Gestordocumental

Empresas
Guiadeformacin
febrerode2008
versin1.0

NDICE
1 I NTRO DUCCI N A L A G ES TI N DO CUME NTAL....................................................
4

1.1 S I T U A C I N S I N U N SG D............................................................................................
4

1.2 V E N TA J A S D E U N S G D.............................................................................................
5

2 ALFRE S CO LO GI N..........................................................................................................
6

3 ALFRE S CO ES TRUCTURA DE L A I NTE RFAZ DE US UARI O...........................

8

3.1 B A R R A D E TA R E A S.....................................................................................................
8

3 .2 B A R R A L AT E R A L.........................................................................................................
9

3 .3 R E A D E T R A B A J O...................................................................................................
10

4 ALFRE S CO ES TRUCTURA DE E SPACIO S..........................................................
11

4.1 E S PA C I O 'E M P R E S A'................................................................................................
11

4 .2 E S PA C I O 'P E R S O N A L'..............................................................................................
12

4 .3 E S PA C I O D E 'I N V I TA D O'...........................................................................................
12

4 .4 E S PA C I O 'M I E S C R I T O R I O'......................................................................................
13

5 ALFRE S CO RE A DE TRABAJ O............................................................................
15

5.1 V I S TA S.....................................................................................................................
15

5 .2 A C C I O N E S...............................................................................................................
16

5 .3 P A N E L L AT E R A L......................................................................................................
17

6 ALFRE S CO AADI R CO NTE NI DO..........................................................................
18

6.1 C R E A R E S PA C I O S....................................................................................................
18

6 .2 C R E A R C O N T E N I D O V A W E B....................................................................................
19

6 .3 A A D I R C O N T E N I D O V A W E B...................................................................................
21

6 .4 A A D I R C O N T E N I D O V A CI FS................................................................................
2
3
6 .5 E D I C I N D E M E TA D AT O S..........................................................................................
2
5
6 .6 A S I G N A R C AT E G O R A...............................................................................................
27

7 ALFRE S CO BUSCAR CO NTE NI DO........................................................................
2
8
7.1 B S Q U E D A S E N L A B A R R A D E TA R E A S......................................................................
2
8
7. 2 B S Q U E D A J E R R Q U I C A..........................................................................................
3
0
7. 3 O P E N S E A R C H..........................................................................................................
31

7. 4 B S Q U E D A AVA N Z A D A..............................................................................................
3
2
8 ALFRE S CO ACTUALI ZAR CO NTE NI DO...............................................................
3
4

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8.1 B L O Q U E O D E D O C U M E N T O S......................................................................................
3
4
8 .2 A C T U A L I Z A C I N S E N C I L L A.......................................................................................
3
6
8 .3 A C T U A L I Z A C I N D E M E TA D AT O S...............................................................................
3
6

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INTRODUCCINALAGESTINDOCUMENTAL

Los Sistemas de Gestin Documental per tenecen a un grupo de

soluciones que han estado disponibles desde hace mucho tiempo, sin
embargo no es hasta hace poco cuando se hace especial hincapi en
lagestindeladocumentacincorporativa.

1.1 SituacinsinunSGD
Una gran cantidad de empresas an almacenan su documentacin a
lo largo de las unidades de red compar tidas, o incluso en discos
duros locales, convir tiendo la bsqueda de documentacin en un
sufrimientoparaelusuario.Losdocumentosdeestasempresasestn
repar tidos en distintos formatos: papel, documentos electrnicos, etc;
promoviendounintercambioineficientededocumentaci n.
Es en este punto donde se requiere una solucin que sea capaz de
apor tarnosalmenoslosiguiente:

Facilitarlacreacin/capturayalmacenamientodedocumentacin
Permitirflujosdetrabajo
Facilitarlabsquedadedocumentos
Mejorarlaaccesibilidaddelainformacin
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1.2 VentajasdeunSGD
Gestin y control efectivo: sencillez, rapidez y ahorro. De una
forma sencilla, la organizacin tiene acceso instantneo a toda la
documentacin necesaria para su actividad de negocio, con las
ventajas aadidas de la eliminacin de desplazamientos, reduccin
de tiempo de consultas y tareas de archivo, ahorro de espacio fsico,
resolucindelproblemadelocalizacindedocumentos...
Uso racional de los recursos. La gestin documental facilita que la
informacin se compar ta y se aproveche de forma ms eficiente y
como un recurso colectivo. Como consecuencia, se reducen
drsticamente situaciones como la duplicidad de documentos
archivados, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos,
etc.
Productividadyvaloraadido. Unagestindocumental,ademsde
ahorro de costes, genera una productividad y valor aadido
adicionales, originados por el rpido acceso a la informacin dentro
de la organizacin y su posterior distribucin, sin necesidad de
trasladarlosdocumentos.

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ALFRESCOLOGIN

Para poder acceder al sistema el usuario debe abrir un navegador

web (Internet Explorer, Firefox, Opera, etc.) e introducir la
direccinwebquecorrespondaalgestordocumental,porejemplo:
http://documental.queres.es
La primera vez que acceda al gestor documental aparecer una
pgina donde el usuario debe introducir una serie de datos para
poderaccederasuespaciodetrabajodentrodelsistema.

I lust ra ci n 1 Vista de l log in a lsiste ma

Cada usuario debe introducir los datos Nombre de usuario y

Contrasea en los espacios asignados para ello, as como
seleccionarelidiomaporelqueopteparalavistadesuespaciode
trabajo.

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 Una vez rellenados los datos el usuario ya puede acceder al

sistemapulsandoelbotn'Entrar'.

I lu st ra ci n 2 Bot n d e a cce so a lsiste ma

En el caso de que los datos introducidos no sean correctos el

sistema mostrar de nuevo la pgina del login para que se vuelvan
aintroducirlosdatosnuevamente.

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ALFRESCO ESTRUCTURA DE LA INTERFAZ DE

USUARIO

Una vez introducidos los datos del login correctamente, se

accederalespaciodetrabajodelusuariodentrodelsistema.
Cuando se entre por primera vez al navegador de Alfresco el
usuarioseencontrarenlaseccinEmpresa.

I lu st ra ci n 3 Navega do r d e A lf re sco

Habr3reasprincipalesdentrodelainter fazdelsistema:

Labarradetareas

Labarralateral

Elreadetrabajo

3.1 Barradetareas
I lu st ra ci n 4 Ba rra de tarea s

La barra de tareas contiene botones de navegacin que permiten

cambiar entre los distintos espacios a los que el usuario tiene
acceso.
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Hayuniconoparaabrirlasopcionesdelusuario( ),quepermite
cambiarlapassword yconfigurarunaserie de ajustesdel per fil del
usuario.
El icono , permite mostrar/ocultar la barra lateral. Tambin hay
una zona para realizar bsquedas, la cual se comentar
detalladamenteenotropuntodelagua.
Cuando el usuario termine su trabajo dentro del sistema puede
desconectarse pulsando el icono
Desconectar (nombre de
usuario).

3.2 Barralateral

Ilustracin5Barralateral

La barra lateral contiene una serie de funciones que ayudarn al

usuario a navegar, encontrar y trabajar con los contenidos, tales
como el Navegador, Por tapapeles, Atajos, OpenSearch y espacios
recientes.

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3.3 readetrabajo
El rea de trabajo cambiar dependiendo de lainformacinque se
estbuscandoolatareaqueseestrealizando.
Lapar tesuperiordelreadetrabajomostrarsiempreunarutade
navegacin que permite ir a cualquier par te de la ruta dentro del
espacio de trabajo. Para obtener informacin sobre las vistas
existe una zona resumen que incluye tambin las actividades y
vistasalternativasdelespacioactual.
Los detalles y las opciones cambiarn en funcin de lo que se
estviendoyhaciendoencadamomento.

I lust ra ci n 6 re a de tra bajo

Si se quiere crear o aadir contenido hay habilitados dos iconos

para estas funciones, de los que se hablar con detalle ms
adelante.

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ALFRESCOESTRUCTURADEESPACIOS

La estructura de carpetas de Alfresco, al igual que la que usa el

Sistema Operativo, permite organizar los elementos del sistema de
manera jerrquica, consiguiendo una organizacin de los
documentos y espacios adecuada a los requisitos del sistema. A
continuacin se describen las principales caractersticas de los
espacios de trabajo que encontrarn los usuarios al entrar al
sistema.

