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2003
Mdulo
- Terico y Prctico -
Microsoft Excel
Microsoft Excel
Microsoft Excel
Metodologa de Trabajo
Les presentamos la Metodologa de Trabajo de este Mdulo, con el fin de orientarlos
en su correcto uso y aprovechamiento.
Es importante comenzar por la simbologa que encontrarn en las prximas pginas:
ATENCIN
Desarrolla una aclaracin de importancia acerca del tema.
SUGERENCIA
Plantea otras formas de aplicar las herramientas.
ACTIVIDAD
Indica las Prcticas a realizar, en caso de tener instalado el Software
Educativo New Sapiens.
TRUCO
Sugiere alternativas para hacer ms dinmica la aplicacin de las
herramientas.
Al finalizar cada Captulo encontrarn:
Microsoft Excel
Captulo 1
Al trmino de este captulo esperamos que logren los siguientes objetivos:
Conocer la utilidad de esta importante planilla de clculos y sus caractersticas
principales.
Conocer las partes de la ventana de Microsoft Excel y cmo desplazarse por la
misma.
Aprender a seleccionar rangos y realizar distintos cambios en cuanto a su formato.
Aprender a guardar y abrir libros nuevos, como as tambin a cambiar el tamao de las
filas y columnas de la planilla.
Asimilar los conceptos de los temas que trata este captulo y realizar las actividades
para la integracin de conocimientos.
Organizacin de Contenidos
Captulos
Temas de Aprendizaje
Contenidos Mnimos
Introduccin
Captulo 1
Microsoft Excel
Introduccin
Microsoft Excel
Microsoft Excel es una planilla de clculos en el paquete de aplicaciones Office.
Excel est conformado por planillas de clculos, lo que quiere decir, que en sus hojas de
trabajo se pueden desarrollar tareas donde podr resolver ecuaciones matemticas,
financieras, estadsticas y hasta cientficas, entre otras. La disposicin de las hojas facilita
este tipo de trabajo ya que se encuentra dividida horizontal y verticalmente, similar a una hoja
de trabajo contable, donde podr ingresar tanto nmeros como texto, pero a diferencia de
estas planillas contables, este programa es quien realiza los clculos en forma electrnica.
Ingresar a Excel
Existen varias formas de ejecutar o iniciar Microsoft Excel, pero la ms utilizada es desde
el men inicio, para lo cual debe realizar el siguiente camino:
- Desde la barra de tareas, haga clic en el men Inicio Todos los programas Microsoft
Excel.
Microsoft Excel
SUGERENCIA
En caso de que el programa sea utilizado con mucha frecuencia puede:
- Crear un acceso directo para Microsoft Excel, en el escritorio.
- Ingresar utilizando la barra de herramientas de Office, haciendo clic sobre el cono
de Excel ingresar en forma rpida.
Microsoft Excel
Partes de la ventana
Ventana de Microsoft Excel xp
Botones de control
Barra de ttulo
Barra de men
Barras de
herramientas
Planilla
de clculo
Barra de estado
Panel de tareas
Columna
Celda
Fila
Cada libro inicia con tres hojas de clculo. Estas hojas pueden:
-Cambiar su nombre. -Moverse. -Eliminarse. -Y adems se pueden insertar nuevas hojas.
Microsoft Excel
Archivos nuevos
Para crear un nuevo archivo, utilice cualquiera de las siguientes opciones:
1 Opcin desde la Barra de herramientas Estndar
- Haga clic en este botn:
2 Opcin desde el Teclado
- Presione las teclas:
a-
Primer clic
y
3 Opcin desde la Barra de men
b-
Segundo clic
Tercer clic
Formas de seleccin
Al seleccionar una celda podr escribir datos, aplicar formatos como color de fuente, color
de borde, color de relleno entre otros.
A continuacin aprender a seleccionar una celda, varias celdas, una fila, o una columna y a
seleccionar celdas, columnas y filas en forma contina y discontina.
9
Microsoft Excel
Celda
seleccionada
Desde el Teclado
1 Opcin
- Presione la tecla:
/
2 Opcin
Teclas de desplazamiento
Superior
Izquierda
10
Inferior
Derecha
Microsoft Excel
Fila seleccionada
11
Microsoft Excel
Columna seleccionada
Varias celdas
seleccionadas
Microsoft Excel
Rango
Un rango es un conjunto de celdas seleccionadas, que se representan con un nombre compuesto por el nombre de la primera celda que comprende la seleccin, dos puntos (:) y, a
continuacin, el nombre de la ltima celda seleccionada.
Rango
A2:C3
Desde hasta
A2:C3
Primer celda Segunda celda
del rango
del rango
seleccionado seleccionado
13
Microsoft Excel
Ingreso de informacin
Para cargar datos en una celda haga clic sobre la celda que tendr la informacin y luego
ingrese los datos que desee.
Si los datos ingresados son slo palabras stas se alinearn automticamente a la
izquierda de la celda y si los datos son numricos se alinearn a la derecha de la celda.
Barra de frmula
Barra de frmula
- Seleccione con un
clic la celda que desea
modificar.
- Desde la barra de
frmula, haga clic, y
comience a modificar
el contenido.
- Presione la tecla:
Barra de frmula
Contenido de
la celda A1
Celda
seleccionada
14
Cursor
titilando
(se ubica
dentro de la
celda).
Microsoft Excel
Realice la actividad paso a paso desde el Asistente , que se ubica en el Captulo 1, Tema: Introduccin, Subtema: Ingreso de informacin, por ejemplo.
15
Microsoft Excel
Columnas:
Para cambiar el tamao de las columnas, puede utilizar cualquiera de las siguientes
opciones:
1 Opcin desde la Barra de men
- Seleccione la/s columna/s
que desee.
Fila seleccionada
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente , que se ubica en el Captulo 1, Tema: Introduccin, Subtema: Tamao de filas y columnas, Por
ejemplo.
16
Microsoft Excel
Formato de celdas
Para aplicar formato a una o ms celdas seleccionadas, utilice cualquiera de las siguientes
opciones:
1 Opcin desde la Barra de Herramientas Formato
Alineacin
Celdas
seleccionadas
Celdas
combinadas
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Microsoft Excel
Decimales
Subraya el texto.
Aumenta o reduce las sangras del texto
seleccionado dentro de la celda.
Sangras
Solapas
Formato de celdas
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Microsoft Excel
Solapa Nmero
General
Nmero
Moneda
Contabilidad
Contabilidad
19
Microsoft Excel
Fecha
Hora
Solapa Alineacin
Alineacin Horizontal
Alineacin Vertical
Control
del
texto
Orientacin
20
Microsoft Excel
Solapa Fuente
Como ha estudiado en los mdulos anteriores, la solapa fuente, le ofrece formatos
para los textos como tipo de fuente, color, estilos, tamao de fuente entre otras.
Solapa Bordes
3) Seleccione la
ubicacin de
las lneas
seleccionadas.
1) Elija el tipo
de lnea para
los bordes de
las celdas.
4) Observe que
las lneas
seleccionadas
estn en la vista
preliminar.
2) Elija el color
para el tipo de
lnea.
Solapa Tramas
1) Seleccione
un color
2) Seleccione
una trama
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente , que se ubica en el Captulo 1, Tema: Introduccin, Subtema: Formato de Celdas, Por ejemplo.
21
Microsoft Excel
2) Escriba un
nombre para
el archivo.
3) Acepte el cuadro
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente , que se ubica en el Captulo 1, Tema: Guardar y Abrir Libros, Subtema: Guardar Archivos, Por
ejemplo.
Actualizar archivos
Para actualizar los cambios de un archivo (libro), utilice cualquiera de las siguientes
opciones:
1 Opcin desde la Barra de herramientas Estndar
- Haga clic en el botn:
22
Microsoft Excel
TRUCO
Para abrir el cuadro Guardar como... rpidamente, presione la tecla:
Cerrar archivos
Para cerrar un archivo de Excel, utilice cualquiera de las siguientes opciones:
1 Opcin desde la Barra de men
- Haga clic en Archivo - Cerrar.
2 Opcin desde los Botones de control
Haga clic en el botn Cerrar
Abrir archivos
Para cerrar un archivo de Excel, siga estos pasos:
1- Utilice cualquiera de las siguientes opciones:
23
Microsoft Excel
24
Microsoft Excel
Actividad 1
1- Abra un nuevo libro.
2- Seleccione el rango A1:F13.
3- Aplique este formato, para el rango seleccionado.
Estilo:
Color:
Borde:
Bordes
Doble lnea
Rojo
Contorno e interno
Estilo:
Fuente
Century Gothic
Azul
Color:
Trama:
Trama
Amarillo
Atenuado al 6,25%
Negrita
Tamao: 20
25
Microsoft Excel
26
Microsoft Excel
Captulo 2
Al trmino de este captulo esperamos que logren los siguientes objetivos:
Captulos
Captulo 2
Temas de Aprendizaje
Contenidos Mnimos
Series
Frmulas bsicas
Funciones
Funciones.
