CONTABILIDAD DE

ACTIVOS
Conceptos Generales

UNIDAD 1

CONCEPTOS GENERALES
OBJETIVOS ESPECFICOS DE LA UNIDAD

Conocer e interpretar los conceptos y normatividad nacional e internacional de los
Activos de un ente econmico.
Comprender el concepto de Activo Corriente y Activo no corriente.
Identificar los rubros que conforman los diferentes grupos de Activos.

COMPETENCIAS
El estudiante estar en capacidad de:
1. Conocer e identificar los conceptos bsicos, la normatividad colombiana y las normas
internacionales de contabilidad de los Activos de un ente econmico.
2. Comprender el concepto de Activo Corriente y Activo no corriente.
3. Identificar los rubros que conforman los diferentes grupos de Activos.

DESARROLLO TEMTICO
INTRODUCCIN
Para una comprensin clara y precisa de la Contabilidad de Activos, se analizarn los
conceptos bsicos de los diferentes grupos y cuentas que conforman el activo.

1.1

Concepto de Activo
Recursos controlados por la entidad como resultado de eventos pasados y de los
cuales se espera que fluyan beneficios econmicos futuros para la entidad.
. Comprende el dinero en efectivo en Caja o Bancos, las inversiones, los deudores,
Propiedades, Planta y Equipo, las Inversiones, los Inventarios, los Intangibles, los
Diferidos, Los Otros Activos y las Valorizaciones.
Los Activos reflejan el uso o aplicacin que se le dio a los recursos monetarios
conseguidos por el ente econmico, de fuente propia (Capital social) de fuente ajena
(Pasivos) y de fuente interna (Utilidades).
1.1.1 Grupos de activos
El Activo esta conformado por los siguientes grupos:
DISPONIBLE
o Caja

[ POLITCNICO GANCOLOMBIANO]

o Bancos
o Remesas en trnsito
o Cuentas de Ahorro
o Fondos
INVERSIONES
o Acciones
o Cuotas o partes de Inters Social
o Bonos
o Cdulas
o Certificados
o Papeles comerciales
o Ttulos
o Derechos fiduciarios
DEUDORES
o Clientes
o Cuentas por cobrar a socios y accionistas
o Anticipos y avances a proveedores y contratistas
o Ingresos por cobrar
o Anticipos de Impuestos
o Reclamaciones a compaas de seguros
o Cuentas por cobrar a trabajadores
o Deudas de difcil cobro
o Provisiones y Deterioro.
INVENTARIOS
o Mercancas no fabricadas por la empresa
o Productos terminados
o Productos en proceso
o Materias primas
PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO
o Terrenos
o Maquinaria y equipo en montaje
o Construcciones y edificaciones
o Maquinaria y equipo
o Equipo de oficina
o Equipo de computacin
o Flota y Equipo de transporte
o Flota y Equipo areo, fluvial, martimo.
INTANGIBLES
o Crdito mercantil
o Marcas
o Patentes
o Concesiones y franquicias

[ CONTABILIDAD DE ACTIVOS ]

o know how
o Derechos
DIFERIDOS
o Gastos pagados por anticipado
o Cargos diferidos
OTROS ACTIVOS
o Bienes de arte y cultura
o Diversos

1.1.2 Naturaleza y caractersticas

Las cuentas que conforman el grupo de Activos, son de naturaleza Dbito, por lo que su
saldo siempre ser dbito o cero, con excepcin de las provisiones, las depreciaciones, el
agotamiento y las amortizaciones acumuladas que se consideran cuentas de valuacin del
Activo de naturaleza crdito, las cuales representan un menor valor del activo
correspondiente.

En la contabilizacin y registro de los activos se presentan regularmente algunas
omisiones y sobrecostos que distorsionan los saldos, ocasionando errores en la
presentacin de los Estados Financieros.

Omisiones:
Desembolsos dejados de capitalizar, incurridos en el montaje e
instalacin de activos.
Subestimacin o sobreestimacin de inventarios por cambio de mtodo
de valuacin.
Gastos no capitalizados en los Activos en trnsito.
Activos en trnsito no registrados por la empresa.

Sobrecostos:
Depreciaciones sub-estimadas.
Omisiones en amortizaciones y agotamiento.
Exceso de capitalizacin de Gastos y Costos.
Contabilizar como propias las mercancas en consignacin.

[ POLITCNICO GANCOLOMBIANO]

Bases o mtodos de Medicin:1 Los activos se miden contablemente, de acuerdo con las
siguientes condiciones:

Costo histrico: Los activos se registran por la suma de efectivo o equivalente de
efectivo pagado o por el valor razonable de la retribucin dada para adquirir el
activo.
Costo corriente: Los activos se llevan contablemente por el importe de efectivo y
otras partidas equivalentes al efectivo, que debera pagarse si se adquiriese en la
actualidad el mismo activo u otro equivalente.
Valor de realizable. Los activos se llevan contablemente por el importe de efectivo
y otras partidas equivalentes al efectivo que podran ser obtenidos, en el
momento presente, por la venta no forzada de los mismos.
Valor presente: Los activos se ajustan al valor presente en los flujos de caja futuros
descontados, que se espera el activo generar en el curso normal del negocio.
Ejemplo: inversin en Cdulas de capitalizacin, en bonos, etc.
Valor razonable: Es el precio que sera percibido por vender un activo o pagado por
transferir un pasivo
en una transaccin
no forzada entre
participantes
del
mercado en la fecha
de medicin.
Costo amortizado: Es
un
criterio
de
valoracin contable
de instrumentos financieros, concretamente de instrumentos de deuda, utilizado
en las NIIF.
1.1.3 Normas Internacionales relacionadas con los activos.

NIC 2 : Inventarios
NIC 16: Propiedad Planta y Equipo.
NIC 17: Arrendamientos
NIC 36: Deterioro del valor de los Activos
NIC 38: Activos Intangibles
NIC 40: Propiedades de Inversin
NIIF 5: Activos no corrientes mantenidos para la venta.

Mantilla B. Samuel Alberto . (2013). IFRS/NIIF plenos A su alcance, para facilitar su implementacin. (primera
edicin). Bogot, Colombia: Ediciones Ecoe. Pgina 17 .

[ CONTABILIDAD DE ACTIVOS ]

1.2
Clasificacin
El activo se debe clasificar en el Balance General de acuerdo con su grado de liquidez o de
disponibilidad. Se entiende por Activos lquidos o disponibles, aquellos que estn en el
presente en forma de dinero o que se pueden convertir en dinero efectivo fcilmente.
Se clasifican en Activo corriente o circulante y en Activo no corriente o no circulante.

1.2.1 Activo corriente o circulante

Se considera activo corriente o circulante, aquel que est en forma de dinero o que se
espera convertir en dinero en efectivo en un lapso de tiempo inferior a un ao, o
dentro del ciclo operativo de aquellas empresas en que el ciclo normal sea superior a
un ao, lo cual tendr que revelarse en notas a los estados Financieros.
CLASIFICACIN

CLASIFICACIN

ACTIVO CORRIENTE

DISPONIBLE

INVERSIONES
TEMPORALES

DEUDORES

INVENTARIOS

DIFERIDOS
GASTOS PAGADOS
POR ANTICIPADO

[ POLITCNICO GANCOLOMBIANO]

1.2.2 Activo no corriente o no circulante

Se consideran activos no corrientes o no circulantes, aquellos que no se encuentran
en forma de dinero en efectivo, o que no se esperan convertir en efectivo antes de un
ao o dentro del ciclo operativo.


ACTIVO NO

CORRIENTE O NO
CIRCULANTE




PROPIEDAD PLANTA Y
INTANGIBLES
CARGOS DIFERIDOS
OTROS ACTIVOS
VALORIZACIONES

EQUIPO




INVERIONES
NO DEPRECIABLE
PERMANENTES




DEUDORES A LARGO

DEPRECIABLE
PLAZO




AMORTIZABLES
OTROS





AGOTABLES




RESUMEN DE LA UNIDAD
Activo. Son los recursos controlados por la entidad como resultado de eventos pasados y de
los cuales se espera que fluyan beneficios econmicos futuros para la entidad.

El activo tiene sus divisiones o clasificaciones, segn sea su grado de liquidez o de
disponibilidad y es cuando se habla de los conceptos de Activo corriente y no corriente.

[ CONTABILIDAD DE ACTIVOS ]

GLOSARIO

Activo lquido: es el que est en dinero o se puede convertir fcilmente en efectivo en un
periodo corto.

Activo financiero: corresponde a cualquier ttulo valor representativo de deuda o parte
patrimonial.

Activo diferido: comprende todo desembolso anticipado por gastos, bienes o servicios, de
los cuales se van a obtener beneficios en diferentes periodos.

Agotamiento: tiene relacin directa con los recursos naturales, los cuales, una vez extrados
de su condicin natural, no pueden ser recuperados o nuevamente adquiridos.

Inversin: representa diferentes colocaciones de recursos monetarios, que persiguen una
renta futura.

Ciclo operativo: corresponde al tiempo empleado por las empresas comerciales para adquirir
las mercancas, venderlas, recuperar las cuentas por cobrar y comprarlas nuevamente.

