Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
)
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y EMPRESARIALES /DPTO DE DIRECCION EMPRESARIAL
Generalidades
1. Concepto
2. Importancia
3. Situacin Actual en el uso de Formas
4. Objetivo del Anlisis, Diseo y Control de Formas
5. Propsito del Anlisis, Diseo y Control de Formas
II.
I. GENERALIDADES:
1.
Concepto:
Una Forma es un instrumento de comunicacin administrativa, impresa
generalmente en papel o similares (cartn, cartulina) y con impresiones
realizadas mediante alguno de los medios de reproduccin grfica.
Este instrumento de comunicacin contiene informacin fija impresa y espacios
para anotar informacin a la que convencionalmente se llama variable.
En algunos casos contendr adems, instrucciones para ser llenada y
utilizada.
Una Forma se convierte en documento una vez que se ha anotado en ella la
informacin variable en los espacios correspondientes, dejando as constancia
de un trmite o sirviendo de enlace a dos o ms operaciones de un proceso.
2.
Su Contenido
La cantidad que de ellas se utiliza
El alto costo que representan
Constituyen el principal instrumento de los Procedimientos y procesos
operativos.
Fungen como auxiliar en la observancia de las polticas institucionales.
3.
Formas cuyo diseo no cumple con los propsitos para los que fueron
creadas.
4.
5.
Contar con las formas adecuadas para las operaciones que se realizan.
Conocer el nmero exacto requerido.
Mejorar la eficiencia de los procedimientos que las utilicen y disminuir las
cargas de trabajo.
Establecer una clasificacin en todas las unidades administrativas.
Normalizar las que se encuentran en uso, con diseos elaborados
tcnicamente.
Contar con un Catlogo que contenga todas las formas utilizadas en la
institucin y en el cual se visualicen sus caractersticas.
Controlar las provisiones y consumo estrictamente necesarios.
Delimitar la responsabilidad de su control, procurando evitar emisiones
excesivas a futuro.
Economizar a travs de la racionalizacin del uso y diseo.
Mantener un control de calidad constante en la produccin o compra.
1.2.
1.3.
1.4.
1.5.
Recopilacin de Formas:
En principio se recopilarn muestras de las formas que utiliza cada una de las
unidades administrativas, con sus copias correspondientes, tomando en
cuenta aqullas que tienen un uso notorio o las eventuales que, por
caractersticas especiales, requieren de un diseo tcnico y presentacin
aceptable. Existen formas cuyo control resulta superfluo, por el uso interno y
eventual que tienen en alguna unidad.
Es conveniente que se impriman con el nombre de la direccin, departamento,
seccin, etc. que las emplea y se indique el consumo anual de cada una. De
esta manera se integrar un archivo de formas de cada unidad administrativa.
2.2. Clasificacin:
Con ayuda del archivo, se clasificarn provisionalmente conforme a las
necesidades de la institucin o la conveniencia de la unidad de Sistemas y
Procedimientos (O y M) que realiza el estudio.
3.2. Anlisis:
En este caso se determinan las ventajas y desventajas tanto de una nueva
forma como de las que estn en uso, por lo que se recomienda elaborar un
cuestionario que sirva como instrumento de recopilacin y anlisis.
Dicho cuestionario captar informacin de la Forma, referente a su estructura,
caractersticas, flujo y observaciones del especialista que conducir el anlisis.
3.2.1. Consideraciones de tipo funcional:
Los factores que deben considerarse para el anlisis funcional son:
Identificacin de la forma
Objetivo
Informacin que contiene
Estructura
Secuencia de datos
Copias que integran el juego
Tipo de Forma.
Tamao
Tipo de papel
Color de papel y tinta
Tipo de impresin
Carbonizado
Volmenes y frecuencia de manejo.
Material de estudio de Organizacin II
4. Diseo de Formas:
Consiste en la elaboracin de una forma tomando como base:
La informacin recabada
Su objeto
Fuente de informacin
Necesidades que la originan
Mtodo de llenado
Nmero de copias
Procedimientos en que intervendr
Resultados finales que se han de obtener.
4.1. Consideraciones de tipo funcional:
4.1.1. Informacin Bsica:
Para determinar la informacin bsica que deber contener la forma, ha de
responderse a las siguientes preguntas:
Qu informacin se va incluir?
Es importante dicha informacin?
Cmo se va a utilizar?
Por quin ser utilizada?
Cundo ser utilizada?
4.1.2. Ttulo
Deber ser descriptivo de su funcin, es decir, que seale el objetivo que se
pretende alcanzar.
4.1.3. Secuencia de Datos
Para reducir el tiempo de llenado, es conveniente lo siguiente:
Atender a la secuencia de la informacin procedente del documento fuente.
La secuencia debe corresponder con el flujo de trabajo.
Acomodar los datos ordenando las partes de la forma como sigue:
4.1.4. Espacios
Para facilitar las anotaciones en la Forma, sta debe contar con espacios
suficientes para la inclusin de la informacin variable. Hay que tomar en
cuenta si ha de ser llenada a mano o en computadora. Es conveniente trazar
lneas horizontales para facilitar el llenado cuando se haga a mano.
4.1.5. Nmero de Copias
El especialista tendr que asegurarse que las copias solicitadas sean
realmente necesarias.
El uso de copias debe estar sujeto a:
5. Control de Formas
5.1. Clasificacin de las formas:
Despus de contar con todas las formas de la institucin, se procede a
clasificarlas. Dicha clasificacin puede ser conforme a alguno de los siguientes
criterios:
Funcional. Se basa en las funciones que desarrolla la institucin. Rene todas
aquellas formas relacionadas con actividades semejantes, lo que facilita el
examen de cualquier posibilidad de combinacin o eliminacin.
Por unidad administrativa. Sirve para facilitar la identificacin de las formas en
uso de cada unidad.
Encabezado de la Forma
Datos fijos
Codificacin
La identificacin es obsoleta?
Datos variables:
Estructura de la forma:
10
Tamao:
* El tamao se adecua al tipo de archivo que se va a utilizar?
* El tamao excede o resulta menor al necesario para contener la
informacin?
11
Tipo de papel:
Tipografa:
Carbonizado:
12
Tipo de Encuadernacin:
Es necesaria la encuadernacin?
13
Clases de formas:
De
lnea,
de
combinado
casillas,
14
Clases de formas:
De
lnea,
de
casillas, combinado
15
INSTRUMENTOS
CONTROL
DE
Cuestionario
para
el
anlisis
de
formas
secuencial
los
componentes de una forma,
con el fin de analizar y
evaluar su funcionalidad.
16