- Funciones matemticas y
trigonometricas (Suma,Sumar.si,
Producto, Raz y Potencia)
- Funciones estadsticas
(Promedio, Mximo, Mnimo,
Contar, Contar.si, Contar.blanco,
Contar y Moda)
- Fecha y hora (Ahora, Hoy, Da y
Mes)
27
Microsoft Excel
Series
Serie
Una serie es un conjunto de datos consecutivos que se utilizan para colocar determinada
informacin de una manera rpida y sencilla. En Excel se pueden introducir series de datos,
numricas o de textos.
Para trabajar con la herramienta series, utilice cualquiera de las siguientes
opciones:
1 Opcin desde la Barra de men
- Seleccione una celda y coloque el primer nmero de la serie.
Primer nmero de la
serie, seleccionado.
4) Ingrese el
nmero que
indicar el fin de la
serie.
3) Ingrese el
nmero de
incremento para
la serie.
5) Acepte el cuadro.
28
Microsoft Excel
Resultado de la serie
- Cuando el puntero del mouse se transforme en una cruz negra, haga clic y sin
soltar arrastre hasta que obtenga la cantidad de nmeros a ingresar.
Serie terminada
29
Microsoft Excel
Realice la actividad paso a paso, desde el Asietente , que se ubica en el Captulo 2, Tema: Series, Subtema: Crear series de datos personalizados,
Por ejemplo.
30
Microsoft Excel
Frmulas bsicas
Frmulas bsicas
Excel le permite olvidarse de las calculadoras y de los clculos mentales, ya que resolver
frmulas es una de las tareas ms importantes de esta aplicacin. Una frmula es una
ecuacin que analiza valores con el fin de obtener un resultado.
Algunas frmulas bsicas
Todas las frmulas de Excel comienzan con un signo igual (=), para que el programa pueda
diferenciar que la informacin que esta ingresando pertenece a una frmula. Luego se
colocan los argumentos (valores tales como nmeros o nombres de celdas), separados por
operadores aritmticos (tales como los smbolos de suma +, resta -, divisin / y
multiplicacin *).
ATENCIN: Se recomienda trabajar con el sector numrico del
teclado, en el cual encontrar los nmeros del 0 al 9 y adems los
separadores de operadores aritmticos bsicos (suma +, resta -,
divisin / y multiplicacin *).
Con la tecla:
se activa
o desactiva el teclado nmerico.
Activa
Desactiva
Smbolo
de Divisin
Smbolo de
Multiplicacin
Smbolo de Suma
Smbolo de Resta
31
Microsoft Excel
Suma:
Para trabajar con la frmula suma, siga estos pasos:
1- Ingrese los datos que desea sumar.
2- Seleccione la celda que tendr el resultado.
Resultado de la Suma
Barra
de frmula
Resultado
seleccionado
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente , que se ubica en el Captulo 2, Tema: Frmulas bsicas, Subtema: Algunas frmulas bsica - Suma, Por
ejemplo.
32
Microsoft Excel
Resta:
Para trabajar con la frmula resta, siga estos pasos:
1- Ingrese los datos que desea restar.
2- Seleccione la celda que tendr el resultado.
Celda seleccionada, donde
quedar el resultado. Adems, all
se aplicar la frmula que se
indica debajo.
7- Presione la tecla:
Barra
de frmula
Resultado
seleccionado
33
Microsoft Excel
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente , que se ubica en el Captulo 2, Tema: Frmulas bsicas, Subtema: Algunas frmulas bsicas - Resta, Por
ejemplo.
Multiplicacin:
Para trabajar con la frmula multiplicacin, siga estos pasos:
1- Ingrese los datos que desea multiplicar.
2- Seleccione la celda que tendr el resultado.
Celda seleccionada donde
quedar el resultado.
7- Presione la tecla:
Barra
de frmula
Resultado
seleccionado
34
Microsoft Excel
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente , que se ubica en el Captulo 2, Tema: Frmulas bsicas, Subtema: Algunas frmulas bsicas
Multiplicacin, Por ejemplo.
Divisin:
Para trabajar con la frmula divisin, siga estos pasos:
1- Ingrese los datos que desea dividir.
2- Seleccione la celda que tendr el resultado.
Celda seleccionada, donde
quedar el resultado. All se
aplicara la formula que se detalla
debajo.
7- Presione la tecla:
Barra
de frmula
Resultado
seleccionado
35
Microsoft Excel
Porcentaje:
Suponga que debe averiguar el 10 % de 50, sabiendo que el valor total corresponde al
100%.
1) Paso
Signo igual. De es t
manera Excel identifica
que es una frmula.
3) Paso
Se multiplica sobre el
valor del porcentaje que
se desea averiguar.
=50*10/100
2) Paso
Valor base que se tomar como
referencia para obtener un porcentaje
4) Paso
Se divide por 100.
Microsoft Excel
- Presione la tecla:
Barra
de frmula
Resultado
seleccionado
2 Opcin
- Coloque el signo igual =, para comenzar la frmula.
- Ingrese el valor o seleccione la celda que posee el valor que se
utilizar como base para obtener el porcentaje.
- Coloque el signo de multiplicacin *.
Barra
de frmula
Resultado
seleccionado
37
Microsoft Excel
Para ver el resultado de una frmula de manera rpida, siga estos pasos:
- Seleccione los datos que desea calcular.
Valores seleccionados
Lista desplegable de
frmulas rpidas
38
Microsoft Excel
Funciones
Funcin
Las funciones son frmulas predeterminadas que le permiten ahorrar tiempo y problemas a
la hora de crear ecuaciones. En Excel encontrar cientos de funciones, que se pueden
utilizar solas o combinadas con otras frmulas o funciones. Estas se utilizan para realizar
una gran cantidad de tareas, tales como sumas, promedios, valores mximos, mnimos entre
otras mucho ms complejas.
Por ejemplo: Suponga que debe calcular los totales de cada una de las columnas de una
planilla determinada, debera seleccionar la ltima celda, en este caso C12 e ingresar la
siguiente frmula: =C3+C4+C5+C6+C7+C8+C9+C10+C11 obviamente el resultado sera
correcto, pero perdera mucho tiempo en ingresar esta frmula y tendr un mayor margen de
error. En este caso para agilizar y asegurar el trabajo puede utilizar la funcin de Suma.
Funciones matemticas y trigonomtricas
Sintaxis Suma:
Sintaxis
Ejemplo
=Suma(B1:B2)
=Suma(Rango)
Microsoft Excel
5- Abra un parntesis (
7- Cierre el parntesis )
8- Presione la tecla:
Resultado
seleccionado
Barra
de frmula
Resultado
seleccionado
Sintaxis Sumar.si:
Sintaxis
=Sumar.si(Rango;Condicin)
Conjunto de celdas Condicin: Determina cules sern los datos que
seleccionadas
cumplen con un criterio especfico
Ejemplo
=Sumar.si(D3:D6;>=500)
Por ejemplo: Suponga que debe obtener el total de los sueldos iguales y menores a $500.
Observe esta planilla:
40
Microsoft Excel
Para averiguar la suma de los sueldos iguales y mayores a $500, siga estos pasos:
1- Ingrese los datos que desea clcular.
2- Seleccione la celda que tendr el resultado.
3- Coloque el signo igual =
5- Abra parntesis (
8- Abra comillas
41
Microsoft Excel
Resultado seleccionado.
Sintaxis Producto:
Sintaxis
Ejemplo
=Producto(Rango)
=Producto(B1:B2)
42
Microsoft Excel
3- Abra parntesis (
6- Presione la tecla:
Barra de frmula
Resultado seleccionado
Sintaxis Raz:
Sintaxis
=Raz(celda)
Ejemplo
=Raz(B1)
Microsoft Excel
3- Abra parntesis (
5- Cierre parntesis )
6- Presione la tecla:
Barra de frmula
Resultado seleccionado
Sintaxis Potencia:
Sintaxis
Ejemplo
La potencia indica la cantidad de veces que debe multiplicarse la base.
=Potencia(base;potencia) =Potencia(nmero,2)
Este nmero se multiplicar tantas veces como lo indique la potencia.
44
Microsoft Excel
3- Abra parntesisl (
4- Escriba la base.
7- Cierre parntesis )
8- Presione la tecla:
Barra de frmula
Resultado seleccionado
45
Microsoft Excel
Funciones estadsticas
Promedio:
El promedio es la suma de una serie de valores dividida por su cantidad.
Sintaxis promedio:
Sintaxis
Ejemplo
=Promedio(Rango)
=Promedio(C3:E3)
Conjunto de celdas seleccionadas
Por ejemplo: Suponga que debe calcular el promedio final de las notas de cada uno de
los alumnos, de la siguiente planilla:
46
Microsoft Excel
7- Cierre el parntesis ).
