ORGANIZACIÓN DE UN ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN ELEKTRA.n de Un Archivo de Concentración Elektra

SECRETARIA DE EDUCACIN PUBLICA
DIRECCION GENERAL DE EDUCACIN SUPERIOR
ESCUELA NACIONAL DE
BIBLIOTECONIMA Y ARCHIVONOMA
ORGANIZACIN DE UN ARCHIVO DE CONCENTRACIN:

EL CASO DEL ARCHIVO DE CONTABILIDAD DE ELEKTRA
INFORME
QUE PARA OBTENER EL TITULO DE
LICENCIADO
EN ARCHIVONOMIA
P
N T
A :
FERNANDO OLVERA CAMPOS
ASESOR: DR. JOSE LOPEZ YEPES
MXICO, D. F.
2013
TABLA DE CONTENIDO
Pagina
PREFACIO....IV
INTRODUCCION.... V
CAPITULO 1: ORIGEN Y EVOLUCION HISTORICA DE ELEKTRA. .. 1
1.1 Antecedentes histricos de Elektra.1
1.2 Marco jurdico9
1.3 Misin, visin y objetivos..11
1.3.1
Misin11
1.3.2
Visin.12
1.3.3
Objetivos12
1.4 Estructura orgnica de Elektra13

1.5 Direccin de Contralora Comercio.15
1.6 El Archivo de Contabilidad de Elektra15
CAPITULO 2: EL ARCHIVO DE CONCENTRACION
18
2.1 El Archivo de Concentracin...18

2.1.1 Concepto..18
2.1.2 Estructura Orgnica..21
2.1.3 Funciones..22
2.1.4 Instrumentos de Control...25
2.2 Principios de organizacin Documental27
2.3 Valoracin..28
2.3.1 Definicin..28
2.3.2 Importancia30
2.3.3 Tipos de valoracin31
2.3.3.1 Valoracin primaria..31
2.3.3.2 Valoracin secundaria..33
II
2.4 Ciclo Vital del Documento35
CAPITULO 3: ORGANIZACIN DE UN ARCHIVO DE CONCENTRACION: EL

CASO DEL ARCHIVO DE CONTABILIDAD DE ELEKTRA
39
3.1 Aspectos generales del archivo...40

3.2 Programa de traslado del acervo documental42
3.2.1 Objetivo.42
3.2.2 Actividades a desarrollar...42
3.2.3 Recursos materiales.43
3.2.4 Recursos humanos44
3.2.5 Recursos financieros.44
3.2.6 Cronograma de actividades del traslado45
3.3Acondicionamiento del local de Espaa 501..46
3.4 Organizacin del acervo del archivo de Elektra56
3.5 Pgina Web...70
3.5.1 Pantallas Web74
CONCLUSIONES
80
BIBLIOGRAFIA
81
ANEXOS
84
III
PREFACIO
La informacin documental ha permitido al hombre acumular y aprovechar los conocimientos

adquiridos por las diversas generaciones que le precedieron, debido esencialmente a la ventaja de
poder conservar por largo tiempo esa informacin sin alterarla en su contenido.Por ello, puede
afirmarse que los archivos constituyen la memoria y la fuente de toda empresa o institucin.Son,
pues, un patrimonio valioso.
Pero para que esto prevalezca es necesaria la labor archivstica, sobre todo en los archivos de
concentracin que son una slida base sobre la que descansan la eficiencia y el xito de toda
organizacin. Ello procede destacar la importancia que tienen y como se van formando, as como
la realizacin de un traslado del acervo de un lugar a otro, buscando condiciones slidas para
cumplir debidamente las funciones. Por consiguiente, esperamos que este trabajo aporte
informacin necesaria y sirva de apoyo para despertar el inters en todos aquellos que realizamos
actividades archivsticas.
Esta investigacin radica en dos problemas: la de conocimientos y la de capacitacin de todo
lo que implica realizar los trabajos de traslado, ordenacin y organizacin de un archivo y es lo
que nos lleva a no resolver adecuadamente los problemas que enfrentamos. Otro aspecto es el
desinters por remediar eficientemente la situacin.
Plasmar una de las vivencias en la trayectoria archivstica y dar elementos para impulsar al
desarrollo y facilitar las tareas en el archivo de concentracin a travs del cual, se realizan
actividades de coordinacin e interaccin entre las diversas reas de toda institucin.Es por ello
que reviste especial importancia el estudio, mejoramiento y modernizacin de los sistemas de
archivo, de lo cual es responsabilidad del archivista y debe ser una meta y objetivo para que esto
se realice.
IV
INTRODUCCION
En el presente trabajo, se describe como se planific el traslado y organizacin del archivo de

contabilidad de Elektra, ha sido el resultado de una serie de esfuerzos tendientes a concentrar en
un solo lugar el acervo documental, as como describir y explicar de manera sistemtica en qu
consistieron cada una de las etapas que se desarrollaron.
Estamos ciertos que de no haberlo hecho, la documentacin seguira dispersa y en poco
tiempo condenada a su desaparicin. Hoy, las condiciones de este acervo son completamente
distintas y la consulta de los mismos es ya una realidad tangible.
Como es sabido, los archivos de concentracin son particularmente de suma importancia para
toda institucin o empresa que sea relativamente grande, o que cuente con varias sucursales en
funcionamiento con lo cual genera documentacin diariamente y en gran nmero, ello implica
crear procesos que logren el control y acceso a la informacin de forma rpida y precisa.
El presente informe consta de tres captulos, los cuales se describen a continuacin:

En el primer captulo se hace mencin de los antecedentes histricos del grupo Elektra, desde
su inicio como Salinas y Rocha, hasta el da de hoy como Grupo Elektra, enunciando el marco
jurdico, su misin, visin y objetivos, su organizacin administrativa para finalmente terminar
con los aspectos del archivo de contabilidad.
En el segundo captulo es referencia terica y/o conceptualmente al archivo de concentracin,

considerando los principios de organizacin documental, como la valoracin y el ciclo vital del
documento.
Para finalizar, en el tercer captulo se da a conocer el desarrollo del proyecto a travs de las
actividades realizadas desde los aspectos generales del archivo hasta la organizacin del acervo.
V
CAPTULO 1
1. ORIGEN Y EVOLUCIN HISTORICA DE ELEKTRA
Para el desarrollo de los antecedentes histricos en el presente captulo, se hace un manejo

de la informacin respetando la idea y sentido original de lo plasmado en las pginas web y en la
normatividad de Elektra; tambin se abordan aspectos de la filosofa de la Calidad en la empresa
tales como: misin, visin, objetivos, estructura organizacional e informacin con respecto al
archivo.
1.1 Antecedentes histricos de Elektra
Grupo Elektra, S.A. de C.V. es una sociedad annima de capital variable constituida bajo
las leyes de los Estados Unidos Mexicanos.1
Grupo Salinas. [en lnea] Mxico, 2011 [consultado 08 de diciembre de 2011]. Disponible en
[www.grupo.elektra.com.mx]
-1-
Grupo Elektra es la compaa lder en servicios financieros y de comercio especializado en

Latinoamrica. Su fuerza radica en casi seis dcadas de experiencia, contribuyendo a mejorar el
poder adquisitivo y la calidad de vida de millones de familias, a travs del acceso a productos y
servicios de alta calidad.
Los determinantes del xito de Grupo Elektra son su extensa, sofisticada y moderna red de
distribucin, tecnologa de punta como soporte de prcticas administrativasslidas as como
agresivas campaas de mercadotecnia. Actualmente, opera cerca de 1,900 puntos de venta
localizados en ocho pases de Amrica Latina y con ambiciosos planes de expansin2.
La empresa remonta sus orgenes a 1906, con la fundacin de Salinas y Rocha, en

Monterrey, por Benjamn Salinas Westrup, por lo que cuenta con ms de un siglo de contribuir al
desarrollo de Mxico. Pero no es sino hasta la fundacin de Elektra, en 1950,
que se
establecieron las bases para formarla,por Hugo Salinas y Rocha, como una empresa dedicada a la
fabricacin de transmisores de radio.
Para poder abarcar a grandes rasgos todos los antecedentes histricos de Grupo Elektra, se
realiz un cronograma del desarrollo.
Cronograma del desarrollo de Elektra
1954
-Inicia el otorgamiento de crdito y las ventas de cambaceo
1957
-Incorpora un sistema de ventas a crdito y comenz a operar como una

comercializadora con la apertura de su primera tienda Elektra.
[www.grupo.elektra.com.mx].
-2-
1963
-Elektra solicita su primer crdito a Bank of Amrica.
1976
-Como consecuencia de la devaluacin del peso, Elektra se ve forzada a cambiar su

estrategia de ventas a crdito a slo de contado.
1987
-Hugo Salinas Price nombra a su hijo, Ricardo B. Salinas Pliego como Presidente
de Grupo Elektra.
1989
-Pedro Padilla Longoria comienza a trabajar en grupo Elektra como Director

Jurdico.
1993
-Realiza su primera oferta pblica en la Bolsa Mexicana de Valores.
1994
-Lista sus acciones en forma de Global Depositary Shares (GDS) en la Bolsa de

Valores de Nueva York (NYSE).
1995
-Rick Welts y Ricardo B. Salinas firman convenio de transmisin de juegos de la

NBA en TV Azteca.
1996
1997
-Firma el contrato con Western Union para realizar servicios de transferencias

electrnicas de dinero.
-Inicia operaciones en Amrica Latina con la apertura de cuatro tiendas en

Guatemala con el formato de Elektra.
-3-
1998
-La compaa UNEFON es fundada por Ricardo B. Salinas y adquiere para TV

Azteca la Banda APCS por 30MHz a nivel nacional.
1999
-Grupo Elektra gana una subasta para adquirir el 94.3% de participacin en el

capital de Grupo Salinas y Rocha. Al momento de su adquisicin Salinas y Rocha
era una empresa dedicada a la venta de muebles, artculos para el hogar y ropa.
2000
-Grupo Elektra cumple 50 aos de operacin.
2001
-Se adquiere la Curacao en ciertos pases de Latinoamrica.

-Grupo Salinas se constituye formalmente por Ricardo B. Salinas.
-Se vendi la participacin accionaria en Elektra Dominicana y se discontinuaron
gradualmente operaciones en el Salvador.
-Se recibe la licencia para operar un banco por parte de la Secretara de Hacienda y
Crdito Pblico.
2002
-Carlos Septin Michel es nombrado director general de Banco Azteca.
-En octubre, Banco Azteca inicia operaciones con una apertura simultnea de ms
de 800 sucursales bancarias ubicadas en el interior de las tiendas Elektra, Salinas y
Rocha, y Bodega de Remates.
-Inicia una reestructuracin menor con el fin de hacer su estructura corporativa

ms eficiente, The One se fusion con Elektra del Milenio.
2003
-Se empiezan a administrar y a operar los Centros de Ventas y Servicio al Cliente

de Grupo Iusacell, como una prueba piloto de un nuevo formato de tienda bajo la
marca Elektricity. Dado el resultado positivo en la respuesta de los clientes, se
volvi parte de los formatos de de tienda de Grupo Elektra.
-4-
-Inicia operaciones Afore Azteca.

-Banco Azteca se consolida con 818 sucursales en Mxico.
-Pedro Padilla es nombrado Director General de Grupo Salinas.

-Inicia operaciones Seguros azteca.
2004
-En octubre, Grupo Elektra y Banco Azteca lanzan el programa de Empresario

Azteca.
-En noviembre, se empez a cotizar en el mercado Latibex de Espaa con la clave
de cotizacin XEKT.
-En agosto se termina el programa de Global Depositary Shares (GDSs) con la

bolsa de valores de Nueva York (NYSE).
2005
-En marzo, se inician operaciones comerciales con Panam por medio de un

contrato de franquicia con un grupo de inversionistas locales bajo el formato de las
tiendas Elektra.
-En junio inicia operaciones Crculo de Crdito, donde tenemos una participacin
accionaria del 18%.
-En noviembre, se inician operaciones comerciales en Panam con el formato de
Elektra.
-En enero, se renueva el contrato de envo de dinero con Western Union por seis
aos.
2006
-Se descontinuaron las operaciones de los formatos Elektricity y Bodega de

Remates como parte de la estrategia de la compaa de crecer a travs de sus
formatos de tienda ms rentables.
-Durante octubre, obtuvo la autorizacin por parte de la Junta Monetaria para
operar Banco Azteca en Guatemala.
2007
-En enero, Carlos Septin asume la Direccin General de grupo Elektra y Banco
Azteca, sustituyendo a Javier Sarro, quien a partir de ese momento asume la
responsabilidad de la expansin internacional del Grupo.
-5-
-Grupo Elektra introduce en Mxico la lnea de autos FAW.

