Gerenciamiento de Proyectos

PROYECTOS:
?

Son una herramienta de transformacin, de renovacin y

cambio dentro de las organizaciones

Facilitan la evolucin natural de la misin de la organizacin

Permiten a la organizacin reubicar o realinear los procesos

que llevan adelante su misin

Son la forma en la cual los cambios se concretaran

habilitando a la organizacin a competir eficazmente en el
mercado

Cuanto mayor sea la capacidad de lograr

proyectos exitosos, ms ser la capacidad de
adaptacin y cambio de una organizacin, y por
lo tanto, mayor sus posibilidades de permanecer
en el tiempo.

Cuales son las caractersticas o

particularidades de un proyecto ?
?

PROYECTO: es un emprendimiento temporario dedicado a crear

progresivamente un producto o servicio nico.

GESTION DE PROYECTOS: proceso por el cual se aplican

conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a las
actividades del proyecto con el fin de alcanzar o exceder las
expectativas de los diferentes interesados.
Planificacin

Ejecucin

po
m
Tie

Co
sto

Inicio

Riesgo
Calidad

Alcance

Control

Cierre

GERENTE/JEFE DE PROYECTO:
?

Acta como si fuera el nico punto de contacto del proyecto con

los grupos de inters.

Es el responsable de :
Planificar y organizar el trabajo
? Gestionar las actividades del da a da del proyecto
? Entregar al cliente los entregables del proyecto
?

Objetivo:
Riesgo
Calidad
Alcance

po
m
Tie

Producir productos de calidad

? Mantenerse en el calendario
? Completarse en el presupuesto
? Satisfacer a los clientes
?

Co
sto

un proyecto consiste en procesos...

?
?
?
?

Un proceso es una serie de acciones que obtienen un resultado

Los procesos de gestin de proyectos apuntan a la descripcin y a
la organizacin del trabajo del proyecto
Los procesos orientados al producto apuntan a la especificacin y
a la creacin del producto del proyecto (procesos de realizacin)
Los procesos de gestin de proyectos y los procesos orientados a
los productos se solapan e integran a lo largo del ciclo de vida del
proyecto

Procesos de Inicio

Procesos de
Planificacin
Procesos de
Ejecucin

Procesos de Control

Procesos de Cierre

Grupo de procesos de Direccin de Proyectos

Seguimiento
y control
Planificacin

Cierre

Iniciacin

Ejecucin

Procesos de
Planificacin

Procesos de Inicio

Procesos de
Ejecucin

Procesos de Control

Procesos de Cierre

Fase
Inicio
Costo y nivel
de actividad
Procesos
de Inicio

Fases intermedias
(una o varias)
Procesos de
Planificacin

Procesos de
ejecucin

Fase
final

Procesos
de cierre

Procesos de
Control
Tiempo
Integracin

Comunica
cin

Alcance

Calidad

reas de conocimiento de
la gestin de proyectos

Abastecim
ientos

Tiempo

Costo
Recursos
Humanos

Riesgo

CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

Gestin del Proyecto

Gestin de la
Integracin

Gestin del alcance

Apropiada coordinacin
de los distintos
elementos del proyecto.

Finalizacin del proyecto

dentro del presupuesto
establecido.

Co
st
o

Resultado necesario y
suficiente.

Gestin de la Calidad

Gestin de
Recursos Humanos

Satisfaccin de la necesidad
por la cual el proyecto fue
emprendido.

Efectividad de las
personas participantes del
proyecto.

Riesgo
Gestin de la
Comunicacin
Difusin de la
informacin necesaria en
forma oportuna a los
diferentes involucrados

Gestin del tiempo

Finalizacin del proyecto en
tiempo.

po
m
Tie

Gestin de costos

Areas de
conocimiento

Calidad

Gestin de riesgos
Identificacin, anlisis y
respuestas asociadas a los
riesgos del proyecto.

