NDICE

Qu es la Organizacin?
Importancia de la administracin
Principios de la Organizacin
Estructura Organizacional
o Clases de organizaciones
o Enfoque tradicional
o La organizacin Lineal
Caractersticas de la organizacin lineal
Ventajas de la organizacin lineal
Desventajas de la organizacin lineal
Campo de aplicacin de la organizacin lineal
o Organizacin Funcional
Caractersticas de la organizacin funcional
Ventajas de la organizacin funcional
Desventajas de la organizacin funcional
Campo de aplicacin de la organizacin funcional
o Organizacin Informal
o Organizacin Formal
Organigramas

o Aplicados a una organizacin o empresa los

organigramas revelan
o Tipos de organigramas
ORGANIZACIN DE TIPO LNEA-STAFF

CRITERIOS PARA DIFERENCIAR LNEA Y STAFF

LAS PRINCIPALES FUNCIONES DEL STAFF SON:
VENTAJAS DE LA ORGANIZACIN LNEA-STAFF
DESVENTAJAS DE LA ORGANIZACIN LNEA-STAFF
CAMPO DE APLICACIN DE LA ORGANIZACIN LNEA-STAFF
Etapas de Organizacin del trabajo
o Divisin del trabajo
o Coordinacin
o Jerarquizacin
o Departamentalizacin

Qu es Organizacin?

Es el proceso de lograr que las cosas se realicen por medio de

la planeacin, delegacin
de funciones, integracin de personal, direccin y control de otras personas,
creando y manteniendo un ambiente en el cual la persona se pueda
desempear entusiastamente en conjunto con otras, sacando a relucir su
potencial, eficacia y eficiencia y
lograr
as
fines
determinados.

Importancia de la Administracin

Es un medio que establece la mejor manera de alcanzar los objetivos.

Suministra los mtodos para que se puedan desempear las
actividades eficientemente, con el mnimo de esfuerzo.
Evita lentitud e ineficiencia.
Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al determinar las
funciones y responsabilidades.

Principios de la Administracin
1.- DEL OBJETIVO: Todas y cada una de las actividades establecidas
en la organizacin deben relacionarse con los objetivos y propsitos
de la empresa. La existencia de un puesto solo es justificable si sirve
para alcanzar realmente los objetivos, sin embargo, la realidad
muestra que muchas veces se crean puestos con la consecuente
implicacin
de
costos
y
esfuerzos
intiles.
2.- ESPECIALIZACIN: El trabajo de una persona debe limitarse,
hasta donde sea posible, a la ejecucin de una sola actividad. El
trabajo se realizara ms fcilmente si se subdivide en actividades
claramente relacionadas y delimitadas, mientras ms especfico y
menor sea el campo de accin de un individuo, mayor ser su
eficiencia
y
destreza.
3.- JERARQUA: Es necesario establecer centros de autoridad de los
que emane la comunicacin necesaria para lograr los planes, en los
cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan en una lnea clara e
ininterrumpida, desde el ms alto ejecutivo hasta el nivel ms bajo.
4.- PARIDAD DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD: A cada grado
de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de
autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad. No tiene
objeto hacer responsable a una persona por determinado trabajo si no
se le otorga la autoridad necesaria para poder realizarlo.
5.- UNIDAD DE MANDO: Al determinar un centro de autoridad y
decisin para cada funcin, debe asignarse un solo jefe, y que los
subordinados no debern reportar a ms de un superior.
6.- DIFUSIN: Las obligaciones de cada puesto que cubren
responsabilidad y autoridad, deben publicarse y ponerse, por escrito a

disposicin de todos aquellos miembros de la empresa que tengan

relacin
con
las
mismas.
7.- AMPLITUD O TRAMO DE CONTROL: Hay un lmite en cuanto al
nmero de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de tal
manera que ste pueda realizar todas sus funciones eficientemente.
Un gerente no debe ejercer autoridad directa a ms de cinco o seis
subordinados, a fin de asegurar que no est sobrecargado, y que est
en la posibilidad de atender otras funciones ms importantes.
8.- DE LA COORDINACIN: Las unidades de una organizacin
siempre debern mantenerse en equilibrio. Todas las funciones deben
apoyarse completamente y combinarse, a fin de lograr un objetivo
comn; en esta forma, la organizacin funcionara con un sistema
armnico en el que todas sus partes actuaran oportunamente y
eficazmente,
sin
ningn
antagonismo.
9.- CONTINUIDAD: Una vez que se ha establecido, la estructura
organizacional requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las
condiciones del medio ambiente.