8- Presione la tecla:
Barra de frmula
Resultado seleccionado
47
Microsoft Excel
Mximo:
Devuelve el valor ms grande de un rango de datos.
Sintaxis Mximo:
Sintaxis
Ejemplo
=Max(Rango)
=Max(C3:E3)
Conjunto de celdas seleccionadas
Por ejemplo: Suponga que debe averiguar la nota ms alta del 1 Trimestre, en esta
planilla:
5- Abra parntesis (.
48
Microsoft Excel
7- Cierre parntesis ).
5- Presione la tecla:
Barra de frmula
Resultado
seleccionado
Mnimo:
Devuelve el valor ms pequeo de un rango de datos.
Sintaxis Mnimo:
Sintaxis
Ejemplo
=Min(Rango)
=Min(C3:E3)
Conjunto de celdas seleccionadas
49
Microsoft Excel
5- Abra parntesis (.
7- Cierre el parntesis ).
8- Presione la tecla:
Barra de frmula
Resultado
seleccionado
50
Microsoft Excel
Contar:
Cuenta la cantidad de celdas seleccionadas de un rango que contenga slo nmeros.
Sintaxis Contar:
Sintaxis
Ejemplo
=Contar(Rango)
=Contar(C3:E3)
Por ejemplo: Suponga que debe averiguar la cantidad de alumnos en la siguiente planilla:
5- Abra un parntesis (
6- Seleccione el rango de datos que desea clcular.
7- Cierre el parntesis )
51
Microsoft Excel
8- Presione la tecla:
Barra de frmula
Resultado
seleccionado
Contar.si:
Cuenta la cantidad de celdas seleccionadas dependiendo de una condicin determinada.
Sintaxis Contar.si:
Sintaxis
=Contar.si(Rango;Condicin)
Conjunto de
celdas seleccionadas
Ejemplo
=Contar.si(C3:E3;>=6)
52
Determina cules
sern los datos a contar.
Microsoft Excel
8- Abra comillas
9- Escriba la condicin. En este caso la condicin sern notas
mayores o iguales a 6.
10- Cierre comillas
53
Microsoft Excel
Barra de frmula
Resultado seleccionado
Contar.blanco:
Cuenta las celdas vacas de un rango de valores.
Sintaxis Contar.blanco:
Sintaxis
=Contar.blanco(Rango)
Conjunto de
celdas seleccionadas
Ejemplo
=Contar.blanco(C3:E3)
Por ejemplo: Suponga que debe calcular, en la siguiente planilla de alumnos, cuntos
alumnos deben la nota del ltimo trimestre.
54
Microsoft Excel
Para averiguar la cantidad de alumnos que deben la nota del ltimo trimestre, siga
los siguientes pasos:
1- Ingrese los datos que desea calcular.
2- Seleccione la celda que tendr el resultado.
5- Abra un parntesis (.
7- Cierre parntesis ).
8- Presione la tecla:
Barra de frmula
Barra de frmula
55
Microsoft Excel
Contar:
Cuenta la cantidad de celdas seleccionadas de un rango de datos con texto.
Sintaxis Contara:
Sintaxis
Ejemplo
=Contara(Rango)
=Contara(C3:E3)
Conjunto de celdas seleccionadas
Microsoft Excel
7- Cierre parntesis ).
8- Presione la tecla:
Barra de frmula
Barra de frmula
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Captulo 2, Tema: Funciones, Subtema: Funcin - Funciones estadsticas Contar, Por ejemplo.
Moda:
Busca el valor numrico de un rango que ms se repita.
Sintaxis Moda:
Sintaxis
Ejemplo
=Moda(Rango)
=Moda(D3:D6)
Conjunto de celdas seleccionadas
57
Microsoft Excel
Por ejemplo: Suponga que debe averiguar cules son los sueldos ms comunes.
Observe los datos de la siguiente planilla:
5- Abra un parntesis (
6- Seleccione el rango de datos que desea calcular.
7- Cierre parntesis ).
8- Presione la tecla:
58
Microsoft Excel
Barra de frmula
Resultado seleccionado
TRUCO
Para obtener la Autosuma rpidamente, siga estos pasos:
- Seleccione la celda continua a los nmeros que sern sumados.
- Presione las teclas:
+
+
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Captulo
2, Tema: Funciones, Subtema: Funcin - Funciones estadsticas Moda, Por ejemplo.
Fecha y hora
Ahora:
Da como resultado la fecha y hora actual.
Sintaxis Ahora:
=Ahora()
4- Abra un parntesis (
59
Microsoft Excel
5- Cierre parntesis ).
6- Presione la tecla:
Barra de frmula
Resultado seleccionado
Hoy:
Da como resultado la fecha actual.
Sintaxis Hoy:
=Hoy()
Para utilizar la funcin Hoy, siga estos pasos:
1- Seleccione la celda que tendr el resultado.
2- Coloque el signo =, para comenzar la funcin
3- Escriba la palabra Hoy
4- Abra un parntesis (
5- Cierre parntesis ).
6- Presione la tecla:
Barra de frmula
Resultado seleccionado
60
Microsoft Excel
Da:
Da como resultado el da del mes de manera numrica.
Sintaxis Da:
=Da(celda)
Para utilizar la funcin Da, siga estos pasos
1- Seleccione la celda que tendr el resultado.
2- Coloque el signo =, para comenzar la funcin
3- Escriba la palabra Da
4- Abra un parntesis (
6- Cierre parntesis ).
7- Presione la tecla:
Barra de frmula
Resultado seleccionado
61
Microsoft Excel
Mes:
Da como resultado el mes del ao de manera numrica.
Sintaxis Mes:
=Mes(celda)
Para utilizar la funcin Mes, siga estos pasos:
1- Seleccione la celda que tendr el resultado.
2- Coloque el signo =, para comenzar la funcin
3- Escriba la palabra Mes
4- Abra un parntesis (
5- Seleccione la celda que posee el formarto fecha.
6- Cierre parntesis ).
7- Presione la tecla:
Barra de frmula
Resultado seleccionado
62
Microsoft Excel
63
Microsoft Excel
Actividad 2
1- En un nuevo libro cambie los nombres de las hojas por la siguiente informacin:
Hoja 1 Datos personales
Hoja 2 Planilla de Notas
Hoja 3 Estadsticas del Ao L. 2004
64
Microsoft Excel
11- Calcule los datos de cada uno de los ttulos que se observan en la planilla Estadsticas
del Ao Lectivo.
12- Cules son las frmulas o funciones que ha utilizado en el punto anterior?
Cantidad de Alumnos
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
Cantidad de Aprobados
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
Cantidad de Desaprobados
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
Notas ms frecuentes
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
Nota ms alta
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
Nota ms baja
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
65
Microsoft Excel
66
Microsoft Excel
Captulo 3
Al trmino de este captulo esperamos que logren los siguientes objetivos:
Conocer la utilidad de las funciones lgicas y aprender a aplicarlas en la plantilla de
clculo.
Comprender para que se utiliza la funcin SI y aprender la sintaxiz de la misma.
Realizar distintas actividades utilizando las funciones de Bsqueda en forma vertical y
horizontal.
Aprender a utilizar el asistente para funciones para ahorrar tiempo en el desarrollo de
las frmulas y funciones
Asimilar los conceptos de los temas que trata este captulo y realizar las actividades
para la integracin de conocimientos.
Organizacin de Contenidos
Captulos
Captulo 3
Temas de Aprendizaje
Contenidos Mnimos
Funciones lgicas
Funciones de bsqueda
67
Microsoft Excel
Funciones lgicas
Funcin Si
Devuelve un valor verdadero o falso, dependiendo de su condicin o prueba lgica.
Se denomina tambien: prueba_lgica
Sintaxis:
=Si(Condicin;Valor_ verdadero;Valor_falso)
Ejemplo:
=Si(F3>=6;Aprobado;Desaprobado)
Por ejemplo: Suponga que en la siguiente planilla de alumnos, debe determinar cul es el
estado de cada alumno, indicando si est Aprobado o desaprobado, sabiendo que:
Los alumnos que obtengan una nota igual o mayor a 6, estarn APROBADOS.
Los alumnos que obtengan una nota menos de 5, estarn DESAPROBADOS.
Para averiguar el estado de alumnos de esta planilla, siga los siguientes pasos:
1- Ingrese los datos que desea calcular.
2- Seleccione la celda que tendr el resultado.
68
Microsoft Excel
4- Escriba la palabra SI
5- Abra un parntesis (
6- Seleccione la celda que tendr la condicin o
prueba lgica.
7- Ingrese la condicin. En este caso se deben
averiguar las notas iguales o mayores a 6.
