Documento de Requisitos SIPAGO

Proyecto SIPAGO / Documento de Requisitos del Sistema
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

DIRECCIN DE SERVICIOS DE INFORMACIN ADMINISTRATIVOS (DSIA)
MRIDA - VENEZUELA
Proyecto:
Desarrollo de un Sistema de Emisin y

Control de Pagos
Documento de Requisitos del Sistema
Equipo del Proyecto:

Coordinadora: Lic. Mara Cecilia Ramrez
Lder: Lic. Lena Snchez Bor
Especialista de Procesos: Ing. Nancy Bonavino de Garca
Julio, 2.007
Universidad de los Andes Vicerrectorado Administrativo - DSIA
LISTA DE CAMBIOS
Fecha
01/06/2007
08/06/2007
08/06/2007
27/06/2007
Descripcin
Se eliminan los ajustes positivos y negativos
por cambios en el proceso de conciliacin
Se disea un nuevo formato Comprobante
de ajustes contables por requerimientos de
los usuarios.
Se generan cambios a nivel del Dpto de
Tesorera en el proceso de conciliacin que
conllevan a cambios en casos de uso,
escenarios y diagrama de clases. Se modifica
el reporte de conciliacin y el proceso de
clculo de saldos conciliados.
Se cambia el requisito de manejo de cuenta
en dlares: El sistema debe llevar el control
de la cuenta en dlares con los dlares
remanentes de aos anteriores, por tasa de
cambio y dependencia que solicit en la
oportunidad en que se compraron. Tambin
debe guardar la entrega de dlares de otras
Dependencia a Tesorera, cuando se
solicitan pagos a proveedores en el exterior.
Requisito involucrado
RTP1.3-18 y RTP1.325
RTP1.3-22
RSP1.3-10
RTP1.3-24
Por : El sistema permitir registrar la

apertura de una cuenta en divisas y crear
automticamente el registro de una cuenta
espejo en Bs., as como tambin llevar el
control de los movimientos que se realicen
en la cuenta en divisas, tanto de compra de
divisas como de pagos que se realicen con
dlares existentes de compras anteriores.
Tambin debe permitir realizar la
conciliacin manual de la cuenta en divisas.
Este cambio implic anexar una funcin al
subsistema Gestin de Cuentas Bancarias
INDICE
LISTA DE CAMBIOS ......................................................................................................2
INDICE .............................................................................................................................3
LISTA DE TABLAS Y FIGURAS...................................................................................4
1. INTRODUCCIN.........................................................................................................5
2. PARTICIPANTES EN EL PROYECTO ......................................................................6
3. DESCRIPCIN DEL SISTEMA ACTUAL.................................................................7
4. OBJETIVOS DEL SISTEMA.......................................................................................8
5. CLASIFICACIN DE REQUISITOS DEL SISTEMA .............................................14
5.1 CATALOGO DE REQUISITOS DEL SISTEMA....................................................15
5.2 REQUISITOS FUNCIONALES ...............................................................................20
5.2.1 DIAGRAMAS DE CASOS DE USO ....................................................................81
5.2.2 DEFINICIN DE ACTORES................................................................................82
5.2.3 CASOS DE USO DEL SISTEMA .........................................................................85
5.3 REQUISITOS NO FUNCIONALES ........................................................................87
6. MATRIZ DE RASTREABILIDAD OBJETIVOS / REQUISITOS .........................116
7. GLOSARIO DE TRMINOS ...................................................................................118
LISTA DE TABLAS Y FIGURAS
Planilla se Objetivo1: Gestionar recursos de Caja ...........................................................8

Planilla de Objetivo1:Gestionar las Cuentas Bancarias de Tesorera y UAD...................9
Planilla de Objetivo 3:Gestionar los pagos centralizados ...............................................11
Planilla de Objetivo 4:Evaluar la Administracin de Recursos Financieros...................12
Planilla de Objetivo 4:Evaluar la Calidad de los Recursos del Sistema..........................13
Planillas de Requisitos Transaccionales .........................................................................21

Planillas de Requisitos de Salida ....................................................................................50
Planillas de Requisitos de Datos .....................................................................................67
Planillas de Requisitos de Interfaz ..................................................................................89
Planillas de Requisitos Navegacionales ..........................................................................99
Planillas de Requisitos de Personalizacin....................................................................106
Planillas de Requisitos Generales..................................................................................111
Tabla de Actores y Roles ................................................................................................83
Fig. 1: Diagrama de subsistemas .....................................................................................85

Fig. 2: Casos de uso del subsistema Gestin de Cuentas Bancarias ...............................86
1. INTRODUCCIN
La definicin de las necesidades que deban ser cubiertas por el Sistema de Emisin y Control
de pagos SIPAGO, se comenz con la realizacin de la captura de requisitos, mediante la
recopilacin de la informacin suministrada por los usuarios. Esta informacin se obtuvo de
diversas fuentes: documentos, aplicaciones existentes y a travs de entrevistas directas las
cuales permitieron conocer los problemas existentes y comprender los objetivos de la solucin
buscada.
Como fase inicial se elabor un primer listado general de requisitos, para luego pasar a
agruparlos de acuerdo a la clasificacin que se explica en el apartado 5 de este documento. Una
vez definido el catlogo de requisitos se procedi a documentar cada uno con las plantillas
respectivas.
En segundo trmino se llev a cabo el proceso de validacin de requisitos, durante el cual se

realiz la valoracin de los mismos, comprobando si existan inconsistencias, errores o si
faltaban requisitos por definir. La validacin de requisitos tuvo como objetivo demostrar que la
especificacin de los requisitos defina realmente el sistema que el Usuario necesita.
En las prximas pginas se incluyen los productos obtenidos y que estn relacionados con la
Ingeniera de Requisitos.
2. PARTICIPANTES EN EL PROYECTO
Coordinador del Proyecto : Lic. Mara Cecilia Ramrez
Lder del proyecto: Lic. Lena Snchez Bor
Especialista de Procesos : Ing. Nancy Bonavino de Garca
3. DESCRIPCIN DEL SISTEMA ACTUAL

La descripcin del sistema actual se hizo por medio de diagramas de actividades y se incluy en
el Primer informe de avance entregado en Diciembre 2.007.
Debido a los cambios introducidos en los productos a entregar en esta fase del proyecto y a que
el proceso de validacin de los diagramas que reflejan el sistema actual se concluy a finales
del mes de Junio del ao en curso, no fue posible realizar las correcciones del caso en los
mencionados diagramas.
4. Objetivos del sistema

OBJ-1
Gestionar los recursos de Caja
Versin
1.0
Autores
Lena Snchez Bor - Nancy B. de Garca
Fuentes
Seccin de Caja y Valores Departamento de Tesorera
Descripcin
El sistema deber permitir la administracin de los pagos por Caja Chica (pagos
en efectivo), as como el control de la apertura y reposicin de la Caja y el control
de cheques para pagos a beneficiarios y proveedores.
Fecha:
5 / 3 / 2007
Sub-objetivos Obj-1.1
El sistema deber permitir el registro y control de los pagos en

efectivo, as como la emisin de consultas y reportes de CP-OP
canceladas por caja chica, sealando beneficiarios, fechas y los
montos totales, la relacin de pagos en efectivo, relacin de CP-OP
segn estado (autorizadas para pagar por caja chica, enviadas a
caja, pagadas en caja) y/o criterios de seleccin definidos por el
usuario.
Obj-1.2
El sistema deber registrar los montos de apertura, reposicin y

cierre de caja chica, y emitir reportes del Libro de Caja y la relacin
semestral, anual o segn la frecuencia que el usuario determine, de
los montos asignados vs pagos realizados en efectivo.
Obj-1.3
El sistema deber llevar un control de los cheques entregados a

Caja Central, cheques recibidos de asignaciones del ejecutivo,
cheques entregados a los beneficiarios y proveedores, cheques para
cancelar deducciones, cheques caducos y anulados, as como emitir
reportes segn estado de los cheques (emitidos, enviados a caja,
caducos, anulados, etc), entidad bancaria, fechas de corte, u otro
criterio definido por el usuario, reporte de pagos realizados por Caja,
Relacin de bancos, etc.
Importancia
Comentarios
Urgencia I
Estado EC
Estabilidad A
Los 3 objetivos sern cumplidos en forma incremental segn lo defina el

usuario.
Importancia:
Vital (V), Importante (I), Medianamente importante (MI), por determinar con el usuario (PD)
Urgencia:
Inmediata (I), a corto plazo (CP), puede esperar (PE), por determinar con el usuario (PD)
Estado:
En construccin (EC), Pendiente de Negociacin (PN), Pendiente de Verificacin (Pve), Pendiente de

Validacin (Pva), Validado (V)
OBJ-2
Gestionar las cuentas bancarias de Tesorera y Unidades Administradoras

Desconcentradas
Versin
1.0
Autores
Fuentes
Seccin de Habilitadura Departamento de Tesorera
Descripcin
El sistema deber permitir la apertura, control y cancelacin de las cuentas

bancarias solicitadas por la Direccin de Finanzas y las Unidades de Apoyo
Administrativo, as como el control de movimientos en cuentas, movimientos
entre cuentas, colocaciones de dinero, solicitud de compra de divisas y las
consultas y reportes reflejados en los subprocesos.
Fecha:
5 / 3 / 2007
El sistema deber permitir el registro, control y cancelacin de las cuentas

bancarias de la Direccin de Finanzas y de las UAA, la tramitacin de los
cdigos ante la Oficina Nacional del Tesoro, la asignacin del cdigo
contable, el control de cuentas sin movilizar, la disponibilidad a la fecha, a
fecha anterior y posterior, la conciliacin de cuentas de Tesorera en forma
parcial o total, as como el bloqueo de cuentas para procesar pagos de
aos anteriores.
Obj-2.2.
El sistema deber emitir reportes de disponibilidad provisional neta,

disponibilidad por banco, por cuenta bancaria, destino de la cuenta, tipo de
cuenta, saldos de las cuentas, montos bloqueados, oficios para bancos,
movimiento bancario por fecha o perodos de fecha, depsitos en fondos
de trabajo y anticipos, y las consultas por criterios definidos por el usuario.
Obj-2.3
El sistema deber llevar el control de funcionarios que participan como

cuentadantes y/o firmas mancomunadas, desde el momento de recibir la
notificacin por parte de las UAA a travs de la Planilla de Control de
Funcionarios sujetos a caucin, hasta el momento en que se asigna a una
o ms cuentas bancarias, las sustituciones de funcionarios, los
movimientos por cambios de gestin o siniestro ocurrido al cuentadante, la
pliza de caucin de los cuentadantes y los reportes solicitados por el
usuario para fines de control.
Obj-2.4
El sistema deber controlar la solicitud de compra de divisas, almacenando

el detalle de las mismas y los datos suministrados por CADIVI, as como
los dlares remanentes de aos anteriores y el uso de los mismos, la
situacin de las cuentas en dlares y las transferencias para pagos de
becarios en el exterior, y pagos a proveedores internacionales (CP-OP en
dlares).
Obj-2.5
El sistema deber controlar las solicitudes de movimientos entre cuentas

de la ULA a travs de los depsitos y traslados solicitados, con el objeto de
soportar los pagos de distintos tipos, por fondos insuficientes en la cuenta
origen, permitiendo llevar el control del movimiento desde la autorizacin
hasta la realizacin del mismo, y los reportes de traslados, depsitos con
su estado, incluyendo la emisin de cheques para los ltimos.
Obj-2.6
El sistema deber permitir la apertura, renovacin y cancelacin de las

colocaciones tanto de la Direccin de Finanzas como de las UAA,
OBJ-2
Gestionar las cuentas bancarias de Tesorera y Unidades Administradoras

