin
24
Pgina 4 de 85
5.2.2. Partes de la cubierta de Fax
5.3. MEMORANDO
5.3.1. Definicin
5.3.2. rea de Difusin
5.3.3. Facultad para firmar Memorandos
5.3.4. Partes de un Memorando
5.3.5. Clases de Memorando
5.4. AYUDA DE MEMORIA
5.4.1. Definicin
5.4.2. Partes de la ayuda de memoria
5.4.3. Observaciones
5.5. ACTAS DE REUNIN
5.5.1. Definicin
5.5.2. Partes del acta de reunin
5.5.3. Estaciones o momentos de la sesin
5.6. INFORMES
5.6.1. Informe Ordinario o de Actividades
5.6.1.1. Definicin
5.6.1.2. rea de Difusin
5.6.1.3. Partes del Informe de Actividades
5.6.2. Informe Extraordinario
5.6.2.1. Definicin
5.6.2.3. Partes del Informe Extraordinario
5.6.3. Informe Tcnico
5.6.3.1. Definicin
5.6.3.3. Partes del Informe Tcnico
5.7. NOTA INTERNA O REMISORIA
5.7.1. Definicin
5.7.2. Partes de la Nota Interna
5.8. PRESENTACIN INSTITUCIONAL EN POWER POINT
5.8.1. Definicin
5.8.2. Partes de la Presentacin
24
25
26
26
26
26
27
28
29
29
30
31
31
31
32
34
34
39
39
39
42
42
42
42
42
42
42
42
44
44
44
46
48
48
6.
DOCUMENTOS BASE DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD.............................49
6.1. MANUAL O DOCUMENTO
49
6.1.1. Definicin
62
6.1.2. Consideraciones Generales
62
6.1.3. Partes que componen un Manual
62
6.2. CARACTERIZACIN
66
6.2.1. Definicin
66
6.2.2. Partes que componen una Caracterizacin
67
6.3. PROCEDIMIENTOS
70
6.3.1. Formato Vertical
70
6.3.2. Formato Horizontal
72
6.3.3. Definicin
73
Pgina 5 de 85
73
77
77
77
6.3.4. Elementos de los Procedimientos

6.4. FORMATO
6.4.1. Definicin
6.4.2. Elementos de un Formato
7.
TERMINOLOGA....................................................................................................79
8.
CONCLUSIONES...................................................................................................83
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LISTA DE FIGURAS Y TABLAS

Figura 1. Codificacin de documentos
Figura 2. Pirmide documental
Figura 3. Plantilla Carta
Figura 4. Plantilla Cubierta de Fax
Figura 5. Plantilla Memorando
Figura 6. Plantilla Ayuda de Memoria
Figura 7. Plantilla Portada Informe Ordinario
Figura 8. Plantilla Formato Preliminar al documento Informe Ordinario
Figura 9. Plantilla Tabla de Contenido Informe Ordinario
Figura 10. Plantilla Introduccin Informe Ordinario
Figura 11. Plantilla Relacin de actividades adelantadas Informe Ordinario
Figura 12. Plantilla Nota Interna o Remisoria
Figura 13. Plantilla Portada Presentacin
Figura 14. Plantilla Desarrollo Contenido Presentacin
Figura 15. Plantilla Desarrollo Grfica - Presentacin
Figura 16. Plantilla Desarrollo Contenido 2 Presentacin
Figura 17. Plantilla Portada Manual o Documento
Figura 18. Plantilla Formato Preliminar al documento Manual o Documento
Figura 19. Plantilla Control de Cambios Manual o Documento
Figura 20. Plantilla Tabla de Contenido Manual o Documento
Figura 21. Plantilla Lista de Figuras Manual o Documento
Figura 22. Plantilla Derechos de Autor Manual o Documento
Figura 23. Plantilla Crditos Manual o Documento
Figura 24. Plantilla Audiencia Manual o Documento
Figura 25. Plantilla Introduccin Manual o Documento
Figura 26. Plantilla Desarrollo del Documento Manual o Documento
Figura 27. Plantilla Terminologa Manual o Documento
Figura 28. Plantilla Conclusiones Manual o Documento
Figura 29. Plantilla Apndices Manual o Documento
Figura 30. Plantilla Caracterizacin
Figura 31. Plantilla Portada Vertical - Procedimiento
Figura 32. Plantilla Descripcin de Actividades Vertical - Procedimiento
Figura 33. Plantilla Portada Horizontal - Procedimiento
Figura 34. Plantilla Descripcin de Actividades Horizontal - Procedimiento
Figura 35. Plantilla Formato
15
18
20
23
25
28
34
35
36
37
38
44
46
46
47
47
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50
51
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53
54
55
56
57
58
59
60
61
66
70
71
72
73
77
Tabla 1. Criterios de codificacin de acuerdo al proceso y el tipo de documento

15
Tabla 2. Matriz de Responsabilidades y Autoridades en la documentacin del Sistema de Gestin de la
Calidad
16
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DERECHOS DE AUTOR
menos que se indique de forma contraria, el copyright (traducido literalmente como

derecho de copia y que, por lo general, comprende la parte patrimonial de los derechos de
autor) del texto incluido en este documento es del Gobierno de la Repblica de Colombia.
Se puede reproducir gratuitamente en cualquier formato o medio sin requerir un permiso expreso
para ello, bajo las siguientes condiciones:
El texto particular no se ha indicado como excluido y por lo tanto no puede ser copiado o
distribuido.
La copia no se hace con el fin de ser distribuida comercialmente.
Los materiales se deben reproducir exactamente y no se deben utilizar en un contexto

engaoso.
Las copias sern acompaadas por las palabras "copiado/distribuido con permiso de la
Repblica de Colombia. Todos los derechos reservados.
El ttulo del documento debe ser incluido al ser reproducido como parte de otra publicacin
o servicio.
Si se desea copiar o distribuir el documento con otros propsitos, debe solicitar el permiso
entrando en contacto con el Programa Agenda de Conectividad del Ministerio de Comunicaciones
de la Repblica de Colombia.
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CRDITOS
entro del marco de documentacin e implementacin del Sistema de Gestin de Calidad

en el Programa Agenda de Conectividad, se han generado un conjunto de criterios de
estandarizacin para la elaboracin y presentacin de documentos, resultado de un
trabajo conjunto realizado con la asesora de la firma consultora Bureau Veritas Colombia, el
equipo de trabajo del rea de Monitoreo y Evaluacin y las dems reas del Programa.
As mismo, se consideraron para el contenido de este Manual los siguientes elementos ajustados
al Programa Agenda de Conectividad:
-
Ley 594 de 2000 expedida por el Congreso de la Repblica y por medio de la cual se dicta
la Ley General de Archivos y otras disposiciones.
Gua para la implementacin de un Programa de Gestin Documental, elaborado por el

Archivo General de la Nacin en el cual se busca dotar a las entidades pblicas y privadas
que presten servicios pblicos de un instrumento que describe los procesos y
procedimientos de un Programa de Gestin Documental (PGD).
Acuerdo N 027 de 2006, por el cual se modifica el acuerdo N 07 del 29 de junio de 1994,
donde el Consejo Directivo del Archivo General de la Nacin de Colombia, actualiza el
Reglamento General de Archivos en su artculo 67 y en lo correspondiente al uso del
Glosario.
Normas expedidas por el Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y Certificacin ICONTEC, para la elaboracin, presentacin, y manejo de documentos, entre las que se
encuentran:
o INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS Y CERTIFICACIN.
Documentacin. Presentacin de tesis, trabajos de grado y otros trabajos de
investigacin. Bogot: ICONTEC, 1996. 132 p. (NTC 1486)
o INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS Y CERTIFICACIN.
Documentacin. Gua para numeracin de divisiones y subdivisiones en
documentos escritos. Bogot: ICONTEC, 1994. 132 p. (NTC 1075)
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1. AUDIENCIA
ste documento est dirigido a los consultores del Programa Agenda de Conectividad, como
un insumo que contiene informacin mediante el cual, de manera prctica y organizada,
orienta la elaboracin y presentacin de documentos, mediante la utilizacin de plantillas y
formatos con su correspondientes instrucciones de diligenciamiento y aspectos relevantes que
deben ser tenidos en cuenta.
Aplicable a documentos internos, externos y los generados dentro del Sistema de Gestin de
Calidad.
El manual fuera de ser una herramienta de estandarizacin al interior del Programa, permite
fortalecer la imagen institucional con entregables de alta calidad destinados a clientes externos
como internos.
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2. INTRODUCCIN
l presente documento es generado por el rea de Monitoreo y Evaluacin, segn lo

definido por el Sistema de Gestin de Calidad implementado en el Programa Agenda de
Conectividad, y pretende unificar criterios y definir pautas para la elaboracin y
presentacin de los documentos que se generan en el Programa, convirtindose en un
herramienta que permita continuar con el proceso de normalizacin documental.
Metodolgicamente el manual se encuentra orientado en dos partes: la primera consiste en los
formatos de apoyo administrativo para la elaboracin de documentos y en la segunda seccin se
incluyen aquellos formatos y plantillas base del Sistema de Gestin de Calidad.
Para lo anterior, dentro del Manual de Calidad del Programa, se define una codificacin especfica
a travs de la pirmide documental aplicada de acuerdo con las condiciones, caractersticas y
necesidades especficas del Programa, y el cual permite que se identifiquen todos los
documentos que son generados.
En el sitio Web http://programa.gobiernoenlinea.gov.co en el link de Documentos - Sistema de
Gestin de Calidad, se encuentran disponibles las plantillas y formatos que se relacionan en el
cuerpo del documento.
Las normas establecidas en el presente manual, ajustadas a los requerimientos del Programa
buscan contribuir al mejoramiento de su gestin, respondiendo a las necesidades y objetivos
actuales, adems de fortalecer la proyeccin de una imagen corporativa unificada.
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3. ESPECIFICACIONES GENERALES DOCUMENTOS FSICOS
e describen algunas especificaciones generales para la generacin de documentos fsicos,

donde se aplica una mayor normalizacin, coherencia en el desarrollo y utilizacin del
material impreso, permitiendo mediante la aplicacin de estos formatos estndar el ahorro y
facilidad en la comunicacin tanto interna como externa.
3.1
PAPEL
Su color, opacidad y calidad deben facilitar la impresin, la lectura y la reproduccin del

documento. Se utiliza generalmente tamao carta y por una sola cara de la hoja, a regln o
interlineado sencillo.
Existen algunas excepciones en el caso del manejo del tamao oficio, el cual aplica en
documentos demasiado extensos y que requieren la utilizacin de este formato. En documentos
de gran extensin como son los documentos tcnicos, informes o trminos de referencia, se
sugiere imprimir el documento utilizando las dos caras de la hoja con el objetivo de economizar
papel.
3.2.
FUENTE
Para la generacin de documentos se sugiere utilizar letra tipo arial en su contenido para una
mayor comprensin y manejo en otras versiones, programas o computadores. Para los ttulos se
recomienda las siguientes fuentes: Tahoma, Trebuchet MS, Comic Sans MS, Times New Roman y
Verdana. El tamao vara de acuerdo al tipo de documento. Sin embargo, se recomienda utilizar
en los ttulos de los captulos el tipo Tahoma en tamao diecisis (16) y dentro del documento el
arial tamao de diez (10) a doce (12) puntos dependiendo de la extensin del documento.
3.3.
ENCABEZADO Y PI DE PGINA
Dependiendo del tipo de documento se maneja el formato del encabezado y pie de pgina de
acuerdo con lo establecido para cada uno de los casos, tal y como se presenta en el desarrollo
del documento. En el encabezado se emplea un cuadro de texto para el nombre del documento
centrado, en negrilla y un tamao de texto de doce (12) puntos. En el pie de pgina se emplea
letra tipo Arial centrado a un tamao de siete (7) puntos. En algunas ocasiones cuando se
elaboran cuadros se utiliza Arial en un tamao que sea visible.
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El encabezado en documentos como el presente manual, el formato que se utiliza es el logo del
Ministerio de Comunicaciones en la parte izquierda del documento y en su parte derecha la
imagen de Gobierno en lnea. Para el pi de pgina, el formato para un documento de Y
pginas es:
Pgina X de Y
3.4.
REDACCIN
Los documentos se redactan de manera impersonal y cumpliendo con el estndar del documento
a realizar.
3.5.
PUNTUACIN
Para el manejo de la puntuacin se deben tener las siguientes condiciones:

- El punto, la coma, el punto y coma, los dos puntos y los puntos suspensivos se escriben
siempre sin dejar un espacio de separacin con respecto a la palabra o el signo que lo
precede, y separados por un espacio de la palabra o el signo que sigue, a no ser que este
sea de cierre.
- Los signos dobles, como los de interrogacin y exclamacin, los parntesis, los corchetes,
las comillas y las rayas que encierran aclaraciones e incisos, todos ellos compuestos por
un signo de apertura y uno de cierre, se escriben as: los de apertura se separan por medio
de un espacio de palabra o signo al que siguen, y se escriben sin espacio de separacin
con respecto a la palabra a la que anteceden, y los signos de cierre se escriben sin
espacio de separacin con respecto a la palabra o signo al que siguen, separados por un
espacio de la palabra a la que preceden y sin este espacio si lo que sigue es un signo de
puntuacin.
3.6.
MRGENES
Las mrgenes de los documentos sern aplicables de acuerdo con el tipo de documento a
realizar.
Sin embargo, segn las normas ICONTEC las mrgenes adecuadas de los documentos que
faciliten la encuadernacin y posible reproduccin, es la siguiente:
Izquierdo:
Derecho:
Superior:
Inferior:
Encabezado y pi de pgina:
3 cm.
3 cm.
3 cm.
2 cm.
2 cm.
Pgina 13 de 85
3.7.
NUMERACIN
Las tablas, se enumeran por separado consecutivamente y llevan el ttulo distintivo en la parte
superior de la misma.
Para la numeracin de las pginas, se incluye centrada en el margen inferior, en nmeros
arbigos hasta la ltima pgina del documento, tal y como se describe en la seccin de pi de
pgina.
Los cuadros, se enumeran por separado consecutivamente, y llevan el ttulo distintivo en la parte
superior. Las figuras, se enumeran por separado consecutivamente, el ttulo se registra en la
parte inferior.
3.8.
OTRAS ESPECIFICACIONES
Todos los prrafos del documento comienzan contra el margen izquierdo y sin dejar
sangra. El texto se escribe a interlineado sencillo.
Todos los ttulos, subttulos y numerales de las secciones del documento se alinean al lado
izquierdo y se escriben en negrilla. Los ttulos se escriben en mayscula, igual que los
subttulos, mientras que los numerales se escriben en mayscula inicial.
Manejo de minsculas y maysculas. Para el caso del Programa Agenda de Conectividad,

se escribe con mayscula inicial el nombre de las entidades y nombres propios, siglas,
acrnimos, reas, procesos, y el perfil en el caso de los Directores de proceso.
La redaccin del texto debe ser clara, simple, completa y precisa. Adicionalmente, debe
redactarse en infinitivo o en tiempo presente y en forma impersonal, evitando el uso de
trminos en idioma extranjero, excepto cuando corresponda al lenguaje comn de uso
tcnico.
La fecha en los documentos emplea el formato aaaa/mm/dd.
Siempre que se realice una modificacin a un documento perteneciente al Sistema de

Gestin de Calidad, se deben relacionar los cambios efectuados en el tem de Control de
cambios, lo cual tambin se ver reflejado en el control de cambio de versin de acuerdo a
lo representativo que haya sido el cambio. El control de cambios describe brevemente las
modificaciones realizadas al documento y se define la nueva versin que se genera por el
cambio, para su respectivo control. Se excluyen los formatos.
Para el manejo de Control de Versin, se utilizan los siguientes criterios.

o Versin Mayor: Representa los cambios sustanciales (estructura, contenido,
objetivo, alcance, descripcin de actividades, etc.) que ha tenido el documento a
travs del tiempo. Se compone por un slo dgito el cual deber ser un nmero
entero. Por ejemplo: 1, 2, 3.
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o Versin Menor: Representa los cambios o modificaciones mnimas del documento,
correspondientes a forma y estilo.
NOTA: A partir de la fecha de aprobacin y la correspondiente socializacin de este Manual, los
documentos que se generen en el Programa Agenda de Conectividad, deben utilizar los criterios
definidos en el mismo.
3.9.
CODIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS
Para la codificacin de los documentos se realizan los siguientes pasos:

o Definir macroproceso.
o Identificar el proceso y escribir cdigo de acuerdo a lo establecido en la columna de
CODIFICACIN PROCESO ubicada en la Tabla 1 Criterios de codificacin de acuerdo al
proceso y el tipo de documento.
Tabla 1. Criterios de codificacin de acuerdo al proceso y el tipo de documento.
CODIFICACIN
CODIFICACIN TIPO
PROCESO
TIPO DOCUMENTO
PROCESO
DOCUMENTO
Direccionamiento
DR
Manual
MA
Investigacin y Planeacin
IP
Caracterizacin
CR
Articulacin y Gestin
AG
Procedimiento
PR
Desarrollo
DE
Operacin
Apropiacin
Monitoreo y Evaluacin
Administrativa, Financiera y Jurdica
OP
AP
ME
AF
Formato
FM
o Identificar el tipo de documento y codificar de acuerdo a lo establecido en la columna de

CODIFICACIN TIPO DOCUMENTO ubicada en la Tabla 1 Criterios de codificacin de
acuerdo al proceso y el tipo de documento.
o Indicar consecutivo numrico de acuerdo a la cantidad de documentos generados por el
Sistema de Gestin de Calidad, los cuales son controlados por el Representante de la
Direccin, por medio del Listado Maestro de Documentos.
GEL
Figura 1. Codificacin de documentos.

Pgina 15 de 85
Pgina 16 de 85
3.10. MATRIZ DE RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES EN LA DOCUMENTACIN DEL
Tabla 2. Matriz de Responsabilidades y Autoridades en la documentacin del Sistema de Gestin de Calidad.
PERFIL RESPONSABLE DE
APROBAR EL DOCUMENTO
PERFIL RESPONSABLE
DEL CONTROL
DOCUMENTAL
FUNCIONES
Escribir exactamente
cmo se realizan las
actividades.
Realizar seguimiento al
documento
hasta
su
implementacin.
Realizar los cambios al
documento
que
sean
requeridos.
Elaborar el documento
en la plantilla aprobada
para tal fin.
Verificar la pertinencia en
cantidad y descripcin de las
actividades documentadas.
Verificar la pertinencia de los
documentos
durante
su
implementacin.
Constatar
que
las
modificaciones efectuadas a
los
documentos,
sean
necesarias
y
suficientes
segn el objeto y alcance del
documento.
Verificar que la plantilla y
codificacin, estn alineadas
con lo descrito en el
GELMEPR-001
Procedimiento para el control
de documentos y en el
GELMEMA-004 Manual de
Parametrizacin Documental.
Verificar la trazabilidad del
documento, as como la
alineacin
con
el(os)
proceso(s) vinculante(s).
Constatar la asignacin de
responsabilidades
y
el
alcance de las mismas, de
conformidad con el proceso,
la gestin documental, el tipo
de documento y la "Matriz de
Responsabilidades
y
autoridades
en
la
documentacin del Sistema
de Gestin de Calidad".
Verificar:
Que el contenido tcnico sea
correcto.
Que lo descrito sea razonable.
Que la informacin descrita d
alcance al cumplimiento de las
normas vigentes de Calidad,
legales y tcnicas.
Que las funciones y
responsabilidades
sean
pertinentes a lo establecido en
los perfiles.
Verificar que la codificacin

asignada corresponda a las
directrices establecidas.
Actualizar el Listado Maestro
de Documentos.
Identificar y distribuir las
copias controladas.
Disponer de los documentos
obsoletos.
Mantener actualizado el
archivo magntico de los
documentos
originales
y
obsoletos.
Verificar que el documento
ste elaborado en la plantilla
aprobada para tal fin.
CLASE DE
DOCUMENTO
PERFIL RESPONSABLE
DE ELABORAR EL
DOCUMENTO
REVISAR EL DOCUMENTO
APROBAR EL DOCUMENTO
Director del proceso.
Director (a) del Programa

Agenda de Conectividad
PERFIL RESPONSABLE
DEL CONTROL
DOCUMENTAL
Coordinador del Sistema de
Gestin de Calidad
Coordinador del Sistema

de Gestin de Calidad.

Gestin de Calidad.
Director (a) del Programa

Agenda de Conectividad

Gestin de Calidad
Procedimiento
Consultor del proceso.
Director del proceso
Formato
Consultor del proceso.
Director del proceso
No aplica.
No aplica
Manual
Poltica y
objetivos de
calidad
Documentos
externos
PERFIL RESPONSABLE
DE ELABORAR EL
DOCUMENTO
REVISAR EL DOCUMENTO

Gestin de Calidad
Gestin de Calidad
Gestin de Calidad
3.11. PIRMIDE DE ESTRUCTURA DOCUMENTAL

La documentacin del Sistema de Gestin de Calidad describe cmo funciona el Programa
Agenda de Conectividad, de forma estandarizada, coherente, aplicable y trazable desde la
funcionalidad. El Programa ha decidido clasificar su documentacin en 5 niveles, de acuerdo con
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lo establecido en el Manual de Calidad en el numeral 2.4. ESTRUCTURA DOCUMENTAL DEL
SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD, de la siguiente manera:
3.11.1. Manual
Manual
Es un documento que contiene una descripcin genrica con respecto a un tema
especfico. Ejemplos: GELMEMA-001 Manual de Calidad, GELMEMA-002 Manual de
ProcedimientoIndicadores, GELMEMA-003 Manual de Riesgos.
3.11.2. Procedimiento
Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso i. Ejemplos: GELMEPR001 Procedimiento para el control de documentos, GELMEPR-002 Procedimiento para el
control de registros, GELMEPR-003 Procedimiento para control de producto No
Conforme.
Documentos
Externos e internos
3.11.3. Registro
Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
desempeadasii.Ejemplos: Informe consolidado de avance de la Estrategia de Gobierno
en lnea: proyectos Programa Agenda de Conectividad, GELMEFM-003 Reporte de No
conformidades, acciones correctivas y preventivas, Plan de accin sectorial para la
implementacin de Gobierno en lnea, Solicitud de servicio de operacin, GELAGFM-002
Ficha de proyecto.
3.11.4. Formato
Documento elaborado para consignar el resultado de una tarea o actividad, stos una vez
diligenciados se denominan registros. Ejemplos: GELAPFM-001 Solicitud de
sensibilizacin o capacitacin, GELDEFM-001 Requerimiento para desarrollo.
3.11.5. Documentos
Informacin y su medio de soporte iii. Documentos que sirven como soporte para tomar
decisiones en procesos y/o proyectos, pueden ser internos o externos.
-
Documento Externo: Documento generado por entes externos que establece

compromisos que deben ser cumplidos por el Programa Agenda de Conectividad o
que sirven de soporte a la gestin del Programa. Ejemplos de documentos externos:
CONPES 3072 del 2000; Plan Nacional de Desarrollo 2006-2010, Estado Comunitario:
desarrollo para todos.
Documento Interno: Documento generado dentro del Programa Agenda de