2008
-Inician las operaciones en Brasil a travs del formato de tiendas Elektra.
-En enero, se inician operaciones bancarias en Per.
-El sitio corporativo de Grupo Salinas y la pgina web de Ricardo B. Salinas,

fueron galardonados por iNOVA gracias a sus contenidos y presentacin.
2009
-Grupo Salinas en su segundo aniversario como miembro activo de Sociedad

Interamericana de Prensa, lanza un programa multimedia contra la violencia hacia
los periodistas.
-Se firma alianza estratgica con MaerskLogistics, para hacer ms eficiente el
transporte multimedia de mercancas.
-El sitio Ricardo Salinas.com recibe el premio iNOVA, un importante

reconocimiento internacional que premia a las mejores pginas de Internet.
2010
-Grupo Salinas es copatrocinador del foro Leyes, justicia y seguridad pblica:

retos para Mxico y sus vecinos, en la Universidad de Georgetown.
-El Gobierno del Estado de Chiapas reconoce la labor filantrpica de Grupo
Salinas, a travs del otorgamiento de la Medalla Fray Matas de Crdova a
Ricardo B. Salinas Pliego.
-Se difunde en diversas universidades de Mxico y Estados Unidos la filosofa de
Grupo Salinas a travs de conferencias dictadas por algunos de sus ejecutivos.
-Ricardo Salinas brinda una magna conferencia a los jvenes de la Universidad del
Valle de Mxico Campus Coyoacn.
-Iniciativa Mxico abre su convocatoria para 2011.
2011
-Ricardo Salinas realiza una gira por Oaxaca, junto con el gobernador Gabino Cu.
Estuvo en contacto con comunidades indgenas y se firmaron acuerdos de
cooperacin en materia de compromiso social.
- Grupo Salinas, a travs de su Direccin de Relacin con Inversionistas, participa
en el 9 Foro de Inversionistas que organiza la Asociacin Mexicana de Relacin
con Inversionistas.3
-6-
-The Aspen Institute y Grupo Salinas, a travs de Caminos de la libertad, organizan

el Foro Libertad de Comunicar.
-Ricardo Salinas presenta su proyecto para forjar lderes sociales: Kybernus
2012
-Luis Nio de Rivera participa en el dilogo con el sector privado rumbo a la VI

cumbre de las Amricas, organizado por la Organizacin de estados Americanos.
-En el marco de la VI Cumbre de las Amricas, Ricardo Salinas participa en la
Cumbre Empresarial de las Amricas, en la ciudad de Cartagena, Colombia.
Cuadro elaborado por el Tesista.
Lo antes citado nos sirve como un antecedente general del desarrollo de Grupo Elektra,
constituido con su independencia econmica y mrito, considerando que la economa mexicana
se desarrolla dentro de un sistema capitalista dependiente.
A manera de referencia se comentar brevemente sobre la economa en Mxico, en los
aos 1940-1970.
A partir de 1940 Mxico inicio una etapa llamada el milagro mexicano.Esta etapa se
caracteriz por un crecimiento sostenido y fue el cambio hacia la formacin de una nacin
moderna e industrializada, basado en el dinamismo del sector primario (produccin de cultivos
como frijol, maz en grano, mango, naranja, cebada en grano, aguacate, etc.; as como las
exportaciones agropecuarias y pesqueras). Esta poltica puede definirse como crecimiento sin
desarrollo, ya que el nmero de industrias del pas aument, pero sin la base solida que es la libre
competencia, que le permitiera desarrollarse econmicamente.
Los regmenes presidenciales de Manuel vila Camacho y Miguel Alemn Valds
proporcionaron los medios para alentar el crecimiento econmico, la consolidacin del mercado
interno y la insercin de Mxico en la economa mundial. La actividad industrial registr un
vigoroso crecimiento en la produccin de energa elctrica, petrleo en la industria manufacturera
y la construccin.
-7-
De 1956 a 1970 la economa mexicana gira ciento ochenta grados, creciendo hacia
adentro, va la sustitucin de importaciones; es decir, Mxico deba producir lo que consuma.
La economa mexicana estuvo basada en el dinamismo del sector industrial, contrayendo la
estabilidad de precios, ajustndose a los problemas productivos y financieros por los que el pas
estaba pasando.
Hasta 1970 el salario mnimo si era un buen indicador de la percepcin real de un grupo
importante de la poblacin y adems era verdaderamente suficiente para comprar lo mnimo
indispensable.
Hoy, el indicador est visiblemente distorsionado por la inflacin, pero de todas
manerasse contina utilizando como punto de referenciay sirve para demostrar la manera en que
han perdido poder adquisitivo el grueso de las clases populares.
La inflacin creci 661% por lo que la relacin Salario Mnimo / inflacin arroja un
crecimiento real del poder adquisitivo de la poblacin de un 78%.
El crecimiento de la poblacin es muy importante porque en un tiempo, se especulaba que
una extensin territorial tan grande,
como la nuestra, requera de un elevado nmero de
pobladores. El gobierno se dio cuenta que en primer trmino, no ramos un pas rico y que el
crecimiento desproporcionado de la poblacin dificultaba brindarles, por una parte trabajo
decoroso y, por otra, todo tipo de servicios, desde educacin, atencin mdica, comunicaciones,
electricidad, agua y vivienda. A partir de entonces, se ha buscado disminuir paulatinamente la
tasa de crecimiento poblacional a niveles ms manejables y, por otro lado, aumentar las
expectativas de vida de la poblacin mediante mejores servicios mdicos, a travs del Seguro
Social.3
Una vez analizado el cuadro anterior y lo antes citado, nos podemos dar cuenta que en el
periodo de 1940 a 1970 haba un gran auge econmico, lo que permiti al pas tener un desarrollo
econmico y una estabilidad para el sector industrial.
Economa. [en lnea] Mxico, 2010 [consultado 02 de diciembre de 2011]. Disponible en

[http://www.economia.com.mx/el_milagro_mexicano.htm].
-8-
1.2MarcoJurdico
Como una compaa primordialmente dedicada a ofrecer servicios comerciales y financieros
al menudeo, Elektra est sujeta a una serie de requisitos legales de consumo y financieros
conforme a la ley mexicana y de los pases donde tiene operaciones; as mismo para el resguardo
de la documentacin que da a da se genera y en un futuro puede ser histrica, es indispensable
apoyarse de una normatividad.
Dentro de los principales ordenamientos legales que afectan a la Compaa y sus
subsidiarias por el ofrecimiento de sus principales productos y servicios en el territorio nacional
y conservacin de documentos, encontramos los siguientes:
-Ley General de Sociedades Mercantiles
Publicada en el Diario Oficial de la Federacin el 4 de agosto de 1934
TEXTO VIGENTE
ltima reforma publicada DOF 02-06-2009.
Captulo V
De la Sociedad Annima
Artculo 87.-Sociedad Annima es la que existe bajo una denominacin y se compone
exclusivamente de socios cuya obligacin se limita al pago de sus acciones.
Artculo 88.-La denominacin se formar libremente, pero ser distinta de la de cualquiera otra
sociedad y al emplearse ir siempre seguida de las palabras Sociedad Annima o de sus
abreviaturas S.A.4
-Ley del Impuesto sobre la Renta
Nueva ley publicada en el Diario Oficial de la Federacin el 1 de enero de 2002
TEXTO VIGENTE
ltima reforma publicada DOF 31-12-20105
-Ley de Impuesto Empresarial a Tasa nica
TEXTO VIGENTE
Nueva ley publicada en el Diario Oficial de la Federacin el 1 de octubre de 20076
Ley General de Sociedades Mercantiles de la Sociedad Annima, Mxico, D.F., DOF Junio 2009, p. 12-13.
Ley del Impuesto sobre la Renta, artculos del 1-48, Mxico, D.F., DOF Diciembre 2010, 347p.
-9-
-Cdigo Fiscal de la Federacin

Nuevo Cdigo publicado en el Diario Oficial de la Federacin el 31 de diciembre de 1981
TEXTO VIGENTE
-Ley del Impuesto al Valor Agregado
Nueva Ley publicada en el Diario Oficial de la Federacin el 29 de diciembre de 1978
TEXTO VIGENTE
-Ley del Impuesto a los Depsitos en Efectivo
Nueva Ley publicada en el Diario Oficial de la Federacin el 1 de octubre de 2007
TEXTO VIGENTE
-Ley del Seguro Social
Nueva Ley publicada en el Diario Oficial de la Federacin el 21 de diciembre de 1995

TEXTO VIGENTE
-Ley Federal del Trabajo
Nueva Ley publicada en el Diario Oficial de la Federacin el 1 de abril de 1970
TEXTO VIGENTE
-Ley Federal de Archivos y otras normas jurdicas
Captulo II
Del Registro Nacional de Archivos Histricos
Artculo 49. El Registro Nacional de Archivos Histricos es un instrumento catastral del Archivo
General de la Nacin para registrar y difundir el patrimonio de la memoria documental del pas
6
Ley de Impuesto Empresarial a Tasa nica, artculos del 1-11 y 18 hasta los transitorios, Mxico, D.F., DOF
Octubre 2007, p.1-12 y 17-24.
Cdigo Fiscal de la Federacin, artculos 1-196 ms los transitorios, Mxico, D.F., DOF Mayo 2011, 233p.
Ley del Impuesto al Valor Agregado, artculos del 1-43 ms los transitorios, Mxico, D.F., DOF Diciembre 2009,
104p.
Ley del Impuesto a los Depsitos en Efectivo, artculos 1-13 ms los transitorios, Mxico, D.F., DOF Octubre
2007, 9p.
10
Ley del Seguro Social, artculos del 1-319 ms los transitorios, Mxico, D.F., DOF Mayo 2012, 127p.
11
Ley Federal del Trabajo, artculos 1-1010 ms los transitorios, Mxico, D.F., DOF Abril 2012, 228p.
- 10 -
resguardado en los archivos histricos del Poder Ejecutivo Federal, y de manera protestativa, de
otros archivos pblicos y privados.12
1.3 Misin, visin y objetivos

A continuacin, exponemos la misin, visin y objetivos de Grupo Elektra, los cuales estn
orientados a satisfacer las necesidades de los clientes, siguiendo un conjunto de principios,
valores y formas de actuar, que distinguen al grupo, mejorando el poder adquisitivo y ser una
compaa lder en los servicios que proporciona.
1.3.1
Misin
La misin se divide en comercial y financiera, iniciaremos con la divisin
comercial que es la que se basa principalmente en el servicio al cliente por la compra de

mercanca en sus diversas tiendas.
Divisin Comercial
Consiste enproporcionar al mercado popular bienes y servicios que cumplan con
las promesas de nuestras marcas, manteniendo el incremento de nuestras utilidades.
Atender a nuestros clientes a travs de tiendas especializadas y un servicio de excelencia
logrando que nos recomienden con familiares y amigos. Ser un equipo de trabajo
comprometido, en un ambiente laboral que favorezca su desarrollo humano y su
conciencia social y ecolgica.
Divisin Financiera
El negocio financiero es parte fundamental de grupo Elektra, es por lo que se dice
ser una agrupacin financiera lder a travs de ofrecer servicios financieros altamente
competitivos que nos permitan satisfacer en menor tiempo y costo las necesidades de
nuestros clientes.
-
Desarrollar procesos innovadores y el uso de tecnologa de punta para lograr mayor

eficiencia en todos los canales de atencin al cliente.
12
Ley Federal de Archivos y otras normas jurdicas, Archivo General de la Nacin, Mxico 2012. P.45
- 11 -
Generar el constante crecimiento y desarrollo de nuestro personal a travs de un

mayor compromiso en la obtencin de resultados y una excelente calidad de servicio.
Lograr la maximizacin y la rentabilidad de nuestro capital para el sano crecimiento a

futuro. Contribuir decisivamente al desarrollo de una mayor oferta de servicios
financieros en Mxico y Amrica Latina13
1.3.2
Visin
Al igual que la misin se divide en comercial y financiera, la visin va enfocada a
la atencin y atraccin de clientes, a travs del servicio.

Divisin Comercial
Su fuerza radica enllevar progreso y bienestar a las familias de Mxico y
Latinoamrica, proporcionndoles bienes de consumo y servicios financieros accesibles y
de calidad para forjar una relacin duradera y de confianza que nos garantice su lealtad.
Divisin Financiera
Enfocada a desarrollar productos y servicios financieros sencillos y accesibles
para mejorar el nivel de vida de nuestros clientes.14
1.3.3
Objetivos
En grupo Elektra el trabajo debe estar orientado a cumplir objetivos concretos y
cada colaborador debe ser responsable de ellos, a travs del compromiso por cumplir las
tareas a tiempo y con calidad, es por ello que el grupo enmarca los siguientes objetivos:
13
[https://portal.gruposalinas.com.mx].
14
- 12 -
Contar con una extensa, sofisticada y moderna red de distribucin, productos y

servicios con tecnologa de punta, as como agresivas campaas de
mercadotecnia.
Satisfacer de manera ptima las distintas necesidades de sus clientes.
Aplicar las polticas de difusin de manera regular y exponer expectativas

realistas sobre el desempeo futuro de la empresa, para lograr que los
inversionistas desarrollen y mantengan proyecciones aterrizadas sobre la
organizacin.
1.4 Estructura orgnica de Elektra

Todo tipo de instituciones tiene un sistema organizativo que se sintetiza en un
esquema, documento denominado organigrama, en el cual se especifican cada una de las
partes que integran a la empresa y sus jerarquas.
- 13 -
El organigrama que utiliza Grupo Elektra es de tipo jerrquico descendiente.
PRESIDENCIA
DIRECCION
GENERAL GRUPO
ELEKTRA Y BANCO
AZTECA
CONSEJERO
DELEGADO DE
ELEKTRA
DIRECCION
GENERAL DE
FINANZAS Y
ADMINISTRACIN
DIRECCION
GENERAL DE
PRODUCTO
DIRECCION
GENERAL DE
SISTEMAS
Direccin de
Contralora Comercio
Secretaria
Canal Producto
Gastos
Servicios
Financieros
Italika
Negocios
Centrales
ARCHIVO DE
CONTABILIDAD DE
ELEKTRA
Con lo que respecta a la estructura orgnica del Grupo, nicamente mencionaremos,

en forma de referencia, algunos datos de la direccin de Contralora Financiera Comercio que
es de donde se desprende el Archivo de Contabilidad Elektra.
- 14 -
1.5 Direccin de Contralora Comercio
La Direccin de Contralora es la responsable de recibir toda la documentacin que se

genera por concepto de comprobaciones de anticipos, de gastos, por pago de honorarios y
facturacin por compras. Es por ello la necesidad de contar con un archivo que le permita
controlar y conservar la documentacin.
La Direccin de Contralora tiene como objetivos:

1. Realizar la conciliacin y amarre semanal de los depsitos hechos por Banco Azteca por
la operacin en sucursales.
2. Revisar la salida productiva en el Sistema de Sap-Retail de todas las operaciones faltantes
por movimientos de inventarios.
3. Revisin y aclaracin por los administradores y los contadores de las principales
variaciones de todos los gastos generados por los despachos y las Unidades de negocio,
para efectos de corregir y cargar los gastos en la contabilidad y el contanet.
4. Automatizacin y sistematizacin de todas las operaciones de costeo de mercanca y
mercanca de importacin.
5. Registrar todas las transacciones de servicios financieros en la contabilidad, de acuerdo a
las cifras proporcionadas por cada unidad de negocio.
6. Automatizacin y sistematizacin de la contabilidad y reportes operativos de los Negocios
centrales.
1.6 El Archivo de Contabilidad de Elektra
El Archivo de concentracin de Elektra mejor conocido por los empleados como
archivo de contabilidad es conocido as porque est integrado por la documentacin contable
- 15 -
que se genera en las diversas reas administrativas y que es transferida para su resguardo.
Como se observa en el organigrama, depende de la Direccin de Contralora financiera.
El fondo documental est conformado por documentacin de
las siguientes reas
administrativas:
I.
Presidencia
De acurdo a sus funciones generan diversa documentacin, pero la informacin que
envan al Archivo son los recibos de honorarios, comprobaciones de gastos y estados
financieros.
II.
Direccin de Contralora Financiera Comercio

Gerencia de Canal producto
Gerencia de Gastos
Gerencia de Servicios Financieros
Gerencia de Itlika
Gerencia de Negocios Centrales
La Direccin de Contralora a travs de sus Gerencias, generan documentacin por
concepto de estados financieros, balances, comprobaciones de gastos, facturas
internas, movimientos financieros por compra y venta de mercanca, informes
contables, estados de cuenta.
III.
Tesorera
El rea de Tesorera es la responsable de recibir toda la documentacin de los
proveedores para su pago: facturas, notas de crdito, notas de cargo, recibos de
honorarios, comprobaciones de gastos, la cual una vez realizado el trmite de pago es
enviada al Archivo.
IV.
Corporativo Mxico
Cuando hablamos de Corporativo Mxico, nos referimos a las reas que se
encuentran ubicadas fsicamente
en las oficinas centrales del Grupo.La
- 16 -
documentacin que envan al Archivo es la relacionada con las comprobaciones de

gastos, recibos de honorarios y comprobaciones de anticipos.
V.
Comercios Superneto
Enva al Archivo toda la documentacin contable que genera por concepto de
adquisicin de mercanca (facturas) y comprobaciones de gastos.
VI.
Grupo Elektra
Controla la documentacin que se genera por adquisicin de mobiliario y equipo
para las diversas reas del grupo, la cual es enviada al Archivo una vez que concluye
su trmite.
VII.
Logstica Internacional
Es la encargada de resguardar toda la documentacin que se genera por la compra de
mercanca a otros pases (importaciones), incluyendo la revisin de las aduanas, una
vez que concluye su trmite es enviada al Archivo.
VIII. Oficinas regionales (plazas) ubicadas en distintos puntos de la Repblica