Estructura Organizacional
La estructura organizacional de una empresa u otro tipo de organizacin, es
un concepto fundamentalmente jerrquico de subordinacin dentro de las
entidades que colaboran y contribuyen a servir a un objetivo comn.
Una organizacin puede estructurarse de diferentes maneras y estilos,
dependiendo de sus objetivos, el entorno y los medios disponibles. La
estructura de una organizacin determinar los modos en los que opera en
el mercado y los objetivos que podr alcanzar.

Clases de Organizaciones
LA ORGANIZACIN Y ENFOQUE TRADICIONAL.
LA ORGANIZACIN LINEAL: Es la estructura ms simple y antigua,
est basada en la organizacin de los antiguos ejrcitos y en la
organizacin eclesistica medieval.
CARACTERSTICAS DE LA ORGANIZACIN LINEAL

Posee principios esenciales (tiene una jerarquizacin de la

autoridad en la cual los superiores son obedecidos por sus
respectivos
subalternos)
muy
defendida
por Fayol en
su teora clsica de la administracin.
Tiene lneas formales de comunicacin, nicamente se
comunica con los rganos o cargos entre s a travs de las
lneas presentes del organigrama excepto los situados en la
sima del mismo.

Centraliza las decisiones, une al rgano o cargo subordinado

con su superior, y as sucesivamente hasta la cpula de la
organizacin.

VENTAJAS DE LA ORGANIZACIN LINEAL

Estructura sencilla y de fcil compresin

Delimitacin ntida y clara de las responsabilidades de los
rganos o cargos involucrados.
Facilidad de implementacin.
Estabilidad considerable.
Es
el
tipo
de organizacin ms
indicado
para
pequeas empresas.

DESVENTAJAS DE LA ORGANIZACIN LINEAL

La estabilidad y constancia de las relaciones formales pueden

conducir a la rigidez y a la inflexibilidad de la organizacin
lineal.
No se responde de manera adecuada a los cambios rpidos y
constantes de la sociedad moderna.
Est basada en la direccin nica y directa, puede volverse
autoritaria.
Enfatiza en la funcin de la jefatura, de mando y la exagera,
pues supone la existencia de jefes capaces de hacerlo y
saberlo todo.
La unidad de mando hace del jefe un generalista que no puede
especializarse en nada.
A medida que la empresa crece, la organizacin lineal condice
inevitablemente a la congestin, en especial en los niveles
altos de la organizacin.

CAMPO DE APLICACIN DE LA ORGANIZACIN LINEAL

Cuando la organizacin es pequea y no requiere

de objetivos especialistas en tareas altamente tcnicas.
Cuando la organizacin est comenzando su desarrollo.
Cuando las tareas llevadas a cabo por la organizacin estn
estandarizadas, son rutinarias y tiene pocas modificaciones.
Cuando las organizaciones tienen vida propia y la rapidez en la
ejecucin del trabajo se hace ms importante que la capacidad
del mismo.
Cuando la organizacin juzga ms interesante invertir en
consultara
externa
u
obtener servicios externos,
que
establecer rganos internos de asesora.

ORGANIZACIN
FUNCIONAL:
Es
el
tipo
de estructura organizacional, que aplica el principio funcional o
principio de la especializacin de las funciones para cada tarea.
CARACTERSTICAS DE LA ORGANIZACIN FUNCIONAL

Autoridad funcional o dividida: es una autoridad sustentada en

el conocimiento. Ningn superior tiene autoridad total sobres
los subordinados, sino autoridad parcial y relativa.
Lnea directa de comunicacin: directa y sin intermediarios,
busca la mayor rapidez posible en las comunicaciones entre los
diferentes niveles.
Descentralizacin de las decisiones: las decisiones se delegan a
los rganos o cargos especializados.
nfasis en la especializacin: especializacin de todos los
rganos a cargo.

VENTAJAS DE LA ORGANIZACIN FUNCIONAL

Mxima especializacin.
Mejor soporte tcnico.
Comunicacin directa ms rpida.
Cada rgano realiza nicamente sus actividades especficas.

DESVENTAJAS DE LA ORGANIZACIN FUNCIONAL

Prdida de la autoridad de mando.

Tendencia a la competencia entre los especialistas.
Tendencia a la tensin y los conflictos en la organizacin.
Confusin en cuanto a los objetivos.