BIBLIOGRAFA UTILIZADA

Carvalho, J. (2004). Estados financieros (primera edicin). Bogot, Colombia: Ediciones
Ecoe.
Estupin, R. y Estupin, O. (2006). Anlisis financiero y de gestin (segunda edicin).
Bogot, Colombia: Ediciones Ecoe.
Fierro, M.A. (1997). Contabilidad de activos (primera edicin) (volumen III). Neiva,
Colombia: Universidad Surcolombiana.

BIBLIOGRAFA COMPLEMENTARIA

Daz, H. (2006). Contabilidad general (segunda edicin). Bogot, Colombia: Editorial
Pearson.
Sinisterra, G. y Polanco, L. y Henao, H. (2004). Contabilidad sistema de informacin para
las organizaciones (cuarta edicin). Bogot, Colombia: Editorial Mc Graw Hill.
Mantilla, B. Samuel (2013). IFRS/NIIF Plenos a su alcance, para facilitar su
implementacin. (primera edicin), Bogot, Colombia: Editorial Ecoe ediciones.
Sena Universidad Sergio Arboleda (2013). Normas Internacionales de Informacin
Financiera. NIIF (primera edicin). Bogot, Colombia. Editorial Universidad Sergio
Arboleda.

[ POLITCNICO GANCOLOMBIANO]

UNIDAD 2

DISPONIBLE
OBJETIVOS ESPECFICOS DE LA UNIDAD

Comprender el concepto del Activo disponible.

Identificar los rubros que conforman el disponible.
Identificar las contabilizaciones y aplicaciones del Efectivo.
Elaborar e interpretar las Conciliaciones Bancarias.
Interpretar la normatividad Legal que rige el manejo del Efectivo.

COMPETENCIAS
El estudiante estar en capacidad de:
1.
2.
3.
4.

Comprender el concepto del Activo disponible.

Identificar los conceptos bsicos de la NIC. 7
Identificar los rubros que conforman el disponible.
Elaborar e interpretar las Conciliaciones Bancarias.

El estudiante estar en capacidad de conocer, entender y analizar, los diferentes hechos

econmicos que afectan el Disponible de una empresa, as como de implementar las medidas
de Control Interno, para su adecuado control y proteccin.

DESARROLLO TEMTICO
INTRODUCCIN
Es importante controlar y administrar adecuadamente el grupo del activo Disponible en una
empresa, para lo cual, se identificar y definir cada elemento o rubro que lo conforma.

2.1

CONCEPTOS BSICOS
El disponible est representado por el dinero en Caja General, Caja Menor, Bancos en
moneda nacional y moneda extranjera, Cuentas de ahorro y fondos. Es el Activo ms
lquido de las empresas, motivo por el cual hay que implementar medidas de Control
Interno adecuadas, para proteger este Activo del fraude, el robo y los usos indebidos.

[ CONTABILIDAD DE ACTIVOS ]

El efectivo es un medio de cambio que debe estar disponible en cualquier momento,

para el pago de las diferentes obligaciones corrientes y debe estar libre de
restricciones que podran limitar el uso de estos recursos al empresario.

2.1.1 Manejo del Efectivo 2
El trmino manejo del efectivo se refiere a la planificacin, al control y a la
contabilidad de las transacciones y de los saldos en efectivo. Debido a que el
efectivo se mueve tan fcilmente entre las cuentas bancarias y otros activos
financieros, el manejo del efectivo significa realmente el manejo de todos los
recursos financieros. El manejo eficiente de estos recursos es esencial para el xito,
incluso para la supervivencia, de toda organizacin empresarial. Los objetivos
bsicos del manejo del efectivo son los siguientes:

Proporcionar una contabilidad precisa de las entradas, los desembolsos y los
saldos de efectivo. Muchas de las transacciones que realiza un negocio
comprenden las entradas o desembolsos de efectivo. As mismo, las
transacciones de efectivo afectan todas las clasificaciones dentro de los
estados financieros, activos, pasivos y patrimonio de los propietarios, as como
los ingresos y gastos. Si los estados financieros han de ser confiables, es
absolutamente esencial que las transacciones de efectivo se registren
correctamente.
Prevenir o minimizar prdidas por robo o fraude. El efectivo es ms susceptible
al robo que cualquier otro activo y por consiguiente, requiere proteccin fsica.
Anticipar las necesidades de endeudamiento y asegurar la disponibilidad de
sumas adecuadas de efectivo, para realizar las operaciones de la empresa. Toda
organizacin empresarial debe tener suficiente efectivo para cumplir con sus
obligaciones financieras a medida que stas se vencen. De lo contrario, sus
acreedores pueden obligar a la empresa a ir a la quiebra.
Evitar que queden inactivas innecesariamente grandes sumas de efectivo en las
cuentas bancarias, sin producir ingresos. Con frecuencia las compaas bien
manejadas revisan sus saldos bancarios con el fin de transferir cualquier
exceso de efectivo a equivalentes a efectivo o a otras inversiones que generen
ingresos.
Los equivalentes a efectivo son inversiones seguras y lquidas, pero solo
generan una modesta tasa de rendimiento. Estas inversiones son tiles para
invertir excedentes de efectivo temporales que pronto sern requeridos para
otros fines. Sin embargo, si un negocio tiene grandes cantidades de efectivo