Mexicana
Cada una de las plazas genera documentos referentes a comprobaciones de gastos
por concepto de hospedaje, transporte, alimentos, gasolina, pago de casetas y
estacionamientos, ya que el personal de dichas plazas es la responsable de supervisar
a las tiendas que se encuentran en los distintos puntos de la Repblica Mexicana, la
documentacin para su control por futuras revisiones de auditora es enviada al
Archivo.
IX.
Tiendas Elektra
Generan documentacin por concepto de gastos en tienda, por compra de agua,
artculos de papelera, pago personal de limpieza, transporte, gasolina, casetas y
mensajera, es la documentacin que envan al Archivo para su resguardo.
- 17 -
CAPITULO 2
EL ARCHIVO DE CONCENTRACION
2.1 El archivo de concentracin

Como se sabe, el origen del archivo de concentracin radica en la necesidad de que se
conserve documentos y/o expedientes cuyo uso deja de ser cotidiano encontrndose en su fase
semiactiva. El tratamiento de documentos semiactivos consiste, dice Couture, en el
establecimiento de normas precisas que rijan la transferencia de estos, de los locales
administrativos a los previstos para tal fin, as como para la clasificacin, recuperacin y
conservacin de estos documentos.15
2.1.1 Concepto
Para establecer el concepto, analizaremos los siguientes trminos tomados de
diferentes autores con la finalidad de ver el significado que cada uno de ellos le da y en
qu radican sus diferencias.
Como primer trmino se consult el Diccionario de TerminologaArchivstica, el
cual plantea que dentro del ciclo vital del documento, es el que coordina y controla el
funcionamiento de los distintos archivos de gestin y rene los documentos transferidos
por los mismos, una vez finalizado su trmite y cuando su consulta no es constante, En
15
COUTURE, Carol. Los archivos del siglo XX. Trad. Nora SettelsSandahl. Mxico, AGN, 1988, p.132-133 (Clsicos
modernos de la Archivonoma)
- 18 -
virtud de la normatividad vigente, con carcter general y salvo excepciones, no pueden

custodiar documentos que superen los treinta aos de antigedad16
Para Cruz Mundet, desde que los documentos pierden su utilidad administrativa
inmediata hasta que son conservados definitivamente, pasan por una edad intermedia en la que
son objetos de tratamientos diversos. En primer lugar son transferidos desde las oficinas de los
organismos creadores al archivo intermedio, donde permanecen un tiempo, por trmino medio
hasta los 30 aos durante el cual son sometidos a valoracin y seleccin, es decir se decide
cuales van a alcanzar la categora de histricos y de conservacin permanente y cules van a
ser destruidos17
Antonia Heredia lo define como archivo administrativo, en su mayora formando
parte de fondos, en ocasiones colecciones o secciones facticias. Su origen est en una
institucin que produce los testimonios de gestin. En este caso archivo y fondo se
identifican.Existen, dos teoras, una que mantiene que este nace en el momento mismo en que
los documentos son producidos en la oficina o en la dependencia, otra por el contrario que
sostiene que el archivo nace cuando los documentos, pierden el inters para la institucin
productora, han sido seleccionados para la conservacin permanente y han adquirido madurez
archivstica18
Benjamn Corts, establece que son archivos semipasivos que dan servicio a
todas las reas de una institucin recibiendo de todas ellas y/o de los archivos de transferencia
la documentacin correspondiente, proporcionndoles servicio de prstamo y consulta. Deben
16
DICCIONARIO DE TERMINOLOGA ARCHIVSTICA. Madrid: Ministerio y Cultura, Direccin de Archivos

Estatales, 1980, p.21
17
CRUZ MUNDET, Jos Ramn. Manual de Archivstica. Madrid, Espaa: Pirmide, 1994, p.181
18
HEREDIA HERRERA, Antonia, Archivstica General Teora y prctica. 5. Ed. Sevilla, Espaa. Diputacin
Provincial de Sevilla, 1991, p.98-99
- 19 -
ser las unidades donde se ejerza la depuracin secundaria cumpliendo con las normas
establecidas19
Los archivos de concentracin para Schellenberg son aquellos registros de
cualquier institucin pblica o privada que hayan sido considerados ameritar su preservacin
permanente con fines de investigacin o para referencia y que han sido depositados o
escogidos para guardarse en una institucin archivstica20
Finalmente, Vicenta Corts nos dice que es el conjunto de documentos acumulados
en un proceso natural por una persona o institucin, pblica o privada, en el transcurso de la
gestin de asuntos de cualquier ndole, los producidos y recibidos, de cualquier fecha, los
cuales se conservan y custodian para servir de referencia, como testimonio e informacin, por
las personas responsables de tales asuntos21
Con base a las definiciones anteriores, se puede establecer que el archivo de

concentracin es la unidad responsable de administrar la documentacin que tiene carcter de
semiactiva (sea cual sea el soporte) y que ha sido transferida por las reas productoras para su
guarda precaucional y consulta, ah se conservar hasta que concluya su ciclo de vida, para
proceder a su eliminacin parcial o total de acuerdo a la normatividad establecida y/o a la tabla
de vigencias, o en su caso, transferirla al archivo histrico. Como se observa, todos los autores
coinciden en que el archivo de concentracin est formado por un conjunto de documentos
debidamente organizados y clasificados de acuerdo al asunto, materia o caractersticas y sirven
como soporte para la toma de decisiones de las reas productoras.
19
CORTES LOZANO, Benjamn. Normas para el registro de acervos en los archivos de concentracin en
normatividad archivstica. Mxico, Archivo General de la Nacin, 1996. P.60-61
20
SCHELLEMBERG, Theodore. Archivos Modernos: principios y Tcnicas, Mxico, Archivo General de la

Nacin 1999. P.43
21
CORTS ALONSO, Vicenta. Manual de Archivos Municipales. Madrid, 1989. P.31
- 20 -
2.1.2 Estructura orgnica

Para presentar un modelo de estructura orgnica para el archivo de concentracin
se tom como ejemplo el organigrama que el Archivo General de la Nacin, en el manual
nmero cinco de la unidad y subunidades que integran el archivo, es de suma importancia que
todo archivo cuente con un organigrama para representar la divisin del trabajo dentro de toda
institucin pblica o privada, lo que permite alcanzar el logro de los objetivos.
Jefatura de Archivo de
Concentracin
Subunidad de
Recepcin y
Disposicin
Documental
Subunidad de
Archivacin y
Prstamo
Subunidad de
Depuracin
Fuente: AGN22
2.1.3 Funciones
A continuacin se muestra y explica las actividades que le corresponde realizar a
la unidad y subunidades del archivo de concentracin de acuerdo a lo que marca el Manual
nmero cinco:
Jefatura de Archivo de Concentracin
Planear, organizar, coordinar y supervisarlas actividades de las reas que integran
la Unidad, promoviendo el adecuado cumplimiento de las actividades
encomendadas, as como la correcta, seleccin, valoracin, organizacin y
difusin de la documentacin semiactiva de la Dependencia, dentro del marco del
Sistema Red de Archivos institucional.
22
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Manual de Organizacin de los Sistemas Red de Archivos. 1986. P.38
- 21 -
Administrar eficiente y racionalmente los recursos humanos y materiales

existentes en la Unidad, vigilando la adecuada aplicacin y operacin de los
mismos, y promoviendo en su caso las medidas necesarias para la adquisicin y
desarrollo de dichos recursos, de acuerdo con las necesidades de la propia Unidad,
segn las disposiciones que al efecto establezcan las instancias pertinentes de la
Dependencia.
Cumplir y hacer cumplir dentro del mbito de la dependencia las normas tcnicas
y jurdico-reglamentarias vigentes en la Institucin respecto a la transferencia,
concentracin y depuracin de los documentos, vigilando la correcta valoracin de
los expedientes prescriptos, y la baja parcial o definitiva adecuada y oportuna de
los materiales que as lo ameriten.
Coadyuvar con la Unidad Central de Administracin de Documentos de la
Dependencia en el anlisis y resolucin de los requerimientos existentes dentro de
la institucin respecto al manejo de la documentacin semiactiva de las
representaciones de las dependencias en el interior de la Repblica, promoviendo
la creacin de las delegaciones regionales necesarias de la Unidad de Archivo de
Concentracin, coordinando las actividades de las delegaciones de la Unidad para
garantizar una atencin adecuada de las demandas de las Unidades Regionales de
Correspondencia y archivo de la institucin en esta materia.
La unidad de archivo de concentracin deber presentar ante las autoridades
competentes de la dependencia un informe de las necesidades y expectativas
vigentes en la institucin, en materia de normatividad y desarrollo documentario,
induciendo la normalizacin de los mecanismos e instrumentos de disposicin
documental, de acuerdo con lo que al respecto establezca la jefatura de la unidad
central de administracin de documentos de dicha dependencia.
Presentar los informes que sean requeridos por la jefatura de la unidad central de
administracin de documentos o por otras instancias pertinentes de la institucin
- 22 -
respecto al desarrollo de las actividades y el cumplimiento de los programas de la

unidad de archivo de concentracin.23
Todo archivo de concentracin, al igual que cualquier rea de toda institucin
pblica y/o privada, es necesario que cuente con un jefe o lder el cual debe contar con
suficiente experiencia para sopesar los pros y los contras de cualquier situacin. Es
responsable de fijar objetivos realistas y alcanzables y saber definir los desafos y los
problemas prcticos que hay que afrontar, tiene que ser un ejemplo a seguir en lo que a la
puntualidad se refiere, incremento de la productividad y calidad del desarrollo de las
actividades y, sobre todo tiene que saber escuchar a cada uno de los integrantes del equipo lo
que le permitir saber las inquietudes y propuestas para realizar los trabajos encomendados.
Subunidad de Recepcin y Disposicin Documental
Recibir de las unidades documentales en trmite de las dependencias los
expedientes cuya etapa activa ha concluido, cerciorndose de que la
transferencia de tales materias se efecte de acuerdo con las normas
establecidas al respecto, en particular dentro del Catlogo de Disposicin
Documental de la Institucin y, que los expedientes recibidos sean rpida y
adecuadamente integrados al archivo de la Unidad.
Mantener ordenado y actualizado el registro de caducidades de los expedientes
ingresados a la unidad, promoviendo y vigilando el retiro sistemtico de la
documentacin cuyo plazo de conservacin precaucional haya concluido, de
acuerdo con lo estipulado en el Catlogo de Disposicin Documental de la
Dependencia.
Asesorar a los usuarios que as lo quieren respecto a los lineamientos y
tcnicas de disposicin documental vigentes en la institucin, coadyuvando en
la definicin y aplicacin sistemticas de tales mecanismos dentro de las
unidades archivsticas de la dependencia.
Subunidad de Archivacin y Prstamo
23
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Op. cit., p. 39
- 23 -
Integrar y mantener en constante orden la documentacin del archivo,

elaborando y conservando los registros necesarios para identificar los
expedientes existentes dentro del acervo, as como facilitar su localizacin.
Efectuar
los
movimientos
que
resulten
necesarios
para
evitar
congestionamientos dentro del acervo, retirando correcta y oportunamente del

archivo los materiales que deben someterse a depuracin pero que no se tengan
duplicados de los expedientes y se evite la explosin documental.
Facilitar en prstamo los expedientes que obran en el archivo, a los servidores
pblicos autorizados para consultarlos, estableciendo y haciendo efectivos los
elementos necesarios para garantizar el absoluto control y recuperacin
institucionales de la documentacin, de acuerdo a las disposiciones tcnicas y
jurdicas de las dependencias.
Subunidad de Depuracin
Analizar cuidadosamente la documentacin cuyos valores primarios hayan
prescrito y, determinar el tratamiento que corresponda a la misma de acuerdo
con las normas establecidas al respecto.
Aplicar eficazmente las tcnicas existentes para la correcta evaluacin y
seleccin documental, en la perspectiva de distinguir y tratar correctamente la
documentacin con valor a histrico que haya sido generado por la
dependencia.
Determinar el destino final de la documentacin depurada, observando lo
previsto en el Catlogo de Disposicin Documental de la Dependencia, o
estableciendo los controles necesarios para garantizar, segn el caso, la
correcta baja, transferencia al archivo histrico.
De igual forma que existe una jefatura, es importante el que haya reas responsables
del desarrollo de las actividades, lo que permitir tener el control exacto de cada uno de
los procesos que se realizan en el archivo, ello facilitar la asignacin de tareas a cumplir
y alcanzar los objetivos trazados e integrar el informe laboral exacto.
- 24 -
Cabe mencionar que en las normas de la administracin de documentos, menciona que

la unidad de archivo de concentracin debe estar representada por un Comit Interno,
dicho comit no existe en la mayora de los archivos y, varias de las dependencias y/o
instituciones ni siquiera existe un archivo de concentracin lo que impide tener un control
y resguardo de la documentacin que generan.
2.1.4 Instrumentos de Control
La descripcin es parte de la tarea de la archivstica que engloba las diversas
actividades desplegadas por el archivista para elaborar los instrumentos que faciliten el
acceso a los fondos documentales.
Los instrumentos de control deben revelar el contenido y el carcter de los documentos
para facilitar su localizacin, dichos instrumentos se utilizan una vez que ha sido descrita
la documentacin, y est en condiciones de ponerse a disposicin de los usuarios, entre
los instrumentos de control tenemos:
Inventario.- Relacin de expedientes de asuntos terminados controlados con
series numricas progresiva que concentran las unidades administrativas al archivo
central de la dependencia, existen dos tipos de inventario:
-Somero, comprende los elementos mnimos, los del rea de mencin de identidad,
es de uso interno para controlar la existencia de los documentos y/o expedientes en
el archivo.
-Analtico, describe los fondos documentales con mayor profundidad al descender
hasta los expedientes, ofrece informacin
suficiente para localizar la
documentacin en el periodo y ubicacin fsica.24

Catlogo.- es la enunciacin y descripcin metdica, en un orden determinado, de
los documentos que integran un archivo.
Los catlogos constituyen registros y son instrumentos indispensables para
localizacin rpida de los expedientes y/o documentos, forman un inventario.
24
CRUZ MUNDET, Jos Ramn. Manual de Archivstica. Madrid, Espaa: Pirmide, 1994. P.277
- 25 -
Antes de proceder a la catalogacin de un expediente es obligatorio ordenar los

documentos siguiendo la lgica de su tramitacin, el catlogo se utiliza
especialmente para la descripcin de documentos como los grficos, dibujos,
litogrficos, fotografas, videos, cintas, pelculas, etc.25
Indizacin.- Tiene como misin sintetizar y representar el contenido de los
documentos, como su nombre lo dice es la relacin de asuntos que contiene un
expediente.
Se usa para facilitar la consulta de expedientes globales, acuerdos, decretos, etc.
La indizacin comprende tres etapas:
a) Examen del documento y determinacin de su contenido.
b) Identificacin y seleccin de los conceptos principales, extrados del
documento.
c) Seleccin de trminos de indizacin que expresen los conceptos de los
documentos.26
Guas.- Proporcionan informacin sobre todos o parte de los fondos del archivo,
describen globalmente las grandes agrupaciones documentales, pueden ser
sumarias o descriptivas, en funcin de la amplitud con que se describan los
fondos.27
Como se puede ver en lo antes citado, es necesario que todo archivo cuente con instrumentos
de recuperacin de la informacin, ya que es el control de lo existente, lo que facilita el acceso a
los documentos y/o expedientes. Los instrumentos pueden ser manuales o electrnicos, lo que
importa es que existan.
25
CRUZ MUNDET, Op. Ct. Ibdem P.283
26
CRUZ MUNDET, Op. Ct. Ibdem P.291
27
CRUZ MUNDET, Op. Ct. Ibdem P. 273
- 26 -
2.2 Principios de Organizacin documental

Para poder hablar de este tema es necesario hacer una reflexin del cmo se crea un
archivo ya que este tiene una razn de ser, el cual justifica la conservacin, tratamiento y
valorizacin de los documentos, en este caso hablamos de un archivo de concentracin, se
va formando con aquella documentacin semiactiva que es enviada por las reas de una
Institucin, para poder controlar los acervos documentales, a parte de todos los mtodos e
instrumentos de recuperacin de la informacin en que nos apoyamos, es necesario
basarse en los principios de organizacin, que son los que nos van a garantizar el orden y
funcionalidad del acervo, a continuacin mencionaremos los 4 principios que nos marca
la Ley de Archivos del Distrito Federal28:
I.
Principio de orden original: Consiste en mantener los documentos de cada

fondo documental en el orden que les fue dado de origen.
II.
Principio de procedencia: Consiste en respetar la procedencia institucional

productora de los fondos documentales. Los documentos de archivos
procedentes de un ente pblico debern mantenerse agrupados sin mezclarse con
otros, respetando su organizacin y atribuciones.
III.
Principio de integridad: Es responsabilidad de cada ente pblico, mantener

organizados los documentos para su fcil localizacin, consulta y reproduccin,
haciendo uso de tcnicas y mtodos para la sistematizacin de la informacin,
as como el uso de nuevas tecnologas aplicables en la administracin de
documentos.
IV.
Principio de preservacin: Consiste en la responsabilidad de cada ente pblico,

a mantener en perfecto estado de conservacin los documentos que por
disposicin de esta ley, le han sido encomendados o le ha sido permitido el
acceso a los mismos, procurando en todo momento evitar su destruccin,
deterioro o alteracin.
28
Ley de Archivos del Distrito Federal. Ttulo primero. Captulo I, Artculo 5, 2008, p.22
- 27 -
En sntesis los principios de organizacin, permiten al archivista considerar que

son aplicables a todos los grupos documentales, facilitando su ordenacin y asignacin de
un lugar especfico, para la administracin y recuperacin de la informacin.
2.3 Valoracin
En el campo de los archivos el volumen documental como resultado de la gestin
est generando uno de los principales problemas con que ha de enfrentarse el archivista de
hoy. Volumen documental nacido en ese aumento de gestin, pero incrementado
sensiblemente por la multiplicacin innecesaria resultado de las excesivas e incontroladas
reproducciones de la documentacin original. Este volumen material y fsico viene a
sumarse a la multiplicacin de la informacin por diferentes vas que ha dado en llamarse
*explosin informativa*29.
El volumen documental crea necesidades de contar con espacios para su
almacenamiento y de personal calificado para su organizacin y descripcin. Estos hechos
plantean actualmente la prctica habitual de una eliminacin responsable de la
documentacin, para poder llevar a cabo este proceso es necesaria una seleccin y
evaluacin de los documentos, como nos dice Manuel Vzquez que la valoracin de los
documentos y de su informacin, en el umbral de la eliminacin es algo que hay que
llevar responsablemente y con perspectivas de futuro30
2.3.1 Definicin
Para establecer un concepto, es necesario analizar las siguientes definiciones,
tomadas de diversos autores:
29
HEREDIA HERRERA, Antonia Op. Cit., p. 193-194
30
VAZQUEZ MURILLO, Manuel. Manual de Seleccin Documental. Carmona, Sevilla, 1992, p.42.
- 28 -
La terminologa archivstica define la valoracin como fase del tratamiento

archivstico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de
las series documentales, fijando los plazos de transferencia, acceso y conservacin o
eliminacin total o parcial31
Para Schellenberg la valoracin es la fase del proceso del expurgo destinada a
descubrir, apreciar, los valores inherentes a los documentos y su gradacin. La valoracin
debe hacerse sobre la base de un conocimiento general de toda la documentacin de una
entidad, no sobre una base parcial32
La valoracin para Leticia Rivera es ante todo un proceso de anlisis de la
informacin desde diferentes pticas y que a partir de los resultados de dicho anlisis se
establecen entre otras cosas, criterios de disposicin, plazos de vigencia y sugerencias de
reproduccin33
Como su nombre lo indica y podemos observar en las definiciones anteriores, la
valoracin es un proceso de anlisis por medio del cual se identifican y precisan el uso o
usos a que puede estar sujeta la documentacin, en el que se podr apreciar los valores de
los documentos, as como la fijacin de los tiempos de guarda y destino final. El
establecer criterios de conservacin de los documentos nos ayudar para analizar y
conservar de acuerdo a sus valores, aquellos que nos servirn de soporte para la
investigacin en un futuro del desarrollo y comportamiento en sus etapas de vida de toda
institucin pblica y/o privada, por lo que la valoracin implica un trabajo cuidadoso y no
un fcil proceso como lo quieren ver las personas que no tienen vivencia fsica con los
documentos.
31
Hacia una terminologa archivstica, Ministerio de Educacin y Cultura

de Espaa, Archivos Estatales, y el Archivo General de la Nacin de Colombia,
1997,p. 126.
32
SCHELLENBERG, Op. Cit. P. 170.
33
RIVERA CABRIELES, Leticia. Sistemas de clasificacin y valoracin documental. P.34. Citado: en AGN,
Lineamientos Generales para el establecimiento de Registro Central de Disposicin Documental, 1986. P.25.
- 29 -
2.3.2 Importancia
Los documentos que genera toda institucin son producto de su gestin
administrativa, la importancia de la valoracin documental radica en los criterios o
lineamientos de que conservar y que eliminar. Ya que es a partir de la valoracin que se
determina la importancia y utilidad de la documentacin, tanto para la entidad productora
como para la investigacin; y por otro lado permite optimizar los recursos destinados a los
archivos.
Para realizar la valoracin debe existir una comisin dictaminadora de depuracin
de documentos formada por un representante de la entidad que gener la documentacin,
administradores, investigadores y archivistas. Al estar presente dicha comisin, se podra
decir que se tendran los resultados esperados en la seleccin de los documentos
conservables y a eliminar.
Hay que considerar que para llevar a cabo la valoracin documental en las
dependencias pblicas hay que tomar en cuenta las normas y reglamentos existentes para
tal efecto. Por el contrario en la empresa privada no existe una normatividad uniforme y
es a consideracin de los directivos.
Al realizar la valoracin documental se obtienen ciertas ventajas, como:
Existe un tiempo determinado para la guarda de los documentos.
No se emplean recursos para la guarda de los documentos, que no sean necesarios

guardar.
Ahorro de dinero en la renta de locales costosos.
Ahorro de espacio, dejndolo libre para documentos de importancia.
Agilidad en el tiempo de bsqueda de la informacin.
No se deja a criterios subjetivos la depuracin de los archivos.
- 30 -
Permite un crecimiento planificado34
En conclusin, podemos decir que la valoracin de documentos nos va a permitir ver

realmente que eliminar y como los vamos a eliminar, lo que nos permitir actuar con
conciencia de conocimientos sobre que guardar y que destruir.
2.3.3 Tipos de valores

Para determinar el valor de los documentos es necesario realizar una seleccin, en la que
se analicen los valores de los documentos: primarios y secundarios, vemoslos a
continuacin.
2.3.3.1 Valores primarios
El valor primario es el que tienen los documentos mientras se hallan en las fases activa y
semiactiva de su ciclo vital, es decir, mientras interesa a la entidad productora, como instrumento
y referencia para el desarrollo de la gestin Institucional, se puede decir que es aquel que va unido
a la finalidad inmediata por la cual el documento se ha producido.
En la prctica archivstica, hay pases en los que no existe el archivo histrico, por cuanto
el archivo intermedio o general ejerce las funciones del primero. Para los interesados o usuarios
cabe definir valor inmediato o primario: es el que tienen los documentos mientras sirven a la
institucin productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento. Es decir, a los
involucrados en el tema o asunto.35
A continuacin se representarn los valores primarios en unatabla de acuerdo a la divisin
que se hace en la literatura archivstica:
34
ESCALONA RIOS, Javier. Valoracin documental: gua de auto aprendizaje. 2003. P.12-13
35
VAZQUEZ MURILLO, Manuel. Op. ct. p.55
- 31 -
VALORES DOCUMENTALES PRIMARIOS

ADMINISTRATIVO
LEGAL
FISCAL
Actividades rutinarias
documentales de la
institucin.
Registros de trmites
jurdicos
Registros de relaciones con

Hacienda.
Oficios
Administrativos: Propiedad,
laborales,
personal,
oficinas; escrituras, bienes, leyes,
memorndum;
trmites decretos, acuerdos.
relacionados con: proyectos,
planes,
presupuestos,
contabilidad.
Impuestos, ventas, finanzas,

contabilidad,
estados
financieros,
fondos
fiduciarios,
crditos
hipotecarios, manifestacin
de bienes.
Valor Administrativo: Es aquel que se relaciona con el documento producido y recibido

que responde a los procesos administrativos de la entidad, tendr valor mientras sea de
consulta; vigente para sustentar el derecho y la obligacin de la actividad administrativa
hasta que se produzca un nuevo documento.
Valor Legal: Es aquel documento que sustente un derecho para el Estado o la persona.
Sirve como testimonio ante la ley. Es un documento dispositivo producido por el Estado o
un escribano que afecta el orden general. Algunos documentos que pueden prescribir por
un trmino o cambio de ley.
Valor Fiscal: es aquel documento donde se informa y justifica el desarrollo de gastos y los
de carcter tributario. Dejan de tener vigencia legal una vez de haberse examinado por un
tribunal de cuentas (auditora) o haber caducado por una normativa (ley o reglamento).
Para establecer los plazos de guarda precaucional en el archivo de concentracin y cuya
vigencia estar fijada por la normatividad interna de la Institucin o por las leyes; se fijan tres
tipos de vigencia:
Vigencia administrativa: Es el tiempo que debe conservarse la documentacin de acuerdo
a su uso o consulta.
- 32 -
Vigencia legal: Se establece cuando existe un mandato jurdico.

Vigencia contable fiscal: queda establecida por la legislacin, regulada en Mxico en
la norma del Archivo Contable Gubernamental36
Con lo antes citado se puede concluir que la valoracin primaria consiste en analizar
cuidadosamente cada uno de los documentos para poder as determinar el tiempo de conservacin
en el archivo de concentracin.
2.3.3.2 Valores secundarios

Son los que adquieren los documentos una vez que pierden sus valores primarios y tienen
utilidad histrica y social, porque la informacin que contienen es relevante para la sociedad por
ser testimonio del origen, desarrollo y evolucin de un acontecimiento y sirve como fuente para
futuras investigaciones.37
Segn el diccionario de terminologa: valor que tiene un documento (serie o grupo) para
la investigacin o la historia, una vez agotado el inters que presentaba para la unidad productora.
Este valor caracteriza la utilidad social que contiene la informacin con fines de investigacin y
consulta pblica.38
La divisin que se hace de los valores secundarios, se esquematizan en la siguiente tabla:
36
37
ESCALONA RIOS, Javier. Op. ct. P.36

Parra Betancourt, Margarita Valoracin de los Documentos I [en lnea] Mxico, 2008 [consultado el 18 de
marzo de 2012]. Disponible en

[http://bagn.academiahistoria.org.do/boletines/boletin120/BAGN_2008_No_120-03.pdf].
38
Hacia una terminologa archivstica, Op. ct. P.126
- 33 -
VALORES DOCUMENTALES SECUNDARIOS

evidencial
testimonial
informativo
Revelan origen,
organizacin y desarrollo de
los organismos pblicos.
Testimonian la evolucin y
cambios ms trascendentes
que, desde el punto de vista
legal, sufre la institucin.
Revelan fenmenos sociales

y/o institucionales.
Cambios
institucionales Directrices,
polticas,
orgnicos,
normas
de programas, proyectos, entre
trabajo, funcionamiento de otros.
oficinas. Documentos sobre
economa, poltica interna,
investigacin
cientfica,
estadstica,
programas,
registros, etc.
Expedientes
de
funcionarios, organigramas,
correspondencia relevante,
decisiones, acuerdos legales
y operativos del organismo,
reglamentos internos, etc.
Valor evidencial: Documento que da una prueba de carcter legal o administrativo para un
reclamo de parte del ciudadano o el gobierno.
Valor testimonial: Manifiesto de una accin tomada por un cuerpo directivo u oficial de la
entidad productora. Sirve para comprobar la decisin dispositiva o constancia en un
asunto tratado.39
Valor informativo: Aquel que da cuenta de los fenmenos sociales o institucionales. Sirve
de referencia para la elaboracin o reconstruccin de cualquier actividad administrativa.
Contiene informacin sobre personas, lugares y temas diferentes a las acciones de un
organismo.40
39
Ibdem. P. 126
40
PARRA BETANCOURT, Margarita. Op. Ct. P.9.
- 34 -
Schellenberg menciona tres pruebas de los valores informativos:
Exclusividad: significa que la informacin que se encuentra en esos documentos en

particular no est en otras fuentes documentales tan completa ni en forma de ese modo
disponible.
Forma: grado en que se encuentra concentrada la informacin y a la condicin fsica de

los papeles pblicos.
Importancia: preservar documentacin con informacin que interese al gobierno y

posteriormente a los investigadores.41
En sntesis podramos decir que realizar la valoracin secundaria implica vislumbrar el
uso futuro de los documentos, como investigaciones, estudios, estadsticas y evidencias de

acontecimientos.
Adems de descubrir las caractersticas que los hacen trascender, en cuanto a lugares,
sucesos o personas. La responsabilidad de realizar una valoracin secundaria es muy grande, por
lo que hay que hacerla con apego a la normatividad existente y a la aprobacin de las reas
generadoras.
2.4 Ciclo Vital del Documento

