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Indice
Mdulo I. Trabajo con Excel..........................................................
U.D. 1. Manejo de varios documentos. El men Ventana.......... 3
U.D. 2. Manejo de varias hojas de clculo............................ 6
U.D. 3. Herramientas avanzadas de edicin......................... 8
U.D. 4. Personalizacin de las barras de herramientas........... 12
U.D. 5. Macros........................................................... 18
Prctica. Aplicar validacin y formato condicional................. 25
Mdulo II. Frmulas y funciones.....................................................
U.D. 1. Frmulas......................................................... 27
U.D. 2. Referencias...................................................... 29
U.D. 3. Funciones........................................................ 31
U.D. 4. Tablas de datos de una y dos variables.................... 39
Prctica. Insercin y copiado de frmulas y funciones............ 44
Prctica. Creacin de una tabla de doble entrada................. 45
Mdulo III. Filtro y orden..............................................................
U.D. 1. Ordenar datos................................................... 47
U.D. 2. Autofiltro..........................................................52
U.D. 3. Filtro avanzado................................................. 58
Prctica. Uso del orden y filtros....................................... 63
Mdulo IV. Subtotales y tablas dinmicas.........................................
U.D. 1. Subtotales....................................................... 64
U.D. 2. Tablas dinmicas............................................... 70
U.D. 3. Grficos dinmicos............................................. 82
Prctica. Totalizar por grupos..........................................92
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Inmovilizar paneles. Muy til cuando queremos fijar las primeras filas y/o
columnas, de forma que no desaparezcan de nuestra vista cuando nos
desplazamos hacia abajo y/o hacia la derecha. Por ejemplo para dejar fijos
los encabezados de una tabla de datos.
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Dividir. Con esta opcin podemos ver hasta cuatro zonas distintas de la
hoja, independientemente de su situacin, por ejemplo cuando queremos ver
como cambia el total de una factura abajo del todo mientras cambiamos
valores mucho ms arriba.
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Nueva ventana. Abre otra ventana del mismo documento de forma que
se puede visualizar otra zona distinta a la de la ventana original, a la que
podremos volver por el men Ventana tal y como se ha explicado al principio
de esta unidad. Si guardamos un documento visualizado en varias ventanas,
seguir presentndose de esta forma la prxima vez que lo abramos.
Abrir una nueva ventana es la nica forma de ver a la
vez dos hojas del mismo libro. Una vez se ejecuta el
comando habra que ir a Ventana/Organizar... y
elegir Mosaco, Horizontal o Vertical.
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Pulsando en una de esas solapas sobre el botn derecho del ratn nos aparecen las
siguientes opciones:
Los botones
, que estn al lado de las solapas, sirven para buscar alguna que
en un momento dado no nos sea visible. Nos llevan, respectivamente, a ver la primera
solapa, la anterior, la siguiente y la ltima. Si pulsamos sobre ellos con el botn
derecho, nos aparece un men conceptual con el que nos podemos dirigir directamente
a una hoja concreta ya que se ven los nombres de todas.
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Tambin se puede exigir que el valor de la celda cumpla lo expresado por una frmula,
donde pueden ser utiles las funciones de informacin, ESNUMERO(), ESTEXTO(),
ESNOTEXTO(), etc.
Existe la posibilidad de configurar que salga automticamente un mensaje en el
momento en que se entre en la celda con validacin.
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Lmite, avisar del error sin permitirnos que el valor no vlido siga en la
celda.
Advertencia, avisar y nos dejar elegir si cambiamos el valor no vlido o
seguimos trabajando con l.
Informacin, slo informar de que no se cumplen las reglas de validacin
sin pedirnos que lo cambiemos.
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FORMATO CONDICIONAL
Se trata de formatos que se aplican automticamente siempre y cuando una celda o el
resultado de una formula calculada cumpla una o varias condicines (hasta tres). Para
usarlo hay que seleccionar la celda o rango en cuestin e ir a la
opcinFormato/Formato condicional...,nos saldr un cuadro como el del siguiente
ejemplo, en el que se ha configurado que el color de relleno y del texto de las celdas
seleccionadas dependa del valor de otra celda llamada "NOTA".
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Barra Estndar
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guardarlo,
imprimirlo,
abrir uno
cortar,
Web y
Dibujo.
el zoom.
seleccin,
pegar),
deshacer/rehacer acciones.
automtica (autosuma),
copiar y
ordenarla descendentemente y
Barra de Formato
Las celdas que conforman una hoja de clculo van a tener un formato al que se
sujetar su contenido. Los botones de esta barra se destinan a ese formato, y el
funcionamiento de algunos seguramente ya lo conozcamos. Los relativos al tipo de
letra no cambian respecto a otros programas, la alineacin se refiere a los lmites de las
celdas.
Propios de la hoja de clculo son los siguientes botones:
Funde las celdas seleccionadas en una sola, centrando en la misma el contenido
resultante.
Aplica a las celdas seleccionadas el formato numrico de porcentaje.
y
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y rellenado
Barra de Dibujo
Barra de Imagen
Para insertar imgenes y cambiar sus matices y ajustes respecto al texto que las rodea.
Barra Web
Para explorar cualquier documento que pueda abrir Excel tanto de nuestro ordenador,
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Barra WordArt
Barra de Grfico
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Si, por el contrario, lo que queremos es eliminar botones, bastar con arrastrarlos
desde su sitio en la barra de herramientas hasta cualquier punto fuera de esa u otras
barras. Estaremos eliminando botones si vemos que al puntero le acompaa un signo
en forma de aspa "x".
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Si nos encontraramos una barra con muchos botones cambiados y quisisemos que
volviera a estar como cuando se instal el programa, iremos aVer/Barras de
Herramientas/Personalizar/Pestaa "Barras de herramientas"y pulsaremos el
botn"Restablecer...".
