SISTEMA DE GESTIN EN SALUD, SEGURIDAD E

HIGIENE EN EL TRABAJO
(SG-QHSE)
PROCEDIMIENTO PARA
GESTIN EN SALUD,
EL CONTROL DE
SEGURIDAD E HIGIENE EN
DOCUMENTOS Y
EL TRABAJO
REGISTROS DEL SGQHSE

VERSIN 01
CODIGO
PR-SO-OH-006

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1. OBJETIVO
Este procedimiento se establece para efectuar el control, la elaboracin, modificacin e
identificacin de los documentos y registros del Sistema de Gestin en Salud, Seguridad
e Higiene en el Trabajo (SG-QHSE) de la Universidad Santo Toms Seccional
Bucaramanga, con el fin de tener la documentacin actualizada y disponible para su uso
por parte de todos los usuarios del Sistema Gestin QHSE.

2. ALCANCE
Aplica para todos los documentos (manuales, procedimientos, instructivos, formatos,
guas, registros, entre otros.) del Sistema de Gestin en Salud, Seguridad e Higiene en el
Trabajo (SG-QHSE) y los documentos de origen externo que son requeridos para el
adecuado desarrollo de los procesos. El procedimiento inicia con la identificacin de la
necesidad de crear o modificar un documento del SG-QHSE y finaliza con la divulgacin
del documento por parte del responsable del proceso.

3. RESPONSABILIDAD
El responsable de la adecuada aplicacin de este procedimiento es el Coordinador de
Gestin en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo y los lderes de Procesos de
Gestin.
3.1 Coordinador de Gestin en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo
Asesora a los lderes de los procesos para la gestin, control y administracin de la
documentacin del SG-QHSE en forma coherente, congruente y consistente de acuerdo
con la naturaleza del servicio educativo de la Seccional.
Revisa los documentos producidos en los procesos y cuando el caso lo amerite define si
la revisin incluir el concepto de un experto que retroalimente el documento.
Establecidos los acuerdos con el lder del proceso e incorporados los ajustes finales del
documento,
presenta para aprobacin a la Directora de Recursos Humanos,
Representante de la direccin.
ELABOR:
Nombre: J. ALONSO CELY I.
Cargo: COORD. QHSE
Fecha: 01/05/2013

REVIS:
Nombre: ALEXANDRA SANTANDER
Cargo: DIR. DTO GESTIN TALENTO
HUMANO.
Fecha: 01/05/2013

APROB:
Nombre: P. FAUSTINO CORCHUELO
ALFARO
Cargo: RECTOR SECCIONAL
Fecha: 01/05/2013

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HIGIENE EN EL TRABAJO
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PROCEDIMIENTO PARA
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EL CONTROL DE
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CODIGO
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3.2 Asistente Practicante Profesional.

El Asistente del rea - practicante profesional, especficamente interviene en la
adecuacin de la presentacin de documentos antes de la revisin para su aprobacin.
Apoya a los lderes de los procesos para garantizar que:
- Se revisen y actualicen los documentos cuando sea necesario y se aprueben
nuevamente.
- Se identifiquen los cambios y el estado de revisin actual de los documentos
- Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren disponibles en la
Intranet.
- Los documentos permanezcan legibles y fcilmente identificables.
- Se socialicen los documentos.
- Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.
- El control de los documentos en medio magntico, con el fin de preservar y proteger la
informacin
- Mantener una codificacin nica, segn las directrices que se dan en este documento.
- Se mantenga actualizados los listados maestros.
3.3 Lderes de procesos
-Todos los lderes de procesos son los responsables de cumplir el procedimiento
establecido sobre la creacin, actualizacin o anulacin de los documentos.

4. PRECISIONES
4.1

ESTRUCTURA DOCUMENTAL
La estructura documental del SG-QHSE de la Universidad Santo Toms Seccional
Bucaramanga se presenta en la siguiente figura, en donde los documentos de nivel
superior tienen mayor cobertura y alcance, pero menor profundidad y detalle.