Desconcentradas
almacenando las cotizaciones seleccionadas de las entidades bancarias,
los abonos de intereses capital ms intereses, el control de vencimiento
de las colocaciones, reserva de montos en cuentas bancarias, clculo de
disponibilidad real en bancos, as como la emisin de reportes de cuadro
comparativo de cotizaciones, el resumen de participaciones, oficios para el
banco, colocaciones prximas a vencerse, y las consultas por criterios de
seleccin establecidos por el usuario.
Importancia
Comentarios
Obj-2.7
El sistema deber llevar un control detallado de los movimientos realizados

en cada cuenta bancaria de la Direccin de Finanzas, guardando su
estado, y un respaldo de las transacciones realizadas para fines de
auditoria, as como consultas y reportes con criterios de seleccin
establecidos por el usuario.
Obj-2.8
El sistema deber permitir la comparacin automtica y semiautomtica de

movimientos de cuentas para efectuar la conciliacin de una o todas las
cuentas de la Direccin de Finanzas, permitiendo registrar los ajustes de
tesorera y ajustes contables cuando sea necesario, as como el reporte de
conciliacin por cuenta, tipo de movimiento, entidad bancaria, ordenado por
los criterios que el usuario seleccione; Igualmente, importar estados de
cuenta en formato .xls.
Obj-2.9
El sistema deber emitir estadsticas sobre los movimientos de cuentas,

colocaciones, presupuesto de caja, montos estimados de nminas, pagos
pendientes y otros cuadros comparativos solicitados por el usuario.
Urgencia I
Estado EC
Estabilidad M
Todos los objetivos son prioritarios en primera instancia, puesto que

constituyen los objetivos del subsistema de Gestin de Cuentas
Bancarias, que es el primero que se desarrollar.
Importancia : Vital (V), Importante (I), Medianamente importante (MI), por determinar con el usuario (PD)
Urgencia :
Estado :
En construccin (EC), Pendiente de Negociacin (PN), Pendiente de Verificacin (Pve), Pendiente

1
Estabilidad : Alta (A), Media (M), Baja (B), Por definir (PD)
: estimacin de la probabilidad de sufrir cambios en el futuro
10
de
OBJ-3
Gestionar los pagos centralizados
Versin
1.0
Autores
Fuentes
Departamento de Tesorera
Descripcin
El sistema deber permitir la emisin y control de los pagos presupuestarios y

financieros solicitados a la Direccin de Tesorera, llevando el respectivo control
de recaudos presentados, as como la bitcora del pago desde que ste es
ingresado hasta el momento de elaborar y entregar el instrumento de pago al
respectivo beneficiario; permitiendo consultar el estado del pago en cualquier
momento, as como integrar los datos con sistemas relacionados como: SAFEP,
ULA-CONTAB, Proveedores, RRHH, Nmina y sistema de ingresos.
Importancia
Fecha:
5 / 3 / 2007
El sistema deber almacenar los datos en forma integrada, tomando en

cuenta las especificaciones emanadas de otros sistemas, evitando duplicar
tablas y campos, para permitir la relacin con SAFEP, Proveedores, ULACONTAB, RRHH y Nmina.
Obj-3.2
El sistema deber permitir llevar un control de los Pagos por Conceptos

Varios desde el momento en que las cp-op son autorizadas por
presupuesto hasta el momento en que se emite el documento de pago,
permitiendo enterar a usuarios externos del estado del mismo a travs de
una interfaz web.
Obj-3.3
El sistema deber permitir en el mediano plazo la integracin de los

movimientos de ingreso registrados en el SIPAGO, con el sistema de
Ingresos, evitando el doble registro de informacin, as como la facilidad de
generar asientos de ingreso.
Urgencia CP
Estado PN
Estabilidad PD
Comentarios
Importancia :
Vital (V), Importante (I), Medianamente importante (MI), por determinar con el usuario (PD)
Urgencia :
Estado :

2
Estabilidad :
Alta (A), Media (M), Baja (B), Por definir (PD)
11
OBJ-4
Evaluar la Administracin de Recursos Financieros
Versin
1.0
Autores
Fuentes
Departamento de Tesorera y Vicerrectorado Administrativo
Descripcin
El sistema deber generar los indicadores de calidad de los procesos y

actividades realizadas, as como la informacin de soporte para la auditora y
toma de decisiones en cuanto a la Administracin de los recursos Financieros se
refiere
Importancia
Fecha:
5 / 3 / 2007
El sistema deber permitir el clculo de estadsticas bsicas e indicadores

sobre el manejo de cuentas bancarias, la gestin de los pagos y la gestin
de la caja central, tanto en forma esttica como dinmica, produciendo los
reportes y consultas definidas por el usuario
Obj-4.2
El sistema deber permitir exportar la data de las consultas en lnea hacia

archivos .xls u otro formato, para su manejo con otras aplicaciones con la
finalidad de elaborar proyecciones, estimaciones y permitir la entrega de
informacin al CNU y entes gubernamentales.
Obj-4.3
El sistema deber permitir la auditoria del manejo de fondos en anticipo,

manejo de las cuentas bancarias, colocaciones, control de recaudos y
transacciones de riesgo financiero, para fines de evaluacin y control y el
aseguramiento de la calidad de los procesos financieros.
Obj-4.4
El sistema deber permitir los mecanismos de respaldo definidos por el

usuario para fines de auditora y aseguramiento de calidad e integridad de
la informacin.
Obj-4.5
El sistema deber ofrecer informacin genencial que sirva como soporte a

la toma de decisiones para autoridades de la ULA, con base a la gestin de
cuentas bancarias, caja y pagos.
Urgencia PE
Estado PN
Estabilidad M
Comentarios
Urgencia :
Estado :

3
Estabilidad : Alta (A), Media (M), Baja (B), Por definir (PD).
12
OBJ-5
Evaluar la calidad de los Recursos del Sistema
Versin
1.0
Autores
Fuentes
Departamento de Tesorera
Descripcin
El sistema deber incluir los mecanismos que permitan asegurar la calidad de

los componentes de software, la arquitectura de datos y la administracin del
sistema, permitiendo que el mismo pueda ser susceptible de mejoras y
ampliaciones sin poner en riesgo su independencia con relacin al desarrollador.
Fecha:
7 / 3 / 2007
El sistema deber considerar componentes reutilizables y dinmicos de

software, para asegurar que el mismo tenga un mantenimiento mnimo y un
proceso de desarrollo ptimo.
Obj-5.2
El sistema deber permitir mejoras en cuanto al almacenamiento de los

datos, basado en la aplicacin de tcnicas de monitoreo y benchmarking de
la base de datos, con el objeto de cumplir con los tiempos de respuesta
esperado por los usuarios.
Obj-5.3
El sistema deber ofrecer un mdulo de Administracin, con el objeto de

soportar la creacin de nuevos usuarios, asignar permisologa, ampliar
actividades y subprocesos y sus recaudos, inicializar nmeros de oficios,
traslados, administrar respaldo y recovery de datos y permitir auditoria de
los accesos a las transacciones.
Importancia
Urgencia I
Estado Pva
Estabilidad A
Comentarios
Urgencia :
Estado :

4
Estabilidad : Alta (A), Media (M), Baja (B), Por definir (PD).
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5. CLASIFICACIN DE REQUISITOS DEL SISTEMA

Para la clasificacin de los requisitos, se analizaron tanto la propuesta por M.J. Escalona y N.
Koch (Ingeniera de requisitos en aplicaciones para la Web) como la de Amador Durn T. y
Beatriz Bernardz J. (Metodologa para la Elicitacin de requisitos de Sistemas Software).
En esta seccin se describen los requisitos identificados para la aplicacin SIPAGO de la
Direccin de Finanzas y su clasificacin.
En lneas generales, estos requisitos fueron clasificados como requisitos Funcionales y No
Funcionales, estos ltimos se especifican en el apartado 5.3 del presente documento.
Requisitos Funcionales
Los requisitos funcionales se refieren a las consultas, procedimientos y/o actividades necesarios
para cumplir con los objetivos de la aplicacin.
En el presente documento, los requisitos funcionales se presentan agrupados de acuerdo a los
elementos principales relacionados a la actividad que se va a ejecutar, para facilitar la
definicin de los diferentes mdulos que tendr el sistema SIPAGO. Los grupos definidos
fueron los siguientes:
Requisitos transaccionales o funcionales internos, recogen qu debe hacer el sistema de forma
interna, sin incluir aspectos de interfaz o interaccin. Tambin son conocidos en el ambiente
web como requisitos de servicios
Requisitos de Salida: contienen las consultas y reportes que el sistema deber contemplar y
producir.
Las consultas que el sistema debe permitir: se refieren a toda la informacin que el sistema
debe presentar por la pantalla
Los reportes que el sistema deber generar: se refieren a la informacin que adems de ser
presentada en pantalla podr generarse en papel.
Requisitos de datos, tambin denominados requisitos de contenido, requisitos conceptuales o
requisitos de almacenamiento de informacin. Estos requisitos responden a la pregunta qu
informacin debe almacenar y administrar el sistema.
14
5.1 CATALOGO DE REQUISITOS DEL SISTEMA