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En este mismo cuadro tenemos un botn para crear una nueva barra de herramientas
en blanco para personalizar aadiendo los botones que queramos.
U.D. 5. Macros.
U.D. 5. Macros.
Por macro (abreviatura de macroinstruccin) podemos entender un pequeo programa
compuesto por una serie de acciones que se han grabado para su futura ejecucin en
serie. Dicho programa queda elaborado en lenguaje VBA (Visual Basic para
Aplicaciones). Aunque para elaborar la macro no hay necesidad de conocer dicho
lenguaje, un mnimo conocimiento del mismo viene muy bien para conseguir
personalizarla y adaptarla mejor a nuestras necesidades.
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Para editar una macro, hay que abrir el editor Microsoft Visual Basic
desdeHerramientas/Macro/Editor de Visual Basico pulsar el botn Modificar del
cuadro Macro deHerramientas/Macro/Macro....
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Lo mejor para entender las macros, sin duda alguna, es ir creando algunas,
empezando por procedimientos fciles e introduciendo maniobras ms complicadas
paulatinamente. Aunque el lenguaje en el que quedan almacenadas las macros es
Microsoft VBA (Visual Basic for Applications), se pueden hacer macros sencillas como
la siguiente sin necesidad de conocer dicho lenguaje de programacin. Pero a poco
que persigamos unos resultados ms sofisticados necesitaremos conocimientos de
VBA, sean superficiales o en profundidad, para retocar el cdigo que construye
automticamente Excel al grabar la macro.
Grabar una macro se podra comparar con grabar un mensaje en un contestador
automtico. Lo hacemos para automatizar algo que puede hacer una mquina en
nuestro lugar un nmero indefinido de veces. Esa comodidad supone un esfuerzo
inicial de indicarle minuciosamentea y punto por punto lo que la mquina deber repetir
en el futuro. De hecho, todo lo que grabemos, sea necesario o no (por
ejemplo, moverse por la hoja con las barras de desplazamiento) ser repetido cada vez
que ejecutemos la macro, al igual que si estornudamos al grabar el mensaje, se oir el
estornudo cada vez que salte el contestador. Por ello es muy importante planificar
todos los pasos antes de empezar, as como asegurarse de que ninguno de los pasos
est ya hecho, para que haya que hacerlo de nuevo y as no se quede fuera de la
grabacin.
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paso:
1. Vamos aHerramientas/Macro/Grabar macro...,para especificar el nombre de la
macro (sin espacios), si queremos disponer de ella en futuros libros o slo en este y
reflejar algn comentario que nos ayude a recordarla en futuras revisiones.
2. Realizamos los pasos a grabar, en este caso seleccionar las celdas que queremos
que se borren, aunque realmente estn en blanco...
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Ntese que no hemos seleccionado las celdas con frmulas, como las que calculan los
subtotales, pues valdrn cero cuando borremos los valores de las columnas "Cantidad"
y "Precio" y adems necesitamos que la frmula permanezca intacta para futuros usos
de esta hoja (como si de una plantilla se tratara).
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de programacin que no nos hace falta para hacer los pasos anteriores pero
que es en el que quedan almacenadas las macros para futuras
modificaciones) no nos queda ms remedio que volver a grabarla desde
cero, reemplazando a la existente.
Con unas mnimas nociones de VBA, podremos adentrarnos en el editor de VBA y
hacer los cambios pertinentes en su cdigo, ahorrndonos la molestia de repetir la
grabacin. Este es un motivo de peso por el que se propone al alumno interesado en
ampliar conocimientos al respecto que prosiga con el aprendizaje de VBA. Se accede
mediante la opcinHerramientas/Macros/Editor de Visual Basico mediante el
botn"Modificar"de la opcinHerramientas/Macros/Macros...y presenta un aspecto
como el de la siguiente ilustracin.
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Validacin: que en las notas del rango C1:D16 slo se puedan introducir
valores de 0 a 10 sin decimales, saltando un mensaje de error en caso de
que se intente teclear un valor no vlido.
Formato condicional: que cada fila adopte un color en funcin del valor que
tenga la calificacin correspondiente de la columna E.
Para ello descarga el archivo de Excel que se te facilita (para que no lo abra tu
navegador, haz un clic derecho en el enlace anterior y elige "Guardar enlace como..." o
"Guardar destino como..."). Una vez est descargado en tu disco, desarrolla las
propuestas anteriores en la hoja llamada "Hazlo aqu". Cuando termines, manda el
archivo resultante al tutor mediante el correo de la plataforma.
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U.D. 1. Frmulas.
Bsicamente, una celda tiene contenido y formato.
El contenido es la informacin que alberga, puede ser de dos tipos:
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IMPORTANTE:
cuando se formulen expresiones algebraicas debe tenerse en cuenta la prioridad de
clculo que tienen unas operaciones respecto a otras y que slo se puede romper
mediante el uso de parntesis, recordemos:
1) la potencia, que en Excel se expresa con el acento circunflejo ^. Ejemplos:
23 2^3
5^(1+1/2)
(50*2)^(1/2)
2x3 2*3
(5+3*2/6)/(2+7/2)
3) la suma + y la diferencia -.
U.D. 2. Referencias.
U.D. 2. Referencias.
Plataforma de Teleformacin de IFES
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Cuando se copia una frmula de una celda, Excel no la copia exactamente, sino que
copia la posicin relativa que ocupan las celdas referenciadas respecto a la celda
origen que las contiene. De esta forma si la celda E5 contiene la frmula =F6+F7, su
copia en B2 resultar ser =C3+C4.
En la figura, las celdas sombreadas contienen las cuatro formas posibles de hacer una
referencia a otra celda. Cada una de ellas ha sido copiada a sus celdas contiguas por
debajo y por la derecha, obtenindose los distintos resultados que seguramente
contribuirn a una mejor comprensin de este concepto.