Alcance

Gestin de
Abastecimientos
Adquisicin de bienes y
servicios requeridos por el
proyecto

Areas de conocimiento

PMBOK

Gestin del Proyecto

6. Gestin del tiempo

4. Gestin de la
Integracin

5. Gestin del alcance

5.1 Inicio
5.2 Planificacin del alcance
5.3 Definicin del alcance
5.4 Verificacin del alcance
5.5 Control de cambios del
alcance

7.1 Planificacin de
recursos
7.2 Estimacin de costos
7.3 Presupuestacin de
costos
7.4 Control de costos

po
m
Tie

7. Gestin de costos

Co
st
o

4.1 Desarrollo del Plan

4.2 Ejecucin del Plan
4.3 Control de Cambios
Integrado

8. Gestin de la Calidad
8.1 Planificacin de la Calidad
8.2 Aseguramiento de la
Calidad
8.3 Control de Calidad

Riesgo
10. Gestin de la
Comunicacin
10.1 Planificacin de la
comunicacin
10.2 Distribucin de la
Informacin
10.3 Reporte de avance
10.4 Cierre administrativo

6.1 Definicin de actividades

6.2 Secuenciacin de
actividades
6.3 Estimacin de duracin
de actividades
6.4 Desarrollo del calendario
6.5 Control del calendario

9. Gestin de
Recursos Humanos
9.1 Planificacin de la
Organizacin
9.2 Incorporacin del
Personal
9.3 Desarrollo del equipo

Calidad

11. Gestin de riesgos

11.1 Planificacin de riesgos
11.2 Identificacin de riesgos
11.3 Anlisis cualitativo
11.4 Anlisis cuantitativo
11.5 Planificacin de
respuestas
11.6 Monitorizacin y control

Alcance

12. Gestin de
Abastecimientos
12.1 Planificacin de abast.
12.2 Planif. de solicitudes
12.3 Solicitudes
12.4 Seleccin de proveed.
12.5 Administ. de contratos
12.6 Cierre de contratos

Gestion de proyectos eficiente

Cultura de gestion de proyectos

IMPLEMENTAR:
Ciencia del
gerenciamiento de
proyectos

DESARROLLAR:Arte de
aplicar las habilidades
del gerenciamiento de
proyectos

Metodologia de Gestion de proyectos

Estndar de Gestion de proyectos

Planificacin

PLANIFICACIN DE PROYECTOS
INSTRUMENTOS PARA LA PLANIFICACIN

MESES

ETAPAS

Organizacin del Proyecto

Desarrollo aplicacin

Diagrama de barras
(Diagrama de Gantt )

Infraestructura Tecnlogica
Acciones a cargo del clientre
Comunicacin y formacin
Puesta en marcha
Soporte en produccin

2
Diagrama de redes
(PERT, GERT, etc.)

3
1

4
5

Planificacin

PREGUNTAS A RESPONDER
?

Preguntas de Introduccin y Resumen del proyecto incluyen:

? Dnde se origin el proyecto?
? Porqu se est haciendo?

Preguntas de Objetivos del proyecto incluyen:

? Cul es el objetivo del proyecto?
? Qu problemas debe resolver el proyecto?
? Cules son los componentes de trabajo principales en el
proyecto?

Preguntas de los Entregables incluyen:

? Qu recibe el cliente al finalizar el proyecto ?
? Cules son los principales productos necesarios para alcanzar
todos los entregables (del cliente, del proyecto y de los
procesos)?

PREGUNTAS A RESPONDER
?

Preguntas de hitos claves incluyen:

? Qu momentos es importante comunicar?
? En qu momentos es importante medir y evaluar?
? Cules son los hitos burocrticos?

Preguntas sobre hiptesis incluyen:

? Qu aspectos desconocidos se estn asumiendo?
? Qu reglamentaciones, reglas operativas y estndares afectan?