REQUISITOS
TRANSACCIONALES
REQUISITOS SIPAGO Versin 1.0

El sistema debe permitir ingresar, consultar, modificar y eliminar las cuentas bancarias que
mantiene la Direccin y las UAA.
El sistema deber permitir asignar un cdigo contable a cada cuenta bancaria de Tesorera
El sistema debe permitir ingresar, consultar, modificar y eliminar la informacin de los
Cuentadantes (y Firmas Mancomunadas) y la pliza de caucin que mantiene cada uno; as
como tambin asociar la cuenta bancaria que le corresponde y el cdigo de la dependencia
El sistema debe permitir crear niveles de Funcionarios responsables del manejo de recursos
financieros, de acuerdo a los criterios de clasificacin definidos: segn tipo de Dependencia
(Facultades o Centrales), tipo de Funcionario (Cuentadante o Firma Mancomunada) y nmero de
cuentas que puede manejar.
El sistema debe permitir ingresar, consultar y modificar los movimientos de ingreso y de egreso
que se realicen sobre cada cuenta bancaria, mostrando los saldos deficitarios en caso de ocurrir.
El sistema deber permitir ingresar movimientos con fecha posterior a la fecha actual y anterior
tambin (siempre y cuando Contabilidad no haya hecho el cierre contable del mes). Para el caso
de pagos de nmina, traslados o depsitos, la fecha es la fecha efectiva de pago o la fecha en
que se realizar el depsito o traslado.
El sistema deber permitir reversar movimientos de ingreso o de egreso registrados
errneamente, pero slo a usuarios autorizados para ello.
El sistema deber permitir llevar el control de los traslados entre cuentas de la ULA.
El sistema debe permitir la emisin del presupuesto de caja, incluyendo las estimaciones de los
montos de las nminas cuyas cantidades se desconozcan
El sistema debe permitir ingresar la informacin sobre las colocaciones que se realicen y generar
de forma automtica el movimiento de egreso correspondiente al abrirse la participacin.
El sistema deber tener un control de las colocaciones y participaciones tanto de Tesorera como
de otras dependencias, y un registro de todas las transacciones en detalle para cada una de
ellas.
Para las notas de crdito que vienen con abono global de capital e intereses, el monto deber
corresponder a la suma del capital ms el rendimiento y deber chequearse automticamente a
cul colocacin corresponde.
Toda nota de crdito que corresponda a intereses debe registrarse como un ingreso y deber
reflejarse como un asiento de ingresos en el Sistema de Ingresos.
El sistema debe permitir registrar las notas de dbito y de crdito que tienen la misma fecha y el
mismo monto y en el caso que las mismas no vengan numeradas, generar una numeracin
interna.
El sistema debe permitir realizar la conciliacin de todas las cuentas bancarias que administra la
Direccin de Finanzas. La conciliacin puede ser total o de una cuenta en particular.
El sistema debe permitir importar los estados de cuenta para las cuentas bancarias de Tesorera,
los cuales son generados en formato .txt o .xls., para efectos de realizar la comparacin
automtica de los movimientos al momento de realizar la conciliacin de cuentas.
15
El sistema deber permitir realizar la comparacin automtica para conciliar cuentas, en caso que
se tengan los estados de cuenta digitalizados o bien, facilitar mediante una interfaz, el chequeo
de los movimientos contra estados de cuenta en papel.
El sistema debe permitir conciliar una cuenta o todas las cuentas, en forma manual o en forma
automtica, contra un archivo digitalizado o en caso que no se pueda, en forma manual,
mostrando los movimientos de ajuste, para que el usuario certifique su inclusin, en el caso en
que sea automtico el manejo de las cuentas. La conciliacin se puede solicitar en cualquier
momento.
El sistema debe permitir conciliar las cuentas semanal, mensualmente o para un perodo definido
por el usuario, al momento que ste lo solicite.
La conciliacin que arroje el sistema deber mostrar las diferencias de movimientos de bancos
vs. movimientos de cuentas en tesorera, sealando el estado de los movimientos.
El sistema deber permitir el registro de ajustes contables, que consiste en un conjunto de
movimientos que sirven para cuadrar cuentas de Tesorera vs. bancos. ( 1 ajuste para reflejar un
conjunto de movimientos)
El sistema deber facilitar al usuario el registro de los ajustes contables, mostrando mediante una
interfaz las diferencias con bancos, de forma que el usuario marque los movimientos que quiere
registrar como ajustes directamente del reporte en pantalla o bien, insertar movimientos al ajuste.
El sistema debe llevar el control de cambio al da, y hacer la conversin automticamente de la
divisa extranjera a bolvares, para poder afectar la disponibilidad, para hacer las transferencias
bancarias a sucursales en el exterior, para pagos en dlares.
El sistema debe llevar el control de la cuenta en dlares con los dlares remanentes de aos
anteriores, por tasa de cambio y dependencia que solicit en la oportunidad en que se
compraron. Tambin, debe guardar la entrega de dlares de dependencia a Tesorera cuando se
solicitan pagos a proveedores en el exterior.
El sistema debe permitir registrar los movimientos por conciliar y conciliados, as como registrar
ajustes positivos o negativos, automticamente.
El sistema debe mantener un registro de las transacciones en archivos en forma local en el
computador de la Tesorera, a fin de evitar la paralizacin de las transacciones de pago en caso
de fallas en la conexin con el servidor o de energa elctrica.
El sistema debe contemplar una rutina de imprimir cantidades en nmeros y letras para los
Oficios, Cheques, Traslados, etc.
El sistema deber llevar el control de los recaudos necesarios por subproceso o actividad, de
forma que al cargar la interfaz para el Recepcionista lo haga de manera automtica de la BD.
REQUISITOS
DE SALIDAS
(CONSULTAS
O REPORTES)

El sistema deber emitir un reporte de los movimientos realizados en cada cuenta, ordenados por
fecha, por nro. o tipo de documento, bien sea para efectos de conciliacin como para control.
El sistema deber notificar automticamente al usuario sobre las cuentas que no han presentado
movimientos por un tiempo mayor de 2 meses y menor de 3 meses, para evitar que la oficina
nacional del Tesoro solicite el cierre de la misma
El sistema debe permitir consultar los estados de cuenta de todas las cuentas bancarias activas,
permitiendo criterios de bsqueda y perodos de fecha.
16
El sistema deber ofrecer al usuario disponibilidad de bancos del da y de fechas anteriores y

posteriores, tomando en cuenta los pagos pendientes que debern ser imputados a las distintas
cuentas.
En caso de sobregiros a una cuenta de tesorera, el sistema deber notificar al usuario para
realizar un traslado o depsito a la cuenta sobregirada por la cantidad total del pago que se vaya
a efectuar.
El sistema deber permitir emitir la disponibilidad de las cuentas a la fecha, o en forma provisional
a una fecha posterior, para efectos de comprometer los recursos financieros para pagos por
realizarse.
El sistema ofrecer informacin de pagos pendientes, deducciones, pasivos, etc, necesarios para
el presupuesto de caja, en forma automtica a partir del estado de actualizacin de la Base de
Datos
El sistema debe permitir reportes de cheques emitidos, en trnsito y en cualquier estado que se
haya definido, acompaado por otros criterios de bsqueda.
El sistema debe permitir consultas de movimientos de ingresos y egresos clasificados por tipos de
movimientos y criterios de bsqueda segn lo defina el usuario para efectos de cuadrar las
cuentas de Tesorera.
El sistema debe permitir la emisin de reportes de movimientos, conciliacin de cuentas y
disponibilidad financiera, por pantalla e impresos.
El sistema debe permitir emitir los reportes por tipo de Cuentadante.
El sistema debe permitir emitir los reportes de Colocaciones activas.
El sistema debe emitir la informacin de los pagos pendientes, desglosados de acuerdo al criterio
del usuario (por montos, por perodo de pago, etc.)
El Vicerrector Administrativo solo deber tener acceso a la informacin que ha sido certificada por
la Tesorera y autorizada por el Director de Finanzas y, nicamente para efectos de consulta.
El sistema debe permitir agrupar por bancos, tipo de cuentas bancarias y destino de la cuenta.
El sistema deber permitir emitir los reportes convencionales de cada subproceso o actividad,
pero tambin dejar abierta la posibilidad de producir reportes a travs de conjuntos de criterios
proporcionados, as como de agregacin para cada tipo de reporte.
REQUISITOS
DE DATOS

El sistema debera permitir registrar varias fechas para cada movimiento de una cuenta: fecha de
registro, fecha real de salida al banco y fecha de proceso del banco
El sistema debe permitir que el registro de movimientos en cuentas produzca los registros para
los movimientos de asientos en contabilidad, tomando en cuenta las especificaciones para cada
egreso efectuado, sea cual sea el tipo de movimiento.
El sistema deber registrar automticamente la numeracin de los traslados en forma correlativa
dentro del mismo ao, controlando el estado del documento.
La disponibilidad se afectar con cada transaccin de ingreso o egreso. Siempre deber haber un
recaudo que compruebe dicha transaccin, ejemplo, nota de crdito, nota de dbito, traslado,
libro de asientos de ingreso, etc.
El sistema deber registrar los sobregiros a las cuentas de Tesorera al momento de afectar la
disponibilidad y guardarlo como respaldo de una autorizacin de movimientos entre cuentas ULA
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Las colocaciones se deben mantener en el sistema por un mximo de 5 aos de antigedad

El sistema deber permitir clasificar los movimientos de ingreso y egreso cuando se detecte que
no estn registrados, bien sea en bancos o en el registro de cuentas en Tesorera.
Los ajustes realizados en Tesorera para controlar la disponibilidad una vez que se concilian las
cuentas, no afectan los registros contables.
El sistema debe almacenar los datos de los usuarios que realicen las operaciones consideradas
de riesgo financiero y/o de informacin.
Para cada actividad que dispare un proceso o actividad y que a su vez dependa de algn tipo de
revisin o control, el sistema deber guardar la certificacin del usuario, su login, fecha y hora de
autorizacin de la actividad o proceso y mantener un respaldo para fines de auditoria por un
perodo de mnimo un ao.
El sistema debe permitir cargar las transacciones realizadas a la BD, en caso de ocurrir falla en
forma local, manteniendo la integridad de la misma.
Anualmente se realizar un proceso de respaldo de todos los pagos realizados y se guardar en
un histrico de operaciones con una vigencia de mximo diez aos.
Anualmente, al darse inicio a las operaciones, se debern inicializar los nmeros de traslados u
otros oficios para los bancos a fin de llevar una numeracin correlativa por ao.
REQUISITOS
DE INTERFAZ
(*)

La interfaz debe ser en idioma espaol
Debe permitir la visualizacin de toda la informacin requerida
Debe ser verstil en la presentacin de la informacin: textos, conos, etc
Debe permitir identificar a travs de los despliegues:
Nombre del sistema / mdulo en que se encuentra el usuario
Ttulo del despliegue
Fecha actual en formato DD-MM-AAA
Hora actual en formato HH:MM:SS AM/PM
El tipo de letra de todos los formularios debe ser Arial
La interfaz debe poseer la capacidad de capturar y ofrecer opciones para enviar datos hacia
impresoras, archivos, e-mail o dispositivos conectados a la red.
Debe utilizar los dispositivos de entrada (teclado, ratn) y de salida (texto, grficos,etc.) ms
apropiados para el uso del sistema.
Los men desplegables deben estar ordenados alfabticamente.
Cuando existan muchos campos para seleccionar dentro del formulario, se deben combinar en el
diseo radio button y men desplegables para evitar el excesivo despliegue de pantallas y lentitud
18
REQUISITOS
NAVEGACIONALES
(*)

La interfaz debe estar basada en ventanas, permitiendo el despliegue de mens seleccionables
dentro de la misma ventana.
Debe permitir despliegues de resolucin mnima de 1024X768 y con capacidad de escalabilidad a
la resolucin de la pantalla que se disponga.
Debe permitir la visualizacin de la ayuda del sistema desde un navegador Web (Manual del
usuario en lnea).
Debe satisfacer las medidas de seguridad definidas por el propietario del sistema.
Debe poseer botones de navegacin estndar (Inicio, Atrs, Imprimir, Salir, etc.)
La conexin al sistema debe ser a travs de https://
REQUISITOS
DE PERSONALIZACIN
(*)

El sistema debe permitir la administracin de usuarios y la configuracin del sistema, respetando
los niveles de permisologa, as como tambin de los respaldos segn la frecuencia requerida e
histricos.
El sistema debe identificar en la barra de estado el usuario que est utilizando el sistema.
El sistema debe mostrar a cada usuario slo las opciones y datos permitidos de acuerdo a su
perfil
El acceso al sistema siempre deber ser a travs de un usuario, y una clave.
REQUISITOS GENERALES(*)
El sistema debe ser desarrollado en software libre (manejador de base de datos y lenguaje de
programacin).
El sistema debe asegurar la consistencia e integridad de la base de datos.
El sistema debe ser flexible a fin de asegurar el ingreso y actualizacin de componentes.
El diseo del sistema deber ser definido a travs de un conjunto de clases y/o componentes
reutilizables.
El sistema debe permitir realizar respaldos diarios.
19
5.2 REQUISITOS FUNCIONALES
REQUISITOS TRANSACCIONALES
20
Identificador del Requisito:

Tipo de Requisito:
RTP1.3-01
Funcional - Transaccional
Obj-2.1
Objetivos asociados
Regla(s) asociada(s)
Caso de Uso/Evento:
RN-01, RN-02, RN-03, RN-04, RN-05, RN-06, RN-15
Descripcin:
El sistema debe permitir ingresar, consultar, modificar y eliminar las cuentas bancarias que mantiene
la Direccin de Finanzas y las Unidades de Apoyo Administrativo (UAA).
Justificacin del requisito:

Mantener actualizada la informacin de las cuentas bancarias que tiene la Direccin de Finanzas y las
UAA en las diferentes instituciones bancarias.
Condiciones /Datos especficos Debe mantenerse un histrico de la informacin por un lapso de
10 aos
Criterios de validacin:
Cada cuenta debe pertenecer a un tipo de cuenta y a una dependencia, as como tambin debe estar
asociada a un Banco. La Direccin de Finanzas debera mantener como mximo una Cta. corriente y
una cta. de ahorro en cada banco. Las UAA slo pueden tener una cuenta para Fondos en anticipo y
una para Ingresos propios.
Grado de satisfaccin del interesado: 5
Grado de insatisfaccin del interesado: 5
Dependencias (qu requisitos depende de este):
RTP1.3-03
Conflictos:
Documentos de soporte:
Planilla Registro de Funcionarios
Histrico de cambios:
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.
Ing. Nancy Bonavino de Garca
Sistema de Emisin y Control de Pagos SIPAGO
21

Tipo de Requisito:
RTP1.3-02
Obj-2.1
Objetivos asociados
Caso de Uso/Evento:
RN-16
Descripcin:
El sistema debe permitir asignar un cdigo contable a cada cuenta bancaria de la Direccin de
Finanzas.

Agilizar el proceso de registro contable de las cuentas bancarias que maneja la Direccin de
Finanzas.
Condiciones /Datos especficos
El cdigo contable debe ser un cdigo vlido, segn la clasificacin del Departamento de
Contabilidad para ingresos y egresos
Conflictos:
Catlogo de cuentas
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.
22

Tipo de Requisito:
RTP1.3-03
Obj-2.3
Objetivos asociados
Caso de Uso/Evento:
RN-07, RN-08, RN-09, RN-10, RN-11, RN-12, RN-13, RN-14
Descripcin:
El sistema debe permitir ingresar, consultar, modificar y eliminar la informacin de los Cuentadantes
(y Firmas Mancomunadas) y la pliza de caucin que mantiene cada uno; as como tambin asociar la
cuenta bancaria que le corresponde y el cdigo de la dependencia.
La Direccin de Finanzas es la responsable de tramitar la pliza de caucin para cada Cuentadante y
supervisar el cumplimiento de la normativa respecto a las cuentas bancarias que puede mantener cada
UAA. Tambin, es la responsable de tramitar y autorizar los pagos centralizados y para ello necesita
tener un control de los funcionarios autorizados que son firmas autorizadas.
Cada cuenta bancaria tiene mnimo un Cuentadante asociado. El Cuentadante puede ser titular o
encargado dependiendo de la designacin.
Cada cuenta bancaria debe tener un mnimo de 1 firma mancomunada

RTP1.3-04
Conflictos:
Documentos de soporte: Documento de

designacin o nombramiento, Planilla Registro de
Funcionarios, copia de la C.I.
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.
23

Tipo de Requisito:
RTP1.3-04
Obj-2.3
Objetivos asociados
Caso de Uso/Evento:
Descripcin:
El sistema debe permitir crear niveles de Funcionarios responsables del manejo de recursos
financieros, de acuerdo a los criterios de clasificacin definidos: segn tipo de Dependencia
(Facultades o Dependencias Centrales), tipo de Funcionario (Cuentadante o Firma Mancomunada) y
nmero de cuentas que puede manejar.
En la Universidad de Los Andes existen funcionarios que por la naturaleza de sus cargos estn como
Cuentadante o como firma mancomunada en ms de una cuenta; la creacin de niveles facilita el
control de quienes pueden ser Cuentadantes y/o firmas autorizadas en las cuentas bancarias de cada
Dependencia.
Si un Funcionario ostenta la titularidad de un cargo directivo en una Dependencia Central, slo podr
ser designado como directivo encargado en otra Dependencia Central; por lo tanto ser Cuentadante
titular en un caso y Cuentadante encargado para el segundo caso.
Conflictos:
Documento de designacin o nombramiento
Planilla Registro de Funcionarios
Copia de la C.I.
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.

Tipo de Requisito:
RTP1.3-05
Obj-2.7
Objetivos asociados
Caso de Uso/Evento:
RN-28
Descripcin:
El sistema debe permitir ingresar, consultar y modificar los movimientos de ingreso y de egreso que se
realicen sobre cada cuenta bancaria, mostrando los saldos deficitarios en caso de ocurrir.

Debe mantenerse un registro actualizado de todos los movimientos que se realizan en las cuentas
bancarias de la Direccin de Finanzas para fines de control y auditoria. Para ejecutar los pagos, se
requiere conocer con antelacin la disponibilidad real de la cuenta que va a ser afectada.
Todo movimiento debe pertenecer a un tipo de movimiento de ingreso o egreso.
Conflictos:
Nota(s) de Dbito y/o Nota(s) de Crdito,
Traslado(s), Depsito(s)
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.

Tipo de Requisito:
RTP1.3-06
Obj-2.7
Objetivos asociados
Caso de Uso/Evento:
Descripcin:
El sistema deber permitir ingresar movimientos con fecha anterior y con fecha posterior a la fecha
actual.
Para el caso de pagos de nmina, traslados o depsitos, la Direccin de Finanzas necesita
comprometer los recursos y a la vez tener la disponibilidad real a la fecha efectiva de los pagos, para
fines de control.
Para el caso de pagos de nmina, traslados o depsitos, la fecha real del movimiento es la fecha
efectiva de pago o la fecha en que se realizar el depsito o traslado. Para el caso de pagos
financieros, por normativa los cheques deben ser emitidos hasta una fecha especfica, la cual
generalmente es anterior a la que se est elaborando el documento de pago. Slo se podrn ingresar
movimientos anteriores a la fecha actual si el Dpto. de Contabilidad no ha realizado el cierre contable
del perodo o mes que se va a afectar. La cuenta contra la cual se emiten cheques con fechas
anteriores a la actual puede estar bloqueada para otros tipos de pagos del ao en curso.
Conflictos:
Nota de dbito, Nota de Crdito, Planilla de
depsito, Cuadre de Banco, Cuadre de Nmina.
Analista:
Proyecto:
Lic. Lena Snchez B.

Tipo de Requisito:
RTP1.3-07
Obj-2.7
Objetivos asociados
Obj-4.3
Caso de Uso/Evento:
Descripcin:
El sistema deber permitir reversar movimientos de ingreso o de egreso registrados errneamente,
pero slo a usuarios autorizados para ello.
Subsanar el error que pueda haberse cometido al introducir la data correspondiente a un movimiento
de ingreso o de egreso, siempre y cuando el movimiento no haya sido entregado al Departamento de
Contabilidad. Este requisito permite reflejar los ajustes en tesorera.
Todo reverso de movimiento debe estar soportado por la documentacin del caso.
El monto del movimiento reversado debe coincidir con el monto con el que fue ingresado dicho
movimiento originalmente.

RTP1.3-05
Conflictos:
Nota de dbito y/o Nota de crdito
Planilla de depsito, Edo. de cta.
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.

Tipo de Requisito:
RTP1.3-08
Obj-2.5
Objetivos asociados
Caso de Uso/Evento:
RN-17
Descripcin:
El sistema deber permitir llevar el control de los traslados entre cuentas de la ULA.

Facilitar la obtencin de informacin referente a los traslados en sus diferentes estados durante el
proceso.
Todo traslado debe ser previamente autorizado por la Tesorera.
Conflictos:
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.

Tipo de Requisito:
RTP1.3-09
Obj-2.2
Objetivos asociados
Obj-4.1
Caso de Uso/Evento:
RN-20, RN-23, RN-24
Descripcin:
El sistema debe permitir la emisin del presupuesto de caja, incluyendo las estimaciones de los montos
de las nminas cuyas cantidades se desconozcan.
La informacin contenida en el Presupuesto de Caja sirve de insumo para la toma de decisiones
financieras por parte de las Autoridades de la ULA, dicha informacin puede ser requerida cuando
an no han sido procesados los pagos de nmina.
Si no existe la cifra global de nminas o deducciones canceladas, el usuario debe estimarla. Para el
caso de pago de deudas como homologacin, aguinaldos y bono vacacional, no se realiza estimacin
por cuanto no se cancelan hasta que no llegue el dinero. Si se quiere estimar el monto de una nmina o
pago de deduccin, se debe contar con la base para la estimacin; sta se deriva del ltimo mes,
siempre y cuando no se engloben otros pagos dentro de la misma nmina; en caso contrario, el
sistema mostrar la serie de los ltimos 3 meses para que el usuario estime la cifra.
Conflictos:
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.

Tipo de Requisito:
RTP1.3-10
Obj-2.5, Obj-2.6, Obj-2.7
Objetivos asociados
Obj-4.1
Caso de Uso/Evento:
RN-21, RN-22, RN-26
Descripcin:
El sistema debe permitir ingresar la informacin sobre las colocaciones de dinero que se realicen y
generar de forma automtica el movimiento de egreso correspondiente al abrirse la participacin.
Mantener actualizada la informacin sobre las colocaciones (estado, monto, dividendos, etc.), as
como tambin sobre la disponibilidad financiera en las diferentes cuentas.
Toda Dependencia que desee abrir una participacin debe solicitarlo por va escrita a la Direccin de
Finanzas. Toda colocacin de dinero por parte de la Direccin de Finanzas debe ser autorizada por el
Vicerrector Administrativo. Cuando se autorice una colocacin de la Direccin de Finanzas, el
sistema bloquear en la cuenta el monto correspondiente.
RTP1.3-11
Conflictos:
Oficio de solicitud de apertura de colocacin,
Certificado de la colocacin
Nota de dbito validada por el Bco.
Analista:
Proyecto:
Lic. Lena Snchez B.

Tipo de Requisito:
RTP1.3-11
Obj-2.6
Objetivos asociados
Caso de Uso/Evento:
RN-21, RN-22, RN-26
Descripcin:
El sistema deber tener un control de las colocaciones y participaciones tanto de la Direccin de
Finanzas como de otras dependencias, y un registro de todas las transacciones en detalle para cada
una de ellas.
El Dpto. de Tesorera debe tramitar la apertura, renovacin y cancelacin de las colocaciones que
realiza no solo la Direccin de Finanzas sino tambin las UAA y realizar el seguimiento de los
vencimientos de las mismas para tomar las medidas del caso.
Cada colocacin o participacin debe tener un nmero de cuenta bancaria asociado.
Toda transaccin referida a las colocaciones debe tener los documentos de soporte respectivos.
La decisin de renovar o cancelar una participacin debe estar refrendada por una autorizacin, bien
sea a solicitud de la dependencia o en el caso de la Direccin de Finanzas, por el Vicerrector
Administrativo.
RTP1.3-12
Conflictos:
Nota de crdito validada por el banco
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.
31

Tipo de Requisito:
RTP1.3-12
Obj-2.6
Objetivos asociados
Caso de Uso/Evento:
Descripcin:
Para las notas de crdito que vienen con abono global de capital e intereses, el monto deber
corresponder a la suma del capital ms el rendimiento y deber chequearse automticamente a cul
colocacin corresponde.
Las notas de crdito con abono global que enva los bancos no tienen la informacin de los montos
desglosada por concepto. Actualmente, al momento de registrarse los dividendos obtenidos, el clculo
se hace de forma manual.
Toda colocacin genera dividendos, cuyo monto vara de acuerdo al plazo y la tasa negociada.
Una colocacin solo puede ser cancelada una vez.
Conflictos:
Nota de crdito validada por el banco
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.

Tipo de Requisito:
RTP1.3-13
Obj-2.6
Objetivos asociados
Obj-3.3
Caso de Uso/Evento:
RN-31
Descripcin:
Toda nota de crdito que corresponda a intereses debe registrarse como un ingreso y deber reflejarse
como un asiento de ingresos en el Sistema de Ingresos.

Los dividendos obtenidos por colocaciones de dinero son un ingreso para la ULA y por normativa todo
ingreso percibido debe quedar registrado administrativa y contablemente.
Toda nota de crdito debe generar un asiento de ingreso.
Conflictos:
Nota de crdito, Recibo de ingreso
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.

Tipo de Requisito:
RTP1.3-14
Obj-2.7
Objetivos asociados
Caso de Uso/Evento:
Descripcin:
El sistema debe permitir registrar las notas de dbito y de crdito que tienen la misma fecha y el
mismo monto y, en el caso que las mismas no vengan numeradas, generar una numeracin interna.
Las notas de dbito y de crdito que envan los bancos no siempre vienen numeradas. Puede recibirse
ms de una nota del mismo tipo por el mismo monto y haber sido emitida en la misma fecha.
Las notas deben haber sido validadas por el banco.
Conflictos:
Nota de dbito y/o Nota de crdito validada por el
Bco.
Analista:
Proyecto:
Lic. Lena Snchez B.
34

Tipo de Requisito:
RTP1.3-15
Obj-2.1, Obj-2.8
Objetivos asociados
Caso de Uso/Evento:
Descripcin:
El sistema debe permitir realizar la conciliacin de todas las cuentas bancarias que administra la
Direccin de Finanzas. La conciliacin puede ser total o de una cuenta en particular.
Es necesario verificar la informacin de los ingresos y egresos registrados en el sistema vs la
contenida en los estados de cuenta generados por el banco y los movimientos registrados en la(s)
libreta(s). La conciliacin de una cuenta en particular se debe permitir para el caso en que la tesorera
lo solicite o al momento de cierre de una cuenta de la Direccin de Finanzas
La conciliacin automtica o chequeo automtico de movimientos debe ser realizado una vez que se
importe en el sistema el estado de cuenta de la cuenta respectiva. Los movimientos no conciliados por
diferencias, se debern marcar y registrar. Los movimientos existentes en bancos y no en tesorera
debern ser registrados. Todo movimiento existente en tesorera y no en bancos podr ser conciliado
al llegar el estado de cuenta respectivo.
Conflictos:
Estados de cuenta, Libreta(s) actualizada
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.

Tipo de Requisito:
RTP1.3-16
Obj-2.8
Objetivos asociados
Caso de Uso/Evento:
RN-29
Descripcin:
El sistema debe permitir importar los estados de cuenta para las cuentas bancarias de Tesorera, los
cuales son generados en formato .txt o .xls., para efectos de realizar la comparacin automtica de los
movimientos al momento de realizar la conciliacin de cuentas.
Agilizar el proceso de anlisis de movimientos en las cuentas bancarias durante el proceso de
conciliacin de las mismas.
El banco debe permitir la captura de los estados de cuenta va electrnica.
El sistema no debe permitir guardar estados de cuenta que no sean .txt o .xls
Las siglas de los movimientos de cada banco deben existir en el sistema para luego realizar la
comparacin automtica.
Conflictos:
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.

Tipo de Requisito:
RTP1.3-17
Obj-2.8
Objetivos asociados
Caso de Uso/Evento:
RN-29
Descripcin:
El sistema deber permitir realizar la comparacin automtica para conciliar cuentas, en caso que se
tengan los estados de cuenta digitalizados o bien, facilitar mediante una interfaz, el chequeo de los
movimientos contra estados de cuenta en papel.
Minimizar el volumen de trascripcin y las horas/hombre empleadas en el proceso de conciliacin de
cuentas.
El sistema deber validar que cuando se realice la comparacin semi-manual a travs de la interfaz,
los movimientos no chequeados no sean pasados por alto

RTP1.3-16
Conflictos:
Estado(s) de cuenta(s)
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.

Tipo de Requisito:
RTP1.3-18
Obj-2.1, Obj-2.8
Objetivos asociados
Obj-3.1
Caso de Uso/Evento:
RN-29
Descripcin:
El sistema debe permitir conciliar una cuenta o todas las cuentas, en forma manual o en forma
automtica, contra un archivo digitalizado o en caso que no se pueda, en forma manual, mostrando los
movimientos de ajuste, para que el usuario certifique su inclusin, en el caso en que sea automtico el
manejo de las cuentas. La conciliacin se puede solicitar en cualquier momento.
Agilizar el proceso de conciliacin de cuentas bancarias y garantizar que los montos de los ajustes
sean correctos
El banco no puede realizar movimientos en cuentas que superen los montos disponibles.
Cuando se reversa un movimiento el monto del movimiento que se registra para anular el movimiento
errado debe ser igual pero de signo contrario.

RTP1.3-15, RTP1.3-16
Conflictos:
Reporte de conciliacin de cuentas
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.

Tipo de Requisito:
RTP1.3-19
Obj-2.1, Obj-2.8
Objetivos asociados
Caso de Uso/Evento:
Descripcin:
El sistema debe permitir conciliar las cuentas semanal, mensualmente o para un perodo definido por
el usuario, al momento que ste lo solicite.

La conciliacin de los movimientos en una cuenta puede ser requerida al momento de detectarse una
anomala o como un proceso de rutina dentro de un lapso establecido.
Una cuenta se considera conciliada dentro de un perodo determinado, cuando todos sus movimientos
dentro de dicho perodo tengan el estado conciliado.

RTP1.3-18
Conflictos:
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.

Tipo de Requisito:
RTP1.3-20
Obj-2.8
Objetivos asociados
Caso de Uso/Evento:
Descripcin:
La conciliacin que arroje el sistema deber mostrar las diferencias de movimientos de bancos vs.
movimientos de cuentas en el Dpto. de Tesorera, sealando el estado de los movimientos.

Minimizar el trabajo manual en la comparacin de los movimientos registrados en banco vs los
registrados en el Dpto. de Tesorera.
El estado de los movimientos debe registrarse de acuerdo a la clasificacin definida por el usuario.
Conflictos:
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.

Tipo de Requisito:
RTP1.3-21
Obj-2.8
Objetivos asociados
Obj-3.1
Caso de Uso/Evento:
RN-34
Descripcin:
El sistema deber permitir el registro de ajustes contables.

En el proceso de conciliacin de las cuentas bancarias, se puede requerir realizar uno o ms conjuntos
de movimientos a fin de cuadrar los reflejados por el banco vs los registrados por Tesorera. Cada
conjunto de movimientos se refleja con un ajuste contable.
Debe existir la verificacin por parte del Coordinador del proceso.
Conflictos:
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.

Tipo de Requisito:
RTP1.3-22
Obj-2.8
Objetivos asociados
Obj-3.1
Caso de Uso/Evento:
RN-34
Descripcin:
El sistema deber facilitar al usuario el registro de los ajustes contables, mostrando mediante una
interfaz las diferencias con bancos, de forma que el usuario marque los movimientos que quiere
registrar como ajustes directamente del reporte en pantalla o bien, insertar movimientos al ajuste.
Optimizar el proceso para realizar los ajustes contables.
Deben existir diferencias entre los movimientos registrados en el sistema y los registrados por el
banco.
Conflictos:
Formato Comprobante de ajuste contable
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.

Tipo de Requisito:
RTP1.3-23
Obj-2.1, Obj-2.4, Obj-2.8
Objetivos asociados
Caso de Uso/Evento:
Descripcin:
El sistema debe llevar el control de cambio al da, y hacer la conversin automticamente de la divisa
extranjera a bolvares, para poder afectar la disponibilidad, hacer las transferencias bancarias a
sucursales en el exterior y pagos en dlares.
Apoyar el proceso de compras de divisas y pagos de rdenes en divisa extranjera.
Debe existir la informacin de la situacin cambiaria actualizada.
Conflictos:
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.

RTP1.3-24
Objetivos asociados
Obj-2.4
RN-32
Tipo de Requisito:
Caso de Uso/Evento:
CU 1.5:Manejar cuentas en
divisas
Descripcin:
El sistema debe permitir registrar la apertura de una cuenta en divisas y crear automticamente el
registro de una cuenta espejo en Bs., as como tambin llevar el control de los movimientos que se
realicen en la cuenta en divisas, tanto de compra de divisas como de pagos que se realicen con dlares
existentes de compras anteriores creando automticamente el registro del movimiento en la cuenta
espejo en Bs. Tambin debe permitir realizar la conciliacin manual de la cuenta en divisas.
Mantener la informacin de las operaciones realizadas en moneda extranjera.
Todo clculo del valor de los dlares deber llevar consigo la diferencia entre la tasa a la cual se
compr y la tasa vigente.
El criterio de uso de los dlares remanente es definido por la Tesorera.
Conflictos:
Histrico de cambios: 27/06/2007
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.
Analista:
Lic. Lena Snchez B.

Proyecto:
44

Tipo de Requisito:
RTP1.3-25
Obj-2.7, Obj-2.8
Objetivos asociados
Caso de Uso/Evento:
Descripcin:
El sistema debe permitir registrar los movimientos por conciliar y conciliados.

Optimizar el proceso de conciliacin de los movimientos en cuentas.
Conflictos:
Histrico de cambios: 07/06/2007:se eliminan

los ajustes positivos y negativos.
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.
45

Tipo de Requisito:
RTG-01
Obj-4.4
Objetivos asociados
Caso de Uso/Evento:
Descripcin:
El sistema debe mantener un registro de las transacciones en archivos en forma local en el
computador de la Tesorera.

Evitar la paralizacin de las transacciones de pago en caso de fallas en la conexin con el servidor o
de energa elctrica.
Las transacciones guardadas en forma local no deben cargarse en forma duplicada al restablecerse la
conexin con el servido. Una vez restablecida la conexin, Las transacciones cargadas en la BD se
deben eliminar del archivo local
Conflictos:
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.
46

Tipo de Requisito:
RTG-02
Obj-2.2, Obj-2.5
Objetivos asociados
Caso de Uso/Evento:
Descripcin:
El sistema debe contemplar una rutina de imprimir cantidades en nmeros y letras para los Oficios,
Cheques, Traslados, etc.

Se requiere para la emisin de cheques.
Las cantidades en letras deben imprimirse de acuerdo al tamao mximo del campo por cada lnea y
no deben excederse del tamao mximo en el formato del cheque
Conflictos:
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.
47

Tipo de Requisito:
RTG-03
Obj-4.3
Objetivos asociados
Caso de Uso/Evento:
Descripcin:
El sistema deber llevar el control de los recaudos necesarios por subproceso o actividad, de forma
que al cargar la interfaz para el Recepcionista lo haga de manera automtica de la BD.

Minimizar el retardo ocasionado en la emisin del pago debido a recaudos faltantes.
Llevar un control de las dependencias que envan solicitudes de pagos con recaudos faltantes
Debe haberse ingresado en la BD el listado de recaudos requeridos para cada proceso.
La lista de recaudos por subproceso o actividad debe estar actualizada.
Conflictos:
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.
48
REQUISITOS DE SALIDA (CONSULTAS O REPORTES)
49

Tipo de Requisito:
RSP1.3-01
Funcional - De Salida
Obj-2.2, Obj-2.7
Objetivos asociados
Caso de Uso/Evento:
Descripcin:
El sistema deber emitir un reporte de los movimientos realizados en cada cuenta, ordenados por
fecha, por nro. o tipo de documento, bien sea para efectos de conciliacin como para control.
Facilitar la bsqueda de la informacin de movimientos en cuentas bancarias.
Conflictos:
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.
50

Tipo de Requisito:
RSP1.3-02
Obj-2.1
Objetivos asociados
Caso de Uso/Evento:
Descripcin:
El sistema deber notificar automticamente al usuario sobre las cuentas que no han presentado
movimientos por un tiempo mayor de 2 meses y menor de 3 meses.

Evitar que la Oficina Nacional del Tesoro solicite el cierre de las cuentas que estn inmovilizadas.
Conflictos:
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.
51

Tipo de Requisito:
RSP1.3-03
Obj-2.2
Objetivos asociados
Caso de Uso/Evento:
Descripcin:
El sistema debe permitir consultar los estados de cuenta de todas las cuentas bancarias activas,
permitiendo criterios de bsqueda y perodos de fecha.

Agilizar la obtencin de informacin sobre los saldos financieros en cuentas bancarias.
Conflictos:
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.
52

Tipo de Requisito:
RSP1.3-04
Obj-2.1
Objetivos asociados
Caso de Uso/Evento:
Descripcin:
El sistema deber ofrecer al usuario disponibilidad de bancos del da y de fechas posteriores, tomando
en cuenta los pagos pendientes que debern ser imputados a las distintas cuentas.

Permitir conocer la disponibilidad financiera real a la fecha requerida por el usuario.
Conflictos:
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.
53

Tipo de Requisito:
RSP1.3-05
Obj-2.1, Obj-2.5
Objetivos asociados
Caso de Uso/Evento:
Descripcin:
En caso de sobregiros a una cuenta de tesorera, el sistema deber notificar al usuario para realizar
un traslado o depsito a la cuenta sobregirada por la cantidad total del pago que se vaya a efectuar.

Facilitar al Dpto. de Tesorera la informacin del monto requerido para cumplir con las obligaciones
a terceros y con las normas de operacin bancaria.
Conflictos:
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.
54

Tipo de Requisito:
RSP1.3-06
Obj-2.1
Objetivos asociados
Caso de Uso/Evento:
Descripcin:
El sistema deber permitir emitir la disponibilidad de las cuentas a la fecha, o en forma provisional a
una fecha posterior.

Poder comprometer los recursos financieros para pagos que deben realizarse.
Conflictos:
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.
55

Tipo de Requisito:
RSP1.3-07
Obj-2.2
Objetivos asociados
Obj-4.1
Caso de Uso/Evento:
Descripcin:
El sistema ofrecer informacin de pagos pendientes, deducciones, pasivos, etc, necesarios para el
presupuesto de caja, en forma automtica a partir del estado de actualizacin de la Base de Datos

Minimizar los tiempos empleados actualmente en la elaboracin del presupuesto de Caja.
El presupuesto de caja debe contener toda la informacin referida a

las obligaciones pendientes, a fin de permitir conocer la
disponibilidad financiera real para una determinada fecha.
Conflictos:
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.
56

Tipo de Requisito:
RSP1.3-08
Obj-1.3
Objetivos asociados
Caso de Uso/Evento:
Descripcin:
El sistema debe permitir reportes de cheques emitidos, en trnsito y en cualquier estado que se haya
definido, acompaado por otros criterios de bsqueda.

Permitir conocer el estado de un cheque en el momento que sea requerida esta informacin.
Conflictos:
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.
57

Tipo de Requisito:
RSP1.3-09
Obj-2.7
Objetivos asociados
Caso de Uso/Evento:
Descripcin:
El sistema debe permitir consultas de movimientos de ingresos y egresos clasificados por tipos de
movimientos y criterios de bsqueda segn lo defina el usuario.

Apoyar el proceso de cuadre de las cuentas bancarias de la Direccin de Finanzas.
Conflictos:
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.
58

Tipo de Requisito:
RSP1.3-10
Obj-2.2, Obj-2.7, Obj-2.8
Objetivos asociados
Caso de Uso/Evento:
Descripcin:
El sistema debe permitir la emisin de reportes de movimientos, conciliacin de cuentas y
disponibilidad financiera, por pantalla e impresos.

Facilitar a los usuarios del sistema, la obtencin de informacin de acuerdo a los criterios
preestablecidos por ellos.
Conflictos:
Reporte de conciliacin por saldos ajustados
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.
59

Tipo de Requisito:
RSP1.3-11
Obj-2.3
Objetivos asociados
Caso de Uso/Evento:
Descripcin:
El sistema debe permitir emitir los reportes por tipo de Cuentadante.

Agilizar la obtencin de informacin que pueda ser requerida por el usuario.
Conflictos:
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.
60

RSP1.3-12
Objetivos asociados
Tipo de Requisito:
Caso de Uso/Evento:
Obj-2.6
Descripcin:
El sistema debe permitir emitir los reportes de Colocaciones activas.

Agilizar la obtencin de informacin sobre las colocaciones.
Las colocaciones activas son aquellas que estn vigentes y/o renovadas
Las colocaciones que hayan sido autorizadas para cancelarse por estar prximas al lapso de
vencimiento, deben reflejarse aparte de las activas
Conflictos:
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.
61

RSP1.3-13
Objetivos asociados
Tipo de Requisito:
Caso de Uso/Evento:
Descripcin:
El sistema debe emitir la informacin de los pagos pendientes, desglosados de acuerdo al criterio del
usuario (por montos, por perodo de pago, etc.)

Permitir agrupar los pagos por montos, a fin de minimizar el trabajo manual al momento de emitir los
cheques, as como tambin evitar sobregiros en las cuentas bancarias.
Conflictos:
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.
62

Tipo de Requisito:
RSP1.3-14
Obj-4.5
Objetivos asociados
Caso de Uso/Evento:
Descripcin:
El Vicerrector Administrativo solo deber tener acceso a la informacin que ha sido certificada por la
Tesorera y autorizada por el Director de Finanzas y, nicamente para efectos de consulta.
Conflictos:
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.
63

Tipo de Requisito:
RSP1.3-15
Obj-2.1
Objetivos asociados
Caso de Uso/Evento:
Descripcin:
El sistema debe permitir agrupar por bancos, tipo de cuentas bancarias y destino de la cuenta.

Permitir obtener la informacin por separado para fines de anlisis.
Conflictos:
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.
64

RSG-01
Objetivos asociados
Tipo de Requisito:
Caso de Uso/Evento:
Descripcin:
El sistema deber permitir emitir los reportes convencionales de cada subproceso o actividad, pero
tambin dejar abierta la posibilidad de producir reportes a travs de conjuntos de criterios
proporcionados, as como de agregacin para cada tipo de reporte.
Facilitar la emisin de informacin bajo parmetros diferentes a los actuales.
Conflictos:
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.
65
REQUISITOS DE DATOS
66

Tipo de Requisito:
RDP1.3-01
Funcional - De Datos
Obj-2.7
Objetivos asociados
Caso de Uso/Evento:
Descripcin:
El sistema debe permitir registrar varios cheques con el mismo concepto dentro de los movimientos
por cuenta.

Puede ocurrir que, durante el proceso de pagos, se emitan varios cheque con el mismo concepto y
fecha.
Puede emitirse ms de un cheque por el mismo concepto en la misma fecha y de la misma cuenta
bancaria, pero no podr coincidir el nmero del cheque.
Conflictos:
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.
67

Tipo de Requisito:
RDP1.3-02
Obj-2.7
Objetivos asociados
Caso de Uso/Evento:
Descripcin:
El sistema debera permitir registrar varias fechas para cada movimiento de una cuenta: fecha de
registro, fecha real de salida al banco y fecha de proceso del banco

Facilitar la bsqueda de un determinado movimiento en una cuenta bancaria.
1) La fecha de registro debe ser menor o igual a la fecha real de salida al banco
2) La fecha de proceso del banco debe ser mayor o igual a la fecha real de salida al banco
Conflictos:
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.
68

Tipo de Requisito:
RDP1.3-03
Obj-3.1
Objetivos asociados
Caso de Uso/Evento:
Descripcin:
El sistema debe permitir que el registro de movimientos en cuentas produzca los registros para los
movimientos de asientos en contabilidad, tomando en cuenta las especificaciones para cada egreso
efectuado, sea cual sea el tipo de movimiento.
Agilizar el proceso del registro contable de los movimientos realizados en cuentas bancarias.
1) La cuenta debe estar registrada en el sistema y tener un cdigo contable asignado.
2) La codificacin de las cuentas debe obedecer a los criterios de cuentas de ingresos y egresos
definidos por el departamento de contabilidad
Conflictos:
Hoja de codificacin
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.
69

Tipo de Requisito:
RDP1.3-04
Obj-2.5
Objetivos asociados
Caso de Uso/Evento:
Descripcin:
El sistema deber registrar automticamente la numeracin de los traslados en forma correlativa
dentro del mismo ao, controlando el estado del documento.

Estandarizar la numeracin de los traslados elaborados por los diferentes usuarios del Dpto. de
Tesorera.
1) Debe existir la autorizacin de la Tesorera para elaborar un traslado.
2) Al comenzar un ao se debe inicializar la numeracin de los traslados en 1
3) Si dos usuarios estn solicitando realizar traslados, el sistema deber tener control de la
numeracin en forma exclusiva
Conflictos:
Autorizacin electrnica de la Tesorera
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.
70

Tipo de Requisito:
RDP1.3-05
Obj-2.1, Obj-2.2, Obj-2.7
Objetivos asociados
Caso de Uso/Evento:
Descripcin:
La disponibilidad se afectar con cada transaccin de ingreso o egreso.

Cada movimiento de ingreso o de egreso que se realiza en una cuenta bancaria, modifica la
disponibilidad financiera de la misma.
1) Para efectos de control, todas las transacciones que afectan las cuentas bancarias deben estar
soportadas por los documentos respectivos (nota de crdito, nota de dbito, traslado, libro de
asientos de ingreso, etc).
2) La disponibilidad puede ser verificada haciendo una suma algebraica de los movimientos de
ingreso menos los movimientos de egreso, comprendidos dentro de la fecha para la cual se
calcule la disponibilidad.
Conflictos:
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.
71

Tipo de Requisito:
RDP1.3-06
Obj-2.1, Obj-2.2
Objetivos asociados
Caso de Uso/Evento:
Descripcin:
El sistema deber controlar sobregiros a las cuentas de Tesorera al momento de afectar la
disponibilidad, y enviar la advertencia correspondiente.

Optimizar el proceso de transferencia de fondos a las cuentas.
Conflictos:
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.
72

Tipo de Requisito:
RDP1.3-07
Obj-2.6
Objetivos asociados
Caso de Uso/Evento:
Descripcin:
Las colocaciones se deben mantener en el sistema por un mximo de 5 aos de antigedad

Asegurar la disponibilidad de la informacin durante el perodo de vigencia de las Autoridades de la
ULA y el primer ao de las Autoridades entrantes.
Conflictos:
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.
73

Tipo de Requisito:
RDP1.3-08
Obj-2.7, Obj-2.8
Objetivos asociados
Caso de Uso/Evento:
Descripcin:
El sistema deber clasificar los movimientos de ingreso y egreso cuando se detecte que no estn
registrados, bien sea en bancos o en el registro de cuentas en Tesorera.

Minimizar el trabajo manual al momento de realizar el cuadre de cuentas.
Conflictos:
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.
74

Tipo de Requisito:
RDP1.3-09
Obj-2.8
Objetivos asociados
Caso de Uso/Evento:
Descripcin:
Los ajustes realizados en Tesorera para controlar la disponibilidad una vez que se concilian las
cuentas, no afectan los registros contables.

El sistema debe permitir reversar o realizar ajustes por error humano involucrado en la trascripcin
de los movimientos
Los movimientos marcados como enviados al movimiento diario no pueden ser incluidos para la
realizacin de ajustes de tesorera.
Conflictos:
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.
75

Tipo de Requisito:
RDP1.3-10
Obj-2.7
Objetivos asociados
Obj-4.3, Obj-4.4
Caso de Uso/Evento:
Descripcin:
El sistema debe almacenar los datos de los usuarios que realicen las operaciones consideradas de
riesgo financiero y/o de informacin.
Permitir rastrear el autor de una operacin determinada, bien sea para efectos de control como de
auditoria.
1) Todo usuario que realice una operacin delicada debe tener el perfil de seguridad definido en el
sistema
2) Toda conexin al sistema debe ser una conexin segura
3) La conexin para operaciones consideradas de riesgo financiero o de informacin debern ser
realizadas desde una IP de la ULA, especficamente, de una IP del Departamento de Tesorera.
Conflictos:
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.
76

Tipo de Requisito:
RDG-01
Obj-4.3, Obj-4.4
Objetivos asociados
Caso de Uso/Evento:
Descripcin:
Para cada actividad que dispare un proceso o actividad y que a su vez dependa de algn tipo de
revisin o control, el sistema deber guardar la certificacin del usuario, su login, fecha y hora de
autorizacin de la actividad o proceso y mantener un respaldo para fines de auditoria por un perodo
de mnimo un ao.
Permitir rastrear las actividades o subprocesos realizados por los usuarios del sistema.
Conflictos:
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.
77

Tipo de Requisito:
RDG-02
Obj-4.4
Objetivos asociados
Caso de Uso/Evento:
Descripcin:
El sistema debe permitir cargar las transacciones realizadas a la BD, en caso de ocurrir falla en
forma local, manteniendo la integridad de la misma.

Asegurar la operatividad del sistema en caso de fallas, as como el restablecimiento de los datos a la
BD, una vez superada la falla.
1) Los movimientos que existen en la BD deben ser rechazados en la carga automtica.
2) Slo se permitir el restart a la BD para archivos provenientes de mquinas con la IP autorizadas.
Conflictos:
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.
78

Tipo de Requisito:
RDG-03
Obj-5.3
Objetivos asociados
Caso de Uso/Evento:
Descripcin:
Anualmente se realizar un proceso de respaldo de todos los pagos realizados y se guardar en un
histrico de operaciones con una vigencia de mximo diez aos.

Cumplir con la normativa vigente en cuanto al tiempo que debe mantenerse un respaldo de la
informacin de pagos.
Conflictos:
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.
79

Tipo de Requisito:
RDG-04
Obj-2.1, Obj-2.5
Objetivos asociados
Obj-5.3
Caso de Uso/Evento:
Descripcin:
Anualmente, al darse inicio a las operaciones, se debern inicializar los nmeros de traslados u otros
oficios para los bancos a fin de llevar una numeracin correlativa por ao.

Facilitar el control de los traslados emitidos en el Dpto. de Tesorera.
El criterio de numeracin de los traslados debe haber sido previamente establecido por el usuario.
Conflictos:
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.
80
5.2.1 DIAGRAMAS DE CASOS DE USO
Debido a que durante la ejecucin de las actividades inherentes a esta segunda fase del proyecto
se modific la prioridad y alcance de los productos que deban entregarse, los diagramas de
casos de uso para el subsistema Gestin de Cuentas Bancarias, se desarrollaron a nivel de
diseo de la aplicacin, quedando los diagramas correspondientes a los subsistemas Gestin de
Caja y Gestin de Pagos como parte de las actividades a ejecutar en una prxima fase. Por tal
motivo, los diagramas antes mencionados estn incluidos en el Documento de diseo.
81
5.2.2 DEFINICIN DE ACTORES

SUBSISTEMA GESTIN DE CUENTAS BANCARIAS
Versin 1,0
Fuente : Dpto. de Tesorera
Autor: Nancy B. de Garca
FUNCIN: 1,1.- MANEJAR CUENTAS BANCARIAS
ID de Actor
Rol
UAD
Unidad Administradora Desconcentrada
ST
Supervisor de Tesorera
TC
Tramitador de cuentas
GC
Gestor de cuentas
RF
Registrador Financiero
CC
Controlador contable
FUNCIN: .1,2 : MANEJAR TRANSFERENCIA DE FONDOS

ID de Actor
Rol
ST
TT
Tramitador de transferencias
RD
Revisor de documentos
RF
CF
Controlador financiero
SIPAGO
Sistema de control y emisin de pagos
Actividades
Solicita autorizacin para
apertura de cta.de la UAD
Registra Funcionarios de la
UAD
Solicita autorizacin para
apertura de cta.manejadas por
la Direccin de Finanzas
Tramita Cdigo ONT,
Solicita apertura al banco
Abre y/o cancela cuentas de
las UAD
Registra Funcionarios de ctas.
manejadas por Dir. de
Finanzas
Controla Funcionarios y plizas
de caucin
Afilia y/o
desafilia firmas autorizadas
Modifica nros de cuenta
Abre y/o cancela
cuentasmanejadas por la
Direccin de Finanzas
Dependencia/Unidad
Dependencias ULA
Dpto. de Tesorera
Direccin de Finanzas
Seccin Caja y Valores
Seccin de Habilitadura
Asigna los cdigos contables a

las cuentas bancarias
Dpto. de Contabilidad
Actividades
Dependencia/Unidad
Consulta disponibilidad en ctas

manejadas por la Direccin de
Finanzas
Autoriza traslados y/o
depsitos
Elabora y/o anula traslados
entre cuentas
Elabora cheques para
depsitos a ctas. Manejadas
por la Dir. De Finanzas
Verifica documentos de
transferencia de fondos vs
soportes
Registra movimientos de la
cuenta una vez el banco ha
realizado la transaccin
Realiza transferencias a
cuenta en el exterior
Registra sobregiro en ctas
Dpto. Tesorera
Dpto. Tesorera
82
FUNCIN: 1,3 MANEJAR MOVIMIENTOS EN CUENTAS

ID de Actor
Rol
ST
CM
Conciliador de movimientos
CF
Controlador Financiero
RF
SIPAGO
Actividades
Carga estados de cuenta
obtenidos va electrnica
Corre conciliaciones de
cuentas corrientes
Consulta movimientos con
diferencias
Carga y/o actualiza
movimientos temporales en
ctas
Verifica conciliacin de ctas en
general
Corre
conciliaciones de cuentas de
ahorro
Consulta
movimientos con diferencias
Carga y/o actualiza
movimientos temporales en
ctas
Registra movimientos en ctas

Reversa movimientos mal
registrados
Corrige
movimientos no conciliados
Emite reportes de movimientos
Registra diferencias en
conciliaciones automticas
Dependencia/Unidad
Dpto. Tesorera
FUNCIN: 1.4 MANEJAR COLOCACIONES

ID de Actor
Rol
ST
GF
Gestor Financiero
UAD
Unidad Administradora Desconcentrada
Actividades
Solicita Presupuesto de Caja

Autoriza apertura, cancelacin
y renovacin de Colocaciones
Consulta Colocaciones
Registra datos de apertura
Controla vencimientos
Registra cancelaciones y
renovaciones
Consulta e imprime reportes
Solicita apertura Colocaciones
para la UAD
Autoriza cancelaciones y
renovaciones de las mismas
Consulta Colocaciones de la
UAD
Dependencia/Unidad
Dpto. Tesorera
Dpto. Tesorera
Dependencias ULA
83
FUNCIN: 1.5 MANEJAR CUENTAS EN DIVISAS

ID de Actor
Actividades
Rol
ST
CF
Controlador Financiero
RF
TT
Tramitador de transferencias
SIPAGO
Consulta disponibilidad de
divisas
Registra y consulta informacin
de compra de divisas
Registra y concilia movimientos
en divisas
Consulta y
controla situacin de cuenta en
$
Registra apertura de cta en

divisas
Modifca y/o registra
cancelacin de ctas en divisas
Elabora solicitud de compra de
divisas para el banco
Dependencia/Unidad
Dpto. Tesorera
Dpto. Tesorera
Crea registro de cuenta espejo

en Bs
Registra
movimientos provisionales
Tabla de actores y roles
84
5.2.3 CASOS DE USO DEL SISTEMA
Los casos de uso se agruparon por criterios funcionales, organizndolos en niveles para facilitar
su comprensin. Los paquetes que los agrupan se identificaron con el
estereotipo
<<subsistema>> y se muestran en la Figura 1.
<<subsistema>>
<<subsistema>>
<<subsistema>>
<<subsistema>>
GESTIN DE
CUENTAS
GESTIN DE CAJA
GESTIN DE
PAGOS
ADMINISTRACIN
DEL SISTEMA
<<subsistema>>
APOYO A LA
GESTIN DE
RECURSOS
FINANCIEROS
Fig. 1: Diagrama de subsistemas

El presente documento abarca el subsistema Gestin de Cuentas Bancarias, el cual se encuentra
conformado por los casos de uso:
1.- Manejar cuentas bancarias
2.- Manejar transferencia de fondos
3.- Manejar movimientos
4.- Manejar Colocaciones
5.- Manejar Cuentas en divisas
Ver Fig. 2 .
85
1.1 Manejar
Cuentas bancarias
1.2 Manejar
Transferencia de fondos
extends
extends
1. Gestionar
Cuentas Bancarias
extends
extends
Usuario autorizado
extends
1.5 Manejar
cuentas en divisas
1.3 Manejar
Movimientos en cuentas
1.4 Manejar
Colocaciones
Usuario autorizado
UAD
VA
DF
ST
TC
GC
CF
RF
CC
CM
GF
RD
Fig. 2: Casos de uso del subsistema Gestin de Cuentas Bancarias
86
5.3 REQUISITOS NO FUNCIONALES

En este tipo de requisitos se especifican todos los aspectos relacionados con las restricciones
que el sistema debe cumplir, de forma que alcance su mximo desempeo.
Son aquellos aspectos del sistema que no cumplen una funcin especfica, pero que contribuyen
a mejorar la interaccin con los actores y el sistema.
Estoa requisitos se clasificaron de la siguiente manera:

Requisitos de interfaz
Tambin llamados en algunas propuestas requisitos de interaccin o de usuario. Responden a
la pregunta de cmo va a interactuar el usuario con el sistema. Requisitos de forma de
desplegar los datos, configuracin de interfaz, mscaras de datos para mostrar al usuario,
etc.
CDIGO: RI
Requisitos navegacionales
Recogen las necesidades de navegacin del usuario. Cantidad de ventanas que se abren, tipos
de ventanas (pop-up).
Requisitos de personalizacin
Describen cmo debe adaptarse el sistema en funcin de qu usuario interacte con l y de la
descripcin actual de dicho usuario. Perfiles del usuario, niveles de seguridad.
CDIGO: RP
Requisitos generales
Agrupan requisitos comunes: por ejemplo los requisitos de portabilidad, de reutilizacin, de
entorno de desarrollo, de usabilidad, de disponibilidad, etc
CDIGO: RG
A continuacin se incluyen las planillas de requisitos no funcionales VERSIN 1.0
87
Requisitos de interfaz
88
Identificador del Requisito: RIG-01
Tipo de Requisito: No Funcional
Objetivos asociados
Descripcin:
La interfaz debe ser en idioma espaol
Conflictos:
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.
89
Objetivos asociados
Descripcin:
Debe permitir la visualizacin de toda la informacin requerida
Conflictos:
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.
90
Objetivos asociados
Descripcin:
Debe ser verstil en la presentacin de la informacin: textos, conos, etc
Conflictos:
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.
91
Objetivos asociados
Descripcin:
Debe permitir identificar a travs de los despliegues:
Nombre del sistema / mdulo en que se encuentra el usuario
Ttulo del despliegue
Fecha actual en formato DD-MM-AAA
Hora actual en formato HH:MM:SS AM/PM
Conflictos:
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.
92
Objetivos asociados
Descripcin:
El tipo de letra de todos los formularios debe ser Arial.
Conflictos:
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.
93
Objetivos asociados
Descripcin:
La interfaz debe poseer la capacidad de capturar y ofrecer opciones para enviar datos hacia
impresoras, archivos, e-mail o dispositivos conectados a la red.
Conflictos:
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.
94
Objetivos asociados
Descripcin:
Debe utilizar los dispositivos de entrada (teclado, ratn) y de salida (texto, grficos ,etc.) ms
apropiados para el uso del sistema.
Conflictos:
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.
95
Objetivos asociados
Descripcin:
Los mens desplegables deben estar ordenados alfabticamente.
Conflictos:
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.
96
Objetivos asociados
Descripcin:
Cuando existan muchos campos para seleccionar dentro del formulario, se deben combinar en el
diseo radio button y men desplegables para evitar el excesivo despliegue de pantallas y lentitud.
Conflictos:
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.
97
Requisitos navegacionales
98
Identificador del Requisito: RNG-01
Objetivos asociados
Descripcin:
La interfaz debe estar basada en ventanas, permitiendo el despliegue de mens seleccionables dentro
de la misma ventana.
Conflictos:
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.
99
Objetivos asociados
Descripcin:
La interfaz debe permitir despliegues de resolucin mnima de 1024X768 y con capacidad de
escalabilidad a la resolucin de la pantalla que se disponga.
Conflictos:
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.
100
Objetivos asociados
Descripcin:
Debe permitir la visualizacin de la ayuda del sistema desde un navegador Web (Manual del usuario
en lnea).
Conflictos:
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.
101
Objetivos asociados
Descripcin:
Debe satisfacer las medidas de seguridad definidas por el propietario del sistema.
Conflictos:
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.
102
Objetivos asociados
Descripcin:
Debe poseer botones de navegacin estndar (Inicio, Atrs, Imprimir, Salir, etc.)
Conflictos:
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.
103
Objetivos asociados
Descripcin:
La conexin al sistema debe ser a travs de https://
Conflictos:
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.
104
Requisitos de personalizacin
105
Identificador del Requisito: RPG-01