4.1 Espacio'Empresa'
En el espacio 'Empresa' el usuario podr ver toda la estructura de
espacios y contenidos de su empresa, con todos los espacios de
trabajo que lo componen, pero tendr restringido el acceso a los
espaciosquenocorrespondenasureadetrabajo.

I lu st ra ci n 7 Vist a d e le spa cio 'E mp re sa '

Los espacios de trabajo pueden tener subespacios, y para poder

verlos hay que pulsar sobre la flecha que tienen a la izquierda del
nombre.
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4.2 Espacio'Personal'
En el espacio 'Personal' el usuario podr ver su propio espacio
quepodrmodificaryorganizarasugusto.
Siaccedieraalsistemaunusuariocuyotrabajoestuvieseligadoal
aspecto jurdico de una empresa, su vista del espacio 'Personal'
podrasersimilaralasiguiente:

I lu st ra ci n 8 Vist a d e le spa cio 'Person a l'

Esta vista es personal para cada usuario, y los contenidos y

espacios que se creen no estarn compar tidos con ningn otro
usuario.

4.3 Espaciode'Invitado'
Todos aquellos usuarios del sistema que no tengan una cuenta
asignada, podrn acceder a Alfresco a travs de una cuenta de
invitado,ypodrnaadirdocumentosycrearespaciossloeneste
espacio.
El resto de usuarios del sistema podrn ver el contenido de este
espacio as como aadir nuevos documentos y espacios para que
los invitados puedan trabajar con ellos. El espacio de 'Invitado'
estar inicialmente sin ningn documento ni estructura de
espacios.
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I lust ra ci n 9 Vista de l esp a cio d e 'Invita do '

4.4 Espacio'MiEscritorio'
Este es el espacio personalizable de cada usuario, y que no
compar tir con el resto de usuarios del sistema. 'Mi Escritorio'
permite crear una vista personalizada aadiendo una serie de
componentesqueAlfrescotienepordefecto.

I lust ra ci n 10 Person a liza cin d e 'Mi Escrito rio '

En este caso se han aadido los componentes 'Mis tareas

pendientes' y'Lista demisespacios'. Al aplicar estos componentes
al escritorio, la vista obtenida tendra un aspecto como el
siguiente:

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I lu st ra ci n 11 Vista de 'Mi E scritorio '

Esta es la vista que tendra un usuario del grupo Jurdico con los
componentes que se aadieron antes. El usuario puede aadir
documentos, crear espacios y navegar por las reas a las que
tengaacceso.

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ALFRESCOREADETRABAJO

El rea de trabajo permite al usuario realizar una serie de

modificaciones y acciones sobre los contenidos y las vistas. Esta
reaestdivididaen3secciones:
1. Lacabecera
2. Elexaminadordeespacios
3. Elcontenidodelespaciodetrabajo.

I lu st ra ci n 12 Se ccion e s de l rea d e t raba jo

5.1 Vistas
Elusuariopuedemodificarlavistaquetieneensureadetrabajo.
Para ello debe seleccionar el tipo de vista en el men desplegable
aladerechaenlacabecera.Sepuedeseleccionarentre:

V istadedetalles

En esta vista el usuario puede cambiar los criterios de

ordenacinquesemuestranenlacabecera.

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V istadeiconos

E xaminarvista

Todos los contenidos y espacios estn acompaados del icono ,

que abre una ventana emergente con informacin del contenido o
espacio(autor,fechadecreacin,descripcin,ttulo,etc).

5.2 Acciones
Tanto el men Ms acciones de la cabecera del rea de trabajo
como los iconos que tiene asociados cada contenido o espacio,
permiten al usuario realizar una serie de acciones sobre estos
elementos. Si el usuario selecciona una accin de las disponibles
enlacabecera,stasafectarnalespacioenelqueseestenese
momento; y si se quieren aplicar acciones a algn contenido del
espacio, el usuario debe seleccionar las que el contenido tiene
asociadas.