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PROCEDIMIENTO PARA
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SEGURIDAD E HIGIENE EN
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Poltica
Mapa de
procesos
Procedimientos
- Instructivos
Manuales Matrices
protocolos programas

Formatos - fichas
- Guas

4.2 RESPONSABILIDADES EN LA CREACIN Y ACTUALIZACIN

Los documentos del SG-QHSE guardan coherencia con los lineamientos
establecidos en el Estatuto Orgnico, Estatuto Docente, Proyecto Educativo
Institucional, Plan de Desarrollo, Polticas Institucionales y los Programas de Salud,
Seguridad e Higiene en el Trabajo y no se aceptan disposiciones contrarias a los
mismos.
Los documentos que no estn aprobados se consideran en elaboracin o
actualizacin y no se permite su aplicacin. La divulgacin de los mismos solo se
realiza con fines de retroalimentacin o de validacin segn sea el caso bajo, la
responsabilidad del lder del proceso.
Segn el tipo de documento, se establece la responsabilidad, as:

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PROCEDIMIENTO PARA
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TIPO DE
DOCUMENTO
POLTICA Y OBJETIVOS
DEL SG-QHSE

MANUAL Y PROGRAMAS
DE SALUD
OCUPACIONAL
REGLAMENTOS

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ELABORA

REVISA

APRUEBA

Coordinador de
Gestion en Salud,
Seguridad e Higiene
en el Trabajo

Director(a) de Recursos
Humanos/Representante de la
Direccin

Consejo Directivo

Director(a) de Recursos
Humanos/Representante de la
Direccin

Consejo Directivo

Consejos, segn el tema.

Coordinador de Gestion en
Salud, Seguridad e Higiene en
el Trabajo

Segn reglamento
Director(a) de Recursos
Humanos/Representante
de la Direccin

Coordinador de
Gestion en Salud,
Seguridad e Higiene
en el Trabajo
Segn reglamento

CARACTERIZACIN DE
PROCESOS DEL SGQHSE

Responsable del
proceso

PROCEDIMIENTOS,
INSTRUCTIVOS,
MANUALES, MATRICES,
GUAS DEL SG-QHSE

Quien Elabora

Coordinador de Gestion en
Salud, Seguridad e Higiene en
el Trabajo

Director(a) de Recursos
Humanos/Representante
de la Direccin

DOCUMENTOS
OBLIGATORIOS DE LA
NTC-OHSAS 18001:2007

Coordinador de
Gestion en Salud,
Seguridad e Higiene
en el Trabajo
/Practicante
Profesional

Coordinador de Gestion en
Salud, Seguridad e Higiene en
el Trabajo

Director(a) de Recursos
Humanos/Representante
de la Direccin

4.3 CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS

PROCE
DIMIENTO

INSTRUC
TIVO

OBJETIVO

ALCANCE

RESPONSABILIDAD

CONTENIDO

PROTOC
OLO

GUIAS
DE
MANEJO

PRECISIONES

DESCRIPCION

NA

DOCUMENTOS DE
REFERENCIA

MANUAL

CARACTE
RIZACION

MATRIZ

REGLA
MENTO

LINEAMIEN
TOS

NA

NA

NA

A
A

PLAN

GUIA

FORMATO

NA

NA

NA

NA

NA

NA

NA

NA

NA

NA

NA

NA

NA

NA

A
A

NA

NA

NA

NA

GLOSARIO

NA

NA

NA

NA

ANEXOS

NA

NA

NA

NA

NA

METODOLOGA
POBLACIN
OBJETO
EPIDEMIOLOGA

NA
NA

NA
NA

NA
NA

NA
NA

NA
NA

NA
NA

NA
NA

NA
NA

NA
NA

NA
NA

NA

NA

NA

NA

NA

NA

NA

NA

NA

NA

CLNICA

NA

NA

NA

NA

NA

NA

NA

NA

NA

NA

NA

DIAGNSTICO
ALGORITMO DE
MANEJO
INDICACIONES

NA

NA

NA

NA

NA

NA

NA

NA

NA

NA

NA

NA

NA
A

NA

NA

NA

NA

NA

NA

NA

NA

NA

NA

NA

NA

NA

NA

NA

NA

NA

NA

NA

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COMPLICACIONES
HISTORIAL DE
CAMBIOS

A: APLICA

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NA

NA

NA

NA

NA

NA

NA

NA

NA

NA

NA

NA

NA

NA: NO APLICA

O: OPCIONAL

El contenido de los manuales, procedimientos, instructivo, planes, guas, formatos de

registro, matrices y otros institucionales varan de acuerdo con las necesidades de uso y
a la informacin de los mismos. A continuacin algunas orientaciones generales que se
adaptan segn sea caso en cada tipo de documento segn el cuadro anterior.
4.3.1 Objetivo: describe brevemente el propsito del documento. Adems puede incluir la

finalidad de la actividad o proceso. Responde a la pregunta: Para qu.

