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Apendice2 Costos
Apendice2 Costos
En 1987, el Dr. James Harrington, presidente del Consejo de Direccin del A.S.Q.C.
public el libro titulado El Costo de la Mala Calidad, un excelente ejemplar para
entender los conceptos y tcticas para implantar un sistema de costos de la mala
calidad.
Hoy en da con la globalizacin de nuestras economas, el manejo e interpretacin de
un sistema de costos de la mala calidad se convierte en una necesidad imperiosa,
tanto para el consultor como para el gerente, en su intento de buscar oportunidades
de mejoramiento significativas para el preciado aumento de la competitividad de la
firma.
Base econmica de la calidad
El trmino economa de la calidad ha creado mucha confusin y mala interpretacin,
desde las pocas del Taylorismo a principios de siglo, especialmente en las
profesiones de ingeniera de produccin y en la industrial.
Hay corrientes de opiniones muy divergentes. Algunos piensan que no existe
economa en la calidad. Algunos dicen que nunca es econmico ignorar a la
calidad. Hay otros grupos que opinan que no es econmico tener un producto con
100% de calidad. En este ltimo grupo estn esos gerentes que arbitrariamente
deciden sobre la calidad de un producto, emitiendo juicios tales como eso es
suficientemente bueno.
Los equipos gerenciales en una empresa determinada, con percepciones tan
diferentes sobre la economa de la calidad, aseguran de antemano un fracaso en el
logro de los objetivos de su programa de calidad.
El valor verdadero de un programa de calidad est determinado por su habilidad para
contribuir a la satisfaccin del cliente y el aumento de utilidades. Las tcnicas de los
costos de la mala calidad son una herramienta gerencial para facilitar el
mejoramiento de la calidad y el aumento de la rentabilidad. Los costos de la mala
calidad nada tienen que ver con los gastos de la funcin de calidad en la empresa.
Cada vez que se tiene que rehacer el trabajo aumenta el costo de la mala calidad.
Como ilustracin tenemos todos los ajustes y/o reformulaciones en la lnea de
produccin porque la materia prima est fuera de especificaciones. O en una
Las fallas existen tanto en las empresas manufactureras como en las de servicios.
Estas fallas se convierten en una porcin de los costos operativos causados por la no
conformidad con los estndares de desempeo. La medicin de los costos de la
mala calidad ofrece una gua a la gerencia de un programa de calidad, as como el
sistema contable lo hace para la alta gerencia. Los costos de la mala calidad son una
medida de los costos especficamente asociados con el cumplimiento o no de la
calidad del producto, incluyendo los requerimientos establecidos por la empresa con
sus clientes.
Los costos de la mala calidad son el total de los costos incurridos por:
a) Invertir en la prevencin de inconformidades con requerimientos.
b) Evaluacin de un producto para asegurarse conformidad con requerimientos; y
desperdicios.
Sucede
que
los
sistemas
contables
de
las
organizaciones no han sido diseados para identificar los costos de la mala calidad.
Esta es una de las razones de por qu la alta gerencia es mucho ms sensible a los
costos globales de la produccin y no a los de calidad.
Los costos incurridos durante la fase de produccin pueden ser divididos en dos
categoras: (a) costos de procesamiento y (b) costos de la calidad. El control de los
costos de procesamiento ha sido una constante obsesin de la gerencia en las
distintas industrias desde la poca Tayloriana. (Taylor, 1989). La ciencia de la
contabilidad para las empresas se desarroll en paralelo con la evolucin de las
organizaciones, con el objetivo de administrar los costos de la gestin empresarial.
Los sistemas de contabilidad se han desarrollado bsicamente con el propsito de
controlar los costos de procesamiento en las industrias manufactureras.
Cuando empiezan a incrementarse los costos de la calidad o se aceptan a niveles
muy altos, la falta de pericia para reflejar tal situacin puede convertirse en un signo
de incompetencia gerencial. Un programa de costos de la mala calidad provee
rpidamente a la gerencia de una seal para tomar acciones correctivas inmediatas y
poder, con informacin econmico-financiera, iniciar programas de mejoramiento de
la calidad.