Preguntas de riesgos incluyen:

? Qu obstculos podran afectar al costo del proyecto?
? Qu obstculos podran afectar la duracin del proyecto?
? Qu obstculos en los requerimientos podran comprometer el
xito del proyecto?
? Qu aspectos de calidad podran amenazar el xito del proyecto?

PREGUNTAS A RESPONDER
?

Preguntas sobre las actividades a desarrollar:

? Qu actividades se requieren para obtener cada producto y
entregable?
? Qu vinculacin o precedencia existe entre ellas?
? Tienen alguna restriccin temporal?
Preguntas de recursos requeridos incluyen:
? Qu especialistas son necesarios para completar este proyecto
?
? Qu material o equipamiento especfico es necesario para
completar este proyecto?
Preguntas de Restricciones incluyen:
? Qu aspectos tecnolgicos, de recursos humanos o polticos
estn condicionando el proyecto ?

PREGUNTAS A RESPONDER
?

Preguntas de Criterios de Aceptacin incluyen:

? Cmo se mide la performance?
? Qu nivel mnimo de perfomance tcnica es requerida?
? Qu puntos de control hay ubicados para asegurar que se
entregar el producto correcto en la forma correcta?

Preguntas de Aprobaciones incluyen:

? Qu revisiones se harn y cundo?
? Quin aprueba las revisiones?

Preguntas de Revisiones incluyen:

? Qu alcance tendrn las revisiones de gestin y qu propsito
tienen?
? En qu momento habr revisiones por el cliente y con qu
propsito?
? En qu momentos habr revisiones informales del personal y los
pares y con que propsito?

PREGUNTAS A RESPONDER
?

Preguntas del Plan de Comunicacin incluyen:

? Cmo se comunicarn los miembros del equipo?
? Qu tipo de reuniones se desarrollarn? Con qu propsito y con
qu frecuencia?
? Qu tipo de informes se elaborarn? Con qu frecuencia,
propsito y para quien?

Preguntas de Gestin de Cambios incluyen:

? Qu procesos se seguirn cuando se produzca un cambio?

Preguntas de Proyectos Interrelacionados incluyen:

? Qu efectos hay sobre otros equipos?
? Qu otros proyectos estn dirigidos a aspectos relacionados?
? Qu otros proyectos tienen un impacto potencial sobre este
proyecto?

Gestin de Riesgos

DEFINICIONES

Riesgo (de proyecto) es un evento o condicin incierta, que si ocurre, tendr

un efecto positivo o negativo sobre algn objetivo del proyecto. Tambin se
refiere a la probabilidad de prdida o dao.
Es el grado de exposicin de todo el proyecto a eventos negativos y sus
probables consecuencias impactando en los objetivos expresados en trminos
de Alcance, Calidad, Tiempo y Costo.
Caractersticas de Riesgos
? Inherente a todo proyecto
? Nunca intrnsecamente malo o bueno
? No es algo a temer, sino a manejar (gerenciar)
Tipos de Riesgos:
? Internos / externos
? Conocidos / desconocidos

Ejemplo:
Causa

Necesitar un permiso para el uso limitado de un recurso

tcnico para una actividad planificada.

Riesgo

a. Que el permiso llegue ms tarde que el comienzo

planificado de la actividad.
b. Que el personal designado no est calificado para la
actividad.

Consecuencia

a. Atraso en planificacin y cumplimiento

b. dem y problema de costos si necesito entrenamiento

Medidas de
Mitigacin

Medidas
De asuncin

a. Realizar la solicitud de permiso en forma temprana

b. Evaluar la calificacin del personal en forma temprana

a. Solicitar licencias en prstamo

b. Formar personal

GERENCIAMIENTO DE RIESGOS
?

Es necesario identificar, evaluar y reportar riesgos del

proyecto, durante la vida de ste y en vistas de los mejores
intereses de l.

Metas del gerenciamiento del riesgo de proyectos:

?
?
?

Identificar riesgos de proyectos

Desarrollar estrategias para su reduccin o eliminacin
Tomar acciones para maximizar las oportunidades.