4.3.2 Alcance: determina quienes deben aplicar el documento, puede hacer referencia a

reas, cargos o procesos, en todo caso, la referencia debe ser clara, para evitar
ambigedades. Si hay aspectos que se excluyen, se deben mencionar con precisin.
Incluye los lmites de la accin que orienta el documento desde la identificacin de
necesidades hasta la divulgacin del documento para su implementacin.
4.3.3 Responsabilidad: Se definen los principales responsables de la aplicacin del
documento, por su cargo.
4.3.4 Precisiones: Se describen los criterios y/o polticas particulares que se deben
considerar en la ejecucin de los procesos o las condiciones y requisitos bajo los cuales
debe desarrollarse el mismo (herramientas, equipos y/o instrumentos de control,
actividades especiales, manuales, documentos, normas, etc.). En esta parte del documento
se puede ampliar alguna explicacin que se refiera a una actividad descrita en el
flujograma, mencionando el nmero de la actividad.
4.3.5 Descripcin del proceso: Se describe la secuencia de las actividades que se

documentan, indicando que se debe hacer, los responsables del mismo, los registros
resultantes y las observaciones necesarias para una fcil comprensin, aplicando el ciclo
PHVA.
La descripcin del proceso se presenta en la siguiente tabla:
No

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

OBSERVACIONES

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- Para la columna ACTIVIDAD, se puede utilizar texto, , diagrama de flujo; para el

diagrama de flujo se utilizan las siguientes formas:

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SIMBOLO

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DEFINICION DE SIMBOLOS
SIGNIFICAD
DEFINICION
O
INICIO / FIN
CONECTOR DE
LINEA
ACTIVIDAD
PROCESO O
PROCEDIMIENTO
PREDEFINIDO
DECISIN

DOCUMENTO
#

VERSIN 01

CONECTOR
INTERNO
CONECTOR DE
PAGINA

Se emplea para el inicio o fin de diferentes actividades del procedimiento. En

su interior, se escriben los trminos INICIO o FIN.
Con esta figura se representan dos situaciones diferentes:
La unin entre smbolos.
El movimiento fsico de documentos.
Representa la actividad llevada a cabo para la ejecucin o transformacin de
informacin, recursos, bienes, entre otros. Se emplea en las situaciones que
dan nacimiento a un documento o incorporan elementos de informacin al
mismo.
Representa un proceso o procedimiento predefinido, documentado y
estandarizado, el cual cuenta con un flujograma propio, ya sea del mismo
Proceso o de otros con el cual tenga interaccin.
Se emplea para la toma de diferentes caminos de accin que surgen en una
etapa del procedimiento ante una circunstancia planteada. En su interior se
formula una pregunta que genere las diferentes alternativas del
procedimiento.
Representa la informacin que requiera registrase en un formato electrnico o
manual, o los documentos que se deben tener en cuenta al desarrollar la
actividad.
Representa el vnculo entre actividades que se hallan en diferentes partes de
la pgina. En su interior se escribe un nmero arbigo que sirva de vnculo.
Representa el vnculo entre varias pginas. En su interior se escribe un
nmero arbigo que sirva de vnculo.

4.3.6 Documentos de referencia: Se registra el listado de documentos internos y externos

relacionados con el procedimiento o actividades que se documentan.
4.3.7 Glosario: Se registran las definiciones de aquellos trminos utilizados en el

documento, que son importantes para su aplicacin y que no son de uso comn y fcil
comprensin, algunas definiciones pueden ser tomadas de la NTC-ISO 9000 y NTCOHSAS 18000. La definicin de trminos no contemplados por las citadas normas, pero
que es necesario incluir por la actividad o procesos que se documentan, deben hacerse de
manera clara y concisa.
4.3.8 Anexos: Sirven para ampliar la informacin contenida en el documento y facilitar su
comprensin, entre otros: diagramas de flujo, tablas, formatos, cuadros, grficos, matrices,
etc.
4.3.9 Historial de cambios: Incluye

la fecha de modificacin, la versin que fue

modificada y el cambio realizado al documento.