I l u s t r a c i n 13 A c c i o n e s e n l a c a b e c e r a

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I lust ra ci n 14 Accio ne s d e e sp a cio s/ co nte n id o s

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5.3 PanelLateral
Esta opcin se encuentra en la barra lateral, seleccionando en el
mendesplegablePanelLateral.

Dentro del panel lateral el usuario puede ver su por tapapeles, es

decir, los contenidos o espacios que ha copiado/cor tado para ser
trasladados a otro espacio pero que an no han sido
copiados/movidos;tambinpuedeirdirectamentealosespaciosen
los que ha estado recientemente sin tener que hacerlo desde el
navegador,y si el usuario tiene accesos directos a algn contenido
oespacio,tendraccesoaellosdesdeestepanel.

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ALFRESCOAADIRCONTENIDO

El usuario puede elegir varias maneras de aadir contenido a los

espacios, y deber elegir una u otra segn sus criterios y la
rapidez que le proporcionen cada uno de los mtodos. Antes de
aadir contenidos el usuario debe conocer tambin la manera de
crear espacios de trabajo, que luego le ser virn para almacenar y
organizarloscontenidosqueaadaalsistema.

6.1 CrearEspacios
En Alfresco se usan los espacios para almacenar y organizar
contenidos y otros espacios, de manera que se puedan encontrar
con mayor rapidez en un futuro. Para crear un espacio el usuario
debe ir al men Crear, situado en el rea de trabajo, y
seleccionarCrearespacio.

I lust ra ci n 15 Cre a r e sp a cio

El sistema nos pedir una serie de datos, de los cuales slo son
obligatorioselnombredelespacioyelicono.

I lu st ra ci n 16 Da to sd e l nuevo esp a cio

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 Cuando el usuario haya terminado de rellenar los datos debe

pulsarsobreelbotnCrearespacioparaterminar.
Una vez creado, el nuevo espacio no aparecer todava en la
barra lateral. Para sincronizar la barra lateral con los nuevos
cambios el usuario debe pulsar sobre el icono refrescar situado
enlapar tesuperiorderechadelabarralateral.

Estenuevoespacioestaradisposicindetodoslosusuariosque
tengan acceso al espacio donde fue creado, sin embargo, el
usuario puede estar interesado en que a este nuevo espacio slo
tengan acceso un nmero limitado de personas, o solamente l.
Para ello el usuario debe situarse dentro del nuevo espacio y
seleccionar Gestionar usuarios del espacio, dentro del men de
Ms acciones del rea de trabajo. En la nueva pgina que
aparece, el usuario debe desmarcar la opcin Heredar permisos
de Espacio Padre para que solo l pueda verlo, y si desea que
otros usuarios lo puedan ver tambin puede seleccionar la opcin
invitar,lacualabrirunmenenelqueelusuariopuedeescoger
a otros grupos/usuarios para darles permisos sobre el nuevo
espacio.

6.2 Crearcontenidovaweb
Existenvariasposibilidadesparaaadircontenidos,yunadeellas
escrearlomedianteAlfresco.
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 Para crear un nuevo contenido el usuario debe seleccionar Crear

contenido en el men Crear. Aparecer entonces el asistente de
creacin de contenido, y el usuario deber introducir el nombre,
tipoytipodecontenidodelnuevocontenido.
Cuando el usuario haya definido los datos anteriores puede
continuarconlaedicindelcontenidopulsandoSiguiente.

I lu st ra ci n 17 Datos de l n uevo co nte n id o

Dependiendo del tipo de contenido que se seleccione aparecer

un entorno de edicin distinto. Para este caso se elige un
documentoHTML,porqueeselquemsopcionesde edicindaal
usuario.

