PLANIFICAR

Es la capacidad de proyectar las acciones a realizar en el futuro para el

logro de un objetivo, y comunicarlas en un documento detallado a los
responsables de llevarlas a cabo.
Nada ayuda ms a ejecutar algo que un buen plan. Ayuda a la gente que tiene que
trabajar bajo el plan. Conduce a un mejor uso de los recursos y se finaliza el trabajo
ms pronto. Ayuda a anticipar los problemas antes de que ocurran. Es uno de los
aspectos de la direccin que recibe universalmente una aceptacin positiva. Un buen
plan deja ms tiempo para hacer otras cosas teniendo la certeza de que las cosas
estn bien encarriladas y de acuerdo a lo planificado.
Comportamientos caractersticos
Determina con exactitud la duracin y la dificultad de tareas y proyectos.
Establece objetivos y metas.
Desglosa el trabajo en todos los pasos del proceso.
Elabora horarios y tareas.
Prev los problemas y las dificultades y se prepara para enfrentarlos.
Mide el rendimiento segn los objetivos
Evala los resultados.
Sntomas de carencia
No planifica y lo deja todo para el ltimo momento.
No sigue un mtodo para establecer objetivos y estructurar el trabajo.
No le gusta la estructura y el flujo de los procedimientos.

Le desagrada la planificacin y los dems pueden considerar esta persona muy

simple o ligera.
Puede que no tenga la paciencia necesaria para establecer objetivos, identificar
las dificultades, planificar la conclusin del proyecto, crear un calendario y dirigir
la tarea.
Puede ser difcil trabajar con esta persona o para ella y los que lo hacen pueden
rendir menos.

Cuestiones para la reflexin

Me considero tan inteligente y con facilidad para improvisar que no me
tomo el tiempo para planear mi trabajo y el de mis colaboradores?
Me falta paciencia y cuidado para elaborar planes bien hechos y
detallados?
Distribuyo mi tiempo adecuadamente entre la planeacin y la ejecucin
para mi mejor desempeo?
Elaboro planes sencillos, prcticos y fciles de realizar?
Est mi da de trabajo plagado de sorpresas e imprevistos?

Sugerencias de mejora
1. Planifique las tareas y trabajo. Los proyectos que tienen ms xito comienzan
con un buen plan. Qu tengo que conseguir? Cules son los objetivos? Cul
es el tiempo disponible para finalizarlo? Qu recursos necesito? Cuntos recursos
estn bajo mi control? Quin controla el resto de los recursos que necesito:
gente, financiamiento, instrumentos, materiales, apoyo? Planifique el trabajo de la
A a la Z. Se considera que mucha gente no tiene un plan porque no dividen el
trabajo en secciones o partes y se olvidan de algo. Pregunte a los dems que
comenten sobre el orden del plan y sobre lo que falta.
2. Establezca un plan. Compre un programa de informtica de elaboracin de
diagrama de flujo y que hace grficas PERT y GANTT. Convirtase en un experto
de dicho programa. Utilice los resultados del software para presentar sus planes
de accin a los dems.
3. Establezca objetivos y medidas. Nada mantiene a un proyecto dentro de su
presupuesto y del programa de realizacin como un objetivo y un mtodo de
medida. Establezca objetivos para el proyecto en general y para cada tarea del
mismo. Haga un plan para todo. Tambin, establezca las medidas para poder
controlar el progreso hacia sus objetivos.
4. Dirija mltiples planes o aspectos de grandes programas de accin.
Muchos de los intentos para realizar planes complejos incluyen dirigir trayectorias
paralelas o trabajos mltiples al mismo tiempo. Es til tener un plan maestro. La
buena planificacin disminuye las probabilidades de perder control de un gran
proyecto.
5. Controle de forma eficaz. Planifique el presupuesto y dirija el trabajo de
acuerdo al mismo. Tenga cuidado con los gastos. Tenga algo reservado por si
ocurriera algo inesperado. Establezca un programa de financiacin para poder
controlar los gastos frente al plan establecido.

6. Usted tiene que coordinar de forma apropiada la asignacin de tareas

de acuerdo a la capacidad de las personas. Cada individuo es diferente y
tiene diferentes cualidades y niveles de conocimientos y experiencias. En vez de
pensar que son iguales, considere que son diferentes. La igualdad de tratamiento
se consigue asignando a cada persona el trabajo para el que est cualificada.
7. Visualice el plan en proceso. Qu puede ir mal? Piense de diferentes formas.
Establezca diferentes niveles de problemas posibles, desde los ms probables a
los menos. Piense en lo que usted hara si ocurrieran los problemas con mayor
probabilidad de suceder y cree un plan de accin para cada uno. Preste atencin
a los vnculos ms dbiles, que son en general grupos o elementos con los que
usted tiene menos trato o no puede controlar (quizs alguien en un lugar alejado,
un asesor o proveedor). Permanezca cuanto ms en contacto posible con los
vnculos dbiles potenciales.
8. Establezca un procedimiento para controlar el progreso del plan. Cmo
va a saber si el plan se est realizando dentro del periodo de tiempo establecido?
Puede calcular el tiempo para finalizarlo o el porcentaje realizado en cualquier
momento? D informacin u opiniones a la gente que est a cargo del progreso
del plan.
9. Busque a alguien en su entorno de trabajo que sea mejor que usted en
planificar para ver cmo lo hace. Cul es la diferencia entre lo que esta persona
hace y lo que usted hace? Trate de hacer ms de lo que la otra persona hace. Pida
informacin u opiniones a aquellos que han tenido que seguir sus planes. Qu les
gust? Qu encontraron difcil?
10. Pida ayuda a los dems. Comparta con los dems sus ideas sobre el proyecto,
quizs con la gente que vaya a necesitar ms tarde. Obtenga sus opiniones sobre
el plan. Delegue la tarea de crear el plan a aquellos que sean mejor que usted en
realizarlo. Usted debe proporcionar los objetivos del trabajo y dejar a los dems
crear los detalles del plan.