Control

Es la medicin de los resultados actuales y pasados en relacin con los

esperados, ya sea total o parcialmente, con el fin de corregir, mejorar y formular
nuevos planes. Se divide principalmente en 2 vertientes: Control automtico y
Control sobre resultados.
Importancia.
Su importancia abarca diversos factores y situaciones de aplicacin, cierra el ciclo
de la Administracin. De hecho, los controles son a la vez medios de previsin. Se
da en todas las dems funciones administrativas: hay control de la organizacin,
de la direccin, la integracin, etc. Es por ello un medio para manejarlas o
administrarlas.
Principios del control.

Del carcter administrativo del control.

Funciones y operaciones.
De los estndares.
Base de comparacin.
Del carcter medial del control.
Implantar o subestimar acciones.
Del principio de excepcin.
No se logr lo previsto.

Etapas de todo medio de control.

1. Establecimiento de los medios de control.
2. Recoleccin y concentracin de datos.
3. Interpretacin y valoracin de los resultados.
Medios de control estratgico.
Se plantean las siguientes preguntas para establecer el control estratgico y deja
claros sus objetivos.
1.
2.
3.
4.

Qu mostrar mejor lo que se quiere representar?

Cmo medir ms rpidamente cualquier anomala?
Cmo detectar quin es el responsable de las fallas?
Cules medios son los ms sencillos?

Sistema de utilizacin de datos.

Anlisis de los hechos.

Interpretacin de los hechos.
Adopcin de medidas aconsejables.
Iniciacin y revisin estrecha.
Registro de resultados obtenidos.

Usos del control.

El control como mtodo administrativo en las empresas posee diversas
aplicaciones para el mejoramiento de las mismas, aqu algunas de esas
aplicaciones:
1.
2.
3.
4.
5.

Seguridad en la accin seguida.

Correccin de los defectos.
Mejoramiento de resultados.
Nueva planeacin general.
Motivacin del personal.

Clasificacin de medios de control.

Se seala que las operaciones de control son tcnicas para trabajos
especializados. Todo esto se estudia con la contabilidad, administracin de
personal, ingeniera industrial, produccin, ventas, entre otras materias de
aplicacin. Solo se mencionan diversos campos menores y las tcnicas aplicadas
a estos y se explica cmo todo esto se relaciona con el control como funcin
administrativa. Debe saberse que algunas tcnicas de planeacin son a su vez
medios de control y se usan de maneras similares.
reas de control:

Controles de ventas
Controles de produccin
Controles financieros y contables
Control de la calidad de la administracin
Controles generales

Principales controles sobre ventas:

Resulta conveniente llevarlos grficamente para poder observar y analizar
tendencias de los datos recopilados y as tener mejor accesibilidad a estos
mismos. Los principales controles de ventas pueden listarse como:

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Por volumen total de ventas.

Por tipo de artculos vendidos.
Por volumen de ventas estacionales.
Por el precio de los artculos vendidos.
Por clientes (al menos los principales).
Por territorios.
Por vendedores.
Por utilidades producidas en cada uno de los cuatro inmediatos
antecesores.
9. Por costos de los diversos tipos de ventas.
Principales controles en produccin:
1. Control de inventarios. Materias primas, herramientas, productos derivados
tanto subensamblados como terminados.
2. De operaciones productivas. Para fijar rutas, programas y abastecimientos.
3. De calidad. Para fijar estndares, empricos o estadsticos, inspecciones,
control de rechazo para productos que incumplan.
4. De tiempos y mtodos de operacin. Con base en estudios de tiempos de
realizacin y movimientos para la produccin, o en base a promedios de
aos anteriores.
5. De desperdicios. Fijacin de mnimos tolerables y deseables en cuanto a
material en desuso se refiere.
6. De mantenimiento y conservacin. Tiempo de mquinas si uso, costos, etc.
Controles contables y financieros:
Son los ms antiguos entre los tipos de controles por su aplicacin en sectores tan
importantes y tan primitivos, su principal problema est en la mayor actualizacin
posible que se persigue para que funcionen al mnimo como controles histricos.
Por su importancia plena para cualquier empresa, sirven como medios de control
para diversas secciones, de ah la injerencia de los contadores en ellas. Se citan
como principales los siguientes controles:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Estados financieros.
Sistemas de contabilidad de costos.
Auditoria interna y externa.
Control de depreciaciones y adiciones.
Control de efectivo en caja.
Control de recuperacin de inversiones.
Control de costos y utilidades en cada campo de la empresa.
Control de acciones, obligaciones y valores en general.