CAMPO DE APLICACIN DE LA ORGANIZACIN FUNCIONAL

Cuando la organizacin por ser pequea, tiene un equipo de

especialista bien compenetrado, que reporta ante un dirigente
eficaz y est orientado hacia los objetivos comunes bien
establecidos y definidos.
Cuando en determinadas circunstancias, y solo entonces, la
organizacin delga durante un periodo determinado autoridad
funcional a algn rgano especializado.

ORGANIZACIN INFORMAL: Es la organizacin que emerge

espontnea y naturalmente entre las personas que ocupan posiciones
en la organizacin formal y a partir de las relaciones que establecen
entre s como ocupantes de cargos.
Se forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo o del
surgimiento
de grupos informales
que
no
aparecen
en
el organigrama, o en cualquier otro documento formal.
La organizacin informal se constituye de interacciones y relaciones
sociales entre las personas situadas en ciertas posiciones de la
organizacin formal.

ORGANIZACIN FORMAL: Es la organizacin basada en una

divisin del trabajo racional, con algn criterio establecido por

aquellos que manejan el proceso de decisin. Es la organizacin

planeada; la que est en el papel.
Es generalmente aprobada por la direccin y comunicada a todos a
travs de manuales de organizacin, de descripcin de puestos,
de organigramas, de reglas y procedimientos, etc.
En otros trminos, es la organizacin formalmente oficializada.
La herramienta principal para una organizacin Formal es el
Organigrama

Organigrama: El organigrama es la representacin grfica

de la estructura organizativa, usualmente aplicados a empresas
u organizacin. Los organigramas son sistemas de organizacin
que se representan en forma intuitiva y con objetividad.
Tambin son llamados cartas o grficas de organizaciones.

Aplicados a una organizacin

organigramas revelan:

empresa

los

La divisin de funciones.
Los niveles jerrquicos.
Las lneas de autoridad y responsabilidad.
La naturaleza lineal o staff del departamento.
Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc.
Las relaciones existentes entre los diversos puestos de la
empresa y en cada departamento o seccin.

Tipos de organigramas:

Vertical: En los organigramas verticales, cada puesto

subordinado a otro se representa por cuadros en un nivel
inferior, ligados a aquel por lneas que representan la
comunicacin de responsabilidad y autoridad. De cada
cuadro del segundo nivel se sacan lneas que indican la
comunicacin de autoridad y responsabilidad a los
puestos que dependen de l y as sucesivamente.
Algunos autores acostumbran poner al margen, en la
altura correspondiente, la clase de nivel administrativo:
alta
administracin,
administracin
intermedia,
administracin inferior. A veces separan estos niveles
jerrquicos con lneas punteadas.
Horizontal: Representan los mismos elementos del
organigrama anterior y en la misma forma, slo que
comenzando el nivel mximo jerrquico a la izquierda y
hacindose los dems niveles sucesivamente hacia la
derecha.
Circular: Formados
por un
cuadro central, que
corresponde a la autoridad mxima en la empresa, a
cuyo derredor se trazan crculos concntricos, cada uno
de los cuales constituye un nivel de organizacin.

Escalar: Seala con distintas sangras en el margen

izquierdo los distintos niveles jerrquicos, ayudndose de
lneas que sealan dichos mrgenes.

ORGANIZACIN DE TIPO LNEA-STAFF: Es el resultado de la

combinacin de la organizacin lineal y la funcional para tratar de
aumentar las ventajas de esos dos tipos de organizacin y reducir sus
desventajas formando la llamada organizacin jerrquica-consultiva.
CRITERIOS PARA DIFERENCIAR LNEA Y STAFF

Generalmente todos los rganos de lnea estn orientados

hacia el exterior de la organizacin donde se sitan sus
objetivos, mientras que los rganos de staff estn orientados
hacia dentro para asesorar a los dems rganos, sean de lnea
o de staff.
Tipos de autoridad: el rea de lnea tiene autoridad para
ejecutar y decidir los asuntos principales de la organizacin. El
rea de staff no necesita esa autoridad, ya que sta es ejercida
sobre ideas o planes. Su actividad consiste en pensar, planear,
sugerir,
recomendar,
asesorar
y
prestar
servicios
especializados.
El hombre de la lnea necesita el staff para desarrollar sus
actividades, mientras que el hombre del staff necesita la lnea
para aplicar sus ideas y planes.

