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Grado Turismo
LA ORGANIZACIN DE EVENTOS.
EL BANQUETE DE BODAS.
NDICE
INTRODUCCIN3
CAPTULO 1
Conceptos Generales
1.1.
1.2.
Objetivos .....................................................................................................6
1.3.
1.4.
1.5.
CAPTULO 2
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
2.5.
2.6.
El men .......................................................................................................42
2.8.
2.9.
CAPTULO 3
Conclusiones
3.1.
Conclusiones...48
REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS..50
[INTRODUCIN]
INTRODUCCIN
El objetivo del presente trabajo es presentar las directrices que se deben seguir dentro de
un establecimiento de hostelera y restauracin para poder organizar correctamente un
tipo de evento concreto. El supuesto que se analizar ser la celebracin de una boda en
un establecimiento especializado en esa clase de eventos. El establecimiento est
ubicado en la provincia de Segovia, al pie de la sierra de Guadarrama, por lo que cuenta
con unas vistas privilegiadas. En su interior antes de acceder a los salones, hay unos
amplios jardines con zona de recreo para nios. Cuenta con tres grandes salones con
diferentes capacidades que pueden acoger 100, 200 y 600 personas.
Antes de exponer la organizacin de un banquete de bodas por parte de un
establecimiento de hostelera, primero analizaremos los eventos de forma general,
viendo su conceptualizacin, objetivos a conseguir, las distintas tipologas, la
organizacin y las funciones del organizador. Dependiendo del tipo de evento, algunos
de estos elementos variaran, sobre todo los objetivos. Por el contrario, la planificacin y
organizacin es muy comn para los diferentes eventos.
En el segundo captulo veremos las pautas a seguir, desde el punto de vista
protocolario, que es una de las ciencias por las que se rige la hostelera para la
organizacin de cualquier tipo de eventos, como por ejemplo, cenas de galas, comidas
de empresas, jubilaciones, comuniones, etc. Y por supuesto el caso que vamos a tratar a
fondo, el enlace matrimonial. Adems del protocolo, trataremos de esbozar como
organizar el evento desde la captacin del cliente hasta el seguimiento de ste una vez
finalizado el evento.
Preparar un evento no es cosa fcil, ya que actan muchos factores y tipos de pblicos.
Hay que interrelacionar a mucha gente, como los organizadores, los asistentes, los
proveedores, el personal contratado para la ejecucin, etc. Para que el evento llegue a su
fin con el xito deseado por todas las partes, es necesario seguir correctamente las
pautas que se desarrollan a lo largo de este trabajo. Como veremos son muchos los
requisitos y elementos que participan en los eventos y tienen que ir adaptndose entre
ellos para el correcto desarrollo de la celebracin. Muchas de las normas vienen
marcadas por las costumbres o por el protocolo, aunque en parte de las acciones que se
3
CAPTULO I:
CONCEPTOS GENERALES
[[CAPTULO I]
1.2 OBJETIVOS
Cuando se realiza la celebracin de un evento, sea del tipo que sea, hay que tener en
cuenta los objetivos que se quieren alcanzar y la naturaleza del evento. Porque en
funcin de los objetivos, las pautas a seguir en la organizacin del mismo pueden ser
muy diferentes.
Para los organizadores del evento los objetivos pueden ser muy variados. El econmico
sera uno de los ms importantes, tambin es relevante que el evento cumpla las
expectativas que persegua, que los clientes o participantes salgan satisfechos.
En el caso de un enlace matrimonial los objetivos que se persiguen es compartir y
agasajar a los invitados al evento en un da especial para los novios y para ello realizan
un banquete que es el acto de mayor relevancia dentro del mercado de reuniones
sociales, que es claramente la naturaleza de este evento.
[CONCEPTOS GENERALES]
[[CAPTULO I]
CONVOCANTE
ASISTENTES
DURACION
OBJETIVOS
Asambleas
Asociaciones,
Empresas
Socios. Accionistas
1 Da
Informacin
Cursos
Universidades,
Asociaciones
Estudiantes,
Profesionales
De 1 a 5 Das
Formacin
Simposios
Empresas,
Asociaciones
Profesionales
De 1 a 2 Das
Cientfico
Seminarios
Empresas,
Asociaciones,
Administracin
Profesionales del
sector, Personal de
Empresa
De 1 a 2 Das
Formacin
Conferencias
Empresas,
Asociaciones,
Universidades
Profesionales,
Personal de Empresa,
Estudiantes
1 Da
Formacin
Congresos
Empresas,
Universidades
Profesionales del
sector..