Objetivos asociados
Obj-5.3
Descripcin:
El sistema debe permitir la administracin de usuarios y la configuracin del sistema, respetando los
niveles de permisologa, as como tambin de los respaldos segn la frecuencia requerida e histricos.
Conflictos:
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.
106

Objetivos asociados
Obj-5.3
Descripcin:
El sistema debe identificar en la barra de estado el usuario que est utilizando el sistema.
Conflictos:
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.
107

Objetivos asociados
Obj-5.3
Descripcin:
El sistema debe mostrar a cada usuario slo las opciones y datos permitidos de acuerdo a su perfil.
Conflictos:
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.
108
Objetivos asociados
Descripcin:
El acceso al sistema siempre deber ser a travs de un usuario, y una clave.
Conflictos:
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.
109
Requisitos generales
110
Identificador del Requisito: RG-01
Objetivos asociados
Descripcin:
El sistema debe ser desarrollado en software libre (manejador de base de datos y lenguaje de
programacin).
Conflictos:
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.
111

Objetivos asociados
Obj-4.4
Obj-5.2
Descripcin:
El sistema debe asegurar la consistencia e integridad de la base de datos.
Conflictos:
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.
112

Objetivos asociados
Obj-5.1
Descripcin:
El sistema debe ser flexible a fin de asegurar el ingreso y actualizacin de componentes.
Conflictos:
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.
113

Objetivos asociados
Obj-5.1
Descripcin:
El diseo del sistema deber ser definido a travs de un conjunto de clases y/o componentes
reutilizables.
Conflictos:
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.
114

Objetivos asociados
Obj-4.4
Obj-5.3
Descripcin:
El sistema debe permitir realizar respaldos diarios.
Conflictos:
Proyecto:
Analista:
Lic. Lena Snchez B.
115
6. MATRIZ DE RASTREABILIDAD OBJETIVOS / REQUISITOS
REQUISITO
RSP1.3-08
Obj-1.1
Obj-1.2
Obj-1.3
X
REQUISITO
RTP1.3-01
RTP1.3-02
RTP1.3-03
RTP1.3-04
RTP1.3-05
RTP1.3-06
RTP1.3-07
RTP1.3-08
RTP1.3-09
RTP1.3-10
RTP1.3-11
RTP1.3-12
RTP1.3-13
RTP1.3-14
RTP1.3-15
RTP1.3-16
RTP1.3-17
RTP1.3-18
RTP1.3-19
RTP1.3-20
RTP1.3-21
RTP1.3-22
RTP1.3-23
RTP1.3-24
RTP1.3-25
RTG-01
RTG-02
Obj-2.1
X
X
Obj-2.2
Obj-2.3
Obj-2.4
Obj-2.5
Obj-2.6
Obj-2.7
Obj-2.8
Obj-2.9
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
116
REQUISITO
RSP1.3-01
RSP1.3-02
RSP1.3-03
RSP1.3-04
RSP1.3-05
RSP1.3-06
RSP1.3-07
RSP1.3-09
RSP1.3-10
RSP1.3-11
RSP1.3-12
RSP1.3-13
RSP1.3-15
RDP1.3-01
RDP1.3-02
RDP1.3-04
RDP1.3-05
RDP1.3-06
RDP1.3-07
RDP1.3-08
RDP1.3-09
RDP1.3-10
RDG-04
Obj-2.1
REQUISITO
RTP1.3-13
RTP1.3-18
RTP1.3-21
RTP1.3-22
RDP1.3-03
Obj-3.1
REQUISITO
RTP1.3-07
RTP1.3-09
RTG-01
RTG-03
RSP1.3-10
RSP1.3-07
RSP1.3-14
RDP1.3-10
RDG-01
RDG-02
Obj-4.1
REQUISITO
RSG-01
RDG-03
RDG-04
Obj-5.1
X
Obj-2.2
X
Obj-2.3
Obj-2.4
Obj-2.5
Obj-2.6
Obj-2.7
X
Obj-2.8
Obj-2.9
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Pendiente por la definicin de objetivos para el mdulo de control de pagos
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Obj-3.2
Obj-3.3
X
Obj-3.4
Obj-3.5
Obj-4.2
Obj-4.3
X
Obj-4.4
Obj-4.5
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Obj-5.2
X
X
X
X
X
Obj-5.3
Obj-5.4
Obj-5.5
X
X
117
7. GLOSARIO DE TRMINOS
Caja Chica: Lugar fsico habilitado para la recepcin
de dinero por conceptos
previamente establecidos, as como tambin para efectuar pagos en efectivo de menor

cuanta y entrega de pagos por cheque.
Cheques devueltos: cheques que, como su nombre lo indica, son devueltos por la
entidad financiera por presentar error en alguno de sus datos.
Cheques: sin documentos que movilizan el efectivo que se dispone en una cuenta
corriente.
Colocaciones: Estn representadas por dinero que ha sido colocado para devengar u
obtener algn ingreso por inters. Su vencimiento por lo general es menor a noventa
das.
Conciliacin Bancaria: Proceso que determina y aclara las diferencias que existen entre
los saldos registrados en SIPAGO y el saldo reflejado por la entidad financiera en la
cual se encuentran depositados los fondos.
Cuentadante: es el responsable directo de la Administracin de los Crditos

Presupuestarios y tendr la obligacin de hacer cumplir los planes sealados en el
artculo 6, as como autorizar gastos y rendir cuenta de los adelantos de Recursos
Financieros a travs de la UAA o de quien haga sus veces. (Normas de Administracin
de Crditos Presupuestarios, pag. 2, Artculo 7).
Depsitos: es un tipo de transaccin que sirve para colocar dinero, ya sea en en efectivo
o a travs de cheques en una cuenta bancaria.
Disponibilidad Provisional de cuentas bancarias: La disponibilidad es provisional si se

solicita an cuando no se ha realizado el cierre diario de operaciones.
Estado de cuenta: informacin sobre las transacciones registradas por la
entidad
financiera para una cuenta especfica.
Fondo en Anticipo o Fondo de Trabajo: Es el apartado presupuestario asignado a cada

UAA, el cual es autorizado y controlado por la Direccin de Presupuesto y abonado por
Tesorera.
118
Funcionarios sujetos a caucin: son los cuentadantes que estn en cargos directivos, a
quienes les cubre una caucin o pliza de 150 Unidades Tributarias.
Ingresos Propios sujetos a condiciones especiales: Ingresos que se registran y gastan

en las Facultades o UAA.
Ingresos Propios: Ingresos que se registran y gastan a nivel central, es decir, que se
controlan por Tesorera.
Notas de crdito: son transacciones que realiza una entidad financiera por diferentes
conceptos (abono por transferencias recibidas, abono por intereses de vencimiento de
colocaciones, etc.) y que aumenta el saldo de la cuenta bancaria.
Notas de dbito: son transacciones que realiza una entidad financiera por diferentes
conceptos (cargos por comisiones u otros servicios, cargos por concepto de chequeras
entregadas,, cargos por transferencias a cuentas de terceros, etc.) y que disminuye el
saldo de la cuenta bancaria.
Orden de Pago de nmina: Ordenes de Pago de Nmina de personas que no trabajan en

la ULA, o no han aperturado cuenta en el banco.Se pagan por el banco. Si llegara a
caducar por diversas razones, el banco las regresa. Cuando el beneficiario llama, se
elabora el pago con una Cp financiera.
Pago Financiero: Pasivos que posee la Universidad. Tipos de pago que rebajan cuentas
de pasivo que estn en Contabilidad. Pagos que no afectan el Presupuesto del ao en
curso, sino a presupuestos de aos anteriores y vienen respaldadas por una Cp
Financiera. Engloban pagos de Ordenes de Pago de Nmina que han caducado.
Pago Presupuestario: Es el pago que afecta el presupuesto del ao en curso. Estos

pagos pasan todos por la Direccin de Presupuesto y vienen respaldados por una CPOp.
Saldo bloqueado: se refiere al monto de la cuenta que ha sido comprometido para cubrir
un traslado cuentas de la ULA (traslado entre cuentas) o a cuentas de terceros
Saldo diferido: se refiere al monto de dinero que deber ingresar a la cuenta en un

futuro prximo.
119
Traslado entre cuentas: Es el movimiento bancario consistente en trasladar dinero

dentro del mismo banco, entre cuentas de la ULA para habilitar un pago
Traslado: es el movimiento bancario consistente en trasladar de una cuenta de la ULA a

cuentas de terceros para realizar un pago.
120

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LISTA DE TABLAS Y FIGURAS

Planilla se Objetivo1: Gestionar recursos de Caja ...........................................................8

Planillas de Requisitos Transaccionales .........................................................................21

Tabla de Actores y Roles ................................................................................................83

Fig. 1: Diagrama de subsistemas .....................................................................................85

Proyecto SIPAGO / Documento de Requisitos del Sistema

En segundo trmino se llev a cabo el proceso de validacin de requisitos, durante el cual se

Proyecto SIPAGO / Documento de Requisitos del Sistema

Coordinador del Proyecto : Lic. Mara Cecilia Ramrez

Lder del proyecto: Lic. Lena Snchez Bor

Especialista de Procesos : Ing. Nancy Bonavino de Garca

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3. DESCRIPCIN DEL SISTEMA ACTUAL

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4. Objetivos del sistema

Gestionar los recursos de Caja

Lena Snchez Bor - Nancy B. de Garca

Seccin de Caja y Valores Departamento de Tesorera

El sistema deber permitir el registro y control de los pagos en

El sistema deber registrar los montos de apertura, reposicin y

El sistema deber llevar un control de los cheques entregados a

Los 3 objetivos sern cumplidos en forma incremental segn lo defina el

En construccin (EC), Pendiente de Negociacin (PN), Pendiente de Verificacin (Pve), Pendiente de

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Gestionar las cuentas bancarias de Tesorera y Unidades Administradoras

Lena Snchez Bor - Nancy B. de Garca

Seccin de Habilitadura Departamento de Tesorera

El sistema deber permitir la apertura, control y cancelacin de las cuentas

El sistema deber permitir el registro, control y cancelacin de las cuentas

El sistema deber emitir reportes de disponibilidad provisional neta,

El sistema deber llevar el control de funcionarios que participan como

El sistema deber controlar la solicitud de compra de divisas, almacenando

El sistema deber controlar las solicitudes de movimientos entre cuentas

El sistema deber permitir la apertura, renovacin y cancelacin de las

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El sistema deber llevar un control detallado de los movimientos realizados

El sistema deber permitir la comparacin automtica y semiautomtica de

El sistema deber emitir estadsticas sobre los movimientos de cuentas,

Todos los objetivos son prioritarios en primera instancia, puesto que

En construccin (EC), Pendiente de Negociacin (PN), Pendiente de Verificacin (Pve), Pendiente

: estimacin de la probabilidad de sufrir cambios en el futuro

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Gestionar los pagos centralizados

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El sistema deber permitir la emisin y control de los pagos presupuestarios y

El sistema deber almacenar los datos en forma integrada, tomando en

El sistema deber permitir llevar un control de los Pagos por Conceptos