LAS PRINCIPALES FUNCIONES DEL STAFF SON:

Servicios
Consultora
Monitoreo
Planeacin y control

VENTAJAS DE LA ORGANIZACIN LNEA-STAFF

Asegura asesora especializada e innovadora, y mantiene el

principio de la autoridad nica.
Actividad conjunta y coordinada de los rganos de lnea y los
rganos de staff.

DESVENTAJAS DE LA ORGANIZACIN LNEA- STAFF.

La organizacin lnea-staff presenta algunas desventajas y

limitaciones que no afectan las ventajas que ofrece.
El asesor de staff es generalmente un tcnico con preparacin
profesional, mientras que el nombre de lnea se forma en la
prctica.
El asesor generalmente tiene mejor formacin acadmica, pero
menor experiencia.
El personal de lnea puede sentir que los asesores quieren
quitarle cada vez mayores porciones de autoridad para
aumentar su prestigio y posicin.

CAMPO DE APLICACIN DE LA ORGANIZACIN LNEA-STAFF

La organizacin lnea-staff ha sido la forma de organizacin

ms ampliamente aplicada y utilizada en todo el mundo hasta
el momento.
En primer lugar, los niveles son costosos. A medida que
aumentan, se destinan cada vez ms esfuerzo y dinero a
la administracin debido a los gerentes adicionales, el staff que
los asesora y la necesidad de coordinar las actividades
departamentales, ms los costos de las instalaciones para ese
personal. En segundo lugar, los niveles departamentales
complican la comunicacin. Una empresa con muchos niveles
tiene mayores dificultades para comunicar. Objetivos, planes
y polticas en
sentido
descendente
por
la
estructura
organizacional que aquella en que el gerente general se
comunica directamente con sus empleados.

ETAPAS DE LA ORGANIZACIN DEL TRABAJO

1.- DIVISIN DEL TRABAJO: Es la separacin y delimitacin de las
actividades, con el fin de realizar una funcin con la mayor
precisin, eficiencia y el mnimo de esfuerzo, dando lugar a la
especializacin y perfeccionamiento en el trabajo.
2.- COORDINACIN: Es la sincronizacin de los recursos y de los esfuerzos
de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armona y
rapidez, en el desarrollo y la consecucin de los objetivos.
3.- JERARQUIZACIN: Es la disposicin de las funciones de una
organizacin por orden de rango, grado o importancia, agrupados de
acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad que posean,
independientemente de la funcin que realicen.
La jerarquizacin implica la definicin de la estructura de la empresa por
medio del establecimiento de centros de autoridad que se relacionen entre
s con precisin.

4. DEPARTAMENTALIZACIN: Es la divisin y el agrupamiento de las

funciones y actividades en unidades especficas, con base en su similitud.
Al departamentalizar, es conveniente observar la siguiente secuencia:
1 Listar todas las funciones de la empresa.
2 Clasificarlas.
3 Agruparlas segn un orden jerrquico.
4 Asignar actividades a cada una de las reas agrupadas.
5 Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad, y obligacin
entre las funciones y los puestos.
6 Establecer lneas
departamentos.

de

comunicacin

interrelacin

entre

los

7 El tamao, la existencia y el tipo de organizacin de un departamento

debern relacionarse con el tamao y las necesidades especficas de la
empresa y las funciones involucradas.
De acuerdo con la situacin especfica de cada empresa, los tipos de
departamentalizacin ms usuales son:
1. Funcional. Es comn en las empresas industriales; consiste en
agruparlas actividades anlogas segn su funcin principal.

2.
Por
producto. E
s
caracterstica de las empresas fabricantes de diversas lneas de productos,
la

departamentalizacin se hace en base a un producto o grupo de productos

relacionados
entre
s.

3. Geogrfica o por Territorios. Estn divididas y organizadas sobre la

base de su ubicacin. En algunos casos estas organizaciones se usan
para operaciones internacionales, en otras, las divisiones pueden basarse
solo en ciudades.

4. Por clientes. Por lo general se aplica en empresas comerciales,

principalmente almacenes, y su funcin consiste en crear unidades cuyo
inters primordial es servir a los distintos compradores o clientes.

5. Por Proceso o Equipo. En la industria, el agrupamiento de equipos en

distintos departamentos reportar eficiencia y ahorro de tiempo; as como
tambin en una planta automotriz, la agrupacin por proceso.

6. Mixta. Son las que se distribuyen las reas en diferentes tipos de

departamentalizacin, de acuerdo a la necesidad funcional y operativa de la
mayora de las estructuras organizacionales usadas por las empresas
comerciales son una combinacin de los tipos bsicos de organizacin: