Manual

Manual de
de Espacios
Espacios de
de Oficinas
Oficinas
Por
Por Orden
Orden Funcional
Funcional

AGOSTO 2005

ndice
ndice
Antecedentes Normativos

1y2

Espacios definidos para Oficinas del SAT

Superficie necesaria para una rea Especfica

Ejemplo de Clculo de Superficies

Criterios de Aplicacin

Oficina Administrador General

Oficina Administrador General Adjunto Administrador Central

Oficina Administrador de rea Administrador Local

Sala de Usos Mltiples

10

Oficina Subadministrador

11

Oficina Jefe de Departamento

12

rea de Personal Operativo

13

Antecedentes
AntecedentesNormativos
Normativos
Para la realizacin del presente manual se tomaron como base los siguientes antecedentes normativos:
Documento Planificacin de Espacios en Oficinas Pblicas realizado por la antes Secretara de la Contralora
General de la Federacin, documento que propone prototipos de reas de trabajo para la estandarizacin de
espacios, mobiliario e instalaciones, atendiendo a las responsabilidades y caractersticas del puesto para generar
condiciones de igualdad al personal con funciones o responsabilidades similares.
Art. 28, Fraccin VI, del decreto del Presupuesto de Egresos de la Federacin, publicado en el Diario Oficial de la
Federacin, el 20 de diciembre del 2004, que menciona: Las dependencias y entidades no podrn efectuar
adquisiciones o nuevos arrendamientos de bienes inmuebles para oficinas pblicas, salvo en los casos estrictamente
indispensables para el cumplimiento de sus objetivos en los trminos de la Ley General de Bienes Nacionales y las
dems disposiciones aplicables, y siempre que justifiquen ante la Funcin Pblica que los inmuebles subutilizados u
ociosos no cubren sus necesidades.
Art. 28, del Presupuestos de Egresos para el ejercicio fiscal del ao 2005, en el primer prrafo establece: que los
entes pblicos federales asi como las dependencias y entidades, en el ejercicio de sus respectivos presupuestos,
deberan tomar medidas para racionalizar el gasto destinado a las actividades administrativas y de apoyo, sin afectar
el cumplimiento de los objetivos y las metas aprobados en este Presupuesto.
Programa Nacional de Combate a la Corrupcin y Fomento a la Transparencia y el Desarrollo Administrativo 20012006, publicado en el Diario Oficial de la Federacin, el 22 de abril del 2002, apartado VI, Lneas Estratgicas e
inciso A) Desarrollo, que propone la Lnea Estratgica de Administrar con pertinencia y calidad el Patrimonio
Inmobiliario Federal, estableciendo: el objetivo de Mejorar la Imagen, uso y aprovechamiento de los edificios
pblicos federales; la meta principal de Realizar todas las obras, remodelaciones o acciones que se programen
tendientes a mejorar la imagen, uso y aprovechamiento de los edificios pblicos federales; asimismo manifiesta las
Principales Actividades de Evaluar la eficiencia, condiciones de uso y aprovechamiento de inmuebles federales, a
fin de establecer y aplicar estrategias para su optimizacin, Elaborar normas de referencia para eficientar el
aprovechamiento, funcionalidad y racionalidad de los edificios pblicos.
1

Antecedentes
AntecedentesNormativos
Normativos
Lineamientos que debern observar las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal para calcular
los montos mximos para el arrendamiento de bienes inmuebles, la superficie mxima a ocupar por servidor pblico,
as como para calcular los ahorros netos que podrn aplicar, publicado en el Diario Oficial de la Federacin, el 17 de
mayo del 2002.