Para administrar documentos, es necesario reconocer que tienen un ciclo de vida, que se
inicia cuando son producidos y utilizados en el curso de alguna gestin para el desahogo de algn
trmite y que poco a poco va concluyendo. De ah que se requiera de una adecuada
administracin que permita tener un control, para que esto suceda tendr que seguirse como
modelo el ciclo vital del documento.
Wyffels, en 1972, plante su teora de las tres edades de los documentos que daran lugar
a diferentes categoras de archivos. Dicha teora est en relacin con la idea y realidad de que los
41
SCHELLENBERG, T.R. Archivos modernos: principios y tcnicas. Op. Ct. P. 219-224.
- 35 -
documentos no son algo muerto o inactivo sino que tienen una vida propia. Este ciclo vital, como
otros, contempla despus del nacimiento, el crecimiento, el decrecimiento y la muerte.42
Veamos a continuacin en el siguiente esquema, las fases o etapas documentales con los tipos de
archivos.
Ciclo Vital del Documento
FASE:
ACTIVA
SEMIACTIVA
INACTIVA
ARCHIVO
HISTORICO
TRANSFERENCIA PRIMARIA
ARCHIVO DE
TRMITE
ARCHIVO
CONCENTRACIN
DE
TRANSFERENCIA
SECUNDARIA
ELIMINACIN
VALOR PRIMARIO
VALOR SECUNDARIO
Para tener una visin ms amplia del esquema anterior, se definir a continuacin
cada una de las fases del documento:
42
HEREDIA HERRERA, Antonia Op. Cit., p. 173
- 36 -
FASE ACTIVA: Es de circulacin y de tramitacin por los canales y cauces normales en

busca de respuesta o solucin para el asunto que se ha iniciado. La documentacin forma
parte de los archivos sectoriales, corrientes o de gestin. Est cerca del funcionario
responsable de su tramitacin, en su mesa, en archivadores, en armarios al alcance de su
mano para su manejo frecuente.43
Esta fase se refiere al periodo que va desde el momento en que el documento es
generado o recibido para cumplir con ciertos fines administrativos, hasta que en forma de
expediente propicia la conclusin de los trmites del asunto. Adems de que se caracteriza
porque el documento est en constante consulta y se encuentra en el archivo de trmite.
FASE SEMIACTIVA: Se inicia cuando los documentos han concluido sus trmites formales
por los cuales fueron generados, pero que en forma preventiva de los derechos y
obligaciones legales, deben fijar su conservacin por cierto tiempo y en forma precaucional.
Heredia dice esta fase corresponde a una archivacin intermedia en la que poco a
poco va decreciendo el valor primario de los documentos, desarrollndose el valor
secundario.44
En esta fase la documentacin se encuentra en los archivos de concentracin y
siguen siendo objeto de consulta pero no con la frecuencia del archivo de trmite.
FASE INACTIVA: Es la tercer etapa del documento y puede asumir un valor permanente, el
cual pasar a formar parte del archivo histrico en el que ser consultado con fines de
investigacin, ya sea por su contenido cultural o informativo.
En esta fase es cuando se determina si el documento es conservable definitivamente
o se elimina, de acuerdo a los criterios de seleccin y valoracin documental.
43
HEREDIA HERRERA. Ibdem. P. 173
44
Ibdem. P. 173
- 37 -
Analizar el ciclo vital del documento, nos permite reflexionar sobre lo importante
que es mantener una buena administracin de los documentos, cada uno de ellos nos dan la
pauta para el desarrollo de las actividades o trmites de asuntos cotidianos, de acuerdo a
sus caractersticas y la fase en la que se encuentran.
Por ello la relevancia de que cada uno de los que nos dedicamos a la convivencia
cotidiana con los documentos hay que luchar por conseguir mejores resultados en su
conservacin y as poder brindar un mejor servicio a la institucin y a los usuarios externos.
- 38 -
CAPITULO 3
ORGANIZACIN DE UN ARCHIVO DE CONCENTRACION: EL CASO DEL

ARCHIVO DE CONTABILIDAD DE ELEKTRA
En este captulo se da a conocer la forma como se realiz el traslado y organizacin de la

documentacin del Archivo de Concentracin de Elektra.Aqu se conjuga la teora y la prctica
para dar solucin al problema de conjuntar la informacin en un solo lugar.
Antes de entrar en materia de la organizacin del archivo, primeramente dar una
definicin de lo que es un Archivo Contable:
Lo constituye el conjunto de la documentacin original, consistente en libros de
contabilidad, registros contables, libros y registros sociales, documentos de contabilizacin o de
afectaciones contables, justificativas y comprobatorias del ingreso y gasto de la dependencia, y en
su caso, los autorizados por la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico. Forman parte de este
archivo la informacin generada por el sistema de contabilidad, expedientes de cierre, catlogos
de cuentas, etc.
Es importante resaltar que el tiempo mnimo de guarda de los documentos contables es de
doce aos.
Otro aspecto que se debe sealar que este es un archivo privado por estar formado con
documentacin que pertenece a una Institucin privada, por lo que la misma Institucin fija sus
propias polticas, lineamientos y procedimientos para el control y custodia de la documentacin,
y en su caso determina el destino final de esta, bajo la responsabilidad del rea que est a su
cargo el archivo, apoyndose de las Direcciones de Jurdico y Fiscal.
- 39 -
3.1 Aspectos generales del archivo
El archivo de contabilidad de Elektra es un archivo de concentracin, el cual tiene la

funcin principal de recibir y resguardar la documentacin contable generada por las diversas
reas del Grupo, despus de haber concluido su trmite correspondiente; as como buscan otorgar
los servicios de prstamo y consulta de documentos.
El archivo tiene una capacidad para resguardar 27,800 cajas, equivalentes a 11,136 metros
lineales de acervo documental, el volumen documental actual es de 16,000 cajas (73.5 x 39 x 27
cm.)el cual data a partir de 1990.
La organizacin de la documentacin en el archivo de Elektra, constituye una necesidad
para el uso en comn de los recursos informativos. El archivo tendr que agrupar, coordinar,
orientar y armonizar el planteamiento de las actividades en materia de informacin.
El dinamismo y utilidad del archivo, depender bsicamente de la infraestructura que se le
proporcione, ya que, al no contar con los recursos humanos y fsicos necesarios, se llevar ms
tiempo almacenar, recuperar y suministrar satisfactoriamente la informacin que se requiera.
El archivo se encuentra ubicado en Calle Espaa 501, Colonia San Nicols Tolentino,
Delegacin Iztapalapa, Mxico DF. Antes de estar en esta direccin se encontraba disperso en 4
bodegas diferentes:
- 40 -
N
PROG.
DIRECCIN
Calle Cristbal Coln #79,
Colonia
San
Miguel,
Delegacin Iztapalapa, C.P.
09360, Mxico, D.F.
N DE
CAJAS
En esta bodega se encontraba

la documentacin de cuentas
canceladas, plizas contables
de Elektra generada en los
ltimos tres aos y de la
empresa
de
Colchones
Coloso, S.A. de C.V., as
como comprobaciones de
gastos de las diversas
Sucursales de Elektra.
6,400
Calle
Hermenegildo
Galeana #134, Colonia
Guadalupe
del
Moral,
Delegacin Iztapalapa, C.P.
08500, Mxico, D.F.
En este local se encontraba

la documentacin que tena
ms de tres aos de haberse
generado de Elektra; as
como la documentacin de
las Empresas Mericolor y
Curacao.
2,500
Calle Dr. ATL #31, Colonia

Santa Mara la Rivera,
Delegacin
Cuauhtmoc,
C.P. 06400, Mxico, D.F.
En
esta
bodega
se
resguardaba
la
documentacin generada por
las empresas de Salinas y
Rocha, Colchones S. A. de
C.V. y Vulcano.
4,700
Calle Miguel ngel #99,

Colonia Nonoalco Mixcoac,
Delegacin Benito Jurez,
C.P. 03700, Mxico, D.F.
En este lugar se custodiaba

la documentacin de la
Empresa Hecalli y de las
sucursales de Salinas y
Rocha.
2,400
DOCUMENTACIN
TOTAL
16,000

Toda la documentacin que se resguardaba en las cuatro bodegas diferentes es de carcter
contable y para poder realizar el traslado al local que actualmente ocupa el Archivo fue necesario
la elaboracin de un Programa de Traslado de la Documentacin, en el programa se
contempl el objetivo, las actividades a desarrollar, los recursos materiales, humanos y
financieros que se requirieron para su realizacin; as como el cronograma de actividades, en el
que se fijaron los tiempos de cada actividad.
- 41 -
3.2 Programa de traslado del acervo documental

3.2.1 Objetivo
Realizar el traslado al local de Espaa 501, de los acervos documentales y bienes muebles
de los cuatro locales del archivo de contabilidad Elektra, en forma ordenada y protegida.
3.2.2 Actividades a desarrollar

Para poder efectuar el traslado de las cajas de cada uno de los locales antes citados, se
tuvieron que realizar las siguientes actividades:
1. Guardar toda la documentacin que se encontraba en archiveros, carpetas y suelta, en
cajas.Consisti en realizar la guarda de expedientes en forma ordenada en cajas,
colocndoles a estas los datos de identificacin de acuerdo al contenido.
2. Cambiar las cajas que se encontraban rotas.Al realizar la actividad, se rotulaban las
cajas nuevas con los mismos datos de la anterior.
3. Enumerar las cajas consecutivamente.La actividad consisti en asignar un nmero
progresivo a cada una de las cajas, por rea,para lo que fue necesario utilizar
marcadores de diferente color, de tal manera que se tuviera un control por remesa.
4. Desanaquelado de cajas.Esta actividad consisti en ir bajando las cajas de los
anaqueles ya identificadas, por rea, para proceder a su fleje.
5. Flejar las cajas.Se realiz el fleje de cada una de las cajas para evitar que al momento
de cargar y descargarlas del camin, la documentacin se pudiera caer.
6. Cargar las cajas al camin, para su traslado al Archivo de Espaa.Una vez flejadas las
cajas se procedi al traslado, para ello fue necesario utilizar 2 camiones de 8
toneladas, considerando que cada camin cargaba de 380 a 400 cajas de archivo,
tamao carta y/u oficio y realizar un viaje cada uno de ellos.
- 42 -
7. Descargar las cajas del camin.La actividad consisti en bajar las cajas del camin en
forma ordenada de acuerdo al rea y nmero de caja, colocndolas en el piso,
haciendo estibas de 6 cajas de altura.
8. Desarmado de anaqueles.Esta actividad consisti en desmantelar totalmente la
estantera, para que se pudiera dar de baja.
9. Traslado de charolas y postes al rea de Activo Fijo.Una vez desarmada la estantera
se procedi a su traslado al rea de Activo Fijo, para su baja y con ello se evit tener
que resguardarla en el local asignado para el Archivo, para poder llevar a cabo el
traslado fue necesario contar con un camin de 8 toneladas.
10. Traslado del mobiliario y equipo al archivo de Espaa.Consisti en trasladar el
mobiliario y equipo a las instalaciones de Espaa 501, el cual se coloc en el rea
asignada para oficinas, para ello se utiliz un camin de 8 toneladas.
3.2.3 Recursos materiales

ARTICULO
CANTIDAD
Cajas para archivo modelo 1,000

AM-4000 tamao oficio.
Marcadores
permanente
de
tinta 100
ACTIVIDAD EN LA QUE SE
APLICARON LOS RECURSOS.
En el cambio de cajas rotas y
guarda de la documentacin que
estaba en archiveros, anaqueles y
suelta.
Rotulacin de cajas e identificacin
numrica.
Flejadora
Flejar las cajas (16,000)
Cinta para flejar
4 rollos
Flejar las cajas (16,000)
Guantes de carnaza
21 pares
Para mover las cajas y estantera
Batas de gabardina
14
Para el proceso del traslado
Fajas
Cubre bocas
200 piezas
- 43 -
Matracas
10
Desarmado de estantera
Dados para matraca
10
Desarmado de estantera
Camiones de 8 toneladas 2
cerrado
Traslado de la documentacin,
estantera, mobiliario y equipo.
3.2.4 Recursos humanos

Los recursos humanos que se requirieron para el cumplimiento del proyecto aparte del
personal que labora en el archivo de Contabilidad Elektra, fue de 16 personas de tiempo completo
(nueve horas diarias de lunes a viernes), las cuales se contrataron por 6 meses, que fue el tiempo
utilizado para realizar el traslado de la documentacin.
El personal contratado no se incluy en ninguna otra actividad que no fuera lo referente a
realizar el traslado de la documentacin de los archivos, por lo que el desarrollo y cumplimiento
de las actividades se efectu en los tiempos programados.
3.2.5 Recursos financieros

Fue necesario que para el buen desarrollo de las actividades del programa, se apoyara con
recursos econmicos para comprar algunos artculos que no se contemplaron en la relacin de
recursos materiales, por ser estos de consumo para el personal que estuvo involucrado en el
proyecto.
Recursos necesarios para la contratacin de 16 personas por 6 meses y de los camiones que
realizaron el traslado.
- 44 -
3.2.6 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DEL TRASLADO
TIEMPO
FEBRERO
ACTIVIDAD
2 3 4
MARZO
1 2
ABRIL
MAYO
1 2
JUNIO
3 4
JULIO
2 3
1. Colocacin de la documentacin en cajas

