PLANEACIN

CONCEPTOS E IMPORTANCIA
Tanto los individuos como las organizaciones necesitan planear. La planeacin es el
proceso bsico de que nos servimos para seleccionar las metas y determinar la manera
de conseguirlas. As mismo, la planeacin es la primera etapa del proceso
administrativo, ya que planear implica hacer la eleccin de las decisiones ms
adecuadas acerca de lo que se habr de realizar en el futuro. Esta establece las bases
para determinar el elemento riesgo y minimizarlo.
Para que una empresa se pueda organizar, dirigir o controlar, antes deben elaborarse
planes que den direccin y propsito a la organizacin, que decidan qu deba hacerse,
cundo y cmo ha de hacerse y quin lo har.
CONCEPTO.
Se puede definir a la planeacin como: "La determinacin de los objetivos y eleccin de
los cursos de accin para lograrlos, con base en la investigacin y elaboracin de un
esquema detallado que habr de realizarse en un futuro"
EFICACIA.
Para que la planeacin sea eficaz es necesario revisar las respuestas a las siguientes
preguntas:

Qu accin es necesaria?

Por qu?

Dnde?

Cundo?

Quin debe hacerla?

Cmo debe hacerse?

IMPORTANCIA.
Los fundamentos bsicos que muestran la importancia de la planeacin son:
- Propicia el desarrollo de la empresa al establecer mtodos de utilizacin racional
de los recursos

 - Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, ms no

los elimina
- Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las
mayores garantas de xito
- Mantiene una mentalidad futurista teniendo ms visin del porvenir, y un afn de
lograr las cosas
- Condiciona a la empresa al ambiente que le rodea
- Establece un sistema racional para la toma de decisiones
- Reduce al mnimo los riesgos, y aprovecha al mximo las oportunidades
- Las decisiones se basan en hechos y no en emociones
- Al establecer un esquema o modelo de trabajo, suministra las bases a travs de las
cuales operar la empresa
- Promueve la eficiencia al eliminar la improvisacin
- Proporciona los elementos para llevar a cabo el control
- Disminuye al mnimo los problemas potenciales, y proporciona al administrador
magnficos rendimientos de su tiempo y esfuerzo
- Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisin
- La moral se eleva sustancialmente, al conocer todos los miembros de la empresa
hacia dnde se dirigen sus esfuerzos
- Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los niveles de la
empresa.
ETAPAS PARA PLANEAR.
- Entender el problema
- Obtener informacin completa sobre las actividades involucradas
- Analizar y clasificar los datos
- Formular premisas de la planeacin
- Formular planes alternativos

 - Elegir el plan
- Disponer detalladamente la sucesin y direccin de las operaciones
- Vigilar como progresa el plan propuesto
PASOS EN EL PROCESO DE PLANEACIN
La planeacin es muy sencilla y puede condensarse en 4 pasos bsicos. Estos pueden
adaptarse a todas las actividades de la planeacin, en cualquier nivel de la organizacin.
Establecer una meta o conjunto de metas. - La planeacin comienza con las
decisiones acerca de lo que la organizacin o sub unidad necesitan o quieren. Sin una
definicin clara de metas, las organizaciones distribuirn sus recursos en una forma
demasiado amplia. Determinar las prioridades y ser especfico respecto a los objetivos,
les permitir canalizar sus recursos con eficacia.
Definir la situacin actual. - A qu distancia se halla de sus metas la organizacin?
De qu recursos se dispone para alcanzarlas? Solo despus de analizar el estado actual
pueden trazarse los planes para describir el progreso. Las lneas abiertas de
comunicacin dentro de la organizacin y entre sus unidades suministra la informacin
que se necesita.
Identificar las ayudas y barreras de las metas. - Qu factores en el ambiente interno
y externo ayudan a la organizacin a lograr sus metas? Qu factores podran crear
problemas? Es bastante fcil ver lo que est teniendo lugar en el momento presente,
pero el futuro nunca es claro.
Desarrollar un plan o un conjunto de acciones para alcanzar la meta o metas. - Esta
ultima etapa en el proceso de planeacin requiere varios cursos de accin alternos para
conseguir la meta o metas deseadas, evaluar las alternativas y escoger entre ellas la ms
idnea para llegar a la meta. Este es el paso en que se toman las decisiones referentes a
acciones futuras y en que son ms importantes las pautas de la toma eficaz de
decisiones.
La siguiente figura es un diagrama que muestra los 4 pasos bsicos de la planeacin.
TIPOS DE PLANES
Los planes son el resultado del proceso de la planeacin y pueden definirse como
diseos o esquemas detallados de lo que habr de hacerse en el futuro, y las
especificaciones necesarias para realizarlos.
Los planes, en cuanto al periodo establecido para su realizacin, se pueden clasificar en:

 Corto Plazo. - cuando se determinan para realizarse en un trmino menor o igual a

un ao. Estos, a su vez, pueden ser:

Inmediatos: Aquellos que se establecen hasta seis meses

Mediatos: Se fijan para realizarse en un perodo mayor de seis, o menor de doce

meses

Mediano Plazo. - Su delimitacin es por un perodo de uno a tres aos

Largo Plazo. - Son aquellos que se proyectan a un tiempo mayor de tres aos
Otra clasificacin de los tipos de planes, dice que hay dos tipos principales de planes:
Planes Estratgicos. - Diseados para cumplir con los objetivos generales de la
organizacin
Planes Operacionales. - Proporcionan los detalles de cmo se realizarn los planes
estratgicos. Estos a su vez se pueden dividir de acuerdo a su uso de la siguiente
manera:

Planes de un solo uso: Se elaboran para alcanzar propsitos especficos y se

disuelven una vez que estos se consiguen. Son cursos detallados de accin que
seguramente no se repetirn de la misma manera en el futuro. Los principales
tipos de planes de un solo uso son:

Programas: El programa comprende un grupo relativamente extenso de actividades,

muestra; los pasos principales que se requieren para conseguir un objetivo, la unidad o
miembro de la organizacin encargado de cada paso y el orden y la sincronizacin de
cada paso.
Proyectos: son las partes ms pequeas e independientes de los programas. Cada
proyecto posee una extensin limitada y directivas bien definidas acerca de las
asignaciones y el tiempo. Cada proyecto quedar bajo la responsabilidad del personal
asignado a quien se darn recursos y plazos especficos.
Presupuestos: Son estados de recursos financieros que se reservan para determinadas
actividades en un perodo determinado de tiempo. Son ante todo, medios de controlar
las actividades de la organizacin. Detallan los ingresos y tambin los gastos.

Planes Permanentes: Siempre que las actividades de una organizacin se repitan

varias veces, una sola decisin o un conjunto de decisiones pueden guiarlas en
forma adecuada. Las situaciones se manejan de modo uniforme y previamente
establecido. Los tipos principales de planes permanentes son:

 Polticas: La poltica es una pauta general para la toma de decisiones. Establece los
lmites de las decisiones, especificando aquellas que pueden tomarse y excluyendo las
que no se permiten. De ese modo canaliza el pensamiento de los miembros de la
organizacin para que sea compatible con los objetivos de ella.
Procedimientos: El procedimiento ofrece un conjunto de instrucciones
pormenorizadas para ejecutar una serie de acciones que ocurren a menudo o
peridicamente. Estas instrucciones detalladas guan a los empleados que realizan estas
tareas y ayudan a asegurar una manera uniforme de tratar una situacin concreta.
Reglas: Establecen que una accin especfica debe o no llevarse a cabo en
determinada situacin. Son los planes permanentes ms explcitos y no son pautas del
pensamiento ni de la toma de decisiones.
La siguiente figura muestra la jerarqua de los planes organizacionales.
PLANEACIN ESTRATGICA
Establece los lineamientos generales de la planeacin, sirviendo de base a los dems
planes (tcticos y operativos). Es diseada por los miembros de mayor jerarqua de la
empresa y su funcin consiste en regir la obtencin, uso y disposicin, de los medios
necesarios para alcanzar los objetivos generales de la organizacin. Es a largo plazo y
comprende toda la empresa.
La planeacin estratgica es el proceso de seleccionar las metas de una organizacin,
determinar las polticas y programas necesarios para lograr los objetivos especficos que
conduzcan hacia las metas y el establecimiento de los mtodos necesarios para
asegurarse de que se pongan en prctica las polticas y programas estratgicos.
CARACTERSTICAS.
- Se ocupa de cuestiones fundamentales. La planeacin estratgica da respuestas a
preguntas como las siguientes. En qu negocio estamos y en qu negocio deberamos
estar?, Quines son nuestros clientes y quienes deberan ser?
- Ofrece un marco de referencia para una planeacin ms detallada y para las
decisiones ordinarias. Cuando afronta tales decisiones el gerente se preguntar: Cules
opciones sern las ms adecuadas con nuestra estrategia?
- Supone un marco temporal ms largo que otros tipos de planeacin
- Ayuda a orientar las estrategias y recursos de la organizacin hacia las actividades
de alta prioridad

 - Es una actividad de alto nivel en el sentido de que la alta gerencia debe participar
activamente. Esto se debe a que slo ella tiene la visin necesaria para considerar todos
los aspectos de la organizacin.
ELEMENTOS BSICOS.
- Estudiar la empresa
- Evaluar el medio ambiente
- Fijar objetivos
- Determinar las estrategias a seguir
DESARROLLO.
Para llevar a cabo la planeacin estratgica es necesario fijar un plan de mercadeo y un
plan de operacin, y asignar los recursos a cada uno de ellos. Los resultados vienen de
estos planes, no deben ser parte integrante de los mismos.
El plan de mercadeo debe incluir la definicin del mercado, su tamao, sus
concurrentes, la actitud de los consumidores, la participacin de la empresa en el y los
factores de xito que este mismo presenta.
Una vez hecho esto, es necesario desarrollar el plan de operacin que seale los
productos que se van a fabricar, los procesos que se van a seguir, los sistemas que se van
a necesitar, la tecnologa que se requiere, etc.
VENTAJAS.
- Ofrece pautas congruentes para las actividades de la organizacin. Al servirse de
ella los gerentes dan a su organizacin objetivos definidos con claridad y mtodos para
lograrlos
- Les ayuda a los gerentes a prever los problemas antes que surjan y a afrontarlos
antes que se agraven
- Ayuda a los directivos a reconocer las oportunidades seguras y riesgosas y a elegir
entre ellas
- Reduce al mnimo la posibilidad de errores y sorpresas desagradables
DESVENTAJAS.
- Existe peligro de crear una enorme burocracia de planificadores que pueden perder
contacto con los productos y clientes de la empresa

 - Los planificadores pueden tomar decisiones basndose en conceptos abstractos y

no en una estrecha familiaridad con las necesidades reales de la empresa
- Mientras la planeacin estratgica no empiece a funcionar bien, la organizacin
posiblemente tomar las decisiones con lentitud e incertidumbre
- En ocasiones tiende a limitar la organizacin a la opcin ms racional y exenta de
riesgos
El siguiente esquema muestra los tres niveles de la estrategia en las empresas
PLANEACIN TCTICA
Determina planes ms especficos, que se refieren a cada uno de los departamentos de la
empresa y que se subordinan a los planes estratgicos. Es establecida y coordinada por
los directivos de nivel medio (gerentes funcionales), con el fin de poner en prctica los
recursos de la empresa
El planeamiento tctico, que es la mediana entre el planeamiento intensivo y el
extensivo, abarca de uno a dos aos y se relaciona con una serie de tcticas o programas
por virtud de los cuales los gerentes de lnea intentarn cumplir la estrategia de la
corporacin. Con frecuencia el planeamiento tctico se manifiesta en un programa de
administracin por objetivos
PLANEACIN OPERATIVA
Se rige de acuerdo a los lineamientos establecidos por la planeacin tctica, y su
funcin consiste en la formulacin y asignacin de actividades ms detalladas que
deben ejecutar los ltimos niveles jerrquicos de la empresa. Por lo general, determina
las actividades que debe desarrollar el elemento humano. Los planes operativos son a
corto plazo y se refieren a cada una de las unidades en que se divide un rea de
actividad
El planeamiento de operacin o presupuestal, la forma ms intensiva de planeamiento,
es la expresin en trminos financieros de los planes tcticos de la empresa o del
programa de administracin por objetivos. Esos planes adoptan la forma de estados
financieros proforma, mensuales o trimestrales, o de presupuestos de gastos. El perodo
que cubren es generalmente de un ao dividido por meses o bien por trimestres,
agregando un trimestre a medida que avanza el ao. En algunos casos las compaas
tienen siempre un presupuesto de los doce meses siguientes.
Ningn gerente podr organizar, dirigir y controlar con xito por mucho tiempo, a
menos que antes haya elaborado planes.
BIBLIOGRAFA

* Administracin
James A. F. Stoner, Charles Wankel
Editorial Prentice Hall
* Administracin Aplicada
Salvador Mercado
LIMUSA, Noruega Editores
* Administracin de empresas
Agustn Reyes Ponce
Editorial Prentice Hall
* Fundamentos de Administracin
Munch Galindo, Garca Martnez
Editorial Trillas