8- Coloque un punto y coma ;
9- Abra comillas
Microsoft Excel
Resultado seleccionado
Funcin Si (Anidada)
Sintaxis SI Anidada:
Ejemplo:
=Si(F3>=6;Aprobado;Si(F3=5;Recupera;Desaprobado)
Por ejemplo: Suponga que en la siguiente tabla de alumnos, deba averiguar cul ser su
estado, determinando si el alumno est aprobado, desaprobado o debe recuperar la nota.
Es decir que:
Los alumnos que obtengan una nota mayor a 6, estarn APROBADOS
Los alumnos que obtengan 5, debern RECUPERAR la nota con un nuevo
examen.
70
Microsoft Excel
5- Abra un parntesis (
6- Seleccione la celda que tendr la
primer condicin.
7- Ingrese la condicin. En este
caso se deben averiguar las notas
mayores o iguales a 6.
8- Coloque un punto y coma ;
9- Abra comillas
10- Escriba el valor verdadero. En
este caso ser Aprobado
11- Cierre comillas
71
Microsoft Excel
72
Microsoft Excel
Resultado seleccionado
73
Microsoft Excel
Funciones de bsqueda
Funcin BuscarV
Busca un valor en la columna ms a la izquierda de una matriz o rango de datos y se
desplaza hacia la derecha para devolver el valor de una columna especificada de esa
misma tabla o rango de datos.
Sintaxis BuscarV:
Sintaxis:
Valor_buscado: Es el valor de referencia que
se selecciona en la planilla donde se utilizar la funcin de bsqueda.
=BuscarV(Valor_buscado;Buscar_en;Indicador_de_columna;Ordenado)
Buscar_en: Muestra el rango en la planilla donde se buscar el
dato. Este rango muestra desde el dato de referencia
(Valor__buscado) hasta el dato buscado.
Ejemplo:
=BuscarV(A3;A3:G5;7; falso)
Por ejemplo: Suponga que debe averiguar el estado de alumnos para la hoja Datos
personales, buscando este dato en la hoja Notas. Estas hojas se encuentran en el mismo
LIBRO (Archivo). Observe estas planillas:
74
Microsoft Excel
5- Abra parntesis (
6- Seleccione el dato en comn. En este
caso es la celda A3 dentro de la misma
hoja Datos personales
7- Coloque un punto y coma ;
10- Desde la barra de
frmula seleccione el rango
ingresado y presione la
tecla:
as el ltimo dato (rango)
quedar fijo. Esta accin se
denomina Valor absoluto.
75
Microsoft Excel
Barra de frmula
Resultado seleccionado
76
Microsoft Excel
Funcin BuscarH
Busca un valor en la primera fila de una tabla o rango de datos y se desplaza hacia abajo
para devolver un valor que se encuentra en la fila especificada de esa misma tabla o rango
de datos.
Sintaxis BuscarH:
Sintaxis:
Valor_buscado: Es el valor de referencia que
se selecciona en la planilla donde se
utilizar la funcin de bsqueda.
=BuscarH(Valor_buscado;Buscar_en;Indicador_de_fila;Ordenado)
=BuscarH(C1;C1:E1;7; falso)
Por ejemplo: Suponga que debe averiguar el estado de los alumnos, para la planilla de
datos personales. Observe las siguientes planillas:
77
Microsoft Excel
Para averiguar el estado de los alumnos en esta planilla, siga estos pasos:
5- Abra parntesis (
9- Seleccione
desde el dato
referencia
(Primer dato
de la, fila 1),
hasta el dato
b u s c a d o
(Primer dato
de
estado, fila 7)
Microsoft Excel
Barra de frmula
Resultado seleccionado
79
Microsoft Excel
Para averiguar la cantidad de socios, utilizando el asistente para funcin, siga estos
pasos:
1- Seleccione la celda que tendr el resultado.
2- Utilice cualquiera de las siguientes opciones:
1 Opcin desde la Barra de men
- Haga clic en Insertar - Funcin
2 Opcin desde la Barra de Frmula
- Haga clic en este botn:
TRUCO
Para utilizar el asistente de funcin rpidamente, siga estos pasos:
- Seleccione la celda que tendr la frmula
- Presione las teclas:
y
80
Microsoft Excel
c- Acepte el cuadro.
Categora
Funcin
Suma
Sumar.si
Producto
Matemticas y
trigonomtricas Raz
Potencia
Funciones
estadsticas
Fecha y hora
Sintaxis
=SUMA(rango)
=SUMAR.SI(rango;condicin)
=PRODUCTO(rango)
=RAZ(celda)
=POTENCIA(celda;potencia)
Promedio
Mximo
Mnimo
=PROMEDIO(rango)
=MAX(rango)
=MIN(rango)
Contar
Contar.si
Contar.blanco
Contara
Moda
=CONTAR(rango)
=CONTAR.SI(rango;condicin)
=CONTAR.BLANCO(rango)
=CONTARA(rango)
Ahora
=MODA(rango;condicin)
=HORA()
Hoy
=HOY()
Da
=DA(celda)
=MES(celda)
Mes
81
Microsoft Excel
Funciones Si
=SI(condicin;valor verdadero;valor falso)
lgicas
Funciones BuscarV =BUSCARV(valor_buscado;buscar_en;indicador de columna)
de
bsqueda BuscarH =BUSCARH(valor_buscado;buscar_en;indicador de fila)
4- Aparecer otro cuadro:
Resultado
seleccionado
82
Microsoft Excel
83
Microsoft Excel
Actividad 3
1- En la hoja 1, realice esta planilla:
Menores a 14 aos
Cadete
Adulto
Hoja 1
Hoja 2
84
Nuevo nombre
Datos de socios
Control de pagos
Microsoft Excel
9- Utilizando la Funcin Buscar averige los nombres de los socios y los apellidos.
Cul es la funcin de bsqueda que utiliz en el punto anterior? Por qu eligi dicha funcin?
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
ATENCIN: No borre est prctica, porque esta relacionada con el
resto de las prcticas de este Mdulo.
85
Microsoft Excel
86
Microsoft Excel
Captulo 4
Al trmino de este captulo esperamos que logren los siguientes objetivos:
Comprender la utilidad de los valores absolutos y relativos, aprender a diferenciar las
referencias relativas de las absolutas.
Aprender a insertar filas, columnas y hojas de clculo en las planillas.
Compreder los pasos para la eliminacin de filas, columnas y hojas de clculo.
Conocer la definicin de los rangos y comprender para qu sirven y para qu se
utilizan.
Asimilar los conceptos de los temas que trata este captulo y realizar las actividades
para la integracin de conocimientos.
Organizacin de Contenidos
Captulos
Captulo 4
Temas de Aprendizaje
Contenidos Mnimos
Referencias relativas y
absolutas
Etiquetas inteligentes
Etiquetas inteligentes
Rangos
Rangos
87
Microsoft Excel
Ejemplo
=B4*B12
Ejemplo
88
Microsoft Excel
8- Presione la tecla:
Celda definida como
valor absoluto
9- Presione la tecla:
Valor Relativo
=B4*$B$12
Valor Absoluto
89
Microsoft Excel
Barra de frmula
90
Microsoft Excel
Fila seleccionada
a- Fila seleccionada
91
Microsoft Excel
Columna seleccionada
- Utilizando el men
contextual, elija la opcin
Insertar.
a- Columna
seleccionada
b- Men contextual
92
Microsoft Excel
e- Acepte el cuadro
93
Microsoft Excel
Fila seleccionada
A- Fila seleccionada
a- Columna seleccionada
b- Men contextual
B- Men contextual
94
Microsoft Excel
Hoja seleccionada
Men contextual
95
Microsoft Excel
Etiquetas inteligentes
Etiquetas inteligentes
Las etiquetas inteligentes aparecen con una accin determinada como por ejemplo pegar,
rellenar celdas, insertar celdas entre otras opciones. Estas etiquetas muestran opciones
que determinarn cmo quedara el resultado de la accin.
Etiquetas inteligentes en la accin insertar filas
Para utilizar las etiquetas inteligentes, siga estos pasos:
96
Microsoft Excel
Botn de lista
desplegable
Lista desplegable de
la etiqueta inteligente
insertar fila
Propiedad
Descripcin
Borrar formato
97
Microsoft Excel
Rangos
Rangos
Para que sea ms fcil trabajar con rangos, Excel le permite nombrarlos.
Por ejemplo: el nombre compras es ms fcil de recordar que el rango C1: D6.
Para nombrar un rango, siga estos pasos:
1- Seleccione el grupo de celdas que desea nombrar como rango establecido.
Rango seleccionado.
98
2) Acepte el cuadro
Microsoft Excel
99
Microsoft Excel
Actividad 4
1- Confeccione la siguiente planilla:
100
Microsoft Excel
101
Microsoft Excel
102
Microsoft Excel
Captulo 5
Al trmino de este captulo esperamos que logren los siguientes objetivos:
Aprender los pasos para realizar un grfico de un conjunto de datos que se presentan
en una planilla de clculo.
Aprender a modificar el formato del grfico y cambiar diferentes opciones para mejorar
el aspecto del mismo.