2. Cambio de cajas rotas
3. Identificacin y numeracin de cajas
4. Desanaquelado de cajas
5. Fleje de cajas
6. Traslado de cajas
7. Traslado de mobiliario y equipo
8. Desmantelamiento de estantera
9. Traslado de charolas y postes
En el cronograma se representa el tiempo en el que se realizaron las actividades de traslado de la documentacin de cada uno de los
archivos al nuevo domicilio de Espaa 501.
- 45 -
3.3 Acondicionamiento del local de Espaa 501.
Antes de iniciar con las actividades de traslado y organizacin del acervo documental, se
tuvieron que realizar los acondicionamientos necesarios para albergar la documentacin y al
personal.
Es necesario destacar que se tuvo que ver cuidadosamente los espacios destinados a
conservar los documentos, tomando en cuenta varios factores. Entre los msimportantes
mencionaremos primero, la localizacin de estos espacios, que deben facilitar la entrada y salida
de los documentos, es decir que permitan el movimiento necesario al personal para su manejo,
contar con una red de comunicacin completa, telfono, red para instalar los equipos de computo,
antena para la comunicacin satelital con las oficinas centrales, servicio de mensajera, rampa
para carga y descarga accesible a los camiones, finalmente el piso del local debe poder soportar
una carga importante, sobre todo si se instala estantera densa. Es importante que un especialista
verifique la resistencia.
Otros factores importantes que se tuvieron que ver para el acondicionamiento son: los
cables elctricos deban de estar protegidos por tubos metlicos y las tomas de corriente, deben
responder a las normas de seguridad; adems se tom en consideracin la altura libre, para la
colocacin de los racks, ya que estaba programada colocar dos niveles, planta baja y un primer
nivel.
Otra de las actividades que se realizaron fue el pintado de paredes internas del local, as
como el del rea destinada para oficinas, utilizando un color claro, para mayor iluminacin,
acondicionamiento de los sanitarios, rea destinada para consumo de alimentos y cambio de
vidrios rotos.
El local tiene una superficie de 1,600 m y una altura de 6 metros, est distribuida de la
siguiente manera:
A) rea de oficinas
80m
B) rea de consulta60m
- 46 -
C) Sanitarios40m
D) Comedor20m
E) Recepcin de acervo200m
F) Custodia del acervo1,200m
AREA
PARA
CONSUMODE
ALIMENTOS
RAMPA
SANITARIOS
Local A y B
1,600 m2
ACCESO
PRINCIPAL
AREA DE CONSULTA
LAS OFICINAS ESTAN
UBICADAS EN PRIMER NIVEL,
ARRIBA DE LA SUBESTACION
- 47 -
Plano del local antes de colocar la estantera
El techo del local es de dos tipos de lmina: pintro acanalada y acrlica traslucida R91
ambas miden 1.22 x 9.50 metros, las cuales estn sostenidas por estructura metlica, el piso del
local es de cemento.
Con respecto al medio ambiente la temperatura est relacionada con el clima existente del
da; falta ventilacin.
Otro aspecto que es importante mencionar es que en el archivo se cuenta con personal de
limpieza; as como el de fumigacin el cual est contratado para que se fumigue mensualmente el
archivo, ello evita la presencia de insectos y roedores que pueden daar los documentos.
En cuanto a la seguridad de la informacin que ingresa, el vigilante en turno registra lo
que llega, as como al personal interno y externo.
El local se considera inadecuado para la conservacin de la documentacin ya que no
rene las caractersticas y condiciones de un edificio ex profeso para la guarda y custodia de la
informacin.
Otra de las actividades que se llev a cabo fue la cotizacin de la estantera (racks).
Recursos Materiales
Para realizarlas actividades archivsticas se necesito contar con los recursos necesarios,
con la finalidad de resguardar y conservar la documentacin existente en el local en forma
ordenada y protegida, por lo que se solicit lo siguiente:
Hojas blancas
Ligas
Clips
Marcadores
- 48 -
Perforadoras
Engrapadoras
Grapas
Quita grapas
Plumas, lpices
Cinta canela
Cajas para archivo
Guantes de carnaza, batas, cubre bocas y fajas.
Estantera (Racks)
Las cajas que se utilizan en el archivo por el tipo de estantera son de cartn corrugado
C modelo AL-70 con medidas de 73.5 x 39x 27 cm.
- 49 -
Se requiri de equipo de cmputopara la creacin de la base de datos y captura del

inventario, el cual fue provisional, debido a que posteriormente se cre la pagina web para el
control del acervo documental.
La estantera que se adquiri para el resguardo de la documentacin a continuacin se

describe:
Planta Baja
Cantidad
Descripcin
326
Asnilla de carga pesada de 80 X 240 cms., con acabado en epoxico

color crema.
1,431
Larguero para estantera de carga pesada de 4 de peralte de 250.6 x

22.9 X 7.6 cms. en recubrimiento epoxico color naranja
261
Larguero para estantera de carga pesada de 4 de peralte de 244 x 4

cms. con ngulo acabado, en recubrimiento epoxico color naranja.
840
Entrepaos de melanina para estantera de 2.44 X .80 cms., en color

blanco, con 4 cargadores con acabado epoxico, color crema.
- 50 -
ACCESO PRINCIPAL
Plano de cmo qued armada la estantera de la planta baja
- 51 -
Planta Alta
Cantidad
Descripcin
324 Asnilla superior de carga pesada de 80 x 240 cms., con acabado en
epoxico color crema.
1,104 Larguero para estantera de carga pesada de 4 de peralte de 250.6 x

22.9 x 7.6 cms. en recubrimiento epoxico color naranja.
31 Larguero para estantera de carga pesada de 4 de peralte de 244 x 4
cms. con ngulo acabado, en recubrimiento epoxico color naranja.
840 Entrepaos de melanina para estantera de 2.44 x .80 cms., en color
blanco, con 4 cargadores con acabado epoxico, color crema.
1,390 Cubierta de piso ranurado para pasillo de 121.2 x 25 cms., con acabado
en epoxico color crema.
260 Duela antiderrapante de 78.5 de largo x 25.5 cms. de ancho, con acabado
4 Escaleras frontal para estantera de doble nivel de 2.40 metros de altura.
20 Barandal para pasillo de estantera de 136.6 x 60.8 x 3.7 cms., acabado
en epoxico color crema.
4 Poste superior para estantera carga pesada de 100 cms., acabado
4 Barandales estantera superior carga pesada de 244 cms., acabado
278 soporte central para duela
44 soporte lateral para duela
- 52 -
Plano de cmo qued armado el primer nivel de la estantera, lo marcado en

negro representa el piso, el cual es de tipo ranurado para permitir el paso de
la luz, tanto natural como artificial.
- 53 -
Esta imagen nos permite ver cmo qued la estantera armada en los dos
niveles, as como la colocacin de las cajas.
- 54 -
En esta imagen podemos ver las asnillas que se utilizaron en el armado

de los racks y los barandales para pasillo.
En la imagen podemos ver el proceso del armado de los racks.

- 55 -
3.4 Organizacin del acervo del archivo de Elektra.

La organizacin del acervo implic varios procesos de trabajo, el cual se fue realizando en
etapas.
Como primer etapa se inicio con el proceso del armado de la estantera (racks) de la planta
baja, conforme se iban colocando los racks al mismo tiempo se colocaron las cajas, para ello se
tuvo que ir identificando el acervo por ao y rea, lo que obedece a respetar el orden cronolgico
y de los fondos documentales, aqu es en donde decimos que nos apoyamos en los principios de
procedencia y de orden original, lo que nos facilita la clasificacin, organizacin y descripcin
del archivo.
En esta imagen podemos ver como estaba el archivo antes de su ordenacin y

armado de los racks.
- 56 -
Esta imagen tambin nos muestra el proceso de armado de los racks y las
cajas como se encontraban en el piso.
La imagen nos muestra como qued concluido el armado de la planta baja.

- 57 -
La imagen nos muestra como quedaron las cajas ya ordenadas y colocadas

en los racks de la planta baja.
Concluidos los trabajos de la planta baja se procedi a la colocacin del piso y armado
del primer nivel, en primera instancia las cajas se colocaron sobre las tarimas que ya
representaban el primer entrepao, concluido el armado se procedi a colocar las cajas en el
lugar asignado, de acuerdo a la separacin realizada.
Para ello fue necesario apoyarnos en la clasificacin, se aplic para la identificacin y
agrupamiento sistemtico de expedientes semejantes.
Se procedi a organizar la documentacin separando y agrupando por empresa, ao y tipo
de documentos.
La clasificacin permite la localizacin rpida de la documentacin; para este archivo se
decidi aplicar el mtodo numrico, cronolgico, por asunto y materia, estructural y para la
ubicacin nos apoyamos en el topogrfico.
- 58 -
En la imagen se pueden observar los trabajos de armado de la estantera del

primer nivel.
En la imagen se puede ver como se colocaron las cajas sobre las tarimas y al
personal realizando los trabajos de ordenacin.
- 59 -
Otra imagen que nos muestra como se colocaron las cajas antes de armar los
racks en el primer nivel y al personal realizando actividades de ordenacin
del acervo.
En la imagen se observa como qued el primer nivel, una vez

concluido el armado de los racks.
- 60 -
Inician
trabajos
de
limpieza
ordenacin
de
cajas
en
el
primer
nivel.
- 61 -
En la imagen podemos ver cmo se acomodaron las cajas en los racks, una vez ordenadas por
rea, ao, nmero de caja y compaa.
- 62 -
Imagen en el que nos muestra el tipo de escalera que se coloc para accesar al primer
nivel.
Una vez concluido el trabajo de clasificacin, se procedi a realizar la segunda etapa de la

organizacin.
La cual consisti en realizar el cambio de cajas por las AL-70, as como el inventario de
cajas, expedientes y/o plizas.
Para facilitar la identificacin de las cajas y de su contenido, se rotularon colocndoles los
siguientes datos:
1. Nmero de caja
2. Nombre del rea
3. Contenido
4. Periodo
- 63 -
INVENTARIO
El inventario es una herramienta de trabajo que nos permite controlar el acervo

documental; as como realizar las actividades archivsticas ya que este contiene datos de las cajas
y/o documentos, lo que nos permitir su rpida localizacin; as mismo el proporcionarnos la
cantidad exacta de lo existente en el archivo.
Para controlar e identificar el acervo existente en el archivo fue necesario elaborar un

inventario general de las cajas, el total de cajas a inventariar fue de 14,830, cabe sealar que las
cajas tenan diferente contenido, la separacin que se realiz fue considerando el rea, ao y tipo
de documentos.
Cuando se inventara se describe globalmente una serie documental sin descender a la

particularizacin. Se pueden elaborar dos tipos de inventaro, analtico y
somero, ello
dependiendo de la necesidad que se tenga.

En primera instancia se
decidi elaborar un inventario de tipo somero para poder
controlar nicamente el total de cajas por rea, periodo y ubicacin.
- 64 -
Ejemplo del inventario:
INVENTARIO DE POLIZAS CONTABLES

DEL ARCHIVO DE CONTABILIDADELEKTRA
N Prog.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
Nombre del rea
Administracin Central
(plizas de egreso)
Plizas de Egreso
Plizas de Diario Tipo-7
Plizas de Egreso Tipo-2
(Admn. Central)
Plizas de Egreso Tipo-2
Plizas de Egreso
(Admn. Central)
Cuentas por Cobrar
Plizas de Egreso
(Almacn)
Plizas de Egreso
(Guadalajara)
Inventarios
Sucursales
Plizas de Egreso
Fletes Ribesa
Elabor:
Jonathan Jimnez Valencia
Periodo
N de Cajas
Ubicacin Topogrfica
1997
21
N-2/R-3/P-2/M-2/E-3
1997
1997
1997
1997
1997
1997
1997
1997
1998
1998
1998
13
1
1
4
5
14
23
24
2
4
8
N-2/R-2/P-2/M-6/E-2
N-2/R-2/P-2/M-6/E-2
N-2/R-2/P-2/M-6/E-2
N-2/R-2/P-2/M-6/E-2
N-2/R-2/P-2/M-6/E-3
N-2/R-2/P-2/M-6/E-3
N-2/R-2/P-2/M-7/E-1
N-2/R-2/P-2/M-7/E-2
N-2/R-3/P-3/M-7/E-2
N-2/R-3/P-3/M-7/E-2
N-2/R-3/P-3/M-7/E-2
1998
1998
1998
1998
1998
1998
1999
20
1
7
18
38
25
13
N-2/R-3/P-3/M-7/E-2
N-2/R-3/P-3/M-7/E-3
N-2/R-3/P-3/M-7/E-3
N-2/R-3/P-2/M-1/E-1
N-2/R-3/P-2/M-1/E-2
N-2/R-3/P-2/M-2/E-2
N-2/R-4/P-3/M-1/E-3
1999
1999
35
1
N-2/R-4/P-3/M-2/E-1
N-2/R-4/P-3/M-2/E-3
1999
20
N-2/R-4/P-3/M-2/E-3
1999
1999
1999
1999
1999
1999
1999
1999
28
9
1
1
2
1
1
2
N-2/R-4/P-3/M-6/E-2
N-2/R-4/P-3/M-6/E-2
N-2/R-4/P-3/M-7/E-1
N-2/R-4/P-3/M-7/E-1
N-2/R-4/P-3/M-7/E-1
N-2/R-4/P-3/M-7/E-1
N-2/R-4/P-3/M-7/E-1
N-1/P-11/R-10/M-1/E-1
Total de
Cajas x
Ao
106
123
114
Revis:
Autoriz:
Fernando Olvera Campos
Javier Rodrguez Lluck
- 65 -
Posteriormente se realiz un inventario analtico en el que ya se consider el contenido de

cada una de las cajas.
Iniciando por el inventario de las plizas contables, que es la mayor cantidad de la
documentacin, as como la consulta y prstamo es demandante.
Para realizar el inventario se consideraron los siguientes elementos (formato A):
rea
Compaa
Nmero de pliza
Paquete
Fecha de pago
Nmero de caja
Ao de contabilizacin
Posteriormente se inici con el inventario de las cajas de las empresas, de las cuales su
contenido son carpetas y/o expedientes.
Para realizar el inventario se consider lo siguiente (formato B):
Nombre de la empresa
Ttulo de la carpeta y/o expediente
Fecha
Nmero de caja
A los dos formatos se les realizaron modificaciones, para poderlos utilizar para subir la
informacin al Sistema de Control de Archivos, del cual hablaremos ms adelante.
- 66 -
FORMATO A
AO MES AREA COMPAIA OBSERVACIONES

POLIZA
PAQUETE
2001
5
INFI
17
Recibida
1700000109
01
2001
5
INFI
17
Recibida
1700000110
01
2001
5
INFI
17
Recibida
1700002789
01
2001
5
INFI
17
Recibida
1700002793
01
2001
5
INFI
17
Recibida
1700002795
01
2001
5
INFI
17
Recibida
1700002796
01
2001
5
INFI
17
Recibida
1700002797
01
2001
5
INFI
17
Recibida
1700002844
01
2001
5
INFI
17
Recibida
1700002852
01
2001
5
INFI
17
Recibida
1700002853
01
2001
5
INFI
17
Recibida
1700002864
01
2001
5
INFI
17
Recibida
1700002882
01
2001
5
INFI
17
Recibida
1700002885
01
2001
5
INFI
17
Recibida
1700002887
01
2001
5
INFI
17
Recibida
1700002889
01
2001
5
INFI
17
Recibida
1700002891
01
2001
5
INFI
17
Recibida
1700002893
01
2001
5
INFI
17
Recibida
1700002894
01
2001
5
INFI
17
Recibida
1700002896
01
2001
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INFI
17
Recibida
1700002897
01
2001
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INFI
17
Recibida
1700002916
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2001
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INFI
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Recibida
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2001
5
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Recibida
1700002969
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2001
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INFI
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Recibida
1700002998
01
2001
5
INFI
17
Recibida
1700003102
01
FECHA
PAGO
01/04/2001
01/04/2001
01/04/2001
01/04/2001
01/04/2001
01/04/2001
01/04/2001
01/04/2001
01/04/2001
01/04/2001
01/04/2001
01/04/2001
01/04/2001
01/04/2001
01/04/2001
01/04/2001
01/04/2001
01/04/2001
01/04/2001
01/04/2001
01/04/2001
01/04/2001
01/04/2001
01/04/2001
01/04/2001
NIVEL PASILLO RACK MODULO ENTREPAO CAJA