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U.D. 3. Funciones.
U.D. 3. Funciones.
Las funciones son expresiones cuyo verdadero valor depende de unos argumentos.
Por ejemplo: los argumentos de la funcin suma son sus sumandos, de tal manera que
si esos argumentos son 2 y 3, se dice que el valor que toma (o devuelve) esa funcin
es 5.
las hay que no tienen un nmero fijo. Por ejemplo: SUMA puede tener desde
1 hasta 30 sumandos.
SUMA(5;8;2;4;9;3;2;7;8) devolvera el valor 48.
PROMEDIO(5;8;2;4;9;3;2;7;8) devuelve la media aritmtica de esos
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Argumentos posibles
Los argumentos pueden ser
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Introduccin de funciones
Una forma arriesgada de hacerlo es teclearla directamente, como cualquier otro valor.
Para ello tendremos en cuenta que la frmula que contiene una celda puede
componerse de una operacin aritmtica, una funcin o de una combinacin de ambas
cosas. Por lo tanto, al introducir funciones no habr que olvidarse de poner el signo
igual = al principio de la frmula a la que pertenezca, o mejor an: pulsando el botn
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= de la barra de frmulas.
Si la forma anterior ha sido tachada de arriesgada es porque se puede cometer errores
sintacticos al mnimo despiste. Estos errores son ms prevenibles usando la opcin
Insertar/Funcin... o el botn
.
Lo primero que veremos ser este cuadro de dilogo:
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En dicho cuadro nos aparecern unos campos en blanco con los distintos argumentos
que se requieren dispuestos unos debajo de otros. Nosotros los rellenaremos
teclendolos o bien pinchando directamente en la hoja de clculo tras minimizar este
cuadro mediante el botn
. El cuadro queda reducido a la zona en blanco del
campo, de esta forma:
Cuando se pulse sobre Aceptar quedar introducida la frmula. Para modificarla basta
con activar su celda y volver a
Insertar/Funcin..., acto seguido nos aparecern
los argumentos de la misma.
Si hay unas funciones dentro de otras, los argumentos que aparecern sern los
correspondientes a la funcin donde se encuentre situado el cursor, bastar moverlo
para ver los parmetros de otra funcin (dentro de la misma frmula). Tal y como dice
la figura de encima, para poner como argumento cualquier otra funcin hay que acudir
al desplegable de la izquierda de la barra de frmulas.
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FUNCIONES AVANZADAS
Matemticas y Trigonomtricas
Bsqueda
Texto
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Financieras
Fecha y hora
Estadsticas
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Lgicas
SI(NOTA<5;SUSPENSO;SI(NOTA<7;APROBADO;SI(NOTA<8,5;NOTABLE;SOBRESALIENTE)
devolvera las distintas calificaciones que conlleva una nota. Vemos que cada funcin
SI es el argumento que da el valor si no se cumple la funcin precedente.
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Para ello, primero preparamos la hoja con los datos de la variable que queremos
cambiar y las frmulas que hay que calcular dispuestas como en la figura que sigue:
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Una vez est la hoja preparada, seleccionamos un rango rectangular con las frmulas
en la primera fila (o columna) y los valores de la variable en la primera columna (o fila)
y despus elegimos la opcinDatos/Tabla...
Seguidamente se nos pedir que indiquemos la celda de entrada o variable (que debe
estar fuera de la tabla) en la casilla correspondiente segn los datos los hayamos
dispuesto en la primera fila o en la primera columna, respectivamente. En nuestro
ejemplo, la celda toma los valores de la columna.
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Para ello disponemos la tabla de forma que la frmula cuyos resultados queremos
analizar est en la esquina superior izquierda y los valores de una variable en fila a su
derecha y los de la otra variable debajo en columna.
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Una vez est la hoja preparada, seleccionamos un rango rectangular que englobe la
frmula de la esquina y los distintos valores a analizar y despus elegimos la
opcinDatos/Tabla...
Aqu tambin se nos pedir que indiquemos las celdas de entrada o variables (que
Plataforma de Teleformacin de IFES
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deben estar fuera de la tabla) en las casillas correspondientes segn los datos los
hayamos dispuesto en la primera fila o en la primera columna, respectivamente. En
nuestro ejemplo, la fila da los valores del precio de venta y la columna los de las
unidades.
Al igual que con las tablas de una variable, podemos comprobar la enorme catidad de
clculos que nos hemos ahorrado.
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Para empezar descarga el archivo de Excel que se te facilita (para que no lo abra tu
navegador, haz un clic derecho en el enlace anterior y elige "Guardar enlace como..." o
"Guardar destino como..."). Una vez est descargado en tu disco, desarrolla las
propuestas anteriores sobre la misma hoja. Cuando termines, manda el archivo
resultante al tutor mediante el correo de la plataforma.
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Buscar valores aunque los registros no est ordenados, por ejemplo, buscar
cierto NIF. Como en la mayora de los programas que manejan texto la
opcin necesaria esEdicin/Buscar...que cuenta con una variante muy util
para realizar reemplazos rpidos:Edicin/Reemplazar...Por ejemplo,
podramos ordenar que en la columna del campo "Sexo" se reemplazasen
automticamente todos los valores "H" por la palabra "Hombre" o la "M" por
"Mujer", ahorrndonos el trabajo de hacerlo manualmente.
Filtrar los registros que cumplen cierta condicin dejando temporalmente
invisibles los que no la cumplen, por ejemplo, ver slo los clientes que son
de Barcelona. Para ello, Excel, reserva las opciones del menDatos/Filtro
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una celda si no queremos que se disgreguen los datos seleccionados respecto de los
no seleccionados. Tambin hay que tener en cuenta que si hubiera alguna fila con
todas las celdas en blanco, la ordenacin no trascendera ms abajo de la misma, en
ese caso habra que seleccionar todas las celdas de la tabla (incluidas las celdas en
blanco) antes de ordenar.