Realizar cambios en cuanto al tipo de grfico y aprender a agregar datos a un grfico.
Asimilar los conceptos de los temas que trata este captulo y realizar las actividades
para la integracin de conocimientos.
Organizacin de Contenidos
Captulos
Captulo 5
Temas de Aprendizaje
Grficos
Contenidos Mnimos
Grficos. Insertar grficos. rea
del grfico. Tamao de los grficos. Formato de los grficos.
103
Microsoft Excel
Grficos
Grficos
Microsoft Excel le permite crear una representacin visual de la informacin a travs de los
grficos, y as lograr una mejor captacin de los resultados en las planillas utilizadas.
Estos grficos pueden estar incrustados en una hoja junto a sus datos o bien presentarse en
una hoja de grfico, este tipo de hojas contiene solamente el grfico especificado.
Insertar un grfico
Por ejemplo: Suponga que debe graficar las notas de los tres trimestres de los alumnos,
para evaluar su aprendizaje durante el ao lectivo.
Observe la siguiente planilla:
Datos seleccionados
104
Microsoft Excel
TRUCO
- Seleccione un rango con datos.
- Luego presione la tecla:
Con estos pasos se crear un grfico rpidamente.
3- Aparecer este cuadro:
105
Microsoft Excel
6) Seleccione los
rtulos de las filas o las
columnas para los datos
que representar el grfico
7) Haga clic en este botn
106
Microsoft Excel
Segundo eje de categora (X) Estos ejes se activarn cuando el grfico posea un
aspecto 3D.
Segundo eje de categora (Y)
Asistente para grficos - Paso 3 de 4: Opciones de grficos - Solapa Eje
Permite activar o desactivar el eje X.
Lneas de
divisin
principales.
Eje de
Categora (X)
107
Microsoft Excel
Eje de
Categora (X)
Lneas de
divisin
secundaria.
Eje de
Categora (Y)
Lneas de
divisin
principales.
Lneas de
divisin
secundaria.
Leyenda
108
Microsoft Excel
11) Seleccione el
tipo de colocacin
para el grfico
109
Microsoft Excel
110
Microsoft Excel
reas de un grfico
Grfico
Partes de un Grfico
111
Microsoft Excel
2- Cuando el puntero del mouse se transforme en una doble flecha, haga un clic y sin soltar
arrastre hasta encontrar el tamao deseado.
112
Microsoft Excel
5- Una vez que haya seleccionado las propiedades del cuadro de formato, Acptelo.
Realice la actividad pasos a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Captulo
5, Tema: Grficos, Subtema: Modificar el formato de los grficos, Por ejemplo.
113
Microsoft Excel
Actividad 5
1- Realice la siguiente planilla:
Columnas
Columnas Agrupadas
Columnas
Notas del 1 Trimestre
Apellido
Notas
En una hoja nueva
114
0
10
1
1
0
Microsoft Excel
115
Microsoft Excel
116
Microsoft Excel
Captulo 6
Al trmino de este captulo esperamos que logren los siguientes objetivos:
Comprender qu es una base de datos y cmo se maneja la misma dentro del
programa de Microsoft Excel.
Conocer la opcin Formularios para trabajar dentro de las bases de datos, agregar
registros, modificarlos, etc.
Aprender a calcular subtotales en una planilla de Excel y comprender para qu se
utilizan.
Asimilar los conceptos de los temas que trata este captulo y realizar las actividades
para la integracin de conocimientos.
Organizacin de Contenidos
Captulos
Temas de Aprendizaje
Contenidos Mnimos
Base de datos
Filtros
Captulo 6
117
Microsoft Excel
Base de datos
Base de datos
Una de las tareas que probablemente har con frecuencia en Microsoft Excel, es ordenar y
gestionar bases de datos. Se denomina base de datos a una lista completa de datos
organizada en columnas denominadas campos, y filas llamadas registros. Un campo es un
elemento especfico de informacin de una lista de datos, como por ejemplo, el Cdigo de
Empleado, Apellido, Nombre o Cargo. En cambio un registro, contiene toda la informacin
sobre un elemento de la base de datos. En la siguiente ilustracin podr observar que un
registro contiene toda la informacin personal de cada uno de los empleados, mientras que
en los campos slo observar un dato por empleado.
Base de datos
Una base de datos est estructurada de la sigueinte manera:
Columnas o Campos de una base de datos
Fila o Registro de
la base de datos
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente , que se ubica en el Captulo 6, Tema: Base de datos, Subtema: Maneja una base de una base de datos?,
Por ejemplo.
118
Microsoft Excel
Celda seleccionada
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente , que se ubica en el Captulo 6, Tema: Base de datos, Subtema: Ingreso de registros desde el
formulario, Por ejemplo.
119
Microsoft Excel
Cursor titilando
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente , que se ubica en el Captulo 6, Tema: Base de Datos, Subtema: Modificar los datos de un registro, Por ejemplo.
Eliminar registros:
Para eliminar un registro desde el cuadro de dilogo formularios, siga estos
pasos:
1- Seleccione el registro que desea borrar.
Acepte el cuadro
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente , que se ubica en el Captulo 6, Tema: Base de Datos, Subtema: Eliminar un registro, Por ejemplo.
120
Microsoft Excel
Ordenar datos
Cuando quiere visualizar o imprimir una lista de registros en un orden concreto, puede
ordenar los datos por cualquier nombre de campo de la base de datos. El nombre de campo
o criterio que utilice para ordenar se denomina clave de ordenacin.
Para organizar los datos de una base de datos, siga estos pasos:
1- Seleccione la primera celda del campo a organizar.
Celda seleccionada
1) Seleccione el campo
que desea ordenar
2) Seleccione el orden
que tendr el campo
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Captulo 6, Tema: Base de Datos, Subtema: Ordenar datos, Por ejemplo.
121
Microsoft Excel
Filtros
Filtros
Siempre que posea una lista o (base de datos) con personas, lugares o productos, necesita
una manera de filtrar la informacin para obtener datos especficos y una forma rpida de
ordenar los datos segn un criterio concreto. Por ejemplo, si fuera a preparar un informe
sobre los empleados que trabajan en el departamento de ventas, tendra que poder visualizar
en su lista solamente los datos correspondientes a dicho departamento. Para ello, Microsoft
Excel proporciona dos herramientas tiles para buscar y presentar la informacin especfica
de una lista: el filtrado y la ordenacin. Con estas herramientas podr manejar con mayor
precisin los datos de una base de datos.
Aplicar Autofiltros
Cuando trabaja con una base de datos, es muy importante encontrar la informacin
rpidamente. Imagnese que posee una base de datos muy extensa y necesita buscar toda
la informacin de un determinado registro. Obviamente se podr realizar, leyendo registro
por registro para encontrar dicha informacin, pero para agilizar esta tarea puede utilizar los
nombres de campo de su base de datos para filtrar sus datos automticamente y mostrar
nicamente los registros que necesita.
Por ejemplo: Suponga que de la planilla que observa a continuacin, tenga que crear un
informe con los datos de los operarios que posean el apellido Prez.
Campos seleccionados
122
Microsoft Excel
Tipos de Filtros
En el caso de que haya filtrado algn tipo de
registro, y desee ver todos los registros
nuevamente, haga clic en (Todas)
En esta opcin puede
determinar un criterio para
filtrar los datos del campo
seleccionado.
Las listas
desplegables
filtradas cambin
a un color Azul.
En este ejemplo, el resultado del registro corresponde a un operario con el Apellido Prez.
123
Microsoft Excel
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente , que se ubica en el Captulo 6, Tema: Filtros, Subtema: Aplicar un filtro, Por ejemplo.
Quitar Autofiltro
Para quitar el Autofiltro de los campos, siga estos pasos:
1- Haga clic en uno de los campos que posee el Autofiltro.
2- Desde la barra de men, haga clic en Datos - Filtro - Autofiltro.
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente , que se ubica en el Captulo 6, Tema: Filtros, Subtema: Quitar el autofiltro, Por ejemplo.
124
Microsoft Excel
Actividad 6
1- Copie la siguiente planilla:
125
Microsoft Excel
126
Microsoft Excel
Captulo 7
Al trmino de este captulo esperamos que logren los siguientes objetivos:
Aprender a combinar archivos utilizando distintas opciones para insertar objetos.
Conocer la diferencia entre vincular, insertar e incrustar objetos en el programa de
Microsoft Excel .
Comprender cmo administrar archivos y objetos en Excel, copiar, mover y realizar un
pegado especial de los mismos.
Asimilar los conceptos de los temas que trata este captulo y realizar las actividades
para la integracin de conocimientos.