Espacios
Espaciosdefinidos
definidospara
paraOficinas
Oficinas
del
SAT
del SAT
Con base a lo anterior y de acuerdo a los asuntos que son competencia de la de la Administracin General de
Innovacin y Calidad, establecidos en el Art. 28, Fracciones III, IV y XLVI del Reglamento Interior del SAT,
publicado el 06 de junio del 2005, la Administracin de Proyectos y Obra Pblica realiz un estudio para la
asignacin de la superficie de oficina Por Orden Funcional, con el fin de normar dichos espacios en las Unidades
Administrativas del Servicio de Administracin Tributaria, tanto a Nivel Central como Local. Se consider
nicamente la superficie que necesita cada rea para realizar sus funciones siendo las siguientes:

Privado
Superficie en m2
Oficina

ADMINISTRADOR GENERAL

21.79

8.3
(Sanitario,
Cocineta y
Vestibulo)

rea
Secretarial y
Espera

Sala de
Juntas

15.09

20.53

Sup. sin
Superficie
%
Circulacin
Circulacin
Toal m2 Circulacin

65.77

10.98

76.75

14.30%

ADMINISTRADOR GENERAL ADJUNTO O

ADMINISTRADOR CENTRAL

26.79

8.05

34.84

5.85

40.69

14.37%

13.39

6.03

19.42

4.39

23.81

18.43%

20.09

4.39

24.48

17.93%

16.19

3.66

19.85

18.43%

5.64

4.44

10.08

44.04%

2.47

1.49

3.96

37.62%

(Mesa de trabajo para 4 personas)

ADMINISTRADOR LOCAL O
ADMINISTRADOR DE REA
SALA DE JUNTAS COMN PARA tres

20.09

ADMINISTRADORES Y Un ADMOR. CENTRAL

SUBADMINISTRADOR

11.16

JEFE DE DEPARTAMENTO

5.64

PERSONAL OPERATIVO

5.03

Superficie
Superficienecesaria
necesariapara
parauna
unarea
rea
Especfica
Especfica
La tabla anterior indica para cada funcionario los espacios de: Oficina, Sala de Juntas y Espera o rea Secretarial en
su caso, as como las superficies de circulacin. La superficie aproximada (m2) que necesita una rea especfica, se
calcula multiplicando el nmero de funcionarios de cada nivel por la columna superficie total, el resultado es un
aproximado de la superficie (m2) de oficinas con las circulaciones, sin embargo, el rea final (m2) depender del
acomodo del personal de acuerdo a los croquis que se muestran en las siguientes pginas, as como de las
caractersticas propias del espacio disponible.
Se propone el uso de Salas de Usos Multiples para que sea compartida por tres Administradores y un Administrador
Central, programando las reuniones de trabajo. Por otro lado no se mencionan los espacios de archivo almacn
porque los requerimientos de cada Unidad Administrativa son variables, en cuyo caso, se propone que stas se
ubiquen en espacios que no sean adecuados para oficinas.
Finalmente, la aplicacin del presente manual para realizar el estudio de necesidades de espacio, los
Coordinadores de Servicios Administrativos y Subadministradores de Innovacin y Calidad, pueden
orientar los resultados hacia:
Como prioridad, tomar acciones orientadas a Optimizar los espacios en los Inmuebles Federales, con el fin de
desocupar inmuebles en arrendamiento, en caso de que sea viable.
Diagnosticar espacios subutilizados de oficinas, incluyendo inmuebles en arrendamiento, que les permitir tomar la
decisin de desocupar o no, algn(os), o parte de un inmueble en arrendamiento.
Asignar los espacios necesarios por Orden Funcional a las reas, en el caso de adecuaciones o redistribucin de
espacios de oficinas en sus respectivos inmuebles.

Ejemplo
Ejemplode
deClculo
Clculode
deSuperficies
Superficies
La siguiente tabla muestra un ejemplo para el clculo de la superficie necesaria de una rea, se supone que est
formada por una plantilla de 164 personas y se multiplica por el rea correspondiente en cada caso, el resultado
son 1,206.27 m2.