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4.4 DISPONIBILIDAD
La documentacin del SG-QHSE de la Universidad Santo Toms Seccional Bucaramanga
se maneja en medio digital, por tanto, se consideran vigentes los documentos aprobados,
ubicados en el Men principal del Sistema de Gestin Salud Ocupacional, Seguridad
Industrial E Higiene Ambiental en la intranet (http://intranet, , (http://172.16.7.6:82)
La distribucin de los documentos institucionales (Tales como: Estatutos, Reglamentos,
Polticas entre otros) es responsabilidad de los procesos directivos a travs de la
Secretaria General.
La fecha de actualizacin que aparece en la pgina WEB en los documentos
institucionales, corresponde a la fecha en que se incluyen en la WEB mas no a la fecha
de aprobacin del documento la cual deber ser consultada en el contenido del
documento.
Todo tipo de publicidad se controla a travs de la fecha de emisin.

4.5

DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCIN DE FORMATOS

En todo caso se privilegia la presentacin y diligenciamiento digital de formatos salvo

casos que requieran estrictamente su aplicacin impresa. Para estos casos, una vez
aprobados el lder del proceso enva una copia en medio digital al proceso de Gestin de
Publicaciones, para su correspondiente reproduccin.
Aunque la emisin de los documentos se realiza luego de su aprobacin, la Universidad
emplear los inventarios de formatos impresos hasta agotar existencias.

4.6. INDICACIONES DE FORMA E IDENTIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS

4.6.1 Redaccin: Usar un lenguaje sencillo y uniforme. Escribir textos en forma explcita,
clara, precisa y coherente, evitando ambigedades. Emplear siempre el mismo trmino,
para expresar un mismo concepto.

4.6.2 Encabezado

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El encabezado lo llevan todas las pginas de los

Universidad, consta de:

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documentos del SG-QHSE de la

a. LOGO: Logotipo de la Universidad Santo Toms Seccional Bucaramanga.

b. NOMBRE DEL SISTEMA DE GESTIN
c. NOMBRE DEL REA, DEPENDENCIA O DEPARTAMENTO AL CUAL
PERTENECE EL DOCUMENTO.

d.

TITULO O NOMBRE DEL DOCUMENTO DEL SG-QHSE

e. VERSIN DEL DOCUMENTO: Identifica el nmero de ediciones que ha tenido el

documento; cuando se modifique la documentacin aprobada, la versin aumenta
de la siguiente manera, Versin 01, Versin 02, etc.
f.

CDIGO: Identificacin alfanumrica que se asigna a cada documento del SGQHSE. Este cdigo se lo asigna la Profesional de Apoyo del SG-QHSE

b SISTEMA DE GESTIN EN SALUD, SEGURIDAD E HIGIENE EN EL

TRABAJO (SG-QHSE)
a

c GESTIN EN SALUD,
SEGURIDAD E HIGIENE EN EL
TRABAJO

e VERSIN 01
f CODIGO
P-SO-OH-XXXXX

d PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE

DOCUMENTOS DE SG-QHSE

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Los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad de la Universidad Santo Toms

Seccional Bucaramanga dependiendo de las necesidades de los procesos, se identifican
de la siguiente forma:

Estructura del Cdigo: WW-XX-YY-ZZ

WW: Es el prefijo que identifica el tipo de documentos
XX: Es el prefijo que identifica la pertenencia al SG-QHSE.

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YY: 2 letras que indican a que proceso pertenece el documento

ZZ: Es un numero consecutivo del documento.
4.6.3 Pie de Pgina
Se ubica en la primera hoja de todos los documentos del SG-QHSE, exceptuando el Plan
de desarrollo que no lo lleva y los formatos que llevan solamente la fecha de creacin :
(dd/mm/aaaa) en la esquina inferior derecha.
ELABOR:

Nombre:
Cargo:
Fecha:

REVIS:

Nombre:
Cargo:
Fecha:

APROB:

Nombre:
Cargo:
Fecha:

ELABOR, REVIS Y APROB

Nombre De quien elabora, quien revisa y quien aprueba el documento.

Cargo: Cargo que ocupa quien elabora, quien revisa y quien aprueba el documento,
segn sea el caso

Fecha: da/mes/ao de elaboracin, revisin y aprobacin del documento

4.7. REGISTROS
Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de actividades
realizadas o resultados obtenidos se caracterizan por:

Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar sus

resultados.
Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o la tarea se adecu
al proceso correspondiente.

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No estn sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado (salvo en casos

especiales) y dejado constancia de todas las circunstancias de cambio, siguiendo el
procedimiento al respecto.

Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrnicos, y estar en forma

digital. Son registros impresos todo lo plasmado en un papel, como un material fotogrfico
o similar. Son registros electrnicos los obtenidos y guardados en estos medios.
La Universidad debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o que, si lo
son, que constancia de ello y de quin y cundo lo hizo, especialmente cuando sea mas
susceptible a las modificaciones, como es el caso de los registros guardados de forma
digital.
Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el caso de
los registros impresos y en los registros digitales deben quedar constancia de quien y
cuando lo hizo.
Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto,
garantizando que se respeten los procedimientos y queden archivados de forma segura y
de fcil identificacin. Por otra parte la universidad debe garantizar la confiabilidad de los
registros que as lo requieran (historias clnicas, Exmenes ocupacionales, etc).

4.7.1. LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR

Los registros apropiados deben garantizar que sean:

Veraces: debe describir lo que realmente sucedi, pas u ocurri.

Exactos: debe ser verificado.
Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difcil borrado, no usar lpiz o tinta
lavable.
Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar perdida de informacin por el paso
del tiempo.
Claros: debe ser entendible para todos.
Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc.
Legible.
No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso de correctores, etc.
Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo que no se
llena

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4.7.2. USO DE LOS REGISTROS

Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las actividades o los
resultados de los procedimientos.

Algunos ejemplos de sus usos son:

Toma de muestras

Procesamiento y anlisis de informacin

Almacenamiento y distribucin

Exmenes realizados

Calibracin de equipos

Abastecimiento y vigencia de los insumos

Control de calidad

No conformidades

Acciones correctivas

Entrega de informes

Entre otras

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5. DESCRIPCIN DEL PROCESO

5.1. FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

No

ACTIVIDAD

INICIO

RESPONSA
BLE

Identifica necesidad de creacin

o mejora de documento

Lder del proceso

Revisa la adecuacin de la
documentacin

OBSERVACIONES

Corrector de Estilo

Elaborar
borrador
del
documento y enviar por correo a
la Directora del Departamento
de Biblioteca con copia al
Profesional
de
Apoyo
de
correccin de estilo para su
respectiva revisin.
Las correcciones de ortografa y
sintaxis se hacen de manera
directa en la documentacin en
los casos donde la mejora sea
evidente. Sin embargo, en los
casos problemticos para la
interpretacin del sentido el
corrector enviar sugerencias y
comentarios al lder del proceso
para que intervenga en el texto
antes de su envo como versin
final al Sistema de Gestin de la
Calidad.
De cualquier manera el corrector
har llegar al lder del proceso la
documentacin revisada.

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No

La documentacin requiere
ajustes?

SI

RESPONSA
BLE

ACTIVIDAD

Modifica y enva
nuevamente al
corrector

Solicita y justifica creacin,

mejora o anulacin de
documento

Enviar por correo al Coordinador

de Salud, Seguridad e Higiene
en el trabajo con copia a la
Profesional de Apoyo del SGQHSE el formato Solicitud de
Creacin, Mejora o Anulacin de
Documento F-SO-OH-12 junto
con el documento sometido a
consideracin (Resultado de la
revisin del corrector de estilo)

Lder del proceso

Revisa solicitud y verifica

necesidad

Profesional de
Apoyo SG-QHSE

Auxiliar del

SG-QHSE

Aprobada la Solicitud?

NO

Informa al
lder del
proceso

6
SI

Registra aprobacin en la
Solicitud de creacin,
Mejora o Anulacin de
Documentos

Codifica y/o actualiza la

versin

Revisar la solicitud y evaluar la

necesidad de crear, modificar o
anular el documento.

Coordinador del
rea de Salud,
Seguridad e

Higiene en el
Trabajo

OBSERVACIONES

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22

En caso de requerir ajustes en

partes problemticas para la
interpretacin
el
lder
del
proceso har las modificaciones
en las partes indicadas por el
corrector
y
le
enviar
nuevamente
el
documento
modificado al corrector de estilo.