Organizacin de Contenidos
Captulos
Temas de Aprendizaje
Contenidos Mnimos
Combinacin de archivos
Administrar archivos y
objetos
Captulo 7
127
Microsoft Excel
Combinacin de archivos
Combinacin de archivos
Desde Excel es posible insertar otros archivos dentro de la planilla de clculo, utilizando
las opciones de insertar objetos:
Archivos incrustados:
Los objetos incrustados se insertan como imagen en la planilla de clculo seleccionada, la
cual se maneja como cualquier otro objeto.
En este tipo de combinacin de archivos se puede modificar el formato del texto y sus
propiedades desde el archivo de origen, pero dichas modificaciones no se actualizarn en
el archivo incrustado.
Para utilizar est comando, siga estos pasos:
1- Desde la barra de men, haga clic en Insertar Objetos...
128
Microsoft Excel
1) Haga
clic en esta
solapa
2) Haga clic en
el botn
Examinar...
para buscar el
archivo que
desea insertar.
3) Busque la
ubicacin del
archivo a insertar.
4) Seleccione el archivo.
7) Acepte el cuadro.
129
Microsoft Excel
3- Una vez que haya aceptado el cuadro, aparecer el objeto en la planilla de clculo.
Observe la siguiente imagen:
Objeto incrustado
130
Microsoft Excel
Archivos vinculados:
3) Verifique la ubicacin
y el nombre del archivo.
5) Acepte el cuadro
131
Microsoft Excel
Objeto vinculado
Microsoft Word
Microsoft Excel
3) Verifique la ubicacin
y el nombre del archivo.
4) Acepte el cuadro
Microsoft Word
E
x
c
e
l
Objeto como cono
133
Microsoft Excel
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente , que se ubica en el Captulo 7, Tema: Combinacin de archivos, Subtema: Insertar un objeto desde un archivo existente, Por ejemplo.
134
Microsoft Excel
Rango seleccionado
para copiar.
135
Microsoft Excel
Copia pegada.
Mover o cortar
Para cortar (mover) el contenido de la/s celda/s, siga estos pasos:
1- Seleccionar la celda o el rango que contiene los dato a mover (cortar).
136
Microsoft Excel
Celda seleccionada.
En esta celda quedar
el contenido cortado
Nueva ubicacin de la
informacin cortada
137
Microsoft Excel
Pegado especial
Esta herramienta permite pegar algunas propiedades de la celda copiada, como por
ejemplo: el tipo de fuente, el color de la celda, el color de las lneas entre otras opciones.
Para trabajar con la herramienta pegado especial, siga estos pasos:
1- Seleccione la celda o el rango que contiene el dato que desea copiar.
Rango seleccionado
138
Microsoft Excel
Barra de frmula
Barra de frmula
Barra de frmula
Pegado Especial
Todo
Pegado Especial
Frmula
Pegado Especial
Valores
Pegado Especial
Formatos
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente , que se ubica en el Captulo 7, Tema: Repaso General, Subtema: Prctica laboral.
139
Microsoft Excel
Actividad 7
1- Ingrese a Word, y confeccione la siguiente tarjeta:
Propiedades de la Tarjeta
Tipo de papel:
Bordes de pgina:
Artstico Mundo
Mrgenes:
Imagen prediseada:
Smbolos:
Tipografa:
140
Microsoft Excel
Hoja Archivos
Vinculados
141
Microsoft Excel
142
Microsoft Excel
Captulo 8
Al trmino de este captulo esperamos que logren los siguientes objetivos:
Aprender a trabajar con las macros para automatizar acciones que se utilizan
frecuentemente.
Conocer la diferencia entre Macros absolutas y relativas y aprender a crear cada una
de ellas.
Aprender a ejecutar una macro utilizando un botn o con la combinacin de teclas.
Asimilar los conceptos de los temas que trata este captulo y realizar las actividades
para la integracin de conocimientos.
Organizacin de Contenidos
Captulos
Temas de Aprendizaje
Macros
Captulo 8
Macros absolutos y
relativas
Contenidos Mnimos
Macros. Creacin de macros.
Ejecutar macros.
143
Microsoft Excel
144
Microsoft Excel
Mtodo abreviado
combinacin de teclas
1) Escriba el nombre
de la
nueva Macro
4- Cuando finaliza la creacin de la planilla, debe detener la grabacin. Para ello utilice
cualquiera de las siguientes opciones:
1 Opcin desde la Barra de men
- Haga clic en Herramientas - Macro - Detener Grabacin...
2 Opcin desde la Barra de herramientas Detener Grabacin
- Haga clic en el botn:
145
Microsoft Excel
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente , que se ubica en el Captulo 8, Tema: Macros, Subtema: Creacin de macros, por ejemplo.
Ejecutar macros
Para ejecutar una macro, siga estos pasos:
1- Seleccione una celda.
2- Utilice cualquiera de las siguientes opciones:
1 Opcin desde la Barra de men
- Haga clic en Herramientas - Macro - Macros...
- Aparecer este cuadro:
- Utilice la combinacin de teclas que asigno al crear la macro. En este caso las teclas
son:
y
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente , que se ubica en el Captulo 8, Tema: Macros, Subtema: Ejecutar macros, por ejemplo.
146
Microsoft Excel
Mtodo abreviado
3) Acepte el cuadro
147
Microsoft Excel
Macros relativas
Las macros relativas se pueden ejecutan en cualquier celda.
Para utilizar una macro relativa, siga estos pasos:
1- Desde la barra de men, haga clic en Herramientas Macro Grabar nueva
macro...
2- Aparecer este cuadro:
148
Microsoft Excel
1) Escriba un nombre
para la macro
2) Escriba la letra para la
combinacin de teclas
Mtodo abreviado
3) Acepte el cuadro
149
Microsoft Excel
Actividad 8
1- Grabe una macro con el nombre Balance General, que contenga un mtodo abreviado.
2- Durante la grabacin de la macro, confeccione la siguiente planilla.
3- Detenga la grabacin.
4- Ejecute la macro en una nueva hoja dentro del mismo Archivo.
5- Guarde el libro en un disquete con el nombre Balance General.
150
Microsoft Excel
151
Microsoft Excel
152
Microsoft Excel
Captulo 9
Al trmino de este captulo esperamos que logren los siguientes objetivos:
Aprender a configurar las pginas de un libro de Microsoft Excel.
Comprender cmo establecer un rea de impresin y cmo quitar la misma.
Aprender a realizar una vista preliminar de la hoja de clculo y modificar los mrgenes
y distintas opciones de configuracin.
Asimilar los conceptos de los temas que trata este captulo y realizar las actividades
para la integracin de conocimientos.
Organizacin de Contenidos
Captulos
Temas de Aprendizaje
Configuracin de pginas
Captulo 9
rea de impresin
Vista preliminar
Contenidos Mnimos
Configuracin de pginas.
Establecer reas de impresin.
Quitar reas de impresin
Vista preliminar
153
Microsoft Excel
Configuracin de pginas
Configuracin de pginas
Cuando trabaja en planillas grandes, en escasas ocasiones se pueden imprimir todos los
datos en una pgina. Adems, tal vez desee aadir informacin en la parte superior o inferior
de sus pginas para identificar la fecha de la impresin o el nombre del archivo. Tambin
puede agregar los saltos de pgina en lugares concretos, ajustar los mrgenes, repetir los
ttulos en cada hoja y colocar encabezados y pies de pgina.
Cmo ajustar en una pgina una hoja del libro?:
Para utilizar la herramienta configuracin de pginas, siga estos pasos:
1- Desde la barra de men, haga clic en Archivo Configurar pgina.
2- Aparecer este cuadro:
1) Haga clic en
esta solapa
4) Seleccione
un tipo de papel
154
2) Seleccione la
orientacin del papel
Microsoft Excel
3) Alinee el contenido de la hoja con respecto a los mrgenes tanto en forma vertical como horizontal
2) Seleccione una opcin desde la lista desplegable para el contenido del pie de pgina o haga clic
en el botn personalizar pie de pgina y agregue el dato que desee.
155
Microsoft Excel
Escriba el contenido del pie de pgina dentro de la seccin de alineacin que desee
Herramienta
Descripcin
156
Microsoft Excel
3- Una vez seleccionadas las opciones de configuracin de pgina, haga clic en este
botn:
157
Microsoft Excel
rea de impresin
Establecer rea de impresin
Excel le proporciona la posibilidad de establecer el rea que desea imprimir, es
decir que podr seleccionar un sector de una planilla e imprimirlo. Para ello debe:
1- Seleccione parte de la planilla que desea imprimir.
2- Desde la barra de men, haga clic en Archivo - rea de impresin - Establecer rea
de impresin.
Barra de frmula
Estas lneas de
punto alrededor de
las celdas, indican el
rea que ser
impresa.
158
Microsoft Excel
159
Microsoft Excel
Vista preliminar
Vista preliminar
Esta herramienta le permite observar toda la informacin que posee en cada una de las
hojas del libro antes de imprimirlo, para verificar si se imprimirn con claridad, cuantas hojas
le ocupar cada planilla, si los mrgenes estn ajustados al tamao correcto, o si los datos
caben en una misma fila o columna. Realizando una vista preliminar de su trabajo observar
en pantalla lo que luego ser impreso y podr reconocer aquello que deba cambiar.