Meigs, R. y Williams, J. y Haka, S. y Bettner, M. (2000). Contabilidad la base de las decisiones gerenciales
(undcima edicin). Bogot, Colombia: Editorial Mc Graw Hill. Pginas 271 y 272.

10

[ POLITCNICO GANCOLOMBIANO]

que se puede invertir a largo plazo, ste esperara obtener una tasa de
rendimiento ms alta de la disponible en los equivalentes a efectivo. El efectivo
disponible en las inversiones a largo plazo se puede utilizar para financiar el
crecimiento y la expansin del negocio o para pagar la deuda. Si el efectivo no
se necesita para fines de negocios, se debe distribuir entre los accionistas de la
compaa.

2.1.2 MEDIDAS GENERALES DE CONTROL INTERNO

2.2

CAJA

En la Caja General no debe permanecer dinero, a no ser que el desarrollo

normal de las actividades de la empresa as lo requiera.
En lo posible no se debe pagar en efectivo. Todo desembolso de recursos
debe hacerse con cheque o como
transferencia de recursos.
Los cheques no se deben girar al
portador.
Los cheques no se deben girar para
cobrar por ventanilla.
Se deben separar las funciones de
los trabajadores que manejan la
informacin contable, de los que
manejan el efectivo.
Kgdsgn, www.sxc.hu

2.2.1 CAJA GENERAL, CAJA MENOR.

La caja es el Activo de mayor liquidez en las empresas. Comprende la totalidad
de los recursos monetarios, tales como dinero en efectivo y cheques a la vista,
que posee el ente econmico y que se encuentran pendientes de consignar. En
esta cuenta no se pueden registrar cheques post-fechados que se hayan
recibido como garanta de una obligacin.
CONTROL INTERNO DE CAJA 3
Puesto que es imprescindible poseer niveles adecuados de efectivo para
desarrollar las operaciones o para negociar en el mercado abierto, la
administracin tiene que aplicar los mecanismos ms apropiados para
salvaguardar este activo. Con el fin de proteger el efectivo, hay que tener en
cuenta dos aspectos: primero, las empresas deben poseer un mecanismo de

Sinisterra, G. y Polanco, L. y Henao, H. (2004). Contabilidad sistema de informacin para las organizaciones
(cuarta edicin). Bogot, Colombia: Editorial Mc Graw Hill. Pginas 148-149-150 y 151.

[ CONTABILIDAD DE ACTIVOS ]

11

control interno que garantice una contabilizacin apropiada y que permita

conocer, oportunamente, las desviaciones que afectan el saldo de caja;
segundo, definir los saldos que constituyen caja general, caja menor y
depsitos bancarios o de ahorro, para facilitar la consolidacin y el
seguimiento de los flujos de efectivo.
El control del efectivo se establece al comparar la informacin financiera
planeada con las actividades realizadas. Comprende los procedimientos,
registros y controles de las acciones inherentes a la toma de decisiones en
cuanto a erogaciones en efectivo. Estas decisiones se asocian con la
responsabilidad de cumplir con los objetivos y las metas inicialmente
establecidas. La cuantificacin de los planes de la empresa constituye el punto
de partida para determinar el tipo y el alcance del control de las transacciones
en efectivo. Con el propsito de que las transacciones se ejecuten de acuerdo
con un plan, para establecer los saldos de las cuentas de efectivo mediante la
autorizacin gerencial, debe disearse un procedimiento de control interno.
Para que ste sea operativo y adecuado, deben tenerse en cuenta los
siguientes requisitos bsicos:

12

Poseer una estructura organizativa, en la que se defina con claridad, cules

son las lneas de autoridad, las funciones, las especificaciones, las
responsabilidades y la interrelacin de los cargos entre s.
Segregar las responsabilidades en trminos de operacin, vigilancia fsica e
informes.
Eliminar la posibilidad de que la totalidad del proceso de control se
concentre en una sola persona
Y establecer por escrito los procedimientos sobre el flujo de efectivo en la
empresa.