Lder del proceso

F-SO-OH-12
Solicitud de
creacin, mejora
o anulacin de
documentos

CODIGO
PR-SO-OH-006

NO

VERSIN 01

Auxiliar del
SG-QHSE

Profesional de

Apoyo SG-QHSE

Auxiliar del

SG-QHSE

Si es una solicitud de anulacin,

se registra y el proceso termina
Cuando se considere necesario
define la intervencin de un
experto a fin de retroalimentar el
documento
antes
de
su
aprobacin final.
Segn corresponda se presenta
al Consejo Directivo para que
autorice la creacin, mejora o
anulacin.
Se diligencia la Parte 2 del
registro Solicitud de Creacin,
Mejora
o
Anulacin
de
Documento
F-SO-OH-12,
marcando
la
casilla
de
aprobado, diligenciando la fecha
de implementacin del cambio.
Para el caso de creacin de
documentos se realiza la
respectiva codificacin y para
mejora se actualiza la versin.

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No

RESPONSA
BLE

ACTIVIDAD

Emite y Aprueba
Documento

10

Coordinador del
rea de Salud,
Seguridad e
Higiene en el
Trabajo

Profesional de
Apoyo SG-QHSE

Auxiliar SG-QHSE

Retira de Intranet los

documentos obsoletos

Profesional de
Apoyo SG-QHSE

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CODIGO
PR-SO-OH-006
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22

OBSERVACIONES
Al editar los documentos se
deben registrar las firmas de
elabor, revis y aprob, si
aplica. El coordinador del rea
de Salud Ocupacional informa
al lder sobre la aprobacin del
documento.
Una
vez
firmados
los
documentos se identifican con
Copia No Controlada, se graban
en PDF (No Aplica para
formatos) y se adaptan en el
aplicativo disponible.
Se publican los nuevos
documentos en la intranet

Al documento fsico se le
coloca el sello de original, se
archiva en la carpeta del
proceso que corresponda y se
destruye la versin anterior.

Actualiza Listado Maestro

Control de Documentos

11

Listado Maestro de
Control de
Documentos
F-SO-OH-013

Profesional de
Apoyo SG-QHSE

Auxiliar del

SG-QHSE

Actualizar
Listado
Maestro
Control de Documentos F-SOOH-013

12

Socializa con el lder del

proceso y/o funcionario
que realiz solicitud

Coordinador del
rea de Salud,
Seguridad e
Higiene en el
Trabajo

Se comunica al lder que el

documento
se
encuentra
liberado y se autoriza su uso.

Libera Documento

Aplica documento en el
proceso correspondiente

13

3
FIN

Lder del proceso

Informar los cambios de la

documentacin
a
los
participantes del proceso.
Socializa el contenido de los
documentos a fin de garantizar
su debida aplicacin.

SISTEMA DE GESTIN EN SALUD, SEGURIDAD E

HIGIENE EN EL TRABAJO
(SG-QHSE)
PROCEDIMIENTO PARA
GESTIN EN SALUD,
EL CONTROL DE
SEGURIDAD E HIGIENE EN
DOCUMENTOS Y
EL TRABAJO
REGISTROS DEL SGQHSE

RESPONSA
BLE

ACTIVIDAD

INICIO

Identificar los registros a

controlar

Hay solicitud o necesidades de

NO
registros

Coordinador de
Gestion en
Salud, Seguridad
e Higiene en el
Trabajo

Lderes de
procesos

SI

Revisar solicitudes o
necesidades de registros

NO
Aprobacin de solicitud o necesidad de registros

Informa al
lder del
proceso

5
SI

Pgina 18 de
22

Lderes de
procesos

Coordinador de

Gestion en
Salud, Seguridad
e Higiene en el
Trabajo

Coordinador de
Gestion en
Salud, Seguridad
e Higiene en el
Trabajo

Se autoriza y controla los

registros

Coordinador de
Gestion en
Salud, Seguridad
e Higiene en el
Trabajo

OBSERVACIONES

1
3

CODIGO
PR-SO-OH-006

5.2. FLUJO GRAMA PARA EL CONTROL DE REGISTROS

No

VERSIN 01

Los lderes de proceso con

apoyo del coordinador del
rea de salud, seguridad e
Higiene
en
el
trabajo
identifican
los
registros
incorporados en el sistema
de
gestin
en
salud,
seguridad e Higiene en el
trabajo
Enviar
por
correo
al
Coordinador de Gestion en
Salud, Seguridad e Higiene
en el Trabajo con copia a la
Profesional de Apoyo del
SG-QHSE
el
formato
Solicitud de Creacin, Mejora
o Anulacin de Documento
F-SO-OH-12
junto con el
documento
sometido
a
consideracin
Revisar la solicitud y evaluar
la necesidad de crear,
modificar
o
anular
el
documento.
Si es una solicitud de
anulacin, se registra y el
proceso termina.
Cuando
se
considere
necesario
define
la
intervencin de un experto a
fin de retroalimentar el
documento antes de su
aprobacin final.
Segn
corresponda
se
presenta
al
Consejo
Directivo para que autorice
la
creacin,
mejora
o
anulacin.
El Coordinador de Gestion
en
Salud,
Seguridad
e
Higiene
en
el
Trabajo
actualiza los registros que se
generaron
cambios
y
controla los cambios o
nuevos
documentos
relacionados
con
la
estructura
de
los
documentos del SG-QHSE