GERENCIAMIENTO DE RIESGOS
?Gerenciamiento

de riesgos de proyectos:

Tiene que ver con Incertidumbres, Probabilidades, Inpredecibilidad,

Planificacin de Contingencia

ES proactivo
NO ES reactivo (esquivar una bala)

?Mal

entendimiento:

Gerenciamiento de Riesgos = Completo control de eventos

?Buen

entendimiento:

Gerenciamiento de Riesgos = Preparacin adelantada para enfrentar posibles eventos

adversos

En las fases iniciales del proyecto, de definicion de Objetivos,

Presupuestos y Plazos del proyecto, hechos positivos y proactivos, es
donde se deben identificar, cuantificar y desarrollar una respuesta al
Riesgo, cosa que generalmente no sucede. Y una de las razones
fundamentales es que el mostrar los riesgos antes de comenzar,
est visto como un hecho negativo, pesimista, que atenta contra el
xito, al plantear dificultades antes de que sucedan. Es una accin
a contramano del optimismo que se genera al comenzar un
proyecto.
Es importante entonces, el entender, y hacer entender, incluso a los
Clientes, muchas veces adversos a visualizar problemas de antemano,
que el Manejo de los Riesgos es justamente un hecho proactivo,
anticipatorio, que contribuye al xito del proyecto en la medida en que
sea encarado con el mismo rigor de cualquiera de los otros procesos del
Project Management.
Claudio O. Arfeli Presidente / Osvaldo S. Ucha Director Tcnico
MetaControl Argentina S.A

PROYECTOS DE
CAMBIO
ORGANIZACIONAL

CAMBIO ORGANIZACIONAL
- FACTORES CRTICOS DE XITO
? Factores Estratgicos:
?
?
?
?

Resiliencia
Conocimiento del Cambio
Gestin de la Adaptabilidad
Construccin de la arquitectura de la
implementacin

Factores Tcticos:
?
?
?
?

Compromiso de los patrocinadores

Alineacin entre la Cultura Organizacional y los
objetivos del proyecto
Habilidades de los Agentes de Cambio
Gestin de la Resistencia

RESILIENCIA
positivo
positivo

organizado
organizado

focalizado
focalizado
Caractersticas
de una persona o
equipo
resiliente

flexible
flexible

proactivo
proactivo

Habilidad de absorber altos niveles de cambio distorsionante

respondiendo con un comportamiento disfuncional mnimo. Las
personas resilientes se recuperan de los cambios fortalecidas y
con mayores habilidades que antes.

CONOCIMIENTO DEL CAMBIO

CAPACITACIN
Y
DIVULGACIN

?
?

PRINCIPIOS
PRINCIPIOS FUNDAMENTALES
FUNDAMENTALES DE
DE
CAMBIO
CAMBIO ORGANIZACIONAL
ORGANIZACIONAL
?
?
?
?

GESTIN
GESTIN DEL
DEL CAMBIO
CAMBIO

CONTENIDO
CONTENIDO DEL
DEL CAMBIO
CAMBIO

GESTIN DE LA RESILIENCIA
NATURALEZA DEL CAMBIO

PROCESO DE CAMBIO
DOLOR PRESENTE VS.
SITUACIN FUTURA

YO debo
cambiar

NOSOTROS
debemos
cambiar

ROLES ANTE
EL CAMBIO

TODOS
debemos
cambiar

Sponsors,
Implicados,
Agentes de cambio
Iniciadores

RESISTENCIA AL CAMBIO
Fuerzas a favor del cambio: situacin actual, deseo
de informacin, efecto demostracin,
prospeccin...
Fuerzas de oposicin: falta de confianza o
incentivo, temor a lo desconocido e ignorancia,
aferrarse al sistema presente ...

SINERGIA
Voluntad: objetivos compartidos y
conviccin de que la accin conjunta
(interdependencia) es el nico camino para
alcanzar los objetivos fijados.