Para que haya un eficiente manejo del efectivo se recomienda tener en cuenta
los siguientes elementos de control:

Evitar que quienes reciban dinero sean las mismas personas que efectan
el registro contable.
Responsabilizar al tesorero de la salvaguardia del dinero. ste debe poseer
un seguro de manejo.
Consignar oportunamente los dineros recibidos.
Verificar si los desembolsos han sido aprobados por la(s) persona(s)
autorizada(s).
Establecer por escrito polticas claras sobre cuantas mximas de pagos en
efectivo.
Realizar arqueos sorpresivos.

[ POLITCNICO GANCOLOMBIANO]

ENTRADAS DE EFECTIVO
Debido a su liquidez inmediata, el disponible ofrece riesgos de prdida, ya que
puede ocultarse, transferirse o cambiarse fcilmente. Es imprescindible,
entonces, crear un sistema eficiente del control del recaudo, que tapone las
fugas de dinero. Un adecuado sistema de control de recepcin de efectivo
debe poseer, al menos, las siguientes caractersticas:

Establecer una caja menor, o varias, para efectuar desembolsos de poca

cuanta.
Utilizar cajas registradoras, protectores de cheque y formas prenumeradas
de ingresos y egresos de caja.
Anular las facturas pagadas con sello de cancelado o pagado.
Efectuar la conciliacin peridica de las cuentas bancarias.
Elaborar informes estadsticos sobre ingresos y egresos en efectivo.

Asignar a una persona la recepcin del dinero.

Establecer documentos especiales para registrar y consignar las partidas
recibidas.
Definir procedimientos para la proteccin del efectivo.
Separar el recibo de dinero y su registro contable.
Elaborar un informe de ingresos monetarios.

Numerosas transacciones comerciales generan los ingresos a caja general, por

ejemplo, ventas de contado, recibo de anticipos por servicios por prestar,
cancelaciones parciales o totales de deudores, donaciones recibidas,
transferencias econmicas percibidas, emisiones de acciones y prstamos
otorgados a travs de la empresa. Independientemente del origen de la
entrada de efectivo, el total de los ingresos debe ser igual al total de los
valores parciales consignados en los documentos bsicos, denominados
ingresos de caja. Suele suceder que este equilibrio no se presenta debido a
descuadres de caja que aparecen cuando el valor facturado excede los valores
contados en el arqueo de caja. Las causas de estas diferencias ocurren, por lo
general, por motivos ajenos a la voluntad del receptor del dinero. Sin embargo,
cuando persisten, requieren una mayor atencin y control. Tambin puede
presentarse la situacin contraria, relacionada con excedentes de efectivo.
SALIDAS DE EFECTIVO.
Los procedimientos relacionados con el manejo del efectivo exigen que los
dineros recibidos durante el da se consignen en una institucin bancaria y/o
financiera a ms tardar el da hbil siguiente. Las consignaciones se llevan a
cabo al totalizar los ingresos en efectivo y los cheques corrientes, utilizando

[ CONTABILIDAD DE ACTIVOS ]

13

formatos especiales que sirven como apoyo contable para la ejecucin y el

control financiero.
Los desembolsos de efectivo requieren un cuidadoso sistema de control, que
deber tener en cuenta, al menos, lo siguiente:

14

Slo las personas autorizadas pueden ordenar salidas de efectivo.

Cada operacin de egreso de dinero debe estar soportada por un
documento de salida: Egresos de caja.
El origen del desembolso debe ser consistente con las salidas efectivas de
dinero.
La transaccin que origina un desembolso debe registrarse formalmente.

Los pagos de alguna consideracin para la adquisicin de bienes o servicios

deben hacerse por medio de cheques cruzados a favor del beneficiario. Esta
poltica evidentemente beneficia a la empresa por las siguientes razones:

Facilita el control de pagos.
Agiliza el cumplimiento de cancelaciones.
Constituye prueba verificable de pago.
Permite afianzar crditos.
FLUJO DE EFECTIVO NIC 7.
Los flujos de efectivo han ganado importancia en la informacin IFRS
(NIIF) como consecuencia de su uso generalizado en la toma de decisiones de
negocio. Se aplican de manera creciente en la medicin de muchas
transacciones, eventos (riesgos) y condiciones (contratos) y estn impactando
el desarrollo de los futuros estados de ingresos. En consecuencia el estado de
flujo de efectivo es vital dentro del conjunto de los Estados Financieros de
propsito general.
CAJA MENOR
Algunas actividades generan salidas de dinero en menor cuanta. Girar un
cheque por estos conceptos, resultara oneroso para las empresas y adems
sera poco funcional y poco prctico desde el punto de vista administrativo.
Por tal razn, se deben destinar algunos recursos para constituir fondos fijos
de caja menor, con el fin de cubrir las necesidades de erogaciones pequeas de
recursos.
No existe normatividad sobre los montos mximos o mnimos de caja menor,
ni sobre la cantidad de fondos fijos que se deben establecer; esto depende de
las necesidades de cada empresa en particular. Los montos y la cantidad de

[ POLITCNICO GANCOLOMBIANO]

fondos de caja menor, deben quedar establecidos y reglamentados por la

gerencia, dependiendo de la necesidad de cubrir gastos de menor cuanta y la
periodicidad con la que se tenga que hacer.
Se debe responsabilizar a un funcionario del control y manejo de estos
recursos, as como de determinar los montos mximos que se deben cubrir con
estos recursos.