De 3 a 5 Das
Cientfico,
Tecnolgico..
Convenciones
Empresas,
Profesionales del
sector..
De 1 a 2 Das
Informacin,
Notificacin..
Ferias y
Exposiciones
Empresas,
Administracin,
Profesionales, Gran
Pblico
De 4 a 8 Das
Comercial
Incentivos
Empresas
Personal de Empresa
De 2 a 10 Das
Motivacin
Conciertos,
Festivales
Administracin,
Empresa
Gran Pblico
1 Da
Cultural,
Social
Enlaces
Matrimoniales
Los Novios
Invitados Concretos
De 1 a 2 Das
Social
[CONCEPTOS GENERALES]
En los ltimos aos, los eventos han adquirido una importancia de tal envergadura que
su configuracin e importancia son muy diferentes a los de otras pocas. Es una
industria que, con el transcurso del tiempo, ha ido creciendo cada vez ms, y se ha ido
afianzando. De hecho, estamos hablando de industria de los eventos, algo impensable
unos aos atrs.
Aos antes del periodo de crisis mundial que vivimos, los eventos se convirtieron en
algo indispensable para muchos sectores empresariales. Cada vez contbamos con
mejores tecnologas, se buscaba una mayor rentabilidad siempre satisfaciendo al cliente
y cumpliendo los objetivos marcados.
Los eventos en s mismos son estrategias organizativas que se desarrollarn por
diferentes necesidades segn al evento al que nos refiramos.
La organizacin de eventos es el proceso de diseo, planificacin, produccin y
seguimiento y valoracin de un suceso de importancia relevante que se encuentra
programado. Dependiendo del hecho que se est celebrando, la finalidad puede variar
9
[[CAPTULO I]
10
[CONCEPTOS GENERALES]
Fuente:http://es.wikipedia.org/w/index.php?title=Organizaci%C3%B3n_de_eventos&action=
edit§ion=1
El organizador de eventos debe ser una persona capacitada, de acuerdo a las actividades
que desarrollan en el perfil profesional, para planificar eventos; organizar y gestionar las
actividades dentro del evento; adems deber controlar y coordinar la cronologa del
evento, as como vender y promocionar actividades. Las funciones que tiene que
desarrollar cualquier profesional son las siguientes:
CAPTACIN DE CLIENTES: Consiste en la captacin de clientes potenciales
para que realicen o participen en el evento a realizar; segmentar el mercado;
realizar acciones para conseguir clientes reales.
11
[[CAPTULO I]
liderazgo,
cooperacin,
12
CAPTULO II:
13
[[CAPTULO II]
Un enlace matrimonial estara incluido dentro de un evento social. El objetivo final ser
la correcta celebracin de este evento. Para ello los novios deben de obtener un nivel de
satisfaccin alto y lo conseguirn en gran medida si logran cubrir de forma adecuada las
expectativas de sus invitados o incluso superarlas.
Para la organizacin de un enlace matrimonial debido a sus caractersticas tan especiales
y personales, se puede plantear de diferentes maneras. Los novios deciden el da del
enlace, la forma de hacerlo, civil o religiosa. A partir de aqu se pueden plantear como
llevar acabo la celebracin de ese da:
a. Encargarse ellos de buscar el lugar de la ceremonia y la celebracin del
banquete, invitaciones, regalos, decoracin, etc.
b. Contratar a una empresa especializada que les ayude con todos los
preparativos.
Elegir una opcin u otra ser una decisin muy personal. En los dos casos, aunque en
diferente medida, siempre tendrn que contar con una empresa especializada para llevar
a cabo su objetivo. Trataremos de resumir las pautas a seguir, para conseguir los
objetivos, una vez elegida la fecha y la manera de realizarlo. Los novios llevarn una
planificacin en funcin de la organizacin que hayan elegido. Vamos a analizar el caso
en el que los novios se encarguen de la organizacin, centrndonos en la celebracin
del banquete por parte de la empresa hostelera.
Vamos a tratar de definir los aspectos ms importantes a tener en cuenta para organizar
un banquete de bodas por parte de la empresa hostelera FINCA LAS CONTENTAS
cuyas caractersticas las presentamos en la introduccin de este trabajo.
El departamento comercial ser el encargado de captar clientes. Para ello usar
publicidad en medios de comunicacin, folletos promocionales y ofertas y promociones
especificas. Una vez que los clientes se interesan por la empresa para la realizacin del
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evento y nos solicitan informacin, la empresa les entregar un dossier estndar con la
siguiente informacin:
Folleto trptico descriptivo del establecimiento con ejemplos de mens
para cctel, almuerzo o cena.
Servicio de baile o discoteca y otros servicios adicionales.
Atenciones a los novios.
Condiciones generales: fianza a realizar, fechas lmites en las que se deba
dar el nmero de invitados, colocacin de mesas, etc.
Si esta informacin nos la solicitan los futuros clientes, visitndonos a nuestro
establecimiento, adems de la informacin que se les entrega (arriba relacionada) se les
ensean los salones de los que disponemos, los jardines y por ltimo se les invita a un
aperitivo en el bar de nuestro establecimiento.
Figura 2.1 Ejemplo de Men de aperitivo
[[CAPTULO II]
16
[[CAPTULO II]
Para llevar a cabo el bloqueo de la fecha y del espacio ser necesario un depsito o
fianza que garantice esa reserva. Esta garanta econmica puede ser fija o variable de
acuerdo con la poltica interna de la empresa, en nuestro caso ser una cantidad fija. La
entrega de la fianza econmica ir respaldada por un recibo donde se indicar:
La cantidad pecuniaria entregada.
La fecha del evento.
El saln reservado.
El tipo de servicio (almuerzo o cena).
Las condiciones del depsito.
Una vez captado el cliente y con el depsito de reserva efectuado se pasar a la firma
del contrato de servicios. Para ello la empresa cuenta con un contrato tipo que figura lo
siguiente:
Los datos de la empresa.
La fecha de la firma del contrato.
El representante de la empresa.
Los datos de uno de los novios.
Los trminos del contrato (fecha del evento, horario, saln elegido,
nmero aproximado de personas que asistirn diferenciando adultos de
nios, men, precio por persona del men, los servicios complementarios
o especiales como aperitivo antes del banquete, servicio de discoteca,
barra libre, etc. Deber ir bien especificado los servicios no incluidos en
el men y el coste de los mismos.)
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19
[[CAPTULO II]
20
Fuente:http://www.bodas.net/debates/como-es-tu-plano-del-banquete--t52021
B Mesas nicas. Los ms utilizados en este tipo de mesas son los siguientes:
B.1 Mesas redondas. Este tipo de mesas se utilizan para pequeas comidas o
banquetes, cuya finalidad es el acercamiento de los comensales. La capacidad de
estas mesas no suele superar los catorce comensales. Actualmente por su finalidad
y debido a los cambios de tendencias sociales se utilizan estas mesas redondas para
la mayora de banquetes, pasando a convertirse en una disposicin mltiple basada
en mesas redondas. En nuestro establecimiento es el que ms se utiliza.
21
[[CAPTULO II]
B.2 Mesas cuadradas. Este tipo de mesas no son adecuadas para dar cabida a un
gran nmero de comensales. Son tpicas en restaurantes y no se suelen utilizar en
banquetes, ya que no son prcticas.
Figura 2.7 Ejemplo de mesa cuadrada
Fuente: http://pinceladasprotocolo.blogspot.com.es/
B.4 Mesas ovaladas. Son parecidas a las rectangulares, diferencindose en que sus
extremos son redondeados u ovalados. Su uso es poco frecuente en eventos de este
tipo.
Figura 2.9 Ejemplo de mesa ovalada
Fuente: http://pinceladasprotocolo.blogspot.com.es/
23
[[CAPTULO II]
B.8 Mesas en herradura. Las podamos clasificar como una variante de las de forma
de T, cuya diferencia es que los brazos son redondeados. Tambin se diferencia en
que aqu, en ningn caso, se puede ocupar la parte interna.
Figura 2.13 Ejemplo de mesa en forma de herradura
[[CAPTULO II]
B.9 Mesas en peine. Para ellas tendramos la base en las mesas de la forma de T, con
la diferencia de tener un nico brazo colocado perpendicular, tiene varios. El uso de este
tipo de mesas en nuestro pas no es muy frecuente.
Figura 2.14 Ejemplo de mesa en forma de peine
Comedor con mesa imperial. Para el montaje de este comedor se usa una mesa
de tipo imperial, donde se sientan todos los invitados.
ii.
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Fuente:http://pinceladasprotocolo.blogspot.com.es/2011/01/tipos-decomedor-bodas.html
iii. Comedor moderno. Sus caractersticas son iguales que el clsico, la diferencia
que existe entre ambos est en la mesa presidencial, que en este caso puede ser
ovalada o redonda y de mayores dimensiones.