I lu st ra ci n 18 E d ici n de l n uevo con te n id o

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 Cuando el usuario termine de editar el nuevo contenido, puede

pulsar Siguiente para ir a una nueva pantalla con un resumen del
contenido que acaba de crear, o pulsar directamente Finalizar
parasaltarselavistaresumen.
Si en el paso uno dejamos marcada la opcin Modificar todas las
propiedades cuando este asistente se cierre, al pulsar Finalizar
aparecer una ventana desde la que el usuario podr cambiar las
propiedades del nuevo contenido. Estas propiedadespueden variar
dependiendodelespacioenelquesecreeelcontenido,perocomo
mnimopedirlassiguientes:

I lu st ra ci n 19 Prop ied a de s d el con te nid o

6.3 Aadircontenidovaweb
Otra de las posibilidades para crear contenido en el sistema es
aadirlo va web, es decir, usar un archivo creado anteriormente y
agregarlo a nuestro sistema. Para hacer esto el usuario debe
pulsaren Aadircontenidodentrodelreadetrabajo.
El sistema abrir un asistente para aadir contenido que guiar al
usuarioduranteelproceso.

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I lu st ra ci n 2 0 I n icio a sistente pa ra a a d ir conten ido

El usuario debe seleccionar el contenido que desea agregar al

sistema. Pulsando sobre Examinar... se abrir una ventana que
nospermitirseleccionarundocumentodelPC.
Una vez seleccionado el contenido que se desea agregar, el
usuario debe pulsar en Enviar para que el contenido se agregue
al sistema. Ahora el sistema pedir que el usuario introduzca el
nombre del contenido (si quiere cambiar el que tenia), tipo,
codificacinytipodecontenido.

I lu st ra ci n 21 Prop ied a de s G en era le s de l nu evo conten ido

Al igual que ocurre al crear contenido, si dejamos marcada la

casilla Modificar todas las propiedades cuando este asistente se
cierre, cuando el usuario termine de editar las propiedades
generales y pulse Aceptar para terminar, el sistema mostrar una
nueva interfaz para editar las propiedades del contenido idntica a
laqueaparecealcrearnuevocontenido.

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6.4 AadircontenidovaCIFS
Para aadir contenidos va CIFS hay que conocer la ruta CIFS
donde se encuentra el espacio en el que se va aadir el nuevo
contenido, y para ello el usuario puede pulsar sobre el icono
situadoaladerechadelnombredelespacioenelreadetrabajo.

I lu st ra ci n 2 2 O bte ne r rut a CI FS

Al pulsar sobre el enlace se abrir un navegador de archivos con

elcontenidodelespacio,enestecaso,Documentossinanalizar.

I lust ra ci n 23 Ruta CI FS

Si el usuario desea aadir contenidos al espacio Documentos sin

analizar lo puede hacer igual que si copiase documentos entre
carpetasdesuPC,ocrearunnuevodocumentoenlacarpetaenla
queestasituado.
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I lu st ra ci n 24 Nuevo co nte n id o v a CI FS

Al crear un nuevo documento, automticamente se agregar como

nuevo contenido al espacio Documentos sin analizar de Alfresco,
y desde el navegador web se puede ver que el nuevo contenido ya
estdisponible.

I lust ra ci n 25 Conten ido v a CI FS

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6.5 Edicindemetadatos
Los contenidos que se agregan a los espacios de trabajo pueden
tener asociados unas serie de metadatos, necesarios para el
correcto funcionamiento del sistema. En el ejemplo que sigue
existenunaseriedefacturasenelespacioFacturaspendientesde
cobro.

I lu st ra ci n 2 6 Fa ct u ra s sin re g ist ra r

Para editar los metadatos, en este caso, de la factura marcada, el

usuario debe pulsarsobre el icono de EditarMetadatos, situado en
lacolumnadeAccionesdelavistadedetallesdecontenido.
Al hacer esto el sistema nos dar una lista de los metadatos que
podemosmodificar.

I lu st ra ci n 27 Ed ici n d e met ad ato s

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 Para editar las fechas solo es necesario pulsar sobre el texto

Ninguno y aparecern unosmens desplegables para seleccionar
eldas,mesyao.

Una propiedad de la edicin de metadatos es el control de errores

en la edicin. Por ejemplo, si un usuario introduce texto donde
debera ir un nmero, por ejemplo en Impor te total, el sistema
lanzarunmensajedeerror.

Si todos los metadatos introducidos son correctos el usuario

puede pulsar Aceptar para confirmar los cambios y volver al
espaciodetrabajo.