PROCEDIMIENTO CONTABLE:
Constitucin del fondo fijo de Caja Menor:

Cuenta

Debe

Haber

Caja Menor

XXX

Bancos

XXX

Reembolso de Caja Menor:

Cuenta

Debe

Haber

Gastos operacionales

XXX

XXX

XXX

XXX

tiles y papelera

XXX

Parqueaderos

XXX

XXX

XXX

Cuenta

Debe

Haber

Gastos operacionales

XXX

Deudores

Correo, portes y
telegramas
Transporte, fletes y
acarreos
Elementos de aseo
y cafetera

Casino y
restaurante
Bancos

Reembolso cuando hay faltante:

[ CONTABILIDAD DE ACTIVOS ]

15

Cuentas por cobrar trabajadores

XXX

Bancos

XXX

Cuenta

Debe

Haber

Gastos operacionales

XXX

Bancos

XXX

Cuentas por pagar

Acreedores varios Sobrantes de
caja.

XXX

Reembolso cuando hay sobrante:

Incremento del fondo fijo de caja menor:

Cuenta

Debe

Haber

Caja Menor

XXX

Bancos

XXX

Disminucin del fondo fijo de caja menor:

Cuenta

Debe

Haber

Bancos

XXX

Caja Menor

XXX

Ejemplos del tratamiento contable de la Caja Menor

Ejemplo No. 1
Comercializadora de morrales AB Ltda., despus de analizar los requerimientos
promedio quincenales de gastos menores, decide constituir un fondo fijo de
Caja Menor, para lo cual gira un cheque por $ 400.000 en Marzo 1 del presente
ao, al asistente administrativo.

En marzo 14, se solicita el primer reembolso, para lo cual se cuenta con la
siguiente informacin:

Dinero efectivo en Caja $ 80.000
Recibos y facturas por los siguientes conceptos:

16

[ POLITCNICO GANCOLOMBIANO]

o Almuerzos para auxiliares de Contabilidad

o Taxis para mensajera


o Cartuchos para impresora

$120.000
$ 90.000
$110.000

En marzo 24, se solicita el segundo reembolso, para lo cual se cuenta con la

siguiente informacin:
Dinero efectivo en Caja $ 50.000
Recibos y facturas por los siguientes conceptos:
o Transporte de mercanca


$130.000
o Jabn, servilletas, detergentes
$100.000
o Taxis y buses mensajera


$100.000
En marzo 30, se gira un cheque para incrementar el fondo fijo en $150.000.
Solucin:

Fecha

Cuenta

Debe

Haber

Marzo 1

Caja Menor

400.000

Bancos

400.000

Fecha

Cuenta

Debe

Haber

Marzo 14

Gastos operacionales
Casino y restaurante $
120.000
Taxis y buses $
90.000
tiles y papelera $
110.000

320.000

Bancos

320.000

Gastos operacionales
Transporte, fletes y
acarreos $
130.000
Elementos de aseo y
Cafetera $
100.000
Taxis y buses $
100.000
Deudores

330.000

Marzo 24

[ CONTABILIDAD DE ACTIVOS ]

17

2.3

Cuentas por cobrar

trabajadores

20.000

Bancos

350.000

Marzo 30

Caja Menor

150.000

Bancos

150.000

BANCOS

Los Bancos reflejan los recursos que se tienen en los diferentes bancos del pas y del
exterior en moneda nacional y en moneda extranjera, siempre y cuando tengan
disponibilidad inmediata, que regularmente son los depsitos en Cuentas corrientes. Es
importante para las empresas mantener cuentas corrientes con diferentes Bancos, esto
proporciona numerosas ventajas, siempre que exista un cuidadoso control en su
utilizacin. Con el uso del cheque como medio de pago permanente, se evita el manejo
riesgoso y dispendioso del dinero y se optimizan las diferentes transacciones.

2.3.1 CONCILIACIONES BANCARIAS

Svilen001, www.sxc.hu

Es un mecanismo de revisin detallada, que tiene como fin comparar el
movimiento del extracto Bancario y los libros auxiliares de Bancos en la

18

[ POLITCNICO GANCOLOMBIANO]

contabilidad de la empresa, para detectar los motivos o las causas que

ocasionan diferencias entre estas dos fuentes de registro y control, de manera
que se pueda proceder con los ajustes contables necesarios y/o informar al
Banco para su respectiva correccin.