Finalidad de un sistema de costos de la mala calidad
Hay que entender que un sistema de costos de la mala calidad no es un fin en s
mismo. Todo sistema de costos de la mala calidad obedece a una razn estratgica
muy importante. El objetivo de cualquier sistema de costos de la mala calidad es el
de facilitar el proceso del mejoramiento continuo con miras a reducir los costos
operativos (Campanella, 1990).
La estrategia para el manejo correcto de los costos de la mala calidad es sencilla,
pero muchas veces el esfuerzo en implantar el sistema de costos, se trunca en el uso
que se le da a la informacin recolectada.
Costos de Prevencin
Son los costos de todas las actividades especialmente diseadas para evitar
que
se
cometan
errores.
Ejemplos:
entrenamientos,
proyectos
de
de desempeo.
Ejemplos:
revisiones,
verificacin de
productos
inaceptables.
Ejemplos:
tratamiento
de
Desde el punto de vista lgico, el ptimo de los costos de la mala calidad debera ser
cero, siendo esto imposible ya que por la variabilidad inherente en cada proceso en
la empresa, habr siempre que incurrir en ciertas actividades (costos) para evitar
defectos. En vez de pensar en eliminar los costos, debemos orientar esfuerzos para
poder optimizarlos. Es evidente que poder racionalizar el total de los costos de la
mala calidad no es solamente cuestin de mejorar cada tipo. Como ya fue planteado
anteriormente, hay que seguir una secuencia de- acciones basadas en la informacin
recolectada. Entre las categoras de costos hay una relacin de causa-efecto, y esa
relacin es crtica.
Los costos por fallas internas y/o externas estn en su nivel ptimo cuando la
empresa no puede identificar proyectos de mejoramiento para reducirlos.
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Las subcategoras identificadas y sus respectivas definiciones deben ser usadas slo
como gua para iniciar la elaboracin de un sistema bsico de medicin de costos de
la mala calidad. A continuacin se detallan algunos aspectos claves que deben ser
considerados al definir los costos de la mala calidad para una empresa determinada:
1. Las definiciones deben ser hechas a la medida de cada empresa. Se
recomienda revisar la literatura y seleccionar aquellas categoras y subcategoras
que se adecuan a la naturaleza de la empresa. Es importante que los ttulos sean
los apropiados para la organizacin y no los de la literatura. (Juran, Gryna, 1988).
Es fundamental que cuando se haya seleccionado la lista inicial, se discuta y se.
llegue a un consenso entre las distintas funciones involucradas en la empresa con el
sistema de costos de la mala calidad. No importa si los ttulos no son similares a los
de la literatura. Hay que tener presente que lo vital es que los ttulos se adecen a
las necesidades particulares de la empresa. En esta etapa inicial se recomienda
como metodologa bsica para identificar las subcategoras reales y hechas a la
medida de la empresa, la Tcnica de identificacin de elementos de costos de la
mala calidad basndose en los clientes.
2. Antes de iniciar la recoleccin de datos se debe lograr un acuerdo pleno entre los
miembros de la alta gerencia sobre las definiciones de las categoras y
subcategoras. La alta gerencia es el cliente fundamental del sistema de costos. Si
este grupo gerencial no est involucrado en el diseo del sistema podemos asegurar,
de antemano, el fracaso del mismo.
Identificacin de los elementos de los costos de la mala calidad
Hasta el momento hemos realizado breves definiciones de las categoras y
subcategoras ms relevantes, que usualmente se utilizan como guas para
establecer un sistema de costos de la mala calidad en una organizacin. Estas
definiciones deben servir slo como una orientacin. Como ya se mencion, cada
empresa debe establecer el sistema ms acorde con la realidad y naturaleza del
proceso o procesos donde se va a realizar la medicin.
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Debemos entender que los elementos de los costos de la mala calidad son las
funciones detalladas, tareas o gastos que cuando se combinan apropiadamente,
forman las subcategoras (Campanella, 1990).