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Ntese en la parte inferior del cuadro que podemos especificar si la tabla tiene una
primera fila de encabezamiento, es decir, que la primera fila (en este caso la 1)
contiene los nombres de los campos y no datos los registros (en este caso clientes),
para que no la incluya en la ordenacin. Es habitual que as sea y Excel lo suele
detectar cuando la fila con los encabezados tiene formato distinto al resto (en este caso
tiene fondo gris y letra en negrita) pero no viene mal saber dnde se especifica este
aspecto cuando dicha fila no es detectada.
Si se quiere ordenar por ms de tres criterios debera
recurrirse a una aplicacin de bases de datos que
permita realizar consultas como Access, Oracle, Fox
Pro, MySQL... Aunque sin salir de Excel podra crearse
una columna que concatenase los valores de los
campos que se quieran tener como criterios y ordenar
slo por esa columna. Dicha columna contendra una
funcin de esta forma:
=CONCATENAR(columna 1, columna 2,
columna 3, columna 4, etc...)
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U.D. 2. Autofiltro.
U.D. 2. Autofiltro.
En Excel hacer un filtro, como su propio nombre puede llevar a adivinar, consiste en
visualizar slo los registros (filas) que cumplen uno y/o varios criterios, por ejemplo:
slo los clientes que son de Teruel.
Puntualicemos que un filtro no elimina registros, sino que los deja de visualizar. En
otras palabras, filtra slo los que cumplen con determinados criterios, no en vano se
suele representar con un icono que recuerda al filtro de una cafetera
. La variante
ms rpida de los filtros es el autofiltro, que al activarse permite establecer de una
forma rpida e intuitiva cualquier columna de la tabla como criterio de filtrado.
Como muestra la siguiente imagen, el autofiltro se activa y desactiva alternativamente
desde la opcinDatos/Filtro/Autofiltro. Una vez activado, podremos establecer filtros
desde los botones desplegables que acompaan a los ttulos de las columnas (los que
estn filtrando filas quedarn evidenciados en color azul) y fcilmente anularemos esos
filtrados eligiendo en sus correspondientes desplegables la primera opcin (Todas).
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Bajo estas lneas se muestra el efecto de haber elegido filtrar los registros cuya
provincia sea "Sevilla". Ntese como el correspondiente botn desplegable ha tomado
color azul para advertir al usuario de que no est viendo todas las provincias.
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referencian las filas toman color azul (dando a antender que no estamos viendo todos
los que hay) a la vez que en la barra de estado aparece un recuento rpido de los
registros filtrados.
Tambin es muy probable que en vez de elegir los que cumplen cierto criterio de
igualdad, nos interesen sencillamente los que son distintos, mayores, menores,
comiencen, terminen o contengan cierta expresin. Para ello, elegiremos "Personalizar"
y rellenaremos el cuadro emergente conforme al criterio deseado.
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Siguiendo con el ejemplo, ahora nos interesamos por los registros cuya localidad no es
"Sevilla". Teniendo en cuenta que sigue activo el criterio de que la provincia sea
"Sevilla" (le delata su desplegable de color azul), el resultado ser que veremos
registros de la provincia de Sevilla pero no de la capital.
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Por su parte, este otro ejemplo devolvera registros cuyo valor en la columna "Situacin
Laboral" sea "Desempleado" o "Jubilado". Como lo que queremos es una unin de
conjuntos, unimos ambos criterios con "O". Unirlos con "Y" no tendra sentido, pues
ningn registro superara el filtrado, ya que en esta tabla o se figura como
"Desempleado" o se figura como "Jubilado" pero no ambas cosas a la vez.
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Otra posibilidad es filtrar un nmero fijo de elementos que sean los superiores o los
inferiores en cierto criterio. Se consigue eligiendo en el desplegable del criterio en
cuestin la opcin "Las 10 ms...", aunque esta denominacin no hay que tomarla en
sentido estricto, no tienen por qu ser 10 y pueden ser "las menos". Tambin, en vez
de un nmero fijo se puede extraer un porcentaje del recuento total de registros, lo que
en Estadstica se denomina un percentil (para ello se elige "por ciento" en el cuadro
que emerge).
En el siguiente ejemplo queremos filtrar los 20 clientes ms ancianos, por lo que nos
dirigimos al desplegable del campo "Fecha de nacimiento" y solicitamos los "inferiores
20 elementos", es decir los 20 que tienen una fecha de nacimiento menor, por lo tanto
los de mayor edad.
Caracteres comodn
Como adelantbamos en la nota anterior, es reseable que para este mbito de los
filtros se aprovecha un clsico de la informtica: los caracteres comodn. Se usan
cuando se desconoce la secuencia exacta de caracteres a filtrar. La bsqueda tendr
xito cuando encuentre en su lugar las equivalencias citadas en esta tabla:
Carcter
comodn
Equivale a...
Ejemplo
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Cualquier nmero de
caracteres (incluso ninguno)
Aunque su utilizacin se suele poder sustituir por el uso de criterios tipo "contiene",
"comienza por" o "termina por", los usuarios que estn acostumbrados a usarlos no
dudarn en hacerlo.
Primer ejemplo: si buscamos clientes que viven en cualquier portal de la "Calle del
Desengao" pero sospechamos que tambin pueda venir escrita como "Calle
Desengao" podramos acudir al filtro personalizado y solicitar aquellos registros cuyo
domicilio sea igual a "calle*desengao*" evitndonos tener que filtrar aquellos cuyo
domicilio comience por "calle" y contenga "desengao".