Figura 2.16 Ejemplo de comedor moderno
Fuente:http://pinceladasprotocolo.blogspot.com.es/2011/01/tipos-de-comedorbodas.html
27
[[CAPTULO II]
iv.
Fuente:http://pinceladasprotocolo.blogspot.com.es/2011/01/tipos-de-comedor-bodas.html
v.
Fuente:http://pinceladasprotocolo.blogspot.com.es/2011/01/tipos-de-comedor-bodas.html
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[[CAPTULO II]
existe gran variedad. Cuando se usan los cubiertos se siguen una serie de
reglas generales utilizadas por todo el mundo, vamos a destacar dos que su
desconocimiento puede llevar al personal de servicio (camareros) a la
confusin: Los cubiertos cuando se esta hablando o masticando, se dejarn en
el plato en forma de cua, lo que indica que an no se ha terminado. En
cambio, cuando ya se ha terminado, se dejaran encima del plato en paralelo y
perpendiculares a la mesa.
CRISTALERA. Su material ser de cristal o vidrio. Pueden ser lisas o
talladas. Al igual que la vajilla las copas tienen que estar en perfecto estado,
limpias y relucientes. Se colocan delante de la vajilla y detrs de los cubiertos
del postre. Su colocacin de izquierda a derecha ser el siguiente:
Copa de agua. Es la de mayor tamao.
Copa de vino tinto.
Copa de vino blanco. Es la ms pequea ya que al servirse fro se echa
menos cantidad.
Copa de licor. Si el men as lo requiere, suele ir colocada en una
segunda fila detrs de la copa de agua.
Copa de cava. Ir colocada al lado de la copa de licor.
Como ya hemos indicado en alguna otra ocasin, el cambio que
constantemente nos someten las tendencias sociales, culinarias, decorativas,
protocolarias, etc., nos est llevando a que las copas que se usan para los
vinos son de mayor tamao que las utilizadas en anteriores fechas,
igualndose incluso con las de agua. La hostelera, adems de la cristalera
mencionada, tiene a su disposicin infinidad de copas y vasos adecuados para
cada tipo de bebida que se sirve. Ejemplos seran: Copa de coctel, de brandy,
vaso de whisky, vaso para combinados, jarra de cerveza, etc.
LA MINUTA. Es el nombre que recibe el tarjetn, con un granaje de
papel grueso y en el que va impreso el contenido del men a deleitar. Siempre
debe contener:
1.
2.
[[CAPTULO II]
3.
4.
Fuente:http://www.ch-vere.com/la-mesa-perfecta-como-poner-la-mesacorrectamente-formal-e-informal/
33
[[CAPTULO II]
Atendiendo a la funcin:
Estructural. Su funcin es estructurar eventos importantes y dificultosos.
De gestin. Es el encargado de definir cmo y cundo deben de realizarse
las cosas.
De atencin a personalidades. Definir las normas a seguir en la
atencin, recibimiento y conducta con los asistentes.
destacado o relevante. Por tanto, la ocuparn los anfitriones, por los que se
celebra el evento y sus familiares ms allegados si lo desean. La
disposicin est en relacin con el tipo de mesa elegida. La distribucin
segn el protocolo viene marcado en dos formas o sistemas:
Sistema francs o de presidencia francesa. Las presidencias se sitan en
el centro de la mesa, una enfrente de la otra y a partir de stos, los invitados
se colocan siguiendo el orden de precedencia. Es el sistema ms utilizado
en Espaa y el resto de Europa.
Figura 2.21Ejemplo de sistema francs o de presidencia francesa
Fuente: http://protocoloalavista.wordpress.com/tag/invitado-de-honor/
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[[CAPTULO II]
Fuente: http://protocoloalavista.wordpress.com/tag/invitado-de-honor/
[[CAPTULO II]
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[[CAPTULO II]
Fuente: http://jardinesdeabril.es/wp/wp-content/uploads/2014/01/Mesero.jpg
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Fuente: http://jardinesdeabril.es/2014/01/28/socorro-como-situo-a-los-invitados/
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[[CAPTULO II]
Fuente: http://jardinesdeabril.es/2014/01/28/socorro-como-situo-a-los-invitados/
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2.7 EL MEN
La eleccin del men en cualquier banquete, es uno de los hechos que adquiere ms
relevancia y sta ser an mayor cuando se trata de un enlace matrimonial ya que sobre
l recae, en gran parte, el xito del evento. Para elegir el conjunto de platos que se van a
degustar, hay que tener en cuenta una serie de factores importantes:
El presupuesto. El men junto con el resto de los servicios debe de estar
en consonancia con la calidad, el servicio ofrecido y el precio.