As tenemos como ilustracin que entrenamiento en calidad es un elemento de
prevencin; materiales consumidos en la actividad es un elemento de evaluacin;
desperdicios, lo es de fallas internas y quejas de fallas externas.
Ser factible utilizar todos los elementos mencionados en distintas industrias?
Obviamente no. Incluso dentro de empresas en una misma industria, cada una
tendr sus propias particularidades. Los costos de la mala calidad en los hospitales
sern significativamente diferentes que en una empresa en la industria bancaria,
variarn incluso entre los bancos, de acuerdo a su nfasis en la modalidad de la
captacin, bien sea comercial o corporativa.
La metodologa ms apropiada para identificar los elementos de un sistema de
costos de la mala calidad es la que denomina el autor Tcnica de identificacin de
elementos de costos de la mala calidad basndose en los clientes.
Es importante comprender que en un sistema de costos de la mala calidad, as como
es imposible tener un listado de elementos que sean utilizados para cualquier tipo de
empresa; tampoco es factible que el sistema de costos de la mala calidad sea
implantado con los mismos elementos para todas las reas funcionales de la
empresa. Por ejemplo, los elementos de prevencin en una empresa manufacturera,
en el proceso de servicio tcnico, sern un poco distintos a los de ingeniera de
procesos. Lo mismo en una empresa de servicios, los elementos que emiten tarjetas
de crdito en el proceso de atencin. al cliente, sern distintos a los de cuentas por
cobrar. Cada rea de la empresa tiene que tener sus propios elementos, los cuales
tienen que haber sido identificados contemplando quines son sus clientes, cul es
su producto, y cules son las actividades especficas que generan los elementos del
sistema de costos. De esta manera se produce un sistema de medicin diseado de
acuerdo a la naturaleza de cada rea en la empresa.
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IDENTIFICACION DE LOS
PRODUCTOS DEL PROCESO
IDENTIFICACION DE LOS
CLIENTES DEL PROCESO Y
SUS NECESIDADES
IDENTIFICACION DE LAS
POSIBLES FALLAS
EXTERNAS
IDENTIFICACION DE LAS
POSIBLES FALLAS INTERNAS
IDENTIFICACION DE LOS
ESFUERZOS DE
EVALUACION PARA EVITAR
PRODUCTOS CON FALLAS
IDENTIFICACION DE
ESFUERZOS DE
PREVENCION PARA EVITAR
FALLAS
ORGANIZAR LOS
ELEMENTOS DEL SISTEMA
DE COSTOS
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CATEGORIA
DESCRIPCION DE ELEMENTOS
DEVOLUCION DE FACTURAS
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1.2
1.3
1.4
2.0
2.1
2.2
2.3
2.4
3.0
3.1
3.2
3.3
3.4
4.0
4.1
4.2
4.3
4.4
FALLAS EXTERNAS
FALLAS INTERNAS
FACTURAS EXTRAVIADAS
RECLAMOS
DESTINATARIO DESCONOCIDO
DESPERDICIOS
ANULACION FACTURAS
REELABORACION FACTURAS
DEMORAS EN EMISION
PREVENCION
ENTRENAMIENTO AL PERSONAL
AUTOMATIZACION DESPACHO FACTURAS
AUTOMATIZACION LISTADO DE PRECIOS
DISEO FLUJO DEL PROCESO
EVALUACION
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VENTAS
COSTOS
ADMINISTRATIVOS
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Por producto
Por proceso
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Por componente
Una vez que se han recopilado los datos debemos decidir cmo se presentarn para
realizar el anlisis e interpretacin pertinentes. Lo ms recomendable para ordenar
los datos recolectados es la grfica. Los mtodos grficos permiten resumir grandes
cantidades de datos en una pequea rea y facilitan la comunicacin con los
miembros de los equipos que harn el anlisis. Las tcnicas grficas que ms se
aplican para ordenar datos de un sistema de costos de la mala calidad son: grficas
lineales, grficas de barras y grficas de torta.
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