Conectividad o el Ministerio de Comunicaciones como soporte para la gestin del
Programa. Ejemplos de documentos internos: Metodologa para la elaboracin de
diagnsticos sectoriales para la implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea,
y la metodologa para la elaboracin de planes de accin sectorial para la
implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea, Gua de contratacin.
Pgina 18 de 85
Estos documentos son elaborados, codificados, aprobados y actualizados siguiendo los

parmetros establecidos en GELMEPR-001 Procedimiento para el control de documentos.
Manual
Procedimiento
Registro
Formato
Documentos Externos e Internos
Figura 2. Pirmide documental.
Pgina 19 de 85
4. ESPECIFICACIONES GENERALES DOCUMENTOS DIGITALES
e describen algunas especificaciones generales para la generacin de correos electrnicos,

para una mayor normalizacin y coherencia en el desarrollo tanto en la comunicacin
interna como externa.
4.1
DILIGENCIAMIENTO DE LOS MENSAJES POR CORREO ELECTRNICO
4.1.1 ASUNTO
Se diligencia con las iniciales del Programa seguido de las iniciales del rea o proceso segn lo
establecido en el numeral 3.9. Codificacin de los documentos en la Tabla 1. Criterios de
codificacin de acuerdo al proceso y el tipo de documento, los dos puntos, y luego el tema
relacionado con el mensaje que se enva. Por ejemplo: un mensaje remitido por un consultor del
rea de Operacin relacionado con el envo de una pliza de un contrato, sera: GEL_OP: Envo
pliza Contrato N 195044.
4.1.2 FIRMA EN CORREOS ELECTRNICOS
Con el fin de estandarizar las firmas de los mensajes de salida, el modelo a utilizar esta
compuesto por los siguientes campos: Nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) del Consultor
que enva el mensaje, el cual debe ir en mayscula sostenida y en negrilla; Perfil del Consultor,
(Director o Consultor) y el nombre del rea a la que pertenece; el nombre del Programa Agenda
de Conectividad; el nombre de la Estrategia de Gobierno en lnea; el nombre del Ministerio de
Comunicaciones; direccin de ubicacin del Ministerio, ciudad y pas; la ruta del sitio Web del
Programa (http://programa.gobiernoenlinea.gov.co); nmero de telfono y fax.
Un ejemplo de firma:
ELICER VANEGAS MURCIA
Director de Monitoreo y Evaluacin
Programa Agenda de Conectividad
Estrategia de Gobierno en lnea
Ministerio de Comunicaciones
Edificio Murillo Toro Cra. 8 entre Calles 12 y 13
Bogot D.C., Colombia
http://programa.gobiernoenlinea.gov.co
Telfono: +57 (1) 3443460 Ext. 1011 - 3442270
Fax: +57 (1) 3442248
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5. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DE APOYO
CUERPO
ENCABEZADO
CARTA U OFICIO
CIERRE
5.1.
Figura 3. Plantilla Carta.
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5.1.1.
DEFINICIN
La CARTA u OFICIO es una comunicacin escrita, que tiene como objetivo principal dar un
mensaje. Se emplea para comunicar y coordinar acciones, invitar, pedir, contestar o suministrar
informacin, remitir documentos, agradecer o tratar asuntos diversos de trabajos administrativos.
Podr ser dirigida a personas naturales y/o jurdicas, segn sea el caso. Se imprime un original
dirigido al remitente, una copia para la carpeta relacionada con el tema o asunto referenciado en
la carta y si la comunicacin es a nivel externo, se imprime una copia adicional para ser
entregada en el Punto de Atencin al Ciudadano y al Operador - PACO del Ministerio de
Comunicaciones al momento de ser radicada.
5.1.2.
REA DE DIFUSIN
El oficio o carta se define en dos niveles: nivel externo, es decir, fuera del Programa Agenda de
Conectividad; y nivel interno, dentro de ella.
A nivel externo, establece comunicacin con personas ajenas al Programa.
A nivel interno, enlazan a los que desempean perfil de direccin o consultora dentro del
Programa Agenda de Conectividad.
5.1.3.
FACULTAD PARA FIRMAR OFICIOS O CARTAS
Los oficios de circulacin externa, son firmados solamente por la Directora del Programa Agenda
de Conectividad o en su ausencia por quien ejerza el perfil. Sin embargo en caso de existir la
necesidad de enviar oficios fuera del Programa, puede hacerse pero slo por un Director de rea.
Los oficios de circulacin interna, son firmados por quienes desempean perfil de direccin en el
5.1.4.
PARTES DE LA CARTA U OFICIO
MEMBRETE: Debe mantenerse la plantilla como se ha diseado, compuesta por el logo

del Ministerio de Comunicaciones sobre el costado izquierdo superior y la imagen de
Gobierno en lnea sobre el lado derecho superior.
CIUDAD Y FECHA: Se incluye la ciudad y la fecha de despacho de la comunicacin, el

formato de la fecha es da, mes y ao.
NOMBRE COMPLETO DEL DESTINATARIO: Colocar en negrilla sin subrayar y en

maysculas sostenidas, el nombre del destinatario, no use abreviaturas, y en lo posible
escriba el nombre completo (nombre(s) y apellido(s)), los dems datos se deben escribir
sin negrilla ni maysculas, como son el cargo o perfil, la empresa, institucin o razn
social, direccin (si aplica) y la ciudad, an tratndose de correspondencia local. Escriba el
nombre del departamento o pas cuando vaya dirigida a otro lugar.
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-
REFERENCIA: (Opcional) Constituye la sntesis del tema de la carta, expresado mximo

en 6 palabras, con mayscula inicial y sin subrayar. Se coloca al margen izquierdo de la
hoja.
SALUDO: Encabezado de la carta con el ttulo y apellido a quien es dirigida. Ejemplo:

Apreciado Doctor Ramrez.
TEXTO: Se escribe a interlineado sencillo entre renglones y a dos entre prrafos. Redactar
el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y corts, omitiendo temas personales y
tratando slo un asunto por carta.
DESPEDIDA: Expresin de cortesa que puede ser breve seguida de coma (,) (Ej.:
Atentamente,) o frase de cortesa terminada en punto (.) (Ej.: Agradecemos su gentil
colaboracin o Cordial saludo.).
NOMBRE COMPLETO DEL REMITENTE: Nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) en

maysculas sostenidas en negrilla. Para los dems datos no utilizar negrilla, subrayar o
centrar, como son el perfil (Director(a) o Consultor(a)) y rea a la que pertenece, el nombre
del Programa Agenda de Conectividad, el nombre de la Estrategia de Gobierno en lnea y
el nombre del Ministerio de Comunicaciones. El perfil se anota en la lnea siguiente con
mayscula inicial. El remitente debe ajustarse a lo definido en el presente documento en el
numeral 5.1.3. Facultad para firmar oficios o cartas.
ANEXOS: (Opcional) Si se requiere o dependiendo del carcter de la comunicacin se

deben enumerar si son varias hojas y la cantidad de folios que hacen parte del documento
como anexos. En el caso de hacer referencia dentro de la comunicacin a un solo anexo
de consignar la frase lo enunciado o el tipo de anexo.
NOMBRE COMPLETO DE QUIEN ELABORA, REVISA, Y APRUEBA: Consignar el

nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) de quien elabor, revis y aprob el
documento. Es importante agregar una firma o visto bueno por cada uno de los
participantes. La firma o autgrafo debe hacerse con esfero o bolgrafo de tinta negra.
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5.2.
CUBIERTA DE FAX
Figura 4. Plantilla Cubierta de Fax.
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5.2.1.
DEFINICIN
El FAX es el documento que se transmite y recibe mediante la red telefnica conmutada y que se
basa en la conversin a impulsos de las imgenes ledas. Se emplea en comunicaciones cortas
y copia de documentos que se disponen de manera fsica. Podr ser dirigida a personas
naturales y/o jurdicas, segn sea el caso.
5.2.2.
PARTES DE LA CUBIERTA DE FAX
MEMBRETE o ENCABEZADO: Mantenerse la plantilla como se ha diseado, compuesta

por el logo del Ministerio de Comunicaciones sobre el costado izquierdo superior y la
imagen de Gobierno en lnea sobre el lado derecho superior.
NOMBRE DE LA ENTIDAD: Se encuentran pre diligenciados los datos del Programa

Agenda de Conectividad y la Estrategia de Gobierno en lnea (como son direccin fsica,
nmero telefnico y de fax, direccin de sitio Web).
FECHA: Diligenciar la fecha en la que se enva la comunicacin.
DESTINATARIO: Diligenciar el nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) de la persona o

contacto a la que va dirigido el documento, el nombre de la compaa o institucin, y
nmero de fax.
REMITENTE: Nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) del consultor del Programa que
enva el documento. As mismo se diligencian el nmero de hojas o pginas que se remiten
incluyendo la cartula y nmero de fax del remitente.
ACCIONES: Seleccionar con una X en la casilla de acuerdo al tratamiento e importancia

del documento. Las variables a considerar son urgente, revisar, comentarios, y para
informacin.
ASUNTO y/o COMENTARIOS: Breve resumen del tema a que se refiere el documento.
Se deja un espacio en blanco que puede ser utilizado a discrecin del remitente.
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5.3.
MEMORANDO
Figura 5. Plantilla Memorando.
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5.3.1.
DEFINICIN
Es un documento de comunicacin que se utiliza para transmitir informacin, orientaciones y

pautas entre todas las reas del Programa Agenda de Conectividad. Es flexible y prctico, breve y
directo.
Los documentos ms usados en la administracin pblica son el oficio y el memorando. Hay
instituciones que incluso han delimitado el rea de difusin de estos documentos: emplean el
oficio para su comunicacin externa y el memorando para su comunicacin interna. Lo mismo
que muchas empresas, usan la carta para lo primero, y el memorando, para lo segundo.
5.3.2.
REA DE DIFUSIN
El memorando es un documento de carcter interno, porque solamente se difunde al interior del

Programa Agenda de Conectividad. Establece comunicacin entre todos los Consultores del
Programa, por la aplicacin de los principios de simplificacin administrativa y racionalizacin de
recursos.
5.3.3.
FACULTAD PARA FIRMAR MEMORANDOS
Los memorandos solo pueden ser firmados por la Directora del Programa Agenda de
Conectividad o en su ausencia por quien ejerza el perfil. Sin embargo en caso de existir la
necesidad de enviar un memorando sobre un tema especfico, puede ser firmado por un Director
de rea.
5.3.4.
PARTES DE UN MEMORANDO
MEMBRETE o ENCABEZADO: Debe mantenerse la plantilla como se ha diseado,

compuesta por el logo del Ministerio de Comunicaciones sobre el costado izquierdo
superior y la imagen de Gobierno en lnea sobre el lado derecho superior.
PARA: Diligenciar el nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) del consultor o consultores

a los cuales va dirigido el memorando.
DE: Nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) del consultor que emite el memorando
quien es el Director (a) del Programa de acuerdo a lo sealado en este manual en el
numeral 5.3.3. Facultad para firmar memorandos.
ASUNTO: Constituye la sntesis del tema del memorando, expresado mximo en 6

palabras, con mayscula inicial y sin subrayar.
FECHA: Se relaciona la fecha en que es genera la comunicacin.
TEXTO: Se escribe a interlineado sencillo entre renglones y a dos espacios entre prrafos.
Se recomienda omitir temas personales y tratar slo un asunto por carta excepto cuando
los temas sean relacionados.
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-
DESPEDIDA: (Opcional) El memorando no incluye por obligacin que tenga frase de cierre
es voluntaria.
FIRMA: Nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) del consultor que emite el memorando,
el cual debe ser coherente con lo escrito en el campo DE y alineado con los sealado en
el manual en el numeral 5.3.3. Facultad para firmar memorandos, en maysculas
sostenidas en negrilla. Para los dems datos como el perfil y el nombre del Programa
Agenda de Conectividad y la Estrategia de Gobierno en lnea. No utilizar negrilla, subrayar
o centrar.
ANEXOS: (Si aplica) Si se requiere o dependiendo del carcter de la comunicacin se

debe enumerar si son varias hojas y la cantidad de folios que hacen parte del documento
como anexos. En el caso de hacer referencia dentro de la comunicacin a un solo anexo
de consignar la frase lo enunciado o el tipo de anexo.
NOMBRE COMPLETO DE QUIEN ELABORA, REVISA, Y APRUEBA: Consignar el

nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) de quien elabor, revis y aprob el
documento. Es importante agregar una firma o visto bueno por cada uno de los
participantes. La firma o autgrafo debe hacerse con esfero o bolgrafo de tinta negra.
5.3.5.
CLASES DE MEMORANDO
Diferenciamos dos clases de memorando: Simple y Mltiple.

