Procedimiento para realizar el Check - In

Es el momento en que una vez que el cliente ha arribado a la instalacin se

procede a registrarlo como husped del hotel, donde se produce el chequeo de
los documentos necesarios y la toma de datos en la tarjeta de husped o ficha
del cliente(husped), que la instalacin habilita al efecto.
Momento de verdad en el que se combinan la informacin acerca de los
servicios del hotel as como la gestin de venta de otros servicios que el cliente
puede rentar o disfrutar, adems de la entrega de la documentacin que el
cliente necesita para su identificacin dentro del hotel y para el disfrute pleno
de todos los servicios que en el se ofertan.
El Check-in constituye uno de los momentos principales dentro del trabajo de
los recepcionistas, es un procedimiento altamente tcnico en el cual se
muestran las habilidades ms necesarias de un buen anfitrin, amabilidad,
cortesa, discrecin, excelente uso de los idiomas, rapidez y destreza en el
manejo de su actividad.
En realidad este momento es decisivo para la estancia exitosa del husped en
la instalacin, pues de estos primeros instantes ante el Recepcionista el cliente
obtiene una visin general de cmo ser el servicio en la instalacin.
Debemos recordar que el cliente ve en el Recepcionista una transportacin de
la gerencia del hotel, ve la imagen misma del producto que le estamos
ofreciendo. La experiencia ha demostrado que la primera impresin marca
positiva o negativamente y como el Check - in forma parte de esta primera
impresin este debe ser realizado con calidad, en otras palabras, cero errores,
hacerlo todo bien y con la destreza necesaria para que la estancia del cliente
ante nosotros sea agradable y sin demoras.
Es necesario antes de comenzar a hablar de check-in, profundizar en algunas
acciones que se deben realizar antes de que este momento llegue,
encaminadas a garantizar que todo est listo a la hora de la llegada del futuro
husped, para que la toma de datos, entrega y recogida de documentos, sea
rpida y fluida sin causar molestias al cliente. Dentro de estas acciones
tenemos:
1-Pre-bloqueo de habitaciones
2-Pre-alojamiento de clientes individuales o de grupos.

Normas de conducta de la Recepcionista

Vocacin de servir. Debe gustarle su trabajo, tratar al husped y hacerlo sentir
como si estuviera en su propia casa, y buscar satisfacer sus necesidades en la
medida de las posibilidades del hotel.
Buenos modales. Debe mostrar buenos modales tanto en el trato personal
como en el telefnico, o en cualquier otra forma de comunicacin. Debe
conocer las reglas de protocolo, que le facilitarn su relacin con los
huspedes.
Buen administrador de su trabajo. Todas las funciones del proceso
administrativo: planear, organizar, dirigir y controlar, deben estar presentes en
el desempeo de este puesto tan importante.
Sentido comn y adaptabilidad. El recepcionista del hotel tratar con infinidad
de huspedes de distinta procedencia, con diferentes gustos y costumbres, que
le solicitarn sus servicios de diversas maneras, as que como profesional,
debe actuar siempre analizando las situaciones y tomando el camino correcto
para la empresa en la cual desempea sus tareas.
Simpata y cortesa. Debe moderar sus emociones y sentido del humor,
tratando de lograr siempre un trato agradable y refinado; la simpata y la
cortesa deben reflejar el deseo de servir, deben ser cualidades innatas, no
fabricadas al momento.
Responsable y Honesto. Ambas cualidades son esenciales para el desempeo
de cualquier empleado. Debe querer su trabajo, ser leal a l, buscar siempre el
logro de un gran trabajo de equipo, y tomar conciencia de la gran confianza que
se deposita en su persona por lo que debe estar seguro de su comportamiento
y elegir siempre el camino correcto, que le abrir las puertas del progreso
personal y profesional.
Entusiasta. Debe ayudar siempre a los dems, dando lo mejor de s, para
contribuir con los objetivos fijados.
Respetuoso. Est de ms decir que los hoteles reciben personas de las ms
diversas costumbres, razas, religiones, ideologas, etc., a las cuales deber
tratar con igualdad. Este respeto deber aplicarlo siempre hacia sus superiores,
iguales y subordinados, todos ellos seres humanos como l.
De mente gil. Dada la gran cantidad de decisiones que deber tomar,
analizar siempre todas las posibilidades para elegir el camino que considere
correcto. Esta agilidad le ayudar tambin en sus tareas, y a lograr siempre la
eficiencia (cumplir los objetivos fijados, sin abandonar la calidad y los costos
que impliquen).

 Puntual Esta cualidad debe integrar su personalidad, a fin de responder a la

empresa y a sus compaeros de trabajo, antes de exigirla.
Cuidadoso en su presencia. Debe ser cuidadoso en su uniforme, su limpieza,
su arreglo personal y su fisonoma, tendiendo siempre a lo clsico y
conservador, no a lo extravagante, lo cual puede ofender a los huspedes.
Debe evitar el uso de joyas y bisutera, as como el uso de grandes cantidades
de perfume o maquillaje, en el caso de las mujeres. Nunca debe olvidarse que
es la imagen de la empresa en la cual se desempea.
Debe cultivar su intelecto. Tanto en el conocimiento de idiomas, que le
facilitarn la comunicacin con personas que no hablen el suyo, como en el
incremento de su acervo cultural.
Seguridad en s mismo. Nunca debe actuar a la "defensiva", por lo que debe
manifestar siempre esa seguridad que le har obtener confianza en s mismo y
en su empresa.

Principales documentos utilizados en la recepcin

Registro de la DIAN
Cmara de comercio
Industria y comercio
Cedula de ciudadana
Registro nacional del turismo
Entre otros.
En el departamento Recepcin, otorga la instalacin hotelera que ofrece los
servicios relacionados con la llegada y salida de los clientes adems de
controlar, coordinar, gestionar y brindar diferentes servicios durante la
permanencia de los huspedes dentro de la instalacin.
En la Recepcin, por tanto, es el departamento donde incluyen las solicitudes,
reclamaciones y quejas (oportunidades) directamente relacionadas con el
servicio de la instalacin. Adems, en la recepcin donde se elabora y emite la
informacin diaria, a los diferentes departamentos del hotel (listas, bookings,
reportes, etc.) para garantizar un trabajo armnico y fluido, que ala vez asegura
un servicio de calidad.