Segundo ejemplo: si buscamos clientes que su primer apellido sea Jimnez pero
desconocemos si va con "G" o con "J" ni si se habr introducido con su correspondiente
tilde en la "" podramos solicitar aquellos registros cuyo campo "Apellidos" sea igual a
"?im?nez*". As encontraramos registros tuvieran su primer apellido Jimnez,
Gimnez, Jimenez, Gimenez, etc. sea cual sea el segundo. Es triste pero tanto en las
bsquedas como los filtros no es lo mismo pedir una palabra con tilde que sin ella, algo
que no pasa, por ejemplo, en la mayora de los buscadores de Internet.
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Segundo ejemplo: nos interesa ver los desempleados que ingresan menos de 3.000 .
Se necesita filtrar registros que cumplan a la vez dos criterios en columnas diferentes
(interseccin de conjuntos, pues se tienen que cumplir el criterio 1 "Y" el criterio 2).
Para ello, ambos criterios deben convivir en la misma fila.
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Tercer ejemplo: nos interesa ver los autnomos que ingresan ms de 30.000 . De
nuevo, se necesita filtrar registros que cumplan a la vez dos criterios en columnas
diferentes (interseccin de conjuntos, pues se tienen que cumplir el criterio 1 "Y" el
criterio 2). Otra vez, ambos criterios deben convivir en la misma fila.
Cuarto ejemplo: nos interesa ver los clientes que, o bien son autnomos o
bien ingresan ms de 30.000 , o ambas cosas. Esta vez, se necesita filtrar registros
que cumplan al menos uno de los dos criterios en columnas diferentes (unin de
conjuntos, pues se tienen que cumplir el criterio 1 "O" el criterio 2). Para ello, ambos
criterios deben estar en distintas filas.
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Quinto ejemplo: nos interesa ver los clientes que sean de una localidad extremea pero
no de las capitales de provincia. Este caso es una combinacin de lo dicho ltimamente
y junta la unin de dos intersecciones, es decir, basta con que se cumpla cualquiera de
los siguientes enunciados: o bien ser de la provincia de Cceres pero de localidad
distinta (<>) a Cceres, o bien ser de la provincia de Badajoz pero de localidad distinta
(<>) a Badajoz. Expresado de otra forma, buscamos el siguiente conjunto:
((Provincia="Cceres") Y (Localidad<>"Cceres")) O
O ((Provincia="Badajoz") Y (Localidad<>"Badajoz"))
Por ello los criterios unidos por "Y" deben ir en la misma fila y a su vez, la unin con "O"
de los criterios resultantes debe ponerlos en distintas filas.
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Para ello descarga el archivo de Excel que se te facilita (para que no lo abra tu
navegador, haz un clic derecho en el enlace anterior y elige "Guardar enlace como..." o
"Guardar destino como..."). Una vez est descargado en tu disco, desarrolla las
propuestas anteriores sobre las hojas 1, 2 y 3. Cuando termines, manda el archivo
resultante al tutor mediante el correo de la plataforma.
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U.D. 1. Subtotales.
El uso de subtotales permite la realizacin rpida de clculos estadsticos en una tabla
de datos. En este proceso, Excel realiza agrupaciones de registros que tienen el mismo
valor en un campo y les aade una fila debajo en la que ubica el clculo solicitado: la
suma, un recuento u otras estadsticas. Para ello slo es preciso que la tabla est
ordenada por dicho campo pues, en caso contrario, registros pertenecientes a un
mismo grupo se encontraran desperdigados por la hoja y en vez de una fila nica con
el subtotal, habra varios parciales que no serviran de mucho.
Los clculos que puede hacer Excel con los subtotales son los siguientes:
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Adems, el botn "Quitar todos" permite dejar la tabla de nuevo sin subtotales, como al
principio.
El resultado es un esquema automtico al estilo de los que se pueden conseguir
manualmente desdeDatos/Agrupar y esquema/Agrupar...Este esquema encierra tres
niveles a los que se puede acceder desde los tres botones numricos que aparecen a
la izquierda de los encabezados de columna:
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Ntese como esta ves tenemos 5 niveles, el del recuento general, los 3 de los
subtotales solicitados y el nivel detallado con todas las filas originales.
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conclusiones las sacan en una hoja aparte y, en principio, no permiten ver los registros
concretos a los que se refieren. El apelativo de dinmicas les viene de la facilidad con
la que un mismo informe se puede transformar en otro cambiando o aadiendo criterios
de agrupamiento y funciones de clculo. Una vez se comprenden las tablas, cualquiera
puede hacer el informe que se proponga con unos pocos clics y arrastres de ratn.
Para ponerlas en marcha no hace falta ni hacer una ordenacin previa, basta con tener
una tabla con los encabezados de los campos en la primera fila e ir a la
opcinDatos/Informe de tablas y grficos dinmicos...y al momento se iniciar un
asistente (una sucesin de cuadros de dilogo) para orientarnos en las opciones a
elegir.
En el primer paso se nos pregunta la ubicacin de los datos, que puede ser:
en una tabla del libro Excel (la opcin por defecto y ms usada).
en cualquier base de datos externa compatible con los orgenes de datos
ODBC (como Access, dBase, etc...) que tengamos configurados en el panel
de control de nuestro sistema operativo (vase "Herramientas
Administrativas").
dispersos en varios rangos de varias hojas del libro (consolidacin).
en una tabla dinmica anterior, as ocupar menos memoria el archivo
resultante (esta opcin, lgicamente, slo est disponible si ya existe otra
tabla en el libro Excel.
Tambin se nos da a elegir entre crear una tabla (informe numrico) o un informe
grfico (opcin que se estudia ms a fondo en la siguiente unidad didctica).
En nuestro ejemplo no cambiamos ninguna opcin por defecto y pulsamos sobre
"Siguiente >".