2
5
5
7
1
1
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2
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7
1
1
2
5
5
7
1
1
2
5
5
7
1
1
***
- 67 -
FORMATO B
AO MES AREA COMPAIA OBSERVACIONES
2001
2001
2001
2001
2001
2001
2001
2001
2001
2001
2001
2001
***
8
8
8
8
8
8
8
8
8
8
8
8
INVE
INVE
INVE
INVE
INVE
INVE
INVE
INVE
INVE
INVE
INVE
INVE
17
17
17
17
17
17
17
17
17
17
17
17
Recibida
Recibida
Recibida
Recibida
Recibida
Recibida
Recibida
Recibida
Recibida
Recibida
Recibida
Recibida
TITULO DE LA
CARPETA Y/O EXP.
CHEQUES
EDOS.FINANCIEROS
FINIQUITOS
FACTURAS
PRESUPUESTOS
IMPUESTOS
DECLARACIONES
DEPOSITOS
FOTO FACIL
INMOBILIARIAS
CONSULTORIAS
TIENDAS
NRO.
DE EXP.
52
53
54
55
56
57
58
59
60
61
62
63
FECHA
DOCTOS.
01/07/2001
01/07/2001
01/08/2001
01/08/2001
01/08/2001
01/08/2001
01/08/2001
01/08/2001
01/08/2001
01/08/2001
01/08/2001
01/08/2001
NIVEL PASILLO RACK MODULO ENTREPAO CAJA

2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
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4
4
4
4
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4
5
5
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1
1
1
1
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1
1
1
1
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1
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3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
- 68 -
6
6
6
6
6
6
6
6
6
6
6
6
PRESTAMO Y/O CONSULTA

El prstamo de documentos y/o expedientes es una de las actividades importantes en el
archivo, el prstamo es la operacin por la cual se proporcionan documentos a las personas
autorizadas e interesadas en su consulta. La rapidez y eficiencia en que se efecte evidenciar su
buena organizacin.
Todo archivo debe regular tanto el prstamo interno como externo, por lo que para ello es
necesario utilizar un control ya sea a travs de vales de prstamo, oficios y/o correos.
Para realizar la bsqueda de los documentos es necesario apoyarse del inventario para saber la
ubicacin fsica del documento, una vez que se extrae el documento del expediente y/o el
expediente completo, se procede a realizar la anotacin de la ubicacin topogrfica lo que nos
facilitar la reintegracin a su lugar cuando lo devuelvan.
Realizada la localizacin de los documentos y hechas las anotaciones necesarias, se procede a
su entrega, a cambio el usuario firma de recibido en el vale, oficio o correo.
Es necesario que en el archivo se tenga un manual o poltica que regule el prstamo de
documentos, ello con la finalidad de controlar el tiempo de que cada usuario puede tener el
documento en su poder; as como a que usuario y/o rea se le puede prestar, adems de tener la
seguridad que lo van a devolver en las condiciones y tiempo estipulado.
En el archivo se utiliza un formato especfico de vale para el prstamo de documentos, con el
que se controla a que rea y persona se le prestaron los documentos, por si otra rea los
requiriera.
- 69 -
Ejemplo del formato de vale de prstamo:
3.5 Pgina Web

Como tercera y ltima etapa del trabajo de organizacin del acervo del Archivo de
Contabilidad Elektra, es necesario destacar que para agilizar el proceso de envo, recepcin y
prstamo y/o consulta de documentos y tener un control exacto de lo existente en el archivo, fue
necesario apoyarse del desarrollo de la tecnologa, que ha generado un sin nmero de
posibilidades de comunicacin, siendo la Internet, que es la ms directa en cuestin de
informacin, a travs del diseo de una pgina Web es undocumento electrnico que contiene la
informacin como texto, imagen, video, animacin u otros. Una de las principales caractersticas
de las pginas web son los Hipervnculos-tambin conocidos como links o enlaces y su funcin
es la de vincular una pgina con otra. Es por ello que se decidi pedir el apoyo al rea de
Sistemas para la creacin de la pgina web para el archivo en la que nos permitiera poder
controlar el ingreso de la documentacin, la ubicacin topogrfica, prstamo y el envode
documentos por parte de las reas.
Para ello como primer punto se hizo un requerimiento para el desarrollo del sistema, en el
que se anotaron los siguientes datos:
- 70 -
1. Beneficios para el archivo, es decir en que nos iba a ayudar el tener una pgina web.
2. Descripcin detallada de lo que se necesitaba que el sistema realizara.
3. Objetivos a cumplir por parte del desarrollo.
4. Supuestos o condiciones a considerar para el buen funcionamiento del sistema.
5. Satisfactores de cumplimiento, en este apartado se anotan tres indicadores ms
importantes que se consideren para que cumpla con lo solicitado el requerimiento.
6. Matriz de pruebas, se anotan los resultados esperados en el desarrollo del sistema
como que muestre las pantallas solicitadas, reportes, bsqueda de documentos, etc.
7. Firmas de aprobacin y recepcin del requerimiento.
- 71 -
A la pgina Web se le nombr Sistema de Control de Archivos, a continuacin se muestra la

pantalla principal de la pgina:
Concluida la pgina web, se tuvo que capacitar a los usuarios para su buen uso y
funcionamiento, adems de darles acceso a las siguientes aplicaciones que necesitaban:
Envo
Mis envos
Consulta
Prstamo de plizas
Prstamo de carpetas
- 72 -
Contar con la pgina web facilit el control de la documentacin y sobre todo que cada usuario
antes de enviar su documentacin al archivo, primero tiene que cargar la informacin de lo que
enva en el Sistema de Control de Archivos, as al momento de su recepcin nicamente se valida
que llegue completa para su confirmacin, se le asigna la ubicacin topogrfica, se archiva en la
caja correspondiente y se coloca en el rack. Para el envo de comprobantes de gastos al archivo
existe un Manual (anexo 1), sirve de apoyo a los usuarios de cmo deben preparar la informacin
antes de ser enviada.
Para el prstamo de documentos de igual forma elaboran la solicitud a travs del sistema y en el
archivo se ve el folio que se gener el cual ya indica la ubicacin de los documentos, se imprime
y se procede a la bsqueda en las cajas.
Otro aspecto importante que se debe sealar es el de que ya no se prestan documentos
fsicos, tambin nos apoyamos de la digitalizacin, la cual consiste en escanear los documentos,
al realizar el escaneo se genera un archivo en PDF, el cual es enviado va correo al usuario, con
ello tenemos la certeza de que ya no se van a perder los documentos y siempre van a estar
disponibles para otra consulta, adems de que se conservarn en buen estado, debido a que ya no
se manipulan constantemente.
A continuacin se muestran las pantallas que ms se utilizan para el control del acervo en
el archivo:
- 73 -
3.5.1 PANTALLAS WEB
- 74 -
- 75 -
- 76 -
- 77 -
- 78 -
Como se puede ver la poderosa herramienta que puede llegar a ser una pgina web bien
diseada para un archivo y con objetivos claros y especficos, hoy en da es una pieza
fundamental para el desarrollo de las actividades en el archivo; as como la digitalizacin de los
documentos, lo que nos permite controlar y prestar los documentos en minutos.
As es como concluimos el proceso de organizacin del archivo de contabilidad de Elektra.
- 79 -
CONCLUSIONES
1)
Los problemas que se le presentan al archivista derivan de la posible falta de
conocimientos amplios en administracin, organizacin, nociones de arquitectura, etc. As como

por la falta de actualizacin e inexperiencia en el ramo.
2)
El archivista o persona dedicada a los archivos debe dedicar tiempo a la lectura de
libros, revistas, folletos y boletines que traten asuntos de Archivonoma a fin de conocer los
cambios y evolucin de los archivos, lo que le ayudar a mantenerse actualizado y a resolver sus
problemas cotidianos.
3)
El archivista debe promover que exista un rea adecuada para consulta de la
documentacin y evitar en lo posible el prstamo de la misma fuera del rea de archivo, as

evitar los extravos.
4)
El archivista promueve y apoya su trabajo organizando y participando en cursos de
capacitacin y proporcionando asesoras sobre el rea.

5)
El archivista debe intervenir en la seleccin y adquisicin de mobiliario, equipo y
material que se vaya a utilizar en el archivo, porque el conoce sus necesidades. Asimismo, debe
establecer polticas, reglamentos o lineamientos para el envo y prstamo de documentos.
6)
Es necesario que el archivista tenga conocimientos para la elaboracin de
programas de actividades, as como de traslados y control de acervos documentales.

7)
Hoy en da para tener un control exacto en la guarda, custodia y rpida
recuperacin de la informacin es necesario apoyarse de la tecnologa, como puede ser las

pginas web y la digitalizacin.
- 80 -
BIBLIOGRAFIA
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Manual de Organizacin de los Sistemas Red

de Archivos. Mxico, 1986, 65 p.
COUTURE, Carol. Los archivos del siglo XX. Trad. Nora Settels Sandahl. Mxico AGN,
1988, 434p. (Clsicos modernos de la Archivonoma)
CORTES ALONSO, Vicenta. Manual de Archivos Municipales. 2 Ed. Madrid:
ANABAD, 1989., 100 p.
CORTES LOZANO, Benjamn. Normas para el registro de acervos en los archivos de
concentracin en normatividad archivstica. Mxico, Archivo General de la Nacin, 1996,
78p.
CRUZ MUNDET, Jos Ramn. Manual de Archivstica. Madrid, Espaa: Pirmide, 1994,
408p.
DICCIONARIO DE TERMINOLOGA ARCHIVSTICA. Madrid: Ministerio y Cultura,
Direccin de Archivos Estatales, 1980, 59 p.
ESCALONA RIOS, Javier. Valoracin Documental: gua de auto aprendizaje, Mxico,
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HACIA UNA TERMINOLOGA ARCHIVSTICA. Ministerio de Educacin y Cultura
de Espaa, Archivos Estatales y el Archivo General de la Nacin de Colombia, 1997, 26p.
HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivstica General Teora y prctica. 5. Ed. Sevilla
Espaa. Diputacin Provincial de Sevilla, 1991, 506 p.
RIVERA CABRIALES, Leticia. Sistemas de clasificacin y valoracin documental, p.
34, citado en: Lineamientos generales para el establecimiento de registro central de
Disposicin Documental, AGN, 1986, 163p.
- 81 -
SCHELLENBERG, Theodore. Archivos Modernos: principios y tcnicas; 2
Ed.,
Mxico, AGN, 1987, 434 p.

VAZQUEZ MURILLO, Manuel. Manual de Seleccin Documental. 3. Ed. Carmona,
Sevilla S & C Ediciones, Espaa 1992, 215p.
CODIGOS Y LEYES
Ley General de Sociedades Mercantiles de la Sociedad Annima, Diario Oficial de la Federacin,

Mxico, D.F, Junio 2009.
Ley del Impuesto sobre la Renta, artculos del 1-48, Diario Oficial de la Federacin, Mxico,
D.F, Diciembre 2010.
Ley de Impuesto Empresarial a Tasa nica, artculos del 1-11 y 18 hasta los transitorios, Diario
Oficial de la Federacin, Mxico, D.F, Octubre 2007.
Cdigo Fiscal de la Federacin, artculos 1-196 ms los transitorios, Diario Oficial de la
Federacin, Mxico, D.F, Mayo 2011.
Ley del Impuesto al Valor Agregado, artculos del 1-43 ms los transitorios, Diario Oficial de la
Federacin, Mxico, D.F, Diciembre 2009.
Ley del Impuesto a los Depsitos en Efectivo, artculos 1-13 ms los transitorios, Diario Oficial
de la Federacin, Mxico, D.F, Octubre 2007.
Ley del Seguro Social, artculos del 1-319 ms los transitorios, Diario Oficial de la Federacin,
Mxico, D.F, Mayo 2012.
Ley Federal del Trabajo, artculos 1-1010 ms los transitorios, Diario Oficial de la Federacin,
Mxico, D.F, Abril 2012.
Ley Federal de Archivos y otras normas jurdicas, Archivo General de la Nacin, Mxico 2012.
- 82 -
PGINAS WEB
[www.elektra.com.mx.].
Economa. [en lnea] Mxico, 2010 [consultado 02 de diciembre de 2011]. Disponible en

[http://www.economia.com.mx/el_milagro_mexicano.htm].
Parra Betancourt, Margarita Valoracin de los Documentos I [en lnea] Mxico, 2008
[consultado
el
18
de
marzo
de
2012].
Disponible
en
[http://bagn.academiahistoria.org.do/boletines/boletin120/BAGN_2008_No_120-03.pdf].
- 83 -
ANEXOS
1) MANUAL
DE
POLITICAS
PROCEDIMIENTOS:
ENVO
DE
COMPROBANTES DE GASTOS AL ARCHIVO.
- 84 -
Manual de
Polticas y
Procedimientos:
Objetivo:
Alcance:
ENVO DE COMPROBANTES DE GASTOS AL

ARCHIVO
Mejorar el proceso de envo de los documentos de gastos a Contabilidad de
Grupo EKT, por medio del Sistema de Archivo para que una vez
contabilizadas las plizas de gastos, se controlen los formatos de reembolso
y las facturas correspondientes hasta su recepcin fsica en el archivo de
Contabilidad.
A todo el personal de Grupo Elektra que contabiliza gastos, jefes de plaza,
corporativo Mxico.
Vigencia
31
05
Addendum
Fecha
15/05/2012
Versin
V1.1
JAVIER RODRGUEZ LLUCK

DIRECCIN DE CONTRALORA
FINANCIERA
Descripcin
Se actualiz el punto C del manual correspondiente a Antecedentes
MARTN SAN VICENTE GONZLEZ

DIRECCIN DE MTODOS Y
PROCEDIMIENTOS
MEX-GEK-AYF-M-015-V1.1
Prohibida su reproduccin parcial o total.
Pgina1de17
11
Manual de Polticas y
Procedimientos:

ARCHIVO
Control de Cambios
Fecha
31/05/2011
15/05/2012
Versin
V1.0
V1.1
Descripcin
Elaboracin del Documento
Se actualiz el punto C del manual correspondiente a
Antecedentes
Pgina 2 de 17
Procedimientos:

ARCHIVO
CONTENIDO
I.
Proceso General _______________________________________________________ 4
II. Informacin General ___________________________________________________ 4

A. Acrnimos ______________________________________________________________________
B. Definiciones _____________________________________________________________________
C. Antecedentes ____________________________________________________________________
D. Marco Legal _____________________________________________________________________
E. Polticas ________________________________________________________________________
Generales ___________________________________________________________________________
Especficas __________________________________________________________________________
Sanciones ___________________________________________________________________________
4
4
4
4
5
5
5
6
III. Procesos _____________________________________________________________ 7

1.
2.
3.
4.
Ordenacin de Documentos ________________________________________________________ 7

Carga de Archivo de Plizas ________________________________________________________ 8
Envo de Documentos al Archivo ___________________________________________________ 10
Consulta de datos al Archivo ______________________________________________________ 10
IV. Anexos _____________________________________________________________ 12

Anexo 1. Ordenacin de Documentos ___________________________________________________
Anexo 2. Archivo de Excel ____________________________________________________________
Anexo 3. Envo de Plizas ____________________________________________________________
Anexo 4. Captura Manual _____________________________________________________________
Anexo 5. Fecha de Pago _____________________________________________________________
Anexo 6. Carga de Archivo de Excel ___________________________________________________
Anexo 7. Paquete de plizas __________________________________________________________
Pgina 3 de 17
12
13
14
14
15
16
17
Procedimientos:
I.