Para utilizar esta herramienta, siga estos pasos:
1- Haga clic en la hoja que desea visualizar como vista previa a la impresin.
2- Utilice cualquiera de las siguientes opciones:
1 Opcin desde la Barra de men
- Haga clic en Archivo - Vista preliminar.
2 Opcin desde la Barra de herramientas Estndar
- Haga clic en este botn:
3- Se presentar la nueva vista con una barra de herramientas.
Barra de herramientas Vista preliminar
160
Microsoft Excel
Herramienta
Descripcin
161
Microsoft Excel
Actividad 9
1- Abra el archivo creado en la actividad 3 del captulo 3.
2- Seleccione la hoja Enero.
3- Prepare la siguiente configuracin:
Orientacin
Tamao de papel
Superior
Inferior
Derecho
PGINA
Horizontal
A4
MRGENES
2 cm
2 cm
1 cm
Izquierdo
1 cm
Encabezado
Tamao de papel
PGINA
162
Microsoft Excel
163
Microsoft Excel
164
Microsoft Excel
Captulo 10
Al trmino de este captulo esperamos que logren los siguientes objetivos:
Aprender a validar una planilla para ingresar datos que se ajusten a una condicin.
Conocer la funcin de la herramienta de Auditoria y comprender el funcionamiento de
los botones de la barra de herramientas.
Aprender a aplicar un formato a los datos segn una condicin establecida.
Comprender la utilidad de las tablas dinmicas y cmo funcionan los escenarios.
Asimilar los conceptos de los temas que trata este captulo y realizar las actividades
para la integracin de conocimientos.
Organizacin de Contenidos
Captulos
Temas de Aprendizaje
Validacin
Auditoria
Captulo 10
Contenidos Mnimos
Validacin. Establecer la validacin
de datos
Auditoria. Comandos de la
barra de herramientas
auditoria.
Formato condicional
Formato condicional.
Tablas dinmicas
Escenarios
Escenarios. Creacin de
escenario. Ver escenario.
165
Microsoft Excel
Validacin
Validacin
Esta herramienta se utiliza para introducir datos correctos en una hoja de clculo, ya que le
permite especificar cules son los datos vlidos para cada una de las celdas o rangos.
Tambin puede restringir la informacin con un tipo de datos determinado (como nmeros
enteros, nmeros decimales o texto).
Establecer validacin de datos
Por ejemplo: Suponga que en la siguiente planilla de stock deba ingresar solo Fechas
mayores al 20/07/2003 y menores al 20/11/2003, en este caso puede restringir ese rango
de datos utilizando la herramienta validacin.
166
Microsoft Excel
1) Haga clic en
esta solapa
2) Aqu debe seleccionar el
tipo de restriccin de
datos para las celdas
seleccionadas
3) Elija el tipo
de datos. En ese
caso seleccione
Entre
167
Microsoft Excel
5) Escriba un mensaje de
entrada, de esta manera al
seleccionar las celdas
validadas ver un mensaje
que le indicar cules
son los datos validos
a ingresar en dichas celdas.
Celda
seleccionada
Mensaje Entrante
168
8) Acepte el cuadro
Microsoft Excel
169
Microsoft Excel
Auditora
Auditora
Al utilizar la herramienta Auditora en una hoja de clculo, puede rastrear los datos que se
han utilizado dentro de una frmula tales como precedentes (las celdas que proporcionan
datos a una celda determinada) o dependientes (las celdas que dependen del valor de una
celda especfica).
Herramientas de la barra de herramientas Auditora
Por ejemplo: Suponga que debe averiguar los datos que se han utilizado para calcular el
Total de la planilla Recibo de Sueldo. Observe la figura:
Total del
recibo de sueldo
170
Microsoft Excel
171
Microsoft Excel
a- Seleccione un dato en la
planilla que crea que se
utiliza como dato para
obtener el resultado de una
frmula.
b- Desde la barra de herramientas
Auditora de frmulas, haga clic
sobre este botn:
172
Microsoft Excel
Formato condicional
Formato condicional
Esta herramienta aplica un tipo de formato a aquellas celdas que cumplan con una
determinada condicin, dentro del rango de celdas seleccionado. En el cuadro de dilogo
formato condicional podr aplicar formatos al los contenidos de las celdas, siempre y
cuando estas cumplan con un criterio determinado.
Por ejemplo: Suponga que en la siguiente planilla de Alumnos, deba determinar mediante
formatos de texto, la informacin de la columna Estado, indicando los siguientes resultados
con estos formatos:
Estado de Alumno
Aprobado
Recupera
Desaprueba
173
Microsoft Excel
1) Seleccione un
tipo de condicin.
174
Microsoft Excel
Tablas dinmicas
Tablas dinmicas
La tabla dinmica, es una tabla interactiva que permite el resumen y presentacin precisa
de la informacin de una base de datos.
Es decir, que cada tabla le permitir conocer la relacin entre los campos que Ud. elija
(ventas por empleado, dinero por cliente o gastos para cada mes, etc.) pudiendo cambiar su
estructura convenientemente o mostrar los detalles de un dato cuando lo crea necesario (por
ejemplo, mostrar para qu conceptos se realizaron los gastos de un determinado mes).
La tabla resume la informacin utilizando la funcin que especifique (como por ejemplo,
suma, promedio, contar, entre otras) para enlazar as los datos involucrados.
Adems, al modificar los datos de la base madre se modificarn todas las tablas relacionadas (que aparecen en distintas hojas) si es que lo desea.
Creacin de tablas dinmicas
Por ejemplo: Suponga que el sector de administracin de un club, tiene creada en Excel,
una base de datos con las inscripciones realizadas en los ltimos meses (hasta Septiembre
inclusive), en la cual figura la Fecha de inscripcin, N de inscriptos, Categora, Deporte,
Turno, Nombre del Profesor, Cuota y Monto Total recaudado en cada da, como se observa
en la siguiente planilla:
Microsoft Excel
Ahora suponga que su jefe necesita un resumen de las ltimas inscripciones de cada
trimestre segn el turno al cual corresponden. De esta manera podr reforzar la publicidad
para dicho turno haciendo hincapi en la atencin personalizada por falta de alumnos u
ofreciendo ciertos beneficios durante el trimestre que sea necesario.
Por esto le solicita que realice una tabla con el total de alumnos para cada Turno durante
los diferentes trimestres. Para ello siga estos pasos:
1- Seleccione una celda de la planilla.
1) Haga clic
en esta opcin
2) Haga clic en
este botn
176
Microsoft Excel
7) Para obtener el Total de alumnos por cada Turno durante los diferentes trimestres, arrastre el campo Turno al
sector Columnas, el campo Fecha de incripcin al sector Filas y el campo Nmero de incriptos al sector Datos.
177
Microsoft Excel
Resultado de la tabla dinmica, en este caso clculo el total de alumnos para cada fecha:
178
Microsoft Excel
179
Microsoft Excel
Escenarios
Escenarios
Los escenarios pueden crear y guardar diferentes grupos de valores en una hoja de clculo
y, a continuacin, pasar a cualquiera de estos nuevos escenarios para ver distintos
resultados.
Creacin de escenarios
Por ejemplo: Suponga que trabaja en la caja de un Mayorista de Golosinas y le solicitan
que prepare una planilla en la cual se puedan observar los precios de las golosinas, en las
ventas por mayor y por menor.
Observe la siguiente planilla:
A travs de los escenarios, este campo mostrar los precios por Mayor y Menor
1) Haga clic
en este botn
180
Microsoft Excel
2) Escriba un nombre
para el nuevo escenario.
En este caso
3) Cierre el cuadro
5) Acepte
el cuadro
181
Microsoft Excel
Ver escenario
Para ver los escenarios creados, siga estos pasos:
1- Haga clic en el men Herramientas - Escenarios...
2- Aparecer este cuadro:
182
Microsoft Excel
183
Microsoft Excel
Actividad 10
Confeccione una planilla que posea los temas vistos en este captulo.
184
Microsoft Excel
185
Microsoft Excel
186
Microsoft Excel
Captulo 11
Al trmino de este captulo esperamos que logren los siguientes objetivos:
Comprender para qu se utilizan las plantillas y aprender a guardar una hoja de
clculo con este tipo de caractersticas.
Aprender a modificar y completar una plantilla.
Asimilar los conceptos de los temas que trata este captulo y realizar las actividades
para la integracin de conocimientos.
Organizacin de Contenidos
Captulos
Temas de Aprendizaje
Contenidos Mnimos
Plantillas
Captulo 11
187
Microsoft Excel
Plantillas
Plantillas
Las plantillas son moldes de planillas que pueden utilizarse como tareas comunes por ejemplo
rellenar Informes, Planillas de stock, Liquidaciones de Sueldos, etc. Cada vez que se desee utilizar alguna de las tareas frecuentes o parciales, simplemente deber abrir la plantilla
y llenar los datos que desee incorporar.