Control de la calidad de la administracin:

Interfieren y en cada uno de los elementos administrativos que ya fueron

analizados y explicados anteriormente, por ejemplo: calificacin de mritos,
diagramas de proceso, de flujo, entre otros recursos. Existen materias especficas
donde se estudian muchos de estos controles.
Controles generales:
Son todos aquellos utilizables en todos los campos administrativos y con toda
clase de propsitos. Deben ser considerados propiamente como instrumentos de
trabajo en el control adecuado de un rea cualquiera de una empresa cualquiera.
Por ejemplo: los reportes, las grficas, estadsticas, tendencias, etc. Todos estos
recursos tienen un sinfn de aplicaciones en un sinfn de reas o departamentos
de cualquier empresa.
El control de controles resulta especialmente importante debido a que garantiza
la distribucin ptima de los ya mencionados reportes, grficas, etc. para que los
ejecutivos al mando dispongan de la informacin oportunamente. Su forma de uso
puede variar desde simples agendas con fecha de entrega para la informacin,
hasta cuadros especiales de tamao considerable con una organizacin ms
detallada y controlable para el encargado de su monitoreo.
Sistemas modernos de control.
Algunas de las tcnicas ms usadas en la actualidad para controles
administrativos de tipo general, o enfocados hacia aspectos del proceso de
administracin que son ms vitales.
Administracin por objetivos.

No es algo especfico ni algo totalmente novedoso.

Su enfoque es a realidades muy antiguas y trascendentales.
Objetivos > todo.
Coordinacin entre jefes superiores e intermedios.
Mxima cuantificacin.
Manera de coordinar diversos aspectos, base a sus motivos y coordinacin
con tcnicas como el control presupuestal.

Principios generales.
Es una actitud, criterio o filosofa de la administracin, que consiste en que los
jefes superiores discutan en comn con los jefes que dependen inmediatamente
de ellos la cuantificacin de objetivos y estndares que deben establecerse.
Forzar la mente para convertir en mesurables y cuantitativos muchos objetivos que

se dejaban establecidos en forma vaga, o que eran de naturaleza cualitativa. Se

aplica a los jefes o administradores de todos los niveles. Es un medio para medir
su verdadera aportacin.
Descripcin general.

Existir un pleno apoyo de la direccin o gerencia general.

Debe operar por aos.
Identificar las metas generales e la empresa de la forma ms exacta
posible.
Hacer revisiones y ajustes en los planes generales, y en la organizacin de
la empresa.
Cada jefe inferior debe de fijar, dentro del marco de los objetivos o
estndares generales, lo de su propio departamento, seccin, etc., de la
forma ms cuantitativa posible.
El jefe superior deber ensayar la fijacin de los estndares o metas,
debidamente cuantificados, en cada uno de los campos en que lo estn
haciendo tambin sus subordinados.
Discutir con cada jefe lo que han sealado.
Las decisiones adoptadas por lo anterior pueden crear la necesidad de
modificar o ajustar los objetivos generales.
Durante el desarrollo de los programas en el ao debe revisarse cada
determinado tiempo lo que se ha podido obtener y lo que no se ha logrado.
Con los resultados de lo anterior, algunas metas debern reducirse,
desecharse, aumentarse o ampliarse.
La revisin al trmino del periodo permitir establecer los nuevos
estndares para el siguiente periodo.

Grficas de Grantt
Controlar el desarrollo de la realizacin de actividades, por tiempo de realizacin y
por la relacin que guardan entre s. Fueron inventadas por Henry L. Gantt. Inici
su uso en 1900 y siguen siendo muy usadas. Consisten en representar cada
actividad por una barra horizontal, la que, por su cruce con las lneas verticales,
indica el momento de su iniciacin, terminacin y simultaneidad con otras
actividades.

Grfica de Grantt

Tcnicas de trayectoria crtica.

1. Mayores y ms modernos avances en materia de tcnicas de control y
planeacin.
2. Son diversos mtodos con elementos comunes.
3. Se agrupan por la denominacin METRA (Mtodos de Evaluacin de
Trayectorias en Redes de Actividades).
4. Mtodos inigualables para controlar programas, costos, tiempos,
secuencias, relacin de actividades, etc.
Tcnica PERT.
Program Evaluation and Reviwe Technique Tcnica de Evaluacin y Revisin
de Programas. Ideado en 1958 por Willard Fazard, Oficina de Proyectos
Especiales, Oficina Naval de Ordenanza, Marina Norteamericana. Para controlar
el proyecto del lanzamiento del proyectil Polaris de la NASA. Con base en una
Red de Actividades y Eventos, y mediante estimacin de tres tiempos, evala la
probabilidad de terminar un proyecto para una fecha determinada. PERT/tiempo:
controlar y evaluar duracin de proyectos. PERT/costo: control presupuestal,
tiempo mnimo y costo mnimo.