El tipo de banquete. Depender si es almuerzo o cena. Tambin influye
si va acompaado de un aperitivo o coctel de bienvenida. Se elegir lo ms
apropiado para cada ocasin y siempre intentando que no sean platos
demasiado copiosos.
La poca estacional. Dependiendo de la fecha de la celebracin del
banquete, la adecuacin de algunos platos puede variar, primando los
productos de temporada. Por ejemplo, sera ms adecuado servir en
primavera-verano una crema fra que una crema caliente cuyo servicio es
ms apropiado para pocas del ao con temperaturas ms bajas.
La cultura gastronmica de la zona. El lugar de la celebracin nos
marcar unas tendencias gastronmicas u otras, por tanto el men ir
vinculado a la gastronoma de la zona. En Espaa hay gran tradicin
culinaria y dependiendo de las regiones de nuestro pas, se tienen unas
costumbres diferentes. En el norte del pas tienen una cultura gastronoma de
guisos, mientras que en el centro peninsular el asado adquiere una gran
relevancia y si nos trasladamos al sur nos encontramos con los fritos. Por
ejemplo, en Segovia los platos ms destacados son el cochinillo y el cordero
asado, llegando a ser el plato estrella en la mayora de los banquetes. Estos
dos platos pueden servirse en una degustacin conjunta (codero y
cochinillo), optar solo por una de ellas o dejar a gusto de los invitados la
opcin de elegir.
El tipo de cocina del establecimiento. Actualmente los restaurantes se
especializan en un tipo de cocina concreto a la hora de elaborar sus platos.
Por tanto, dependiendo del restaurador podremos encontrarnos con una
43
[[CAPTULO II]
[[CAPTULO II]
46
CAPTULO III:
CONCLUSIONES
47
[[CAPTULO III]
3.1 CONCLUSIONES
En la celebracin de un evento de carcter especial, como es el banquete de una boda, el
establecimiento hostelero se regir por las normas protocolarias, siendo muy flexible
para adaptarse a los deseos del cliente, que en este caso son los novios, ya que es su
gran da.
El principal objetivo que debe tener el empresario hostelero es el xito del evento, lo
que conlleva a la satisfaccin de los anfitriones los novios como de sus invitados y a
la captacin de futuros clientes. Necesitando una planificacin rigurosa, un diseo
apropiado y una programacin adaptada a la celebracin para el correcto desarrollo de
la misma. Para ello habr que esmerarse en cuidar los ms mnimos detalles, como
asegurarse de que la eleccin del lugar de celebracin sea siempre el adecuado, que la
temperatura ambiente del saln sea la correcta, que las mesas estn perfectamente
distribuidas, vestidas y decoradas, con el menaje que se va a usar dispuesto
correctamente, asegurndose de que todas las piezas de la cubertera y la vajilla estn en
perfecto estado para su uso, que la disposicin de los invitados sea la correcta segn se
indica en los sistemas utilizados para su distribucin, que a su vez debern estar
situados en lugar visible fcilmente por los comensales, que les informarn de una
manera clara y sencilla de su ubicacin.
Es primordial que durante el desarrollo de la celebracin, todo se ejecute correctamente,
para ello se debe de contar con un personal que tenga experiencia tcnica, que est
formado y sea cualificado para realizar el trabajo que se le encomiende. Una funcin del
empresario, como profesional, es orientar en todo momento a los novios, respetando sus
deseos. Normalmente en los establecimientos hosteleros, hay una persona encargada del
aspecto comercial que debe de tener un conocimiento exhaustivo de todo el
procedimiento, incluyendo la manera de elaborar y presentar los diferentes platos que se
ofrecen en los mens. Ser el que oriente, ayude y explique a los novios, todo el
desarrollo del evento, indicndoles que deben hacer ellos, como anfitriones, en cada
momento. Adems, el restaurador tiene que velar por la perfecta elaboracin y
presentacin del men, utilizando las mejores materias primas, tener todas las
instalaciones en perfecto estado de uso. Para ello contar con recursos personales y
econmicos que utilizar para conseguir el xito y un beneficio del evento.
48
[CONCLUSIONES]
49
[[CAPTULO III]
50
[[REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS]
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
Bibliografa
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