Los soportes y fuentes de informacin mnimos para elaborar una conciliacin,

son:

Ejemplo No 1.
Comercializadora Prokar Ltda., dispone de la siguiente informacin con la cual
se debe elaborar la conciliacin bancaria y los ajustes contables necesarios.
Saldo en libros de la empresa a enero 30 $4.310.000.
Saldo en bancos segn extracto a enero 30 $2.900.000.

Copias de los recibos de consignacin.

Talonarios de chequeras.
Copias de Notas dbito y crdito expedidas por el banco.
Extractos bancarios.
Libros de Contabilidad Auxiliares de Bancos.
Conciliacin bancaria del mes anterior.
Comprobantes de pago o de egreso

Una consignacin efectuada por la empresa por $730.000, el banco por

error la registr en $370.000.
Cheques pendientes de cobro: No. 03 $600.000, No. 020 $300.000.
Nota crdito por $1.100.000 (corresponde a un C.D.T. de $1.000.000
cancelado por el banco mas intereses del mes por $100.000).
Nota dbito de $ 20.000 por comisiones bancarias.
Nota dbito de $ 30.000 por intereses de sobregiro.
Nota dbito de $ 2.000.000, corresponde a un cheque que se haba
consignado y fue devuelto por fondos insuficientes. (este cheque se haba
recibido de un cliente para cancelar una factura).
Un cheque girado por la empresa por $ 1.800.000, el banco por error lo
haba registrado por $ 2.800.000.

[ CONTABILIDAD DE ACTIVOS ]

19

Solucin:
Conciliacin Bancaria
Saldo en
Bancos segn
extracto
bancario

(+) Error en
consignacin

(-) Cheques
pendientes de
cobro:

No. 03 $
600.000

No. 020 $
300.000

(+) Error
registro de
cheque

Totales

$2.900.000

Saldo en Bancos
segn libros de
la empresa

$4.310.000

$ 360.000

(+) NC(C.D.T.
cancelado)

$1.100.000

$(900.000)

(-) ND

comisiones
$ (20.000)


(-) ND intereses $ (30.000)
sobregiro



(-) ND Cheque $(2.000.000)
devuelto

$1.000.000

$3.360.000

Totales

$ 3.360.000

Cuenta

Debe

Haber

Bancos

1.100.000

Inversiones

1.000.000

100.000

20.000

Ajustes contables:

Ingresos no operacionales
Intereses

Gastos no operacionales
comisiones

20

[ POLITCNICO GANCOLOMBIANO]

20.000

30.000

30.000

Deudores clientes

2.000.000

Bancos

2.000.000

Bancos

Gastos no operacionales
Intereses
Bancos

Explicacin:
Se toma el saldo en Bancos segn extracto Bancario y segn libros de
contabilidad. Se sigue el siguiente procedimiento:
Al saldo en bancos, segn libros de la empresa, se suman o restan los errores u
omisiones de la empresa, segn corresponda.
Al saldo en Bancos segn extracto bancario, se suman o restan los errores u
omisiones del banco, segn corresponda.

Los totales de cada fuente deben ser iguales. Una vez realizada y cuadrada la
conciliacin, se debe proceder a contabilizar los ajustes necesarios.
Ejemplo No 2
INDUSTRIAS TORRAJA LTDA. Cuenta con la siguiente informacin, con la cual
se debe elaborar la conciliacin bancaria y los ajustes contables necesarios.

Saldo en libros de la empresa a Agosto 30 $ (2.300.000)

Saldo en bancos segn extracto a Agosto 30 $ 9.230.000

Cheques pendientes de cobro No.01 $900.000, No.03 $3.100.000

N.D. por chequera $ 350.000
N.C. $4.830.000 (Cancelacin C.D.T.$4.000.000, Intereses $830.000).
N.D. $6.350.000 (Cancelacin cuota prstamo $6.000.000, intereses
vencidos $ 350.000).
Un cheque girado por $8.100.000, la empresa por error lo haba registrado
por $ 1.800.000 (este cheque se haba girado para pagar una factura a un
proveedor).

[ CONTABILIDAD DE ACTIVOS ]

21

22

Una consignacin de $2.600.000, el Banco la registr por error en

$6.200.000.
N.C. por $ 7.600.000 (Corresponde a un prstamo por $8.200.000 a favor
de la empresa, menos intereses anticipados de $600.000).
Un cheque girado por $1.600.000, la empresa por error lo haba registrado
por $ 6.100.000 (este cheque haba sido girado para pagar honorarios
profesionales).