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6.6 Asignarcategora
Alos contenidosque se creenen un espacio se lespuede asignar
una categora para, por ejemplo, agilizar futuras bsquedas. Para
asignarle una categora a un contenido el usuario debe acceder a
Ver detalles del contenido, y en la barra de categora seleccionar
la opcin Cambiar categora. Entonces aparecern las diferentes
categoras disponibles para que el usuario seleccione la que
desee.

I lu st ra ci n 2 8 S e le ccio na r categ o ra

Elusuariopuedeseleccionarunaovariascategorasyaadirlasa
la lista. Cuando haya terminado debe pulsar Aceptar para
terminarelprocesoyvolveralavistadedetallesdelcontenido.

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ALFRESCOBUSCARCONTENIDO

Elusuariotiene4manerasderealizarbsquedasenelsistema:

Medianteelpaneldebsquedaenlabarradetareas.

Realizandobsquedasjerrquicas.

UsandoelOpenSearchdelabarralateral.

Realizandounabsquedaavanzada.

7.1 Bsquedasenlabarradetareas
La barra de tareas tiene una zona asignada para realizar
bsquedas,situadaenlapar tederechadelabarra.

Esta barra contiene un men desplegable para realizar filtrados

simples en las bsquedas, y tambin nos permite seleccionar la
bsquedaavanzada.
Si el usuario realiza bsquedas similares muchas veces, existe la
opcin de guardar la bsqueda. Esto es til para ahorrar tiempo a
la hora de especificar las caractersticas de la bsqueda. Esta
opcin est disponible en el men Mas acciones cuando se
realizalabsqueda.

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I lu st ra ci n 2 9 Re su lta do de b sq ue da

EnesteejemplosehabuscadolapalabraApellidos,yelsistema
no solo ha hecho una bsqueda por nombre del contenido, sino
tambin por el texto que hay dentro. Por eso al realizar esta
bsqueda obtenemos como resultado el contenido Datos, editado
anteriormente; que contiene datos de clientes, entre ellos, los
Apellidos.

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7.2 BsquedaJerrquica
Este es un tipo de bsqueda manual, es decir, el usuario navega a
travs de los espacios para buscar manualmente los contenidos
que desee. Para ello el usuario puede usar el navegador de la
barralateralyelreadetrabajo.
Si un usuario quiere buscar un documento con datos de clientes y
conoce su ubicacin dentro de los espacios de trabajo puede ir
directamente al espacio donde se encuentra el documento y
abrirlo.

I lu st ra ci n 3 0 B sq ue da je rrqu ica

Do cu men to Datos

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7.3 OpenSearch
La bsqueda mediante OpenSearch est situada en la barra
lateral, y para seleccionarla el usuario debe desplegar el men del
navegadoryelegirOpenSearch.

Estetipodebsquedapermitealusuarionavegarporlosespacios
en su rea de trabajo y realizar bsquedas al mismo tiempo, sin
perder la visin de su rea de trabajo. Los resultados de las
bsqueda se muestran justo debajo de donde se inser ta la
bsqueda.

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7.4 Bsquedaavanzada
Para realizar este tipo de bsquedas el usuario debe seleccionar
Bsqueda avanzada en el men desplegable de bsquedas, en la
barra de tareas. Aparecer entonces en el rea de trabajo la zona
de bsqueda con todas las posibilidades, filtros, etc. de las que
disponelabsquedaavanzada.

I lust ra ci n 31 B sq ue da ava nzad a

Opcionesdelabsquedaavanzada:

M ostrarresultadopara: Elusuariopuedehacerunaseleccinde
los contenidos que quiere buscar, si no desea buscar cualquier
contenido.
B uscar en: Se puede especificar a par tir de que espacio o en
que espacio se quiere realizar la bsqueda. Si el usuario no
marca la casilla Incluir espacios hijo la bsqueda solo se
realizarenelespacioseleccionado.

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B uscartambin:

Tipo de Carpeta permite seleccionar entre buscar en

CarpetasoEspaciosdeForos.
Tipo de Contenido contiene una lista de tipos de
contenidos que puede haber en los espacios (facturas,
contratos,acuerdos,etc).
En Formato del Contenido el usuario puede
seleccionar el formato que tiene el contenido que est
buscando (documento PDF, documento Microsof t Word,
etc).Asociadoalformatotambinsepuedenespecificar
elttulo,descripcinyautordelcontenidoquesedesea
buscar.
El usuario tambin puede especificar la fechas entre
lasquesemodificocreelcontenido.