El programa de Excel posee algunas plantillas preestablecidas de uso frecuente como
facturas, perodos de gastos y pedidos.
Trabajando con plantillas
Creacin de plantillas:
Para crear plantillas, siga estos pasos:
1- Comience creando una planilla que utilice con frecuencia, por ejemplo esta planilla de
Stock:
2- Una vez que haya creado la planilla, desde la barra de herramientas, haga clic en Archivo
- Guardar como...
3- Aparecer este cuadro:
188
Microsoft Excel
2) Seleccione el tipo de
archivo como Plantilla.
b) Haga clic
en esta solapa
c) Haga clic
en este cono
d) Haga clic
en este botn
189
Microsoft Excel
190
Microsoft Excel
191
Microsoft Excel
192
Microsoft Excel
4- Desde la barra de men, haga clic en Archivo - Guardar como pgina Web...
5- Aparecer este cuadro:
3) Seleccione el libro o
seleccione el rango que
desea guardar como
pgina W eb.
1) Escriba el
nombre del archivo.
4) Haga clic en
este botn.
193
Microsoft Excel
f- Verifique los
datos del archivo
g- Acepte el cuadro
Ventana de
Microsoft Word
Planilla de Excel
insertada en Word
194
Microsoft Excel
195
Microsoft Excel
Actividad 11
1- En un nuevo libro confeccione la siguiente planilla, como una plantilla.
196
Microsoft Excel
197
Microsoft Excel
198
Microsoft Excel
Captulo 12
Al trmino de este captulo esperamos que logren los siguientes objetivos:
Aprender a trabajar con varios libros a la vez y trabajar con varios libros abiertos.
Trabajar con diferentes hojas de clculo abiertas y aprender a trabajar de una manera
ms dinmica dentro de la misma hoja.
Comprender cmo configurar las propiedades de un libro de Microsoft Excel.
Asimilar los conceptos de los temas que trata este captulo y realizar las actividades
para la integracin de conocimientos.
Organizacin de Contenidos
Captulos
Captulo 12
Temas de Aprendizaje
Contenidos Mnimos
Configuracin de propiedades.
199
Microsoft Excel
Barras de Divisin
200
Microsoft Excel
3- Ubique el puntero del mouse en las lneas, y arrstrela hasta separar los rtulos del resto
de los datos.
4- La planilla quedar de la siguiente manera:
ATENCIN: Para quitar la divisin, haga clic en el Men Ventana - Quitar Divisin.
201
Microsoft Excel
202
Microsoft Excel
2) Aqu podr
observar las
propiedades del
archivo activo.
3) Acepte el cuadro.
203
Microsoft Excel
Actividad 12
1- Abra el archivo llamado Club Enero realizado en la Actividad 3.
2- Deje inmviles los ttulos de todas las columnas.
3- Abra el archivo llamado Planilla de Ventas realizado en la Actividad 6.
4- Active una nueva ventana y modifique el formato del texto.
5- Sin cerrar el libro Planilla de Ventas, active el archivo Club Enero.
6- Desde sus propiedades, verifique desde sus estadsticas, cul es su fecha de creacin.
204
Microsoft Excel
205
Microsoft Excel
206
Microsoft Excel
Autoevaluacin
Esta Autoevaluacin tiene como finalidad acercarlo a la metodologa que se utilizar en la
evaluacin del Mdulo.
Le recomendamos realizarla luego de haber estudiado los distintos temas detallados en
este Mdulo y en el Asistente Excel .
Las respuestas correspondientes podrn ser consultadas en la pgina 209.
1. Qu es un rango?
a.
b.
c.
Un conjunto de celdas.
Un conjunto de celdas seleccionadas.
Un conjunto de celdas combinadas
=Suma(a1:a9)
=a1:+a9
a1-19
d.
e.
f.
g.
h.
i.
Suma(a1:a9)
=b1-g5
=h5/6
=h8*k9
=max(a1:a6)
h8*k9=
=Suma:a1:a9)
=Promedio(a5:63
=min(b1-19
d.
e.
f.
maz(f1:g3)
=g1:o8
=f1*p9
g.
h.
i.
=si(a1>5;aprobado;desapobado)
=contar(a1:p5)
=resta(a2:m3)
4. Cules de las siguientes caminos se utiliza para insertar una nueva fila.
a.
b.
c.
5. Para insertar un grfico Cules son los pasos que debe seguir?
a.
b.
c.
Microsoft Excel
6. Qu es una macro?
a.
b.
c.
Un conjunto de comandos
Un conjunto de celdas seleccionadas
Un conjunto de comandos grabados
Verdadero.
Falso.
8. Qu es una plantilla?
a.
b.
c.
=v1*$f$1
=v1*$$f1
=v1*f1$$
10. Para trabajar con diferentes hojas dentro de un mismo libro Cul es el men que
debe utilizar?
a.
b.
c.
208
Microsoft Excel
Respuestas correctas
1.a.
2.e.f.g.
3.g.h.i.
4.c.
5.a.
6.c.
7.a.
8.b.
9.a.
10.c.
209
Microsoft Excel
Bibliografa recomendada
Microsoft Office XP Versin 2002
ISBN:84-415-1269-8
AUTOR: Jos Mara Delgado Cabrera
Editorial: Anaya Multimedia (Grupo Anaya, S.A.)
210
Microsoft Excel
ndice
Prlogo ................................................................................................................
CAPTULO 1 ........................................................................................................
Introduccin........................................................................................................
Microsoft Excel xp .................................................................................................
Ingresar a Excel ....................................................................................................
Partes de la ventana .............................................................................................
Archivos nuevos ....................................................................................................
Formas de seleccin .............................................................................................
Rango ...................................................................................................................
Ingreso de informacin ..........................................................................................
Tamao de filas y columnas ...................................................................................
Formato de celdas ................................................................................................
5
6
6
6
8
9
9
13
14
15
17
22
22
22
23
23
Actividad 1 .......................................................................................................... 25
Repaso del captulo 1 ......................................................................................... 26
CAPTULO 2 ........................................................................................................
Series ..................................................................................................................
Serie .....................................................................................................................
Crear series de dato personalizados ....................................................................
27
28
28
30
31
31
31
32
33
34
35
36
211
Microsoft Excel
Funciones ...........................................................................................................
Funcin .................................................................................................................
Funciones matemticas y trigonomtricas ...............................................
Suma ......................................
Sumar.si .................................
Producto .................................
Raz ........................................
Potencia .................................
Funciones estadsticas ............................................................................
Promedio ................................
Mximo ...................................
Mnimo ...................................
Contar .....................................
Contar.si .................................
Contar.blanco .........................
Contar ...................................
Moda ......................................
Fecha y hora ............................................................................................
Ahora ......................................
Hoy .........................................
Da ..........................................
Mes .........................................
39
39
39
39
40
42
43
44
46
46
48
49
51
52
54
56
57
59
59
60
61
62
Actividad 2 .......................................................................................................... 64
Repaso del captulo 2 ......................................................................................... 66
CAPTULO 3 ........................................................................................................
Funciones lgicas ..............................................................................................
Funcin Si .............................................................................................................
Funcin Si (Anidada) ............................................................................................
67
68
68
70
212
Microsoft Excel
CAPTULO 4 ........................................................................................................ 87
Referencias relativas y absolutas ..................................................................... 88
Referencias relativas y absolutas .......................................................................... 88
Insertar y eliminar filas, columnas y hoja .......................................................... 91
Insertar y eliminar filas, columnas y hojas ............................................................... 91
Etiquetas inteligentes ......................................................................................... 96
Etiquetas inteligentes ............................................................................................ 96
Rangos ................................................................................................................ 98
Rangos ................................................................................................................. 98
Actividad 4 .......................................................................................................... 100
Repaso del captulo 4 ......................................................................................... 101
CAPITULO 5 ........................................................................................................
Grficos ...............................................................................................................
Grficos ................................................................................................................
Insertar un grfico ..................................................................................................
reas de un grfico ...............................................................................................
Tamao de los grficos .........................................................................................
Formato de los grficos ........................................................................................
103
104
104
104
111
112
113
117
118
118
121
Filtros ..................................................................................................................
Filtros ....................................................................................................................
Aplicar autofiltros ..................................................................................................
Quitar autofiltro ......................................................................................................
122
122
122
124
213
Microsoft Excel
214
Microsoft Excel
215
Microsoft Excel
CAPTULO 12 ......................................................................................................
Trabajando con ventanas ..................................................................................
Trabajando dentro de una misma hoja ...................................................................
Trabajar con diferentes hojas dentro de un libro .....................................................
Trabajar con varios libros ......................................................................................
199
200
200
201
202
216