SISTEMA DE GESTIN EN SALUD, SEGURIDAD E

HIGIENE EN EL TRABAJO
(SG-QHSE)
PROCEDIMIENTO PARA
GESTIN EN SALUD,
EL CONTROL DE
SEGURIDAD E HIGIENE EN
DOCUMENTOS Y
EL TRABAJO
REGISTROS DEL SGQHSE

No

ACTIVIDAD

Establecer criterios de
control de registros

Actualizacin del listado

maestro

13

CODIGO
PR-SO-OH-006
Pgina 19 de
22

OBSERVACIONES

RESPONSA
BLE

VERSIN 01

Listado Maestro
de Control de
Documentos

Socializa con el lder del

proceso y/o funcionario
que realiz solicitud

Coordinador de
Gestion en
Salud, Seguridad
e Higiene en el
Trabajo

Coordinador de
Gestion en
Salud, Seguridad
e Higiene en el
Trabajo

Coordinador de
Gestion en
Salud, Seguridad
e Higiene en el

Trabajo

Aplica documento en el
proceso correspondiente

Lder del proceso

FIN

El Coordinador de Gestion
en
Salud,
Seguridad
e
Higiene
en
el
Trabajo
establece criterios de control
sobre los registros del SGQHSE

Actualizar Listado Maestro

Control de Documentos FSO-OH-013

Se comunica al lder que el

documento se encuentra
liberado y se autoriza su
uso.

Informar los cambios de la

documentacin
a
los
participantes del proceso.
Socializa el contenido de los
documentos
a
fin
de
garantizar
su
debida
aplicacin.

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

CODIGO

F-SO-OH012

F-SO-OH-

NOMBRE

SOLICITUD DE
CREACIN, MEJORA
O ANULACION DE
DOCUMENTOS
LISTADO MAESTRO

RESPONSABLE
DILIGENCIARLO

Coordinador de
Gestion en Salud,
Seguridad e Higiene
en el Trabajo/ Lder
del Proceso

Coordinador de

DISPONIBLE

Intranet /Proceso Gestin en

Salud, Seguridad e Higiene en
el Trabajo y/o Aplicativo del
Sistema

Intranet / Proceso Gestin en

SISTEMA DE GESTIN EN SALUD, SEGURIDAD E

HIGIENE EN EL TRABAJO
(SG-QHSE)
PROCEDIMIENTO PARA
GESTIN EN SALUD,
EL CONTROL DE
SEGURIDAD E HIGIENE EN
DOCUMENTOS Y
EL TRABAJO
REGISTROS DEL SGQHSE

013

CONTROL DE
DOCUMENTOS

Gestion en Salud,
Seguridad e Higiene
en el Trabajo/
Profesional de Apoyo

VERSIN 01
CODIGO
PR-SO-OH-006
Pgina 20 de
22

Salud, Seguridad e Higiene en

el Trabajo y/o Aplicativo del
Sistema

7. GLOSARIO

Aprobacin: Es la actividad donde se autoriza la aplicacin del documento en la operacin de la