O pciones adicionales: Las opciones adicionales varan en

funcin del tipo de contenido que seleccionemos en el panel
Buscar tambin. Estas opciones permiten hacer bsquedas
especificandolosmetadatossegneltipodecontenido.
M ostrarme resultados en las categoras: El usuario puede filtrar
su bsqueda segn una serie de categoras de las que dispone
el sistema. Por ejemplo, un usuario podra realizar una
bsquedadecontenidoscuyolenguajeutilizadoseaelespaol.

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ALFRESCOACTUALIZARCONTENIDO

El usuario dispone de varios mtodos para actualizar los

contenidos. El sistema permite editar los datos de un contenido, y
tambinlosmetadatosasociadosauncontenido.
Para actualizar los datos de un contenido el usuario puede elegir
entre:

Bloqueodedocumentos

Actualizacinsencilla

8.1 Bloqueodedocumentos
El usuario puede actualizar un contenido creando una copia del
documento, y ms adelante, cuando termine la actualizacin,
sobreescribir el antiguo contenido con el nuevo que acaba de
actualizar. Para bloquear el contenido y crear una copia para su
edicin, el usuario debe acceder a la vista de detalles del
contenido y seleccionar en el panel de acciones la opcin
Desproteger.

I lust ra ci n 32 De sp rotege r co nten ido

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v 1. 0

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 Al seleccionar la opcin desproteger, el sistema preguntar en

qu espacio se desea crear la copia del contenido, pudiendo
seleccionar entre el espacio actual u otro distinto, a eleccin del
usuario.
El usuario debe seleccionar un espacio y pulsar en Desproteger
paraquesecreelacopiadelcontenido.
Cuandoelcontenidoestdesprotegido,elusuariotendrlaopcin
de descargar en su PC la copia del documento y editarlo, o pulsar
directamenteAceptarparaeditarlomstarde.

I lu st ra ci n 3 3 E spa cio pa ra g ua rd a r la co p ia d el con te n id o

I lust ra ci n 34 B loq ue o co mp let ad o

Una vez que el contenido est desprotegido, el usuario ya puede

editar la copia que se ha creado, y el contenido original estar
bloqueado para la edicin hasta que el usuario termine la
actualizacinyvuelvaaprotegereldocumento.
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 Si el usuario descarg en su PC la copia del contenido, cuando

termine la actualizacin deber volver a proteger el documento
para que otros usuarios puedan modificarlo si lo necesitan. Para
ello el usuario debe ir a la vista de detalles de la copia de trabajo
del contenido y seleccionar en el panel de acciones la opcin
Proteger si desea modificar el contenido original con el que
acaba de crear, o seleccionar Deshacer Desproteccin si desea
cancelar la actualizacin y dejar el contenido accesible
nuevamente.
Paraprotegereldocumentoelusuariodisponededosopciones:

Actualizar el contenido con losdatosque tiene la copia de

trabajo (en el caso de que el contenido se haya
actualizadodesdeAlfrescoconeleditorqueincorpora).
Seleccionar el documento que el usuario se descarg en
elPCysobreescribireloriginalconlacopialocal.

8.2 Actualizacinsencilla
Otra forma de actualizar contenidos es usando un documento
creadoenelPCysubstituirlodirectamenteporelcontenidoquese
quiere actualizar. Para hacer una actualizacin sencilla el usuario
debeseleccionarActualizarenelmendeaccionesdelavistade
detalles del contenido y seleccionar la ubicacin del documento
quevaasustituiralcontenidoantiguo.

8.3 Actualizacindemetadatos
Para actualizar los metadatos que tiene asociados un contenido el
usuario debe seleccionar el icono de editar metadatos que cada
contenidotieneasociado.
Esta accin permitir la vista de los antiguos metadatos y la
posibilidad de editarlos manualmente y poder guardar las
modificaciones.

guia_de_formacion.pdf

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