DIVISIN DE INGENIERIA.

PLANTA : INGENIERIA CORPORATIVA.

PROYECTO : TODOS
REALIZADO : M. DAVILA
REVISADO : O. FLORES

PRESUPUESTOS DE GASTOS DE CAPITAL

Frecuencia
Anualmente, cada planta o unidad operativa debe presentar a la oficina corporativa su
presupuesto de capital.
Durante el mes de Agosto da cada ao, el equipo de Gerencia de cada planta debe
reunirse y discutir el plan de capital a presentar a su Vicepresidencia de Area.
El plan estar constituido por proyectos que se piensen desarrollar durante el siguiente
ao econmico. Todos los programas y presupuestos de gastos deben ser preparados en
US $.
Los periodos para cumplir este proceso son los siguientes:

Mes de Agosto:
Preparacin inicial del plan de capital de cada operacin definiendo cada proyecto, su
costo en US $ y un clculo aproximado del payback si ste aplica. Preparacin del
cronograma de gastos de capital del siguiente ao, por trimestre y por proyecto.
Presentacin a la Vicepresidencia de Area.

Mes de Septiembre:
Consolidacin de los programas de capital de las diferentes Areas. Inclusin de los
programas y cronograma de gastos aprobados en el presupuesto anual.
Solicitudes de Aprobacin:
El programa de capital preparado en el mes de Agosto servir de base para las
solicitudes de aprobacin. Esto no es un factor limitante para incluir un proyecto que no
estuvo originalmente contemplado. En los meses de Enero y Febrero del ao siguiente
se enviaran las solicitudes.
Clasificacin de los Proyectos de Capital:
1. Expansin: Incluir todos los proyectos de capital donde la razn principal sea la
expansin o el incremento de las operaciones de la compaa. Incluir aumentos en
la capacidad de las instalaciones actuales, creacin de nuevas plantas y tambin la
adquisicin del equipo necesario para nuevos productos o nuevos procesos para
aumentar las ventas. Esta categora incluir dos razones a especificar en las
solicitudes de capital: 1) Maquinaria Nueva Productos Nuevos, 2) Incremento de
Capacidad.
2. Mantenimiento del negocio: esta categora incluye todos aquellos desembolsos
con objeto de mantener la continuidad en las operaciones normales de las plantas.
Estos proyectos cubrirn categoras tales como: reemplazo de maquinaras, mejora
de la calidad, requerimientos de seguros, etc.
3. Reduccin de Costos: Incluir proyectos que se justifican por aumento de las
ganancias como consecuencia de la disminucin de los costos por mejoras en la
productividad de la planta, o por el ahorro en el consumo de materias primas y

suministros, disminucin de la mano de obra, reduccin del desperdicio y de las

reparaciones y mantenimiento. Tambin incluir proyectos para ahorro de energa.
4. Exigencias Legales de Carcter Ambiental: Incluye desembolsos cuya finalidad
son el control de contaminacin del medio ambiente y cualquier otro desembolso
por exigencias legales del trabajo o de seguridad.

ESTIMACIN DE COSTOS DE PROYECTOS.

Es responsabilidad del Departamento de Ingeniera calcular el estimado de los proyectos
de inversin de capital, para ello se sigue una metodologa general, de acuerdo a la
programacin descrita en la Figura # 1.

Figura # 1 Programacin General para el Clculo de Estimados de Proyectos.

Dicha programacin variar tanto en tareas, recursos y tiempos de ejecucin de acuerdo
a las caractersticas particulares de cada proyecto.

SEGUIMIENTO DE PROYECTOS.
Seguimiento Financiero:
El Seguimiento Financiero se realizar de acuerdo a lo establecido en los
procedimientos administrativos de Cartn de Venezuela, S. A., bajo el formato descrito
en la Tabla # 1.

antidad
N
Cantidad Gastadoala Cantidad
Cantidadno EsCtim
N
o
m
b
re
adade
Proyecto
Aprobada Fecha Comprometida Comprometida Culmin
acin

Diferencia
Fecha
Diferencia P
orcentual Culminacin

Tabla # 1. Seguimiento de Gastos de Proyectos de Capital.

Cada uno de los parmetros de la tabla se explica a continuacin:

Cantidad Aprobada: Segn CPE.
Gastado a la Fecha: Monto desembolsado, facturas contabilizadas pagadas, no
pagadas y adelantos.
Cantidad Comprometida: Monto por gastar, al cual se le ha asignado orden de
compra, de servicio o contrato.
Cantidad No Comprometida: Monto necesario para finalizar el proyecto.
Cantidad Estimada de Culminacin: Corresponde a la suma de lo gastado, lo
comprometido y lo no comprometido.
Diferencia: Es la diferencia entre la cantidad aprobada y la cantidad estimada de
culminacin.
Diferencia porcentual: Es la misma diferencia anterior expresada en trminos
porcentuales.
Fecha Estimada de Culminacin: Mes y ao que se espera terminar el proyecto.

La Tabla # 1 es alimentada desde un archivo en formato EXCEL que contabiliza las

compras tramitadas para cada uno de los proyectos.
En el Departamento de Ingeniera se creo una funcin de administracin, que se dedica
al seguimiento del proceso de procura de los bienes y servicios necesarios para el
proyecto, desde la compra hasta la cancelacin de las facturas.
Anexo se encuentro los archivos que alimentan la Tabla # 1.

"Ejemplo de Status
"Ejemplo Relacion de
Proyectos.xls" Gastos de proyectos.xls"
Los datos del archivo de Status de Proyectos son ingresados por la persona encargada de
generar la Solicitud de Pedido, que s su vez realiza el seguimiento hasta que este se
convierte en Orden de Compra. El archivo de Relacin de Gastos de Proyectos se
alimenta del anterior y el administrador de proyectos es responsable de colocar los
precios y verificar las cancelaciones.
Los cinco primeros das de cada mes se presenta un informe a la Gerencia de Cartn de
Venezuela, donde se informa los avances financieros y de ejecucin logrados en el mes
que culmina.

Seguimiento de Ejecucin:
El seguimiento de la ejecucin de los proyectos se realiza de acuerdo a una
programacin, descrita en la Figura # 2. Esta programacin es particularizada de
acuerdo a las tareas, recursos y tiempos requeridos por cada proyecto.

Figura #2. Programacin General de un Proyecto de Capital

Cuando se acerca la etapa final del proyecto se crea un grupo multidisciplinario que
involucra personal de los Departamentos de Ingeniera, Operaciones y Mantenimiento,
que en conjunto desarrollan la programacin para las actividades de fin del proyecto,
por ejemplo: Entrenamiento, arranque, entre otras.
Quincenalmente se realiza una reunin con la Vicepresidencia de Molinos e Ingeniera
para el seguimiento de los proyectos a ser estimados, en ejecucin y por ejecutar. De
igual manera se tratan temas generales orientados a generar mejoras en el desempeo
del departamento.