2.2.

PLAN DE TRABAJO ARCHIVISTICO INTEGRAL

Entidad: Municipio de ANDES

OBJETIVO GENERAL: Permitir que la entidad cuente con las herramientas

necesarias para dar cumplimiento a la Ley General de Archivo y sus Decretos
reglamentarios referente al manejo y custodia de los documentos ubicados en el
fondo acumulado, mediante la elaboracin, presentacin y aplicacin de las Tablas
de Valoracin Documental .
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Levantamiento del Inventario Documental para la elaboracin, aprobacin y
aplicacin de las Tablas de Valoracin Documental desde su creacin hasta
2007. (ultima reestructuracin Administrativa mediante Acuerdo 003 de 2.008
da facultades al Alcalde y Decreto 109 de 2.008 por medio del cual se modifica
la estructura organizacional del Municipio)
Clasificacin de la Documentacin teniendo en cuanta estructura
organizacional para cada periodo.
Elaboracin, presentacin, aprobacin de las tablas de Valoracin
Documental.
Aplicacin de las Tablas de Valoracin Documental.
1. DESCRIPCION DEL ESTADO FISICO Y NIVEL DE ORGANIZACIN DE
LOS DOCUMENTOS

FONDO ACUMULADO
La Administracin del Municipio de ANDES cuenta con un fondo acumulado (EN
EL PRIMER PISO DE LA ALCALDIA MUNICIPAL) el cual se puede evidenciar que
no cuentan con ningn tipo de clasificacin y ordenacin de los Documentos; al
realizar las diferentes encuestas se pudo constatar que ha sido utilizado como un
depsito de documentos e implementos, sitio en el cual se ha
Ido ingresando la informacin de las dependencias sin aplicar el respectivo
procedimiento de transferencia primaria como est establecido en la ley.
La documentacin en general se encuentra en carpetas (cartulina) y AZ , ubicada en
estantera de madera y en el suelo por limitacin de espacio; igualmente en cajas de
diferentes dimensiones en regular estado las cuales contienen planos, carpetas
legajadas y documentos sueltos. En bolsas negras las fichas del SISBEN.

En esta etapa del trabajo se evidencia que se encuentran en este Fondo acumulado
documentos desde los aos 1.990 hasta el 2.013
En general la documentacin se encuentra en buen estado, el sitio es iluminado, pero
poco ventilado, solo cuenta con la puerta de ingreso y una ventana corrediza que da
a una de las calles del Municipio. La seguridad es baja, por lo anterior mencionado.
No se cuenta con extinguidor y se dificulta el acceso, debido a que esta contiguo a un
patio dispuesto como parqueo de las motos de la Administracin.
Adems se encuentran implementos de papelera (Borradores, lpices, reblas,
lapiceros). Papelera y material pre impreso de las dependencias, neveras de icopor,
cajas de equipos de cmputo y los implementos navideos (rbol, pesebre y
adornos).

ARCHIVO HISTORICO
El archivo Histrico ubicado en la Ciudadela Educativa y Adscrito a la Secretara de
Educacin se encuentra expedientes as:
ESCRITURAS

1855-1949

COMUNICACIONES ALCALDIA

1859-1990

SUMARIOS ALCALDIA INSPECCION

1880-1980

CONCEJO ACTAS

1888-1980

CORRESPONDENCIA RECIBIDA CONCEJO

1841-1989

CORRESPONDENCIA
CONCEJO

1929-1979

DESPACHADA

ACUERDOS

1854-1990

POSESIONES

1935-1959

Estos se encuentran en buen estado, en sus cajas de archivo y estanteras metlicas, la

ciudadela es construccin nueva.
2. PROCESO TECNICO
Identificacin de productores:
Decreto 109 de 2.008
Acuerdo 011 de 2.000
Acuerdo 014 de 1.995
Clasificacin. Se organizar la documentacin por dependencias y asunto, con
el fin de ir identificando las series para elaborar el cuadro de clasificacin, por

la limitante de espacio y el alto volumen de expedientes se irn definiendo los

sitios ms adecuados para levantar el inventario documental de cada serie.
Ordenacin: Con el fin de no hacer reproceso, en nuestra programacin se
adelanta esta actividad una vez sean aprobadas las TVD e identificadas las
que se van a eliminar.
Inventario Documental: Este se levantar en el formato establecido por el
AGN.
Reuniones con el Comit: al terminar cada actividad se presentar al comit de
Archivo para su conocimiento y aprobacin.
Permanente mente se tendr informado al Secretario de gobierno y la
encargada del Archivo sobre el desarrollo de cada actividad y las
inquietudes que se vayan presentando.
Se solicitar ampliar informacin directamente a los funcionarios productores
de documentos sobre inquietudes que se presenten.

3. RECURSOS
Recurso Humano:

Coordinador Del Proyecto con experiencia en Gestin Documental

1 Auxiliares con estudio y conocimiento en Gestin Documental 3 auxiliares
1 digitado
4. Tiempo :

4 Meses: levantamiento de inventario y elaboracin TVD

3 Meses: Presentacin aprobacin y ajustes
2 Meses: aplicacin
Identificacin materiales: Se entregaran lo elementos de delantal, guantes tapabocas,
papelera, computador y muebles para realizar las actividades.
La Administracin tiene contemplado la adquisicin de nuevas estanteras
necesarias para organizar el Fondo acumulado (Archivo Central)
Adems cuenta con las cajas de archivo adecuadas.