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En el segundo paso podemos especificar el rango de celdas completo con los datos a
analizar, trabajo que nos ahorraremos si previamente ya estaba seleccionada cualquier
celda de la tabla y la misma no tiene filas en blanco. Nos aseguramos de que el rango
es el correcto y pulsamos de nuevo sobre "Siguiente >".
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Por ltimo (tal y como nos da a entender la bandera a cuadros indicadora de meta
automovilstica), el tercer paso nos permite decidir la ubicacin de la tabla. La opcin
por defecto es en una hoja nueva, tambin es la ms recomendable en los comienzos
para verlo todo ms claro y porque no sabemos las dimensiones finales de la tabla, por
lo que situar la tabla en una de las hojas existentes podra hacer peligrar los valores de
otras celdas.
En este momento, podramos acceder al diseo a priori y a las opciones avanzadas de
la tabla con los respectivos botones de la parte inferior, aunque seguramente se
entienda todo ms claro si se cambia a posteriori, por lo que pulsaremos sobre
"Finalizar".
dispuestas en filas, una debajo de otra. Nos confirmar que estamos arrastrando el
campo a esta zona un puntero como el de la izquierda (ntense las sutiles diferencias
en el sombreado entre este y los tres siguientes).
"Coloque campos de columna aqu", ah arrastraremos opcionalmente los campos que
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columnas, una al lado de otra. Nos confirmar que estamos arrastrando el campo a
esta zona un puntero como el de la izquierda.
"Coloque datos aqu", ah arrastraremos necesariamente los campos sobre los que
queramos que se
hagan clculos (el repertorio de funciones es el mismo que
para los subtotales: suma, recuento, promedio, etc...). Cuando arrastremos campos
numricos, automticamente har la suma, cuando se trate de valores de texto,
sumarlos no tendr sentido y Excel se decantar por contarlos. Nos confirmar que
estamos arrastrando el campo a esta zona un puntero como el de la izquierda.
"Coloque campos de pgina aqu", ah arrastraremos opcionalmente los campos que
queramos que sean
criterio de filtrado de registros, de forma que podamos
optar por ver slo uno de los grupos que forman dichos campos (o todos si no se activa
el filtro). Nos confirmar que estamos arrastrando el campo a esta zona un puntero
como el de la izquierda.
Vista la teora, se entender mejor unos ejemplos. Para ello hemos preparado una
tabla cuyos registros son las facturas de gastos de una pequea empresa, como puede
verse en la primera ilustracin de esta unidad didctica. Vamos a ir proponiendo
enunciados de consultas estadsticas y comprobaremos como la tabla dinmica puede
dar respuesta a todas ellas:
Primer enunciado: cunto le hemos comprado a cada proveedor?
Solucin: Elegimos "Proveedor" como campo de fila y "BI" (base imponible) como dato.
Al tratarse el dato de un nmero, automticamente ser sumado. Cada fila resumen es
encabezada por un proveedor y una ltima fila clcula el total general.
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Solucin: elegimos "Concepto" como campo de fila por el que crear grupos, a la
izquierda del existente ("Proveedor"). De esta forma, primero crea categoras por
conceptos y despus las subdivide por proveedores. Si se arrastra a la derecha, el
efecto de agrupamiento sera el inverso.
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Cuarto enunciado: cunto nos hemos gastado por concepto, sin subdividir por
proveedor?
Solucin: arrastramos el campo "Proveedor" fuera de la tabla hasta que al puntero le
acompae el smbolo de un tachn rojo, como el que se observa abajo en la ilustracin.
La subcategora "Proveedor" deja de actuar.
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Octavo enunciado: quiero que se vuelva a quedar slo la suma del IVA.
Solucin: no se pueden arrastrar los campos fuera de la tabla pero se pueden excluir
desde el desplegable del encabezado gris "Datos". La tabla vuelve a calcular slo la
suma del IVA.
Noveno enunciado: quiero que los distintos tipos de IVA se vean de forma separada
conforme los vaya eligiendo, no todos a la vez en columnas.
Solucin: arrastramos el campo "% IVA" para que deje de ser campo de columna y se
convierta en campo de pgina. Ahora, veremos o el total general de todos los tipos (lo
que antes estaba en la columna de ms a la derecha) o el parcial de cada tipo, sin
mezclarse con los otros, tan slo accionando el desplegable de arriba del todo.
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El siguiente paso nos volver a preguntar por el rea de celdas que contiene los datos
a analizar, igual que con las tablas_
Si despus del paso anterior, Excel detecta que ya hay una tabla referida a esos datos,
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formar categoras de registros dispuestas el eje de abscisas, una junto a la otra. Nos
confirmar que estamos arrastrando el campo a esta zona un puntero como el de la
izquierda.
"Coloque campos de serie aqu" (en la leyenda), ah arrastraremos opcionalmente los
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color. Nos confirmar que estamos arrastrando el campo a esta zona un puntero como
el de la izquierda.
"Coloque datos aqu" (en el rea de trazado del grfico), ah
arrastraremos necesariamente los campos sobre los que queramos que se
que podamos optar por ver slo uno de los grupos que forman dichos campos (o todos
si no se activa el filtro). Nos confirmar que estamos arrastrando el campo a esta zona
un puntero como el de la izquierda.
Seguramente la siguiente imagen ayudar a comprender mejor este tema, teniendo en
cuenta que ilustra el ejemplo enunciado anteriormente, la configuracin de un grfico
que represente:
las compras... (el campo "BI" es el dato por lo que ir al rea de trazado)
...realizadas para cada concepto contable... (el campo "Concepto" define las
series, por lo que ir a la leyenda)
...durante el ao (el campo "Fecha" define las categoras del eje X, por lo
que ah hay que arrastrarlo).
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Bajo estas lneas se puede ver el grfico resultante, con los trimestres como
categoras. Si queremos cambiar cualquier opcin podemos activar el asistente de
grficos desde el botn
o desde el menGrficoy acceder a cualquiera de sus 4
pasos:
Cmo no, tambin podremos hacer uso de la barra de grficos para cambiar el formato
de cualquier elemento concreto del mismo (a elegir del desplegable):
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Otro ejemplo: de nuevo el mismo grfico pero de tipo "Circular" y subtipo "efecto 3D"
(adems de algn que otro retoque de elementos sueltos: ttulo, colores, alto de la
base, giro en 3D...).
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Por ltimo, la siguiente figura ilustra el grfico anterior con otra ubicacin: flotando
como un objeto en la misma hoja que la tabla dinmica en la que se basa.
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Esta prctica consiste en realizar subtotales en las siguientes hojas del libro a
descargar:
Para ello descarga el archivo de Excel que se te facilita (para que no lo abra tu
navegador, haz un clic derecho en el enlace anterior y elige "Guardar enlace como..." o
"Guardar destino como..."). Una vez est descargado en tu disco, desarrolla las
propuestas anteriores sobre las hojas 1, 2 y 3. Cuando termines, manda el archivo
resultante al tutor mediante el correo de la plataforma.
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Para ello descarga el archivo de Excel que se te facilita (para que no lo abra tu
navegador, haz un clic derecho en el enlace anterior y elige "Guardar enlace como..." o
"Guardar destino como..."). Una vez est descargado en tu disco, desarrolla las
propuestas anteriores. Cuando termines, manda el archivo resultante al tutor mediante
el correo de la plataforma.
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U.D. 1. Auditora.
La barra de frmulas (representada bajo estas lneas) debe su nombre a que en la
misma aparece la expresin algebraica de la celda que est seleccionada en ese
momento, mientras que en la cuadrcula del rea de trabajo slo se ve el valor que
toma.
#####
#VALOR!
#DIV/0!
#NOMBRE?
#N/A
#REF!
#NUM!
#NULO!
Pero a menudo, los errores ms peligrosos son los que no detecta Excel porque dan un
valor correcto a efectos tcnicos pero que no concuerda con el proposito para el que
habamos formulado la celda. Son errores que pueden pasar fcilmente desapercibidos
entre la marea de cifras en la que se suele convertir cualquier hoja de clculo.
Para ello contamos con las herramientas de auditora, que sirven principalmente como
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(slo
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(slo
Durante el proceso de deteccin de errores puede sernos de gran ayuda comentar las
celdas, para un momento posterior en el que se necesite ms informacin acerca del
contenido de la celda, tanto para nosotros mismo como para futuros usuarios de la
hoja. Para insertarlos tenemos tres opciones:
El botn
de la barra de auditora.
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Lo normal en las tareas diarias de Excel es disear frmulas que nos lleven a averiguar
un resultado que necesitamos conocer. Sin embargo, suelen darse casos en los que
conocemos el resultado al que queremos llegar, sabemos las frmulas que lo propician
pero nos preguntamos por el valor que deben tener las celdas precedentes o variables
para conseguir dicho resultado.
Una forma manual y tradicional de solucionar el problema sera plantear en un papel
aparte la expresin algebraca del mismo, resolver la ecuacin y trasladar la formula
resultante a Excel sustituyendo el resultado deseado en la misma para que nos
devuelva el valor de la variable. Un incoveniente puede radicar en que no confiemos
mucho en nuestra solvencia con el abstracto mundo del lgebra. Adems es un trabajo
que nos podemos ahorrar con la funcin que estamos tratando ahora.
Si no vamos tan bien en matemticas, otra forma rudimentaria de conseguirlo sera ir
introduciendo valores en las celdas precedentes para, por prueba y error, acercarnos al
valor deseado. Tarea harto difcil cuando no interminable.
En cualquier caso, si nos visemos obligados a hacer
"probatinas" siempre puede venir bien pedir a Excel que
la pulsacin de la tecla ENTER no cambie la seleccin a
la celda de debajo. Para ello, basta con ir a la pestaa
"Modificar" del men Herramientas/Opciones...y
desmarcar la casilla "Mover seleccin despus de
ENTRAR".
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En el ejemplo de las ilustraciones, nos preguntamos por la cantidad que hay que
producir y vender para que el beneficio sea cero, es decir, aquella por debajo de la cual
hay prdidas y a partir de la que empieza a ser rentable la actividad. En trminos
econmicos, lo que se llama el "umbral de rentabilidad".
Si el problema tiene solucin, Excel nos informar con el cuadro de abajo a la derecha,
adems de cambiar el dato de la celda variable que, a su vez, cambia el resultado para
coincidir con el que desebamos. Si estamos de acuerdo, pulsamos "Aceptar", si no:
"Cancelar".
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U.D. 3. Escenarios.
U.D. 3. Escenarios.
Introduccin
Una de las utilidades de la hoja de clculo es realizar los clculos necesarios para
valorar situaciones o hiptesis alternativas. En ese proceso es habitual cambiar
numerosas veces los valores de las celdas variables y comparar los distintos resultados
y sera una pena que todas estas pruebas se las llevara el viento.
Ah radica la utilidad de los escenarios, en la posibilidad de guardar bajo una
denominacin las distintas combinaciones de valores que definen cada situacin, para
recuperarla en el futuro y compararla con las otras situaciones mediante informes a tal
efecto.
Para que se entienda, exponemos un ejemplo que usa la funcin financiera PAGO()
para calcular la cuota de un prstamo en funcin del capital prestado, los aos de
duracin y el tipo de inters anual. Usaremos los escenarios para comparar las
posibilidades cambiantes segn cunto capital pedimos, a cuntos aos negociamos el
prstamo y el tipo de inters aplicado en cada situacin (o escenario, propiamente
dicho).
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A partir de ahora nos podremos referir a esa celda tanto por su nombre
("Cuota_Mensual") como por su referencia de siempre ("D7").
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Acto seguido especificaremos el lugar de las celdas con el nombre (tambin llamadas
"etiquetas") y ya tendremos todos esos nombres definidos de una sola vez.
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Si queremos administrar los nombres que hay definidos en todo nuestro libro de Excel
podemos ir aInsertar/Nombre/Definir...
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Uso de escenarios
Una vez tenemos planteadas las frmulas de nuestra hoja seleccionamos las celdas
cambiantes (para ahorrarnos especificarlas despus) y vamos a
Herramientas/Escenarios... Como no tenemos ningn escenario comenzare mos a
agregarlos de uno en uno. Para ello pasaremos por dos cuadros de dilogo:
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Una vez hemos agregado el primero, seguimos con el segundo, al que pasamos
directamente mediante el botn "Agregar"...
...el tercero...
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...el cuarto...
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una nueva hoja resumen con esquema que resume todas las combinaciones
de valores y su resultado. Obsrvese lo bien que viene haber definido
nombres, de no haberlo hecho, veramos las clsicas referencia, dificultando
su comprensin.
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o una tabla dinmica en una nueva hoja con los datos todava ms
resumidos.
U.D. 4. Solver.
U.D. 4. Solver.
Anteriormente hemos visto como la herramienta "Buscar objetivo" nos permita resolver
problemas con una incognita. Solver llega ms lejos, se hace necesario recurrir a esta
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Tras seleccionar Solver y pulsar "Aceptar", un mensaje nos propondr instalar dicho
complemento.
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Ya podemos usar Solver, previamente vamos a plantear el problema que nos servir de
ejemplo en las explicaciones:
Enunciado: una pequea empresa farmacutica elabora artesanalmente dos
preparados A y B, que vende a 56 /u y 44 /u, respectivamente. Cada frasco de
preparado A necesita 12 cc de principio activo, 88 cc de excipiente y lleva 3/4 de hora
de preparacin. Por su parte, cada frasco de preparado B necesita 8 cc de principio
activo, 92 cc de excipiente y conlleva 1/2 hora de preparacin.
Contamos con que este ao pueden adquirir un mximo de 50.000 cc de principio
activo a 0,75 /cc, 500.000 cc de excipiente a 0,15 /cc y que sus trabajadores tienen
contrato por 3.000 h con un coste de 10/h y no contemplan realizar horas extra.
Sabiendo que los costes fijos van a ser de 24.000 , qu cantidad debe fabricar de
cada preparado para conseguir el mximo beneficio?
Lo primero que hay que hacer es desarrollar el problema en la hoja con los datos con
los que contamos y crear las frmulas necesarias para calcular los recursos empleados
y el resultado final. No hay qu disponer las celdas de ninguna forma especial pero
procuraremos en todo momento darle una estructura clara para no confundirnos a la
hora de configurar las opciones de Solver. Nuestro enunciado quedara de esta forma:
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Para una mejor comprensin del ejemplo, estas son las frmulas que, lgicamente, no
se pueden ver en la cuadrcula (a no ser que elijamos ver las frmulas en la solapa
"Ver" deHerramientas/Opciones...).
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La figura de debajo resume la forma de agregar las tres restricciones del problema, a
las que aadimos dos para especificar que las cantidades a calcular no pueden tener
decimales (no se puede fabricar medio frasco). Cada cuadro de "Agregar restriccin"
tiene tres partes:
La referencia a la celda que hay que restringir y que contiene la frmula cuyo
resultado se quiere restringir.
El tipo de restriccin a someter a la celda anterior: menor o igual que (<=),
igual a (=), mayor o igual que (>=), obligatoriedad de der un nmero entero
(int) u obligatoriedad de ser un binario (bin).
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Una vez pulsemos el botn "Resolver" y dentro del plazo temporal que le hemos
concedido (100 segundos en este caso) Excel nos informar de la mejor solucin que
ha encontrado. Si antes de pulsar sobre "Aceptar" estamos de acuerdo en adoptarla,
elegiremos "Utilizar solucin de Solver", si no nos convence restauraremos los valores
originales. Si queremos someter la solucin a un futuro anlisis, podemos
almacenarla como un escenario pulsando "Guardar escenario..." tras lo que tan slo se
nos pedir un nombre de referencia.
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Problema:
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Para fabricar cierto producto en nuestra empresa incurrimos en unos costes fijos de
50.000 y unos costes variables de 50 por cada unidad.
El precio al que vendamos el producto influir en la demanda del mismo en el mercado.
Tanto precio como demanda influirn en los ingresos totales y, por lo tanto en el
beneficio. Por ello hemos encargado a una empresa consultora un estudio de mercado
en el que ha estimado la demanda que tendr nuestro producto segn el precio de
lanzamiento. Un resumen de ese estudio plantea 4 posibles estrategias:
Problema:
Fabricamos dos artculos, A y B, que nos reportan un beneficio de 3 y 4 unidades
monetarias, respectivamente.
Disponemos de 180 unidades de materia prima, necesitando 2 para cada unidad de A
y 3 para cada unidad de B. A su vez, no podemos superar las 320 unidades de mano
de obra, requiriendo 4 cada unidad de A y 5 cada unidad de B.
Queremos saber cuntas unidades tenemos que fabricar de cada artculo para obtener
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el mximo beneficio.
Links de inters
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Microsoft, informacin del producto
Lotus 1-2-3, informacin del producto (en ingls)
Alternativa gratuita a Office: OpenOffice
Artculo en Wikipedia
PP+FF y trucos de Excel
Manuales de Excel
Casos resueltos de Excel para economistas
Modelos econmicos y financieros
Ejemplos de Excel
Galera de imgenes
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