universidad y se convierte en un documento controlado del SG-QHSE.
Caracterizacin de Procesos: Documento que permite identificar aspectos de un proceso tales
como: Objetivo, Quien Suministra/Referente, Insumos/Requerimientos, Actividades, Resultados,
Quien Recibe/Beneficiario, Recursos, Requisitos, Documentacin asociada, indicadores y el ciclo
PHVA de las actividades funcionales del proceso.
Copia controlada: Es el duplicado del documento, que se encuentra debidamente identificado,
reconocido dentro del Sistema de Gestin de la Calidad, se conocen sus portadores y est
autorizado para su circulacin.
Documento: Informacin y su medio de soporte. Ejemplo: registros, especificaciones,
procedimientos, dibujo, informe, norma etc. (NTC-ISO-9000).
Documentos externos: Son documentos generados por entidades externas a la Universidad
para ser aplicados en los procedimientos de la misma.
Edicin: Produccin o emisin impresa o grabada de un documento.
Estatutos: Conformados por las normas que enmarcan el desarrollo del objeto social de la
Universidad. Ej.: Estatuto Orgnico.
Formatos: Documento tipo registro que captura informacin de una actividad especfica o
Plantilla prediseada que facilita la recoleccin de datos.
Gua: Documentos que plantea un esquema a seguir para el desarrollo de un propsito particular.
Instructivo: Documento que contempla en detalle aspectos tcnicos del trabajo
Liberacin de documentos: Consiste en la aprobacin, entrega y divulgacin formal de los
documentos del SG-.QHSE
LMCD: Listado Maestro Control de Documentos internos. Cada proceso cuenta con un Listado
Maestro Control de Documentos.
LMCR: Listado Maestro Control de Registros
Manual: Documento que describe de manera general un Sistema, un rea o funcin de cobertura
amplia de la institucin que sirve de orientacin para todas las personas involucradas.
Manual de Calidad: Es el documento que orienta, describe el SGC y enuncia la Poltica de
Calidad.
Poltica: Lineamiento establecido por la organizacin, que permite la operacionalidad de sta.
Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso (NTC-ISO9000)
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales
transforman elementos de entrada en resultados. (NTC-ISO-9000)
Registros: Documento que suministra evidencia objetiva de las actividades desarrolladas o de
resultados obtenidos
Reglamentos: Constituido por las normas que regulan actividades especficas de la Universidad.
Ej.: Reglamento Estudiantil.

SISTEMA DE GESTIN EN SALUD, SEGURIDAD E

HIGIENE EN EL TRABAJO
(SG-QHSE)
PROCEDIMIENTO PARA
GESTIN EN SALUD,
EL CONTROL DE
SEGURIDAD E HIGIENE EN
DOCUMENTOS Y
EL TRABAJO
REGISTROS DEL SGQHSE

VERSIN 01
CODIGO
PR-SO-OH-006
Pgina 21 de
22

Revisin: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuacin y la eficacia del

tema sujeto a revisin, para alcanzar los objetivos establecidos.
SG-QHSE: Sistema de Gestin de la Calidad en Salud Ocupacional, Seguridad Industrial e Higiene
Ambiental
Sintaxis: Parte de la gramtica dedicada a los fenmenos de orden y posicin de la palabras en una
oracin
Partes problemticas para la interpretacin: Apartados en un documento que presentan problemas
en trminos de precisin o claridad en su redaccin.

8. ANEXOS

Anexo 1: Listado de cdigos de los procesos

W TIPO
DE DOCUMENTO
PROCESO
W
SO-DI Direccionamiento
Institucional
P Poltica
SO-OH Gestin en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo
O Organigrama
SO-GF Gestin Administrativa y Financiera
R
SO-GD Gestin del Conocimiento Aprendizaje y Docencia
M Mapa de procesos
SO-GJ Gestin Jurdica y Legal
P
SO-GR Gestin
Fsicos
deCRecursos
Caracterizacin
de
SO-GH Gestin Humana
P
proceso
SO-GB Gestin
Humano y Organizacional
Bienestar
M Manual
SO-GS Gestin deNAdquisiciones y Suministros
dePComunicaciones
Procedimiento
SO-GC Gestin
R
I Instructivo
N
P Protocolo
T
Anexo 2: Listado de
cdigos
F Formato
documentos
M Matriz
T
R Reglamento
G
O Objetivos
B
P Programas
G
C Compromiso
M
F Ficha
I
C Cronograma
R
G Gua
P Plan
L

XX-YY

de

los

SISTEMA DE GESTIN EN SALUD, SEGURIDAD E

HIGIENE EN EL TRABAJO
(SG-QHSE)
PROCEDIMIENTO PARA
GESTIN EN SALUD,
EL CONTROL DE
SEGURIDAD E HIGIENE EN
DOCUMENTOS Y
EL TRABAJO
REGISTROS DEL SGQHSE

9. HISTORIAL DE CAMBIOS

FECHA DE
MODIFICA
CIN
22/07/2013

VERSI
N
MODIFI
CADA
01

Original

CAMBIOS REALIZADOS

VERSIN 01
CODIGO
PR-SO-OH-006
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22