El Memorando simple se utiliza para comunicar disposiciones; remitir, pedir o transcribir
documentos; dar a conocer la realizacin de actividades o la ejecucin de tareas y, en general,
para informar asuntos diversos de trabajo a un solo destinatario. (Ejemplo: comunicacin oficial
de la Directora del Programa informando a un consultor sobre la aprobacin de las plizas de su
contrato).
El Memorando mltiple se usa para hacer conocer disposiciones o cualquier otra informacin, en
forma simultnea, a varios destinatarios. (Ejemplo: comunicacin oficial de la Directora del
Programa comunicando a los directores de las reas las fechas de realizacin del taller de
planeacin estratgica).
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5.4.
AYUDA DE MEMORIA
Figura 6. Plantilla Ayuda de Memoria.
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5.4.1.
DEFINICIN
Se conoce con este nombre a los diferentes documentos que se elaboran con el fin de dejar
constancia de actos o hechos de inters ocurridos en el cumplimiento de las obligaciones
cotidianas. Las ayudas de memoria, se redactan en el mismo lugar y en la misma fecha y hora de
los acontecimientos. Se designa la elaboracin de la ayuda de memoria antes de iniciar la reunin
o dependiendo de los acuerdos definidos con anterioridad dentro de un contrato o proyecto. Los
que intervienen pueden sugerir la adicin, suspensin o rectificacin de alguna incidencia que
consideren pertinente. Una vez redactadas, son ledas y firmadas inmediatamente por los
participantes de la reunin.
5.4.2.
PARTES DE LA AYUDA DE MEMORIA
Presenta las siguientes partes obligatorias:

-

NUMERO DE AYUDA DE MEMORIA: Nmero consecutivo de la ayuda de memoria

dependiendo del tipo o tema.
PROYECTO o TEMA: Se indica el proyecto o tema sobre el cual se realiza la ayuda de

memoria.
FECHA: Da, mes y ao en que se realiza la reunin.
HORA: Hora de inicio y hora de finalizacin de la reunin.
DURACIN: Tiempo en minutos de ejecucin de la reunin.
ASISTENTES: Listado de los participantes a la reunin. Se debe relacionar el nombre

completo (nombre(s) y apellido(s)), cargo o perfil y la entidad o institucin a la cual
pertenece o representa el participante.
TEMAS A TRATAR: Es el orden del da de la reunin, se elabora utilizando vietas.
DECISIONES: Relacionar los acuerdos en consenso que sean discutidos y aprobados por
los asistentes a la reunin y que por su importancia debe constar evidencia por escrito en
la ayuda de memoria.
COMPROMISOS: Se relacionan los compromisos asignados derivados de las decisiones,

identificando el responsable y la fecha de ejecucin de la actividad.
FIRMAS: (Opcional) Aprobacin por medio de una firma, por parte de cada uno de los
asistentes que intervinieron en el hecho que consta en el acta. Se escribe el nombre
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completo (nombre(s) y apellido(s)) en maysculas sostenidas en negrilla y encima la
rbrica en tinta negra, el cargo o perfil y la institucin o entidad a la que pertenece.
5.4.3.
OBSERVACIONES
a) Si la ayuda de memoria comprende varias pginas, las personas firmantes deben adoptar
las mismas medidas de seguridad que se toman al firmar directivas, resoluciones,
contratos, etc. que comprenden tambin varias pginas, elaborando un visto bueno en
cada una de ellas.
b) Los renglones que quedan en blanco por la falta de texto o por otra razn, se deben
complementar con guiones o rayas con el fin de prevenir la adicin dolosa de algn dato o
texto posteriormente.
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5.5.
5.5.1.
ACTAS DE REUNIN
DEFINICIN
Es un documento en el que consta el testimonio de los hechos ms importantes que han

sucedido en la sesin de un rgano deliberante. Se denomina "Sesin" a la reunin formal de un
grupo de personas, que se convoca o cita, instala y funciona teniendo en cuenta determinadas
leyes, estatus o normas establecidas en cada entidad sea pblica o privada. Y se conoce como
"rgano deliberante" a aquel grupo de personas que tiene la potestad legal de reunirse, deliberar
y tomar acuerdos sobre asuntos relacionados con sus atribuciones o funciones. Un ejemplo de
esta clase de reuniones son: el Comit Operativo de Fonade y las reuniones de la Junta
Administradora del Proyecto Cumbre.
Las actas de las sesiones se llevan en libros especiales llamados Libros de Actas, los cuales se
encuentran bajo la custodia de un responsable de las mismas.
5.5.2.
PARTES DEL ACTA DE REUNIN
El acta debe contener como mnimos los siguientes elementos:

-

TTULO: Permite tipificar el tipo de acta de reunin. Ejemplo: Comit Operativo del
Convenio Fonade N 193046.
FECHA Y HORA: Da, mes, ao y hora en que se realiza la reunin.
ASISTENTES: Listado de los participantes a la reunin. Se debe relacionar el nombre

completo (nombre(s) y apellido(s)), cargo o perfil y la entidad a la cual pertenece o
representa el participante.
ORDEN DEL DIA: Son los temas a tratar en dicha reunin.
DESARROLLO DEL ORDEN DEL DA: Se menciona para cada uno de los puntos del
orden del da el correspondiente progreso, avance o comentarios al respecto, que deben
ser sometidos a aprobacin por parte de los asistentes.
CIERRE DEL ACTA: Se relaciona la hora de finalizacin de la reunin y en la cual se da

por terminada la sesin.
FIRMAS: Aprobacin por medio de una firma, por parte de cada uno de los asistentes que
intervinieron en el hecho que consta en el acta. Se escribe el nombre completo (nombre(s)
y apellido(s)) en maysculas sostenidas en negrilla y encima la rbrica en tinta negra.
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5.5.3.
ESTACIONES O MOMENTOS DE LA SESIN
Debido al carcter legal o jurdico que enmarca un acta de reunin, existen varios momentos
durante la sesin que deben ser profundizados en detalle con las siguientes observaciones:
Control de asistencia.
Se realiza llegada la hora para la cual ha sido convocada o citada la sesin un recuento de los
asistentes a la reunin a fin de determinar si se cuenta o no con el qurum necesario para dar
inicio a la sesin. Con la asistencia de los miembros que representan el qurum, se da por
instalada formalmente la sesin, de lo que se deja constancia en el acta. Incluso, si es necesario
se hace mencin al nmero de asistentes que conforman legalmente el rgano que se ha
reunido, para deducir con la facilidad que los que estn asistiendo representan realmente el
qurum requerido para la sesin. En esta estacin, no se genera discusin alguna, ya que se
realiza a manera de informacin.
Lectura de la agenda.
El secretario o quien lidera la sesin, lee la agenda de la sesin, la misma que se hizo conocer
por medio de la convocatoria o citacin correspondiente. Tambin se hace referencia a los
documentos e informes que pasaron al "orden del da" para ser discutidos y aprobados dentro de
la reunin. La agenda que se ha ledo no se somete a discusin ni aprobacin de los asistentes,
se lee nicamente con el propsito de dar una idea general de los asuntos que sern tratados en
la sesin. Sin embargo, por acuerdo de los presentes, podr alterarse el orden del tratamiento de
los asuntos considerados, su redaccin o extensin. Cualquier pedido de tratamiento de nuevos
temas, se podr solicitar en la estacin siguiente.
Pedidos.
En esta etapa, los miembros que deseen que en la sesin se traten as mismo otros temas no
considerados en la agenda, tienen la oportunidad de proponerlos. Estas propuestas reciben el
nombre de "pedidos". Los pedidos se formulan en trminos generales y el secretario o quien
lidera la sesin los recepciona sin objecin alguna. Posteriormente, cuando se ha agotado el
tratamiento de los puntos de la agenda, sern fundamentados y, por acuerdo de los asistentes,
sern admitidos a debate o rechazados.
Desarrollo del orden del da.
Es la estacin ms importante. Aqu se debaten todos los temas de la agenda y los documentos e
informes.
El orden que se toma en cuenta en el debate de cada punto de la agenda es el siguiente:
a) Presentacin o exposicin del tema, asunto o problema por cualquier miembro.
b) Debate o intercambio de opiniones sobre el tema y planteamiento de posibles soluciones o
acuerdos.
Adopcin de acuerdo o desacuerdos por la votacin.
Terminado el debate sobre el tema, se somete a votacin las propuestas de posibles soluciones o
acuerdos formulados durante el debate.
Concluida la votacin, el secretario o quien lidera la sesin declara ganadora a la propuesta que
ha recibido mayor nmero de votos, pero siempre y cuando este nmero sea igual o superior a la
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mitad ms uno de los votos de los presentes. La propuesta ganadora se convierte
automticamente en uno de los acuerdos de la sesin. Este mismo proceso se aplica para cada
punto de la agenda; que incluye la exposicin, debate y acuerdo.
Mientras no se ha tomado acuerdo sobre el tema en debate, no se puede empezar a debatir otro.
Tiene que concluir primero con acuerdo. De lo contrario, se genera desorden y caos en la sesin.
Tratamiento de pedidos.
Agotado el tratamiento de todos los puntos de la agenda y de los documentos e informes que lo
hubieren querido, el secretario o quien lidera la sesin invita a los autores de los "pedidos" a
fundamentarlos. Escuchada la fundamentacin de un pedido, lo somete a consideracin de los
asistentes para que lo admitan a debate o lo rechacen. La admisin a debate de un pedido o
rechazo se efecta por votacin. El pedido admitido a debate recibe el mismo tratamiento que
cualquier punto de la agenda y los acuerdos a los que se llegan son igualmente vlidos.
Aprobacin del acta.
Cuando se haya agotado el tratamiento de todos los puntos de la agenda; se debe someter a
consideracin de los presentes la aprobacin del acta que se ha ido redactando en el transcurso
de la sesin. En las actuales circunstancias, esta aprobacin del acta es un requisito
imprescindible para que adquiera fuerza legal. Y es una formalidad que solo requiere que el acta
sea leda en voz alta y que se vote su aprobacin. Aprobada el acta, se da por levantada la
sesin.
NOTA: No todas las estaciones o momentos se pueden desarrollar en un acta de reunin, si
llegara a no cumplirse una de ellas simplemente no se considera.
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5.6.
INFORMES
Existen variedad de informes, los cuales se pueden clasificar en informe ordinario, extraordinario,
y tcnicos, dependiendo de los consultores que los emplean, la rigidez que se observa en su
redaccin, y la regularidad con que se presentan.
5.6.1.
INFORME ORDINARIO O DE ACTIVIDADES

a.
Portada
Figura 7. Plantilla Portada Informe Ordinario
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b. Formato preliminar al documento
Figura 8. Plantilla Formato Preliminar al documento Informe Ordinario
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c. Tabla de Contenido
Figura 9. Plantilla Tabla de Contenido Informe Ordinario
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d. Introduccin
Figura 10. Plantilla Introduccin Informe Ordinario
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e. Relacin de actividades adelantadas
Figura 11. Plantilla Relacin de actividades adelantadas Informe Ordinario
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5.6.1.1.
DEFINICIN
Es un documento usado para informar el avance o la culminacin de acciones y/o actividades

adelantadas de acuerdo con el contrato, ya que proporciona informacin sobre el progreso en
perodos determinados de tiempo durante los cuales se ejecutaron dichas acciones.
Segn los casos el informe puede ser breve o pormenorizado, por lo tanto, de extensin variable,
pudiendo abarcar incluso varias pginas. Son caractersticas de los informes ordinarios o de
actividades su regularidad y rigidez, y que se emiten por perodos de tiempo definidos, como por
ejemplo: semanal, mensual, quincenal, bimestral, trimestral, semestral, entre otros.
Para el caso del Programa Agenda de Conectividad, el Informe Ordinario es de generacin
obligatoria y se realiza generalmente de manera mensual reportando las actividades del mes
inmediatamente anterior, a excepcin de casos en donde el contrato de referencia del informe
indique otra periodicidad.
5.6.1.2.
REA DE DIFUSIN
El informe es un documento que se anexa para informacin de supervisores de los contratos de

consultora y aquellas personas interesadas en el mismo. As mismo, es soporte fundamental de
los pagos estipulados en los contratos.
5.6.1.3.
PARTES DEL INFORME DE ACTIVIDADES
El informe est compuesto por varias partes as:

a. PORTADA
Es la parte inicial del informe, y est compuesto por los siguientes elementos en el formato
establecido.
-

TTULO DEL INFORME: Denominar el informe y el nmero del contrato relacionado.

Ejemplo: Informe de Actividades Contrato N 506020.
PERODO: Se relaciona el rango de tiempo al que pertenece el informe. Ejemplo:

correspondiente al periodo comprendido entre el da 2 de enero y 1 de febrero de 2007.
REA: Nombre del rea del Programa Agenda de Conectividad a la cual pertenece el
consultor que elabora el informe.
NOMBRE: Nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) del consultor que elabor el

informe.
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b. FORMATO PRELIMINAR AL DOCUMENTO

Se realiza una breve descripcin del contenido del documento, conformada por los
siguientes elementos:
-
ENCABEZADO: Debe mantenerse la plantilla como se ha diseado, compuesta por la

imagen de Gobierno en lnea sobre el costado izquierdo superior y el nombre del rea
del Programa Agenda de Conectividad a la cual pertenece el Consultor que elabora el
informe sobre el costado derecho superior.
TTULO: Denominar el informe, el nmero del contrato relacionado y el perodo que

abarca el informe. Ejemplo: Informe de Actividades Contrato N 506020,
correspondiente al periodo comprendido entre el 2 de enero y el 1 de febrero de 2007.
FECHA: Se relaciona la fecha de elaboracin del documento.
SUMARIO: Detallar el contenido del informe. Ejemplo: Informe de actividades de la

contratista Carmen Cecilia Henao Espinosa, correspondiente al periodo comprendido
entre el 2 de enero y 1 de febrero de 2007, en calidad de Consultor del rea de
Monitoreo y Evaluacin.
PALABRAS CLAVES: Son aquellas palabras que dentro del documento sirven como
referencia de ubicacin.
FORMATO: Se relaciona el tipo de archivo en que se encuentra elaborado el

documento. Ejemplo: .DOC, .XLS.
DEPENDENCIA: Se diligencia el nombre del Ministerio de Comunicaciones, el nombre

del Programa Agenda de Conectividad y el nombre del rea a la cual pertenece el
Consultor que elabora el informe.
CODIGO: Codificacin segn el Listado maestro de documentos y registros, asignado a

los informes de actividades de los Consultores del Programa.
VERSIN: Indica el nmero de la actualizacin del informe y se establece de acuerdo

con lo descrito en el GELMEPR-001 Procedimiento para el control de documentos.
AUTOR: Nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) del Consultor que elabora el

documento y su correspondiente firma al frente.
REVIS: Nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) del Consultor que revisa el

APROB: Nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) del Consultor que aprueba el

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-
INFORMACIN ADICIONAL: Espacio para relacionar aquella informacin que

considere de importancia dentro del informe.
UBICACIN: Se relaciona la posicin magntica del informe, que le permita una fcil
bsqueda. (POIRA/reas/Informes de Gestin)
HISTORIA: Permite relacionar el control o seguimiento de los cambios que se le han

realizado al documento, sealando la versin, la fecha en que se realiz, y el tipo de
cambio especfico introducido en el documento.
c. TABLA DE CONTENIDO
Es un listado de ttulos que integran el documento y la pgina en que se ubican. Esta tabla
debe ser ubicada al inicio del documento. La estructura de ttulos definida es por niveles
(nivel 1, nivel 2 y nivel 3).
Ejemplo:
1., 1.1., 1.1.1.
d. INTRODUCCIN
Es la comunicacin inicial que permite (sin necesidad de explicar) penetrar a detalles del
documento, realiza la presentacin del tema del informe, los propsitos esenciales y datos
generales del contenido estructural del escrito, es decir una breve descripcin capitular.
Para redactar la introduccin deben cumplirse las siguientes recomendaciones:
-
Redactarla al finalizar el ordenamiento y clasificacin de todos los datos, es decir,

cuando se ha terminado todo el informe.
Se ubica luego de la tabla de contenido.
Realizar una breve descripcin del tema del informe y los objetivos.
No se presentan resultados ni definiciones.
Debe ser clara y concreta.
e. RELACIN DE ACTIVIDADES ADELANTADAS

Se relacionan en detalle todas y cada una de las actividades que se realizaron durante el
perodo reportado, relacionado con el objeto del contrato y las obligaciones estipuladas en
el mismo.
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5.6.2.
INFORME EXTRAORDINARIO
5.6.2.1.
DEFINICIN
Es un documento usado para informar sobre asuntos diversos de trabajo y tal como lo indica es
poco comn y contiene elementos que no son relacionados en el informe ordinario o de
actividades. Como por ejemplo: participacin en alguna actividad acadmica o el informe sobre
un viaje o visita realizada por el consultor. No relaciona un periodo de tiempo especfico sino
depende de la actividad realizada.
5.6.2.2.
REA DE DIFUSIN
El informe extraordinario, no es obligatorio, por lo tanto su elaboracin depende de un

requerimiento o solicitud directa del supervisor del contrato.
5.6.2.3.
PARTES DEL INFORME EXTRAORDINARIO
El informe extraordinario est compuesto por las mismas partes del informe ordinario o de
actividades.
5.6.3.
INFORME TCNICO
5.6.3.1.
DEFINICIN
Se utiliza para informar sobre un proyecto o tema especifico, ya que es un documento ilustrativo,
que suministra elementos de juicio, orienta acciones, soluciona problemas, trata temas o hechos
relevantes, importantes, delicados o de inters que requieren de conocimientos especializados en
la materia. Sirve de instrumento valioso para la toma de decisiones. Se redacta solo cuando es
solicitado. Es necesario incluir la referencia del proyecto o tema especifico que se desarrolla en el
informe.
5.6.3.2.
REA DE DIFUSIN
El informe tcnico, no es obligatorio, por lo tanto su elaboracin depende de una solicitud directa
elaborada al Consultor.
5.6.3.3.
PARTES DEL INFORME TCNICO
El informe tcnico se elabora en el mismo esquema del informe ordinario, pero debe contener las
siguientes secciones adicionales:
-
INTRODUCCIN: Se relaciona el motivo o las razones que impulsan la elaboracin del

informe.
ANTECEDENTES: Revisin de aspectos previos relacionados con el tema, incluyendo

el planteamiento del problema a resolver en el informe.
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-
ANLISIS: Estudio destinado a separar y distinguir las partes que integran un todo, con
el fin de conocer y clasificar sus principios, caractersticas o elementos, y poder tomar
decisiones sobre el tema, en base a los antecedentes, argumentos, disposiciones
legales, etc.
CONCLUSIONES: Contiene la deduccin lgica del anlisis que se realiza, relacin

directo a hechos e ideas expuestas. En las conclusiones todo aquello que fluye se
presenta y expresa en forma directa.
RECOMENDACIONES: Se relacionan o sugieren las posibles soluciones con relacin

al asunto tratado.
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5.7.
NOTA INTERNA O REMISORIA
Figura 12. Plantilla Nota Interna o Remisoria.
5.7.1.
DEFINICIN
Es un formato preimpreso de carcter interno, que se diligencia a mano, cuyo objetivo es

transmitir comunicaciones breves y de inmediato trmite, entre las reas del Programa y los
consultores.
5.7.2.
PARTES DE LA NOTA INTERNA
MEMBRETE: Debe mantenerse la plantilla como se ha diseado.
NMERO INTERNO: Cdigo o nmero interno que se le asigna a la comunicacin de

acuerdo con el consecutivo del Programa Agenda de Conectividad.
FECHA DE RECEPCIN: Da, mes y ao en que se diligencia el formato.
PARA: Seleccionar y marcar con una (x) el rea a la cual est dirigida la comunicacin
para su correspondiente trmite.
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-
DE: Este campo viene prediligenciado con el nombre del rea de Monitoreo y Evaluacin
responsable de dar trmite a la correspondencia.
N RADICADO: Nmero de radicado asignado por la oficina PACO de recepcin de

correspondencia del Ministerio de Comunicaciones.
ASUNTO o REFERENCIA: Constituye la sntesis del tema de la comunicacin recibida,

expresado mximo en 6 palabras.
OPCIONES DE TRMITE: Se debe seleccionar y marcar con (x) donde corresponda, de

acuerdo al trmite que se espera con la comunicacin, el cual se puede ubicar entre las
siguientes opciones: para su informacin, favor dar concepto, favor informar por escrito,
favor encrguese del asunto, favor preparar respuesta para mi firma, favor dar respuesta y
enviar copia, favor tramitar, favor archivar, para enterarse y devolver, y por ltimo favor
diligenciar y devolver.
OBSERVACIONES: Describe brevemente las observaciones o aspectos relevantes de la

comunicacin o de la accin.
FIRMA DE RECIBO: Firma o rbrica del consultor que recibe la comunicacin.
FECHA Y HORA DE RECIBO: Datos precisos de la hora y fecha en que se recibe la

misma.
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5.8.
PRESENTACIN INSTITUCIONAL EN POWER POINT

a.
Portada
Figura 13. Plantilla Portada Presentacin
b.
Desarrollo Contenido
Figura 14. Plantilla Desarrollo Contenido Presentacin
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b.
Desarrollo Grfica
Figura 15. Plantilla Desarrollo Grfica Presentacin
b.
Desarrollo Contenido 2
Figura 16. Plantilla Desarrollo Contenido 2 Presentacin
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5.8.1.
DEFINICIN
Instrumento que permite realizar una sntesis sobre un tema especfico y difundirlo ante un
pblico seleccionado. Las diapositivas deben ser claras y permitir que se trasmita el mensaje lo
desea, en este caso el Programa Agenda de Conectividad. Se utiliza para presentaciones a nivel
interno y externo,
5.8.2.
a.
PARTES DE LA PRESENTACIN
PORTADA
Es la primera diapositiva que conforma la presentacin, en la cual se incluye el tema
especfico que se va a tratar y el nombre del Programa Agenda de Conectividad.
b.
DESARROLLO
Se desarrollan los puntos a tratar con el estilo que se propone en la plantilla donde cada
diapositiva cambia de color en el orden amarillo, azul y rojo, manteniendo el diseo y
formato en ttulos y contenido.
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6. DOCUMENTOS BASE DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD

6.1.
MANUAL O DOCUMENTO
a.
Portada
Figura 17. Plantilla Portada Manual o Documento
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b.
Formato preliminar al documento
Figura 18. Plantilla Formato Preliminar al documento Manual o documento
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c.
Control de Cambios
Figura 19. Plantilla Control de Cambios Manual o documento
Pgina 52 de 85
d.
Tabla de Contenido
Figura 20. Plantilla Tabla de Contenido Manual o documento
Pgina 53 de 85
e.
Lista de Figuras
Figura 21. Plantilla Lista de Figuras Manual o documento
Pgina 54 de 85
f.
Derechos de Autor
Figura 22. Plantilla Derechos de Autor Manual o documento
Pgina 55 de 85
g.
Crditos
Figura 23. Plantilla Crditos Manual o documento
Pgina 56 de 85
h.
Audiencia
Figura 24. Plantilla Audiencia Manual o documento
Pgina 57 de 85
i.
Introduccin
Figura 25. Plantilla Introduccin Manual o documento
Pgina 58 de 85
j.
Desarrollo del Documento
Figura 26. Plantilla Desarrollo del Documento Manual o documento
Pgina 59 de 85
k.
Terminologa
Figura 27. Plantilla Terminologa Manual o documento
Pgina 60 de 85
l.
Conclusiones
Figura 28. Plantilla Conclusiones Manual o documento
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m.
Apndices o Anexos
Figura 29. Plantilla Apndices o Anexos Manual o documento
Pgina 62 de 85
6.1.1.
DEFINICIN
Es una descripcin genrica con respecto a un tema especfico, que permite ser una herramienta
de consulta para el manejo de actividades, recursos, responsabilidades o procedimientos
comunes del Programa Agenda de Conectividad.
6.1.2.
CONSIDERACIONES GENERALES
Para el manejo del encabezado y pie de pgina, se ha definido el siguiente esquema:

-
ENCABEZADO: A excepcin de la portada, para el encabezado debe mantenerse la

plantilla como se ha diseado, compuesta en las pginas pares por el logo del Ministerio
de Comunicaciones sobre el costado izquierdo superior y el nombre del manual sobre el
costado derecho superior, intercalando en la siguiente pgina o las pginas impares con la
imagen de Gobierno en lnea mencionando al costado derecho superior el rea al que
pertenece el manual, Sistema de Gestin de Calidad y el nombre del Programa Agenda de
Conectividad y la Estrategia de Gobierno en lnea.
PI DE PGINA: Corresponde a la numeracin de cada una de las pginas, en el formato

Pgina N de M, de forma individual (n) y con relacin al nmero total de pginas del
documento (m). Se incluye a partir de la segunda hoja del documento.
6.1.3.
PARTES QUE COMPONEN UN MANUAL
a. PORTADA
Es la parte inicial del informe, y est compuesto por los siguientes elementos en el formato
establecido.
-
MEMBRETE: Debe mantenerse la plantilla como se ha diseado, compuesta por el

logo del Ministerio de Comunicaciones sobre el costado izquierdo superior y la imagen
de Gobierno en lnea sobre el lado derecho superior.
TTULO DEL MANUAL: Denominar el manual de acuerdo con su tema especifico.

Ejemplo: Manual de Indicadores, Manual de Calidad, Manual de Parametrizacin
Documental.
REA: Nombre del rea del Programa Agenda de Conectividad a la cual pertenece el
manual.
CIUDAD Y FECHA: Diligenciar la ciudad y el mes y ao del documento.
b. FORMATO PRELIMINAR AL DOCUMENTO

Se realiza una breve descripcin del contenido del documento, conformada por los
siguientes elementos:
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-
TTULO: Denominar el manual de acuerdo con su tema especfico, el cual pertenece al

Sistema de Gestin de Calidad del Programa Agenda de Conectividad. Ejemplo:
Manual de Indicadores. Sistema de Gestin de Calidad. Programa Agenda de
Conectividad. Estrategia de Gobierno en lnea.
FECHA DE ELABORACIN: Se relaciona la fecha de elaboracin del documento en el

formato da, mes y ao.
SUMARIO: Detallar el contenido del manual. Ejemplo: Conjunto de criterios o

parmetros para la elaboracin y presentacin de documentos generados por procesos
y actividades del Programa Agenda de Conectividad.
PALABRAS CLAVES: Son aquellas palabras que dentro del documento sirven como
referencia de ubicacin.
FORMATO: Se relaciona el tipo de archivo en que se encuentra elaborado el

documento. Ejemplo: .doc, .xls.
LENGUAJE: Es el idioma en que se encuentra redactado el documento.
DEPENDENCIA: Se diligencia el nombre del Ministerio de Comunicaciones, el nombre

del Programa Agenda de Conectividad y la Estrategia de Gobierno en lnea, finalmente,
el nombre del rea a la cual pertenece el manual.
CDIGO: Codificacin segn el Listado maestro de documentos, asignado al Manual.
VERSIN: Indica el nmero de la actualizacin del documento y se establece de

acuerdo con lo descrito en el GELMEPR-001 Procedimiento para el control de
documentos.
ESTADO: Es la clasificacin de acuerdo con el avance de generacin del documento.

Ejemplo: En proceso, Generado, En revisin.
CATEGORIA: Es la tipificacin que tiene el manual. Ejemplo: Estndares.
AUTOR: Nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) del Consultor que elabora el

manual y su correspondiente firma al frente.
REVIS: Nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) del Consultor que revisa el

APROB: Nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) del Consultor que aprueba el

INFORMACIN ADICIONAL: Espacio para relacionar aquella informacin que

considere de importancia dentro del manual.
Pgina 64 de 85
-
UBICACIN: Se relaciona la posicin magntica del manual que permita su fcil

bsqueda.
c. CONTROL DE CAMBIOS
Permite relacionar el control o seguimiento de los cambios que se le han realizado al
documento, sealando la versin, la fecha en que se realiz la modificacin, el nmero de
solicitud con que se aprob dicho cambio y el tipo de cambio especfico introducido en el
manual.
d. TABLA DE CONTENIDO
Es un listado de ttulos que integran el documento y la pgina en que se ubican. Esta tabla
debe ser ubicada al inicio del documento. La estructura de ttulos definida es por niveles
(nivel 1, nivel 2 y nivel 3).
Ejemplo:
1.
1.1.
1.1.1.
e. LISTA DE FIGURAS Y TABLAS
Cuando el documento lo requiera se anexa un listado de las figuras, imgenes y tablas,
que hacen parte del manual, relacionando en nmeros arbigos la pgina en la que se
encuentran.
f. DERECHOS DE AUTOR
Se realiza una descripcin de la propiedad intelectual del manual aplicado al Programa
Agenda de Conectividad, el cual protege la publicacin del documento.
g. CRDITOS
Relaciona la participacin, aportes y fuentes que fueron tenidos en cuenta y sirvieron de
insumo para la elaboracin del manual. En este captulo se reconoce su apoyo y
colaboracin.
h. AUDIENCIA
Hace referencia al alcance del manual, mencionando el campo de aplicacin y cobertura
del mismo, donde el manual suministrar informacin de gran utilidad para el desarrollo de
actividades diarias.
i.
INTRODUCCIN
Es el prembulo que permite describir detalles relevantes del documento y la importancia
y beneficios de aplicarlo en el quehacer diario, la necesidad de que sea de consulta
frecuente y que se encuentre disponible en los lugares de uso permanentemente
Pgina 65 de 85
actualizado. As mismo, se mencionan los propsitos esenciales y metodologa utilizada
dentro del documento.
Para redactar la introduccin debern cumplirse las siguientes recomendaciones:
j.
Se ubica luego de la tabla de contenido.
Entrega una breve descripcin de lo que se hizo.
Se menciona el tema del manual y los objetivos.
No se presentan resultados ni definiciones.
Debe ser clara y concreta.
DESARROLLO DEL DOCUMENTO

Se profundiza en detalle cada uno de los temas que forman parte del contenido del
manual, incluyendo cuando se requiera formatos y los parmetros para el diligenciamiento
de los registros, diagramas de flujo y la definicin de responsabilidades.
k. TERMINOLOGA
Instrumento en forma de diccionario que permite unificar y aclarar el sentido de los
conceptos manejados en el Programa Agenda de Conectividad, a travs de definiciones
con palabras claras y usuales y directamente relacionados con el tema especfico del
manual.
l.
CONCLUSIONES
La conclusin consiste en emitir un comentario o idea final que resuma los aspectos ms
importantes tanto del tema como del documento elaborado, es decir, el manual. Adems de
resaltar la importancia y utilidad en las actividades diarias del Programa Agenda de
Conectividad.
m. APNDICES o ANEXOS
Los apndices son utilizados para incluir informacin secundaria o material importante
relacionado con el tema especifico del manual que es demasiado extenso para formar
parte del mismo. Por ejemplo: una lista de referencias, listado de municipios o localidades,
resultados de anlisis estadsticos, etc.
Pgina 66 de 85
6.2.
CARACTERIZACIN
Figura 30. Plantilla Caracterizacin.
6.2.1.
DEFINICIN
Descripcin esquematizada que plasma las caractersticas propias de cada uno de los procesos
definidos dentro del Sistema de Gestin de Calidad del Programa Agenda de Conectividad,
mostrando interrelaciones, objetivos, proveedores, entradas, actividades, salidas, documentos de
aplicacin, riesgos, acciones de control, indicadores, y recursos.
Las caracterizaciones forman parte del Manual de Calidad del Sistema de Gestin de Calidad del
Programa Agenda de Conectividad, independientes para cada proceso.
Pgina 67 de 85
6.2.2.
PARTES QUE COMPONEN UNA CARACTERIZACIN
a. ENCABEZADO
Esta seccin aplica nicamente para la primera pgina del documento. Debe mantenerse
la plantilla como se ha diseado, compuesta por el logo del Ministerio de Comunicaciones
sobre el costado izquierdo superior y la imagen de Gobierno en lnea sobre el costado
derecho superior. En el centro se diligencia la siguiente informacin:
-
MACRO PROCESO: segn lo definido en el Manual de Calidad siempre se diligencia el

nombre Programa Agenda de Conectividad y de la Estrategia de Gobierno en lnea.
VERSIN: Indica el nmero de la actualizacin y se establece de acuerdo con lo

descrito en el GELMEPR-001 Procedimiento para el control de documentos.
PGINA N DE M: Corresponde a la numeracin de cada una de las pginas, de forma

individual (n) y con relacin al nmero total de pginas del documento (m).
NOMBRE DEL DOCUMENTO: Identificacin del documento, asignado de acuerdo a lo

descrito en el numeral 3.8 del presente manual, relacionado con la codificacin de
documentos.
b. DESCRIPCIN DEL PROCESO

Conformado por los siguientes elementos:
-
OBJETIVO: Descripcin de la esencia y funcin del proceso y el aporte que realiza en

el logro de los objetivos del Programa. La redaccin debe iniciar con un verbo.
PROVEEDORES: Identificacin de los procesos, entidades, organizaciones y/o

personas, que suministran entradas para el desarrollo de la actividad. Si el proveedor
hace parte del Programa Agenda de Conectividad o del Ministerio de Comunicaciones,
se considera como interno, en caso contrario es externo. Ejemplo: Proveedor Interno:
Ministerio de Comunicaciones y Procesos Programa Agenda de Conectividad.
Proveedor Externo: Entidades, Administrador de Recursos, Organismos Internacionales
y Multilaterales.
ENTRADAS: Son los productos, servicios, documentos (informes, registros, reportes,

recomendaciones, planillas, formatos, fichas, manuales, etc.), informacin, y/o sistema
que es entregado por el proveedor para dar inicio al desarrollo de la actividad. Por
ejemplo: Plan Nacional de Desarrollo 2006-2010, Estado Comunitario: desarrollo para
todos, Documento Visin Colombia Segundo Centenario: 2019, Estrategia de Gobierno
en lnea, Plan de accin Programa Agenda de Conectividad del ao en vigencia,
CONPES 3072 de 2000, Ficha de proyecto, Solicitud de servicio de operacin,
Manuales de contratacin.
Pgina 68 de 85
-
ACTIVIDADES: Debe iniciar con un verbo para indicar la accin que se ejecuta dentro
del proceso, que transforma la informacin suministrada para obtener un resultado
dentro del proceso. Las actividades se dividen en actividades principales y se detallan
originando las actividades secundarias. Ejemplo:
1.
1.1.
1.2.
1.3.
Definir esquema de operacin para los Sistemas de Informacin.