ARCHIVO
Proceso General
II.
Informacin General
A. Acrnimos
BAZ: Banco Azteca
Gpo EKT: Grupo Elektra
B. Definiciones
Oficializacin: Es la accin de dar carcter o validez oficial a un documento.
Fecha Contable: Es la fecha de la pliza cuando se registra el gasto.
Usuario Responsable del gasto: Es aquel empleado responsable de comprobar los gastos por
concepto de anticipos, gastos de operacin, gastos de transporte, gastos de gasolina, gastos de
comidas, etc.
C. Antecedentes
El presente documento se elabora para lograr un control adecuado de la documentacin que
contabilizan los Administradores y usuarios por concepto de Comprobacin de Anticipos,
Honorarios, Hojas de Entrada y reembolsos de Gastos.
D. Marco Legal
El Presente Manual operar de acuerdo a los objetivos y lineamientos del Proceso de Control
Interno de Gpo EKT.
Pgina 4 de 17
Procedimientos:

ARCHIVO
E. Polticas
Generales
1. El presente manual es de carcter general, por lo que las reas y/o puestos citados
debern apegarse en forma estricta a lo aqu descrito.
2. Es responsabilidad de los supervisores inmediatos de los puestos mencionados en este
documento dar a conocer el contenido del mismo, instruyendo y asesorando a su personal
en forma permanente respecto a las actividades que debern llevarse a cabo.
3. Es obligacin de las reas y/o puestos responsables de la aplicacin de las polticas
citadas en el presente documento, notificar los cambios ocurridos con el fin de realizar las
actualizaciones correspondientes con la consecuente responsabilidad que su omisin
conlleve.
4. Es responsabilidad del rea de Mtodos y Procedimientos conjuntamente con las reas
involucradas en el proceso de Archivo de Contabilidad, revisar y actualizar el presente
manual de polticas y procedimientos por lo menos una vez al ao a partir de la fecha de
emisin del documento, o cuando sucedan modificaciones a los procesos a fin de que las
reas y/o puestos citados se apeguen en forma estricta a la normatividad externa as como
a lo aqu descrito.
Especficas
1. El usuario es responsable de enviar los documentos completos y en buen estado.

2. El usuario con perfil de Administrador tiene un plazo de 10 das a partir de la fecha del
registro contable del gasto para enviar los comprobantes con la relacin que el Sistema de
Control de Archivos emite al momento de cargar el Archivo de Excel.
3. El usuario sin Administrador tiene un plazo de 7 das a partir de la fecha del registro
contable del gasto para enviar los comprobantes con la relacin que el Sistema de Control
de Archivos emite al momento de cargar el Archivo de Excel.
4. El rea de Archivo revisar que los nmeros de documentos SAP contabilizados lleguen
completos al archivo, de acuerdo a la relacin que emite el sistemas de Control de
Archivos (Anexo-7 Paquete de plizas)
5. Si los documentos fsicos y los archivos no se reciben en los tiempos establecidos, el
sistema bloquea al usuario y no le permitir contabilizar ms gastos y en consecuencia no
se le podrn reembolsar. Si el empleado justifica el motivo del retraso, se podr reactivar
su acceso.
Pgina 5 de 17
Procedimientos:

ARCHIVO
Sanciones
El jefe inmediato cuando detecta a un empelado que NO cumpla con esta poltica debe:
Primera vez: Llamar la atencin
Segunda vez: Elaborar un acta administrativa por cada falta posterior a la primera
Tercera vez: Rescindir el contrato laboral cuando acumule 3 actas administrativas y en caso
de que el dao sea con dolo, se debe denunciar ante las Autoridades Civiles y Penales.
Pgina 6 de 17

ARCHIVO
Procedimientos:
III.
Procesos
1. Ordenacin de Documentos
Paso
Accin
1
Usuario Responsable del Gasto
Contabiliza en SAP los gastos a comprobar e imprime el formato de reembolso.
2
Sistema SAP
Proporciona el nmero de Pliza.
3
Anota el no. de pliza en el ngulo superior derecho del formato de reembolso
4 Adjunta los comprobantes de Gastos a la solicitud de reembolso.
5 Clasifica los documentos de gastos por sociedad.
6 Con base al nmero de pliza de SAP ordena los documentos de menor a mayor.
(Anexo-1)
7 Genera archivo en Excel con los siguientes datos: (Vase Nota 1#) (Anexo 2)
Nota 1
Contenido del Archivo de Excel
a) No. De pliza
b) No. De Paquete (iniciando con el 1, de 10 cm mximo de dimetro)
c) Fecha de pago
d) No. Caja (de cartn)
e) Ao de Contabilizacin
f) Indicacin de fin (***)
g) Nombre de la hoja de Excel
El nombre de la hoja en donde se almacenan las plizas necesita el nombre Hoja1
Pgina 7 de 17

ARCHIVO
Procedimientos:
2. Carga de Archivo de Plizas

Paso
1
Accin
Ingresa al portal de Administracin y Finanzas.
2
Elije la pestaa Control de Archivos Contabilidad (Envo de Plizas).
3
Teclea la pestaa: Envo de Plizas
4
Elije captura manual carga en Excel (El rea y Compaa se selecciona en los
dos tipos de captura). (Anexo-3)
Carga en Excel
Contina en el paso 5.
Captura Manual
5
Selecciona el icono de Excel, en el recuadro de Observaciones anota:
Envo pliza y comprobantes de fecha___
(Anexo-6)
6
Selecciona examinar para buscar el archivo creado previamente en Excel
Pgina 8 de 17
Procedimientos:

ARCHIVO
7
Selecciona cargar. En caso de algn problema con la carga aparecer un mensaje
de error. (Vase nota 2#)
(Nota-2)
Nota 2 Mensajes de error
El tipo o el formato del archivo de plizas no es vlido, favor de verificarlo.
Error de conexin
Alguno o varios de los nmeros de pliza se encontraron duplicados, favor de
verificarlo.
En uno o ms datos del archivo no son correctos o estn en blanco, favor de
verificarlo.
No se encontr el archivo, favor de verificarlo.
Si no hay problema devolver la pantalla de captura con los datos que contiene el
archivo de Excel
8
Selecciona el rea y la Compaa
9
Selecciona el icono de Captura.
10
(Anexo-4 y 5)
Captura: No. De pliza, no de paquete, fecha de pago, ao de contabilizacin, no. de
caja (cartn).
11
Si tiene ms plizas que capturar adiciona un nuevo nmero de pliza y selecciona

agregar.
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Procedimientos:

ARCHIVO
3. Envo de Documentos al Archivo

Paso
1
Accin
Rotula Sobre caja con los datos siguientes:
PARA: Archivo de Contabilidad (nombre del responsable)
DE: (Persona responsable)
Asunto: Plizas contabilizadas
Folios generados en el Sistema de Control de Archivo: Folio/Sociedad
Direccin Remitente:
Direccin Destinatario:
Calle Espaa #501
Col. San Nicols Tolentino
Delegacin Iztapalapa; Mxico D.F.
C.P. 09850
2
Enva por Mensajera Interna Externa (En el Sistema de control de Archivos-Envo
de Plizas encontrar las opciones para elegir).
3
Consulta en el sistema Control de Archivo (Envo de Plizas) en la opcin mis envos

que el status de la pliza haya cambiado de enviado a recibido.
4. Consulta de datos al Archivo

Paso
1
Accin
Ingresa al portal de Administracin y Finanzas seccin Control de Archivo
Contabilidad
Pgina 10 de 17
Procedimientos:

ARCHIVO
2
Selecciona la opcin Consulta de plizas
3
Introduce el no. De Pliza a consultar
4
El sistema encuentra la pliza a consultar?

si
no
Muestra la pliza solicitada con los datos siguientes: Datos de Pliza, Envo,
Confirmacin, Recepcin y Ubicacin Topogrfica.
Nota:
En caso de requerir el comprobante del gasto, apegarse a la poltica para prstamo de
facturas (1)
6
Introduce el no. De Pliza a consultar nuevamente.
7
Verifica que el no. sea correcto, si no aparece la pliza es que no ha sido enviada al
archivo.
Fin de Procedimiento
Nmero Documento
1
Manual
Tabla de Referencias
Ruta del portal de MyP
Procesos de grupo Mxico / Contralora
Contralora Financiera
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Procedimientos:
IV.

ARCHIVO
Anexos
Anexo 1. Ordenacin de Documentos
Pgina 12 de 17
Procedimientos:

ARCHIVO
Anexo 2. Archivo de Excel
Pgina 13 de 17
Procedimientos:

ARCHIVO
Anexo 3. Envo de Plizas
Anexo 4. Captura Manual
Pgina 14 de 17
Procedimientos:

ARCHIVO
Anexo 5. Fecha de Pago
La fecha de pago es obtenida del calendario que se muestra abajo
Pgina 15 de 17
Procedimientos:

ARCHIVO
Anexo 6. Carga de Archivo de Excel

El archivo de Excel no necesita ser seleccionado de una ubicacin en especfico.
Es indiferente el nombre del archivo para la carga de las plizas.
Pgina 16 de 17
Procedimientos:

ARCHIVO
Anexo 7. Paquete de plizas
Pgina 17 de 17

ORGANIZACIÓN DE UN ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN ELEKTRA.n de Un Archivo de Concentración Elektra

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ORGANIZACIÓN DE UN ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN ELEKTRA.n de Un Archivo de Concentración Elektra

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SECRETARIA DE EDUCACIN PUBLICA

DIRECCION GENERAL DE EDUCACIN SUPERIOR

ORGANIZACIN DE UN ARCHIVO DE CONCENTRACIN:

FERNANDO OLVERA CAMPOS

ASESOR: DR. JOSE LOPEZ YEPES

1.4 Estructura orgnica de Elektra13

CAPITULO 2: EL ARCHIVO DE CONCENTRACION

2.1 El Archivo de Concentracin...18

2.4 Ciclo Vital del Documento35

CAPITULO 3: ORGANIZACIN DE UN ARCHIVO DE CONCENTRACION: EL

3.1 Aspectos generales del archivo...40

La informacin documental ha permitido al hombre acumular y aprovechar los conocimientos

En el presente trabajo, se describe como se planific el traslado y organizacin del archivo de

El presente informe consta de tres captulos, los cuales se describen a continuacin:

En el segundo captulo es referencia terica y/o conceptualmente al archivo de concentracin,

1. ORIGEN Y EVOLUCIN HISTORICA DE ELEKTRA

Para el desarrollo de los antecedentes histricos en el presente captulo, se hace un manejo

1.1 Antecedentes histricos de Elektra

Grupo Elektra es la compaa lder en servicios financieros y de comercio especializado en

La empresa remonta sus orgenes a 1906, con la fundacin de Salinas y Rocha, en

Cronograma del desarrollo de Elektra

-Inicia el otorgamiento de crdito y las ventas de cambaceo

-Incorpora un sistema de ventas a crdito y comenz a operar como una

-Elektra solicita su primer crdito a Bank of Amrica.

-Como consecuencia de la devaluacin del peso, Elektra se ve forzada a cambiar su

-Pedro Padilla Longoria comienza a trabajar en grupo Elektra como Director

-Realiza su primera oferta pblica en la Bolsa Mexicana de Valores.

-Lista sus acciones en forma de Global Depositary Shares (GDS) en la Bolsa de

-Rick Welts y Ricardo B. Salinas firman convenio de transmisin de juegos de la

-Firma el contrato con Western Union para realizar servicios de transferencias

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-La compaa UNEFON es fundada por Ricardo B. Salinas y adquiere para TV

-Grupo Elektra gana una subasta para adquirir el 94.3% de participacin en el

-Grupo Elektra cumple 50 aos de operacin.

-Se adquiere la Curacao en ciertos pases de Latinoamrica.

-Inicia una reestructuracin menor con el fin de hacer su estructura corporativa

-Se empiezan a administrar y a operar los Centros de Ventas y Servicio al Cliente

-Inicia operaciones Afore Azteca.

-Pedro Padilla es nombrado Director General de Grupo Salinas.

-En octubre, Grupo Elektra y Banco Azteca lanzan el programa de Empresario

-En agosto se termina el programa de Global Depositary Shares (GDSs) con la

-En marzo, se inician operaciones comerciales con Panam por medio de un

-Se descontinuaron las operaciones de los formatos Elektricity y Bodega de

-Grupo Elektra introduce en Mxico la lnea de autos FAW.

-El sitio corporativo de Grupo Salinas y la pgina web de Ricardo B. Salinas,

-Grupo Salinas en su segundo aniversario como miembro activo de Sociedad

-El sitio Ricardo Salinas.com recibe el premio iNOVA, un importante

-Grupo Salinas es copatrocinador del foro Leyes, justicia y seguridad pblica:

-The Aspen Institute y Grupo Salinas, a travs de Caminos de la libertad, organizan

-Luis Nio de Rivera participa en el dilogo con el sector privado rumbo a la VI

Cuadro elaborado por el Tesista.

como la nuestra, requera de un elevado nmero de

Economa. [en lnea] Mxico, 2010 [consultado 02 de diciembre de 2011]. Disponible en

-Cdigo Fiscal de la Federacin

Nueva Ley publicada en el Diario Oficial de la Federacin el 21 de diciembre de 1995

1.3 Misin, visin y objetivos

comercial que es la que se basa principalmente en el servicio al cliente por la compra de

Desarrollar procesos innovadores y el uso de tecnologa de punta para lograr mayor

Generar el constante crecimiento y desarrollo de nuestro personal a travs de un

Lograr la maximizacin y la rentabilidad de nuestro capital para el sano crecimiento a

la atencin y atraccin de clientes, a travs del servicio.

Contar con una extensa, sofisticada y moderna red de distribucin, productos y

Satisfacer de manera ptima las distintas necesidades de sus clientes.

Aplicar las polticas de difusin de manera regular y exponer expectativas