Plantilla de
Personal (A)

m2 por Persona
sin Circulacin
(B)

m2 de
Circulacin
promedio ( C )

65.77

10.98

65.77

10.98

76.75

34.84

5.85

69.68

11.7

81.4

19.42

4.39

116.52

26.34

142.9

20.09

4.39

40.18

8.78

49.0

SUBADMINISTRADOR

12

16.19

3.66

194.28

43.92

238.2

JEFE DE DEPARTAMENTO

24

5.64

4.44

135.36

106.56

241.9

PERSONAL OPERATIVO

95

2.47

1.49

234.65

141.55

376.2

(B) EN ESTA SUPERFICIE EST INCLUIDO EL

PERSONAL SECRETARIAL

22

856.44

349.83

1,206.27

Superficie en m2

ADMINISTRADOR GENERAL

Sup. m2 TOTAL
Sup. Total m2 sin Circulacin total
Necesaria (AxB)
Circulacin (AxB)
m2 (AxCB)
+ (AxC)

ADMINISTRADOR GENERAL ADJUNTO O

ADMINISTRADOR CENTRAL
(Mesa de trabajo para 4 personas)
ADMINISTRADOR LOCAL O
ADMINISTRADOR DE REA
SALA DE JUNTAS COMN PARA tres
ADMINISTRADORES Y Un ADMOR. CENTRAL

SUMA

164 personas

ndice (m2 / persona) para este ejemplo :

7.35

Criterios
Criteriosde
deAplicacin
Aplicacin
Los Coordinadores de Servicios Administrativos y Subadministradores de Innovacin y Calidad, en el caso que
tomen la decisin de llevar a cabo la Optimizacin de Espacios en sus inmuebles, debern justificar previamente
el proyecto con un estudio de Costo-Beneficio para el SAT, tomando en consideracin: El pago por concepto de
arrendamiento y servicios (vigilancia, telefona, luz, agua, energa electrica, etc.) comparado con el costo de la
obra y el costo de los nuevos servicios.
Los proyectos nuevos, remodelaciones y adecuacin de oficinas, debern apegarse a las superficies (m2)
indicadas en el presente documento.
Por otro lado, en el caso que la superficie disponible, exceda la superficie necesaria por orden funcional del rea,
los espacios excedentes debern quedar como reas abiertas y no se deben asignar privados ms grandes. Lo
que permitir que dichos espacios puedan utilizarse para atencin al pblico o preveer el crecimiento futuro de las
reas.
Antes de tomar la decisin de llevar a cabo un nuevo arrendamiento, debern justificar su viabiliadad,
comparando el costo de la optimizacin de espacios en sus inmuebles actuales.
En los proyectos, se recomienda el uso de mobiliario modular, por la flexibilidad que tiene para reacomodos
futuros de reas, facilita las instalaciones de voz y datos a travs de las mmparas o paneles divisiorios.
Para la guarda del archivo en uso se recomienda la realizacin de gavetas adheridas a los muros interiores de
los inmuebles para no utilizar areas de oficina.
Por ltimo, todos los proyectos se debern sujetar a la normatividad aplicable en la materia.

Administrador
AdministradorGeneral
General

Administrador
AdministradorGeneral
GeneralAdjunto
Adjunto
Administrador
AdministradorCentral
Central

ESPACIOS DE OFICINA
POR ORDEN FUCIONAL
AREA

CIRCULACION
M

ADMINISTRADOR CENTRAL

26.79

TOTAL

26.79

AREA SECRETARIAL Y ESPERA

CIRCULACION
TOTAL

8.05
5.85
40.69

ACOTACIONES EN METROS.

Administrador
Administradorde
derea
rea
Administrador
AdministradorLocal
Local

CIRCULACION

ESPACIOS DE OFICINA
POR ORDEN FUCIONAL
AREA
ADMINISTRADOR
DE AREAS
AREA SECRETARIAL

M
13.39
6.03

CIRCULACION

4.39

TOTAL

23.81

ACOTACIONES EN METROS.

Sala
Salade
dejuntas
juntas

10

Subadministrador
Subadministrador

CIRCULACION

ESPACIOS DE OFICINA
POR ORDEN FUCIONAL
AREA

SUBADMINISTRADOR

11.16

AREA SECRETARIAL

5.03

CIRCULACION

3.66

TOTAL

19.85

ACOTACIONES EN METROS.

11

Jefe
Jefede
deDepartamento
Departamento

12

Personal
PersonalOperativo
Operativo

CIRCULACION

13