Definir y verificar roles, funciones y procedimientos internos asociados con
el sistema de informacin.
Definir y verificar los requisitos tcnicos.
Definir los requisitos de la infraestructura.
SALIDAS: Son los productos, servicios, documentos (informes, registros, reportes,

recomendaciones, planillas, formatos, fichas, manuales, etc.), informacin y/o sistema
que es resultado de la ejecucin de actividades dentro del proceso. Por ejemplo:
Acuerdo de nivel de servicio, Acuerdo de nivel de operacin, Esquema de operacin de
Sistemas de Informacin, aprobado y publicado, Solicitud de sensibilizacin o
capacitacin, Requerimiento de contratacin, Estudio de Mercado, Trminos de
Referencia.
CLIENTES: Identificacin de los procesos, entidades, organizaciones y/o personas, que

reciben las salidas del desarrollo de la actividad. Si el cliente hace parte del Programa
Agenda de Conectividad o del Ministerio de Comunicaciones, se considera como
interno, en caso contrario es externo. Ejemplo: Cliente Interno: Ministerio de
Comunicaciones y Procesos Programa Agenda de Conectividad. Cliente Externo:
Entidades, Administrador de Recursos, Organismos Internacionales y Multilaterales.
RESPONSABLES: Denominacin del perfil del Programa Agenda de Conectividad, que

se encarga de velar por el cumplimiento del proceso.
PARTICIPANTES: Denominacin de los perfiles que toman parte en la ejecucin de las

actividades descritas en el proceso.
RECURSOS: Relacin de los elementos necesarios para el desarrollo de las

actividades del Proceso y los cuales pueden ser: humanos, de infraestructura fsica,
infraestructura tecnolgica, de informacin, financieros.
DOCUMENTOS INTERNOS: Relacin de los documentos generados dentro del

DOCUMENTOS EXTERNOS: Relacin de los documentos generados por entes

externos que establecen lineamientos que deben ser cumplidos por el Programa
Agenda de Conectividad.
REGISTROS DE CALIDAD: Relacin de los documentos que presentan resultados

obtenidos o proporcionan evidencia de las actividades desempeadas.
RIESGOS: Relacin de las posibilidades de ocurrencia de un evento que pueda

entorpecer el normal desarrollo de las funciones del Programa Agenda de Conectividad
Pgina 69 de 85
y afectar el logro de los objetivos establecidos. En las caracterizaciones de los
procesos del Programa Agenda de Conectividad, se contemplan los riesgos cuya
evaluacin es alta; es la calificacin dada en el anlisis de la matriz de riesgos.
-
ACCIONES DE CONTROL: Descripcin de las acciones identificadas para mitigar los

riesgos altos.
INDICADORES: Relacin de los indicadores definidos para medir la eficacia, eficiencia

y/o efectividad del proceso. El detalle se encuentra descrito en el Manual de
Indicadores.
c. PIE DE PGINA
Esta seccin varia de acuerdo a la pgina donde ste ubicado. En la primera pgina de la
caracterizacin esta conformado por:
-
ELABORADO POR, FECHA Y FIRMA: Identifica el nombre completo (nombre(s) y

apellido(s)) del Consultor y el nombre del perfil de quien elabora el documento, y la
correspondiente fecha y firma.
REVISADO POR: Identificar el nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) del Consultor

y el nombre de perfil de quien revisa el documento, y la correspondiente fecha y firma.
APROBADO POR: Identificar el nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) del

Consultor y el nombre de perfil de quien aprueba el documento, y la correspondiente
fecha y firma.
A partir de la segunda pgina solamente se incluye el pi de pgina, el cual est

compuesto por:
-
MACROPROCESO: segn lo definido en el Manual de Calidad siempre se diligencia el

nombre Programa Agenda de Conectividad y la Estrategia de Gobierno en lnea.
NOMBRE DEL DOCUMENTO: Identificacin del documento, asignado de acuerdo a lo

descrito en el numeral 3.8 del presente manual, relacionado con la codificacin de
documentos.
VERSIN: Indica el nmero de la actualizacin de la caracterizacin y se establece de

acuerdo con lo descrito en el GELMEPR-001 Procedimiento para el control de
documentos.
PGINA N DE M: Corresponde a la numeracin de cada una de las pginas, en el

formato Pgina N de M, de forma individual (n) y con relacin al nmero total de
pginas del documento (m). Se incluye a partir de la segunda hoja del documento.
Pgina 70 de 85
6.3.
6.3.1.
PROCEDIMIENTOS
FORMATO VERTICAL
a.
Portada
Figura 31. Plantilla Portada Vertical - Procedimiento
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b.
Descripcin de actividades
Figura 32. Plantilla Descripcin de Actividades Vertical - Procedimiento
Pgina 72 de 85
6.3.2.
FORMATO HORIZONTAL
a.
Portada
Figura 33. Plantilla Portada Horizontal - Procedimiento
b.
Descripcin de actividades
Figura 34. Plantilla Descripcin de Actividades Horizontal - Procedimiento

Pgina 73 de 85
6.3.3.
DEFINICIN
Es una herramienta que de forma detallada especfica el paso a paso para desarrollar una
actividad. Adems define responsabilidades, registros, tiempos (cuando aplique), flujograma y el
como desarrollar el procedimiento. Los procesos del Programa Agenda de Conectividad deben
llevar cuantos procedimientos requieran de acuerdo a las actividades que adelanten.
El formato de procedimiento vertical, se utiliza cuando la cantidad de perfiles que intervienen en la
actividad de acuerdo con el diagrama de flujo es menor o igual a tres responsables.
El formato de procedimiento horizontal, se utiliza cuando la cantidad de perfiles que intervienen
en la actividad de acuerdo con el diagrama de flujo es mayor a tres responsables.
6.3.4.
ELEMENTOS DE LOS PROCEDIMIENTOS
Los procedimientos estn compuestos por dos secciones:

a. PORTADA
Se hace referencia a la informacin general del procedimiento.
-
ENCABEZADO: Esta seccin aplica nicamente para la primera pgina del documento.
Debe mantenerse la plantilla como se ha diseado, compuesta por el logo del
Ministerio de Comunicaciones sobre el costado izquierdo superior y la imagen de
Gobierno en lnea sobre el costado derecho superior. En el centro se diligencia la
siguiente informacin:
o Macroproceso: segn lo definido en el Manual de Calidad siempre se diligencia
el nombre del Programa Agenda de Conectividad y de la Estrategia de Gobierno
en lnea.
o Versin: Indica el nmero de la actualizacin y se establece de acuerdo con lo
o Pgina n de m: Corresponde a la numeracin de cada una de las pginas, de
forma individual (n) y con relacin al nmero total de pginas del documento (m).
o Proceso: Nombre del proceso al cual corresponde la descripcin de las
actividades mencionadas en el documento. El nombre debe coincidir con el
asignado en el mapa de procesos dentro del GELMEMA-001 Manual de calidad.
o Nombre del documento: Identificacin del procedimiento compuesto por el cdigo
y la denominacin dada, asignado de acuerdo a lo descrito en el numeral 3.8 del
presente manual, relacionado con la codificacin de documentos.
Pgina 74 de 85
-
OBJETIVO: Descripcin del logro que se pretende alcanzar con el desarrollo de las
actividades descritas en el procedimiento. La redaccin debe iniciar con un verbo.
ALCANCE: Describir el mbito de aplicabilidad del procedimiento, el cual incluye

rea(s), proceso(s) y actividad(es) que requieren aplicar lo descrito.
DEFINICIONES: Glosario de los trminos tcnicos que son mencionados en el cuerpo

del documento o aquellos que tienen alguna relevancia y por su naturaleza requieren
ser ampliados para su mayor comprensin.
CONDICIONES GENERALES: Establece aquellas condiciones especiales cuyo

cumplimiento es necesario para la eficacia del procedimiento.
PIE DE PGINA: Esta seccin varia de acuerdo a la pgina donde ste ubicado. En la
primera pgina de la caracterizacin esta conformado por:
o Elaborado por, fecha y firma: Identifica el nombre completo (nombre(s) y
apellido(s)) del Consultor y el nombre del perfil de quien elabora el documento, y
la correspondiente fecha y firma.
o Revisado por: Identificar el nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) del
Consultor y el nombre de perfil de quien revisa el documento, y la
o Aprobado por: Identificar el nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) del
Consultor y el nombre de perfil de quien aprueba el documento, y la
A partir de la segunda pgina solamente se incluye el pi de pgina, el cual est
compuesto por:
el nombre Programa Agenda de Conectividad.
o Nombre del documento: Identificacin del documento, asignado de acuerdo a lo
descrito en el numeral 3.8 del presente manual, relacionado con la codificacin
de documentos.
o Versin: Indica el nmero de la actualizacin de la caracterizacin y se establece
de acuerdo con lo descrito en el GELMEPR-001 Procedimiento para el control de
documentos.
o Pgina n de m: Corresponde a la numeracin de cada una de las pginas, en el
pginas del documento (m). Se incluye a partir de la segunda hoja del
documento.
Pgina 75 de 85
b. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

Se describe el flujo de actividades que son desarrolladas para llevar a cabo el
procedimiento. Compuesta por:
-
DESCRIPCIN: Detalle de los pasos que soportan la ejecucin de las actividades que
hacen parte del proceso y que por su grado de complejidad o comprensin requieren
ser ampliadas. Debe iniciar con un verbo. Cuando se menciones documentos como
manual, procedimiento, formato, etc., se har un link que llevar al documento
referenciado. En las actividades que se considere adecuado se establecern tiempos,
con titulo en negrilla. Ejemplo: Tiempos: 1.1. 5-7 das, interpretado que la actividad 1.1.
se desarrolla en un plazo de 5 a 7 das.
RESPONSABLES: Nombre de los perfiles que tienen la responsabilidad de ejecutar lo

establecido en las actividades.
DIAGRAMA DE FLUJO: Representacin grfica de la descripcin detallada de la

actividad de acuerdo con el responsable de la ejecucin.
REGISTRO: Nombre de los registros de calidad en los cuales se deja evidencia de que
se ha realizado la actividad.
ANEXOS: Registros de calidad que son utilizados durante el procedimiento y que se

encuentran referenciados en el Listado maestro de registros.
CONTROL DE CAMBIOS: Se determina de acuerdo con:

o Versin: Indica el nmero de la actualizacin y se establece de acuerdo con lo
o Motivo de cambio: Describe las modificaciones realizadas al documento.
o Responsable de aprobacin del cambio: Nombre de perfil con el nivel de
autoridad para aprobar el cambio efectuado en el documento.
o Fecha: Corresponde a la fecha a partir de la cual se aprueba el cambio en el
documento y/o fue actualizado. Se utiliza el formato da mes - ao (dd mm aaaa).
PIE DE PGINA: La informacin se debe diligenciar concordante a la escrita en el

encabezado de la portada del procedimiento.
el nombre Programa Agenda de Conectividad y de la Estrategia de Gobierno en
lnea.
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o Nombre del documento: Identificacin del documento, asignado de acuerdo a lo
descrito en el numeral 3.8 del presente manual, relacionado con la codificacin
de documentos.
o Versin: Indica el nmero de la actualizacin de la caracterizacin y se establece
de acuerdo con lo descrito en el GELMEPR-001 Procedimiento para el control de
documentos.
o Pgina n de m: Corresponde a la numeracin de cada una de las pginas, en el
pginas del documento (m). Se incluye a partir de la segunda hoja del
documento.
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6.4.
FORMATO
Figura 35. Plantilla Formato
6.4.1.
DEFINICIN
Son aquellos documentos que son diseados por cada proceso para llevar un seguimiento o
evidencia de las actividades realizadas. Cada vez que se diligencie un formato se empieza a
generar un registro. El cuerpo del formato es definido por el director del proceso generador y
recolector del registro, de acuerdo a la necesidad de los datos que requiera registrar.
6.4.2.
ELEMENTOS DE UN FORMATO
El encabezado debe mantenerse en la plantilla como se ha diseado, compuesta por el logo del
Ministerio de Comunicaciones sobre el costado izquierdo superior y la imagen de Gobierno en
lnea sobre el costado derecho superior. En el centro se diligencia la siguiente informacin:
-
MACRO PROCESO: segn lo definido en el Manual de Calidad siempre se diligencia

el nombre Programa Agenda de Conectividad y de la Estrategia de Gobierno en lnea.
PROCESO: Nombre del proceso al cual corresponde el formato. El nombre debe

coincidir con el asignado en el Mapa de Procesos.
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-
NOMBRE DEL DOCUMENTO: Identificacin del formato, compuesto por el cdigo y la

denominacin dada, asignado de acuerdo a lo descrito en el numeral 3.8 del presente
manual, relacionado con la codificacin de documentos.
VERSIN: Indica el nmero de la actualizacin y la fecha, de acuerdo con lo descrito

en el GELMEPR-001 Procedimiento para el control de documentos.
FECHA: Indica la fecha en la cual se diligencia el formato.
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7. TERMINOLOGA
ADMINISTRADOR DE RECURSOS: Es la entidad a travs de la cual se adelanta el proceso
de seleccin, contratacin y pago de bienes y servicios requeridos para el Programa
Agenda de Conectividad.
APROBACIN DE DOCUMENTOS: Accin mediante la cual un perfil previamente
autorizado evala el contenido de un documento y los requerimientos que debe cumplir,
para que mediante su aplicacin se alcance el objetivo propuesto.
ARCHIVO CENTRAL: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos
archivos de gestin del rea respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen
teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en
generaliv.
ARCHIVO DE GESTIN: Comprende toda la documentacin que es sometida a continua
utilizacin y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su
circulacin o trmite se realiza para dar respuesta o solucin a los asuntos iniciados v.
CALIDAD: Grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes cumple con los
requisitosvi.
CIUDADANOS: Cualquier persona natural que es usuario o usuario potencial de los
servicios de Gobierno en lnea.
CLIENTE: Organizacin, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio vii.
CONTRATISTA O PROVEEDOR: Es la persona natural o jurdica que mediante contrato
suministra bienes o servicios requeridos por el Programa Agenda de Conectividad.
CONTROL DE VERSIN: Es la accin de controlar los cambios que tiene un documento a
travs del tiempo y se evidencia en el nmero de versin que se establece desde la
edicin del mismo documento.
DISPOSICIN FINAL: Destino final de los registros. Accin que se toma una vez se ha
cumplido el tiempo de retencin o conservacin establecido para un registro.
DOCUMENTO: Informacin y su medio de soporteviii.
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DOCUMENTO EXTERNO: Documento generado por entes externos que establece
compromisos que deben ser cumplidos por el Programa Agenda de Conectividad o que
sirve de soporte a la gestin del Programa.
DOCUMENTO INTERNO: Documento generado dentro del Programa Agenda de
Conectividad o el Ministerio de Comunicaciones como soporte a la gestin del Programa.
DOCUMENTO OBSOLETO: Documento que ha perdido su vigencia en fecha o contenido.
EFICACIA: Extensin en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los
resultados planificadosix.
ELIMINACIN DE DOCUMENTOS: Accin mediante la cual un documento se suprime o
elimina del Sistema de Gestin de la Calidad, puesto que pierde funcionalidad dentro del
mismo.
EMPRESARIOS: Cualquier representante de una persona jurdica debidamente constituida
que es usuario o usuario potencial de los servicios de Gobierno en lnea.
ENTIDAD: Entes de la rama ejecutiva del poder pblico y otros prestadores de servicios
cubiertos bajo la Ley 872 de 2003 x. Adicionalmente se consideran a los entes privados que
realicen funciones pblicas. El Programa Agenda de Conectividad trabaja con aquellas
Entidades que han demostrado inters en la implementacin de Gobierno en lnea.
FORMATO: Documento elaborado para consignar el resultado de una tarea o actividad,
estos una vez diligenciados se denominan registros.
IMPACTO: Consecuencias que se pueden ocasionar por la materializacin del riesgo.
LEGIBILIDAD: Caracterstica de poderse leer la informacin contenida en el documento.
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS: Registro que lista los documentos internos y
externos que deben ser controlados puesto que influyen directamente sobre los procesos
del Sistema de Gestin de la Calidad del Programa Agenda de Conectividad.
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS: Registro que lista los documentos que presentan
resultados obtenidos o proporcionan evidencia de actividades desempeadas.
MANUAL: Documento que contiene una descripcin genrica con respecto a un tema
especfico.
MANUAL DE CALIDAD: Documento que especifica el Sistema de Gestin de Calidad de una
organizacinxi.
MODIFICACIN DE DOCUMENTOS: Accin a travs de la cual se realizan cambios
necesarios en los documentos. Pueden ser de forma o de fondo.
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ORGANIZACIN: Conjunto de personas e instalaciones con una disposicin de

responsabilidades. autoridades y relacionesxii.
PARTE INTERESADA: Organizacin, persona o grupo que tenga un inters en el
desempeo de una entidadxiii.
PROBABILIDAD: Nmero de veces que el riesgo puede presentarse o se ha presentado en
un determinado tiempo.
PROCEDIMIENTO: Forma especificada para llevar acabo una actividad o un proceso xiv.
PROCESO: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactan para
generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados xv.
PRODUCTO O SERVICIO: Resultado de un proceso o un conjunto de procesos xvi. Para el
Programa Agenda de Conectividad, todo lo que pasa a operacin se convierte en producto
/ servicio. Los productos generados actualmente en el Programa se relacionan con el
desarrollo de la Estrategia de Gobierno en lnea.
PROGRAMA: Cuando se usa dentro de la documentacin del Sistema de Gestin de
Calidad, hace referencia al Programa Agenda de Conectividad.
PROYECTO: Conjunto de acciones planificadas en funcin de un objetivo, en un plazo
determinado con un presupuesto definido, y nace como respuesta a una necesidad
detectada. Es importante aclarar que en el Programa Agenda de Conectividad se entiende
que, una vez que una Solucin TIC sea puesta en Operacin, deja de ser proyecto y se
convierte en producto / servicio.
REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeadasxvii.
RIESGO: Posibilidad de ocurrencia de un evento que pueda entorpecer el normal desarrollo
de las funciones del Programa Agenda de Conectividad y afectar el logro de los objetivos
establecidosxviii.
SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD: Sistema de gestin para dirigir y controlar una
organizacin con respecto a la calidad xix. En el Programa Agenda de Conectividad se
entiende por Sistema de Gestin de Calidad al conjunto conformado por la estructura
organizacional, los procedimientos, los procesos y los recursos necesarios para lograr la
satisfacer las necesidades, expectativas y requisitos de las partes interesadas,
asegurando la conformidad de los productos con los requisitos especificados.
SOPORTE DEL DOCUMENTO: Medio en el que se encuentra adherida la informacin,
puede ser electrnico, magntico o fsico.
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TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL: Es el instrumento que contiene la relacin de
series, subseries y tipos documentales de registros, con sus correspondientes tiempos de
retencin.
TIEMPO DE RETENCIN: Perodo de tiempo que se conservan y mantienen los registros
dentro de un archivo fsico o electrnico, ya sea el establecido por la ley o el establecido
por la organizacin de acuerdo a las necesidades de operacin.
VERSIN: Nmero de edicin de un documento. En el Programa Agenda de Conectividad
se representa por un nmero entero. Ej. Versin: 1.0.
Para el Programa Agenda de Conectividad, las versiones se definen as:
o Versin Mayor: Representa los cambios sustanciales (estructura, contenido,
objetivo, alcance, descripcin de actividades, etc.) que ha tenido el documento a
travs del tiempo. Se compone por un solo dgito el cual debe ser un nmero entero.
Por ejemplo: 1, 2, 3.
o Versin Menor: Representa los cambios o modificaciones mnimas del documento
correspondientes a forma y estilo.
Pgina 83 de 85
8. CONCLUSIONES
l Manual de Parametrizacin Documental es un herramienta de consulta permanente para

cada uno de los consultores del Programa Agenda de Conectividad, donde se definen y
unifican criterios para la elaboracin y presentacin de los documentos que se generen en
el Programa, convirtindose en un insumo en el proceso de normalizacin documental.
As mismo, la utilidad de tener una manual que oriente en la estandarizacin de los documentos
permite fortalecer la imagen institucional del Programa tanto interna como externa, generando
productos de alta calidad alineados dentro con la filosofa del Sistema de Gestin de Calidad.
Pgina 84 de 85
Norma Tcnica de Calidad para la Gestin Pblica en NTCGP 1000:2004, Numeral 3.38.
iii
iv
Ley 594 de 2000.
v
Ley 594 de 2000.
vi
Norma tcnica de Calidad para la Gestin Pblica NTCGP 1000:2004, Numeral 3.6.
vii
viii
Norma Tcnica de Calidad para la Gestin Pblica en NTCGP 1000:2004, Numeral 3.7.2.
ix
Norma ISO 9000:2000, Numeral 3.2.14.
x
xi
Norma tcnica de Calidad para la Gestin Pblica en NTCGP 1000:2004, Numeral 3.33.
xii
Norma Tcnica de Calidad para la Gestin Pblica en NTCGP 1000:2004, Numeral 3.3.1.
xiii
xiv
xv
xvi
xvii
xviii
ii
xix
Norma ISO 9000:2000, Numeral 3.2.3.

Gelmema 004 Versi N 3.0

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El archivo magntico asociado al documento est localizado en est

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ESPECIFICACIONES GENERALES DOCUMENTOS DIGITALES..............................19

6.3.4. Elementos de los Procedimientos

LISTA DE FIGURAS Y TABLAS

Tabla 1. Criterios de codificacin de acuerdo al proceso y el tipo de documento

menos que se indique de forma contraria, el copyright (traducido literalmente como

La copia no se hace con el fin de ser distribuida comercialmente.

Los materiales se deben reproducir exactamente y no se deben utilizar en un contexto

entro del marco de documentacin e implementacin del Sistema de Gestin de Calidad

Gua para la implementacin de un Programa de Gestin Documental, elaborado por el

l presente documento es generado por el rea de Monitoreo y Evaluacin, segn lo

3. ESPECIFICACIONES GENERALES DOCUMENTOS FSICOS

e describen algunas especificaciones generales para la generacin de documentos fsicos,

Su color, opacidad y calidad deben facilitar la impresin, la lectura y la reproduccin del

Para el manejo de la puntuacin se deben tener las siguientes condiciones:

Manejo de minsculas y maysculas. Para el caso del Programa Agenda de Conectividad,

La fecha en los documentos emplea el formato aaaa/mm/dd.

Siempre que se realice una modificacin a un documento perteneciente al Sistema de

Para el manejo de Control de Versin, se utilizan los siguientes criterios.

CODIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS

Para la codificacin de los documentos se realizan los siguientes pasos:

o Identificar el tipo de documento y codificar de acuerdo a lo establecido en la columna de

Figura 1. Codificacin de documentos.

Verificar que la codificacin

Director del proceso.

Director del proceso.

Director (a) del Programa

Coordinador del Sistema

Coordinador del Sistema de

Director (a) del Programa

Coordinador del Sistema de

Consultor del proceso.

Director del proceso.

Director del proceso

Consultor del proceso.

Director del proceso.

Director del proceso

Director del proceso.

Coordinador del Sistema de

3.11. PIRMIDE DE ESTRUCTURA DOCUMENTAL

Documento Externo: Documento generado por entes externos que establece

Documento Interno: Documento generado dentro del Programa Agenda de

Estos documentos son elaborados, codificados, aprobados y actualizados siguiendo los

Figura 2. Pirmide documental.

4. ESPECIFICACIONES GENERALES DOCUMENTOS DIGITALES

e describen algunas especificaciones generales para la generacin de correos electrnicos,

DILIGENCIAMIENTO DE LOS MENSAJES POR CORREO ELECTRNICO

5. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DE APOYO

Figura 3. Plantilla Carta.

FACULTAD PARA FIRMAR OFICIOS O CARTAS