[ POLITCNICO GANCOLOMBIANO]

Solucin:
Conciliacin Bancaria
Saldo en
Bancos segn
extracto
bancario

Saldo en
Bancos segn
libros de la
empresa

$(2.300.000)

(-) ND
Chequera

(+) NC(C.D.T.
cancelado)

(-) ND
Cancelacin
prstamo

(-) Error
cheque

(+) NC
prstamo

(+) Error en
cheque

$ (350.000)

$4.830.000


$(6.350.000)


$(6.300.000)

$ 7.600.000

$ 4.500.000

$(3.600.000)

$1.630.000

Totales

$ 1.630.000

$9.230.000

(-) Cheques
pendientes de
cobro:



No. 01 $
$(4.000.000)
900.000

No. 03 $
3.100.000

(-) Error en
consignacin


Totales

Ajustes contables:
Cuenta

Debe

Haber

Gastos no operacionales
Bancarios

350.000

Bancos

350.000

[ CONTABILIDAD DE ACTIVOS ]

23

Bancos

4.830.000

Inversiones

4.000.000

Ingresos no operacionales
Intereses

830.000

Obligaciones Financieras

6.000.000

Gastos no operacionales
Intereses

350.000

Bancos

6.350.000

Proveedores

6.300.000

Bancos

6.300.000

Bancos

7.600.000

Gastos pagados por anticipado

Intereses

600.000

Obligaciones financieras

8.200.000

Bancos

4.500.000

Gastos operacionales
Honorarios

4.500.000

24

Explicacin:
Se toma el saldo en Bancos segn el extracto Bancario y los libros de
contabilidad. Se sigue el siguiente procedimiento:
Al saldo en bancos, segn libros de la empresa, se suman o se restan los
errores u omisiones de la empresa, segn corresponda.
Al saldo en bancos segn extracto bancario, se suman o se restan los errores u
omisiones del banco, segn corresponda.

[ POLITCNICO GANCOLOMBIANO]

Los totales de cada fuente deben ser iguales. Una vez realizada y cuadrada la
conciliacin, se debe proceder a contabilizar los ajustes necesarios.

2.4 FONDOS
Corresponde a recursos monetarios que han sido congelados en cuentas especiales y
que estn destinados para atender necesidades o cierta clase de gastos o actividades
especiales del ente econmico. Se considera un Activo de gran liquidez, pero a
diferencia de los activos Bancos o Caja, los recursos en estos fondos no se pueden
retirar sino para los fines que generaron la necesidad de reservar estos dineros.

RESUMEN
El Activo Disponible es el grupo sobre el cual hay que implementar las mayores medidas de
control interno, debido a que son los activos ms expuestos al fraude, los robos y los
manejos inadecuados. Es importante que el control y el manejo administrativo y contable,
estn bajo la responsabilidad de personal idneo de gran responsabilidad y honestidad.
El grupo Disponible lo conforman las cuentas de Caja, Bancos, Cuentas de Ahorro y Fondos.

GLOSARIO

Efectivo: dentro de las cuentas del Balance, se considera lo realizable inmediatamente.

Extracto bancario: informe detallado de las cuentas bancarias.

Fondos: Recursos monetarios destinados a una actividad especfica.

Fondo de amortizacin: Pago peridico requerido, cuyo objetivo es amortizar un bono o una
emisin de Acciones preferentes.

BIBLIOGRAFA UTILIZADA

Meigs, R. y Williams, J. y Haka, S. y Bettner, M. (2000). Contabilidad la base de las
decisiones gerenciales (undcima edicin). Bogot, Colombia: Editorial Mc Graw Hill.

Plan nico de Cuentas para comerciantes P.U.C

Sinisterra, G. y Polanco, L. y Henao, H. (2004). Contabilidad sistema de informacin
para las organizaciones (cuarta edicin). Bogot, Colombia: Editorial Mc Graw Hill.

[ CONTABILIDAD DE ACTIVOS ]

25

BIBLIOGRAFA COMPLEMENTARIA

Daz, H. (2006). Contabilidad general (segunda edicin). Bogot, Colombia: Editorial
Pearson.

Fierro, M.A. (1997). Contabilidad de activos (primera edicin) (volumen III). Neiva,
Colombia: Universidad Surcolombiana.

Legis. (2008). Rgimen contable colombiano. Bogot, Colombia.

Mantilla, B. Samuel (2013). IFRS/NIIF Plenos a su alcance, para facilitar su

implementacin. (primera edicin), Bogot, Colombia: Editorial Ecoe ediciones.

Sena Universidad Sergio Arboleda (2013). Normas Internacionales de Informacin

Financiera. NIIF (primera edicin). Bogot, Colombia. Editorial Universidad Sergio
Arboleda..

26

[ POLITCNICO GANCOLOMBIANO]